Août 2024

INTRODUCTION GÉNÉRALE
La problématique de gestion physique
Pendant plusieurs années, la comptabilité des matières a été abandonnée et
reléguée au second rang dans la gestion des añaires publiques du Bénin,
Cette situation a conduit à des pertes énormes pour l'économie nationale
et les constats en témoignent.

Les problèmes de la tenue de la comptabilité et de la gestion des matières ont

fait I“objet de constats par diverses structures Iors des missions de
contrôle et de suivi.

Ces problèmes sont régroupés en trois catégories :

- les problèmes de tenue de la comptabilité des matières :
- les problèmes liés au personnel de gestion et de tenue de la comptabilité des
matières :
- les problèmes liés à la gestion des matières.

0.1- Problèmes de tenue de la comptabilité des matières

Les problèmes de tenue de la comptabilité des matières concernent :
- l’ouverture partielle ou l'inexistence des Iivres comptables dédiés à la
comptabilité des matières ;

- la non-conformité des contextures des registres utilisés dans certains cas

;
- le mauvais remplissage des supports de comptabilité des matières ;

- l'inexistence de manuels de procédures de gestion du patrimoine

non financier ;

- l'absence de sommier de batiments et de terrains, ce qui conduit ä I’expropriation

des actifs du patrimoine de l'Etat ;
- la non réalisation des inventaires annuels par certaines strucures ;
 - le manque de maîtrise de la procédure de passation des écritures et de
la production des situations ,

- le défaut de pièces justificatives des opérations affectant le patrimoine non

financier de l'Etat ;
- la méconnaissance des valeurs des matières pour les anciennes acquisitions,

0.2- Problèmes liés au personnel de gestion et de tenue de la compatibilité des

matières

Ces problèmes sont :

- la méconnaissance et la non vulgarisation des textes qui régissent la

comptabilité des matières par les responsables des structures ;

- le défaut ou l'insuffisance de formation des acteurs de la tenue de la comptabilité des

matières ;

- l'insuffisance de personnel qualifié pour tenir la comptabilité des matières

- la non fidélisation des acteurs formés à Ieurs postes du fait de la faible

motivation;

- le cumul par la même personne des fonctions de comptable-gestionnaire

(acheteur), de réceptionnaire des biens achetés et de magasinier ,

- l'ignorance par la plupaû des acteurs des principaux des documents et

supports de la comptabilité des matières recommandés.

0.3- Problèmes liés à la gestion des matiéres

Les problèmes identifiés se présentent comme suit :

- la gestion de magasin sans fiche de stock

- le défaut de magasins ou l'existence de magasins non sécurisés

- les ruptures fréquentes de stocks en cours d'année de ceñaines fournitures

importantes nécessaires pour le fonctionnement des services publics ;

- la disparition, après les passations de service, de certains biens meubles

acquis sur les lignes budgétaires des services publics ;

- la propension à des acquisitions fantaisistes d'équipements et autres matériels

(sans pouvoir justifier de Ieur opportunité) ;

- le gonflement inexpliqué des stocks de matières et fournitures ;

- l'utilisation à des îns personnelles du matériel et fournitures acquis sur les

fonds de l'Etat

- le manque de suivi et l'absence de contr0le des acteurs en charge de la gestion

des matières par Ieurs supérieurs hiérarchiques ;

- l'exigüité ou la non-conformité aux normes requises de certains locaux

réservés à la conservation des matières

- l'existence des matières avariées ou périmées en grande quantité parfois dans

les stocks

- la mise hors service d'équipements en bon état de marche et leur entreposage dans des
conditions déplorables ;

- l'insalubrité des magasins et le mauvais rangement des articles en stock ;

- le defaut de pratique d'estampillage, de codiîcation et d'immatriculation du

mobilier et du matériel affacetés au fonctionement des services publics ;

- l'inexistence de dispositifs adéquats pour la gestion des matières ;

- l'entrée en stock et la sortie du carburant à divers niveaux non sous-tendues
ni de pièces justificatives, ni de traces dans des registres appropriés
- la méconnaisance ou le non respect des critères élémentaires de réforme Iors des
opérations de réformes de matériels administratifs;
- la réforme de véhicules à des valeurs dérisoires, après des réparations
à des coûts exorbitants ou avec des pièces de rechange prélevées sur
le stock courant du magasin des administrations publiques.

Ces problèmes ont impacté négativement le fonctionnement régulier

de plusieurs administrations. Ceci a conduit à une prise de conscience sur la
nécessité de la mise en place de la comptabilité des matières dans les
structures de l'Administration. A cet effet, suite à l'internalisation de la
directive n°03/2012/CM/UEMOA du 29 juin 2012, le cadre juridique a
été substantiellement amélioré ces dernières années par la prise de textes
qui règlementent davantage la gestion du patrimoine non financier à
travers la nécessaire tenue de la comptabilité des matières.
apitre 1 : FONDAMENTAUX DE LA COMPTABILITÉ DES
MATiÈRES

1.1- Définitions de quelques concepts

1.1.1- Comptabilité des matières
La comptabilité des matières est un système d'organisation de données permettant de fournir de façon
permanente et en temps réel un état de la situation du paJûmaine non financier d'une
entité.
Dans une entité, la comptabilitédes matièes est l'ensemble des règles et techniques selon lesquelles sont réceptionnés,
enregistrés, suivis et contrôlés en qualité, en quantité et en valeur, les difiérents corps ayant une propriété
physique.
C'est une comptabilité d'inventaie permanent des biens immobiliers et mobiliers en dehors des
deniers, autres valeurs et archives administratives appalenant à l'êtat, à une collectivité
locale ou è un établissement public. Dans cette logique, elle a pour objet la description des
existants, des biens meubles et immeubles, des stocks autres que les deniers et valeurs.
L'inventaire comptable permanent est une organisaüon qui, grâce à l'enregistrement des mouvements,
permet de connaître de façon constante, encours d'exercices les existants des matières
chifirés en quantité et en valeur. L'inventaire en compabilité des matièes est tenu en
permanence de sorte que les agents chargés de son exécution et les organes chargés du
contrôle disposent de toutes les infomations utiles en vue d'exercer une surveillanæ et
un contrôle efficace.
Les existants physiques sont connus par comptage ou mesurage alors que les existants théoriques figurent
sur les fiches de stock ou dans le grand livre.
L'inventaire pemanent prescrit par la compabilité des matières pemet également
d'effectuer des contrôles inopinés et instantanés de tout genre en rapprochant les
exisants physiques des existants théoriques.

1.1.2- Autres concepts

- Réforme c’est le fait de constater qu'un bien ne répond plus au besoin pour
lequel il a été établi et de le rétablir à une forme économiquement meilleure.
La réforme se fait par reclassement, par vente, par destruction ou par d é m o l i t i o n ;
- Matériels en service : ce sont des objets durables ;
 - Matières en approvisionnement /approvisionnement des magasins :

matières qui font objet de stockage avant d ètre mis en consommation ou en service.
Le stock est constitué « par I’ensembIe des biens qui interviennent dans le cycle d’exploitation de
I’entreprise pour être vendus en I’état ou pour usage ». La notion de stocks regroupe donc
les approvisionnements (matières premières, fournitures, consommables), les produits
(intermédiaires et finis), et les marchandises achetées pour être revendues. Plus généralement tout
stock est caracérisé par : un flux d'entrée, un flux de sonie et un niveau de biens en attente
appelé situation du stock ou balance ou encore stock.

- Recensement : c'est une opération qui permet la réalisation de l'inventaire des

existants réels des biens de chaque espèce au niveau d'une struclure en vue de ie comparer
aux soldes des comptes du grand livre C'est ie dénombrement détailié des
individusd”une population répalis sur un territoire à un moment donné.

- Folio : feuillet d'un registre ou d un livre ; le numéro du folio du grand livre.

- Désignation : c'est ie nom précis de la matière, l'appellation. Exemples : papier rame,

fauteuil directeur.

- Espèce des unités ou unité règlementaire : unité de comptage, unité de mesure, unité de
denombrement des matières.

- Quantité : nombre d'unités comptées de l'espèce spéciîée

- Libellé : description sommaire et précise de i'opération à enregistrer

Les matières peuvent être des unités simples ou des unités collectives.

- Une unité simple est une matière individuelle par nature. Elle fait l’objet d’une comptabilisation
séparée. Exemple : une boîte d’encre, un téléviseur ;
- Une unité collective est une ensemble d’objets constitués en seul article. Lesdits objets dépendent
les uns des autres ou n’ont de valeur que les uns par rapport aux autres. Les éléments de cette unité
collective ne sont pas enregistrés séparément.
Il est interdit de selectionner une unité collective en ses éléments simples. Exemples : un micro-ordinateur, un
salon assorti de quatres fauteuils.
1.2- Utilité
La mise en place d'un dispositif de comptabilité des matiéres pemet de :
- recenser, d'enregistrer et de suivre de façon administrative et comptable les
immobilisations incorporelles, les immobilisations corporelles, les stocks et les objets en
dépôt ;
- connaître les existants, décrire, suivre et contrôler les mouvements des
matières ;
- maîtriser I’état du patrimoine mobilier et immobilier en quantité et en valeur ;

- connaître, en fin de gestion, les stocks finaux en vue de l'évaluation du patrimoine

d’une entité ;
- s'assurer des mouvements de tout existant en stock avec pour avantage la
facilité de prise de décision, en temps réel sur le niveau des différents types de stoCk à
savoir le stock optimum, le stock minimum, le stock de sécurité et le stock
d’alerte.
 Le stock optimum représente le niveau du stock dont la commande, la réception
et la détention n'engendrent pas des coùts d'opportunité, de possession et de
commande disproportionnés avec la valeur du stock 1ui-même. Le stock optimum se situe
entre le stock minimum et le stock maximum
 Le stock maximum est la limite supérieure à ne pas dépasser ;
 Le stock minimum est le niveau du stock correspondant au délai de livraison
 Le stock de sécurité est le plancher en dessous duquel le stock de matières,
fournitures, consommables ne peut, sans préjudice, descendre dans le cadre du
fonctionnement normal d une entité. C-est la quantité de matièrRs ou de
marchandises conservée servant à couvrir les aléas de la demande ou des
dysfontionnements de l'approvisionnement.
 Le stock d'alerte est Ie Stock à partir duquel la commande est déclenchée. Il comprend le stock de
sécurit auquel s'ajoute le stock minimum.

1.3- Objet de la comptabilité des matières

La comptabilité des matières une comptabilité d'inventaire permanent qui a pour objet la description des biens
meubles et immeubles autres que les deniers. Elle assure à cet effet, un suivi des immobilisations
incorporelles, corporelles et des stocks. La comptabilité des matières décrit l'existant, les
mouvements d'entrée et de sortie, et les mouvements internes et mouvements des opérations
provisoires.
1.4- : Objectifs
1.4.1- Objectif général
 L'objectif général de la tenue de la comptabilité des matières peut être formulé
comme suit assurer une gestion saine et régulière des biens matériels de l'État
afin d en prévenir toute utilisation abusive et tout détournement

1.4.2- Objectifs spécifiques

Les objectifs spécifiques qui découlent de la tenue de la comptabilité des matières sont :
- assurer une gestion transparente des biens matériels de l'État ;

- assurer une gestion rationnelle des ressources matérielles de l'État ;

- assurer une gestion normative des biens administratifs ;

- contribuer à sécuriser les biens publics ;
- contribuer à mettre à disposition de façon efficiente la logistique.

1.5- Champ d’application de la compabilité des matièes

1.5.1- Champ suivant les matières concernées
Selon la directive n°03/2012/CM/UEMOA du 29 juin 2012 Dopant Comptabilité des matières au
sein de l'UEMOA et le décret 2017-108 du 27 février 2017 portant comptabilité des
matières en République du Bénin, le Champ d'application de la comptabilité des
matières concerne :
- les immobilisations incorporelles et corporelles ;
- les stocks de marchandises et de fournitures ;
- les objets remis en dépôt.

Par ailleurs, la comptabilité des matières s’applique aux biens mobiliers et immobiliers regroupés
selon lmes catégories suivantes en fonction d’un intérêt de suivi administratif :
- les approvisionnements dans des magasins : matières, fournitures, matériels et
équipéments achetés pour usage et stockés au magasin ;
- les matériels en service : équipements et autres matériels en utilisation ;
- les en-cours de consommation : matières, fournitures et autres objets mise en
consommation ou en cours de fabrication ;
- les propiétés immoblières bâties ou non bâties : terrains et immeubles ;

- les matériels hors d'usage susceptibles d'étre réformés et entreposés dans des
magasins

1.5.2- Champ d’application selon les structures

La comptabilité des matières s’applique à tous les services publics tant civils que militaires, à l’exception
de ceux soumis à une règlementation particulière ou à une comptabilité industrielle et
commerciale.
Le decret n°20217-108 du 27 février 2017 portant comptabilité des matières dispose en son article 4 que la
comptabilité des matières s’applique aux institutions de l’Etat, aux ministères, aux postes
 diplomatiques et consulaires, aux collectivités locales, aux agences, aux projets et aux autres
organismes similaires soumis aux règles de la comptabilité publique.

1.6.1- Les règles

Une bonne organisation de la comptabilité des matières requiert plusieurs conditions nécessaires dont les
règles essentielles sont :
- la comptabilité doit être tenue dans une langue officielle (le Français) et dans la monnaie ayant
cours légal (le franc CFA) ;
- les enregistrements doivent se faire dans un ordre chronologique ;
- toute écriture comptable doit être sous-tendue par des pièces justificatives règlementaires,
datées, conservées et classées dans un ordre défini et portant les références de leur
enregistrement ;
- les enregistrements doivent preciser clairement l’origine de l’imputation, le contenu des
opérations et références des pièces justificatives ;
- les livres et autres supports autorisés doivent obliga toirement être tenus ;
- l’utilisation du plan comptable des matières est obligatoire ;
- le contôle par l’inventaire de l’existence et de la valeur des biens de chaque structure doit se
faires régulièrement ;
- les équipements et les matériels acquis sont enregistrés dès leur entrée dans l’administration
publique, la collectivité locale ou l’EPA. Ils sont estampillés dès leur mise en service. Le code
est inscrit à l'encre indélébile sur le matériel ou l'équipement concerné ;
- les codes sont inscrits de manière visible sur les matériels et équipements. Ils ne
ùgurent pas sur les bâtiments et pour les véhicules, l'estampil1age se fait en tenant
compte des spécificités de ce type de matériel ;

- tous les matériels et équipements doivent être do1vent faire I objet d'inventaire au
moins une fois par an.
1.6.2- Les principes comptables
Les principes de la comptabilité générale s'appliquent aussi à la comptabilité des matières.
Conformément à la directive sur la comptabilité des matières, on distingue les
principes ci-après

1.6.2.1- Les principes comptables fondamentaux

Les principes ciassiques de la comptabilité sont regroupés en hypothèses, postulats et en
conventions.

1.6.2.1.1- L'hypothèse de base de continuité d'exploitation

Les documents de synthèse sont supposés établis à paÛir de I hypothèse de continuité
de l'exploitation s'il n'est pas fait mention d'autres hypothèses retenues, dans
la mesure où l'entité est considérée nomme devant continuer à fonctionner dans
un avenir prévisible.

1.6.2.1.2- Les postulats

 Le postulat de l'entité
C'est le postulat qui porte sur la relation ectre d'une part, la personne morale ou le groupe
et d'autre part, son ou ses propriétaires. Ainsi, au plan juridique, il y a une
distincion entre le patrimoine de la personne morale et celui de ses
propriétaires.
Par extension, une distinction est obligatoirement faite entre les éléments du
patrimoine d une entité et ceux des responsables de ladite entité.

 Le postulat de la comptabilité d’engagment ou d’exercice

Ce postulat signifie qu’il faut rattacher à chaque exercice, toutes les transactions ou autres évènements dès
qu’ils se produisent et non au moment des encaissements et des paiements.
  Le postulat de la spécialisation des exercices
Ce postulat de spécialisation signifie que la vie de l'entité est découpée en périodes appelées
« exercices » auxquelles il faut rattacher chacune tous les produits et charges qui le
concernent et ceux-là seulement.
En vertu de ce postulat, chaque entité doit ajuster les montants comptabilisés au cours de l'exercice, pour
tenir compte des évènements postérieurs â la c1öture de l'exercice mais antérieurs à la date
de l'arrêt des comptes si ceux-ci contribuent à conñrmer des situations qui existaient à ia
clôture de l'exercice (conùrmation d"un client douteux qui était solvable).
À l'inverse, il n'y a pas d'ajustement, si ces évènements ne remettent pas en cause la continuité de
l'exploitation.

 Le postulat de la permanence des méthodes

La cohérence des informations comptables au cours des périodes successives implique la permanence dans
l'application des règles et procédures.
Toute exception à ce principe doit être justifiée par la recherche d'une meilleure information et donner lieu à des
explications en annexe aux états financiers.

 Le postulat de la prééminence de la réalité économique sur l’apparence juridique

Selon ce postulat, pour que l’information représente d’une manière pertinente les transactions et autres
évènements, il est nécessaire qu’elle soit enregistrée et présentée en accord avec sa substance et sa
réalité économique et non pas seulement selon sa forme juridique.

Le système comptable OHADA opte pour une limitation de ce postulat, à travers les quatre applications ci-après :
- Inscription dans l’actif du bilan des biens détenus avec clause de « réserve de propriété » ;
- Inscription à l’actif du locataire des biens utilisés dans le cadre d’un contrat de location acquisition
(coté preneur) et une créance de location financement (côté bailleur). Ces dispositions sont limitées
aux contrats de crédit-bail, de location-vente ou tout autre contrat assorti d’une option d’achat dont le
preneur est raisonnablement certain d’exercer.
- Inscription dans les « charges de personnel » du personnel facturé par d’autres entités.

De ces applications découlent les conséquences suivantes

- inscription au passif en contre-paniedes valeurs d'actif, des comptes de dettes financières
spécifiques (crédit-bail de location-vente, réserve de propriété, ...), de de«es de trésorerie
(crédit de trésorerie) ;
- inscription dans les charges et les produits des éléments correspondants dotations aux
amortissements, charges financières (crédit-bail, location-vente), charges de personnel
(personnel intérimaire)
 1.6.2.1.3- Les conventions

Elles sont au nombre de cinq (05).

 la convention du coût historique

Ce principe repose sur l'hypothèse théorique de stabilité de la valeur de la monnaie dans le temps
(nominalisme monétaire). En raison de ce principe, les biens entrent dans le patûmoine
de l'entité à Ieur coût d'acquisition ou de production ou à la valeur acuelle en cas d
acquisition à titre gratuit ou par voied'échange.

Dérogation au principe : Lorsque les déformations dues à l'inäation deviennent trop

fortes, le système comptable OHADA a prévu le recours à la réévaluation libre Ou
Ïégale

- Réévaluation libre : généralement sans avantages fiscaux (l’augmentation des capitaux

propres, du fait que la réévaluation est considérée par le fisc comme bénéfice imposable),
- Réévaluation légale : organisée par la Ioi, elle bénéficie nomalemenl d'avantages fiscaux
(neutralité fiscale, écart de réévaluation peu ou faiblement imposable, IfTlDrtissement
fiscaux calCulés sur les mDntants réévalués. etc.).

Selon le système comptable OHADA, le calcul des valeurs rééyaiuées sur les immobilisations
corporelles et financières peut se fonder sur :
- soit sur une méthode indiciaire, par l’utilisation des indices ohiciels dans la limite des valeurs ;
 - soit sur une méthode de coûts actuels (recherche des valeurs actuelles des éléments)

 La convention de prudence
La prudence est l'appréciationraisonnable des faits afin d'éviter le risque de transfert, sur l’avenir,
d'inceûitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats de l'entité. Les
actifs et les produits ne doivent pas étre surévalués, les passifs et les charges ne doivent pas
être sous-évalués.
La règle de prudence est destinée à protéger les actionnaires contre les illusions qui
pourraient résulter d'une image non prudente ou trop flatteuse de la structure. En
application de ce principe, les plus-values latentes, donc non encore réalisées,
ne participent pas à la formation du résultat alors que les moins-values latentes
papicipent par le mécanisme des provisions.

 la convention de régularité et transpaence

Appelée également convention de clarté, de la bonne information et de sincérité, eile vise
une information loyale qui respecte :
- les référentiels comptables en vigueur :
- la présentation de l'information sans intention de dissimuler la réalité des opérations ;
- le respect de la règle de la non compensation (cf. exception si æntrat, convention ou loi).

 La convention de la correspondance de bilan de clôture - bilan d'ouverture (article 34)

Celle convention vise la correspondance entre le bilan d'ouverture d'un exercice et le bilan
de clôture de l'exercice précédent.
Des exceptions sont toutefois admises (cf. erreurs fondamentales, changement dans la
réglementation).

 La convention de l’importance significative (article 33)

Cette convention signifie essentiellement que seules les informations pertinentes et utiles sont nécéssaires à la
production des documents de synthèse. Elle s’applique particulièrement à l’établissement de l’annexe
dont le contenu doit obéir aux dispostions de l’article 33 qui stipule : « sont significatifs, tous les
éléments susceptibles d’influencer le jugement que les destinataires des états financiers peuvent porter
sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l’entité ».
1.6.3 Les principes spécifiques
1.6.3.1- La déconcentration de la comptabilité des matières
La déconcentration de la comptabilité des matières permet de la rapprocher du fait générateur et des
ordonnateurs des matières, ainsi que de Ieurs services gestionnaires.

1.6.3.2- Exhaustivité de l'enregistrement des opérations

L'exhaustivité de l'enregistrement des opérations portant sur la gestion des matières permet d’avoir une
connaissance du patrimoine public.

1.6.3.3- Tenue de la comptabilité en partie simple

La comptabilité des matières est tenue en partie simple. Elle décrit l’existant et des
mouvements d’entrée et de sortie concernant
- les immobilisations incorporelleset corporelles ;
- les stocks de fournitures;
- les objets remis en dépôt.

1.6.3.4- Tenue en permanence

La comptabilité des matières est une comptabilité d’inventaire permanent.
Schématisation des principes comptable
1.7-Cadre légal et règlementaire de la comptabilité des matières.
Plusieurs textes légaux et réglementaires encadrent la gestion du patrimoine non financier et
porte sur la comptabilité des matières. Il s'agit essentiellement de :

- Directive N °01/2009/CM/UEMOA d u 27 mars 2009 portant C o d e Transparence dans la

gestion des finanæs publiques au sein de l'UEMOA.
- Directive N° 06/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009 popant lois des finances publiques au sein de
l'UEMOA.
- Directive N°07/2009/CM/UEMOA portant Règlement Général sur la Comptabilité Publique au
sein de l’UEMOA.
- Directive N° 08/2009/CM/UEMOA du z6 juin 2009 portant Nomenclature Budgétaire de l'Etat
Code au sein de I UEMOA.
- Directive N° 09/2o09/CM/UEMOA du 26 juin 2009 ponant Plan Comptablede l'État.
- Directive N° 03/2012 /CM/UEMOA du 26 juin 2009 portant Comptabilité des Matières au sein de
l'UEMOA
- La Loi n° 90-32 du 11 Décembre 1990 ponant constitution de la République du Bénin (Art. 37) ;
- Loi organique n° 2013-14 du 77 septembre 2013 relative aux lois des finances ;
- Loi organique du 11 février 2021 sur la Cour des Comptes
- Lois de finances ;
- Loi n°2017-04 du 19 octobre 2017 portant Code des Marchés Publics en République du Bénin :
- Décret n° 2017-108 du 27 février 2017 portant comptabilité des matières en République du Bénin ;
- Décret n°2018-385 du 29 août 2018 portant modalités d’exercice des fonctions spécifiques des
comptables des matières en République du Bénin ;
- Decret n°2023-429 du 26 juillet 2023 portant modification des articles 15 et 16 du décret 2018-385
du 29 août 2018 relatif aux modalités d’exercice des fonctions spécifiques des comptables des
matières en république du Bénin ;
- Décret n°2023-428 du 26 juillet 2023 portant modalités d’inventaire des matières de l’Etat et autres
organismes soumis aux règles de la comptabilité publique ;
 - Décret 2021-511 du 06 octobre 2021 portant règlementation de la gestion du parc des véhicules et
autres équipements motorisés de l'Etat ;
- Décret n° 2014-571 du 07 ocobre 2014 portant règlement général sur la Comptabilité Publique ;
- Décret n° 2009-194 du 13 mai 2009 portant mise en œuvre de la Comptabilité des
matières dans les administrations publiques et les collectivités locales ;

- Arrêté 2022/839c-MEF/DC/SGM//DGML/DM/SCIM/SP/073 SGG22 du 06 avril

2022 portant modalités de conservation, d'emploi, d'évaluation, d'amonissement et
de dépréciation des matières de l'État
- Arrêté n°2O22/3029c-MEF/DC/SGM/DGTCP/DGML/DM/SCIM/SP/196
SGG22 du 14 novembre 2022 poûant des comptes des matières de I”État
- Arrêté 2022 n°0126-C/MEF/DC/SGM/DGTCP/DRC/SP/OO7SGG21 du popant nomenclature des
pièces justificatives des opérations de recettes, de trésorerie et du patrimoine de l’État
- Arrêté n° 937/MEF/DC/SP du 24 juin 2008 poûant mise en application de la nomenclature des
pièces justificatives des dépenses publiques ;
- Arrêté n°0410-C/NEF/DC/SGM/DGTCP/SP 340 SGG21 du 09 février 2021
portant plan comptable de l'État
- Arrêté n°978/MFE/DC/SGM/DŒSBC/CM du 04 novembre 1999 poûant
règlementation de la gestion, de l'affectation et de l'utilisation des
cyclomoteurs au ministère des Finances et de l'Économie ;
- Arrêté 2014 n°0856/MEFPD/DC/CTJ/CTF/DGMLYSAF/ du 13 novembre 2014
portant création et modalités de fonctionnement de la commission de rèforme des
biens meubles administratifs usagés ;
- Lettre Circulaire n°456-C/MF/DC/IGF du 15 mars 2004 portant t enue rigoureuse
de la Comptabilité matières par les Diecteurs de l'Administration et autres
gestionnaires de crédit ;
- Répertoire des prix de référence à l'usage de l'Administration ;
apitre 2 : ORGANISATION DE LA COMPTABILITÉ
DES MATiÈRES

2.1- Structures en charge de la gestion des matières

Confomément à l'articcle 5, du décret 2017-108 du 27 février 2017 « Les
strucures de gestion des matières sont des centres ou unités de traitement des
opérations de la comptabilité des matières et du suivi administatif et comptable du
patrimoine public »
2.1.1- Les diflérentes sortes de structures
Les strucures Chargées de la wmptabilité des matÏRFes sont de trois (3) ordres :
structures centrale, structures principales et les structures seændaires.

2.1.1.1- Structure centrale

La structue centrale de gestion des matières de l'État est, pour l'État, la
Direction Générale du Matériel et de la Logistique du Ministère en charge des
finances ou toute structure de l'État en tenant lieu.

2.1.1.2- Structures principales

Les structures principales de gestion des matières sont les Directions
de la Planification de l'Administration et des Finances (DPAF), les Directions
Administratives et Financières (DAF) ou toutes structures équivalentes des
Institutions de l'Etat, des ministères, des Collectivités Locales, des
Etablissements Publics à caractère administratif, les Etablissements publics
locaux, des Agences et outres organismes similaires soumis aux règles de la
comptabilité publique.

2.1.1.3- structures secondaires

Les structures secondaires de gestion des matières sont les Directions de
Gestion des Ressources ou autres services chargés de la gestion du
matériel dans les structures centrales, techniques, les services déconcentrés des
ministères, les postes diplomatiques et les projets.

2.1.2. Les attributions des différentes structures

Les attributions des strucures se résument :

- La stucture centrale suit, coordonne et centralise les données et opérations des structures
principales. Elle édicte les textes qui encadrent la gestion du patrimoine non financier ;
 - les structures principales assurent la gestion des matières qui Ieur
sont confiées, æordonnent les activités et opérations des strucures
secondaires qui Ieur sont rattachées et centralisent toutes les opérations de
ces dernières.

- les structures secondaires assurent la gestion des matières qui leur

sont confiées. Leurs opérations sont centralisées ou niveau de la structure
principale dont elles dépendent.

2.2- Les acteurs de la comptabilité des matières

Selon la direcive n° 03/2012 /CM/UEMOA du 26 juin 2009 popant comptabilité des
matières au sein de l'UEMOA et le décret n°2017-108 du 27 février 2017 portant
comptabilité des matières en République du Bénin, les opérations de gestion
des matières font intervenir à titre principal les ordonnateurs des matières, les
comptables des matières et d'autres aCteurs.

2.2.1- L’ordonnateur des matières

L’ordonnateur des matières est l’autorité habilitée à donner les ordres de mouvements des matières.
Il est responsable des mouvements des matières qu’il ordonne. Les membres du gouvernement, les
Présidents d’institutions constitutionnelles, ainsi que les représentants légaux des
collectivités territoriales et des établissements publics nationaux et locaux soumis aux
règles de la comptabilité publique, sont des ordonnateurs principaux des matières.
Le Ministre en charge des finances, ordonnateur principal des matières de son ministère,
joue également un rôle prépondérant par rapport aux autres ordonnateurs principaux des
matières, notamment sur le plan :
- de la gestion du domaine foncier de l’Etat, des immeubles et du matériel roulant de
l’Etat ;
- de la coordination de toutes les activités liées à la gestion du patrimoine de l’Etat.
À cet effet, il est coordonnateur national des matières
Les ordonnateurs des matières peuvent déléguer leur pouvoir à des agents publics, dans les
conditions déterminées par la règlementation nationale. Ils peuvent également être suppléés
en cas d’abscence ou d’empêchement.
Les responsables des structures de gestion de la comptabilité des matières sont nommés
suivant les modalités fixées par la règlementation nationale.
2.2.2- Les comptables des matières
Les comptables des matières sont des personnes habilitées à assurer 1a tenue de
la comptabilité et de la gestion des matières
À ce titre, ils prennent en charge les ordres de mouvements émanant des
ordonnateurs des matières et assurent la garde et la conservation des matières Les diflérentes
catégories de comptables des matières sont
- les comptables d'ordre des matières ;
- les comptables chargés de la gestion des matières.
Les comptables d’ordre des matières sont ceux qui centralisent et présentent dans
leurs écritures et leurs comptes les opérations exécutées par d'autres comptables des matières.
Les comptables chargés de la gestion des matières sont principaux ou secondaires.
Le comptable principal des matières rend compte de sa gestion à la Cour des
comptes. Il assure la tenue de toutes les opéations relevant de sa compétence.
Il centralise l'ensemble des opérations des comptables secondaires des matières
qui lui sont rattachés.
Il veille à l'application, par les comptables secondaires, des règles et procédures
comptables relatives à la gestion de la comptabilité des matières.
Chaque comptable principal des matières de l'Etat transmet, au comptable
centralisateur des matières de l'Etat, les informations et données comptables, aux fins de
l'élaboration du compte central des matières de l'Etat.
Toute personne qui exerce les fonctions de comptable des matières en l'absence de titre
légal, est déclarée compable de fait des matières.
Le comptable secondaire des matières transmet au comptable principal des
matières dont il relève, les données et informations relatives à la gestion de la
comptabilité des matières de son ressort. Ses opérations sont centralisées par un
comptable principal des matiéres à qui il rend compte.
2.2.3- Les autres acteurs
Les autres acteurs intervenant dans la gestion des matières sont :
- le magasinier-fichistedes matières ;
- le chef parc ;
- les autres dépositaires comptables
- le détenteur des matières ;
 - l’utilisateur final des matières.

Le magasinier-fichiste des matières est le conservateur des matières et

stocks entreposés dans les magasins dont la gestion lui est confiée.
Il est racaché à un comptable des matières à qui il rend compte
Il en suit les mouvements physiques d'entrée et de saûie, à travers des fiches de
stocks
il tient le fichier des matières et conserve les pièces justificatives des mouvemenis
d'entrée et de solie.
Le détenteur des matières est le responsable du service utilisateur des
matières.
Il assure la garde et la consewæion des matières dont la mise à la disposition
ou la mise en consommation est différée
Il tient, parallèlement avec le comptable des matières, des fiches détenteurs des
matières.
Le détenteur des matières transmet, périodiquement au comptable des
matières de la structure dont il relève, une situation des matières détenues.
Il est tenu d’informer, sans délai, le comptable des matières des pertes, avaries,
destructions et autres altérations des biens.

L’utilisateur final des matières est l'agent de l'Etat ou de tout autre

organisme public soumis aux règles de la œmptabilité publique, qui utilise les
matières et fournitures qui lui sont affëctées dans l'exercice de ses fonctions.
Il est responsable des matières qui lui sont affectées.

2.3- Attributions et incompatibilités des acteurs

2.3.1- Attributions des acteurs
Les acteurs chargés de la mise en œuvre de la comptabilité des matières
sont de quatre ordres à savoir : les ordonnateurs, les comptables des
matières, les préposés/dépositaires des matières et détenteurs/utilisateurs
2.3.1.1- Les fonctions des ordonnateurs des matières
Les ordonnateurs des matières ont pour mission d’assurer l’application des règlements. Ils
prennent les décisions des mouvements de matières et sont responsables de leur certification.
Ils ne sont déchargés de leur responsabilité que par la prise en charge des mêmes matières par
un comptable des matières.

2.3.1.2- Les fonctions des comptables des matières

Le comptable des matières est responsable des matières qu'il a prises en
charge. Il reste et demeure responsable des matières dont il a confié la garde
 et la surveillance à des préposés placés sous son autorité ou son contrôle.
Toutefois, le mobilier et les objets meublants ou ménagers mis à la disposition
des occupants de logements administratifs ou conventionnés sont placés sous
la responsabilité de l'occupant détenteur ou utilisateur.
Le comptable des matières est tenu d’observer les diligences suivantes
- prise en charge et conservation des biens reçus ;
- exécution des mouvements ordonnés par l'ordonnateur ,
- identification et désignation des articles à Comptabiliser :
- passation des écritures comptables .
- classement des pièces jusaificatives des mouvements (ordres de sortie ou d'entrée, procès-
verbaux, etc.) ;
- centralisation des matières
- réalisation de la cohérence des quantités et des valeurs qui lui sont
indiquées, en s'appuyant sur tous les documents comptables et justifications mis à
sa disposition par l'ordonnateur : inventaire quantitatif, valeurs antérieures,
pièces d'entrées et de sorties ;
- passation des écritures dans les documents appropriés
- tenue régulière des inventaires (au minimum une fois par an).
A sa prise de service ou à son départ du poste, le comptable des matières
est tenu d’établir un procès-verbal de mutation après recollement des
quantités existantes avec les écritures.
Les comptables des matières ne doivent occuper aucun autre emploi saiarié,
ni se livrer à des activités commerciales ou de négoce. Néanmoins, ils peuvent
cumuler d'autres fonctionsadministratives avec Ieur fonction de comptable des
matières.
La responsabilité personnelle du comptable des matières en cas de vol,
de disparition ou de destruction est mise en cause par des ordonnateurs matières
ou les organes de contrôle
 Le comptable des matières doit rendre compte à l'ordonnateur des avaries et
détériorations et consigner a1nsi ses comptes rendus et demandes dans un registre
(créer un modèle de registre de demande et des comptes rendus).
En cas de perte subie par l'administration due au propre fait ou à la négligence
du comptable des matières, l'ordonnateur ou les organes de contrôle établissent un
rapport présentant toutes les indications utiles sur la cause de I évènement la
valeur des objets manquants ou détériorés avec une conclusion qui situe la
responsabilité du comptable gestionnaire. Ce rapport est transmis au Ministre des
Finances ayec ampliation au Ministre de tutelle.
Les agents d'exécution de la comptabilité des matières sont soumis aux mëmes
règles de contrôle que les agents chargés de la comptabilité des deniers publics

2.3.1.3- Le rôle des préposés/détenteurs des matières

Les préposés, détenteurs de matières ayant reçu ou exécuté des instructions
directes données par l'ordonnateur, doivent rendre compte au comptable des
matières en vue des régularisations nécessaires.
2.3.2- Incompatibilité liées aux fonctions des acteurs

Les fonctions d’ordonnateurs des matières sont incompatibles avec celles de comptables des
matières.
Les conjoints, les ascendants et les descendants des ordonnateurs des matières ne peuvent être
comptables des matières des organismes auprès desquels ces ordonnateurs des
matières exercent leurs fonctions.
Les incompatibilités telles que définies ci-dessus s’appliquent également aux
magasiniers-fichistes et aux autres dépositaires comptables des matières.
Ces incompatibilités de fonctions peuvent être étendues par d’autres dispositions
nationales.
Il est interdit à toute personne non pourvue d’un titre légal d’exercer les fonctions
d’ordonnateur des matières ou du comptable des matières.
Le titre légal résulte de la nomination et de l’accréditation d’ordonnateur des matières ou de
comptable des matières, ainsi que de leurs préposés respectifs, conformément à la
règlementation nationale.
 Tableau de synthèse sur Attributions et Responsabilités des acteurs chargés de la
gestion des matières

N’ ACTEURS ALITES (articlas ATTRIBUTIONS

(articie 7 et 8) 11 à 28
(articies 11 à 28)

Ordonnateurs des matières

Ordonnateur Ministre chargé des Délègue ses attributions à la DGML, rôle pr

national/principai Finances dans la gestion du patrimoine matériel
coordination et centralisationdes données des
matières des autres ordonnateurs princ

Ordonnateur national DGML, autres

délégué

Ordonnateurs principaux Ministres, Président5

(dé.éguês) Institutions,
Maires,
Responsables Responsable des mouvements des matiè ref
EPA,. Donne les ordres des mouvements des mati
Contrôle l'utilisation et les mouvements de:
Ordonnateur secondaire Directeurs
techniques,
centraux,
déæncentrés,
projets,
ambassades

2 Comptables des matières

Comptable pal le Centralise les comptes des comptables

d'orde/centraiisateur MEF/OGML contröie et vérifie l'applicationde:
textes

Comptables principaux Nommé î- Rend compte de sa gestion à la juri comptes

ï• Transmet au comptable centraiis
informations pour l'éiaboration du compte
matières
> Centraliseles comptes des comptables :
> Controle et vérifie l'application des règ.e

27

‹.. . ‹. .»
«.›.... Scanné avec CamScanner
 Comptables secondaires Nommé Rend compte au comptable
Autres acteurs (Magasinier-fichiste, chef parc,..) rÆachés aux com@ables secondaires

Magasinier-fichiste Nommé Suit les mouvements de matières par un fi‹ et

conservation des matières en stock

Nommé Suit les mouvements des équipements m‹ des

fiches d'immobilisation ou autres Dutils .

Oétenteurs Nommé conserve îes matiêres dont la cor

rée par des fiches détenteurs

Utilisateur Consomme , expIoite,et utilise dans le cadr‹

2.4- : Plan des comptes des matières de l'État : règles et principes de

codification du plan des comptes des matières

Les matières sont réparties en deux groupes dans une nomenclature qui sert de base à
l'élaborationde la Iiste des comptes de chaque administration publique
Dans le plan des comptes, les matiéres sont réparties par nature en deux
groupes :
- le premier groupe comprend les matières qui sont destinées à être utilisées sur plusieurs
années et qui font l'objet d'entretien et de réparation
- le second groupe comprend les matières consomptibles au premier usage.
Les matières du premier groupe sont celles de la classe 2 du Plan Comptable de
l'État.
Les matières du second groupe sont celles de la classe 3 du Plan Comptable de l'Etat.
Chaque classe est subdivisée en comptes identifiés par un numéro et un intitulé.
 Conformément à l'Arrèté n°041O-C/MEF/DC/SGM/DGTCP/SP 340 SGG21 du 09
février 2021 portant plan comptable de l’État, la codification est fondée sur le principe de la
décimalisation.
La codification de base des comptes d'imputation retenue est limitée à quatre
(04) chiffres maximums
- les comptes principaux à deux (02) chiffres ;

- les comptes divisionnaires à trois (03) chiflres ;

- les comptes d’imputation de base à quatre (04) chiffres.
La nomenclature peut être complétée en fonction des spécificités de chaque
administration et en respectant l’arborescence et les principes d'élaboration.
Le plan des comptes des matières de l'Etat a adopté des comptes à sept (07)
chiffres. Donc trois (03) sant complétés à chaque compte d'imputation de base à quatre
(04) chiffres suivant le principe ou règle de séquençage continue avec saut délibéré du
chiffre zéro (0).
La nomenclature doit être suflisamment détaillée pour permettre un
enregistrement exhaustif des opérations.

2.5- Les opérations et les procédures de la comptabilité des matières

2.5.1- Les mouvements ordinaires des matières

La mise en œuvre de la comptabilité des matières assure une description aisée des
mouvements des matières notamment Ieur origine, Ieur destination, les dates d'entrée et de
sopie, la durée de stockage, le niveau du stock. Elle doit ètre assurée par un personnel
tenant à jour un certain nombre de supports qui décrivent les mouvements des matières.
L'enregistrement des opérations doit respecter les principes comptables
conformément à la Directive n°09/2009/CM/ UEMOA portant Plan Comptable de l'Etat
(PCE) au sein de l'UEMOA. Il s'agit spécifiquement aux aûicles qui énoncent les principes
suivants :
- la transparence ;
- la permanence des méthodes ;
- la continuité de l'exploitation ;
-la sécurité, la pérennité et l'irréversibilité de l'information comptable ;
 -la prudence ;
-l'intangibilité du bilan d'ouverture.
Le respect de ces principes vise à garantir la fiabilité des comptes de gestion du
comptable des matières et de l'ordonnateur matières.
2.5.2- Les règles de gestion
En ce qui concerne la gestion des équipements et des matériels les règles de
gestion à observer sont .
- les équipements et les matériels acquis sant enregistrés dès Ieur réception, sur des
fiches individuelles. L'enregistrement est effectué chronologiquement en fonction de la
date d'acquisition du matériel ou de l'équipement. Les matériels et équipements sont
codifiés dès leur mise en service ;
- les codes sont inscrits à l'encre indélébile sur le matériel ou l'équipement de
manière visible. Ils ne figurent pas sur les bâtiments. Pour les véhicules, ils sont
mentionnés sur les livrets de bord ;
- tous les matériels et équipements doivent étre inventoriés au moins une fois
par an;
- le dossier de chaque matériel ou équipement comprend
 l'ordre d'entrée ;
 la fiche individuelle d'immobilisation ;
 le procès-verbal de réception ou le bordereau de livraison ;
 la facture ;
 la décision d'affectation.
Les dossiers des matériels et équipements doivent étre archivés par catégorie dans des
classeurs.
Après réception des pièces constituant le dossier d'acquisition d'un matériel ou
d'un équipement, le dossier est transmis au comptable des matières.

2.5.3- Les procédures de la gestion des matières

2.5.3.1-Les procédures de gestion administrative des matières

Elles sont liées aux procédures de gestion des divers mouvements des matières
à travers les supports qui matérialisent leur traçabilité :
- les opérations qui engendrent I entrée de matières dans 1e patrimoine avec les
pièces justificatives (PV, OE, BL)
- la détermination des coûts des matières ;
 - les mouvements internes que subissent les matières (affectations, mutation) ;
- l'identification des acteurs impliqués dans les mouvements internes de matières ;
- les pièces justificatives de mouvements internes {bordereau d'afiectation, bordereau de
mutation)
- les sorties définitives (consommation, transfert définitif, réforme, destruction, perte ou disparition et
régularisation) ;
- les sorties de matières notamment sortie provisoire ou temporaire (réparation, prêt, location) et inventaire
(physique, théorique, tournant et le recensement global).
2.5.3.2- Les procédures de gestion comptable des matières

Les procédures de gestion comptable abordent les aspecs suivants

- les principes notamment la déconcentration de la comptabilité des matil2res
et l'exhaustivité des enregistrements :
- l'exercice comptable choisi est l’année civile :
- le livre journal : enregistrement chronologique pour une année, coté, paraphé par
l'ordonnateur
- 1a clôture de chaque exercice centralisation des comptes (regroupement de tous les
mouvements : recapitulatif) en deux étapes : des comptables matières secondaires vers
les comptables matières principaux et des comptables matières principaux vers le
comptable centralisateur;
- la production de compte de gestion au plus tard le 30 juin n+1.

2.5.3.3- Les Supports et documents comptables (suivant le décret 2017-108)

Les supports et documents de la comptabilité des matières sont classés suivant

les sept catégories d’opération de gestion du patrimoine non financier :
- la réception (PV, BL, factures) ;
- les mouvements d'entrée et de sortie (ordre d'entrée et de sortie, bordereau des
mouvements divers, PV) ;
- les mouvements internes (bordereau d'afiectation et bordereau de mutation);
- la gestion de magasin (fiches de stock, le fichier des articles); l'enregistrement comptable
des opérations (livre journal et le grand liyre) ;
 - l'inventaire (fiche d'inventaire, fiche de détenteur, fiche matricule des propriétés
bâties ou non bâties, PV de passation de service, PV d'inventaire et le certificat
administratifde régularisation des écarts)

- les travaux de de fin d'exercice : compte de gestion (pièce générale. balance

générale, bordereau de centralisation des PV d'inventaire et pièces justificatives) et le
compte central (état consolidé des opérations par le comptable centralisateur, bordereau
de centralisation des PV d’inventaire des comptables principaux).

2.6- Les contrôles de la gestion des matières

Trois catégories de contrôle de gestion des matiéres
 le contrôle administratif qui peut être
• hiérarchique ;
• organique (par un organe de contrôle).
 le contrôle parlementaire : exercé par les députés pour la bonne gestion des matières.
L'Assemblée Nationale peut demander à la Cour des comptes de réaliser une
enquête sur la gestion des matières d'un organisme public.
 le contrôle juridictionnel exercé par la Cour des Compte et peut aboutir à
prononcer un jugement sur la gestion des matières.
 TABLEAU SYNTHESE : ACTEURS, OPERATIONS, PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE DES
MATIERES
RECEPTION AFFECT MUTA SORTIES REFORME INVENTAIRE
ATION TION

Opérations Opérations rations

Opérations
dentée Mouvements intamaa sortie
défin'‹tive

Approuve
Approuve Approuve BoÆereau ML : Donne Iœ moyens pour la
Donne orde de
Oæennateur
d'entrëe
BoÆereau %rdereau de de
défin"itivs Marque sa réalisation des tavaux
mutation mouvements présance à la sÀBflC6
d'inventaie
divers FB'ÊOFITI8

Tient fiches de

nregîstre les matières en Fait ie compaga

EabI1 ?’ EtaŒi1 Eæblit E@blit lisB
Bordereau de rnaieres
d'apport/vénale ; au œ“Mt BordeŒau Bordereau æts de
ComQale
ali d'a&ctation de mutation définaiæ Rapprochement
résultats
d’acquisaionYproduction Marque
sur la base des pièces Enregistr 4 Enregistre divers EtablissementPV a des
posence à la séanœ de eievês d'inventaie
justificatives (BL, Facture, e i Dpêratian i'opêration réarme
PV, AcB de dönaôan)
EVeZue

necessaires

Magasinier- Participe à la réceQion, maladie Suit Reme‹ Met à jour ies fiDes de Met à jour les fiches de
la garde physique Ä fïche i'opéraliDn, maîtres « mH a
biens en sack jour les fiches de

Scanné avec CamScanner

 autres documents actualis et autres
e
öocume
Détenteurs Entre
Utilisateurs détenteurs

34

Scanné avec CamScanner

apitre 3 : LA REDDITION DE COMPTE SUR LA
GESTION DES MATIÈRES

La reddition de compte sur la gestion des biens corespond â la mise en œuvre de

l'obligation de rendre compte, c'est-à-dire d'informer, de prouver et de jusaifier
l'usage fait des biens confiés dans le cadre de ses fonctions publiques.

La reddition de compte va au-delà de la production du compte car elle implique

toujours d'autres diligences destinées à éclairer et à compléter le compte en ajoutant une
dimension qualitative aux aspects quantitatifs. C'est la touche qu appole la note de
présentation du compte en fournissant des informations qui permerent d'apprécier ie
contexte dans lequel la gestion des biens a été préparée et mis en œuvre au cours de I
exercice budgétaire ainsi que les résultats obtenus par rapport aux prévisions.

Ce faisant, la reddition de compte est donc un moyen de renforcer la gouvernance

publique, d'améliorer la qualité des services publics et de lutter contre le
gaspillage des ressources publiques

Conformément aux dispositions de l’article 65 du décret n°2017-108 du 27 février 2017

portant comptabilité des matières en République du Bénin, en fin d'exercice, les
comptables des matières produisent un compte de gestion des matières.

Le caractère d'ordre public de cette obligation de reddition de compte est renforcé par le
principe de la chaine vertueuse (art 66 LOLF).

3.1- Le compte de gestion des matières

Le compte de gestion des matières s'établit par le comptable principal des

matières. Il compone trois (03) parties :

- les piéces générales ;

- le compte de gestion sur chiffre des matières ;
- le compte de gestion sur pièces.
 3.1.1- Les pièces générales

Les pièces générales fournissent des informations d'ordre gènéral sur le compte
transmis au juge des comptes. Les pièces générales se subdivisent en deux
grandes catégories à savoir :

- les pièces permanentes ;

- et les pièces annuelles.

3.1.1.1- Les pièces permanentes

Il s'agit de pièces établissant la qualité de l'Ordonnateur et celle du comptable

des matières. Ces pièces sont les suivantes

- l'acte de nomination de l'ordonnateur;

- les délégations de pouvoirs et de signature accordées par l'ordonnateur à ses
collaborateurs ,
- les spécimens de signatures de l'ordonnateur et de ses collaborateurs ;
- l'acte de nomination du comptable des matières
- une copie du procès-verbal de prestation de serment du comptable des
matières ;
- le récépissé de cautionnement du comptable des matières ;
- le procès-verbal de prise de service, assorti des réserves précises,
motivées et chifirées formulé par le comptable des matières ;
- les délégations de pouvoirs et de signature accordée par le comptable des matières à
ses collaborateurs ;
- les spécimens de signature du comptable des matières et de ses
collaborateurs ,
- les textes organiques de la structure ,
- le code d'éthique et de déontologie ou le règlement intérieur ,
- le manuel de procédures administratives, financières et comptables de la structure ;
- l'acte de nomination ou de désignation des membres du Conseil
d'Administration ou du Comité de Gestion le cas échéant,
 - la liste des Partenaires Techniques et Financiers (PTF) et des sources de
financement.

3.1.1.2- Les pièces annuelles

Les pièces annuelles sont :

- le budget initial de l'exercice n ;

- les actes modificatifs du budget initial ,
- la copie du procès-verbal de délibération sur le vote du budget initial et toutes les
décisions modificatives du budget ;
- les copies des procès-verbaux des réunions des membres du Conseil
d'Administration ou du Comité de Gestion le cas échéant ;
- les rapports des contrôles internes et externes sur la gestion des matières; la copie du
procès-verbal de délibération du conseil d'administration sur
l'approbation des comptes annuels
- la copie du procès-verbal de vérification des matières par le comptable
centralisateur ;
- l'état des matières en cours de livraison ;
- l'état des matières en cours de restitution ;
- l'état de développement des baux â la charge de la structure ; le sommier
des terrains ;
- le sommier des bâtiments par nature et par destinataire ;
- le sommier des bâtiments pris en bail ,
- les fiches individuelles d’immobilisation ;
- le répertoire du parc automobile ( et des véhicules loués) au premier jour de la
gestion appuyé de l'état annexe des mutations et acquisitions intervenues au cours de
la gestion ;
- le rapport annuel d'activités de l'ordonnateur au titre de la gestion
concernée.

3.1.2- Le compte de gestion sur chiffres des matières

 Le compte de gestion sur chiffres des matières retrace les acquisitions, les
mouvements internes des matières, les réformes et la comptabilité des matières. Il comprend
- les rapports d'inventaires de l’exercice n dûment signés la balance générale des comptes
des matières ;
- le bordereau de centralisation des procès-verbaux d’inventaire des matières
des comptables secondaires
- un extrait du grand livre des comptes des matières,
- les procès-verbaux des réformes des matières ;
- les procès-verbaux de vente des matières;
- les procès-verbaux de destruction ou de démolition des matières :
- le bilan au 31 dècembre n / compte de gestion.

3.1.3- Le compte de gestion sur pièces

Le compte de gestion sur pièces des matières est constitué des pièces justificatives
qui retracent les opérations décrites dans le compte de gestion des matières. Au nombre
desdites opérations, il y a les entrées, les affectations/mutations, les sopies définitives et
les mouvements divers des matières.

Ainsi, les pièces justificatives sont :

- les bordereaux de réception appuyés des factures les sous-tendant :

- les procès-verbaux de réception les ordres
d'entrée des matières ;

- les ordres de sorties des matières ;

- les bordereaux d affectation/mutation des matières :
- les bordereaux de mouvement diyers des matières ;
- les listes des matières réformées destinées à la démolition ou destruction ;

- les listes des matières réformées destinées à la vente ;

- les fiches de stock ;
- 1es fiches de restitution des matières en sortie provisoire :
- les certificats administratifsd'autorisationde l'ordonnateur des matières.

3.2- La mise en état d’examen

 Le compte de gestion des matières élaboré par le æmptable public doit étre déposé
au greffe de la Cour des comptes "en état d'examen" et appuyé des pièces générales et
justificatives classées dans l'ordre méthodique des opérations.

La mise en état d'examen du compte de gestion consiste pour le comptable

principal à effectuer des contrôles de concordance et de cohérence, d'une part entre les
documents du compte de gestion sur chiffïes puis d’autre part, entre les données révélées par
les pièces justificatives et/ou générales et les données contenues dans les documents
constitutifs du compte de gestion sur chiffres.

Elle comporte des contrôles de forme et de fond. Les

contrôles de forme portent essentiellement sur :

- la vérification de la régularité formelle des documents et pièces du compte de

gestion ;

- la vérification de la présence ehective des documents et pièces jucificatives.

Les contrôles de fond portent sur :

- la vérification de la bonne transcription du montant des pièces au niveau des

différents documents du compte de gestion ;

- la vérification de l'exactitude des calculs et de la cohérence des chiffres entre

les documents comptables et ceux budgétaires

Enfin le compte de gestion doit être revêtu des mentions obligatoires

d’appropriation et d'affirmation.

Lorsque ces contrôles sont concluants, le compte est en état d’examen et peut ètre
transmis à la Cour des comptes au moyen d'un bordereau ou lettre de transmission
présentant un état détaillé des documents à déposer et revétu de la signature du Comptable
des matières.
 Le régime de responsabilité des acteurs de la gestion des matières comporte, au plan
financier, deux volets.

- la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable public ;

- la responsabilité financière pour faute de gestion.

Selon le cas, d'autres responsabilités aux plans civil, pénal et disciplinaire

peuvent être mises en cause dans le cadre de la gestion des matières.

4.1- La responsabilité personnelle et pécuniaire du compable des matières

La responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable public concerne le

comptable principal des matières C'est une responsabilité à caractére civil, objectif et
systématique qui conduit au remboursement du manquant ou déficit constaté, lequel
remboursement est perçu comme une réparation du dommage causé à l'administration).

Elle est personnelle car personne d'autre que le comptable public ne doit subir la
sanction en dehors de lui. Elle est pécuniaire car elle ne doit viser que les deniers à
rembourser.

4.1.1- Faits générateurs de responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable

des matières

Tirés de l'article 41 décret n°2018-385, les faits générateurs de la responsabilité

personnelle et pécuniaire du comptable public concernent :

- les opérations qui lui incombent, du fait de sa qualité et de son titre de

comptable

- la justification de ses opérations ainsi que l'exacte concordance entre les

mouvementset les soldes disponibles ;

- la conservation des pièces justificatives dont il a la garde. de la position des

stocks externes qu-il surveille ou dont il ordonne les mouvements, de la régularité des entrées
qu'il décrit ainsi que de l'exécution des soûies qu-il est tenu de faire :
 - la garde et la conservation des pièces comptables et des archives du poste comptable
concernant Ieur gestion et celles de ses prédécesseurs ;

- les contrôles qu'il est tenu d exercer sur ses subordonnés selon sa position dans le réseau
des comptables des matières ;

- l'impossibilité pour le comptable d'établir la bonne exécution d'une opération de

gestion des matières ;

- fautes ou négligences du comptable ayant permis de couvrir ceiles de ses subordonnés

Par ailleurs, il existe une responsabiiité pour malversation lorsqu'il est maniostement
établi qu il est impossible de faire la distinction entre les matières que le comptable des
matières détient ès qualité et celles qu'il possède à titre personnel ou en cas d utilisation en
soc nom peconnei de tout ou paÄie des matières qu'il détient dans le cadre ou à l'occasion
de l’exercice de ses fonctions.

Cependant, il existe des causes absolutoires de responsabilité comme la

réquisition dans Iœ conditions du RGCP, les cas de force majeure, i'insolvabilité du
comptable (dans ce cas, la procédure d'admission en non valeur est mise en œuvre) et la
prescription.

4.1.2- La mise en jeu de la responsabilité

La responsabilité d'un comptable des matières est mise en jeu par un débet de nature
juridictionnelle (décision du juge des comptes) ou administrative (arrêté du ministre des
finances).

Les conditions de mise en jeu de cere responsabilité personnelle et pécuniaire

sont :

le non acquittement de la somme réclamée ;

la non obtention de sursis ou l'expiration du sursis de versement ;

Le principe de la mise en jeu de cette responsabilité est tiré de l'aûicle 49 du

décret n°2018-385 . « Tout comptable des matières dont la responsabilité est engagée
pour déficit ou manquant de matières constatées dans sa gestion ou pede pour manque
de suivi des mouvements de matières, est tenu de verser de ses deniers personnels, une
somme égale à la valeur du bien ou des martières manquants. »
4.1.3- La décharge de responsabilité et le quitus

La responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable peut être levée par divers

mécanismes. En dehors des conditions absolutoires ci-dessus évoquées, il y a la remise
gracieuse, la décharge et le quitus.

La remise gracieuse : Il y a une possibilité pour le comptable de demander, remise

gracieuse, intérêts compris, des sommes laissées à sa charge. La demande est adressée au
Ministre des Finances. Mais, selon le cas, la remise gracieuse sera accordée soit sur avis
de l'ordonnateur national délégué, soit sur I avis conforme de la Cour des comptes.

La décharge : À l’issue de l'apurement d'une gestion, Jorsqu’aucune irrégularité ne

subsiste ou lorsque tous les débets sont apurés, la Cour prononce la décharge du comptable
public.

Le quitus : en fin de carrière, lorsque sur toutes ses gestions, le comptable a apuré
tous ses débets et il ne reste plus aucune irrégularité à corriger, la Cour lui délivre un qultus

Dans ce cas, sa caution poufra être libérée suivant la procédure prévue à cet effet.

4.2- La responsabilité pour faute de gestion sur les matières

La LOLF a introduit la notion de faute de gestion en cas d'irrégulariÏés dans la gestion

des finances publiques.Cette notion implique la responsabilité financière spécifique
pour faute de gestion. Elle est mise en jeu par la Cour des comptes.
La notion de faute de gestion concerne toutes formes d'infractions aux règles
d'exécution des recettes, des dépenses, des marchés publics et de gestion des biens publics,
bref toute infraction à la législation et règlementation relative à la gestion des finances
publiques.

4.2.1- Les faits constitutifs de fautes de gestion

Selon l'article 67 de la Loi n°2022-08 du 27 juin 2022 porant règlesparticulières de

procédure suivies devant la cour des comptes, un acte anormal de gestion ou contraire à
l'intérêt de l'État ou de l'organisme concerné constitue une faute de gestion.
 Une liste de ces faits constitutifs est fournie par l’articIe 98 de la LOLF qui dispose
: « Sont constitutifs de fautes de gestion, les actes et faits suivant :

- la violation des règles relatives à l'exécution des recettes et des dépenses de l'Etat et
des autres organismes publics ;

- l'approbation donnée à une décision violant les règles visées aux 1er et 2e tirets du
présent article par une autorité chargée de la tutelle ou du contrôle desdits
organismes ;
- le fait, pour toute personne dans l'exercice de ses fonctions, d'octroyer ou de
tenter d'octroyer à elle-même ou à autrui un avantage injustifié, pécuniaire
ou en nature ;
- le fait d'avoir entraîné la condamnation d'une personne morale de droit public ou
d'une personne de droit privé chargée de la gestion d'un service public en raison de
l'inexécution totale ou paûielle ou de l'exécution tardive d'une décision de justice

- le fait d'avoir dans l'exercice de ses fonctions ou attributions, en

méconnaissance de ses obligations, procuré ou tenté de procurer à autrui ou à
soi-même, directement ou indirectement, un avantage injustifié, pécuniaire ou en
nature, entraînant un préjudice pour l’Etat, ou tout autre organisme public ;

- le fait d'avoir produit, à l'appui ou à l'occasion des liquidations des

dépenses, des fausses cexifications ;
- le fait d'avoir omis sciemment de fournir les déclarations qu'ils sont tenus de
fournir aux administrations fiscales conformément aux législations nationales
ou d!avoir fourni sciemment des déclarations inexactes ou incomplètes:
toutes autres fautes de gestion prévues par les textes en vigueur.

Cette liste est complétée par le législateur des procédures de la Cour des comptes
par des faits de violations des procédures de passation des marchés publics et l'état de
gaspillage.

Au titre des actes occasionnant un état de gaspillage, il y a :

- les transactions trop onéreuses pour un organisme considéré, en matière de

commande directe, de marché ou d'acquisition immobilière ;
 - les stipulations de qualité ou de fabrication qui, sans étre requises par les
conditions d'utilisation des travaux et de fourniture, seraient de nature accroître
le montant de la dépense ;
- les dépenses en épuisement de crédits ;
- le fait d'avoir négligé en sa qualité de responsable de Ieur bonne exécution, de
contrôier les actes de dépenses de ses subordonnés qui ont généré des
préjudices pour l'entité
- le fait d'avoir omis sciemment de souscrire les déclarations qu'ils sont tenus de
fournir aux administrations fiscale, du travail et de sécurité sociale, conformément aux textes
en vigueur ou d'avoir fourni sciemment des déclarations inexactes ou incomplètes qui
ont généré des pénalités à la charge de l'entité

4.2.2- Les conditions absolutoires de responsabilité pour faute de gestion

Les auteurs des faits cités ci-dessus peuvent être absous de Ieur responsabilité
pour faute de gestion :

- s'ils sont la qualité de membre de gouvernement:

- s'ils peuvent exciper d’un ordre écrit préalablement donné à la suite d'un
rappon paniculier dans chaque cas, par le supérieur hièrarchique ou par la personne
légalement habilité à donner un tel ordre

Dans ce cas, la responsabilité de ce donneur d'ordre se substitue à celle de

l'exécutant.

4.2.3- Les personnes responsables de fautes de gestion

Les personnes justiciables de la faute de gestion en matière de gestion des
matières sont :

- l'ordonnateur principal du budget

L'ordonnateur principal de son budget encourt, en raison de l'exercice de ses
attributions, une responsabilité PÉNALE et CIVILE et FINANCIERE en cas de faute de
gestion (Art 95 alinéa 3 LOLF)

- les ordonnateurs délégués et ordonnateurs secondaires du budget

Les ordonnateurs délégués, les ordonnateurs secondaires des matières de l'Etat et des
autres organismes publics enCOurect des responsabilités qui peuvent être
DISCIPLINAIRE, PÉNALE, CIVILE et FINANCIÈRE en raison des fautes de gestion
(Art 95 alinéa 3 LOLF) ;

- les membres du cabinet d'un ministre (ou dlun président d'insthutlon)

Tout membre d'un cabinet de ministre et tout agent chargé de la gestion des
matières convaincu d'une faute de gestion encourt une responsabilité FINANCIERE (Art 96
alinéa 1ER LOLF)

4.3- Les sanctions des irrégularités dans la gestion des matières

La gestions des biens publics peut composer diverses fautes de diverses natures. On
distingue les fautes administratives et celles ayant un caractère financier, civil voire pénal.

4.3.1- Les sanctions concernant les comptables publics

- CAS DE LA RESPONSABILITE PERSONNELLE ET PECUNIAIRE DU
COMPTABLE PUBLIC

Quand la responsabilité pécuniaire d'un comptable public est engagée, il est mis en
débet. (An 102 alinéa 3 LOLF)

Le débet est l'obligation pour le comptable public de réparer, sur ses deniers propres,
le montant intégral du préjudice qu'iî a causé à I organisme.

- CAS DE DEFAILLANCE DANS LA TENUE DE LA COMPTABILITE DES

MATIÈRES

Les comptables principaux des matières, en cas de défaillance dans la tenue de Ieur
comptabilité des matiéres, la Cour des comptes peut condamner le comptable public
concerné à des sanctions prévues par les textes en vigueur. (Art 102 alinéa 7 LOLF)

4.3.2- Les sanctions concernant les autres acteurs

- CAS DES GESTIONS DE FAIT DES MATIERES
II y a gestion de fait des matières lorsqu'une personne s'immixe dans les
fonctions de comptable des matières sans en avoir la qualité juridique.

Une amende pour gestion de fait estinfligée au comptablede fait avec I-injon4ion de
produire le compte de sa gestion des matières.
 Puis sa responsabilité personnelle et pécuniaire est engagée suivant les mémes
formes qu'un comptable public patent.

En plus de ce volet financier, la sanmioc de la gestion de fait compose

une dimension pénale paûiculièrement séyère.

En eflet, le Code Pénal béninois, en son article 228 alinéas 2 et 3, dispose :

« Tout agent public qui a détourné ou dissipé des deniers ou effets actifs en
tenant lieu ou des pièces, des titres, des actes, des effefs mobiliers, des
matières, des denrèes ou objets quelconques appatenant à l’ État, ...., s’il en
était comptable,…., ou a été reconnu comptable de fait, sera puni d'un
emprisonnement de 5 ans au moins et de 10 ans au plus et d'une amende
égale au triple de la valeur des sommes dissipées sans que celle amende ne
puisse être inférieure â 25 millions.

Si les valeur détournées ou dissipées n'excèdent pas 1million, la peine

est d'un emprisonnement de 1 an au moins et 5 ans au plus et l’amende sera égale
au triple de la valeur des sommes dissipées sans que cette amende ne
puisse être supérieure à 3 millions. »

- CAS DE RETARD OU NON PRODUCTION DU COMPTE DE GESTION

Des amendes allant de 50 mille à 500 mille par mois de retard fixées par la
Cour des comptes.

Les amendes ont un fond répressif.

CAS DES FAUTES DE GESTION

La qualification et la sanction de la faute de gestion est de la compétence
exclusive de la Cour des compte, et qualité de juge financier.

En général, la faute de gestion est sanctionnée par une amende dont le montant
est déterminé par la Cour des comptes, conformément aux dispositions législatives et
réglementaires en la matière. Au 96 al 2 LOLF

Cette amende vafie entre 50 mille francs et le double du montant du salaire le plus élévé de la
fonction publique
 Mais si l'instruction de la faute de gestion révèle des infractions à coloration pénale,
la Cour des comptes saisit par l'organe de son procureur général, le procureur de la
République compétent pour infliger la sancion pénale requise.

Lorsque l'agent public convaincu de faute de gestion est un agent public, la Cour
demande en plus, à l'autorité discipiinaire compétente (Ministre de la Fonction
publique notamment dans le cas actuel du Bénin), la mise en œuvre d une procédure
disciplinaire dont elle devra être informée de la suite.

Enfin. dans le statut générai de la fonction publique a institué diverses fautes

disciplinaires relatives à des atteintes aux biens publics ou la gestion des matières
correspondant à des sanctions disciplinaires du 1er , du 2e ou du 3e degrés selon leur
gravité. Ces sanctions suivent la procédure administrative consacrée à cet effet.

CONCLUSION
• LES BIENS PUBLICS 3OJT SACRES ET INVIOLABLES » (An 37 de la
Constitution béninoise). C'est pourquoi la comptabilité des matières comporte diverses
exigences pour les acfenrs qui en sonl chargés qu'il est possible de resumer en ces cinq
principes :

- l'intégrité qui correspond à la bonne moralité, l'incorruptibilité, la rectitude et

l'honnêteté, le refus du faux et des mauvaises pratiques de gestion

- l'objectivité qui vise à éviterqu'une situation ou reiatior influence le jugement

professionnel

- la confidentialité qui consiste à prendre toutes dispositions pour éviter la

divulgation inappropriée des documents confidentiels et ne pas les utiliser au bénéfice des
tiers ,

- la compétence et la diligence professionnelles qui appellent le maintien d’un bon

niveau de connaissance professionnelles pour la qualité du service fourni ;

- le comportement professionnel qui correspond à l'exigenœ de conformité aux lois et

réglements applicables dans la gestion des matiéres et l'abstention de poser tout ace
jetant du discrédit sur la fonction d'acteur de la gestion des matières.

Ensemble nous devons contribuer à une meilleure gestion des biens publics par
la comptabilité des matières.
hapitre DIT COMPTABILITE DES
MATIÈRES
I- FONDAMENTAUX
1- CONTEXTE
Suivant l’article 18 du décret 2017-108 du 27 février 2017 portant comptabilité des
matières en République du Bénin, la DGML détient à travers ses services compétents, le
pouvoir de contrôle et de la vérification de la régularité des opérations relatives à la tenue
de la comptabilité des matières des autres comptables matières.
2- OBJECTIFS
- Faire connaitre les clarifications conceptuelles des trois terminologies
(contrôles, vérifications et audits).
- Déduire les similitudes et les différences entre ces trOis terminologies.
- Faire savoir les terminologies appropriées dans le cadre de la tenue de la comptabilité des
matières
3- Clarifications conceptuelles
a. Contrôle
 Le mot « contrôle » a un contenu très vaste.
Il existe plusieurs verbes pour signifier le terme « contrôle » : maitriser, superviser,
investiguer, évaluer, surveiller, s’assurer, éplucher, essayer, examiner, expérimenter,
inspecter, passer au crible, passer au peigne fin, vérifier, auditer, dominer... ... ... ..
 Quelques expressions à commenter :
- La Situation est sous contrôle ;
- Je suis sous contrôle ;
- J'ai le pouvoir de contrôle ;
- Je contrôle ce qui se fait ;
Est-ce que contrôler signifie mesurer ?
 Quelques contextes variés du mot contrôle
Inspection : Vérification (d'actes, de droits, de documents).

Audit : c'est le contrôle d'une comptabilité.

Contrôle fiscal.
Contrôle des billets.

Contrôle d'identité par la police.

Contrôle des connaissances/examen.

 Contrôle de gestion : c'est un processus par lequel les dirigeants s'assurent que les
ressources seront obtenues et utilisées de manière efficace et efficiente pour atteindre
les objecifs de l'organisation.

Contrôle budgétaire ou contrôle financier : c’est l'exploitation du budget afin de

planifier et contrôler les performances des organisations.
Contrôle interne :
Contrôler quelque chose signifie ou quelqu'un signifie vérifier leur état ou leur
situation au regard d'une norme.

Conirôle snr qqn, qqch. Comble judiciaire. Sous conirôle médical.

Contrôle technique d'un véhicule : c'est une vérification du bon fonctionnement d'un
appareil.
Contrôle de sa voiture, contrôle de soi-même → maitrise.

Conlrôle des naissances : maîtrise de la fécondité (par ex. grâce aux méthodes contraceptives)

 Contrôle interne
Le contrôle interne est défini comme l’ensemble des moyens humains et techniques, tels que
l’organisation, les procédures, lessystèmes ayant pour objectifs :
- la protection et la sauvegarde du patrimoine :
- la réalisation et l’optimisation des opérations ;
- la fiabilité des informations financières ;
- la conformité aux lois et aux règlementations en
vigueur ;
- le respect des objectifs et des règles fixées par la haute hiérarchie.
Le contrôle interne vise à s'assurer qu'un ministère ou département ministériels remplit
ses missions avec efficacité et efficience, que ces rapports financiers sont fiables et qu’il
respecte la législation et la réglementation applicables.
Dans la plupart des ministères, ce contrôle interne est centré sur l'afiectation des
dépenses les méthodes comptabies et les rapports financiers. S’y ajoutent, dans
cepains ministères, des moyens de contrôle de gestion plus perfectionnés, sans qu'ils
ne se substituent aux vérifications financières. Les ministères se distinguent aussi par
l'utilisation qu'ils font des vérifications de l'efficacité et de l'efficience, ainsi que des
techniques de gestion des risques.
Le contrôle interne constitue la finalité méme de l'audit interne qui s’assigne pour
objectif de l'améliorer en vue de la maîtrise des opérations et de l'atteinte des objectifs.

b. Vérification
Vérification-Inspection
A la différence de l'audit, la vérification n’a pas pour vocation d'interpréter ou
de remettre en cause les règles et directives mises en place par le Ministère.
La vérification réalise des contrôles exhaustifs plutôt que des tests aléatoires
(échantillon). Elle s'attache à l'homme (sanction) et non au système en lui-méme.
La vérification est une activité de contrôle d'un service conduit sur une base ad hoc
lorsqu'il existe des signes ou indications qu'un programme ou une activité est mal
géré ou que les ressources ne sont pas utilisées de façon rationnelle (suspicion ou
dénonciation).
La vérification en tant qu-investigation à caractère proactif a pour objet d'identifier les
“zones/domaines vulnérables’’ où une activité à caractère frauduleux a des chances
d'advenir en vue d'évaluer les risques encourus afin de les gérer et/ou si nécessaire de
les neutraliser.

Vérification-lnvestigation
L'investigation est une activité d'enquéteconduite sur une base ad hoc. Son but est
d'enquéter sur la conduite d'un fonctionnaire ou d'un groupe de fonctionnaires ou sur les
mesures qu’ils ont prises ou sur une situation ou un événement résultant d'un
accident ou d'une catastrophe naturelle.
Elle est déclenchée sur un ordre de mission ponctuel consécutif à un événement ou
sur la base d'informations faisant état de fraude, de mauvaise gestion, de faute, de
gaspillage de ressources, d'abus de pouvoir ou d'autres violations des règles et
règlements en vigueur. Contrairement aux audits, les investigations sont conduiles
sur une base ad hDc, elles supposent des présomptions de dysfonctionnement et
Ieurs recommandations sont essentiellement de nature corrective.

c.Audit

L’audit est une activité de contrôle et de conseil qui permet d’améliorer le

fonctionnement et la performance d’une organisation.

 L'audit interne est exercé à l'intérieur de l'organisation, même si le

recours à des prestataires extérieurs est parfois nécessaire, activité
indépendante, l'audit interne est rattaché au niveau hiérarchique le plus
élevé de l'organisation.
 Audit de Régularité / Audit de Conformité

Il consiste en application des règles, procédures, description de postes, organigrammes et systèmes

d’information. Il compare la règle et la réalité, ce qui « devrait être » et « ce qui est » par rapport à un
référentiel.
 L'audit de régularité est aussi appelé audit de conformité dans le 1er cas, on observe la
régularité par rapport aux règles internes de l'entreprise et dans le second cas la
conformité avec les dispositions légales et réglementaires.
Dans ce type de missions d'audit interne, le travail de 1’auditeur consiste à
- signaler les irrégularités ,
- analyser les causes et conséquences ;
- proposer et à formuler les recommandations ;
En résumé, l'audit de régularité ou de conformité a pour objet de vérifier que le
fonctionnement réel ainsi que les pratique de gestion usuelles correspondent aux règles,
règlements et procédures établies par l’organisation.
4- Similitudes et différences entre ces trois terminologies.
Concept très vaste contient les terminologies « vérification et audit ».
Une opération d'audit de la tenue de la comptabilité des matières peut être assimilée à
un contrôle.
Une opération vérification de la tenue de la comptabilité des matières peut être
assimilée à un contrôle.
Il est donc impossible d'établir une similitude entre Contrôle et audit puis entre
contrôle et vérification.
L’audit est un processus général, commun à toute l'organisation, tel qu'il est effectué
chaque année. Cela peut être effectué soit par l'auditeur interne, soit par l'auditeur
externe. L'auditeur interne est un employé de l'organisation qui est nommé par la
direction, tandis que le gouvernement nomme l'auditeur externe.

La vérification est assez rare, Car elle n'est généralement pas effectuée dans une
organisation. Une équipe d’experts est amenée à l’organisation pour la mener et rendre
compte des faits pertinents.

Le rapport d'audit est soumis aux parties intéressées telles que les actionnaires, l es
créanciers, le gouvernement, les fournisseurs, la direction, etc., tandis que le rapport
d'enquête est remis à la partie qui a organisé l'enquéte.

L'audit est préventif et la vérification est répressive

E xhaustivité et échantillonnage sans oublier le tull audit

 Tableau de comparaison Audit-Enquête

Base
comparaison Audit Enqu&e

Le processus d'inspection des Iivres de

comptes d'une entité eÏ de Une enquêtemenée pour étôblir
Sens un fait ou une vérité spécifique
l'établiuement de rappoÛs à ce sujet est
appelé «audit». est appelée Enquête.

La nature Des Examen général Examen critique et approfondi.

preuves Les preuves sont de nature persuasive. Les preuves sont indiscuables,
donc, sa nature est décisive.
Horizon temporel Annuellement Selon l'exigence

Interprété par Comptable agréé Experts

Faire rappoû Usage général Oui Confidentiel Non

Obligatoire La direction, les aaionnaires ou

un auditeur est nommé par les un tiec peuvent nommer un
a4ionnaires de la société.
enquêteur.
Rendez-vDUS
Cherche à répondre aux
Cherche à se faire une opinion sur questions posées dans la lettre de
l'éat financier. miuion
Portée

II- POINTS DE CONTROLE EN CDM

1. Quelques exemples,
PoinL de contrÔle dans le cadre de la vëûfcation ou d'audit de la tenue de la
comptabilité des matières ;

• Véûlication du nivesu de mise en euvre des recommandations issues

des contr6les antérieurs
• Existence de manuels de procédures, de guide
• Existence du comptable des matièreset des autres a«eurs, ames de
nomination, compétenœ, prÖil poste
• Existence desmatériels de travail adéquats et du local,

Scanné
avec CamScanner
 • Comment est fait le rayonnage, le rangement, I aération. les
mesures de protection, la sécurité des magasins,
• Les méthodes de valorisation des entrées et des sorties
• L'exercice des contrôles hiérarchiques
• Les documents (supports) et les outils de la tenue de la
comptabilité des matières (ordinateurs. logiciels.),
• L'appréciation des pièces justificatives
• La mise en œuvre des procédures de la codification. de
l'immatriculation et de l'estampillage)
• La gestion des réparations, des matériels défectueux,
• Le classement et I“arChivage des documents de la comptabilité des
matières
• Préparation et déroulement de l'inventaire des matières.
• Existence des rappoÛs des relevés d'inventaire
• Contrôle physique au magasin et confrontation des résultats avec les
fiches de stock.
”réparation
2. de la mission d'audit en ûuÑ

Phases
Travaux préparatoires dans le cadre d'une mission de contröle/vériùcation ou audit
de la tenue de la comptabilité des matières.
Élaboation des TDR
Mise en place de l'équipe de vérification Élaboration
du questionnaire.
Collecte des textes et tous autres documents nécessaires ä ia préparation et à
l'accomplissement de la mission (bureaux DGML)

3. Exécution de la mission
A- Démarche méthodologique
a. Lancement de la mission :
Rencontre du DPAF ou d une autorité de la structue

\• Salutations d-usage

> Présentation de I!équipe à l'autorité

*¥ Nom et prénoms des membres de I équipe de vériùcatian ;

w’ Structure de provenance :

Scanné avec CamScanner

•x' Objet de la mission ;

*v’ Présentation de l'ordre de mission au de la lettre de mission

•¥’ Infomer I autorité des acteurs au niveau de qui se fera la

vérification (les chargés des matières)

Adresser le Questionnaire (voir exemple)

Procéder à

n la réception des documents demandés dans le cadre de la mission

o l'examen analytique des documents mis à disposition (les Iivres et

outils de gestion des matières obtenus sur le terrain) :

n des entretiens avec les responsables (ordonnateur, Comptable

matières, magasinier fichiste, détenteur de matières)

o des auditions sur PV si nécessaire

o la mise en œuvre des diligences nécessaires à l'exécution de la

o la restitutlon de la synthèse des travaux aux acteurs concernés ;

o la mise en œuvre de la phase du contradictoire par l'envoi aux

audités du relevé des observations pour reCueillir Ieurs cOntre-
observations

o la prise en compte des contre-observations :

o la finalisation et au dépôt du rapport.

6.
Oi/igence à faire sur le terrain

Pour mener à bien la mission, la commission va procéder à

L'exploitation des documents tels :

o l'organigramme de la structure pour apprécier la strucauration et le

fonctionnement du service des matériels ;

54

Scanné avec CamScanner

 o les copies des actes de nomination des agents chargés du matériei et de
l'ordonnateur délégué

Vérifier la présence e0ective des agents chargé des matières :

Vérifier l'existence ou non de postes vacants

Demander les fiches de stock et les registres de gestion du carburant ;

Relever les soldes des fiches de stocks et des registres de gestion de

carburant dans le cahier de note ;

Comparer les soldes relevés sur les fiches de stock et registres de

gestion de carburant et consigner dans ie cahier de note les écarts
éventuels afin de meubles le rapport.

B- GUIDE DE QUESTIONNAIRE D'AUDIT DE LA COMPTABILITE DES

MATIERES (CF ANHEXE).

Cette enquéte. Ioin d être une opération de répression est initiée pour évaluer la mise en
œuvre de la comptabilité des matières dans les ministéres et institutions de l'Etat. Les
réponses qui seront recueillies auprès de vous seront couvenes par le secret statistique.
Elles ne feront donc pas objet de dihusion, mais permettront d'apprécier et d-analyser la
situation de la gestion des matières dans les ministères et institutions de l'Etat.

C- ACTIONS SPONCTANNEES OU IMPROVISTES REQUISES SUR

LE TERRAIN

a) Vérification de la concordance des soldes sur un échantillonnage à définir

suivant la situation du terrain fiches de stock et en tenir copies après visa avec la
mention appropriée (IUentionner les résultats de cette vérification dans le rapport)

b) Vérification de la æncordance des soldes du registre carburant et tenir copies de la

dernière page après visa avec la mention appropriée (Mentionner les résultats de cette
vérification dans le rappon).

4. «appoiaaqe d'une mission de vérification ou d'audit de la tenue de I»

comptabilité des matières.
A. Technique de rapportage ôe miss/on ôe vérïfïcatiortñAndït

Scanné avec CamScanner

 • En quoi consiste le rapportage ?

• qui le fait ? comment le faire et quand le faire ?

• sa structure ?

• l'intégration des Eontre-observations des audités

• la difiérence entre les tableaux, les PJ. et les annexes puis Ieur
insertion et leur numérotation,

• la mise en œuvre du contrôle de qualité ?

• la signature du rappol et sa transmission * ^IUÏ de droit.

• la Iiste des sigles, des tableaux, des PJ et des annexes ;

• la page de garde et la mise en forme de la saisie.

Annexes :
1. Copie des échantillons des piéces comptables et autres suppops (ordres
d'entrée, ordres de sorties, extraits du livre journal des matil2res
(1^re et dernière page). extraits de grand livre (1^re et derniére page))
vérifiés ;
2. copie des échantillons des fiches de stock vérifiées ;
3 copie des extraits du registre de gestion de caÖurant :
4. copie des documents administratifs y compris l'organigramme de la
structure
B. CANEVAS D'UN RAPPORTTYPE DE MISSIONDE VERIFICATION
ü• INTRODUCTION

Elle comporte les points ci-après :

•* CONTEXTE

Suivant l'aûicle 1B du décret 2017-108 du 27 février 2017 porant comptabilité des

matières en République du Bénin, la DGML détient à travers ses services compétents, le
pouvoir de contrôle et de la vérification de la régularité des opérations relatives à la tenue de
la comptaDilité des matières des autres COmptables matières

•’ OBJECTIFS

Objectif qéné«a/ de la mission

Scanné avec CamScanner

 La mission vise à s assurer de la bonne gestion du patrimoine public et de la tenue
régulière de la cOmptabilité des matières.

Objectifs spëcïfïqnes

De façon spécifique, la mission vise à s'assurer

de l'existence d!acteurs chargés de la CM ;

- de l'existence des outils et documents de gestion et de la tenue de la CM ; du
respect des procédures et de la bonne tenue des documents comptables -

*• METHODOLOGIE

Pour mener ä bien la prèsente mission, la œmmission a procédé à.

la collecte des textes et tous autres documents nécessaires à ia

préparation et à l'accomplissement de la mission (bureaux DGML);
- l'examen des documents mis à disposition {les livres et outils de gestion
des matières obtenus sur le terrain)
des entretiens avec les responsables (ordonnateur, comptable matières,
magasinier fichiste, détenteur de matières)
la mise en œuvre des vériùcations nécessaires à l'exécution de la mission

la restitution de la synthèse des travaux aux acteurs concernés ;

la prise en compte des contre-observations ;
la finalisation du rapport

ü• OBSERVATIONS
•^ Observations relatives aux acteurs de la comptabilité des matières

De la /Vomïnatïon du compæöle des maîtres

avec CamScanner
 de l'Eial el par arréfé du Maim en ce qui concerne les collectivités
rerriOrïa/es on /oca/es)
La conformité des ahributions du comptable aux dispositions du décret en
vigueur (s'assurer que le comptable est dévolu e#ectivement à la gestion et à la
tenue de la comptabilité des matières):
L'adéquationdu profil du comptableau poste conformément aux exigences
des textes en vigueur (confomëment â l'adicle 30, a/ïnéa 1, vënfier le niveau
el le domaine de formation: formation comptable obligatoire) , L'existence
d“acte de serment du comptable ;
- Le PV de passation de charges {ceci permeffra situer les resgonsabi/ïfés du
comptable entrant et ce/uî sortant. Il faut vérifier si l'entrani a Âmulé dans le
délai de 6 mois, des rëse/ves â l'encontm de la gestion de son prédécesseur
et apprécier (ad 21)
L'existence de comptables secondaires pour la tenue de la compaabilité des
matières dans les autres directions.

De la fenue des documents réglementaims (au 71 â z5)

disponibilité ou non des documents tels que

Les suppops de réception des matières (art 71)

les suppoÛs de mouvements d”entrées et de soÛies (art 72) ; les suppols de
mouvements internes (art 73)
les documents d'enregistrement comptables {a174)
- les documents d'icventaires (aÛ75)
existence ou non de I inventaire des matières de ùn d'exercice n-1

Voir également pour les années antérieures et vérifier la ænformité des quantités repoûées
dans les Iivres ouverts en début de l'année du contrôle.

•’ Observations relatives au respect des procédures de gestion des

matières

De l'spprèciation de fa rég£f/aÜté •*•* /*iècesÿnsfificatives de dépenses

la tenue ou non par le magasinier fichiste du fichier des matières et la

conservation de copies des pièces justificatives des mouvements d'entrée et de
sortie (art 24).

Scanné avec CamScanner

 La bonne tenue ou non des fiches de stocks en procédant à des tests de
confomité (pré/ever quelques fiches et compamr la quantité du srock
thëoùque à la quantilë dënombÆe tellement pour s assumr de la
conformité) Opiner.
- la tenue à jour ou non par le chef parc des fiches d immobilisation
confomément aux modèles prévus (al 25)
la mention ou non de toutes les interventions (maintenance, entretien et
réparation, sur les fiches d!immobiiisation)

Oe /’exhaustiritë des enregïstmmenM

enregistrement ou non sur la base des pièces justificatives, de tous les

mouvements de matières (acquisition, affectation et sortie définitive) sont
enregistrés au livre journal, de façon chronologique ;
la confomité ou non des références des ordres d'entrée et de sonie avec
celles portées au livre journal ;
- la mise en œuvre ou non du contrôle hiérarchique de
*X I“ordonnateur sur le comptable (voir visas dans les Iivres)
+¥’ du comptable sur le magasinier et le chef parc (voir visas)
le report des opérations dans le grand livre des matières

Oe la codification, l’immaCiculation et l'estnmpillape

Il convient de s assurer que les biens meubles et immeubles de l'entité contrôlée, ont fait
l'objet de codiîcation, d'immatriculation et d'estampillage.

S!assurer que toutes informations prévues à I!a1icIe 61, sont comprises dans le code ;

Vérifier la conformité des codes dans le registre d immatriculation des

immobilisations.

ü• RECOMMANDATIONS

Formuler des recommandations pour chacun des constats effectués ci-dessus.

ü• CONCLUSIOM

Donner de brèves appréciations

Scanné avec CamScanner

 Donner brèves impressions et formuler les orientations pour une meilleure tenue
de la comptabilité des matières.

s• PIECES JOINTES/ANNEXES AU RAPPORT

1- copie piéces comptables et autres suppoûs (ordres d"entrée, ordres de soûies. extraits
du livre journal des matières (1ere et dernière page), extraits de grand livre (1°’• et
dernière page)
2- copie des fiches de stock vérifiées ,
3- copie extrait du registre de gestion de carburant ;
4- copie des documents administratifs.
5- Autres documents probants

CAS PRATIQUE 1

Un nouveau recteur vient d'être nommé à la tête de l'université du centre

denotrepays.

Le lendemain de sa prise de service, il a saisi le DGML pour la réalisation de

l'audit de la tenue de la comptabilité des matières de cette structure dont il a la
charge.

Le DGML vient de marquer son accord pour la réalisation de cet audit et vous
affecte la correspondance du recteur pour lui proposer des TDR.

CAS PRATIQUE 2

Zola, comptable des matières a commis des malversations dans la structure X.

Le Conseil des Ministres, après connaissance de ce dossier de malversations a

instruit le ministre en charge des 1inances pour nécessaires à faire.

Le ministre des tinances a saisi le DGML pour lui faire des propositions des
sancions adéquates mais avant, de lui rappeler les responsabilités
60

Scanné avec CamScanner

 et les grandes lignes des ‹ègles comportementales d'éthique et de déo ntologie
aux fins de donner suite à ce dossier au Conseil des Ministres pour adoption.

Travail à faire

Rédiger la fiche du DCML à son ministre

CAS PRATIQUE 3

Le ministre en charge des finances a reçu plusieurs dénonciations relatives

aux pillages des matières de l'État dans certaines structures administratives
et agences.

Le DGML a été interpellé et a été instruit pour organiser des missions de

contrôles dans un certain nombre de ces structures en vue de mettre fin à ces
mauvaises pratiques.

Travail à faire

1- Quelle est la nature du contröle qui doit être déployé sur le terrain ?
Justifiez votre réponse.

2- Rappeler .

- les grandes étapes des travaux préparatoires :

- les grandes étapes des travaux de terrain

- la structure type du rapport et les importants points devant y figurer.

3- Rappeler le principe du contradi4oire et sa mise en œuvre.

6î

Scanné avec CamScanner

 ANNEXE : GUIDE DE â UESTIONNAIRE

LOCALISATION
Dêpaxemeni

Commune

IDENTIFICATION
IU!inistère(s)/Institution(s)/Communes

Direction(s):

nt :

Qualification

pri5e de service au poste actuel : Jour /

copie de /'acte de /tom›'narïonÿ

Il- ‹û uestionnaire de Contrôle interne

auESTIONS REPONSES
GENERALITES

structure a-t-elle lait objet de 1- OUI / O0:=2’

relatif à .a comptabilité des
ces 03 dernières années ?
2- Non

Par que.Ile structure et en que.lle 2=Non 1=2O14 ; 2=2O15

/ / Code Année………….

avec CamScanner
 / / Code Année

/ / Code Année
I / /
/ / Code Année
/ / /

(à préciser)

ppeer trois (03) grandes

recommandations formulées à l'issue de
ce cDntrDle

le niveau de mise en œuvre à

de ces recommandations ?

vous réalisé l'inventaire des

matériels, des mobiliers et des
fournitures les 03 dernières années ? A

produire les documents de d'inventaire

justification (Rappops d'inventaire, .... .... A
Procès-verbaux, Relevés
Verbal
d'inventaire ou autres)
... ...... ...... B

63

‹:. . . ‹. .›‹.
a«.«..« Scanné avec CamScanner
 d'inventaire

donnez les raisons

cahier

Avez-vous associé la DGML ? 1- Oui

2- Non

donnez les raisons

Avez-vDUS connaissance des points 1- Oui

52.3 at 32.5 des instructions et 2- Non
modaiitês d’exêc4ion du budget de
l'Etat.
les aviez-vous respectés ?

sont les documents que vous de

tenez pour mstérialiser les
mouvements des articles dans le Â
magasin Du en entrepôt ?
de
...... ... ...... ....................... ...... ...
B
d'entrée
..... ......... ............ ............. ... ...

64

‹ ‹.›‹
Scanné avec CamScanner
 journal

D
livre

E
de gestion
F

G Préciser

vDus arrêté une fois les 1- OUI Ol7ï.

uments cDmptables ?
2- NON

quelle est la périodicité ?

donnez les raisons

la validité des documents Les documents sont-ils

mptables cotés paraphés ?
Quelle est la qualification
du responsable qui a coté-
paraphé ?

re la gestion du magasin * 1- DAF/DRFM

2- Régisseur
3- Chef Mstériei
4- Comptable Matière
5- Magasinier

65

Scanné avec CamScanner

 Autres

Dispose-t-il d'un acte de nomination ? aux, lenir

sa qualification ?

sont les documents dans iesqueis d'entrée

ir›firmez
5DDt matérialisés les mouvements des .. ...... . . . ... ... . . . ... . . . . .. . . . . . . . ... ...... . .
matières dans votre struzure ?
le magasinier) de sortie *°•r°•••**°

journal des matières

C
livre

D
de gestion
E

GESTION DU CARBURANT
assure Comptable denisr
DAF/DRFM/DGR
Comptable matières
Comptable
Matériel
Régisseur / Billeteur
Magasinier

66

Scanné avec CamScanner

 aa Stagiaire
09 SeC‹étaire
Autres (à

est sa qualification ?

Disposé-t-ÏI d'un acte ? 1- OUI l

2- NON
sont les procédures de gestion
tickets valeurs ?

age

sont les documents dans lesquels d'entrée

sont matérialisés les mouvements des
tickets valeur ?
sortie

journal matières
...... ....
livre

gestion
...... ......... . E

67

‹:.. . .‹. .».

aa›«»« Scanné avec CamScanner
 gestion

Q26 vous arrété une OMI

gén”/iez
documRnts comptabIB.s?
ÜON

Q27 queI'e est la périodicité ? Vér”,r/eû

Q28 donnez les raisons

Q29 la validité des documentsLes duouments sont-ils

comptables catès paraphés ?

QuRlle est la qualificatiDn du

responsable qui a coté-
paraphé ?

COOIFICATION
Q30 vous un système de codification ? OUI
NON /
1 t les éléments du code ? de structure
la
...... .. A
d"acquisition
.... ... ...... B
d'affectation
. ...... ... C

Scanné
avec CamScanner
 E

que vDtre codification est 1- OUI

confDme à Ee qui est enseigné au cours de l
2- NON
la formation en comptabilité des matières
organisée par la DGML ?
4. IMMATRICULATION

Avez-vous un registre d'immatriEulatiDFl

matières dans votre structure ?

pourquoi ?

5. ESTAMPILLAGE

matérieis et équipements sont-

estampiiiés dans votrestructure ? .
non quelle est la proportion
et équipements
ampillés? %
Avez-vDus connaissance du point 32.4 1. Oui
instructions et modalités d'exécution du budget de Non
2.
l'Etat.
les aviez-vnus respectés ?

vnus réalisé les réformes des 1- Oui

usagés cere année ?
2- Non

Avez-vous œnnaissance du point 32.1

inStruZions et modalités d'exécution du budget de
l'Etat.
les aviez-vnus respectés ?

69

Scanné avec CamScanner

rappo< de la réforme est-il envoyé à 1- Oui
?
2- Non

6. FORMATION ET MAITRISE DES TEXTES

acteurs de la chaine de comptabilité 1- OUI

de votre structure, ont-ils déjà
2- NON 1
de renforcement de capacité ?
mbiensont-ils ?

I I
Si oui quand ? où ? et qui en est
l'organisateur ?

anisateur

DGML est-elle associêe ? 1- OUI l

2- NON
pact ces formations ont elles eu des taxtes
sur la tenue de la comptabilité des A
matières de votre struZure/institutiDn /
communes ? gestion

Changement de comportement
C

Scanné avec CamScanner

 souhaiteriez-vnus, pour amé.iorer
vos capscités dans la tenue de la
CDITI tabilité ?

Disposez-vous des textes régissant la OUI

comptabilité des matiêres au Bénin ? NON
lesquels ?

textes sont —ils vulgarisés au 1- OUI

niveau des acteurs de îa comptabilité des
matières de votre 2- NON l
structure/institution ?
Disposez-vous d'un logiciel de gestion 1- OUI oaæz,-
matières ?
NON

comment appréciez-vous son BON

fonctionnement ?
› ‹A›SABLE
3- MAUVAIS
Autres (à préciser)

est le nom du iogiciel ?

sont les besoins en comptabilité

matières de votre structure ?

Scanné avec CamScanner

Q56 Avez-vous connaissance du nouveau 1- OUI l l
décret pour la tenue de la ilite
matière ? 2- NON

Q57 Avez-vous reçu copie de ce décret ? 1- OUI

2- NON
QSB Avez-vous d'autres préoCcupations et 1- OUI / / S OM=2.
déclarations ?
2- NON
Q59 Si oui, IesqueI.es