Leçon 3 : ETUDE DE L'EXISTANT ET ETUDE D'OPPORTUNITÉS

Compétences visées

Cette leçon permet à l'apprenant de développer une compréhension globale et une expertise pratique
pour mener une étude de l'existant dans tout type d'organisation; d'explorer, d'analyser et de
sélectionner les meilleures voies d'évolution d'un système d'information. Cela constitue une
compétence clé pour un futur analyste ou consultant en systèmes d’information, apte à analyser,
documenter, et proposer des améliorations dans un contexte professionnel.

INTRODUCTION

L’étude de l'existant d'un système d'information est une étape cruciale dans le cadre de la conception,
de la refonte ou de l'amélioration d'un système d'information (SI). Cette phase vise à comprendre en
détail l'organisation, les processus métier, les outils utilisés, les besoins des utilisateurs et les contraintes
existantes afin d’orienter efficacement les choix technologiques et fonctionnels pour la future solution.

I- Définition et Objectifs de l’Étude de l'Existant

Définition : L'étude de l'existant consiste à analyser les processus, les données, les utilisateurs et les
outils déjà en place dans l'organisation. Elle permet de dresser un état des lieux complet de la situation
actuelle.

2.Objectifs : Identifier les forces et faiblesses du système actuel, relever les dysfonctionnements, les
redondances et les besoins non couverts. Cela permet d'établir une base solide pour l’élaboration d’un
cahier des charges et de minimiser les risques de l’implémentation du nouveau système.

2. Les Principales Étapes de l’Étude de l'Existant

1. Recueil des Informations

Entretien avec les utilisateurs : Comprendre leurs besoins, les tâches quotidiennes, et les difficultés
rencontrées.
Observation et analyse des processus : Suivre le déroulement des processus dans l’organisation pour
identifier les étapes et les interactions.

Analyse documentaire : Étudier les documents internes (procédures, rapports, organigrammes) et les
documents produits par le système.

Questionnaires et sondages : Utilisés pour collecter des informations quantitatives et qualitatives auprès
d'un grand nombre de collaborateurs.

2. Cartographie du Système d'Information

Cartographie des processus métiers : Représenter graphiquement les processus actuels, les flux de
travail, les acteurs impliqués et les interactions.

Cartographie des flux d'information : Identifier comment les informations circulent entre les processus,
les départements et les systèmes utilisés.

Modélisation des données : Identifier les entités de données, les relations entre elles et les règles de
gestion actuelles.

Cartographie des applications et outils : Établir un inventaire des applications et technologies utilisées,
en précisant leurs interactions et leur utilité.

3. Analyse des Dysfonctionnements et des Améliorations Potentielles

Identification des points de blocage : Repérer les processus ou systèmes entraînant des pertes de temps
ou des erreurs fréquentes.
Analyse des besoins non couverts : Déterminer les besoins exprimés par les utilisateurs qui ne sont pas
satisfaits par le système actuel.

Redondances et incohérences : Identifier les doublons ou les incohérences dans les données ou les
processus.

Opportunités d'optimisation : Rechercher les points d’amélioration pour réduire les coûts, augmenter la
productivité ou améliorer la qualité de l’information.

4. Évaluation des Solutions Actuelles

Évaluation des performances : Examiner les performances des solutions existantes en termes de
rapidité, fiabilité et accessibilité.

Analyse des coûts : Étudier les coûts liés au système actuel (licences, maintenance, support).

Analyse des contraintes techniques et organisationnelles : Prendre en compte les limitations techniques,
les compétences internes, et les contraintes de sécurité et de conformité.

3. Outils et Méthodes Utilisés pour l’Étude de l'Existant

Diagrammes de flux (flowcharts) pour visualiser les processus et les flux d’information.

Modèles de données pour structurer les données du système.

Outils de gestion de projet pour planifier et suivre l’avancement de l’étude.

Modélisation UML (Unified Modeling Language) pour représenter les cas d'utilisation et les interactions
entre les composants du système.

Cartographie des processus (BPMN - Business Process Model and Notation) pour formaliser les
processus métier.

4. Synthèse et Restitution des Résultats

Une fois l’étude terminée, les résultats sont synthétisés sous la forme de rapports et de diagrammes,
notamment :

Document de synthèse : Présentation des processus, des flux, des forces et faiblesses du système
existant.

Recommandations : Proposition d’améliorations ou d'évolutions du système, en fonction des besoins

identifiés et des contraintes.

Maquette ou prototype : Dans certains cas, une modélisation de la solution future peut être réalisée
pour valider les choix avec les utilisateurs.

5. Les Bénéfices de l’Étude de l'Existant

Réduction des risques : En anticipant les difficultés, l’étude de l’existant minimise les erreurs de
conception et les mauvaises interprétations des besoins.
Gain de productivité : Une analyse approfondie permet d’identifier les pistes d’optimisation.

Meilleure compréhension des besoins : L'étude permet de mettre en lumière les besoins réels des
utilisateurs et les problématiques métiers.

Facilitation de la conduite du changement : En impliquant les utilisateurs dès cette étape, ils sont plus
enclins à accepter les changements.

Conclusion

L’étude de l'existant est une phase clé dans un projet d’évolution du système d'information. Elle doit
être réalisée de manière méthodique, impliquant les différents acteurs pour garantir que les besoins
sont bien compris et que le futur système sera à la fois adapté, performant et évolutif.

SECTION II : ETUDE D'OPPORTUNITÉS

L’étude d'opportunités dans les systèmes d'information (SI) est une

phase exploratoire qui vise à identifier, évaluer et sélectionner les
meilleures options d'évolution ou de transformation d’un SI.
Contrairement à l’étude de l’existant, qui dresse un état des lieux du
système actuel, l’étude d'opportunités se concentre sur les solutions
futures potentielles. Elle aide les décideurs à choisir des orientations
stratégiques, en évaluant les bénéfices et les risques associés à
chaque option.

Objectifs de l’Étude d'Opportunités

1. Identification des pistes d’évolution : Déterminer les opportunités
de modernisation, de transformation, ou d’optimisation du SI en
fonction des objectifs de l’entreprise.

2. Anticipation des besoins futurs : Identifier les futurs besoins métier

et technologiques pour aligner le SI avec la stratégie de croissance et
de digitalisation de l’organisation.

3. Évaluation des options : Analyser et comparer différentes solutions

potentielles en termes de coûts, d’impact, de faisabilité technique, et
de délais de mise en œuvre.

4. Prise de décision : Fournir aux décideurs les informations

nécessaires pour choisir les meilleures options de transformation et
les prioriser selon les objectifs de l'organisation.
Étapes de l’Étude d'Opportunités

1. Analyse de l’environnement interne et externe

Étude des besoins internes : Recueillir les besoins et les attentes des
utilisateurs et des parties prenantes pour identifier les améliorations
potentielles.

Analyse du marché et des tendances : Étudier les innovations

technologiques (cloud computing, IA, IoT, etc.) et les pratiques de
l'industrie pour repérer les technologies émergentes ou les pratiques
qui pourraient bénéficier à l’organisation.

Analyse des concurrents : Étudier les systèmes d’information utilisés

par les concurrents pour repérer les outils et les pratiques qui
pourraient être adoptés.

2. Identification des solutions potentielles

Options technologiques : Répertorier les solutions technologiques qui
pourraient répondre aux besoins, comme la mise en place d’un ERP, la
transition vers un cloud, ou l’intégration de solutions d’analyse de
données.

Options organisationnelles : Envisager des modifications dans les

processus, la structure organisationnelle ou les compétences requises
pour tirer parti des nouvelles technologies.

Partenariats possibles : Identifier des partenaires potentiels

(fournisseurs, intégrateurs) pour la mise en œuvre des solutions
envisagées.

3. Évaluation des options

Analyse des coûts et des bénéfices : Comparer les coûts

(investissements, maintenance) et les bénéfices potentiels (gains de
productivité, réduction des erreurs) de chaque option.
Analyse de faisabilité : Évaluer les aspects techniques, humains, et
organisationnels nécessaires pour chaque option, en identifiant les
contraintes et les ressources.

Évaluation des risques : Identifier les risques potentiels (financiers, de

sécurité, de résistance au changement) associés à chaque option et
prévoir des stratégies pour les atténuer.

4. Priorisation des solutions

Critères de sélection : Établir des critères pour évaluer les

opportunités (impact stratégique, ROI, faisabilité) et prioriser les
options selon leur contribution aux objectifs de l’entreprise.

Plan d’action et de mise en œuvre : Préparer un plan d’action

préliminaire pour les solutions retenues, incluant les étapes de
développement, le budget estimé, et les ressources nécessaires.
Livrables de l’Étude d'Opportunités

Rapport d’opportunités : Ce document présente les résultats de

l’analyse, incluant une synthèse des solutions étudiées, les
évaluations et les recommandations.

Analyse comparative : Tableau comparatif des différentes options

avec les avantages, les inconvénients, les coûts, et les risques.

Recommandations stratégiques : Sélection des solutions les plus

pertinentes et recommandations pour l’orientation future du système
d’information.

Plan d’implémentation préliminaire : Un planning prévisionnel pour la

mise en œuvre des solutions retenues, avec les phases principales et
les jalons.

Bénéfices de l’Étude d'Opportunités

1. Meilleure allocation des ressources : Permet de choisir les
investissements les plus rentables et les plus stratégiques.

2. Réduction des risques de transformation : Grâce à une analyse

approfondie, les décisions sont plus informées, ce qui réduit les
risques liés à la mise en œuvre de nouvelles solutions.

3. Alignement stratégique : Garantit que le système d’information

évolue en adéquation avec les objectifs à long terme de
l’organisation.

4. Innovation et compétitivité : Identifie les nouvelles technologies et

les innovations qui peuvent donner un avantage concurrentiel à
l’entreprise.

Conclusion
L’étude d'opportunités en systèmes d’information permet d’explorer,
d’analyser et de sélectionner les meilleures voies d’évolution pour un
SI, en alignant les besoins métiers avec les possibilités offertes par les
nouvelles technologies. C’est une étape essentielle pour les
organisations qui souhaitent optimiser leur SI, accroître leur
compétitivité et s’adapter aux évolutions du marché.