Coucou les amis, comment ça va?

Chaque jour, nous écrivons des e-mails à nos proches, à nos collègues ou à notre patron : l’e-mail
est l’un des moyens les plus rapide et efficace pour communiquer.

Bien que l’e-mail soit moins formel que la lettre, on oublie parfois qu’il faut respecter certaines
règles pour l’écrire. Dans cet article, vous trouverez des conseils et des exemples pour vous aider à
rédiger celui-ci.

Tout d’abord, sachez qu’en français, il est fréquent d’utiliser des mots anglais* pour le monde
informatique. Le mot « e-mail » lui-même a son équivalent en français (courriel ou mél), mais nous
allons utiliser sa version la plus utilisée, e-mail.

Quelques exemples:
Version française Version anglaise (très souvent utilisée en français)
Courrier indésirable spam
Spamer quelqu’un lui envoyer des emails indésirables
uploader télécharger
email courriel, courrier électronique, mél

Sachez aussi qu’en français, on va “sur” Internet (on ne met pas d’article devant le mot “Internet”
et on l’écrit avec majuscule). Exemple: je surfe sur Internet, je fais des achats sur Internet, je
vais sur les réseaux sociaux.

Avant de commencer:
Créez une adresse électronique “sérieuse”. Elle permettra ainsi de vous reconnaître et de s’assurer
que votre message ne disparaisse pas dans le dossier “courrier indésirable” de votre interlocuteur.
Vous pouvez créer une variation de votre nom réel plutôt qu’un pseudonyme. Evitez par exemple
catwoman0127@[Link] ; en revanche, racheldelatour@[Link] convient parfaitement.

Pour épeler une adresse électronique, on épellera chaque lettre avec la mention
. : point -: trait d’union
@: arobase (ou “at”)* /: barre oblique (ou slash)*
_: le sous-tiret (ou “underscore”)*
Lorsque vous commencer un nouveau message, vous trouverez généralement ce type de fenêtre. En
haut, il est écrit “rechercher dans les messages” afin de retrouver facilement un message avec un
“mot-clef”.

Quelques mots de vocabulaire

BOITE DE RÉCEPTION : dossiers de messages reçus.

BROUILLONS: Dossier où se trouve les messages rédigés mais non envoyés.
CONTACTS: Votre répertoire avec les noms, adresses e-mails, entreprises,...
TACHES : Ensemble des actions planifiées pour la gestion de vos e-mails.
RÉDIGER: écrire un e-mail, on peut aussi trouver la mention « nouveau message ».
MESSAGES SUIVIS: lorsque vous marquez les messages comme importants.
ENVOYER UN MESSAGE : dernière action à faire après une relecture attentive.
PROGRAMMER L’ENVOI : possibilité de planifier l’envoi ultérieur du message.
ANNULER: Vous changez d’avis et vous voulez “éliminer” votre dernière action.
JOINDRE DES FICHIERS: permet d’associer des documents (fichiers) à votre email.

Commençons la rédaction de l’e-mail, nous pouvons le décomposer en 6 parties :

-------------------------------------------------------------------
À: [Link]@[Link] (1) Adresse électronique destinataire
Objet: réservation nº58462 (2) Objet du message

Madame Larose, (3) Formule d’appel

J’ai le plaisir de confirmer votre réservation comme suit: (4) Contenu du message

 Une chambre double du 10 au 20 juillet 2021

avec petit déjeuner inclus au prix de 150 euros/nuit.

Cordialement, (5) Salutations

La Direction (6) Signature

Hôtel Vue sur Mer
___________________________________________________________________________

Destinataire(s) (1)
(1) Dans votre messagerie, vous avez plusieurs champs pour indiquer les destinataires, chacun
d’entre eux a une utilité bien précise.

À: vous indiquez l’adresse électronique du destinataire.

CC: “Copie Carbone”, vous notez les autres personnes à qui vous souhaitez envoyer le courriel.
CCI : “Copie Carbone Invisible”, utilisez-le pour masquer les destinataires, toute la liste des
destinataires du champ CCI ne sera visible que par vous. Outre la confidentialité, utiliser le champ
CCI :permet d’éviter l’interception des adresses mail de vos contacts par des programmes
malveillants.

Nous avons indiqué l’adresse de la ou des personne(s) à qui nous nous dirigeons, maintenant nous
devons compléter l’Objet (2): vous devez y indiquer un court résumé de votre e-mail. On utilisera
de préférence la “nominalisation”.
Inviter quelqu’un à une fête : Invitation à une fête (ex: mariage, baptême, anniversaire)
Postuler à un emploi : Candidature pour le poste d’informaticien
Demander un rendez-vous : Demande de rendez-vous
Faire un compte-rendu : Compte-rendu 20 septembre
Souhaiter quelque chose à quelqu’un : Bonnes vacances ! / Bonne Année ! / Bon rétablissement !
(si votre correspondant est malade)
Se plaindre : Réclamation facture du mois de juin
Fixer une date pour un réunion : Date prochaine réunion
Annulation d’un événement : Annulation du cours de français / Annulation réunion 17 juillet
Autres exemples: Demande de renseignements/ Réservation nº1654654/...

Nous allons maintenant commencer la rédaction de l’e-mail. Demandez-vous à qui vous vous
adressez. Distinguez bien si vous avez une relation proche (un camarade, un ami, un membre de la
famille), vous vous dirigez à eux avec le “tu”(e-mail informel). En revanche, si votre email
s’adresse au monde des “affaires” (client, fournisseur, professeur, propriétaire, collaborateur,…),
utilisez toujours le vouvoiement. En effet, bien que vous connaissiez votre interlocuteur, l’emploi
du “vous” est exigé, sans cela, ce sera considéré comme un manque de respect impardonnable. Vous
pourrez peut-être passer un jour au “tu” mais seulement si la personne vous y autorise
explicitement.

La formule d’appel (3)

La formule d’appel permet la prise de contact avec le destinataire et dépend du type de relation que
vous entretenez avec la ou les personne(s). Dans tous les cas, on termine l’interpellation par une
virgule.

Version formelle

 Madame,
 Monsieur,

Si vous connaissez le nom de la personne et vous souhaitez personnaliser le message, vous pouvez
ajouter son nom (recommandé pour s’adresser à un client par exemple).

 Madame Ramier,
 Monsieur Delabranche,
  Bonjour Madame Grosjean, (s’il s’agit d’une personne avec qui vous avez une relation
plutôt amicale bien que respectueuse, par exemple, votre propriétaire).

Pour un e-mail à une institution, dans un cadre officiel ou d’une entreprise, il est préférable de noter
le titre si vous le connaissez (remarquez la majuscule au titre):

 Monsieur le Maire,
 Madame la Présidente,
 Monsieur le Directeur,

Si vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas (institution, administration…) et que
vous ne savez pas s’il s’agit d’une femme ou d’un homme, commencez toujours par “Madame”
(signe de galanterie française ;-))

 Madame, Monsieur,

Si vous écrivez à un groupe de personnes

 Mesdames, (s’il s’agit d’un groupe de femmes )

 Messieurs, (s’il s’agit d’un groupe composé d’hommes)
 Mesdames, Messieurs, (s’il s’agit d’un groupe mixte)

En contexte informel

Vous écrivez à une personne que vous connaissez mais qui n’est pas proche de vous : Bonjour,

Vous écrivez à un ami ou à un collègue proche : Bonjour Sophie, / Coucou, / Salut,

Vous écrivez à un groupe : Chers collègues, / Chers collaborateurs, / Bonjour, / Bonjour à tous,
Bonjour à toutes, (si le groupe est composé exclusivement de filles ou femmes)

Le contenu (4)

Un e-mail est beaucoup plus direct qu’une lettre. Le contenu doit être organisé en paragraphes qui
correspondront chacun à une idée ou thème différent. Commencez par l’information la plus
importante.

a. “Planter le décor”

Tout d’abord, présentez-vous en fonction de l’objectif de l’email. Pour cela, vous pouvez utiliser la
formule “c’est en tant que (fonction)… que je me permets de vous contacter afin de...”

Exemple: Vous écrivez au Maire de votre ville pour lui annoncer le démarrage d’une initiative
citoyenne dans votre quartier: “C’est en tant qu’habitante du quartier X que j’ai le plaisir de
vous annoncer le début d’un projet de quartier qui aura pour but de… En effet,...”

Dans cette première phrase, en plus de vous présenter, vous citerez l’objet de votre e-mail. Diverses
situations peuvent se présenter : problème, proposition, demande d’informations ou d’actions,
candidature…
Exemples d’introduction si vous avez déjà eu un contact avec votre destinataire :

Pour faire suite à notre entretien, …

Lors de nos derniers échanges, …
Suite à notre conversation téléphonique, …
Comme convenu lors de notre rencontre, …
Suite à l’offre d’emploi publiée sur votre site,..

Expressions pour demander :

Vous voudrez bien me faire parvenir/ communiquer …

Je vous prie de bien vouloir …
Je souhaite recevoir des informations …
Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation….

Demander des informations concernant un problème déjà annoncé : A ce sujet/À ce propos,

j’aimerais/je voudrais quelques informations complémentaires …
Demander des réparations en cas de réclamation : C’est la raison pour laquelle je vous demande
le remboursement du prix l’article X...
Expliquer le problème : Malheureusement, je ne retrouve plus le mode d’emploi, pourriez-
vous m’en envoyer un autre? …

Exemple: En tant que nouvelle habitante du quartier, je suis à la recherche d’un bureau de travail
partagé. Dès lors, à la suite de votre annonce parue sur le site [Link], je me permets de
vous écrire afin d’obtenir des informations complémentaires sur cette offre dans votre espace de
coworking.

Informer votre destinataire de vos actions : Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques
jours pour convenir d’un entretien. …
Informer des pièces jointes : Vous trouverez ci-joint les justificatifs nécessaires/« Veuillez
trouver en pièces jointes une copie de mon CV et celle de mon portfolio dans le format PDF. »
Informer de votre disponibilité: Je reste à votre disposition pour tout renseignement
complémentaire/n´hésitez pas à me contacter si vous souhaitez d’autres informations.

Remercier :

Je vous remercie d’avance / par avance de votre réponse.

Je vous remercie pour l’accueil que vous m’avez réservé.
En vous remerciant, par avance de l’intérêt que vous portez à ma demande/candidature,
(ajouter les salutations)...

Si une rencontre est prévue: Au plaisir de vous revoir.

Réponse attendue:

Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien.
Sans réponse de votre part, je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours.
Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part...
J’espère obtenir rapidement satisfaction.
Je vous serais reconnaissant de résoudre ce problème très rapidement.
Comptant sur votre coopération, ...
Les salutations (5)

Les salutations choisies dépendent de votre lien d’intimité avec le destinataire.

a) Salutations informelles:

Bisous/à bientôt/je t’embrasse/Je vous embrasse/ Bonjour de ma part à Jacques/ Amitiés/

n’oublie pas de me répondre!/ ciao!/Je me réjouis d’avoir de tes nouvelles!

b) Salutations formelles:

Informer le destinataire de votre disponibilité en cas de questions : N’hésitez pas à me contacter si

vous avez besoin de plus d’informations/ je reste à votre entière disposition.
Salutations formelles:
Bien cordialement. / Bien à vous./ Cordialement./ Salutations respectueuses./ Salutations
distinguées. / Sincères salutations.

La signature (6)

La signature qui comprend votre nom complet et vos informations de [Link] vous avez un titre
professionnel (manager, directeur, etc.), précisez-le sous votre nom et ajoutez le nom et/ou le site
Internet de l’entreprise pour laquelle vous travaillez (ou propre blog ou site internet).

Signature
Prénom et nom.
Exemple : Jacques Duval

Derniers conseils :

- N’écrivez pas en majuscules. Vous donnerez l’impression de crier après le destinataire.

- Vérifiez bien que vous avez utilisé le « vous » pour l’e-mail formel.
- Relisez-vous. Vous savez combien le français est difficile en terme d’orthographe et de grammaire.
Ne vous fiez pas à votre correcteur automatique et n´hesitez pas à demander une relecture à un natif
ou à un professeur pour vous assurer que l’e-mail est parfaitement écrit.
- Dernier conseil, lancez-vous, après toutes ces explications, vous êtes prêts ;-)