GESTION DES RESSOURCES

HUMAINES
EDAHTECH

La gestion des Ressources Humaines est un ensemble de pratiques du

management ayant pour objectif de mobiliser et développer les
Ressources Humaines pour une plus grande performance de
l'organisation. C'est une activité qui doit tendre à améliorer une

1
 communication transversale, tout en faisant respecter l'organigramme de
l'organisation.
Les procédures en vigueur au sein de la société EDAHTECH lors de la
gestion des Ressources Humaines doivent donner l’assurance que les
législations relatives au droit du travail sont respectées.
Les domaines d’intervention des Ressources Humaines
N° DOMAINES D’INTERVENTION
1 Mise à jour de l’organigramme
2 Recrutement de personnel
3 Embauche
4 Intégration du personnel
5 Congés et absences
6 Départ
7 Mission
8 Avances sur salaire
9 Traitement de la paie
10 Règlement de la paie
11 L’évaluation du personnel
12 Formation du personnel

I- Mise à jour de l’Organigramme

L’organigramme est un outil qui permet de visualiser la répartition des
rôles et de l’autorité au sein d’une organisation. Autrement dit, il permet
d’identifier les responsabilités et les rôles de chaque membre de
l’organisation.
L’organigramme a la vocation d’être un instrument de gestion, et non un
simple document de présentation de la structure organisationnelle de
EDAHTECH.
A- Décision d’élaboration et de modification de
l’organigramme
La décision d’élaboration et de modification de l’organigramme appartient
au Directeur Gérant. La création de poste peut être suscitée par :
- Un surcroît de travail nécessitant une embauche ;
- Une nouvelle activité ne pouvant être couverte par les agents en
poste.

Le Responsable des Ressources Humaines devra :

 Rédiger une note de service faisant mention de la décision de
création, suspension ou annulation de poste après avoir consulté
le Directeur Gérant ;

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  Dispatcher la note de service comme suit :
 Une (1) Copie au Chef de Département concerné ;
 Une copie (1) au Service Juridique ;
 Une (01) Copie conservée au Département des Ressources
Humaines, et ;
 Une copie à conserver auprès de l’Assistante.
NB :
*Création de poste : Le Directeur Gérant est directement impliqué pour
les postes de Chefs de département et de service. Pour les niveaux
inférieurs, il n’intervient qu’au niveau de la décision finale de recrutement.
Il établit les grandes lignes du profil de poste, appose son visa sur le
document précisant les grandes lignes du profil de poste et fait dispatcher
la note de service à laquelle sera joint l’ébauche de profil de poste.
L’original est remis au Chef de département concerné, une copie à
l’Assistante de la Direction Gérante pour classement.
*Suspension / Annulation de poste : avec comme support la note de
service, les Départements concernés mettent en œuvre les actions qui
s’imposent (suspension de salaire, radiation des organismes sociaux…).
*Modification de poste : apporter les révisons nécessaires à la fiche de
poste concernée.
Une fois les diligences accomplies en fonction du type de changement à
intervenir, le Responsable des Ressources Humaines réactualise le dessin
de l’Organigramme et le diffuse.

A-1- Création de poste

L’initiateur de la création du poste doit pouvoir définir les termes de
références du poste. Les termes de références comportent les éléments ci-
après :
- La dénomination du poste à pourvoir ;
- Le type de contrat proposé ;
- Le diplôme requis ;
- L’expérience et l’expertise nécessaires pour occuper le poste ;
- La date de prise de fonction prévue ;
- Les missions et responsabilités ;
- Les principales tâches à effectuer ;
- Les aptitudes et attitudes requises ;
- La catégorie de classification du poste ;
- Et d’autres critères spécifiques que le Directeur Gérant voudra
assigner au titulaire du poste à pourvoir.

3
A-2- Suspension/ Annulation de poste
Ces mesures interviennent dans des conditions strictement encadrées par
la loi du Travail. Elles ne pourront effectivement être mises en œuvre que
dans le cadre de fautes commises par le titulaire du poste.

A-3- Modification de poste

Il s’agira pour le Directeur Gérant de procéder, conformément aux lois et
Décrets en vigueur, à l’aménagement des diligences confiées au titulaire
d’un poste existant.

II- Recrutement du personnel

Le recrutement est le premier acte de l’ensemble du processus de gestion
des Ressources Humaines. C’est aussi un acte fondateur. Il nécessite donc
une attention toute particulière.
Les besoins du personnel pour l’année à venir doivent être préalablement
identifiés sur la base des nécessités des différents Départements de
EDAHTECH, et un programme de recrutement doit être élaboré. Ce
programme annuel comprend essentiellement :
- Les postes nouvellement créés et autorisés à l’organigramme ;
- Les postes remplaçant les départs de toutes natures (retraites,
décès, licenciements, démission, départ négocié etc) ;
- Les postes nouvellement apparus en cours d’année et non prévus
à l’organigramme. Ces postes devront toutefois constituer une
exception.
- Les modifications de postes.

Les modalités de recrutement obéissent à des procédures.

N° PROCEDURES ACTEURS
1 Rédiger l’annonce ou transmettre les Ressources Humaines
TDR à un Cabinet de recrutement
2 Diffuser l’annonce Assistante de la Direction Gérante
3 Effectuer la présélection Responsable Ressources Humaines
4 Effecteur les entretiens et rédiger le Comité de sélection
rapport de recrutement

Un Comité de sélection sera mis en place et sera fonction du

poste à pourvoir. Le Comité sera cependant composé du
Directeur Gérant, du Responsable Ressources Humaines et
d’un membre du Département qui recevra le candidat, futur
titulaire du poste.

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 A- Cas du recrutement confié à un Cabinet de Conseils en
Ressources Humaines

 Sélectionner le Cabinet de Conseil en Ressources Humaines selon

les procédures de sélection du cycle achats ;
 Transmettre les TDR du poste au Cabinet de Conseil en Ressources
Humaines retenu qui se chargera d’effectuer l’ensemble des tâches
de présélection.

B- Recrutement intégralement effectué par EDAHTECH

 Rédiger l’annonce presse comportant les informations figurant sur

les TDR du poste validé ;
 Faire valider le texte par le Directeur Gérant, le visa faisant foi ;
 Transmettre à l’Assistante de Direction/ Assistant Ressources
Humaines pour diffusion.
Dans la pratique, après avoir arrêté la date et le nombre de parutions,
effectuer en accord avec le Responsable des Ressources Humaines, le
choix des supports (presse) et demander un devis pour chacun des
supports retenus.
NB 1 : Le texte de l’annonce peut être introduit sur le site de EDAHTECH,
et/ ou sur tout autre site d’emploi. L’agent en charge de la gestion du site
de EDAHTECH sera également chargé de recueillir les réponses des
candidats postulant et de les transmettre aux Ressources Humaines.
NB 2 : L’annonce peut également être faite par voie d’affichage.
Dans l’un ou l’autre des cas, le délai de réponse et l’adresse de réponse
devront être précisés.
Obligations du Responsable des Ressources Humaines
 Transmettre aux Responsables concernés les différents
supports et le texte à paraître, accompagné d’un bon de
commande signé par le Directeur Gérant ;
 Veiller à la parution des annonces presse ;
 Pour chaque annonce, joindre une copie au bon de
commande et transmettre l’autre copie à l’Assistante du
Directeur Gérant.
B-1- Présélection
o Etablir les critères de notation des Curriculum vitae ;

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 o Retenir les cinq (5) meilleurs candidats ;
o Effectuer la convocation des candidats après avoir validé les
dates d’entretien avec les membres du Comité de sélection.
B-2- Recrutement
C’est la phase pendant laquelle les entretiens sont effectués. Elle consiste
en :
 L’évaluation des candidats. Elle se fait sur la base de critères
prédéfinis ;
 Le Comité discute ensuite des différentes candidatures ;
 Le secrétaire désigné (en général le Responsable du Département
concerné) dans ledit Comité rédige un rapport de recrutement ;
 Transmet ledit rapport de recrutement au Directeur Gérant pour
observations et approbation.
Le rapport approuvé est adressé aux personnes suivantes :
 Un exemplaire au Comptable ;
 Un exemplaire au Responsable hiérarchique concerné ;
 Un exemplaire est conservé par l’assistante du Directeur Gérant
pour classement ;
 Un exemplaire est transmis à l’Assistant Ressources Humaines pour
archivage.

Un courrier est rédigé puis transmis par le Responsable Ressources

Humaines à chacun des candidats retenus pour les informer de la décision
prise relativement à leur candidature.

III- Embauche
L’embauche constitue la première phase du contrat de travail et consiste à
engager un
salarié. C’est l’acte par lequel la nouvelle recrue devient un membre de
l’équipe de la société. C’est l’étape qui suit celle de la sélection.
Elle :
- Respecte les obligations administratives (déclaration de
l’employé à la caisse nationale de prévoyance sociale, aux
impôts…)
- Respecte les obligations vis-à-vis du nouvel employé (rédaction
du contrat,
phase d’intégration, communication d’information, visite
médicale…).

N° PROCEDURES ACTEURS

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1 Convoquer le candidat retenu Assistant Ressources Humaines
2 Recevoir le Candidat retenu Directeur Gérant
Supérieur hiérarchique
Responsable Ressources Humaines
3 Finaliser le contrat Responsable Ressources Humaines
Responsable Juridique
4 Créer un dossier au nom de la Responsable Ressources Humaines
nouvelle recrue Responsable Juridique

Dans la pratique
A- Convoquer le candidat retenu
Après avoir fixé avec le Responsable Hiérarchique concerné une date à
laquelle il peut
recevoir le candidat retenu, l’Assistante du Directeur Gérant devra :

 Tâches à exécuter

 Contacter le candidat et s’assurer qu’il est bien intéressé pour

occuper le poste à pourvoir ;
 Le cas échéant, lui demander de se présenter à la date
retenue, muni des pièces ci- après :
- Un curriculum vitae actualisé avec précision de sa situation
matrimoniale ;
- Les copies des diplômes et attestations légalisés mentionnés sur
le CV ;
- Un extrait d’acte de naissance ;
- Un certificat de nationalité (le cas échéant) ;
- Un casier judiciaire (le cas échéant) ;
- La copie de sa carte nationale d’identité ;
- Un certificat médical attestant que l’agent n’est pas atteint de
maladie contagieuse éventuellement (le cas échéant).

La date de l’entretien sera confirmée par le Responsable Hiérarchique.

B- Recevoir le candidat retenu

 Tâches à exécuter

 Recevoir le candidat retenu et s’entretenir avec lui ;

 Fixer le salaire avec le candidat ;
 Discuter avec le candidat des objectifs et indicateurs de
performance qui lui seront fixés ;
 Déterminer la date de début de prise de fonction ;

7
  Préparer une lettre de notification d’embauche en trois (2)
exemplaires, dont un sera conservé dans les archives des
Ressources Humaines et de la Direction Juridique, et l’autre sera
remis au candidat.

NB : Le candidat devra porter la mention « bon pour accord »

sur les deux (2) exemplaires de la lettre de notification et les
signer.

C- Finaliser le contrat

 Tâches à exécuter

 Finaliser le contrat (attestation de mouvement du travailleur et

note comportant les indicateurs de performance et objectifs
assignés) ;
 Faire signer les documents (contrat et documents précisant les
objectifs et indicateurs de performance ;
 Contacter la nouvelle recrue, la convoquer, la recevoir et lui faire
signer les documents.

D- Créer un dossier au nom de la nouvelle recrue

 Tâches à exécuter

 Créer un dossier personnel au nom de la nouvelle recrue et y classer

les documents la concernant ;
 Effectuer les différentes opérations relatives à sa prise de fonction :
 Création/ prise en main de son dossier au niveau de
l’organisme de prévoyance sociale ;
 Mise à jour de la liste du personnel ;
 Saisie des informations dans le logiciel de paie (Comptabilité) ;
 Effectuer les démarches nécessaires relatives à l’assurance
maladie selon la catégorie de l’agent ;
 Transmettre les informations à la comptabilité.

IV- Intégration du personnel

Une fois l’embauche de la nouvelle recrue faite, il est nécessaire de lui
assurer les
meilleures conditions d’accueil et d’intégration au sein de EDAHTECH.
- Faire une présentation pertinente de EDATECH à la nouvelle
recrue ;
- Donner une bonne compréhension du poste et de ses spécificités
à la nouvelle recrue.

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N° PROCEDURES ACTEURS
1 Informer le reste du personnel de Assistante du Directeur Gérant
l’arrivée de la nouvelle recrue
2 Recevoir la nouvelle Responsable Hiérarchique
Responsable Ressources
Humaines
Directeur Gérant
3 Intégrer la nouvelle recrue Responsable Hiérarchique
4 Evaluation en fin de période Responsable hiérarchique
d’essai
5 Confirmer ou infirmer le Directeur Gérant/ Responsable
recrutement Hiérarchique
6 Fixer les objectifs annuels Responsable Hiérarchique

A- Informer le personnel de l’arrivée de la nouvelle recrue

 Tâches à exécuter

 Recevoir la nouvelle recrue ;

 Présenter la nouvelle recrue au personnel de EDAHTECH ;
 Lui remettre les documents utiles tels que le Statut du Personnel, le
Règlement Intérieur, le manuel de procédures, les notes de service
récentes etc) ;
 Transmettre au Responsable Hiérarchique la fiche qui permettra
l’évaluation de la nouvelle recrue environ 15 jours avant la fin de sa
période d’essai.
NB : Pendant la période d’essai, il peut être mis fin au contrat
sans préavis, par la simple volonté des parties, si aucune
disposition contraire n’est prévue au contrat.

B- Intégrer la nouvelle recrue

 Tâches à exécuter

 Recevoir la nouvelle recrue et lui transmettre tous les documents

du Département qu’elle va intégrer- à l’exception de ceux en
dehors de sa compétence ou qui seraient confidentiels-

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 nécessaires pour une bonne prise de connaissance de ses
activités ;
 Encadrer la nouvelle recrue dans sa prise de connaissance des
tâches à effectuer ;
 Introduire la nouvelle recrue auprès de ses collègues et
collaborateurs (et contacts externes éventuellement) ;
 Faire visiter les locaux et rappeler à la nouvelle recrue les
objectifs de performance qui lui ont été assignés lors de la
signature de son contrat et qu’une évaluation aura lieu deux (2)
semaines avant la fin de sa période d’essai.

C- Evaluation en fin de période d’essai

 Tâches à exécuter

 Compléter la fiche d’évaluation en fonction des appréciations

faites de la nouvelle recrue ;
 Transmettre la fiche d’évaluation au Directeur Gérant suivant
la voie hiérarchique ;
 Conserver un exemplaire.

D- Confirmer ou infirmer le recrutement

Le Directeur Gérant prend connaissance de la fiche d’évaluation
renseignée par le Supérieur Hiérarchique et en discute avec celui- ci.
A la suite des échanges, il peut choisir soit de confirmer le recrutement,
soit de l’infirmer.

D-1- Cas de confirmation du recrutement

Si la décision est de confirmer la nouvelle recrue dans les effectifs de
EDAHTECH, le Directeur Gérant instruit les Ressources Humaines à l’effet
de prendre une note de service dans ce sens. Copie de ladite note de
service sera alors transmise au Supérieur Hiérarchique de la recrue.
Ensuite, les Ressources Humaines :
- Convoquent l’intéressé (e) pour l’informer de la décision qui vient
d’être prise, et ;
- Lui remettent une lettre attestant de son maintien dans les
effectifs de la société EDAHTECH.

D-2- Cas d’infirmation du recrutement

10
Si la décision de se séparer de la nouvelle recrue est prise, il appartient,
toujours aux Ressources Humaines :
- D’en informer le service de la comptabilité par note de service ;
- De convoquer l’intéressé(e) pour l’informer et lui donner les
raisons de son non- maintien à EDAHTECH ;
- De lui remettre une lettre attestant de la fin de son contrat.

E- Fixer les objectifs annuels

 Tâches à exécuter

 Fixer une date et une heure pour l’entretien d’évaluation et en

informer la nouvelle recrue ;
 Recevoir la nouvelle recrue dans un cadre formel (bureau, pas de
téléphone, pas de réunion etc) ;
 Discuter avec la nouvelle recrue de ses objectifs annuels ;
 Etablir une fiche récapitulant les objectifs annuels fixés ainsi que la
pondération (notation) à appliquer pour chacun d’entre eux ;
 Dans la semaine suivant l’entrevue, communiquer par lettre à la
nouvelle recrue, la fiche récapitulant les objectifs pour approbation.
Une fois l’approbation obtenue, ou les modifications portées, la fiche est
signée par la nouvelle recrue et son Responsable Hiérarchique la transmet
aux Ressources Humaines pour classement dans son dossier. Une copie
est bien entendu conservée dans le Département concerné.

V- Congés et absences

Les articles 25.1 du Code du Travail, le Décret n°98- 39 du 28 Janvier

1998, ainsi que la Convention Collective Interprofessionnelle ivoirienne de
1977, définissent le régime des congés payés.
Ils correspondent à une autorisation légale temporaire donnée à un
employé de cesser son travail.

Tout travailleur ou salarié ayant totalisé au moins douze (12) mois, soit un
(1) an de service continu dans la même organisation ou chez le même
employeur acquiert le droit d’en jouir. Le caractère effectif du travail
s’entend de la présence du travailleur sur son lieu de travail au cours de la
période de référence.

Les congés sont calculés à raison de 2,2 jours ouvrables par mois de
service.

L’aménagement du congé est fixé par l’employeur compte- tenu des

impératifs de l’établissement. Ainsi, le Responsable Hiérarchique en
discute avec ses agents, ce, en fonction des diligences du service, puis
soumet sa programmation au Responsable des Ressources Humaines, qui

11
lui est chargé de s’assurer de son adéquation avec les besoins de
EDAHTECH, et d’en assurer le suivi.

Les règles de gestion des congés, absences et autorisations de sortie sont

soumises à
celles de la législation en vigueur en République de Côte d’Ivoire.

N° PROCEDURES ACTEURS
1 Compléter le formulaire Agent demandeur
2 Traiter, viser et transmettre Responsable Hiérarchique
le formulaire
3 Activer la demande de Responsable Ressources
l’agent demandeur humaines

 Tâches à exécuter

 Compléter le formulaire de demande en précisant s’il s’agit

d’un congé, d’une absence ou d’une sortie ;
 Dans le cas d’une absence, préciser si l’absence est déductible
ou non du congé annuel ;
 Signer le formulaire dûment complété ;
 Transmettre le formulaire dûment renseigné au Supérieur
Hiérarchique pour visa.

V-1- Dans le cas d’une demande de sortie

 Vérifier si la demande est valablement remplie et justifiée ;

 Si la sortie est motivée par raison de maladie, vérifier que le
certificat de maladie a été établi en bonne et due forme ;
 Transmettre le formulaire original aux Ressources Humaines, puis
une copie à l’Assistante du Directeur Gérant.

V-2- Dans le cas d’une absence

 Vérifier que le formulaire est valablement rempli et justifié ;

 Vérifier si l’absence durant la période couverte par le congé ne nuira
pas à la bonne marche du Service/ Département dont il dépend.

V-3- Dans le cas d’un congé annuel

En principe, dans le cadre de congés annuels, un pré- planning doit être

établi, de sorte que déjà en début d’année, les congés de chacun des
collaborateurs de EDAHTECH soit connu.

Ainsi :

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  Vérifier si le formulaire a bien été complété (case congés ou
absences cochée …) ;
 Vérifier si l’absence est déductible ou non du congé (mariage de
l’agent, décès …) ;
 Vérifier que l’absence soit justifiée (permission, intervention
médicale …).

NB : En cas de désaccord, retourner le formulaire à l’agent en

l’accompagnant d’une note motivant le refus.
En cas d’accord, viser le formulaire et le transmettre à
l’Assistante (copie) et aux Ressources Humaines (original).

Récapitulatif

 Traiter le formulaire et approuver (RH) ;

 Mettre à jour le planning des congés et absences (RH) ;
 Effectuer quatre (4) copies du formulaire (RH) ;
 Classer l’original dans le dossier ‘’personnel’’ du demandeur (RH) ;
 Dispatcher les quatre (4) copies comme suit :
- Une (1) copie au demandeur ;
- Une (1) copie au Responsable Hiérarchique ;
- Une copie au Service Juridique ;
- Joindre une copie au dossier des éléments variables de salaire du
mois du demandeur.

NB : Au retour de ses congés, la seconde partie du formulaire sera

complétée (date de retour, nombre de jours effectifs d’absence,
visas du Responsable Hiérarchique et du Responsable Ressources
Humaines.

VI-Départs

Le départ concerne la rupture du contrat de travail de l’agent et donc la

cessation définitive des activités de l’agent au sein de la société
EDAHTECH.

Le départ peut être dû à :

- Une démission : La démission s’identifie en une cessation définitive des

activités suite à une demande écrite formulée par le travailleur et
adressée au Directeur Gérant au moins trois (03) mois avant la date
souhaitée.

Le travailleur dispose durant cette période d’un délai de deux (02) mois
pour revenir sur sa décision. La démission entraine la perte de la qualité
d’employé de EDATECH et l’exigibilité des engagements pris envers la
société.

- Un licenciement : le licenciement s’analyse en cette cessation

13
 définitive des activités et de l’appartenance au personnel de EDAHTECH,
et qui est prononcée par le Directeur Gérant, ce, pour les raisons suivantes
:

 La préservation de l’intérêt de la société ;

 L’insuffisance des qualités du rendement ;
 La faute grave ou faute lourde de l’employé ;
 La découverte de faits tels, la condamnation pénale, la falsification de
diplôme, la falsification de tout autre document administratif… ;
 La survenance d’une condamnation pour des infractions prévues dans le
statut du personnel de EDAHTECH.

Le licenciement est précédé d’un préavis de trois (3) mois dans le cas de
préservation de l’intérêt de la société et de l’insuffisance de la qualité du
rendement.

Aucun préavis n’est requis pour tout autre motif.

- La retraite : C’est la cessation du service au terme d’un certain nombre

d’années
d’activités soit parce que l’agent a atteint l’âge limite, soit parce qu’il a
totalisé le nombre d’années de service requis conformément au Code du
Travail en vigueur en République de Côte d’Ivoire.

N° PROCEDURES ACTEURS
1 Préparer le départ de Assistante du Directeur Gérant/
l’employé Ressources Humaines
2 Encadrer le départ de Assistante du Directeur Gérant/
l’employé Ressources Humaines
3 S’entretenir avec l’employé Directeur Gérant/
sortant Responsable Ressources Humaines/
Supérieur Hiérarchique de
l’employé

1- Préparer le départ de l’employé

Au regard de la date prévue pour le départ de l’employé, préparer les
éléments administratifs nécessaires à son départ (attestation/ certificat de
travail, départ à la retraite, radiation des différentes caisses de cotisation,
suspension du virement bancaire si l’employé est payé par virement etc) ;
Vérifier que tous les prêts dont il a pu bénéficier ont été soldés et si ce
n’est pas le cas, faire le nécessaire en ce sens. Si le reliquat est supérieur
à la somme due au titre du solde à percevoir, une action en justice peut
être engagée si l’employé n’est pas en mesure de proposer un programme
crédible de remboursement.

NB :

14
 - En cas de décès de l’employé, avant extinction totale des
dettes, les héritiers de celui- ci seront considérés comme
débiteurs et solidaires envers la société EDAHTECH pour
le restant dû ;
- Etablir le décompte réconcilié des droits de l’employé ;
- Préparer l’attestation de solde de tout compte.

2- Encadrer le départ de l’employé

 Veiller à ce que l’employé remette tous les documents dont il

dispose ou les rende disponibles dans son bureau (effectuer la
passation de service) ;
 Veiller à la restitution des clés de son bureau, badge, matériel de
travail …et à ce que la passation de service soit effectuée ;
 En lien avec le personnel informatique, veiller à la suspension de son
compte et profil utilisateur (traitement des e-mails…) en leur
adressant une demande de désactivation de profil ;
 Après remise des éléments précités, faire signer à l’employé
l’attestation de solde de tout compte et lui remettre son dernier
bulletin de salaire.

3- S’entretenir avec l’employé sortant

S’entretenir avec l’employé sortant afin de recueillir son avis sur différents
points, objets du questionnaire :
 Motifs de départ ;
 Perception de l’environnement de travail ;
 Perception du climat social au sein de la société EDAHTECH ;
 Avis sur les procédures et propositions d’amélioration etc…

VII- Missions
 Tout employé allant en mission reçoit un ordre de mission signé de
la personne habilitée ;
 Les employés perçoivent leurs frais de missions dans le plus grand
respect du barème prévu à cet effet ;
 Pour les missions à l’intérieur du pays, le bénéficiaire recevra une
avance ne dépassant pas 60% du montant des indemnités dues, si
la durée de la mission dépasse cinq (5) jours, et le solde la veille de
son départ ;
 Pour les missions à l’étranger, le bénéficiaire recevra par chèque ou
par virement une avance de 80% des frais de mission et le solde la
veille de son départ, en espèces.
NB : Dans les cas de remboursement de frais réels, toutes les
pièces justificatives doivent être fournies.

15
 PROCESSUS

N° PROCEDURES ACTEURS
1 Etablir l’ordre de mission Responsable Hiérarchique
2 Viser l’ordre de mission Directeur Gérant
3 Appliquer la grille des frais de Assistante du Directeur Gérant
mission
4 Remettre les frais de mission Comptable
5 Justifier Employé concerné

1- Etablir l’ordre de mission

L’ordre de mission comportera les informations suivantes :
 Les noms et prénoms de l’employé concerné ;
 Les fonction et attachement (Département) de l’employé ;
 L’objet de la mission ;
 Les date de départ et de retour ;
 La date d’émission de l’ordre de mission.
Ces documents réunis seront transmis au Directeur Gérant pour visa.

2- Viser l’ordre de mission

Le Directeur Gérant vérifie, si la mission n’émane pas de lui, le bien- fondé
de celle- ci, puis vise l’ordre de mission.
Il fait dispatcher l’ordre de mission via sa secrétaire comme suit :
 Un (1) à l’employé concerné ;
 Un (1) au Comptable, et ;
 Un (1) à l’Assistant Ressources Humaines.

3- Appliquer la grille des frais de mission

Déterminer en fonction des grilles le montant des frais de
mission.

4- Remettre les frais de mission

 Etablir l’ordre de paiement (virement/ chèque/ espèces) en trois

exemplaires et le faire signer par le Directeur Gérant ;
 Faire dispatcher l’ordre de paiement comme suit :
 Un (1) exemplaire à l’employé concerné ;
 Un (1) exemplaire pour classement à la Comptabilité pour les
cas de paiement en espèces.

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  Etablir une pièce de caisse dépenses en deux (2) exemplaires ;
 Remettre le montant accordé à l’agent contre décharge sur la pièce
de caisse dépenses originale ;
 Remettre une copie de la pièce de caisse dépenses à l’agent
concerné ;
 Classer la pièce de caisse dépenses originale dans la journée
comptable.

5- Justifier
Dans le cas d’un déplacement à l’étranger :
 Remettre les copies des extraits de passeport indiquant les dates
d’entrée et de sortie du territoire et les cartes d’embarquement à
l’Assistant ;
 Percevoir le reliquat des frais de missions.

Dans tous les cas :

 Produire l’ordre de mission portant le cachet de la structure dans
laquelle a été effectuée la mission, la date d’arrivée et de départ,
ainsi que le visa du Responsable habilité de la structure.

VIII- Avance sur salaire

N° PROCEDURES ACTEURS
1 Compléter et transmettre le Employé demandeur
formulaire de demande de
prêt
2 Traiter la demande et Assistant Ressources Humaines
transmettre en joignant la
situation de l’employé
3 Approuver la demande Directeur Gérant
4 Informer et transmettre le Assistant Ressources Humaines
contrat de prêt
5 Etablir l’ordre de paiement Comptable

1- Compléter et transmettre le formulaire de demande de prêt

 Retirer le formulaire d’avance sur salaire auprès de l’Assistant

Ressources Humaines ;
 Compléter et signer le formulaire de demande d’avance sur salaire ;
 Transmettre le formulaire à l’Assistant Ressources Humaine.

17
 2- Traiter la demande et transmettre en joignant la situation de
l’employé
Dès réception du formulaire de demande, ouvrir un dossier au nom de
l’employé demandeur.
 Vérifier la situation financière de l’employé et le respect des
dispositions légales (quotité cessible etc) ;
 Donner un avis (favorable ou défavorable) sur la recevabilité de la
demande d’avance à l’aide de la partie inférieure du formulaire de
demande.
En cas d’avis défavorable : informer le demandeur en lui retournant le
formulaire de demande sur lequel a été précisé le motif de refus et classer
une copie du formulaire de demande dans le dossier de l’agent.
En cas d’avis favorable : préparer le dossier du demandeur au Directeur
Gérant pour approbation.
3- Approuver la demande
Etudier les dossiers de demande et porter un avis positif.

4- Informer et transmettre le contrat de prêt

En cas d’avis négatif du Directeur Gérant :
 Informer par note écrite le demandeur ;
 Conserver une copie de la note dans son dossier et mettre à jour la
base de données des demandes d’avance sur salaire.
En cas d’avis positif du Directeur Gérant :
 Transmettre le dossier approuvé selon le dispatching suivant :

 Une copie est remise au demandeur ;

 Une copie est transmise au Comptable pour déclenchement de la
procédure de décaissement des fonds (chèque ou virement) ;
 L’original est classé dans le dossier du demandeur.

5- Etablir l’ordre de paiement

Etablir un ordre de paiement en deux (2) exemplaires et le signer. Après
contrôle et signature, dispatcher l’ordre de paiement comme suit :
 Un (1) exemplaire au demandeur ;
 Un (1) exemplaire à la caisse dépenses selon que l’avance est faite
par la caisse ou par chèque.

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 Lorsque l’agent se présente pour obtenir l’avance :
 Lui remettre le montant accordé contre décharge sur l’ordre de
paiement ;
 Classer l’original de l’ordre de paiement avec la demande d’avance ;
 L’autre exemplaire de l’ordre de paiement sera conservé par
l’employé.

IX- Traitement de la paie

La rémunération du personnel comprend :
- Le salaire de base ;
- Le sursalaire ;
- Les indemnités et primes diverses ;
- Les avantages en nature.
De manière générale, le salaire est librement fixé entre les contractants
mais s’inscrit dans le respect des obligations légales (salaire minimum,
égalité entre salaires du personnel masculin et féminin) ; des dispositions
collectives…..
N° PROCEDURES ACTEURS
1 Recenser et traiter les Coordinatrice Financière
éléments variables de la paie
2 Etablir les bulletins de paie Comptable
1- Recenser et traiter les éléments variables de la paie
Déterminer le salaire de base indiciaire de chaque employé de la société
EDAHTECH et déterminer automatiquement les différents éléments
variables de la paie pour chacun des employés.
Il faut :
 Les heures supplémentaires ;
 Les avances sur salaires ;
 Les primes et indemnités ;
 Les avantages en nature ;
 Les cotisations CNPS ;
 Les retenues diverses dues, soit à un engagement vis- à- vis de la
société EDAHTECH, soit à un engagement externe etc.

 Etablir un Etat des salaires et un état des éléments variables ;

 Etablir un Etat de synthèse des rémunérations du mois en question ;
 Etablir les bulletins de paie de l’ensemble des agents titulaires d’un
contrat de travail.
La comptabilisation de la paie peut alors s’effectuer par le logiciel
interfacé (déversement automatique vers la comptabilité).

19
 2- Etablir les bulletins de paie
- Contrôler et viser les bulletins de paie ;
- Transmettre au comptable.

X- Règlement de la paie
Après traitement des éléments de la paie, il faut procéder au règlement
des salaires des employés.
Les éléments de la paie sont traités et au plus tard le 22 de chaque mois
par le Département des Ressources Humaines et transférés au
Département Finances pour traitement.
Le Département Finances a la charge de déposer ses états à la
banque au plus tard le 25 de chaque mois.
Les informations sur les salaires sont traitées de manière confidentielle.
Tous les agents ont signé leur bulletin de salaires afin d’attester de la
perception de leur rémunération.
Les chèques sont contrôlés et signés par les personnes habilitées,
notamment par le Directeur Gérant.
N° PROCEDURES ACTEURS
1 Préparer les supports de Comptable
règlement des salaires
2 Contrôler et signer Directeur Gérant
3 Distribuer les bulletins de paie Comptable
1- Préparer les supports de la paie

 Etablir les lettres de virement aux différentes banques ;

 Etablir le chèque d’alimentation de la caisse ;
 Transmettre au Directeur Gérant ou son délégataire les lettres de
virement et le chèque d’alimentation de la caisse.

2- Contrôler et signer

 Effectuer les contrôles relatifs aux lettres de virement et le chèque

d’alimentation de la caisse ;
 Signer les lettres de virement et le chèque d’alimentation de la
caisse ;
 Transmettre les lettres de virement et le chèque d’alimentation au
Comptable.

3- Distribuer les bulletins de paie

 Remettre aux agents concernés leurs bulletins ;

 Remettre l’original du bulletin de paie ;

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  Faire décharger les agents sur la copie du bulletin et la conserver ;
 Mettre les copies de bulletin dans un dossier ainsi que les différents
états élaborés ;
 Classer le dossier de la paie du mois.

XI- Evaluation du personnel

L’évaluation des performances est une appréciation de la réalisation des
objectifs définis et attribués à chaque employé en début d’année.
Elle doit aboutir à une évaluation des besoins en formation et une idée sur
le niveau de performance de l’agent en vue de bien cerner les plans de
carrière du personnel.
N° PROCEDURES ACTEURS
1 Planifier les entretiens Responsable Hiérarchique
2 Evaluer et transmettre Responsable Hiérarchique
3 Etudier les rapports, notifier et Directeur Gérant
transmettre
4 Informer Assistant Ressources Humaines et
Directeur Gérant

1- Planifier les entretiens

 Planifier les entretiens : fixer la date, l’heure et le lieu ;

 Informer les collaborateurs devant être reçus par email.

2- Evaluer et transmettre

 Préparer le déroulement de l’entretien ;

 S’entretenir avec le collaborateur à évaluer ;
 Effectuer la notation avec le collaborateur évalué ;
 Discuter de l’évaluation avec le collaborateur évalué ;
 Signer la fiche d’évaluation ;
 Faire signer la fiche d’évaluation au collaborateur après accord de ce
dernier ;
 Transmettre l’original de la fiche d’évaluation au Directeur Gérant et
conserver une copie.

3- Etudier les rapports, notifier et transmettre

 Prendre connaissance du rapport ;

 Décider des gratifications ;
 Transmettre les informations nécessaires à l’Assistant Ressources
Humaines pour notification aux employés (mémo interne daté et
signé).

21
 4- Informer

 Informer les employés des décisions du Directeur Gérant par mémo ;

 Transmettre à chaque employé une copie de la fiche résumée
d’évaluation le concernant.

XII- Formation du personnel

La formation est le processus d’apprentissage qui permet à un individu
d’acquérir le savoir, le savoir- faire (habiletés et compétences) et le savoir-
être nécessaire à l’exercice d’un métier ou d’une activité professionnelle.
Il existe trois -3) catégories de formations :
 Des formations d’adaptation ;
 Des formations de renforcement, et ;
 Des formations de développement.
N° PROCEDURES ACTEURS
1 Recenser les besoins de formation Assistant Ressources Humaines
2 Etablir et chiffrer le plan de Assistant Ressources Humaines
formation
3 Etudier et valider le plan de Directeur Général Régional
formation
4 Inscrire les dépenses de formation Comptable
au budget
5 Mettre en œuvre le plan de Assistant Ressources Humaines
formation

1- Recenser les besoins de formation

 Rédiger une note à l’attention des Chefs de Département et

Responsables de Services, leur demandant de recenser sous
huitaine l’ensemble des besoins en formation du personnel dont ils
ont la charge ;
 Centraliser les besoins.

2- Etablir et chiffrer le plan de formation

 Prendre connaissance des besoins en formation ;

 Au regard des formations demandées, vérifier les formations dont a
bénéficié chaque employé dans les mois précédents et vérifier son
cursus ;
 Evaluer en lien avec son supérieur hiérarchique la nécessité d’une
formation ;

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 Etablir le plan de formation en veillant à la pérennité des activités de
la société EDAHTECH (absences réparties) ;
 Obtenir des devis auprès des organismes de formation ;
 Chiffrer le plan de formation au regard des offres financières
(devis) ;
 Transmettre une copie du plan de formation chiffré au Directeur
Gérant pour validation.

3- Etudier et valider le plan de formation

 Etudier le plan de formation ;

 Porter les modifications qui s’imposent ;
 Valider le plan de formation ;
 Transmettre le plan de formation validé (visa et date) au Comptable.

4- Inscrire les dépenses de formation au budget

 Actualiser le chiffrage du plan de formation au regard des

validations portées par le Directeur Gérant ;
 Inscrire les dépenses de formation au budget pour approbation par
le Directeur Gérant.

5- Mettre en œuvre le plan de formation

 Le planning des départs en formation ;

 Les notes de service au personnel ;
 La réservation auprès des structures.

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