W Pour analyser les besoins d'une entreprise souhaitant implanter un système de gestion
électronique de documents (GED) et appliquer la loi 25 au Québec, voici un guide détaillé :
### 1. **Évaluation des besoins**
- **Analyse des processus actuels** : Étudiez les processus de gestion des documents actuels
pour identifier les inefficacités et les points d'amélioration.
- **Consultation des parties prenantes** : Engagez les employés, les gestionnaires et les
parties prenantes pour comprendre leurs besoins et attentes.
- **Évaluation des volumes de documents** : Mesurez le nombre de documents traités,
stockés et consultés pour déterminer les capacités nécessaires du système.
### 2. **Choix du logiciel GED**
- **Critères de sélection** : Identifiez les fonctionnalités essentielles telles que la gestion des
versions, la sécurité, la conformité réglementaire, et l'intégration avec les systèmes existants.
- **Comparaison des solutions** : Comparez différentes solutions de GED pour trouver celle
qui répond le mieux aux besoins de l'entreprise.
### 3. **Planification de l'implantation**
- **Définition des objectifs** : Établissez des objectifs clairs pour l'implantation du GED, tels
que la réduction des coûts, l'amélioration de l'efficacité et la conformité avec la loi 25.
- **Plan de migration** : Créez un plan détaillé pour la migration des documents papier vers le
système électronique, incluant la numérisation et l'archivage sécurisé.
### 4. **Conformité avec la loi 25**
- **Compréhension de la loi 25** : Assurez-vous de bien comprendre les exigences de la loi 25
au Québec, qui concerne la protection des renseignements personnels.
- **Mise en place de mesures de sécurité** : Implémentez des mesures de sécurité pour
protéger les données personnelles, telles que le chiffrement, les contrôles d'accès et les audits
réguliers.
### 5. **Formation et adoption**
- **Formation des employés** : Organisez des sessions de formation pour familiariser les
employés avec le nouveau système GED et les bonnes pratiques de gestion des documents.
- **Suivi et support** : Offrez un support continu pour résoudre les problèmes et améliorer
l'adoption du système.
### 6. **Évaluation et ajustement**
- **Suivi des performances** : Évaluez régulièrement les performances du système GED et
ajustez les processus en fonction des retours et des résultats obtenus.
- **Amélioration continue** : Adoptez une approche de gestion des documents continue pour
améliorer constamment les processus et les technologies utilisées.
Ce guide devrait vous aider à analyser les besoins de votre entreprise et à mettre en place un
système de gestion électronique de documents conforme à la loi 25 au Québec. Si vous avez des
questions spécifiques ou besoin de plus de détails, n'hésitez pas à demander !
