Lycée professionnel maritime BTS MASEN
Florence Arthaud
U7
MAINTENANCE DES SYSTÈMES INFORMATIQUES NAVALS
UTILISATION D’EXCEL
Excel, de la suite bureautique Microsoft Office, est le logiciel tableur le plus reconnu
dans le monde. Débuté en 1985, il continue à évoluer et à rajouter des nouvelles fonctions
régulièrement. Il existe une version gratuite en ligne, Excel Online, qui comporte une bonne
partie des fonctions de la version payante.
I. UTILISATION BASIQUE
A. Le fonctionnement d’Excel
Les cellules : la cellule est la plus petite unité utilisée dans le logiciel. Elle sert à
conserver les données. Une feuille Excel est composée de lignes et de colonnes, représentées
respectivement par des numéros et des lettres. Chaque cellule possède donc un nom composé
d’une lettre et d’un chiffre.
Les plages de sélection : il est possible de sélectionner plusieurs cellules à la fois dans
Excel. Cet ensemble s’appelle une plage. Les cellules ainsi choisies peuvent se situer
n’importe où : sur la même ligne, la même colonne, ou encore sur plusieurs lignes et
colonnes. Chaque plage est représentée par deux cellules : la première en haut à gauche et la
dernière en bas à droite (A1 : B5 par exemple).
Les feuilles de calcul : chaque feuille de calcul contient des lignes et des colonnes.
Une feuille Excel contient par défaut 1,048,576 lignes et 16,384 colonnes. Il est évidemment
possible d’avoir accès à plusieurs feuilles de calcul par fichier.
Les classeurs Excel : le fichier Excel est appelé un classeur. Depuis 2007, le format
par défaut de ce classeur est XLSX.
B. Calculs basiques et références
Calculs : Excel est capable de réaliser des calculs simples. Pour cela, il suffit d’écrire
le symbole « = » dans la cellule, puis de réaliser la formule désirée. Les opérations
comprennent l’addition (+), la soustraction (-), la multiplication (*), la division (/) et les
exposants (^).
D’autres symboles peuvent être également reconnus : >, <, >=, <= et ><.
Références : il est possible d’utiliser des cellules comme base pour ces formules.
Après avoir écrit le symbole « = », il suffit de renseigner (ou de cliquer sur) la cellule désirée.
Il est également possible de copier la formule d’une cellule et de la coller dans une autre.
Références absolues : si une référence doit rester au même endroit, une référence
absolue peut être utilisée. Pour ce faire, il suffit d’appuyer sur F4 après avoir écrit la référence
voulue et de placer le « $ » qui apparait devant la lettre de la colonne et le chiffre de la ligne
($B$1, par exemple).
Références partielles : il est aussi possible de ne garder au même endroit qu’une
partie de la référence. Comme pour la référence absolue, appuyer plusieurs fois sur F4 fera
apparaitre le symbole « $ » devant la partie de la référence choisie. Ainsi, dans la référence
B$2, la ligne ne changera pas.
C. Quelques fonctions simples
De très nombreuses fonctions peuvent être utilisées sur Excel. Elles sont toutes
introduites par le symbole « = », suivi du nom de la fonction puis de ses variables entre
parenthèses, séparées par un « ; ». Attention, les noms des fonctions sont traduits dans la
langue du logiciel. Ainsi, SOMME sera SUM en anglais. De plus, les « ; » sont remplacés par
des « , » en anglais.
SOMME : cette fonction a pour but d’additionner les valeurs d’un ensemble de
cellules. La syntaxe est la suivante : =SOMME(nombre1;nombre2;…). Il est également
possible d’additionner une plage entière : =SOMME(A1:B6), par exemple.
MAX : cette fonction est utilisée pour trouver la valeur maximale d’une plage de
cellule. La syntaxe est la suivante : =MAX(nombre1;nombre2;…) ou =MAX(A1:B6).
MIN : cette fonction est l’inverse de la fonction MAX. Elle sert à trouver la valeur
minimale d’une plage. Elle s’écrit =MIN(nombre1;nombre2;…) ou =MIN(A1:B6).
NBVAL : la fonction est utilisée pour compter toutes les variables dans une plage
donnée, aussi bien du texte que des chiffres. La syntaxe est la suivante : =NBVAL(valeur1;
[valeur2]; [valeur3];…), avec valeur1 qui représente une plage (A1:B6 par exemple).
NB : même principe que NBVAL mais uniquement pour les valeurs numériques.
MOYENNE : calcule la moyenne entre plusieurs nombres ou d’une plage de cellules.
La syntaxe est la suivante : =NB(nombre1;[nombre2];[nombre3];…) ou, pour une plage :
=NB(A1:B6).
D. Quelques fonctions plus complexes
1. SI
La fonction SI vérifie si une ou plusieurs conditions sont remplies. Si c’est le cas, la
fonction retournera un certain résultat. Si ce n’est pas le cas, la fonction retournera un autre
résultat prédéfini. Cette fonction peut montrer du texte, du contenu venant d’une autre cellule
ou une formule supplémentaire. Dans ce dernier cas, on parle de SI imbriqués. La syntaxe est
la suivante : =SI(test_logique;[valeur_si_vrai];[valeur_si_faux]).
Dans le cas de SI imbriqués, la syntaxe donnera :
=SI(test_logique;[valeur_si_vrai];SI(test_logique;[valeur_si_vrai];
[valeur_si_faux]))
Plusieurs SI imbriqués dans une même formule la compliquent très rapidement. Il vaut
mieux alors préférer les SI.CONDITIONS :
=SI.CONDITIONS(test_logique1;[valeur_si_vrai1];test_logique2;[valeur_si_vrai2];
VRAI;[valeur_si_vrai]). Le dernier « VRAI » permet de retourner une dernière valeur
pour tous les cas non prévus avant.
SOMME.SI : même principe que le SI mais avec des sommes de plage. La syntaxe est
la suivante : =SOMME.SI(plage;critère;[somme_plage]).
NB.SI : la fonction compte le nombre de cellules qui répondent à un certain critère. La
syntaxe est : =NB.SI(plage;critère).
MOYENNE.SI : elle nous permet de calculer la moyenne d’une plage selon un certain
critère. La syntaxe est : =MOYENNE.SI(plage_moyenne;critère;[plage_moyenne]).
Si la fonction nécessite plusieurs critères à vérifier, il faut alors utiliser un autre type
de fonction : les SI.ENS. Ainsi, le SOMME.SI devient SOMME.SI.ENS pour plusieurs
critères, le NB.SI devient NB.SI.ENS, etc…
=SOMME.SI.ENS(plage1;critère_plage_1;critère1;[critère_plage_2];[critère2];…)
=NB.SI.ENS(critère_plage_1;critère1;[critère_plage_2];[critère2];…)
=MOYENNE.SI.ENS(plage_moyenne;critère_plage_1;critère1;[critère_plage_2;];
[critère2];…)
2. ET/OU
Les fonctions ET et OU permettent de vérifier si plusieurs critères sont validés. Ils
sont particulièrement utiles avec les fonctions SI. La fonction ET vérifie si tous les critères
sont validés tandis que la fonction OU regarde s’il y en a au moins un de bon. Les syntaxes
sont les suivantes :
=ET(test_logique1;[test_logique2];…) et =OU(test_logique1;[test_logique2];…).
