Note administrative
Une note est un document interne à l´administration utilisé dans un processus de décision et sert
essentiellement à informer un supérieur hiérarchique ou à formuler des propositions.
Elle a pour objectif :
a) d'informer
b) de proposer
c) d'organiser
Elle peut être destinée à des collègues de bureau (de travail), à des directeurs, voire le présent
directeur général.
Une note administrative peut être individuelle ou collective et elle doit, dans tous les cas,
précéder une action future.
N. B : Une note administrative véhicule l'image de son signataire.
Il existe généralement deux types de note, sans oublier celles qui en découlent :
La note d'information¸ comme son nom l`indique, transmet à une ou plusieurs personnes une
information relative à la vie de l`entreprise ou d`un service, un renseignement ou un message qui
n`a pas de caractère obligatoire.
Le style de la note doit être clair, concis et impersonnel. On ne doit pas s`adresser directement
aux destinataires (ex : la présence de chacun est souhaitable, il est rappelé aux représentants que
… ; la forme passive est en général utilisée.
N.B : Cette note répond à différents objectifs et concerne tout le personnel :
- Transmettre des informations (annonce une nouvelle organisation, un changement
d'horaire, etc.).
- Demander une information.
- Formuler une proposition.
La note de service, quant à elle, est rédigée par le supérieur qui adresse des instructions ou des
recommandations à ses collaborateurs. Elle rappelle des consignes, décrit un processus, une
procédure. L`émetteur est un supérieur hiérarchique, le récepteur peut être tout ou une partie du
personnel. Le message est normalement suivi d`une mise en exécution (caractère obligatoire
d`application). Le ton est direct, injonctif et personnel. L`émetteur parle souvent en son nom, le
pronom ``je`` est donc souvent utilisé.
Qu`elle soit d`information ou d`injonction, la note doit être concise (se limite à l`essentiel du
message à transmettre), mais complète. Le message doit être clair (vocabulaire précis).
Comment rédiger une note administrative ?
La mission du rédacteur sera d'écrire une note qui sera lue et comprise de tous les collaborateurs
destinataires, donc il doit faire preuve d'esprit de synthèse et soigner ses écrits. Pour y parvenir, il
doit respecter quelques règles, à savoir :
Une page est suffisante pour écrire une note, elle doit être courte et concise
Elle doit traiter un seul sujet
Le texte doit être adapté aux correspondants en question,
Le style impersonnel doit être de mise.
Le contenu de la note :
On doit opter pour un titre accrocheur afin d'attirer l'attention du lecteur, par conséquent,
il sera percutant.
On doit commencer par l'information la plus importante et terminer par celle qui l'est
moins.
Séparer les informations les unes des autres, bien entendu, par paragraphes, et n'oubliez
surtout pas de les hiérarchiser.
On doit préciser si la note est pour :
a) Information
b) exécution
c) classement
Les mentions à ne pas omettre :
L'émetteur de la note et sa fonction.
La date et le lieu
Le titre
Les destinataires
l'objet
la signature sans formule de politesse protocolaire
les pièces jointes, si cela s'avère nécessaire.
P-S : La note peut s'effectuer soit par mail, courrier, soit par affichage.
MODERN SCHOOL
(CENTRE DE FORMATION PROFESSIONNELLE)
Port-au-Prince, le 06 juillet 2023
Note (no 127)
À l’attention des étudiants(es)
Le Direction de la Modern School (Centre de Formation Professionnelle) vous informe que
les examens se dérouleront du 02 au 11 du mois suivant.
Ainsi, il est demandé à tous les étudiants et étudiantes de passer à la Banque Nationale de
Crédit (BNC), de payer leur dû, no 321 – 478197 – 17, afin de mettre leur compte à jour.
La Direction vous remercie et compte sur votre entière compréhension pour un meilleur respect
du calendrier académique.
Direction des Finances
Direction Académique Service de la Comptabilité
5, impasse Jean-Fouckand, Canapé-Vert __ +509 2866 – 9988 / 2244 - 5577 __ jeanfouckand@[Link]
