100 recommandations pour une gestion documentaire efficace lors de la transition vers un

système de GED tout en respectant les lois sur la protection des renseignements personnels :

### Planification et Évaluation

1. **Audit documentaire complet** : Inventoriez tous les documents actuels.

2. **Cartographie des processus actuels** : Identifiez les flux de travail existants.

3. **Définition d'objectifs clairs** : Établissez des objectifs précis pour la transition.

4. **Engagement des parties prenantes** : Impliquez toutes les parties prenantes dès le début.

5. **Évaluation des besoins en formation** : Déterminez les besoins en formation des

employés.

6. **Analyse des risques** : Identifiez les risques potentiels et élaborez des plans pour les
atténuer.

7. **Élaboration d'un plan de projet** : Créez un plan de projet détaillé pour la transition.

8. **Choix des technologies appropriées** : Sélectionnez les technologies adaptées à vos

besoins.

9. **Définition des critères de succès** : Établissez des indicateurs de performance clairs.

10. **Plan de continuité des affaires** : Assurez-vous d'avoir un plan de continuité des affaires
en place.

### Sélection et Implémentation du Système GED

11. **Évaluation des fournisseurs** : Analysez les offres des différents fournisseurs de GED.

12. **Tests de compatibilité** : Assurez-vous que la GED est compatible avec vos systèmes
existants.

13. **Configuration personnalisée** : Adaptez la GED aux besoins spécifiques de votre

entreprise.

14. **Planification de la migration** : Planifiez soigneusement la migration des données.

15. **Gestion des changements** : Préparez un plan de gestion des changements pour
accompagner les employés.

16. **Phase pilote** : Commencez par une phase pilote pour tester la GED sur un petit
échantillon.

17. **Formation initiale des utilisateurs** : Formez les utilisateurs clés en premier.

18. **Documentation des processus** : Documentez les nouveaux processus de gestion

documentaire.

19. **Suivi des performances** : Utilisez des indicateurs pour suivre les performances du
système.

20. **Réévaluation régulière** : Réévaluez régulièrement le système et apportez des

ajustements si nécessaire.

### Sécurité des Données et Conformité

21. **Chiffrement des données** : Assurez-vous que toutes les données sont chiffrées.

22. **Contrôles d'accès basés sur les rôles** : Implémentez des contrôles d'accès précis.

23. **Authentification multifactorielle** : Utilisez l'authentification multifactorielle pour plus de

sécurité.

24. **Politique de gestion des mots de passe** : Établissez une politique stricte de gestion des
mots de passe.

25. **Audits de sécurité réguliers** : Réalisez des audits de sécurité périodiques.

26. **Formation en sécurité** : Formez régulièrement les employés aux bonnes pratiques de
sécurité.

27. **Gestion des incidents** : Établissez des procédures pour gérer les incidents de sécurité.

28. **Plan de reprise après sinistre** : Développez un plan de reprise après sinistre.

29. **Conformité avec la loi 25** : Assurez-vous que toutes les pratiques respectent la loi 25.

30. **Gestion des accès distants** : Définissez des politiques pour l'accès distant sécurisé.

### Gestion Opérationnelle

31. **Automatisation des flux de travail** : Automatiser les processus répétitifs.

32. **Gestion des versions** : Utilisez un système de gestion des versions pour suivre les
modifications des documents.

33. **Archivage électronique** : Mettez en place des politiques d'archivage pour les documents
inactifs.

34. **Numérisation et OCR** : Utilisez la numérisation et la reconnaissance optique de

caractères (OCR) pour les documents papier.

35. **Indexation des documents** : Implémentez un système d'indexation robuste.

36. **Recherche avancée** : Utilisez des fonctionnalités de recherche avancées pour accéder
rapidement aux documents.

37. **Contrôle de la qualité des données** : Établissez des procédures pour vérifier la qualité
des données.

38. **Gestion des métadonnées** : Enrichissez les documents avec des métadonnées pour une
meilleure gestion.

39. **Suivi des accès** : Surveillez qui accède aux documents et quand.

40. **Sécurité des documents sensibles** : Mettez en place des mesures de sécurité pour les
documents sensibles.

### Suivi et Amélioration Continue

41. **Évaluation de la satisfaction des utilisateurs** : Recueillez régulièrement les feedbacks des
utilisateurs.

42. **Indicateurs de performance clés (KPI)** : Définissez et suivez des KPI pour mesurer
l'efficacité du système.

43. **Audits réguliers** : Effectuez des audits réguliers pour assurer la conformité et l'efficacité.

44. **Plan de maintenance** : Développez un plan de maintenance pour le système GED.

45. **Suivi des modifications réglementaires** : Restez informé des changements

réglementaires et adaptez vos pratiques en conséquence.
46. **Améliorations continues** : Identifiez les opportunités d'amélioration et mettez-les en
œuvre régulièrement.

47. **Utilisation des retours d'expérience** : Utilisez les retours d'expérience des utilisateurs
pour améliorer les processus.

48. **Tests de reprise après sinistre** : Testez régulièrement vos procédures de reprise après
sinistre.

49. **Veille technologique** : Suivez les nouvelles technologies et tendances en gestion

documentaire.

50. **Planification budgétaire** : Préparez un budget pour la maintenance et l'amélioration

continue du système GED.

### Recommandations supplémentaires

51. **Standardisation des formats de documents** : Utilisez des formats de documents

standardisés pour faciliter la gestion et l'échange.

52. **Gestion des emails** : Intégrez la gestion des emails dans le système GED.

53. **Centralisation des contrats** : Centralisez la gestion des contrats dans le système GED.

54. **Politique d'impression** : Réduisez les impressions en intégrant des politiques

d'impression.

55. **Gestion des accès temporaires** : Définissez des politiques pour gérer les accès
temporaires des consultants ou invités.

56. **Formations continues** : Organisez des sessions de formation continues pour les
nouvelles fonctionnalités.

57. **Dépôt légal** : Respectez les obligations de dépôt légal pour certains types de documents.

58. **Analyse des coûts** : Suivez et analysez les coûts liés à la gestion documentaire.

59. **Utilisation des signatures électroniques** : Intégrez des solutions de signature

électronique.

60. **Options de personnalisation** : Permettez la personnalisation des interfaces utilisateurs.

61. **Tableaux de bord de suivi** : Utilisez des tableaux de bord pour visualiser les
performances du système.
62. **Gestion des documents audio et vidéo** : Intégrez la gestion des documents multimédia.

63. **Gouvernance documentaire** : Mettez en place une gouvernance documentaire efficace.

64. **Collaboration en temps réel** : Utilisez des outils pour la collaboration en temps réel sur
les documents.

65. **Cycle de vie documentaire** : Définissez des politiques pour chaque étape du cycle de vie
des documents.

66. **Réduction des doublons** : Mettez en place des outils pour identifier et supprimer les
doublons de documents.

67. **Monitoring de l'activité** : Surveillez l'activité des utilisateurs pour détecter les
comportements inhabituels.

68. **Réglementation sur les données à caractère personnel** : Assurez-vous de respecter

toutes les réglementations en matière de données personnelles.

69. **Politique de confidentialité** : Élaborez une politique de confidentialité claire et

communiquez-la aux utilisateurs.

70. **Migration progressive** : Planifiez une migration progressive des documents pour éviter
les interruptions.

71. **Gestion des droits numériques** : Utilisez des solutions de gestion des droits numériques
pour protéger les documents.

72. **Interface utilisateur intuitive** : Choisissez une interface utilisateur intuitive pour faciliter
l'adoption.

73. **Système de notification** : Implémentez un système de notification pour informer les

utilisateurs des mises à jour.

74. **Documentation des politiques** : Documentez toutes les politiques de gestion

documentaire.

75. **Révision des politiques de sécurité** : Revoyez et mettez à jour les politiques de sécurité
régulièrement.

76. **Plan de sensibilisation** : Développez un plan de sensibilisation pour éduquer les

employés sur les bonnes pratiques.

77. **Gestion des processus métiers** : Intégrez la GED avec les processus métiers clés.

78. **Exigences de conformité sectorielle** : Respectez les exigences de conformité spécifiques

à votre secteur.
79. **Optimisation des ressources** : Utilisez les ressources de manière optimale pour
maximiser l'efficacité.

80. **Coordination inter-départementale** : Assurez une bonne coordination entre les

différents départements.

81. **Stratégie de numérisation** : Développez une stratégie claire pour la numérisation des
documents papier.

82. **Gestion des documents légaux** : Intégrez la gestion des documents légaux et
réglementaires.

83. **Politique de rétention des documents** : Établissez une politique de rétention des
documents conforme aux lois.

84. **Solutions de collaboration sécurisées** : Utilisez des outils de collaboration sécurisés pour
partager les documents.

85. **Gestion des accès contextuels** : Définissez des politiques d'accès basées sur le contexte