Proposition procédure pour le fonctionnement du service

achat et approvisionnement

A. Expression des besoins

Tout besoin d’achat de produits ou services est exprimé par le service demandeur via une
demande d’achat (DA). La DA doit être envoyée au service achat & approvisionnement par
mail, suivie par un dépôt d’une DA imprimée au plus tard 03 jours après l’envoi de la DA par
mail.
La demande d’achat est adressée au service des achats et approvisionnement, dans le
respect des délais suivants :
 Pour les achats locaux : la DA doit être émise 10 jours à l’avance ;
 Pour les achats d'étiquettes : le délai est fixé à 10 jours à partir de la réception de
la maquette.
 Pour les achats de pièces de rechange rares sur le marché : un délai de 2 mois à
partir de la réception de la demande est nécessaire. Pour les autres pièces de
rechange, le délai est de 15 jours.
 Pour les achats de matières premières et emballage : un programme trimestriel
est établi pour planifier les achats en fonction des besoins prévus.
 Pour les achats de moyens généraux : le délai est de 20 jours à partir de la
réception de la demande.
 Pour les achats internationaux : un délai de 120 jours à partir de la réception de la
demande est prévu.
 Pour les prestations de service : le délai est de 20 jours à partir de la réception de
la demande.
Types de Demande d'Achat selon besoin :
1. Demande d'achat standard :
o Utilisée pour des achats réguliers de biens ou services.
o Peut être convertie en commande d'achat après validation.
2. Demande d'achat pour stock :
o Destinée aux demandes de réapprovisionnement.
3. Demande d'achat pour consommation directe :
o Utilisée lorsque les articles ou services sont destinés à une utilisation
immédiate et non stockés.
4. Demande d'achat pour services :
o Utilisée spécifiquement pour l'achat de services (ex : maintenance,
nettoyage).
o Peut inclure des spécifications de service détaillées (quantité, taux horaires,
etc.).
5. Demande d'achat pour un contrat cadre :
 o Liée à un contrat ou accord cadre pour des livraisons à long terme ou
récurrentes.
o Les livraisons se font à la demande ou par un programme hebdomadaire, en
fonction des besoins.
6. Demande d'achat pour projet ou immobilisation :
o Affectée à des projets spécifiques ou des immobilisations.
o

Si nécessaire, le service demandeur joigne à la DA une note technique dans laquelle les
caractéristiques des pièces, fournitures et produits sont explicitées. Pour les achats de
pièces de rechange, il est indispensable que le service demandeur fournisse une description
technique du modèle ainsi qu'une photo de la pièce à acheter. Cette information est cruciale
pour garantir l'exactitude de l'achat. Également, si indispensable, le GDS indique dans la DA
de MP que le fournisseur doit joindre le bulletin d’analyse à la livraison.
Procédure de Validation : proposition1

Etape 1 : Le service demandeur soumet la demande d'achat avec tous les documents
nécessaires.
Étape 2 : La demande est d'abord validée par le responsable de service ou chef de
département concerné.
Étape 3 : Pour les achats spécifiques ou importants, la demande est ensuite examinée et
validée par le responsable financier ou un responsable désignée , selon le cas.
Étape 4 : Les demandes nécessitant une approbation supplémentaire sont soumises au
directeur général ou à un comité de validation.
Étape 5 : Une fois validée, la demande est transmise au service des achats pour traitement.
Procedure Validation proposition 2

Cette partie a pour but de définir les étapes et les critères de validation des demandes
d'achats reçues par le service Achats et Approvisionnement, en fonction de la nature des
besoins, des types de produits ou services, et des contraintes spécifiques à chaque projet.
Elle s'applique à toutes les demandes d'achats de biens et services nécessaires à l'activité
de l'entreprise, y compris :
 Matières premières
 Pièces de rechange
 Services (réparations, entretien)
 Projets d'infrastructure (par exemple : construction de parois)
 Achats d'aménagement (par exemple : jardinage, aménagement intérieur/extérieur)
1. Informations requises pour la validation des achats
A. Matières premières
 Stock actuel : Quantité disponible en stock.
 Stock minimum : Seuil en dessous duquel une commande est nécessaire.
  Prévisions de consommation : Quantités prévues pour la production.
 Prix du marché : Prix actuels.
 Délai de réapprovisionnement : Temps nécessaire pour recevoir les marchandises.
 Quantité commandée : Vérification que la quantité est conforme aux besoins.
B. Pièces de rechange
 Criticité de la pièce : Importance pour le fonctionnement de l'équipement.
 Stock de sécurité : Niveau minimum nécessaire pour éviter une rupture de stock.
 Disponibilité du fournisseur : Capacité à fournir rapidement la pièce.
 Historique des pannes : Vérification des réparations fréquentes signalées.
C. Prestations de réparation et services
 Problème identifié : Description du dysfonctionnement.
 Emplacement : Identification précise de la machine ou de l'équipement concerné.
 Type de réparation : Nature de l’intervention nécessaire (remplacement, nettoyage,
test, etc.).
 Impact sur la production : Conséquences de la non-réalisation de la réparation.
 Durée estimée : Temps d’immobilisation de l’équipement pendant l’intervention.
 Historique des réparations : Réparations similaires effectuées dans le passé.
D. Achats d'aménagements ou projets d'infrastructure
 Emplacement du projet : Lieu des travaux (intérieur/extérieur).
 Importance du besoin : Justification (sécurité, productivité, conformité).
 Risque associé : Impact en cas de non-réalisation du projet (sécurité,
réglementation).
 Durée des travaux : Estimation du temps d'exécution et impact sur les opérations.
 Coût estimé et devis : Comparaison des offres reçues et validation.
E. Achats de services généraux (par exemple : entretien de jardin, nettoyage)
 Emplacement du service : Lieu d’intervention (bâtiments, espaces extérieurs).
 Fréquence du service : Périodicité de l’intervention.
 Impact sur l’activité : Analyse des conséquences en cas de non-fourniture du
service.
 Qualité du prestataire : Vérification de l’historique ou des références du fournisseur.
2. Étapes de validation
1. Demande d’achat : Le service demandeur soumet la demande d'achat au service
Achats et Approvisionnement avec les informations requises.
2. Évaluation des devis : Les devis nécessaires pour les services ou achats sont
recueillis. Le service Achats et Approvisionnement effectue une analyse comparative
des offres.
 3. Vérification du budget : Chaque demande est vérifiée pour s'assurer qu'elle
respecte le budget alloué pour l'année en cours.
4. Validation de la Direction : Si nécessaire (selon la nature et le montant de l’achat),
le dossier est transmis à la Direction Générale pour approbation.
5. Passation de la commande : Après validation, le service Achats et
Approvisionnement émet le bon de commande et le transmet au fournisseur
concerné.
3. Documents à fournir pour la validation
 Devis ou propositions des fournisseurs
 Historique de l’équipement ou du service (si applicable)
 Justification du besoin (par exemple : pour les réparations, une description du
problème)
 Analyse des coûts et des risques associés au projet

C. Consultation des Fournisseurs

1. Objectif Cette procédure définit les étapes pour consulter les fournisseurs et comparer les
offres afin d'assurer la sélection la plus appropriée pour les besoins de l'entreprise.
2. Lancement de la Consultation
 Responsable : Service des achats et approvisionnement.
 Étapes :
1. Préparation : Préparer un dossier de consultation contenant les éléments
suivants :
 Désignation et spécifications du produit ou service.
 Conditions et délais de livraison ou d’exécution.
 Conditionnement de produit, emballage, et quantité.
 Conditions d’achat.
2. Envoi : Envoyer la consultation aux fournisseurs qualifiés.
Achats avec Contrat Fournisseur
 Condition : Pour les achats couverts par un contrat cadre.
 Étapes :
1. Identification : Identifier le fournisseur habituel selon le contrat en vigueur.
2. Commande : Après réception de la demande d'achat ou de réapprovisionnement, un
ordre d'enlèvement sera transmis au fournisseur afin d'organiser la livraison selon les
termes convenus.
4. Achats sans Contrat Fournisseur
 Condition : Pour les achats non couverts par un contrat cadre.
 Étapes :
 1. Montant inférieur à 1 000 000 DZD :
 rocédure : Aucun TCO requis. La consultation peut être informelle
mais doit être documentée.
2. Montant supérieur à 1 000 000 DZD :
 Procédure : Établir un TCO avec au moins trois fournisseurs.
3. Moyens généraux et PDR :
 Procédure : Consultation systématique d’au moins trois fournisseurs,
formalisée par un TCO. Documenter les efforts pour obtenir les offres.
4. Achats Urgents et de Petite Valeur (moins de 10 000 DZD)

Pour les petits achats inférieurs à 10 000 DZD et urgents, afin de simplifier et accélérer le
processus, seuls une facture proforma et un bon de commande sont nécessaires. Cette
approche vise à alléger les procédures et à éviter tout blocage inutile, tout en assurant que
les achats urgents puissent être réalisés dans les meilleurs délais. Cela permet de répondre
rapidement aux besoins opérationnels sans compromettre la qualité ni la traçabilité des
achats.

5. Achats auprès des Filiales ou Partenaires

 Condition : Achats auprès des filiales du groupe SIM ou partenaires du SIM
SANDERS.
 Procédure : Exemptés de la consultation formalisée.
D. Comparaison des Offres et Sélection des Fournisseurs
1. Réception des Offres
 Responsable : Service des achats et approvisionnement.
 Étapes :
1. Établissement : Créer un Tableau Comparatif des Offres (TCO).
2. Contenu : Inclure les critères suivants dans le TCO :
 Critères de qualité et spécifications techniques.
 Prix et conditions de livraison ou d’exécution.
2. Utilité du TCO avec un Seul Fournisseur
 Condition : Lorsqu’un seul fournisseur est validé.
 Étapes :
1. Documentation : Utiliser le TCO pour documenter la décision même en
absence de concurrence.
2. Justification : Justifier le choix du fournisseur unique par des critères clairs
(qualité, coût, disponibilité, etc.).
3. Archivage : Maintenir les documents pour la transparence et les audits futurs.
3. Collaboration pour la Sélection des Fournisseurs
  Responsable : Service des achats et approvisionnement en collaboration avec les
parties concernées.
 Étapes :
1. Évaluation : Évaluer les offres selon les critères techniques avec la
collaboration des structures concernées.
2. Sélection : Sélectionner les fournisseurs qui répondent aux exigences
qualitatives et techniques.
4. Documentation et Justification
 Responsable : Service des achats et approvisionnement.
 Étapes :
1. Archivage : Conserver tous les documents relatifs à la consultation, à la
comparaison et à la sélection des fournisseurs.
2. Justification : Assurer que toutes les décisions sont bien documentées pour
permettre la traçabilité et la justification lors des audits.

Réalisation de la Commande
 Le service des achats et approvisionnement établit un bon de commande final basé
sur la demande d'achat de la structure concernée, précisant la quantité et la qualité
ou le service demandé.
 Les validations nécessaires doivent être formalisées sur le bon de commande en
fonction du montant d'achat,
 Une fois validé, le responsable achats & approvisionnement envoie le bon de
commande au fournisseur et s'assure de sa réception avec un accusé de réception.
 Le service achats & approvisionnement communique les exigences via le bon de
commande, tout document annexe (fiches techniques, cahier des charges) ou se
réfère au contrat.
 Pour les achats internationaux, la facture proforma doit être signée par le Directeur
Général (DG) avant la passation de la commande

 Signature des Bons de Commande :

o Le service achat n’est pas responsable de la signature de tous les bons de
commande.
o Pour certains types d'achats ou montants spécifiques, seule la signature du
Directeur Général est autorisée.
o Les critères pour ces cas spécifiques sont définis par la direction et l'audit

Vérification de la Conformité des Produits Réceptionnés

1. Documents de Livraison :
o Le fournisseur se présente au site de la SPA SIM SANDERS avec les
documents suivants :
 Le bon de livraison.
  La facture.
 Le bulletin d’analyse et le certificat de conformité (uniquement pour les
achats ayant une incidence sur la sécurité de l’aliment de bétail). Une
liste des achats concernés par cette exigence doit être tenue à jour.
2. Enregistrement à l'Entrée :
o Le service réception enregistre les informations suivantes via le pont bascule :
 Nom du fournisseur.
 Numéro d’immatriculation du véhicule de livraison.
 Heure d’entrée au site.
 Nom du produit livré.
 Poids brut (véhicule de livraison + marchandises).
3. Contrôle à la Réception :
o Après l’édition du bon de pesée, la marchandise est transférée en zone de
réception temporaire.
o L’agent de réception vérifie le respect des exigences d’hygiène des moyens
de transport, prélève des échantillons et les transfère au service qualité pour
contrôle.
4. Vérification par le Service Qualité :
o Le service qualité vérifie la conformité des produits par rapport aux
caractéristiques exigées.
o Le stockage de la marchandise se fait après la réception qualitative sur le
système. Un rapport de conformité ou de non-conformité est généralement
envoyé par email au service achat et approvisionnement. Cette pratique doit
être observée rigoureusement.
5. Réception Définitive :
o Après le déchargement et la pesée du véhicule, l’agent de réception procède
à la réception définitive sur le système et édite le bon de réception.
o La quantité livrée est automatiquement calculée via le pont bascule, comme la
différence entre le poids brut à l’entrée et le poids du véhicule après
déchargement.
6. Gestion des Écarts :
o En cas d’écart de quantité, le responsable réception édite un bon de réception
partiel, signé par le fournisseur (chauffeur, livreur).
o En cas de non-conformité critique, une fiche de non-conformité doit être
établie par le service réception.
o En cas d’absence d’écart, le responsable réception signe le bon de livraison
(BL), et un exemplaire signé est remis au fournisseur.

7. Vérification pour les Produits Non Critiqes :

o Pour les produits n’ayant pas d’incidence sur la sécurité de l’aliment de bétail,
la vérification (spécifications techniques et quantitatives) est assurée par les
services demandeurs.
o La réception définitive et le stockage physique sont réalisés après
l’approbation des vérificateurs. En cas de non-conformité, la procédure PNC
(produit non conforme) est enclenchée par le responsable concerné.
8. Transfert des Documents :
o Après la sortie du véhicule de livraison, le service réception transfère les
documents de livraison au service achat.
o Le service achat transmet le dossier complet d’achat au responsable
comptabilité et finances pour enregistrement comptable.
Archivage et Paiement des Factures

1. Remise des Documents par le Service Réception :

o Le service réception remet les documents suivants au service achat :
 Les bons de livraison (BL).
 Les factures.
 Les bons de réception.

2. Vérification et Archivage des Factures :
o Le service achat vérifie la conformité des factures avec les BL et les bons de
commande.
o Les factures conforme sont copiées, et les copies sont archivées avec les
documents originaux.
o Les factures, les BL, et les bons de réception sont enregistrés dans un état de
facturation par le service achat.
o Le dossier complet est ensuite transféré au service finance pour traitement
3. Procédure de Paiement :
o Chaque jeudi, le service achat établit une liste des factures à payer.
o Cette liste est soumise à la direction pour validation.
o Une fois validée, la liste est envoyée au service finance pour exécution du
paiement.
o Le service finance informe le service achat du paiement effectué et de tout
rejet éventuel.
4. Accusé de Réception :
o Le service finance accuse réception des documents envoyés par le service
achat.

G. Gestion des Opérations de Dédouanement avec le Transitaire

1. Transmission des Documents de Dédouanement :

Le service achat transmet les documents nécessaires au transitaire pour le
dédouanement, tels que :
o Dossier de dérogation vétérinaire.
o L’avis d’arrivé.
2. Suivi du Processus de Dédouanement :
Le service achat suit les opérations de dédouanement auprès du transitaire pour
s'assurer du respect des délais et de la conformité des procédures.
3. Contrôle des Taxes et Droits de Douane :
Avant paiement, le service achat vérifie les montants des taxes et droits de douane
avec le transitaire et valide les montants à payer.
4. Coordination Interne :
Le service achat informe les services concernés (approvisionnement, comptabilité) de
l'état des opérations de dédouanement et signale tout retard ou problème.
5. Gestion des Imprévus :
En cas de problèmes de conformité douanière ou de documentation incomplète, le
service achat prend les mesures nécessaires et coordonne avec le transitaire pour
résoudre les blocages.
6. Archivage des Documents Douaniers :
Le service achat veille à l'archivage des documents relatifs au dédouanement et
transmet les copies au service financier pour suivi des paiements.
7. Suivi des Paiements :
Le service achat suit les paiements effectués au transitaire, vérifie que les coûts sont
conformes aux services rendus, et assure la transmission au service finance.
8.
H. Gestion du Transport
1. Transport à la charge du fournisseur
Pour la majorité des produits, le transport est pris en charge directement par le
fournisseur. Le service achat s'assure que les conditions de livraison spécifiées dans
le bon de commande sont respectées par le fournisseur.
2. Gestion spécifique pour certains produits :
Certains produits nécessitent une prise en charge du transport par l'entreprise ou un
prestataire, comme suit :
a) Carbonate de calcium :
o Le service achat contacte le fournisseur pour confirmer la disponibilité du
produit et la date d'enlèvement.
o Une fois la confirmation reçue, le service achat informe le service logistique,
qui envoie un camion pour procéder à l'enlèvement à la date convenue.
b) Bentonite :
o Après l'émission du bon de commande et la préparation du chèque de
paiement, le service achat informe le service logistique.
o Le service logistique organise l'enlèvement du produit chez le fournisseur,
selon les modalités convenues.
c) Maïs et Orge :
o Un prestataire de transport est chargé de récupérer le maïs et l'orge chez le
fournisseur.
o Un quota d'enlèvement est défini entre l'entreprise et le fournisseur.
o Le service achat informe le prestataire et fournit les matricules des véhicules
de transport, qui sont ensuite transmis au fournisseur pour organiser
l'enlèvement.
d) Mélasse de canne :
o Le service achat émet le bon de commande et confirme la date de livraison
avec le fournisseur.
o Un prestataire de transport est contacté pour récupérer la mélasse.
3. Suivi des Factures de Transport :
o Le service achat reçoit les factures de transport du prestataire après chaque
quota de livraison.
o Ces factures sont vérifiées par le service stock, notamment pour confirmer la
quantité et la conformité des livraisons.
o Une fois validées, les factures sont transmises au service finance pour
traitement et paiement.
o Le service achat suit le statut des paiements auprès du service finance et
s'assure qu'ils sont effectués dans les délais.