REPUBLIQUE DE MOCRATIQUE DU CONGO

SUPPORT DE FORMATION

𝐂𝐨𝐧ç𝐮 𝐏𝐚𝐫 𝐌𝐞 𝐅𝐫𝐚𝐧ç𝐨𝐢𝐬 𝐌𝐔𝐘𝐔𝐌𝐁𝐀

𝑬𝒎𝒂𝒊𝒍 : 𝟐𝒇𝒓𝒂𝒏𝒄𝒐𝒊𝒔𝒎𝒖𝒚𝒖𝒎𝒃𝒂𝒘𝒂𝒎𝒖𝒚𝒖𝒎𝒃𝒂@𝒈𝒎𝒂𝒊𝒍. com
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ANNEE 2022

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« Tous droits, même de reproduction d’extraits, de reproduction photomécanique, de photocopillage ou de traduction,
réservés ; sauf autorisation de l’auteur. »
SECRETARIAT DE DIRECTION

Objectif Général de la Formation :

Au terme de cette formation, l’apprenant en Secrétariat de

Direction, sera capable d’Organiser le bureau, Rédiger les correspondances
administratives, Classer, et Archiver les documents administratifs.

Objectif Spécifiques :

A la fin de ce module, le stagiaire sera capable de :

 Décrire ses principales Activités (tâches) ;

 Manipuler les matériels du bureau ;

 Expliquer ses principales missions vis-à-vis de son chef ;

 Recevoir les courriers ;

 Expédier les courriers ;

 Organiser les réunions de son chef ;

 Elaborer un Organigramme ;

 Accueillir les visiteurs ;

 Appliquer les règles déontologies d’un secrétaire ;

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PLAN D’INTERVATION

Thème I LES ACTIVITES CLES D’UN SECRETAIRE

Thème II UTILISATION DES MEUBLES DU BUREAU

Thème III LES PRINCIPALES MISSIONS DU SECRETAIRE

Thème IV RECEPTION DES COURRIERS

Thème V EXPEDITION DES COURRIERS

Thème VI PREPARATION DES REUNIONS

Thème VII ELABORATION D’UN ORGANIGRAMME

Thème VIII ACCEUIL DES VISITEURS

Thème IX APPLICATION DE LA DEONTHOLOGIE DU SECRETAIRE

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INTRODUCTION
I.1 NOTION :

I.1.1 Le secrétaire : Le mot « Secrétaire » vient d’une combinaison de deux mots

« Secret et le verbe se taire », et qui signifie :

- Le confident du chef, celui à qui on confie des secrets ;

- Celui à qui l’on n’a pas des secrets ;
- Celui qui rédige pour le compte de quelqu’un ;
- C’est une sentinelle des secrets ;
- Ce celui qui tient un secrétariat.

I.1.2 Le secrétariat : ce mot, désigne clairement :

- Local du travail d’un secrétaire ;

- l’office du secrétaire.

Qu’est-ce qu’il faut pour devenir le secrétaire d’un manager?

Il y’a que trois choses à savoir, pour travailler comme secrétaire d’un quelconque manager :
Comprendre la personnalité de son chef ;

Travailler selon la volonté de son chef (compenser les défauts de son chef, toujours

en biens) ;

Mériter la confiance de son chef.

Thème I LES ACTIVITES CLES DU SECRETAIRE

OBJECTIFS
A l’issu de ce thème, l’apprenant en secrétariat, sera capable de
 écrire les tâches d’un secrétaire (Description job) ;
 Assurer leurs développement continus;
 Limiter les dégâts professionnels (extirpation du pouvoir);
 Coordonner les activités du secrétariat;
 Evaluer son rendement dans l’exercice de ces fonctions.

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 01 – Traiter le courrier entrant et sortant (lettres, fax, revues, e-mails, …) en français et en
langue(s) étrangère(s) :
 Réceptionner le courrier ;
 Expédier le courrier ;
 Assurer la traçabilité des courriers entrants et sortants au sein de l'entreprise ;
 Rédiger : lettre, message court (e-mail, fax, mémo), rapport, procès-verbal, compte rendu ;
lettre ou bulletin d’information (interne) ou (externe).

02 – Enregistrer des données textuelles ou chiffrées :

 Saisir et actualiser des données dans l'entreprise ;
 Mettre en forme et mettre en page tout type de document administratif (tableau,
lettre, rapport, étiquette, base de données, tableau statistique …).

03 – Assurer des tâches de soutien administratif et logistique :

 Préparer un dossier sur demande du manager ;
 Gérer les achats ponctuels « l'intendance » (cadeaux d'anniversaire, de naissance,
timbres…);
 Établir les contacts nécessaires les personnes externes tant qu’internes ;
 Gérer l’entretien des machines ;
 Donner des explications concernant le fonctionnement des différents outils ou
matériels (fax, photocopieuse, rogneuse…) ;
 Aménager les lieux de travail (pour le manager et pour lui-même);
 Développer au sein de l'entreprise les procédures de respect et de protection de
l’environnement.

04– Accueillir les visiteurs :

 Établir le contact avec tout visiteur et l'introduire ;
 Participer à l'accueil du public dans le cadre d'un événement.

05 – Communiquer des informations oralement ou par écrit au sein de l’entreprise ou vers

l’extérieur :
 Traiter l’information/la documentation ;
 Renseigner un interlocuteur par téléphone.
 Demander, transmettre et donner des informations oralement

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06 – Organiser des réunions:
 Inviter/convoquer les participants et, le cas échéant, les intervenants à une réunion;
 Assurer la préparation matérielle et logistique d’une réunion.

07 – Organiser des voyages professionnels du chef et des agents :

 Faire la réservation et achat des billets de voyageur;
 Préparer et transmettre au voyageur les informations, documents et autres cadeaux
d'affaires utiles ;
 Prévoir le suivi du travail en interne pendant l'absence du voyageur.

08 – Organiser des événements

 Évaluer le coût du projet en fonction du budget alloué
 Coordonner les activités de l’évènement
 Assurer la préparation matérielle et logistique d'un événement

09 – Gérer les agendas et plannings :

 Tenir l'agenda à jour
 Gérer les plannings

10 - Gérer le classement des documents :

 Créer un système de classement
 Gérer l’archivage des documents papier
 Mettre à jour les archives et les documents

11 – Gérer les stocks de fournitures de bureau :

 Bonne gestion du stock ;
 Bonne conservation du stock ;
 Bonne utilisation du stock.

12 – Participer à la gestion des ressources humaines :

 Conseiller le chef en matière d’administration
 Participer à la préparation du recrutement
 Collaborer au suivi administratif du personnel
 Accueillir, intègre et informer les nouveaux collaborateurs
 Enseigner les nouveaux collaborateurs dans leur travail
 Assurer le suivi du travail des intérimaires

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 Thème II LES DIFFERENTS MEUBLES POUR L’ORGANISATION DU

BUREAU ET LEURS FONCTIONNEMENT

1. La chaise des visiteurs

Une chaise est un type de mobilier destiné à ce qu’une personne s’assoie dessus ; elle est
constituée d’un dossier, parfois de bras, et habituellement de quatre pieds pour soutenir le siège
surélevé au-dessus du sol. Une chaise pour plus d'une personne est un banc.

Souvent le dossier ne s’étend pas jusqu’au siège, permettant la ventilation. Le dossier et parfois
l'assise sont ajourés afin de décoration et de ventilation. Le dossier s’étend parfois au-dessus de la

hauteur de la tête.

2. Le coffre
Un coffre est un meuble du secrétariat qui permet à tous secrétaire de faire la
logistique de ces petits matériels.
Exemple : papiers, rame de papier, stylos …

3. L’armoire :
Une armoire du bureau, c’est un meuble qui reste efficace pour vos
dossiers entassés dans vos bureaux, il dispose d’une capacité importante de stockage, vous
permettant de stocker un maximum de dossiers .

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 4. Le bureau et le secrétaire

Le mot bureau dérive de l'ancien français Burrel qui désignaient une étoffe grossière au Moyen
Âge. Par la suite, il désigne un tapis sur lequel on fait ses comptes puis la table qui sert à cet
usage. Le bureau se décline sous diverses formes à partir du XVIIe siècle : cabinet, bureau
Mazarin, bureau de pente, dos- d'âne, secrétaire, bureau américain, etc. Le mot en vient à
désigner un local voire une entreprise.

5. Le Dataire : est un matériel du bureau qui permet à tous secrétaire d’apposer la date
sur un document administratif. Ce petit matériel est composé de quatre rubans dont :

Les rubans des dates d’un mois (premier ruban et deuxième ruban),
Le ruban des mois de l’année civile (de Janvier au Décembre),

Et le ruban des années civiles. exemple : (de 2010 à 2030).

NB ce petit matériel du bureau as aussi les réglettes en plastique. Ces dernières permettent
au secrétaire de bien régler la date du jour. Pour bien apposer la date du jour, il faut orienter la

partie aplatie de la manche vers votre poitrine.

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 6. Les Agrafes : sont des petits métaux qui permettent à tous les Administratifs de
rassembler les deux feuilles d’un même document, afin de présenter une suite logique

du document lors d’une lecture.

7. Le Tire Agrafes : est un matériel qui permet à un secrétaire désagrafer les agrafes sur
une feuille.

8. La Poubelle : est un matériel qui nous permettent d’y eu jeté nos déchets. Par ailleurs,

la poubelle doit jour être orienter derrière la porte du bureau.

9. L’agrafeuse : est un matériel qui permet au secrétaire d’agrafer ces documents.

Cependant, pour agrafer un document : il faut apposer toujours votre agrafe à gauche,

ceci dans une position oblique.

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 10. L’imprimante : est une machine qui permet au d’imprimer ces documents pares sa

saisie. Elle doit être placée à ces cotes pour lui empêcher tout déplacement.

11. Le téléphone de bureau:

Le téléphone fixe est un moyen de communication utilisé dans plusieurs

entreprises aujourd’hui. Cet outil, amoindrie le nombre des courses que peut un secrétaire vers le
bureau de son chef.

Utilisation d’un téléphone fixe :

Par rapport à l’utilisation, nous pouvons ceci :

Si c’est vous que l’on appelle :
_ Décrocher le téléphone tout en ayant soins d’avoir l’écouteur à l’oreille, le micro devant la
bouche, «la partie reliée au fil doit être en bas ».

1. Dites « Allo !», identifie vous svp avant d’entre en conversation avec votre interlocuteur. Si
quelqu’un parle, vous devez d’abord l’écouter attentivement, poliment, sans dire un mot ; et s’il ne

dit pas encore mot, tu peux lui résumé la conversation, pour lui rassure de la bonne transmission
du message. A cet effet, vous devais utiliser l’expression suivante : « Si je vous est bien suivi, vous
avez dit … »
Emplacement du téléphone sur le bureau :
L’emplacement d’un téléphone fixe sur le bureau est fonction de la main de travail.

C’est-à-dire : à gauche si vous était droitier et à droit si vous était gauchie.

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 12. Pot à crayons : Le pot à crayon étant matériel de bureau, il nous sert qu’à y ranger

les stylos, les crayons, agrafes, gomme, épingles ou attaches ...

13. L’ORLOGE OU PENDULE : LE TEMPS, C’EST DE L’ARGENT !

La gestion du temps est un point central pour le succès de vos activités professionnel. C’est
pourquoi de plus en plus d’entreprises utilisent une pendule dans chaque bureau ; pour s’assurer
de bien suivre le temps du travail. Elle toujours placé devant les yeux du secretaire.

14. BIC SOULIGNEUR : ce bic, permet au secretaire de souligner les mots clés

dans une lettre adminitrative.

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 15. Trombones, punaises et épingles de bureau : ces petits matériels,

permettent aux bureaucrates de clouer leurs affichages, aux murs, valve ou à tout autre endroit.

16. PERFORATEUR : est machine qui permet au secrétaire de bien perforer ces
documents, afin de bien les classent dans les fardes.

17. Bloc mémo /Carnet d’annotation : ces feuilles sont utilisées pour apportent

les annotations du chef,c'est-à-dire après l’examen d’une lettre,document … par celui-ci .

18. Corrections & effaceurs : comme son nom l’indique, idéal pour corriger
des petites fautes ou erreurs sur un document, lettre …, lors de la saisie ou de la

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rédaction. Il faut toujours bien mélangé le dissolvant à la vernie blanche, si elle est
devenue Sèche. Utilisable à tous les types d'impression

19. Les types de fardes de classement

20. Ciseaux & rogneuses : Ce matériel, permet aux secrétaires de couper

les papiers

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 Thème III LES PRINCIPALES MISSIONS D’UN SECRETAIRE VIS-A-VIS

DE SON CHEF
- Etre secrétaire de direction, c’est avant tout avoir une relation de confiance envers son

manager (chef) pour mieux gérer son quotidien mais aussi assurer son bien-être au travail et de

ces collègues.

- Le premier devoir qu’a tout secrétaire, est de comprendre la personnalité de son chef,
pour travail selon son veut ; compense ses défauts et les soulages autant que possible.

Cependant, le secrétaire doit être Quelqu’un qui est caractérisé d’un esprit de tolérance, enfin de
travailler selon la volonté des autres.

A. PREMIERE MISSION DU SECRETAIRE « LIBERE SON CHEF»

Tout secrétaire de faire de sorte qu’il liber son chef. A cette fin, le secrétaire doit :

 Eviter de déranger son chef utilement,

 Traiter directement quelques questions courantes, comme :
- savoir son emploi du temps de la journée,
- savoir son état de besoins du jour,
- préparer son agenda journalier.

 Préparer tous les courriers entrants et sortants à soumettre à son chef, tout en

prenant déjà connaissance de ça.

 Prévoir ses besoins en documentation : Dictionnaire, Bic, gomme, latte, agrafes,
agrafeuse, papier eugénique...

 Placer tous les matériels de travail sur son bureau, pour lui éviter toute recherche

éventuelle.

 Rappeler son chef de tout ce qu’il doit faire au courant de la journée, selon son

agenda de la journée.
 Rédiger toutes les correspondances Administratives pour son chef, que lui ne
Ferrat que signer.

B. DEUXIEME MISSION « S’ATTACHACHER AUX DETAILS DU CHEF »

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 S’attacher aux détails du son chef veut dire : s’occupe de lui professionnellement et
administrativement. Attention, vouloir connaitre qui sort avec le chef, il a mangé quoi, ça ce la vie
prive du chef.
S’attache aux détails du chef veut dire :
 Le secrétaire doit s’assurer que son chef (manager) dispose tous les matériels de
travail.
 Le secrétaire doit faire le cadre de travail de son chef et son cadre très agréables,
c’est-à-dire :
2. Essuie le bureau de son chef,
3. Vider la cendrière,
4. Parfumer le bureau,
5. Arrange les chaises de visiteurs,
6. S’assurer que dans sa toilette il y a d’eau,
7. Contrôler l’habillement de son chef, pendant qu’il veut sortir de son bureau.

A. TROIXIEME MISSION « LE SECRETAIRE EXERCE PLEINEMENT LE FOCNTION DU

SECOND DU CHEF »

Exercer pleinement les fonctions du chef veut dire :

La secrétaire est une personne engagée dans une entreprise dans le but de seconder la vie
professionnelle de son chef. C’est-à-dire il travaillera en lieu et place de son chef, car ce celui ses

pieds, son œil, son oreille, sa vue et bouche. A ce titre, le secrétaire doit disposer des certaines

qualités dans lui. La secrétaire est comparée à une femme dans un ménage. Ce pourquoi, les uns

le considère comme l’image de l’entreprise. Donc la secrétaire est la pièce maitresse dans une
institution, établissement, ou encore dans une entreprise.

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Thème IV LA RECEPTION DU COURRIER

Rappel : - on doit répondre à toute correspondance reçue, dans les huit jours qui
suivent sa réception ou même plutôt possible.
- Il faut commencer par les lettres les plus urgentes.
- Le classement de la correspondance doit se faire journalier ment, les lettres
reçues doivent être conservées par ordre chronologique, c’est-à-dire selon leurs arrivées.
- Les registres des lettres doivent toujours être tenus régulièrement, (toutes les
lettres reçues ou envoyées doivent y être inscrites avec les dates d’arrivées, ou des départs.
- En expédient vos courriers ; les noms, la qualité ainsi que l’adresse du destinateur
doivent être indiqués sur le dos de votre enveloppe.

A. OUVERTURE DU COURRIER :

Avant d’ouvrir le courrier, il est important de vérifier si elle ne comporte pas la mention suivantes :

« personnel »
« à l’attention de … »
« confidentiel »
Si c’est le cas, le courrier ne peut surtout pas être ouvert et doit impérativement être remise à la
personne concernée.
L’ouverture du courrier se fait à l’aide des outils suivants :
L’ouvre-lettres ou coupe-papier manuel, qui procède à une ouverture par incision.

 L’ouvre-lettres électrique, qui procède à une ouverture par découpe.

L’inconvénient de la découpe, c’est qu’elle crée un déchet.

Remarque : certaines enveloppes possèdent une. Ouverture rapide. (Au moyen de pointilles)
nécessitent donc pas de l’intervention d’un de ces outils.
Apres ouverture, les enveloppes sont jetées. Cependant, si la lettre n’était pas datée ou si la date
d’expédition ne correspondait pas à celle indiquée sur la lettre, on agraferait l’enveloppe à la lettre

B. L’examen du courrier
Il est également important de vérifier le contenu du courrier. Les pièces jointes doivent

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évidemment se trouver dans l’enveloppe.
Si ce n’est pas le cas, il faut alors indiquer sur la lettre que ces pièces sont manquantes.
Lorsque le secrétaire termine l’opération de l’extraction de la lettre et ses annexes, il doit :
- Ne pas brûler précipitamment l’enveloppe de ladite lettre.
- Se rassurer que tous les annexes ou pièces jointes envoient, sont retrouvés
- Attacher les annexes ou les pièces jointes à la lettre principale.
- Prendre connaissance de la lettre (c’est-à-dire souligner les mots clés de la lettre).
NB si le secrétaire se réaliser que, c’était par erreur que la lettre est destinée à son
entreprise, et qu’il aurais déjà ouverte ; il doit remettre la lettre dans son enveloppe d’origine, puis
préparer une lettre de réacheminement qui pourra accompagné la précédente.

C. ENREGISTREMENT DU COURRIER

Afin de conserver une trace du courrier reçu, le courrier doit être enregistre a l’arrivée
comme au départ. Cette opération se fait dans ce que l’on appelle un registre des lettres reçues.
Voici quelques sous étapes à suivre :
-Accuser réception de la lettre avec le cachet de réception,
- Prendre note de la lettre (lieu, expéditeur, objet, référence, …
- Vérifier la durée (c’est-à-dire, entre la date d’émission et la date de réception)
Voici les différents outils pouvant servir à l’enregistrement du courrier :

Le dateur le cachet de réception

Modèle d’un registre des lettres reçues

No Objet Provenance Date Date

d’ordre No de Réf/lettre de la de la lettre d’émission d’arrivé Observation
lettre

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D. LA DISTRIBUTION DU COURRIER

Apres avoir été enregistré, le courrier est achemine dans les différents services en
suivant un circuit qui évite toute perte de temps. Dans les grosses entreprises, il existe différents
moyens d’acheminement:
a) La distribution directe : on parle de la distribution directe, lorsque le secrétaire assurer lui-

même la distribution des courriers.

b) La distribution indirecte: on parle de la distribution indirecte, ce lorsque le secrétaire fait cette

distribution par le billet du huissier.

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 Thème V L’EXPEDITION D’UN COURRIER

Toute lettre doit être dactylographiée en deux ou trois exemplaires. L’original est expédie au
destinataire. Les doubles (souvent sur papier) .
L’expédition d’un courrier, consiste à envoyer une lettre de votre établissement vers un
notre. Cependant le secrétaire doit respecter les quatre étapes suivantes :

1) Concevoir la lettre en fonction de l’objet (préparer sa lettre sur un billion), qu’il peut

soumettre à son chef pour les amendements, puis saisir la lettre à la machine dactylographique ou

encore à l’ordinateur,
2) Relire sa lettre après la saisie ou encore bavant (c’est-à-dire faire la seconde lecture

pour des fins correctionnelles) avant l’impression de sa lettre,

3) Agrafer la lettre et ses annexes (si la lettre sera accompagnée par d’autres pièces ou

documents enfin de donner une suite logique de la lettre et ses annexes),

4) Faire singer : Tout comme le courrier entrant, le courrier sortant est enregistré dans un
registre. Cependant, le courrier ne peut être enregistre sans avoir été signe avant par son chef.
Remarque:
- Toutefois, une correspondance Administrative non signée ni sellée n’a aucune
valeur juridique. C’est-à-dire, qu’elle vaut au même titre qu’une lettre anonyme.

- Emplacement de deux chefs sur un même document à signer ; si une lettre doit
être signée par deux chefs, le moins séant sera place à gauche et le plus séant à droit.

- Procédure de faire signer un document par ses deux chefs dans une même
entreprise, pour faire signer une correspondance par ses deux chefs; le secrétaire fera singé la

lettre en première position par le moins gradé et le plus gradé en lieu,

- Si les documents à signer par son chef est un lot consistant ; le secrétaire doit
assister son chef, tout en lui parlant enfin de lui éviter toutes les fatigues.

Modèle registre des lettres expédiées

No No de Objet de la Expéditeur de Destinateur Date

Observation
d’ord Référence/lettre lettre la lettre de la lettre d’envoie

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Gérer le courrier électronique
Il n’y a pas de différence fondamentale entre le courrier papier et le courrier
électronique (e-mails). Il s’agit dans les deux cas d’une forme de correspondance et les principes
de gestion qui s’appliquent à l’un valent aussi pour l’autre. Toutefois, à la différence de la
correspondance papier, les courriers électroniques arrivent directement dans les messageries
personnelles des destinataires, sans forcément passer par un point d’entrée centralisé (le
secrétariat). Cette caractéristique fait de la messagerie électronique un outil très souple d’emploi,
mais elle induit aussi un problème de taille : les e-mails restent bien souvent cachés dans
Les messageries personnelles des collaborateurs.

Le résultat est le suivant :

· Les e-mails ne sont pas systématiquement reliés aux autres documents relatifs à
une affaire.
Il est donc difficile pour une tierce personne (hiérarchie, collègue, remplaçant, etc.) d’avoir une
vision complète du travail effectué.
· Les e-mails deviennent inaccessibles lorsque le collaborateur quitte l’organisation
et que sa messagerie est fermée et les données qu'elle renferme potentiellement supprimées. Une
partie de la documentation de l’affaire est perdue. Afin de les sortir de l’espace personnel, il
convient d’introduire des procédures pour le classement des e-mails et de leurs pièces jointes
dans les dossiers des affaires correspondantes. Afin d’éviter qu’un courrier ne soit pas classé ou
qu’il le soit plusieurs fois, les règles suivantes peuvent être appliquées :
· Pour les e-mails internes : l’expéditeur est responsable du classement.
· Pour les e-mails externes sortants : l’expéditeur est responsable du classement.
· Pour les e-mails externes entrants : le destinataire principal est responsable du
classement.
Lorsqu’il y a des destinataires pour information, ceux-ci ne classent pas. Lorsqu'il y a plusieurs
destinataires principaux, le responsable du dossier concerné classe le message. Dans tous les
cas, il revient à la personne chargée du classement d’évaluer l’importance du courrier électronique
et la nécessité de l’intégrer au dossier. Seuls les e-mails et les pièces jointes ayant une valeur
probante au sein d’un dossier doivent être classés dans ce dernier. Tous les autres peuvent être
gérés dans la boîte uniquement et détruits lorsqu’ils ne sont plus utiles. Pour effectuer ce tri, il est
notamment possible de se baser sur les indications de la liste des « papiers de corbeille » et de la
liste positive proposées dans ce guide.
Il est aussi recommandé de créer des adresses e-mail génériques pour les principaux services et
transactions avec l’extérieur. Elles permettent à plusieurs personnes de partager la responsabilité

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de leur gestion et facilitent la reprise du travail par un successeur lors de changement de
personnel. Les e-mails de ces adresses génériques doivent également être intégrés dans des
dossiers.

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 Thème VI PREPARATION DES REUNIONS DU CHEF SUR LE PLAN

INTERNE ET EXTERNE

a) Qu’est-ce qu’une réunion de travail ? :

Une réunion est une rencontre administrative autour de laquelle, un personnel se

réunis pour traiter d’un sujet du travail.

b) Quels sont les objectifs poursuivis dans une réunion de travail ? :

 Transmettre une information,

 Résoudre des problèmes d’ordres administratifs,

 Chercher des solutions à un sujet Administratif,
 Adhérer à un projet donné …

C’est ainsi, la réunion administrative reste le seul moyen de constituer des meilleurs solutions
administratives afin d’atteindre les objectifs du travail.

NB. « On organise une réunion quand elle est nécessaire, voir même indispensable et
qu’elle corresponde à un objectif prévu. Et … on prépare ! » La réunion ne s’improvise jamais,

mais elle se prépare avant d’être tenue.

c) Comment préparer une réunion administrative ?
A. Avant la tenue d’une réunion :

 Préparer le thème de la réunion et ses points,

 Sélectionner les intervenants au cours de la réunion,
 identifier et réserver la salle où pourra se tenir la réunion,
 Lancer les invitations par la voie (orale, écrite, téléphonique, ou mélique) tout en

leur précisent le lieu, la date, l’heure, ainsi l’objet de la réunion avant 48heures ou 72heurs,
 Préparer les matériels et documents nécessaires à la réunion, un bon climat, une

bonne aération, et une bonne lumière dans la salle.

 Rappeler son chef et les participants à la réunion, un jour avant la tenue proprement

dite de la réunion, enfin de se rendre compte qui viendra, et qui ne viendra pas.


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 B. Avant le début de la réunion
 Se présente avant sur le lieu de la réunion,
 Vérifier l’état de la salle et des matériels,
 Accueillir les participants,
 Vérifier les invitations de chaque participant, puis lui conduire à sa place,
 Informer son chef de la fin de la mise en place,
 Présenter son Animateur ou modérateur de la réunion,
 Faire la ronde de table.

C. A la fin de la réunion :
 Faire la synthèse du schéma du groupe, quand, participants, et présenter les
conclusions ; c’est-à-dire (faire un compte Rendu de la réunion),
 Remercier les participants pour leurs collaborations, tout en valorisant leurs efficacités,
 Faire l’évaluation de réunion à la fin de la séance (entre le Secrétaire et son Chef).

I. METHODOLOGIE OU DEMARCHE A SUIVRE POUR CONDUIRE UNE REUNION

1) Définir l’objectif et la finalité pendant la réunion,

2) Préparer le plan de la réunion, c’est-à-dire du premier point au dernier point :

- Quels sont points qui doivent être passés en revu durant la réunion ?,
- Quels sont les points qui demandent trop d’attention ?,
- Mettre les points les plus importants au début de la réunion et les moins importants à la
fin de la réunion : si le temps prévu pour la réunion est dépassé, au moins les points les
plus importants auront déjà été discutés.

3) choisir un rapporteur de la réunion,

4) Définir les règles de jeu « conduite à tenir pendant la réunion»,

5) Conduire les participants vers les objectifs,

6) Réguler les tensions dues aux divergences, aux positions des participants.

II. L’ANIMATEUR DE LA REUNION

L’animateur d’une réunion est une personne physique chargée de conduire une réunion, il peut

être le chef lui-même, ou une autre personne mandatée par lui. A cet effet, il doit :

- Savoir que, il est le pilote de la réunion,

- Veiller de ne pas monopolisé la parole au détriment des participants,

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 - Faire en sorte de n’est pas imposé ses points de vue, mais de les soumettre aux
participants à titre de propositions.

Les fonctions d’un animateur dans une réunion

Notons que, un animateur n’a que trois fonctions dans une réunion :

a) L’Animateur est un producteur des résultats :

C’est -à-dire, qu’il est chargé :

- Rendre les participants et la réunion très efficace,
- Produire des résultats, des solutions, ou des propositions et informations.

b) L’animateur est l’organisateur de la réunion

Donc, l’animateur est chargé de :

- Favoriser l’expression de tous les participants dans une réunion, d’une manière

structurée,

- Organiser et mettre en forme l’expression de tous participants.

c) L’animateur est un gestionnaire :
L’animateur est appelé de gérer les individus et leurs interactions.

Cependant, l’animateur doit gérer la mise en relation des participants qui voudront réagir selon
leurs appartenances, statuts, positions hiérarchiques par rapport aux Subalternes.

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Thème VII L’ORGANIGRAMME

Définition : L’organigramme est un schéma qui représente la structure de l’entreprise, c’est-

à-dire son type d’organisation. Ce document est très utile car il permet de visualiser la répartition
des tâches, les différents postes, le niveau hiérarchique et les responsabilités correspondantes.

I. UTULITES DE L’ORGANIGRAMME
A. Utilité d’un organigramme dans une institution
 L’organigramme est un organe de coordination qui coordonne les affaires entre le chef et

les employés,

 l’organigramme est la base des données dans une institution ou dans un organisme,
 l’organigramme est un moyen d’analyse pour toute institution, car il peut faire apparaitre
le disfonctionnement du travail au sein d’une entreprise. C’est-à-dire, il permet à l’employeur de
bien connaitre facilement là où les choses sont bloquées,
 L’organigramme permet de connaitre aux agents, les différents services organisés dans
leur institution,

 L’organigramme permet de situer a tout agent de connaitre sa position au sein d’une

institution (sa place par rapport aux autres).

B. Utilité d’un organigramme vis-à-vis du personnel

a) Pour le personnel interne :

- L’organigramme permet à tout agent de se situer « Qui dépend de qui ?, Qui fait quoi ?, Qui
donne rapport à qui ? ». c’est par là, que nous disons : l’organigramme sert à améliorer
efficacement le travail vis-à-vis du personnel.

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 II. LES RELATIONS EXISTANTES DANS UN ORGANIGRAMME

A. La Relation Hiérarchique (relation Autoritaire) : c’est une relation qui consiste à donner des
ordres aux subalternes (le plus grade donne un ordre à un inferieur) Cfr l’organigramme ici-bas.
B. La Relation Fonctionnelle : cette relation ne consiste pas à donner des ordres aux autres,
mais elle consiste à collabore. C’est-à-dire, celle qui existe entre un chef de Service et un autre
chef de Service ou encore entre deux agents de même rang.

III TYPES D’ORGANIGRAMMES

Il existe deux types d’organigrammes selon leurs formes :

A. Organigramme en pyramide

Dans un organigramme en pyramide, les éléments les plus gradés sont au-

dessus des moins gradés et ceux de mêmes niveaux sont dans la même ligne horizontale.
Tandis-que, dans un organigramme arbre, les éléments de même fonction sont alignent
verticalement, et les plus inferieurs sont toujours repoussent vers la droite.

Exemple :
Directeur

Secretariat de
Direction

S/Dir-Adm S/Dir-Fin S/Dir-Mat

Chef Chef Chef de Compt Caissière Trésorer Chef de Chef des Chef de
du Pers Rémsu base able ie depot charrois Service hydro
n

B. Organigramme en arbre

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Thème VIII ACCUEIL DES VISITEURS

Pourquoi l’accueil d’un visiteur?

R/ l’accueil d’un visiteur a plusieurs buts, mais les principaux sont les suivants :

- Mettre à l’aise votre visiteur,

- Orienter un visiteur vers une personne ou à un lieu précis,

- De filtrer les informations qu’il détient ou encore sur lui-même,

NB: Mettez-vous quelques instants à la place d’une personne qui se présente devant
vous pour la toute première fois, que si vous avait mal accueillis ; quelle est l’impression générale

que vous avait donnée à votre visiteur vis-à-vis de votre entreprise?

I. LES PHASES D’ACCEUIL D’UN VISITEUR

a) Avant l’arrive du visiteur

Le (La) secrétaire doit :

 Etre permanent dans son Bureau,

 Avoir une occupation professionnelle,
 Avoir un habillement sorbe, c’est à dire simple et correcte,
 Ne pas avoir de la cigarette ni des pattes à mâcher dans la bouche.

b) Pendant que le visiteur est votre Bureau

Le secrétaire doit :

 Faire la prise de contact avec le visiteur (salutation et présentation),

 Avoir l’écoute attentive du problème de votre visiteur,

 Ne pas interrompre votre visiteur quand elle, ou il parle,
 Engager la conversation le visiteur,

 Reformuler (répéter) éventuellement le problème posé par le visiteur,

 Proposer des solutions au problème du visiteur.



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 c) Pendant que le visiteur veut quitter votre Bureau
Le secrétaire doit :

 Remercier d’abord le visiteur,

 Accompagner le visiteur dans le couloir ou jusqu’à la porte de sortie,

 Dire au revoir au visiteur et lui souhaiter la bienvenue pour la seconde fois.

d) Quelques règles de l’accueille

1) Faire patienter le visiteur

Si votre manager a du retard, prévenez le néanmoins dès l’arrivé de son visiteur et

demande lui de préciser la durée de l’attente. N’oubliez pas le visiteur va se saisir en quelque
seconde de tous ces signes qui peut trahir votre entreprise.

Si l’attente se prolonge au-delà du temps prévus, prévenez votre visiteur, voir

invitez-le à patienter dans votre bureau. Il aura le sentiment que les choses avances, rien n’est

pure que de savoir ce qui se passe. Le visiteur qui est dans votre bureau à l’attente d’être reçu,
vous pouvez lui proposer un café ou lui donner la documentation (journaux, revues) à lire ; qui
parlent de votre entreprise. Continuer à travailler normalement, votre visiteur a peut-être besoin de
réfléchir à son prochain entretien ou de faire bien sa lecture, mais éviter de passer beaucoup du

temps au téléphone, ou de s’éloigner trop de votre bureau ou encore de mijote personnellement,

reste toujours professionnel.

ATTENTION ! Fait une attention très particulière aux documents confidentiels apportes

de vue, et a votre écran de l’ordinateur, si il affiche les données internées.

2) Veiller au bon déroulement des entretiens votre manager

Si le visiteur vient d’entrer dans le bureau de votre manager(Chef), à vous maintenant
d’éviter qu’on le dérange. Tout d’abord :
Le téléphone :
- Assurez-vous que votre manager (chef) a bien fait son renvoi de poste (ses appels)
sur le vôtre,
- Filtre tous appels internes et externes et résistez à ceux qui insistent que : c’est
urgent et important !,

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 - Ne dérange pas l’entretien de votre manager à n’aucun cas.
Le personnel interne :

Si l’un d’entre eux, se précipite vers le bureau de votre chef en disant, qu’il n’a qu’un instant de

parle au chef ; dissuadez-le, quel que soit niveau hiérarchique. Dit lui que, lui aussi reçoit parfois

de visiteurs et il n’aime qu’on le dérange. D’où l’importance pour tout secrétaire d’être placer
proximité du bureau de son chef.

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 Thème IX LA DEONTHOLOGIE DU SECRETAIRE

I.1.2 La déontologie : C’est un ensemble des règles d’éthique qui régissent tout

travailleur.

I.2 LES QUALITES D’UN SECRETAIRE

I.2.1 Les Qualités Morales

 Le dévouement ;

 Etre exemplaire (modèle) ;

 Etre patient ;

 calme.
Etant donné que le métier du secrétaire est un métier très diffèrent des autres métiers,

c’est un ainsi que ce métier exiger une total discrétion et diplomatie de la part de ce lui qui l’exerce,

pendant sa profession ou après ces fonctions. Par ailleurs, la vie d’un secrétaire est comparable
au rôle que joué un rideau dans une maison, c’est un ainsi que le secrétaire doit être quelqu’un

qui voit, entend, et il ne doit pas filtrer la moindre goutte d’information à qui que ce soit.

I.2. 2 Les Qualités Physiques :

Quand à ce qui consterne les qualités physiques d’un secrétaire, rappelons que tout
secrétaire doit avoir le bon fonctionnement des sens :
a) La vue (les yeux),
b) L’ouïe (les Oreilles),
c) Le touché (la peau),
d) Le goût (la langue),
e) L’odorat (le Nez).

I.2.2.1 Le sourire :
Cependant, dans le secteur du secrétariat, le sourire d’un secrétaire veut dire :

- Un signe de bienvenu silencieux,

- je suis heureux ou heureuse de vous recevoir,
- Merci d’avoir choisir notre Maison,

- je suis pré de vous aider,…

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 - Le sourire détend, instaure un climat de confiance qui permet à votre visiteur,
partenaire, ou client, de vivre une expérience positive de votre travail ou de votre

professionnalisme.

I.2.2.2 La voix :
La voix et le ton d’un secrétaire doivent être :
a) Naturelle et pausée,
b) Adapter à la circonstance,
c) Chaleureuse et amicale face aux visiteurs,
I.2.2.3 Les Gestes :
Le secrétaire doit éviter certains gestes comme :
-hausser les épaules et se tenir le dos voûte, c’est un symbole de la déconsidération de vos
visiteurs.
- serer les poignets des mains sur son poste de travail, c’est un signe d’irritation et de
colleur.
I.2.2.4 HABILLEMENT DU SECRETAIRE
L’habillement d’un secrétaire doit faire la distinction à d’autre personnel
dans l’institution. Par ailleurs, le comportement, l’habillement, le travail et le parle d’un secrétaire,
doit toujours refléter l’image de son institution ; et ce pourquoi l’on dit : « le secrétaire est l’image
d’une entreprise».
 chez les hommes :
Des codes vestimentaires sont généralement recommandés dans des
grandes entreprises ou établissements. Lorsque ce n’est pas le cas, plusieurs regelés doivent être
respectées, ce notamment :
- le port de chaussure classique et sure,
- les chaussettes noires si le pantalon est aussi noir, bleue si le pantalon et aussi bleue
(L’objectif est de n’est pas attirer l’attention sur vos pieds).
- le pantalon avec une chemise et une veste au-dessus selon la pratique ou les règles en
vigueur dans l’entreprise,
- La cravate selon la pratique ou les règles en vigueur d’une entreprise a une autre,
NB les soutanes ne sont des tenues administratives, ni des tenues autorisent pour les
administratifs, à l’occurrence de la personne du secrétaire.

 chez les femmes :

- il est recommandé que la femme porte des chaussures sures à talon de hauteur normale ;
dans le pays chauds, les sandales sont tolérées pour autant que les ongles soient propres et que

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la vernie soit discrète,
- si, c’est nécessaire, les collants sont autorisent d’une manière discrète, au cas où la

secrétaire assume une double fonction, c’est-à-dire : secrétaire et chargé des relations publiques.

Cependant, cette tenue, elle est appelée autrement « serre corps » et ce pour les femmes grasse.

C’est un habit interne et non externe,

- la jupe d’une secrétaire doit être portée jusqu’en dessous des genoux et non au-dessus
des genoux,
- le pantalon est aussi autorisé aux femmes qui jouent beaucoup plus les fonctions de

charges des relations publiques ou protocole.

I.2.2.5 Hygiène corporelle

 Odeur :
Il est important de ne pas imposer aux visiteurs, partenaires ou clients une
odeur de transpiration ou une mauvaise haleine. Donc, il faut brosser ces dents, nettoyé ces

chaussettes et contrôlé chaque fois ces chaussures.

 Les Ongles :

L’effet d’être en contact directe avec les visiteurs, et les partenaires au

secrétariat, signifie que vos mains sont souvent visibles, raison pour laquelle il est important
d’avoir des ongles propres et une vernie discrète sur vos ongles.

 Les cheveux :

Les hommes doivent avoir une coupe des cheveux soignés, pour ceux qui
portent la barbe ou la moustache, elle peut être tolérée pour autant qu’elle soit bien entretenue.

Pour les femmes aussi, la coupe doit être simple et soignée ; les cheveux longs doivent être
attachés.
 Le maquillage :

Le maquillage doit être discret, et attrayant. Le retouche doit être apporté ors

de la vue de visiteurs, partenaires ou client. A cet effet, il est recommandé à toute secrétaire de se
maquiller d’une manière simple pour ne pas choquer les autres ou encore les attirer.

 Les Bijoux :
D’une manière générale, les visiteurs, partenaires ne doivent pas être

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choqués par un excès des bijoux, bracelets, bagues ou épingles de la cravate.
I.2.3 Les Qualités Intellectuelles :
Le secrétariat est un métier qui demande au départ un nouveau d’instruction,
être diplôme, gradué ou licencier. C’est-à-dire, qu’il n’est pas accordé aux analphabètes, quel que
soit la beauté, masse, ou encore l’habillement d’une personne.

I.2.4 Les Qualités linguistiques :

L'activité de communication étant centrale, le (la) Secrétaire doit avoir une maîtrise
parfaite du français oral et écrit. La connaissance d'une ou de plusieurs langues étrangères est en
outre requise pour exercer le métier.

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BIBLIOGRAPHIE

1. Documents

 Larousse, Petit Robert, Wikipédia, Universale, Encarta.

 CEVOFORA, Assistante de Direction « compétences de base ».

 Formation à la déontologie du métier de secrétaire : Accueil & communication.

 Techniques d’expression, CAMBODGE 2008, éduction Funan.

 Etude de métier du secrétariat - Assistanat, avril 1999.

 Le guide des réunions

 Référentiel Métier - Activités - Compétences | Version 1 | Juillet 2003.

2. Sites
 [Link].

 [Link]

 [Link]

 [Link]

Mes remerciements anticipés vont également à l’endroit de tous ceux qui

Formuleront des critiques et suggestions pour une amélioration du présent essai.
Enfin, je tiens à remercier de tout cœur tous les formateurs de ce domaine.

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