LE DIAGRAMME DE CIRCULATION
LE SCOM (Service Central d’Organisation et de Méthode)
I. Définition :
Le SCOM permet de visualiser la circulation des documents et de mettre en évidence les opérations
effectuées sur ces documents.
II. Les différentes zones du SCOM : Il existe 3 zones :
- Zone des postes de travail ;
- Zone des opérations dans l’ordre chronologique ;
- Zone des supports d’information.
III. Les symboles :
Apparition de document de liaison (facture, lettre, bon, avis, note, chéquier, bulletin)
Apparition d’un document de position (fiche, souche, table, planning, registre, répertoire,
échéancier).
Apparition d’un classeur (chemise, chrono, dossier).
Opération sans écriture (consultation, étude, utilisation d’un document, prise de
connaissance).
• opération avec écriture (pointage, inscription, mise à jour) ;
Contrôle sans écriture (comparaison, vérification, contrôle) ;
Contrôle avec écriture (signature, visa).
Sortie du domaine de l’étude (transmission externe)
Entrée dans le domaine de l’étude.
Transmission (interne, remise)
Extraction du classement (déclassement)
Classement temporaire (en attente, dans une corbeille dans le tiroir, de dépôt sur un
matériel)
Classement définitif
Destruction
IV. Elaboration :
Etude de cas :
La secrétaire du service achat d’une entreprise industrielle rédige chaque commande pour trois
exemplaires qu’elle ventile immédiatement :
- L’originale pour le fournisseur ;
- Un double pour le service comptable ;
- Un double pour le magasin.
Lors de la livraison, après vérification des marchandises, avec le bon de livraison et le bon de
commande le magasinier remplit un bon de réception et le transmet au service comptable, lequel
paye la facture dès réception, après contrôle ; le bon de réception, la facture et le double de la
commande sont alors classés dans le dossier du fournisseur.
TAF : Représentez par un graphique la circulation des documents lors d’une commande à un
fournisseur.
Solution : (trois questions ont été posées aux élèves pour leur compréhension : poste ?
opérations ? documents ?).
1) Enumérez les postes de travail
- Secrétariat ;
- Service comptable ;
- Magasin.
2) Enumérez dans l’ordre chronologique les différentes opérations effectuées
- Rédaction de la commande en trois exemplaires (secrétaire)
- Ventilation des commandes (secrétariat)
- Vérification de la livraison (magasin)
- Etablissement d’un BR (magasin)
- Transmission du bon de réception au service comptable (magasin)
- Réception de la facture (comptable)
- Règlement de la facture (comptable)
- Classement de la facture, du double de la commande, du BR dans le dossier fournisseur
(comptabilité)
3) Recensez les différents documents
- Le bon de commande ;
- Le bon de livraison ;
- Le bon de réception ;
- La facture ;
- Dossier fournisseur.
Exercice 1 :
Huicoma a des représentants dans tous les chefs lieu de la région du Mali. Le traitement de leur
commande se passe de la manière suivante :
Le représentant rédige le bulletin de commande en 3 exemplaires. Il remet l’exemplaire n° 2 au
client, classe l’exemplaire n° 3, puis transmet l’exemplaire n° 1 au service des ventes.
La secrétaire du service des ventes contrôle le bulletin à partir du fichier client et le transmet ensuite
au magasin. Ce dernier vérifie que les marchandises existent en stock à travers le fichier de stock qui
met à jour après vérification. Il rédige ensuite le bon de sortie (à partir du B1) puis prépare les
marchandises et classe le bon de sortie. Il rédige le bon de livraison en deux exemplaires, transmet
l’exemplaire n° 1 au service d’expédition tandis que l’exemplaire n° 2 et le bulletin de commande
sont transmis au service des ventes. Le service expédition envoie les marchandises avec le bon de
livraison n° 1. Le représentant établit la facture en 2 exemplaires (à partir du bon de livraison et le
BC). Il envoie l’exemplaire n° 1 au client, met à jour le fichier client puis l’échéancier et classe enfin
les documents dans le dossier client.
Exercice 2 :
Quand un client vient demander un ou plusieurs billet dans un bureau d’agence spécialisée dans les
voyages organisés de courte durée, les opérations sont les suivantes :
- L’économe enregistre la demande sur une feuille de brouillon ;
- Il recherche l’horaire de départ et le n° de l’excursion sur l’indicateur ;
- Il note ces renseignements sur la feuille des brouillons ; il enregistre la demande, complète
sur un imprimé « délivrance de billet » ;
- Il enregistre sur l’imprimé les confirmations demandées par téléphone à l’agence ;
- Il établit le ou les billets ;
- Reçoit le chèque remit en paiement par le client et le contrôle ;
- Il remet le ou les billets aux clients ;
- Il transmet le chèque au responsable de la caisse ;
- Le responsable de la caisse range le chèque dans le tiroir (en attendant de l’apporter à la
banque) ;
- L’économe détruit la feuille de brouillon ;
- Il inscrit sur l’imprimé la mention "payé" ;
- Il classe l’imprimé dans le dossier chrono.
TAF : Présentez ce processus sous forme de diagramme de circulation.
