PROCEDURE D’ARCHIVAGE DOCUMENTAIRE
PROCEDURE D’ARCHIVAGE DOCUMENTAIRE
PLAN
1- CHAMP D'APPLICATION
2- RESPONSABILITE
3- TYPES DE DOCUMENTS A ARCHIVER
4- DUREE DE CONSERVATION
5- PROCEDURE D’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS PHYSIQUES
6- PROCEDURE D’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES
7- AUDIT ET CONTROLE
8- FORMATION DU PERSONNEL
9- REVISION DE LA PROCEDURE
10-ANNEXES
PROCEDURE D’ARCHIVAGE DOCUMENTAIRE
1. Champ d'Application
Cette procédure d’archivage s’applique à l’ensemble des documents générés, reçus ou utilisés
par tous les départements, équipes et employés de l’organisation, quel que soit leur format
(électronique ou physique). Elle concerne notamment :
- Tous les types de documents: administratifs, financiers, juridiques, techniques, ressources
humaines, commerciaux, projets, etc.
- Tous les supports de stockage: que les documents soient conservés dans des classeurs
physiques, sur des serveurs internes, des solutions de stockage en ligne (cloud), ou dans des
systèmes de gestion électronique de documents (GED).
- Tous les niveaux d'employés : qu’il s’agisse de cadres dirigeants, de managers, ou de
collaborateurs, chacun a l’obligation de respecter les directives en matière d'archivage et de
stockage des documents.
- Toutes les opérations : Cette procédure couvre les étapes allant de la création, la réception,
le traitement, le stockage, jusqu'à la destruction des documents selon les règles et durées de
conservation définies.
L’archivage est crucial pour garantir l’accès à des informations fiables et complètes à des fins
de gestion courante, d'audit interne ou externe, de conformité légale, de litiges éventuels, et
pour répondre aux exigences réglementaires spécifiques à chaque secteur d'activité. Elle
assure également la protection des informations confidentielles et sensibles contre les pertes,
les accès non autorisés, ou la détérioration.
Par ailleurs, cette procédure inclut la gestion de l’archivage en cas de changement
technologique (migration de systèmes de stockage) ou de réorganisation au sein de
l'entreprise, ainsi que les mesures de sécurité à appliquer pour les archives contenant des
données personnelles conformément aux législations de protection des données (comme le
RGPD).
Elle garantit que tous les employés, quels que soient leur rôle et département, sont conscients
de l’importance de la gestion des archives et des sanctions en cas de non-respect des règles
établies.
2. Responsabilité
La gestion et l’archivage des documents nécessitent une répartition claire des responsabilités
afin de garantir que les processus soient suivis de manière rigoureuse et conforme aux
exigences de l’organisation et aux régulations légales. Les responsabilités se déclinent comme
suit :
2.1. Responsable de l'Archivage
Supervise l’ensemble du processus d’archivage, tant pour les documents physiques
qu’électroniques.
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Assure la mise en œuvre des politiques d'archivage, le respect des durées de
conservation, ainsi que la conformité aux lois et régulations en vigueur.
Coordonne les formations et sensibilisations nécessaires auprès du personnel.
Valide la destruction des documents une fois la durée de conservation légale atteinte.
Effectue des audits réguliers sur l’état des archives et la conformité des processus.
2.2. Service IT (Technologies de l’Information)
Responsable de la gestion technique des systèmes de stockage électronique (serveurs,
cloud, GED).
S’assure de la mise en place et de la maintenance des solutions de sauvegarde et de
récupération des données (backups réguliers).
Garantit la sécurité des systèmes utilisés pour l’archivage électronique (chiffrement,
authentification, contrôle d’accès).
Met en œuvre des solutions de surveillance pour suivre les accès, modifications, et
consultations des documents numériques.
Apporte un support technique aux utilisateurs et réalise des mises à jour en fonction
des évolutions technologiques.
2.3. Départements Opérationnels
Chaque département est responsable de l’organisation et du classement des documents
qu’il génère ou reçoit.
Assure le tri des documents, leur classement approprié (selon la procédure définie), et
leur transmission au service en charge de l'archivage si nécessaire.
Veille à ce que les documents soient transmis en temps voulu pour archivage et
respecte les directives de nommage et de format pour les documents électroniques.
Signale tout besoin de consultation d'archives physiques ou électroniques en suivant
les procédures de demande d'accès.
Participe activement aux audits de conformité en fournissant les informations et
documents demandés.
2.4. Service des Ressources Humaines (RH)
Gère l'archivage des dossiers du personnel, tels que les contrats de travail, les fiches de
paie, les absences, et tout autre document lié à la gestion des employés.
Assure que les documents RH respectent les règles de confidentialité et de protection
des données personnelles.
Archive les dossiers des employés après leur départ, en suivant la durée légale de
conservation.
2.5. Direction Financière
Responsable de l'archivage des documents financiers, incluant les états financiers, les
factures, et les déclarations fiscales.
Veille à la conformité avec les exigences fiscales et réglementaires concernant les
durées de conservation des documents financiers.
2.6. Tous les Employés
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Respectent les règles d’archivage et les bonnes pratiques définies dans cette
procédure.
Classent et archivent les documents de manière ordonnée et dans les délais impartis.
Conservent les documents dans les formats et dossiers appropriés (tant pour les
versions physiques qu'électroniques).
N'accèdent aux documents archivés que sur autorisation et selon les règles de
consultation définies.
Suivent les formations proposées par l'organisation sur les bonnes pratiques
d'archivage.
2.7. Auditeurs Internes et Externes
Vérifient que les processus d’archivage sont correctement suivis et que les archives
respectent les normes et réglementations en vigueur.
Effectuent des contrôles périodiques pour évaluer la conformité et la performance du
système d'archivage.
Proposent des recommandations pour améliorer les pratiques d'archivage et corriger
les écarts observés.
3. Types de Documents à Archiver
Documents administratifs : Contrats, factures, devis, correspondances.
Documents financiers : Bilans, comptes de résultat, rapports financiers.
Documents RH : Dossiers des employés, feuilles de temps, bulletins de paie.
Documents juridiques : Actes, accords, contentieux.
Documents techniques et projets : Plans, spécifications, études.
4. Durée de Conservation
Documents administratifs : 5 ans.
Documents financiers et fiscaux : 10 ans.
Documents RH : 5 ans après le départ de l'employé.
Documents légaux : 30 ans ou selon la législation applicable.
5. Procédure d’Archivage des Documents Physiques
5.1. Tri des Documents
Classement par catégorie : financier, administratif, juridique, etc.
Vérification de la complétude des dossiers.
Destruction des documents périmés (selon les règles internes et la législation).
5.2. Classement
Utilisation de chemises, boîtes ou classeurs étiquetés.
Codification ou numérotation des documents pour faciliter l'accès.
Classement par ordre chronologique, alphabétique, ou par numéro de dossier.
5.3. Stockage
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Choisir un espace dédié à l’archivage sécurisé (ex. : salle d’archives).
Conditions de stockage : température contrôlée, humidité maîtrisée, protection contre
le feu.
Mise en place de systèmes de sécurité (accès restreint).
5.4. Consultation et Retrait
Demande écrite pour consultation.
Enregistrement des mouvements des documents pour éviter les pertes.
5.5. Destruction des Documents
Après la période de conservation, les documents peuvent être détruits en toute sécurité
(par exemple, par déchiquetage ou incinération).
Enregistrement de la destruction (date, responsable, type de document).
6. Procédure d’Archivage des Documents Électroniques
6.1. Classification
Création d'une arborescence de dossiers électroniques suivant la nature des documents
(financier, RH, projets, etc.).
Chaque document doit être nommé de manière claire, incluant la date et la description
(ex. : «CONTR_001_2024_01_RH»).
Utilisation de formats standardisés (ex.« PDF »).
6.2. Stockage
Utilisation d'un système de gestion électronique des documents (GED).
Sauvegarde régulière sur un serveur sécurisé.
Mise en place de backups réguliers (quotidien, hebdomadaire, mensuel) et d’un
système de stockage hors site ou dans le cloud.
6.3. Sécurité
Accès restreint selon les droits des utilisateurs (mot de passe, authentification multi-
facteurs).
Chiffrement des documents sensibles.
Journalisation des accès et des modifications des documents.
6.4. Consultation
Système de recherche par mots-clés ou par métadonnées pour une récupération rapide.
Les documents ne doivent être ni modifiés ni supprimés sans autorisation préalable.
6.5. Archivage Long Terme et Destruction
Les documents doivent être transférés dans des formats pérennes (ex. : PDF/A).
Après la période de conservation, destruction sécurisée des fichiers électroniques, avec
enregistrement des actions effectuées.
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7. Audit et Contrôle
L'audit régulier des pratiques d'archivage est essentiel pour garantir que l'organisation
respecte les normes internes et les exigences légales en matière de gestion des documents. Un
processus d'audit bien structuré permet de vérifier l'efficacité des procédures d'archivage,
d'identifier les points faibles, et de proposer des améliorations continues.
7.1. Objectifs de l'Audit
Conformité : Vérifier que les procédures d’archivage sont conformes aux
réglementations légales, aux exigences sectorielles, et aux politiques internes de
l'entreprise.
Efficacité : Évaluer l'efficacité du système d'archivage (physique et électronique) en
termes de rapidité d'accès, de sécurité, et de conservation des documents.
Sécurité : S'assurer que des mesures de sécurité adéquates sont en place pour protéger
les documents, notamment les informations sensibles et confidentielles.
Intégrité : Garantir que les documents archivés sont complets, non altérés, et toujours
disponibles durant leur période de conservation.
Gestion des risques : Identifier les risques potentiels liés à la mauvaise gestion des
archives, tels que les pertes de documents, les accès non autorisés, ou les destructions
prématurées.
7.2. Fréquence des Audits
Audit annuel : Un audit complet est réalisé au moins une fois par an pour s’assurer
que toutes les procédures sont respectées.
Audits ponctuels : Des audits intermédiaires peuvent être organisés après des
événements particuliers (migration de données, changement d'outils de gestion
documentaire, réorganisation interne) ou en cas de non-conformité suspectée.
Audits externes : Il est recommandé de faire appel à un auditeur externe tous les 2 à 3
ans afin d’apporter une vision neutre et impartiale sur les pratiques d’archivage de
l’organisation.
7.3. Processus d’Audit
1. Planification :
o Définir les objectifs spécifiques de l’audit en fonction des besoins de
l’entreprise ou des exigences réglementaires.
o Identifier les parties prenantes à impliquer (services responsables de
l’archivage, IT, finance, RH, etc.).
o Fixer un calendrier d’audit avec des dates clés pour l’examen des différentes
étapes.
2. Collecte des Données :
o Examiner les politiques et procédures existantes pour s’assurer qu’elles sont à
jour et bien appliquées.
o Recueillir des informations sur les pratiques réelles à travers des interviews des
responsables de l’archivage, l'examen des fichiers électroniques, et l’inspection
des espaces de stockage physique.
o Vérifier la qualité de l’indexation et du classement des documents, ainsi que la
conformité aux durées de conservation légales.
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3. Vérification des Documents :
o Échantillonnage des documents pour s’assurer que les procédures de
nommage, de classification, et de stockage sont respectées.
o Examiner les registres d'accès aux documents électroniques pour vérifier
qu'aucune manipulation non autorisée n'a eu lieu.
o Contrôler que les documents périmés ont bien été détruits conformément aux
procédures de destruction sécurisée.
4. Évaluation des Risques et de la Sécurité :
o Évaluer les dispositifs de sécurité mis en place (chiffrement, contrôles d’accès,
sauvegardes, etc.) pour les archives électroniques.
o Contrôler les conditions de stockage des documents physiques (température,
humidité, sécurité incendie, accès restreint).
o Identifier les vulnérabilités potentielles (perte de données, accès non autorisé,
détérioration des documents physiques).
5. Élaboration du Rapport d’Audit :
o Rédiger un rapport complet détaillant les résultats de l’audit.
o Inclure des observations sur les conformités et non-conformités, ainsi que les
risques identifiés.
o Fournir des recommandations précises pour corriger les écarts, renforcer la
sécurité, et améliorer l'efficacité du système d’archivage.
o Proposer des actions correctives avec des délais pour leur mise en œuvre.
6. Suivi des Actions Correctives :
o Mettre en place un suivi rigoureux pour s’assurer que les recommandations de
l’audit sont appliquées dans les délais impartis.
o Organiser un audit de suivi dans les 6 mois pour vérifier que les mesures
correctives ont bien été mises en place et que les non-conformités ont été
résolues.
7.4. Critères d'Évaluation
Les auditeurs évalueront le système d'archivage sur plusieurs critères clés :
Exactitude des documents : Les informations archivées doivent être exactes,
complètes et correctement classées.
Accessibilité : Les documents doivent être accessibles rapidement et efficacement,
tout en respectant les niveaux de droits d'accès définis.
Sécurité des données : Les dispositifs de sécurité doivent protéger les documents
contre les accès non autorisés, les pertes, ou les destructions.
Conservation : Respect des durées de conservation, avec un processus fiable pour
l’archivage à long terme et la destruction sécurisée des documents périmés.
Conformité légale : Les archives doivent répondre aux exigences légales et
réglementaires, y compris les obligations fiscales, comptables, et en matière de
protection des données.
7.5. Conséquences des Non-Conformités
Non-conformité mineure : Correction immédiate des pratiques concernées,
accompagnée d’un suivi des actions prises.
Non-conformité majeure : Si des manquements graves sont détectés (ex. :
destruction prématurée de documents, manquement aux normes de sécurité), des
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mesures correctives urgentes doivent être prises et des sanctions disciplinaires peuvent
être appliquées.
Conséquences légales : Toute non-conformité aux régulations légales peut entraîner
des sanctions juridiques, des amendes, ou des risques de litiges.
8. Formation du Personnel
Chaque employé impliqué dans la gestion documentaire devra suivre une formation
sur les procédures d'archivage.
Formation continue pour s’adapter aux évolutions des systèmes et des régulations.
9. Révision de la Procédure
Cette procédure sera revue tous les 02 ans ou en cas de changement majeur dans les processus
d’archivage ou les régulations légales.
10. Annexes
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