Une fois que tous les membres de l'équipe de distribution sont prêts le jour de la

distribution, que toutes les questions ou préoccupations éventuelles du personnel ont

été traitées, que les produits de base sont en place et que les bénéficiaires ont été
rassemblés dans la zone d'attente, la distribution peut commencer.

Enregistrement/vérification
La première étape de la distribution est l'enregistrement et le contrôle des
bénéficiaires. L'enregistrement est l'étape à laquelle les bénéficiaires prévus sont
confirmés comme admissibles. C'est aussi le moment où l'équipe de distribution peut
s'assurer que la distribution est consignée et que les ressources distribuées ont un
bénéficiaire identifiable au bout de la chaîne.

Il existe trois systèmes d'enregistrement différents :

Listes de distribution manuelles

Cartes de distribution
Contrôle biométrique/numérique

Afin d'éviter les doublons et les omissions, il est préférable que l'enregistrement et la
vérification aient lieu en même temps, en assurant une séparation adéquate des
tâches entre les différentes parties. Les programmes disposant d'un personnel limité
combinent souvent le processus de collecte, de traitement et de vérification des
données d'enregistrement au sein d'une seule équipe. Pour limiter la manipulation
des données et la fraude, il est toutefois important de séparer ces tâches.

Le personnel responsable de l'enregistrement/la vérification doit assurer les étapes

suivantes :

Former le personnel participant au processus d'enregistrement, définir la

composition de l'équipe et la répartition des tâches, prendre en considération les
difficultés éventuelles entre les collecteurs d'informations et les répondants (telles
que barrières linguistiques et normes de genre).
 Définir les rôles et les tâches (collecte des données, nettoyage des
données, traitement et sauvegarde des données) dans des
procédures opérationnelles standard (POS).
Former les équipes à tous les éléments du processus
d'enregistrement des participants : principes de protection des
données, consentement éclairé et flux de travail.
Expliquer les objectifs de l'enregistrement et mettre en évidence les
risques liés à la sécurité des données ainsi que les stratégies
d'atténuation.
Présenter les procédures opérationnelles standard et les protocoles
en vigueur.
Réaliser un contrôle des compétences après la formation et remédier aux
éventuelles lacunes en matière de connaissances.
Assurer le suivi du processus d'enregistrement, mettre à disposition un
encadrement et fournir une rétroaction. Au début du processus d'enregistrement,
les équipes doivent régulièrement vérifier la qualité des données collectées (à
savoir champs vides, utilisation différente) afin de repérer d'éventuelles lacunes.

Listes de distribution manuelles

Essentiellement utilisées pour des distributions de petite ou moyenne ampleur dans
le cadre d'interventions ponctuelles destinées à répondre à un besoin spécifique.
Cette méthode consiste à collecter et à enregistrer les informations sur les
bénéficiaires manuellement sur papier en utilisant un formulaire standard pour saisir
les données de base. Ce processus simplifié facilite la mise en œuvre et le flux des
distributions ad hoc/initiales, cependant, toutes les informations recueillies doivent
être nettoyées et traitées manuellement à un stade ultérieur ; comme l'enregistrement
manuel est sujet à l'erreur humaine, le processus de suivi/d'établissement de rapports
peut devenir lourd.

Une liste de distribution manuelle ne contiendra probablement que les noms des
bénéficiaires et quelques informations sur les ménages, mais aucun moyen quantitatif
d'assurer le suivi des personnes. Dans l'idéal, les bénéficiaires devraient présenter
une pièce d'identité correspondant à la liste, mais ce n'est pas toujours possible,
surtout dans les premières phases d'une situation d'urgence. La méthode de la liste
manuelle utilise aussi fréquemment les empreintes digitales ou une signature comme
source de vérification, ce qui ne peut pas être vérifié en temps réel et ne peut en
grande partie être employé que pour résoudre des allégations de fraude ou d'abus
après coup.

Cartes de distribution
Les cartes de distribution sont couramment utilisées dans les camps ou dans les
situations où les distributions cycliques sont communes. Les cartes de distribution
sont également pratiques lorsque la liste des bénéficiaires est cohérente. Cette
méthode repose sur la création et la distribution de cartes fabriquées en plastique ou
dans un autre matériau durable. Pour faciliter la distribution, les organisations qui en
sont responsables identifient intentionnellement les personnes ou les familles qui
reçoivent fréquemment des articles distribués par un processus d'enregistrement
formel, et fournissent à chaque personne ou famille une carte de distribution. Les
cartes de distribution peuvent comporter un numéro de série ou un code
d'identification qui renvoie à des ménages spécifiques et contiennent toutes les
informations recueillies lors de l'enregistrement. Les numéros de série ou les codes
d'identification et les informations correspondantes sur les bénéficiaires sont
conservés dans un système distinct, généralement une base de données
électronique dans laquelle les numéros peuvent être recherchés rapidement. Des
listes sur papier peuvent être utilisées dans certaines situations où une base de
données informatique n'est pas accessible, mais il est important que les listes sur
papier contiennent des numéros d'identification ou de série et que les données
saisies au point de distribution soient réintroduites ultérieurement dans une base de
données.

Bien qu'un système de cartes nécessite un certain investissement dans les bases de
données ainsi que du temps pour recueillir les informations, préparer, émettre et
distribuer les cartes, cette méthode facilite grandement le processus
d'enregistrement, surtout si la carte peut être lue par un lecteur de code-barres ou
une machine similaire. Les cartes devraient dans l'idéal être accompagnées au
moment de la distribution d'une autre source de vérification permettant de s'assurer
de l'identité du bénéficiaire.

Contrôle biométrique/numérique
L'enregistrement biométrique fait référence au processus de suivi des destinataires
de la distribution à l'aide des caractéristiques biométriques uniques des personnes.
Les caractéristiques biométriques peuvent comprendre les empreintes digitales, les
caractéristiques oculaires ou faciales, le tout étant automatiquement saisi par un
logiciel de reconnaissance et relié à la personne au moyen d'une base de données
des bénéficiaires sur serveur. Une base de données biométriques peut même être
utilisée en différents points géographiques si le bénéficiaire est migrant ou mobile.
Bien que de nombreux systèmes de suivi biométrique soient encore en
développement en raison des niveaux élevés de sophistication et de gestion des
données requis, le recours à cette technologie est en augmentation. Un système
biométrique réduit non seulement les erreurs de saisie et les doublons, mais facilite
également la mise à jour, la sauvegarde, l'établissement de rapports, les contrôles de
suivi et d'audit.
Chaque fois que des données biométriques sont utilisées pour le suivi des
bénéficiaires, les organisations doivent tenir compte des implications sociales et
politiques du suivi biométrique et placer les préoccupations de protection au plus haut
niveau. Les informations permettant de suivre une personne à travers plusieurs lieux
et dans le temps peuvent aussi être employées pour cibler des personnes
vulnérables et peuvent faire l'objet d'un examen approfondi par les forces de l'ordre,
les armées et même des acteurs non étatiques. Avant de mettre en œuvre un
processus d'enregistrement biométrique, les organismes doivent consulter les
professionnels de la protection pour connaître leurs préoccupations, et les organes
gouvernementaux locaux pour connaître les lois régissant la collecte des données
biométriques.

Sécurité
Les mesures de sécurité employées dans une distribution doivent être définies en
fonction des risques encourus. Ces risques peuvent aller du vol à petite échelle aux
attaques coordonnées à grande échelle, et la même activité dans des endroits
différents présentera un facteur de risque différent.

Les sites de distribution peuvent rapidement devenir des lieux chaotiques, bondés et
potentiellement dangereux pour le personnel de terrain comme pour les bénéficiaires,
en particulier lorsque les temps d'attente sont longs ou en cas d'insuffisance des
produits de base. La sécurité des distributions relève généralement de la
responsabilité des autorités gouvernementales. Cependant, dans certaines situations
de conflit, les forces de l'ordre locales ne peuvent pas être considérées comme
neutres, et d'autres mécanismes de maintien de l'ordre peuvent être nécessaires.
Une fois que des troubles graves ont éclaté, les acteurs humanitaires chargés de la
distribution ne peuvent pas faire grand-chose d'autre que d'assurer la sécurité du
personnel de distribution, en général par l'évacuation.

Les équipes de distribution peuvent souvent éviter ces situations en sélectionnant et

en planifiant correctement les sites, en respectant les procédures opérationnelles et
en plaçant un nombre suffisant de personnes formées au maintien de l'ordre à des
endroits stratégiques du site pour faciliter la circulation, en réduisant autant que
possible les longues périodes d'attente et en traitant la fraude ou les cas de tricherie
de manière rapide et transparente.

Lors d'un plan de distribution, les équipes chargées du programme, de la logistique et

de la sécurité doivent travailler ensemble pour définir ces règles.

Le premier niveau d'une mesure d'atténuation à des fins de sécurité est la

participation de la communauté : il est essentiel que les dirigeants locaux
soutiennent la diffusion des règles et des critères de distribution. Les équipes
spéciales qui communiquent avec les communautés jouent aussi un rôle crucial
en informant les personnes sur les activités et les critères d'obtention de l'aide.
 La présence des forces de sécurité doit respecter une approche stricte et
progressive de l'usage de la force lors du maintien de l'ordre. La force ne doit être
utilisée qu'en cas d'absolue nécessité et en fonction du niveau de menace.
Préparez un plan d'urgence et une stratégie d'évacuation.
L'information est capitale : une bonne visibilité et un engagement constant de la
communauté aident à garder les personnes sous contrôle, notamment en cas de
pénurie, de modification du panier alimentaire ou des systèmes de distribution.
Tenez compte des besoins minimaux de confort des personnes : eau, ombre,
accès à des installations sanitaires.
Désignez une personne responsable des décisions relatives à la sécurité sur
place. Veillez à ce que tous les autres membres du personnel sachent de quelle
personne il s'agit. Cette personne doit être facilement visible.
Fournissez au personnel des moyens de communication tels que des radios, des
sifflets, ou définissez une autre méthode pour signaler une urgence.

Mécanisme de dépôt de
plaintes/rétroaction
Il est important de prendre en considération les préoccupations et les plaintes des
bénéficiaires tout en orientant les personnes qui rencontrent des problèmes
spécifiques pour accéder aux services de distribution. Un système de dépôt de
plaintes ou de rétroaction doit être mis en place, garantissant que les plaintes sont
enregistrées, documentées et traitées en conséquence. Un service d'assistance doit
être visible et accessible sans obstacle, mais aussi se trouver à l'écart de la zone
d'attente pour assurer la discrétion et un soutien personnalisé. Il est conseillé de
désigner un représentant du comité de distribution au sein du service d'assistance.
Tous les membres du service d'assistance doivent être en mesure de converser dans
la langue de la population destinataire, et dans l'idéal être issus de la communauté
locale.

Il est important de faire la différence entre les plaintes et les questions. Tout au long
d'une distribution, le personnel sera très probablement abordé par les bénéficiaires,
les autorités ou d'autres personnes pour des questions telles que :

Le manque de connaissance des procédures et des lieux de distribution.

Des cartes de ration perdues, manquantes ou incorrectes.
Des articles défectueux ou des denrées alimentaires de mauvaise qualité.
De fausses déclarations afin de recevoir davantage d'articles ou de denrées
alimentaires.

Il est fortement recommandé d'informer le personnel le plus proche de la foule sur la

manière de traiter les questions et d'orienter les personnes vers le service
d'assistance si nécessaire. Une réponse efficace aux questions et aux plaintes aura
une incidence directe sur le nombre de problèmes de sécurité susceptibles de se
poser à l'avenir.