ORGANISER LES DEPLACEMENTS
Nombreux sont les cadres qui sont obligés de se déplacer pour affaires. Que cela soit à l’étranger
ou au même pays. La secrétaire a alors pour rôle d’organiser le voyage dans ses moindres détails de façon
à décharger son patron des aspects pratiques.
Si votre patron se déplace fréquemment, vous avez alors peut-être intérêt à passer un accord avec
une agence de voyage proche de l’entreprise, en lui expliquant ce que vous attendez d’elle et quelles sont
les préférences et les habitudes de votre patron.
Vous pouvez demander à ladite agence un relevé de compte mensuel et même négocier les prix.
Pour savoir exactement quelles sont les attentes de votre patron, il est nécessaire d’avoir une
petite réunion avec lui pour savoir dans quelles catégories d’hôtel il faut réserver, en quelle classe son
voyage se fera, etc.
Pour organiser le déplacement, plusieurs actions sont nécessaires :
Prendre les rendez-vous : contactez les personnes qu’il doit rencontrer et prévoyez les plages
horaires de façon à tout regrouper pour que le voyage ne s’allonge pas plus que nécessaire. Toutefois,
soyez relativement souple et tenez compte de retards éventuels et de décalages horaires de façon que tout
se passe sans énervement.
Ensuite, il faut faire les réservations en choisissant les moyens de transport (train, avion ou
voiture de service) et les étapes éventuelles et en proposant plus de possibilités d’horaires. Attachez-vous
non seulement à vérifier les catégories d’hôtel, mais leur proximité par rapport aux lieux de rendez-vous.
Vous soumettez votre proposition à votre patron et ne réserver qu’après son accord.
Si le voyage est relativement long et comporte plusieurs rendez-vous et de nombreux jours, il
est très important de remettre à votre supérieur un planning qui reprend les différents éléments du
déplacement avec les horaires, les noms des personnes à rencontrer, les adresses, les références des hôtels,
etc. Gardez-en un double, de façon à pouvoir le joindre en cas de besoin ou d’urgence.
Si votre patron se déplace pour la première fois dans un pays étranger, il appréciera le fait que
vous joigniez quelques détails touristiques, vestimentaires, météorologiques, les durées des voyages, etc.
Vous devez également préparer les dossiers et les documents (le plan de voyage, une copie
de la fiche de voyage, billets classés, télex de confirmation des réservations d’hôtel, papiers officiels,
quelques monnaies locales ou chèques de voyage et documentation sur le pays) dont votre patron aura
besoin au cours de son déplacement et les lui remettre en même temps que ses titres de voyage.
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Il peut avoir besoin de renseignements économiques sur le pays visité, adressez-vous pour
cela aux Chambres de commerce.
Pensez aux moyens de paiement et aux cartes de crédit les plus utilisées dans le pays,
traveller’s, chèques, monnaies étrangères.
Renseignez-vous pour savoir si votre entreprise pratique la formule de la carte crédit société
ou s’il devra faire lui-même l’avance des fonds et présenter des notes de frais.
Certains pays exigent des formalités particulières pour se rendre chez eux : vous devrez vous
en occuper. Pour connaître quelles sont les exigences de chacun, adressez-vous aux consulats, aux
chambres de commerces, aux ambassades et maisons de tourisme…
Vérifiez entre autres la carte d’identité, le passeport et sa validité, la nécessité d’un visa, les
vaccinations, le permis international, la carte verte…
Avant le départ du patron :
Avant de le laisser partir, vous demandez ce qu’il souhaite qu’elle fasse particulièrement pendant
son absence, ce qu’il faudra lui communiquer et s’il désire qu’elle lui téléphone et à quelle heure. Vous
préparez les différents moyens que vous avez pour le joindre, réglez ensemble les questions urgentes qui
ne peuvent attendre son retour, définissez vos pouvoirs et ses éventuels remplaçants.
Apprenez à être autonome et à gérer par vous-même certains dossiers de façon à ne pas
l’attendre de pied ferme à son retour et à ne pas le submerger de dossiers et de rendez-vous. Laissez-lui,
dans la mesure du possible, une journée de répit et pensez au décalage horaire.
Si vous devez voyager :
Certains patrons ont l’habitude de demander à leur secrétaire d’effectuer des voyages pour régler
quelques affaires, lorsque cela est de leur ressort. Il peut arriver également que la secrétaire soit obligée
de se déplacer pour suivre une formation, ou assister à un séminaire dans le but de faire un compte rendu
à son patron. Quel que soit le cas de figure, vous devez organiser votre voyage de façon cohérente et
logique pour ne pas perdre de temps (et de l’argent).
Si vous devez vous déplacer dans le cadre de votre vie professionnelle, dites-vous bien que cela
pose certes quelques contraintes, mais que l’enrichissement personnel et professionnel qui en résulte n’est
pas négligeable.
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Si vous accompagnez votre patron :
Vous pouvez, à la demande de votre patron, être amenée à le suivre dans ses déplacements
professionnels. Sachez alors faire preuve de discrétion et de professionnalisme et ne vous attendez pas à
passer tous vos moments libres avec lui. Prévoyez de prendre vos repas de votre côté, sauf s’il vous invite
à partager son déjeuner ou son dîner. Et sachez vous retirer lorsque les horaires de travail sont terminés.
Vous êtes là pour des raisons professionnelles et chacun doit rester à « sa place ».
Au retour de votre patron :
Reclasser les pièces du dossier qu’il a emporté,
Classer la documentation qu’il apporte,
Etablir, sur demande, toute la correspondance résultant du voyage,
Lui soumettre tout ce qu’elle a fait en son absence, sous la forme de comptes rendus,
Lui demander les noms des hôtels qui l’ont satisfait et, en particulier, les numéros des
chambres, Noter ces renseignements en vue d’un voyage ultérieur.
Présenter les pièces justificatives au service comptabilité (factures, billet, etc.).
Itinéraire :
Pour que le voyage d’affaires de votre patron soit couronné de succès, il ne faut pas négliger de
lui fournir certains documents. Prévoyez une carte géographique et un plan de la ville. De plus, un plan
sommaire du lieu de la réunion accompagnant le plan de ville peut être utile dans certains cas.
Finalement, vous devrez produire l’itinéraire du voyage, en détail et selon l’ordre chronologique.
Les renseignements contenus :
L’itinéraire est donc un relevé détaillé des moyens de transport, de leurs horaires, des
hébergements et de quelques autres menus détails utiles à votre parton durant son voyage d’affaires. Cet
itinéraire peut prendre plusieurs formes, mais contiendra toujours les renseignements suivants :
Départ : lieu, date et heure ;
Transport utilisé ;
Arrivée : lieu, date et heure ;
Logement ou hébergement ;
Remarque.
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Il est certain que l’itinéraire est utile lorsque votre patron est appelé à se rendre à plusieurs
endroits, à des dates différentes et en des lieux d’hébergement différents.
Il vous sera facile de tracer un itinéraire, puisque c’est vous qui aurez fait les réservations
relatives au transport et à l’hébergement. Ce document devra être fidèle en tous points.
Plan d’un itinéraire sous forme de tableau :
L’itinéraire présenté sous forme de tableau requiert les spécifications suivantes :
- Un entête comprenant les éléments suivants :
o Identification du document,
o Identification des villes fréquentées durant le séjour,
o Dates du début et de la fin du séjour,
o Nom de la personne pour qui l’itinéraire est préparé,
o Nom de l’entreprise (facultatif)
- Les renseignements relatifs au départ :
o Lieu, date et heure,
o Le transport
- Les informations concernant l’arrivée :
o Lieu, date et heure,
o L’hébergement,
o Les remarques.
Une copie de cet itinéraire accompagnera votre parton dans ses déplacements dans son dossier
« Réunion du ……… ». Et une autre copie demeurera au bureau dans votre dossier de réunion.
La forme tableau permet de voir d’un seul coup d’œil les nombreuses allées et venues.
Cartes routières :
Les cartes sont utiles pour repérer rapidement une localisation géographique. Elles sont
indispensables pour le voyageur qui utilise l’automobile pour ses déplacements.
Vous devrez prévoir les cartes routières du trajet de votre parton. Ce circuit peut être marqué
d’un trait de couleur pour faciliter le repérage.
Plan schématique :
La carte sous forme de plan schématique permet de se reconnaître plus facilement. Pour être
efficace, il doit être suffisamment grand pour être lu aisément. Les lignes représentant des routes ou des
voies de communication doivent être tracées en larges traits.
Une telle présentation du lieu de la réunion apporte une information détaillée, d’un seul coup
d’œil, ce qui simplifiera grandement les déplacements de votre patron.
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FORMULAIRE DE REMBOURSEMENT
A son retour de voyage d’affaire, votre patron remettra les reçus des frais encourus pendant son
séjour. A l’aide de ces documents vous devez remplir le formulaire utiliser par l’E/se pour le
remboursement de ses dépenses.
Pour faciliter le travail, les pièces doivent être classées par ordre chronologique et par catégorie
pour vérifier le montant maximal établie par la politique de l’entreprise.
Exemple de formulaire :
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Modèle de document
Nom ou logo société
Note de frais
Période du au
Nom :
Prénom :
Fonction :
Nom service
Date Motifs des DETAILS DES FRAIS
frais
Hébergemen Restauration Déplacement Divers
t
Totaux 0 0 0 0
TOTAL GENERAL 0
AVANCES RECUES
SOLDE A 0
PAYER/Francs
SOLDE A PAYER/Euro 0
Observations :
Signature Visa du Responsable Payé le :
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