Mod 3.

Part 1 : Collecte des données avec la

plateforme Kobotoolbox et l’application mobile
Kobocollect
1.2. Guide KoBotoolBox

Février 2022
Note : Ce document a été élaboré de façon synthétique pour le besoin de la
formation. Il a été édité en se basant sur les supports en ligne de Kobotoolbox (En
Anglais). Vous pouvez cliquer ici pour plus d’informations complémentaires à ce
document.

1|Page
Table de Matières
0. Introduction .................................................................................................................................. 4

1. Créer un compte sur KoBoToolbox ........................................................................................... 5

1.1 Comment accéder à KoBoToolbox ................................................................................... 5

1.2 Création proprement dite d’un compte ........................................................................... 5

2.1 Barre de recherche¶ ............................................................................................................. 8

2.2 Options de profil utilisateur ................................................................................................... 8

2.3 Projets brouillons, déployés et archivés .............................................................................. 9

2.4 Actions du projet ................................................................................................................. 10

2.5 Aide, interface héritée et code source ........................................................................... 11

3.1 Création de nouveau formulaire ...................................................................................... 12

3.2 Modification de formulaires dans Excel à l'aide de XLSForm........................................ 14

3..3.1 Ajouter une question....................................................................................................... 15

3.3.2 Supprimer une question ............................................................................................... 16

3.3.3 Modification de l'ordre de vos questions .................................................................. 16

3.3.4 Modification des paramètres des questions............................................................. 16

3.3.5 Ajouter des questions à la bibliothèque .................................................................... 17

3.5 Utilisation des options de questions ............................................................................... 22

3.6 Ajouter une logique de saut .......................................................................................... 24

3.7 Limiter les réponses avec des critères de validation .................................................. 26

3.8 Réponses "Autre" spécifiées par l'utilisateur pour les questions à choix multiples .. 27

3.9 Questions d'évaluation et de classement.................................................................... 28

3.10 Utilisation de la bibliothèque de questions¶ .............................................................. 32

 3.11 Inclure les réponses dans une autre question ........................................................... 33

3.12 Ajout de questions de sélection en cascade ........................................................... 37

3.13 Grouper des questions et répéter des groupes ........................................................ 37

3.14 Déploiement d'un formulaire pour démarrer un nouveau projet de collecte de

données¶ ................................................................................................................................ 45

3|Page
 0. Introduction
Qu'est-ce que KoBoToolbox ?
KoBoToolbox est une suite d'outils pour la collecte de données sur le terrain à utiliser dans
des environnements difficiles. Ce logiciel est gratuit et open source et fonctionne à la fois
en ligne et hors ligne. L’application a été conçue par la Harvard Humanitarian Initiative
et est distribuée et soutenue par le Bureau des Nations Unies pour la coordination de
l’assistance humanitaire (UNOCHA). La plupart des utilisateurs sont des personnes
travaillant dans des crises humanitaires, ainsi que des professionnels de l'aide et des
chercheurs travaillant dans des pays en développement. Les organisations non
gouvernementales (ONG) peuvent créer un compte KoBoToolbox et stocker une
quantité illimitée de données sur les serveurs de l’UNOCHA gratuitement.

A qui s'adresse KoBoToolbox ?

KoBoToolbox a été conçu pour les professionnels des droits de l'homme et de l'aide
humanitaire, mais peut être utilisé pour répondre à tous vos besoins de recherche.
Actuellement, les utilisateurs sont des représentants des gouvernements des villes et des
États, des équipes de recherche et de sauvetage, des agences des Nations Unies, des
grandes et petites ONG, des cabinets de conseil, des entreprises et aux cabinets
comptables.
1. Créer un compte sur KoBoToolbox
La première étape pour tous les utilisateurs lorsqu'ils débutent avec KoBoToolbox est de
créer un compte. Les paragraphes qui suivent vous guidera à travers les étapes de
création et d'accès à votre compte sur l'un des serveurs KoBoToolbox.

1.1 Comment accéder à KoBoToolbox

Il existe deux manières principales d'accéder à KoBoToolbox :

• Serveurs publics : pour la plupart des utilisateurs, il est recommandé d'utiliser l'un
des serveurs KoBoToolbox accessibles au public et répertoriés sur la page de
démarrage. Un serveur est destiné aux organisations humanitaires et le serveur non
humanitaire est destiné à tous les autres. Les étapes de création d'un compte sont
répertoriées ci-dessous.

• Installez KoBoToolbox sur votre propre serveur : les utilisateurs avancés peuvent
installer KoBoToolbox sur leur propre serveur (ou sur un ordinateur ou un appareil
local) à l'aide de Docker. Pour plus de détails sur l'installation de votre propre
instance de KoBoToolbox, visitez notre référentiel kobo-install sur GitHub.

1.2 Création proprement dite d’un compte

Pour créer un nouveau compte sur KoBoToolbox, rendez-vous sur la page d'accueil de
KoBoToolbox (https://www.kobotoolbox.org/) et cliquez sur S'INSCRIRE (Sign up en
anglais, cfr fig1) dans le menu. Cela vous mènera à la section GET STARTED du site Web.

5|Page
 Figure 1 Page d’accueil

Ici, vous êtes présenté avec deux serveurs différents où vous pouvez créer votre compte.

Figure 2 Section "get started"

• Si vous êtes un chercheur individuel, un travailleur humanitaire ou une organisation

à but lucratif, il est recommandé d'utiliser le serveur fourni par KoBoToolbox (serveur
HHI).
• Si vous créez un compte pour une organisation humanitaire, il est recommandé
d'utiliser le serveur fourni par UN OCHA (serveur OCHA).
Cliquez sur CRÉER UN COMPTE sur le serveur de votre choix. Sur la page Créer votre
compte, entrez les détails sur le formulaire et cliquez sur Créer un compte.
 Figure 3 Page créer un compte

Note : Assurez-vous de conserver votre mot de passe dans un endroit sûr pour éviter de le
perdre. Le nom d'utilisateur doit être composé uniquement de lettres minuscules, sans
espaces ni symboles.

KoBoToolbox vous enverra un e-mail avec un lien pour activer votre compte. Si vous
n'avez pas reçu l'e-mail d'activation, vérifiez votre dossier spam. Pour plus d'aide, vous
pouvez également lire l'article d'assistance. Connectez-vous à l'adresse e-mail que vous
avez utilisée lors de la création de votre compte et cliquez sur le lien d'activation qui vous
a été envoyé. Cela vous connectera automatiquement à KoBoToolbox.

7|Page
2. L’interface de Kobotoolbox
Cette partie vous guidera à travers l'interface de KoBoToolbox, vous aidant à vous
familiariser avec les différents éléments. Par défaut, lorsque vous vous connectez à votre
compte KoBoToolbox, vous serez redirigé vers l'écran Projets (figure 4)

Figure 4 Ecran d'accueil du votre compte

Vous pouvez basculer entre les sections Projets et Bibliothèque à l'aide des
boutons en haut à gauche de l'écran.

2.1 Barre de recherche¶

Selon que vous êtes sur la section Projets ou Bibliothèque, la barre de recherche en haut
permet de filtrer rapidement les éléments affichés.

Figure 5 Barre de recherche

2.2 Options de profil utilisateur

À l'extrême droite de l'interface se trouve l'avatar de votre compte utilisateur. Cliquer
dessus ouvre un menu déroulant avec des options pour modifier les paramètres de votre
compte (comme la mise à jour de vos informations de base et la modification de votre
mot de passe), la langue de l'interface et la déconnexion.

Figure 6 Menu deroulant

2.3 Projets brouillons, déployés et archivés

Dans la section Projets de l'interface, vos projets individuels sont organisés en 3 catégories
:

• Les brouillons de projets sont des formulaires qui ont été créés mais pas déployés.
Ces formulaires n'apparaîtront pas sur KoBoCollect pour la saisie de données tant
qu'ils n'auront pas été déployés.
• Lorsqu'un formulaire a été déployé, il apparaît sous Déployé. Ces formulaires sont
disponibles pour la collecte de données via les formulaires Web KoBoCollect et
Enketo.
• Lorsque la collecte des données est terminée, vous pouvez archiver le projet. Ces
projets apparaîtront sous Archivés.

9|Page
2.4 Actions du projet
Passez le pointeur de votre souris sur un élément de l'écran Projets pour faire apparaître les
boutons suivants :

: Accédez au générateur de formulaires pour modifier le formulaire

: Créez des balises pour faciliter la recherche de projets dans

la liste des projets lorsque vous utilisez la barre de recherche.

: Partagez le projet avec d'autres utilisateurs de KoBoToolbox et

personnalisez les autorisations

: Faire une copie du projet existant

: Ouvrir plus d'actions de projet. Lorsque vous cliquez sur le

bouton « More actions
vous avez accès aux options suivantes

: Remplacer le formulaire actuel par un XLSForm

: Accédez à l'écran Gérer les langues où vous pouvez définir

des langues et ajouter des traductions pour le formulaire
 : Générer un fichier XLS au standard XLSForm à partir du projet
en cours. Cela vous permet de continuer à modifier votre formulaire à l'aide d'Excel
et de collaborer facilement avec d'autres

: Génère un fichier XML à partir du projet en cours. Pour les

utilisateurs avancés, cela vous permet d'explorer la structure du formulaire qui peut
être nécessaire lors de l'intégration avec d'autres applications, ou d'apporter des
modifications avancées au formulaire.

: Marquez votre projet déployé comme archivé. Cela désactive la

possibilité d'envoyer plus de soumissions au projet

: Enregistrez le formulaire en tant que modèle dans la section

bibliothèque

: Supprimer le projet et les données qui lui sont soumises

2.5 Aide, interface héritée et code source

• En bas à gauche de l'interface, vous pouvez accéder aux options d'assistance, y
compris des liens vers le site d'articles d'assistance et le forum de la communauté

en cliquant sur le bouton Aide .

• Cliquez sur le bouton Projets (hérités) pour accéder à l'interface héritée de

KoBoToolbox.

11 | P a g e
• Si vous êtes intéressé à contribuer au développement de KoBoToolbox ou à

Visualiser le code source, vous pouvez cliquer sur le bouton Source pour visiter
notre page GitHub.

3. Création des formulaires

3.1 Création de nouveau formulaire
Vous pouvez créer un nouveau formulaire de quatre manières différentes. Lorsque
vous

cliquez sur le bouton Nouveau (figure 7), vos options sont :

• Créer à partir de zéro : Pour créer un nouveau formulaire à partir de zéro, vous
pouvez saisir les détails du projet et cliquer sur Créer un projet.
• Utiliser un modèle : Pour utiliser un modèle, vous devez d'abord aller dans
Bibliothèque et en créer un.
• Télécharger un XLSForm : Importez un formulaire existant à partir d'un fichier
externe au format XLSForm, par exemple lors du partage de brouillons de
formulaire entre collègues.
• Importer un XLSForm via URL : Entrez une URL XLSForm valide pour importer un
formulaire existant.

12 | P a g e
 Figure 7 Ecran pour créer un nouveau projet

Lors de la création de formulaires très volumineux (plus de 1000 questions et grande

complexité), il est possible que la page se bloque pour plusieurs raisons qui ne se
limitent pas au navigateur, au processeur, à la connectivité Internet, entre autres.
Dans ces cas, nous vous recommandons d'utiliser XLSForm qui n'est pas contraint par
cette limitation

La vue « Project List » affiche tous les projets qui ont été créés et partagés avec votre
compte. Pour ouvrir un projet, cliquez simplement sur son titre. Dans cette vue, vous
pouvez également organiser vos projets (ajouter des balises de projet, archiver ou
supprimer), télécharger le formulaire d'un projet ou cloner le formulaire à utiliser dans
un nouveau projet.

13 | P a g e
 Figure 8 Ecran "Project list"

Les téléchargements du projet (Formulaire) sont possibles dans deux formats différents
en clicquant sur « more action »: XLS Vous permettant de le partager avec d'autres
via le format XLSForm, ou de le modifier dans un tableur tel qu'Excel et XML vous
permettant de le copier manuellement sur un appareil Android exécutant
KoBoCollect (uniquement recommandé pour les utilisateurs avancés).

3.2 Modification de formulaires dans Excel à l'aide de XLSForm

KoBoToolbox construit ses formulaires en utilisant une norme largement partagée
appelée « XLSForm ». XLSForm permet de créer des formulaires électroniques très
complexes sous Excel (ou tout autre tableur). Tous les formulaires créés avec
KoBoToolbox peuvent être importés ou exportés vers des fichiers XLSForm. Cela signifie
qu'ils sont entièrement compatibles avec d'autres outils connexes tels que ODK ou
Formhub.

La modification d'un formulaire dans Excel peut être un moyen simple d'apporter
rapidement plusieurs modifications à un formulaire (par exemple pour traduire un
formulaire entier).

14 | P a g e
Le format XLSForm est largement documenté ici (https://xlsform.org/en/ ). Lorsque
vous utilisez XLSForm, vous pouvez créer des questions et des formulaires complexes,
qui sont présentés sur kobotoobox.

3.3 Présentation de toutes les fonctions de « Formbuilder »

3..3.1 Ajouter une question
Des questions dans votre formulaire peuvent être ajoutées à tout moment en cliquant
sur le bouton "+"(figure 9) qui se trouve sous chaque question. Tapez le nom de votre
question, cliquez sur "Ajouter une question" (figure10). Ensuite, choisissez le type qui
s'applique à votre question. Les types des questions possible seront développé dans
la suite.

Figure 9 Illustration du bouton "+" pour créer (ajouter) une question

Figure 10 Bouton ajouter une question pour choisir le type de question

15 | P a g e
Veuillez noter que la modification du type de question n'est actuellement pas prise en
charge et peut entraîner des résultats inattendus.

3.3.2 Supprimer une question

Vous pouvez supprimer une question à tout moment en cliquant sur la corbeille rouge
(figure1). Il vous sera demandé de confirmer avant qu'il ne soit définitivement
supprimé de votre formulaire.

Figure 11 Bouton supprimer une question

3.3.3 Modification de l'ordre de vos questions

Toutes vos questions et groupes peuvent être déplacés vers n'importe quelle position
dans le formulaire. Faites-le simplement glisser et déposez-le de sa position actuelle à
l'endroit où vous voulez qu'il aille, même au tout début ou à la toute fin du formulaire.

3.3.4 Modification des paramètres des questions

Pour accéder aux fonctionnalités avancées de chaque question, cliquez sur le rouage

Paramètres dans le coin supérieur droit de la question. Ici, vous pouvez modifier
d'autres détails de la question, tels que la logique de saut, la validation des réponses,
la définition d'indices de question, la création d'une question obligatoire, etc. Plus
d'informations à ce sujet sont disponibles dans les sections respectives pour les options
de question, la logique de saut et les critères de validation qui sont développées dans
la suite ( le point 3.5).

16 | P a g e
 Figure 12 Fonctionnalités avancées sous le bouton paramètre

3.3.5 Ajouter des questions à la bibliothèque

Afin de réutiliser une question dans les futurs formulaires, vous pouvez cliquer sur «
Ajouter une question à la bibliothèque ». Elle sera enregistrée dans votre bibliothèque
de questions en tant que copie, ce qui signifie que vous pouvez apporter d'autres
modifications à la question d'origine dans le formulaire ou même la supprimer, sans
affecter la copie qui a été placée dans la bibliothèque.

3.4 Liste des types de questions

Le tableau ci-dessous fournit un résumé de chacun des types de réponse disponibles
à utiliser dans votre XLSForm et formbuilder :

17 | P a g e
Type de question Icone Réponse possible

Entier (Integer) un nombre entier

Décimale Entrée décimale

Rang Entrée de le rang

Texte Réponse texte ouverte

select_one [options]
Question à choix multiples;
une seule réponse peut être
sélectionnée.

select_multiple [options]
Question à choix multiples;
plusieurs réponses peuvent
être sélectionnées.

note
Affiche une note à l'écran,
ne prend aucune entrée.
Raccourci pour type=text
avec readonly=true.

18 | P a g e
geopoint Collecter une seule
coordonnée GPS

geotrace Enregistrer une ligne de deux

ou plusieurs
coordonnées GPS

geoshape
Enregistrez un polygone de
plusieurs coordonnées GPS ;
le dernier point est le même
que le premier point.

Date Entrer une date

Time Entrer le temps

Date&heure Entrer la date et l’heure

Image
Prenez une photo ou
téléchargez un fichier
image.

19 | P a g e
Audio
Prenez un enregistrement
audio ou téléchargez un
fichier audio.

video
Prenez un enregistrement
vidéo ou téléchargez un
fichier vidéo.

file
Entrée de fichier générique
(txt, pdf, xls, xlsx, doc, docx,
rtf, zip)

barcode
Scanner un code-barres,
nécessite l'installation de
l'application du scanner de
codes-barres

calculate
Effectuer un calcul ; voir la
section Calcul ci-dessous.

acknowledge
Confirmer l'invite qui définit
la valeur sure "OK" si elle est
sélectionnée.

20 | P a g e
hidden
Un champ sans élément
d'interface utilisateur
associé qui peut être utilisé
pour stocker une
constante.

xml-external
Ajoute une référence à un
fichier de données XML
externe.

Pour plus d'informations sur les types de réponse, veuillez visiter xlsform.org. *En plus des
types supplémentaires spécifiques à KoBoToolBox peuvent également être utilisés
depuis le générateur de formulaire :

Icon Saisie de la réponse

Type de question du
générateur de formulaires

Rating
Comparez différents
éléments à l'aide d'une
échelle commune.

Ranking
Comparez une liste d'objets
différents entre eux.

Question Matrix
Créez un groupe de
questions qui s'affichent

sous forme de matrice.

Note : Les questions de calcul ne sont pas affichées dans votre formulaire, mais sont
exécutées automatiquement au fur et à mesure que votre formulaire reçoit une

21 | P a g e
réponse. Le type de matrice de questions n'est pris en charge que dans Enketo et
avec l'ensemble de thèmes de grille.

3.4 Utilisation des options de questions

L'écran Options de question contient des fonctionnalités très utiles pour tirer le meilleur
parti de votre formulaire. Vous pouvez cliquer sur Paramètres pour accéder à l'écran
Options de question.

Figure 13 Ecran option des questions

3.4.1 Nom de la colonne de données

Le nom de la colonne de données est l'identifiant unique (ID) de votre question. Ce
champ est obligatoire pour chaque question. Seuls les lettres, les chiffres et les traits
de soulignement sont autorisés dans ce champ, et le champ doit commencer par
une lettre ou un trait de soulignement. Vous pouvez entrer tout ce que vous voulez,
comme quel_est_votre_nom ou votre âge. Le nom de la colonne de données (ID) est
important car il est utilisé dans les en-têtes de colonne des tableaux et des feuilles de
calcul après la collecte de vos données. Si vous souhaitez que votre feuille de calcul
22 | P a g e
suive une convention de dénomination spécifique, vous devez spécifier le nom de
chacune de vos questions avant de déployer le formulaire en tant que projet de
collecte de données.

3.4.2 Conseil d'orientation (facultatif ) (Guidance hint)

Les conseils d'orientation sont des textes d'aide qui seront affichés sous vos questions
sur le formulaire. Les conseils sont facultatifs. Le texte d'indication est souvent utilisé
pour fournir des instructions supplémentaires au personnel de votre enquêteur. Par
exemple, votre étiquette de question pourrait être Quel âge as-tu ? et votre indice
pourrait être Si le répondant ne sait pas, entrez 999.

3.4.3 Réponse obligatoire

Si une question est obligatoire, l'intervieweur doit fournir une réponse afin de finaliser
le formulaire.

3.4.4 Réponse par défaut (facultatif)

Cela permet de spécifier une réponse par défaut que l'intervieweur peut accepter ou
modifier. Dans la plupart des études, cela ne serait pas recommandé car cela pourrait
créer un biais accidentel, mais cela peut être utile pour les questions de date ou
d'heure où les réponses ont tendance à se situer autour d'un certain point connu. Pour
les questions de date, la réponse par défaut doit être écrite au format AAAA-MM-JJ,
par ex. 1974-12-31). Pour les questions Select One ou Select Many, la réponse doit être
écrite en utilisant la valeur unique - et non l'étiquette (par exemple first_grade plutôt
que First grade).

3.4.5 Apparence (facultatif)

Ce paramètre avancé permet d'afficher la question de manière modifiée. Certaines
options d'apparence ne seront disponibles qu'en fonction du type de question. Pour
une liste complète des valeurs d'apparence, consultez la documentation
d'apparence d'ODK.

23 | P a g e
 3.5 Ajouter une logique de saut
La logique de saut est aussi parfois appelée « branchement » ou « conditions
pertinentes ». Par défaut, toutes les questions sont toujours visibles. La logique de saut
contrôle quelle question doit être affichée uniquement si une certaine condition (ou
conditions) est remplie. Des conditions sont toujours appliquées à la question ou au
groupe qui doivent être tantôt cachés, tantôt visibles. (Ceci est important, car de
nombreuses enquêtes sur papier abordent le problème dans l'autre sens, en écrivant
des choses comme "Si oui, passez à la question 35".)

Des conditions peuvent être ajoutées à chaque question en cliquant sur Paramètres
dans la carte de question, puis sur Skip Logic. Il existe deux manières d'ajouter une
condition logique de saut :

• Ajouter une condition : utilisez l'assistant de saut de logique pour vous aider à
créer vos conditions.

Figure 14 Ecran du menu "Critère de passage" ou "Skip logic"

Exemple
Q1 : Êtes-vous actuellement à l'école ?

Q2 : Quel est votre niveau scolaire ?

Q3 : En quelle classe êtes-vous ?

24 | P a g e
 Vous voudriez afficher la troisième question uniquement si le répondant répond
«Oui» à la première question. La condition logique de saut correcte doit afficher :

« Q1 : Êtes-vous actuellement à l'école ? = Oui »

Vous pouvez supprimer les conditions logiques de saut en cliquant sur le symbole de
la corbeille. Pour ajouter plusieurs conditions, ajoutez la première, puis cliquez sur le
bouton "Ajouter une condition". Lorsque vous utilisez deux conditions ou plus, assurez-
vous de choisir entre les deux options si la question doit correspondre à l'un (au moins
un) de ces critères, ou à tous.

Figure 15 Paramètrage des critères de passage

• Entrez manuellement votre logique de saut dans le code XLSForm

Exemple

Q1. Vous élevez des animaux ?

Q2. Lequel de ces animaux possédez-vous ?

Q3. Veuillez saisir la principale race de chien que vous possédez ?

Vous voudriez afficher Q2 si Q1 est Oui, vous devrez donc ajouter la condition suivante
dans la colonne correspondante ${Q1} = '1' ou ${Q1} = 'Oui'

Remarque : Cela dépend si l'élément de réponse est étiqueté comme Oui pour Oui
ou 1 pour Oui comme dans notre exemple. Q3 ne s'affichera que si Q2 a Chiens

25 | P a g e
comme l'un des éléments de réponse. Étant donné que Q2 est une réponse multiple,
vous ajouterez cette condition dans les colonnes pertinentes pour Q3.
Sélectionné(${Q2}, 'Chiens').

3.6 Limiter les réponses avec des critères de validation

Cette fonctionnalité vous permet d'éviter les réponses accidentelles ou invalides, en
particulier dans les questions numériques (types de réponse entier ou décimal).
Cependant, la validation peut être utilisée sur n'importe quelle question. Les critères
de validation sont aussi parfois appelés contraintes.

Par exemple, si vous souhaitez limiter une question sur l'âge aux nombres compris entre
0 et 130. Pour ajouter des critères de validation dans « Formbuilder » allez dans
Paramètres, puis Critères de validation.

Figure 16 Critère de validation

Vous pouvez directement ajouter une condition ou saisir manuellement la logique de

validation dans le code XLSFrom. Le type de restrictions sous « Ajouter une condition »
correspond au type de questions (123 - chiffres, texte, date). Sélectionnées. Les
critèreS de validation le plus simple et disponible concerne le questions de type
nombre (123 et décimaux). Comme le montre l'exemple ci-dessus, le type de question
est numérique et les critères de validation limitent la réponse à une valeur supérieure
à 3 et inférieure ou égale à 30. Le message d'erreur (facultatif) est le message que
votre enquêteur voit lorsqu'il saisit une réponse non valide.

26 | P a g e
 3.7 Réponses "Autre" spécifiées par l'utilisateur pour les questions à choix
multiples
La création de réponses « Autre à préciser » spécifiées par l'utilisateur pour les questions
à choix multiples en une seule étape est une fonctionnalité qui figure actuellement
sur la feuille de route de développement de KoBoToolbox. En attendant, voici
comment les créer manuellement dans votre formulaire en utilisant la logique de saut.
Ajoutez la question souhaitée à votre formulaire en tant que question à choix multiples
ordinaire. Il peut s'agir du type "sélectionner plusieurs" (comme illustré ici figure 17) ou
"sélectionner plusieurs". Ensuite il faut ajoutez une question de suivi de type « Texte »
dans laquelle le répondant peut spécifier manuellement sa réponse si nécessaire.
Après il faut ajouter une logique de saut (Section 3.6) à la question de suivi précédente
afin qu'elle ne s'affiche qu'en cas de besoin.

Figure 17 Création d'une question avec une réponse « autre à préciser »

Note : Si vous utilisez l'application KoBoCollect pour la collecte de données, il est

important de ne pas afficher la deuxième question textuelle d'un groupe sur le même
écran car elle ne serait pas visible autrement. En effet, KoBoCollect n'affiche sur le
même écran que les questions pertinentes au moment où l'écran s'affiche pour la
première fois. Assurez-vous simplement de le mettre en dehors du groupe lorsque vous

27 | P a g e
choisissez d'afficher plusieurs questions sur le même écran. (Lorsque vous utilisez Enketo
Webforms, ce n'est pas un problème car il affiche dynamiquement les questions une
fois qu'elles deviennent pertinentes.).

A la fin faut faire une prévisualisation, pour se rassurer de l’action (Figure 18).

Figure 18 Prévisualisation

3.8 Questions d'évaluation et de classement

3.8.1 Différence entre les questions d'évaluation et de classement ?
Souvent, les gens utilisent les termes question de classement et question d'évaluation
de manière interchangeable, alors qu'en fait il existe une différence nette entre les
deux types de questions. Une question d'évaluation demande aux personnes
interrogées de comparer différents éléments à l'aide d'une échelle commune (par
exemple, « Veuillez évaluer chacun des objets suivants sur une échelle d'évaluation
de 1 à 10, où 1 signifie « pas du tout important » et 10 signifie « très important ». ”). Une

28 | P a g e
question de classement, quant à elle, demande aux personnes interrogées de
comparer une liste d'objets différents les uns aux autres (par exemple, "Veuillez classer
chacun des éléments suivants par ordre d'importance, le n° 1 étant l'objet le plus
important et le n° 10 l'objet le moins important. .”). La question de classement
demande aux répondants de comparer les éléments les uns aux autres en les plaçant
par ordre de préférence. Lors de l'analyse des questions de classement, un
classement moyen est calculé pour chaque choix de réponse, ce qui vous permet
d'évaluer rapidement le choix de réponse préféré.

3.8.2 Quand devez-vous utiliser des questions de classement ou d'évaluation ?

Le choix du classement ou de la notation doit être purement éclairé sur le mode
d'analyse à mener. Notez que vous pouvez évaluer différents composants de la
même manière, mais en ce qui concerne le classement, vous ne pouvez pas leur
donner le même classement.

Pour ajouter une question de classement « Ranking » dans le FormBuilder, il faut cliquez
sur ajouter une question à l'enquête et sélectionnez "classement" ou « Ranking ». Vous
pouvez maintenant ajouter les différents éléments de la question de classement.

Figure 19 Les éléments de la question de classement

29 | P a g e
Lorsque vous prévisualisez votre formulaire, la question ressemblera à ceci (figure 20).
Chaque choix offrira désormais toutes les options de réponse définies précédemment,
cependant, les répondants ne peuvent sélectionner chaque option de réponse
qu'une seule fois.

Figure 20 Prévisualisation de la question de classement

Par ailleurs, pour ajouter une question d'évaluation, vous devrez créer une question en
utilisant le même processus ci-dessus. Sélectionnez l'option pour la question
d'évaluation et vous verrez l'interface ci-dessous.

30 | P a g e
 Figure 21 Interface de la question d'évaluation

Veuillez noter que vous pouvez modifier les valeurs de vos options de réponse et de
vos questions pour refléter ce que vous voulez. Vous pouvez les modifier en
remplaçant le texte gris écrit automatiquement. Vous pouvez enregistrer votre
formulaire et le prévisualiser pour voir l'effet.

Figure 22 Prévisualisation de la question d'évaluation

31 | P a g e
 3.9 Utilisation de la bibliothèque de questions¶
3.9.1 Ajouter des questions à votre bibliothèque
Les questions qui ont déjà été ajoutées à votre bibliothèque peuvent être ajoutées à
n'importe quel autre formulaire en les faisant glisser et en les déposant depuis la barre
latérale de la bibliothèque de questions dans le générateur de formulaires.

Pour accéder à la barre latérale de la bibliothèque de questions, cliquez sur le bouton

Ajouter à partir de la bibliothèque dans le coin supérieur droit de la barre d'outils du
générateur de formulaires.

Figure 23 Interface ajouter à partir la bibliothèque

Si nécessaire, vous pouvez rechercher la question que vous voulez utilisez par le biais
de la fonction de recherche pour effectuer une recherche par mot-clé ou étiquette.
Pour ajouter la question à votre formulaire, glissez-déposez-la à l'emplacement
souhaité. Une question peut être ajoutée plusieurs fois si nécessaire, par exemple lors
de la réutilisation d'une échelle spécifique pour différentes questions.

3.9.2 Gestion des questions dans votre bibliothèque

La bibliothèque de questions vous permet d'enregistrer et de réutiliser les questions
fréquemment utilisées. Pour gérer la bibliothèque de questions, cliquez sur le bouton
de menu de la bibliothèque dans la barre latérale en haut à gauche. Par défaut, la
bibliothèque affichera toutes vos questions. Vous pouvez afficher ou modifier chaque
question individuelle en cliquant sur l'étiquette de la collection. Pour cloner ou
télécharger la collection, passez la souris sur l'étiquette de la collection et les icônes

32 | P a g e
apparaîtront sur le côté droit. Vous pouvez également ajouter de nouvelles questions
à partir de la bibliothèque. Cliquez simplement sur Nouveau et vous pourrez créer une
nouvelle question qui sera enregistrée dans la bibliothèque. Pour supprimer des
questions dans votre bibliothèque, cliquez simplement sur Supprimer après avoir
cliqué sur l'icône Plus d'actions.

Figure 24 Interface du menu projet

3.10 Inclure les réponses dans une autre question

Vous pouvez inclure la réponse à une question (par exemple, inclure la réponse à la
question "Quel âge avez-vous ?") dans le libellé d'une autre question. Cela peut être
utile pour de nombreuses raisons dans les formulaires avancés. Par exemple, vous
pouvez vouloir confirmer qu'une réponse est vraiment correcte.

Pour référencer d'autres questions dans une autre question, il faut leur donner un nom
fixe dans les paramètres de la question, comme « age » ou « revenu ». Lorsque vous
faites référence à d'autres questions, utilisez toujours le nom unique de la question à
l’intérieur du style de référence de la question, comme ${age} ou ${income}. Incluez
simplement la référence à l'autre question parmi les autres mots de votre étiquette.

33 | P a g e
Par exemple, vous pouvez ajouter une nouvelle question avec le libellé suivant : « Etes-
vous sûr que vous avez ${age} ans ? »

Figure 25 Introduction d'une réponse dans une question

Et vous pouvez également créer une logique de saut pour cette question afin qu'elle
ne soit posée que lorsque la réponse d'âge est inférieure à 18 ans. Notez que si vous
faites référence à une question qui n'existe pas, cela créera une erreur lorsque vous
essaierez de déployer votre formulaire. Assurez-vous toujours de référencer les
questions avec leur nom exact, qui est également sensible à la casse. Par exemple, si
votre question s'appelle l'âge, vous ne pouvez pas utiliser ${Age}. Vous pouvez
facilement vérifier votre formulaire en cliquant sur Aperçu à tout moment.

34 | P a g e
 Figure 26 Prévisualisation de l'intégration de la réponse dans la question

Vous pouvez également référencer la réponse d'une question « Select One/Many » et

afficher la réponse au lieu du code à l'aide de questions de calcul masquées. Si vous
souhaitez faire référence à la réponse à une question Select One/Many et afficher la
réponse de la réponse (par exemple, "Très bien") au lieu de sa valeur codée (par
exemple, "tres_bien"), vous pouvez :

1. Créez une question Sélectionner un/plusieurs et donnez à la question un nom de

référence fixe via les paramètres de la question, comme appreciation. Et créez
une question de calcul intermédiaire et entrez : jr:choice-
name(${appreciation}, '${appreciation}')

35 | P a g e
 Figure 27 Création d'une question de calcul

Donnez à cette question de calcul un nom de référence, tel qu’instruction_

appreciation. Dans votre nouvelle question, faites référence à cette question de
calcul au lieu du nom donné à la question Select One/Many.

Figure 28 Intégration de la réponse de la question à choix multiple dans une autre question

36 | P a g e
 Figure 29 Prévisualisation de l'action

3.11 Ajout de questions de sélection en cascade

Les questions sélectives en cascade sont des ensembles de questions dont les options
dépendent de la réponse à une question précédente. Par exemple, votre formulaire
peut d'abord demander la région d'où vient un répondant, puis dans la question
suivante, listez uniquement les villes et villages de cette région.

L'ajout d'ensembles de questions sélectionnées en cascade à votre formulaire peut

être effectué en les important dans un brouillon de formulaire dans le générateur de
formulaires (FormerBuilder) ou en les ajoutant manuellement à un formulaire XLS, puis
en téléchargeant ce fichier. Pour notre cas on va utiliser le formerBuilder pour enfin
mettre des conditionnalités.

3.12 Grouper des questions et répéter des groupes

KoBoToolbox prend en charge le regroupement des questions lors de la conception
d'un formulaire d'enquête. Les utilisateurs peuvent avoir besoin de regrouper les
questions pour diverses raisons :

• Rendre le questionnaire systématique : vous pouvez regrouper vos

questions qui ont un lien ou des attributs spéciaux comme Identifiant, Section
A, Section I, etc.

37 | P a g e
 • Afficher un ensemble de questions par page : les questions groupées
peuvent être affichées sur des pages (ou des écrans) distincts lors de la collecte
des données.

• Sauter un groupe de questions : plutôt que d'ajouter la même logique

de saut à chaque question individuelle, regroupez les questions et ajoutez
plutôt la logique de saut au groupe.

• Créez une liste : répétez les questions groupées pour les enquêtes auprès
des ménages, etc.

3.12.1 Regroupement d'un ensemble de questions

Rédigez une série de questions que vous souhaiteriez regrouper. Appuyez ensuite sur
la touche CTRL (elle peut varier en fonction du système d'exploitation utilisé. Les
instructions ici sont basées sur le système d'exploitation Windows) et sélectionnez
toutes les questions (à l'aide de votre souris) que vous souhaitez regrouper. Vous
devriez voir les questions surlignées en bleu comme indiqué dans l'image ci-dessous :

Figure 30 Présentation des question surlignées (Sélectionnées)

Appuyez ensuite sur ( ) Créer un groupe avec les questions sélectionnées

(marquées sous la case rouge) comme indiqué dans l'image ci-dessus. Vous devriez

38 | P a g e
maintenant pouvoir voir votre nouveau groupe comme indiqué dans l'image
cidessous. Elle devrait être légèrement différente (enfermée dans une case ombrée)
de la question normale que vous voyez généralement.

3.12.2 Autre façon de créer un groupe

Rédigez une question puis sélectionnez la question que vous avez rédigée. Il met en
évidence au bleu. En même temps, l'icône (marquée sous la case rouge comme
indiqué dans l'image ci-dessous) pour Créer un groupe avec des questions
sélectionnées est également activée.

39 | P a g e
 Figure 31 Création d'un groupe à partir d’une seule question

Cliquez maintenant sur l'icône Créer un groupe (figure ci-haut) avec des questions
sélectionnées et vous devriez pouvoir voir que la question a été regroupée (malgré le
fait qu'il n'y a qu'une seule question pour le moment).

Figure 32 une seule question groupée

3.12.3 Ajouter des questions au sein d'un groupe

Passez votre souris (n'importe où dans le groupe) à l'endroit où vous souhaitez ajouter
une nouvelle question. Vous devriez voir un signe plus (+) sous la question. Appuyez
sur le signe plus qui se trouve à l'intérieur du groupe (marqué d'une case rouge) pour
ajouter une nouvelle question.

40 | P a g e
 Figure 33 Ajout d'une question dans un groupe

Note : Si vous appuyez sur l'autre signe plus (+) situé en dehors du groupe, vous
ajouterez une question en dehors du groupe.

Vous devriez maintenant pouvoir voire « Ajouter une question » comme indiqué dans
l'image ci-dessous :

Figure 34 Nouvelle question ajoutée

3.12.4 Supprimer des questions d'un groupe

Passez votre souris sur la question que vous souhaitez supprimer. Appuyez sur l'icône
de la corbeille (corbeille). A ce stade, la couleur de la case question que vous
souhaitez supprimer passe au rouge. Vous devriez également voir un texte avec
Supprimer la question au-dessus de la question que vous souhaitez supprimer.

41 | P a g e
 Figure 35 Suppression de la question

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton de suppression, vous devriez obtenir une
boîte de dialogue de confirmation comme indiqué dans l'image ci-dessous. Cliquez
sur OK.

Figure 36 Boite de dialogue pour la confirmation de la suppression de la question

3.12.5 Réorganiser une question au sein d'un groupe

Si vous n'êtes pas satisfait de l'ordre des questions au sein du groupe, vous pouvez les
réorganiser en sélectionnant simplement une question (c'est-à-dire au sein d'un
groupe) et en les faisant glisser vers un endroit approprié (vers le haut ou vers le bas
selon les besoins).

42 | P a g e
 Figure 37 Réorganisation des questions dans un groupe

Si nécessaire, vous pouvez également les faire glisser en dehors du groupe (pour
extraire une question d'un groupe).

3.12.5 Affichage des questions groupées sur un même écran

Si vous souhaitez afficher les questions regroupées sur le même écran, appuyez sur
l'icône de paramètres en forme d'engrenage qui a été marquée sous la boîte rouge,
comme indiqué dans l'image ci-dessous. Sélectionnez ensuite Afficher toutes les
questions de ce groupe sur le même écran, comme indiqué dans l'image ci-dessous
:

Figure 38 Paramétrage du groupe

43 | P a g e
3.12.6 Dégrouper un ensemble de questions
Si vous n'avez plus besoin d'un groupe de questions, vous pouvez dissocier ou
supprimer les questions groupées. Pour cela, cliquez simplement sur le bouton
Supprimer de l'entête du groupe.

Figure 39 Suppression d'un groupe ou des questions d'un groupe

Vous devriez alors obtenir une boîte de dialogue confirmant si vous souhaitez diviser
le groupe ou tout supprimer. Appuyez sur DÉGROUPER. Le groupe disparaît mais les
questions resteront. Si vous appuyez sur le bouton TOUT EFFACER, le groupe et toutes
ses questions seront supprimés.

Figure 40 Boite de dialogue avant suppression d'un groupe

44 | P a g e
4. Déploiement d'un formulaire pour démarrer un nouveau projet de collecte de
données¶
Une fois que vous êtes prêt à commencer ou à piloter votre collecte de données pour
un projet particulier, cliquez sur le bouton Déployer pour activer le formulaire et
permettre le démarrage de la collecte de données.

Vous pouvez modifier votre formulaire autant de fois que vous le souhaitez en cliquant
sur l'icône en forme de crayon (1), qui vous amène au générateur de formulaires, ou
en téléchargeant le XLSForm et en remplaçant le formulaire (2) après avoir apporté
les modifications nécessaires.

Figure 41 Bouton déployer pour commencer la collecte des données

Vous pouvez enregistrer et déployer votre projet, apporter des modifications, puis
redéployer votre formulaire pour appliquer les modifications en direct - autant de fois
que vous le souhaitez.

Vous serez invité à redéployer votre formulaire lorsque vous aurez apporté des
modifications à votre formulaire qui ne sont pas encore publiques. Après avoir
redéployé votre formulaire pour mettre les modifications en ligne, vous aurez alors
accès aux versions précédentes de votre formulaire, qui pourront être clonées pour
créer de nouveaux projets.

45 | P a g e
Si vous utilisez KoBoCollect sur un appareil Android et que vous redéployez votre
formulaire, vous devrez supprimer votre ancien formulaire vierge sur votre appareil et
refaire le processus d'obtention du formulaire vierge avec accès Internet pour mettre
à jour le formulaire vers la dernière version.

5. Gestion des projets et des données

5.1 Résumé du projet
L'onglet Résumé du projet vous donne un affichage visuel de toutes les informations de
haut niveau liées à votre projet (figure 42). Selon que vous êtes le propriétaire du projet ou
un utilisateur avec des autorisations restreintes, différentes informations vous seront
présentées. Le résumé du projet comprend :

1. Description : inclut toutes les métadonnées du projet.

2. Soumissions : un décompte et un graphique des soumissions (jusqu'aux 31 derniers
jours).
3. Détails du formulaire : Inclut la dernière modification, la dernière soumission et le
nombre de questions.
4. Liens rapides : Liens utiles liés à la collecte de données pour le projet.
5. Données : liens utiles vers des informations relatives aux données soumises.
6. Membres de l'équipe : liste des utilisateurs qui ont accès au projet.

46 | P a g e
 Figure 1 L'onglet résumé projet

5.2 Validation des enregistrements

Un propriétaire de projet peut désormais accorder une autorisation "Peut valider" à
d'autres utilisateurs. Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent afficher un
enregistrement, le modifier si nécessaire et attribuer un statut à l'enregistrement en
question. L'attribution d'un statut à un enregistrement/soumission particulier augmente les
normes de collecte de données pour les équipes avec plus d'un recenseur.

Les étiquettes d'état de validation disponibles incluent :

En attente : l'enregistrement est en cours d'examen.

Approuvé : les données contenues dans cet enregistrement sont exactes.

47 | P a g e
Marqué pour suppression : les données de cet enregistrement doivent être supprimées de
l'ensemble de données.

Cette nouvelle autorisation ajoute une colonne "Validé" à la table de données de votre
projet.

Figure 2 Statut de validation des enregistrements

Les utilisateurs peuvent filtrer la vue du tableau en fonction du statut de validation ou de

toute autre question à sélectionner. Par exemple, vous pouvez utiliser ces filtres pour
afficher les soumissions associées à un recenseur particulier, dans le district X. Il est possible
d'utiliser plus d'un filtre à la fois.

Pour mettre à jour plusieurs enregistrements, sélectionnez simplement les enregistrements

en cliquant sur la case à cocher à gauche de l'enregistrement, puis cliquez sur "Mettre à
jour la sélection" pour sélectionner le nouveau statut.

48 | P a g e
Pour mettre à jour tous les enregistrements de la page, cochez la case en haut à gauche
; ou pour mettre à jour tous les enregistrements de votre jeu de données, sélectionnez le
texte bleu qui dit "Sélectionner tous les XXX". Ensuite, cliquez sur "Mettre à jour la sélection"
pour sélectionner le nouveau statut.

5.3 Suppression d'un projet

Il existe deux façons de supprimer un projet et toutes ses données de votre compte.
Veuillez noter qu'une fois qu'un projet a été supprimé, L'ACTION NE PEUT PAS ÊTRE ANNULÉE.
Il n’est pas possible de stocker de copies de vos projets supprimés, alors assurez-vous que
vous avez le bon projet avant de continuer et que toutes les données sont téléchargées
en premier, si nécessaire.

5.3.1 Suppression de projets de votre tableau de bord de projet

Dans la page du tableau de bord du projet, passez la souris sur le côté droit du projet que
vous souhaitez supprimer. Cliquez sur l'icône à trois points (entourée) qui apparaît, puis
cliquez sur Supprimer. Une boîte de dialogue apparaîtra qui vous demandera de lire et de

49 | P a g e
vérifier un ensemble d'avertissements, avant de supprimer le projet de votre compte
KoboToolbox.

Figure 3 Suppression d'un projet

5.3.2 Suppression de projets à partir de la page des paramètres du projet

Dans la fenêtre Général de l'onglet PARAMÈTRES de la page Projet, cliquez sur SUPPRIMER
LE PROJET ET LES DONNÉES. Une boîte de dialogue apparaîtra qui vous demandera de lire
et de vérifier un ensemble d'avertissements, avant de supprimer le projet de votre compte
KoboToolbox.

50 | P a g e
 Figure 4 Suppression d'un projet à partir du menu paramètre

5.4 Exportation et téléchargement de vos données

5.4.1 Formats de téléchargement disponibles
Vous pouvez télécharger vos données dans plusieurs formats. Dès que des données ont
été collectées, les formats suivants sont disponibles en téléchargement :

• XLS (feuille de calcul formatée)

• XLS (ancienne version)
• CSV (valeurs séparées par des virgules)
• CSV (ancienne version)
• Pièces jointes multimédias (un dossier zip de vos photos, vidéos ou enregistrements
sonores - le cas échéant)
• KML (un fichier contenant tous les points GPS collectés - le cas échéant)

51 | P a g e
 • Analyseur Excel
• Étiquettes SPSS

Les types d'exportation XLS et CSV (non hérités) disposent d'options uniques
supplémentaires qui vous permettent de choisir la valeur et le format d'en-tête, de décider
d'inclure ou non des groupes dans les en-têtes et de personnaliser le séparateur de
groupe.

Figure 5 Téléchargement selon XLS

5.4.2 Processus de téléchargement de vos données

• Après avoir défini le format et le type de données, cliquez sur le bouton Exporter.
• Chaque nouvelle exportation peut prendre quelques secondes pour être créée et
sera affichée ci-dessous dans la section Exportations de la page.
• Chaque exportation est conservée en tant qu'instantané unique dans le système, il
est donc possible de revenir aux exportations précédentes non supprimées.

52 | P a g e
 Figure 6 Création de l'éxport

5.2.3 Résoudre les exportations bloquées en attente

Si vous avez des exportations XLS bloquées en attente : Supprimez les exportations
bloquées en cliquant sur l'icône de la corbeille rouge pour chacune d'entre elles.
Réessayez les exportations en cliquant sur le bouton "Nouvelle exportation".

Veuillez noter que toute exportation bloquée dans l'état "En attente" pendant plus d'une
heure ne réussira probablement jamais ; si vous rencontrez une telle exportation, n'hésitez
pas à la supprimer et à créer une nouvelle exportation.

Vous ne devriez plus avoir de difficulté à créer de nouvelles exportations à partir de

maintenant, mais si c'est le cas, n'hésitez pas à nous le faire savoir sur le forum de la
communauté.

5.5 Archivage et désarchivage de projets

Il est conseillé d'archiver les formulaires qui ne sont plus utilisés pour la collecte de données.
Cela empêche la collecte de données à l'aide de formulaires erronés, en particulier dans
les grandes équipes de collecteurs de données.

53 | P a g e
5.5.1 Processus d’archivage
Pour archiver un projet, vous devez suivre les étapes suivantes :

Accédez au projet que vous souhaitez archiver

Figure 7 Accès au projet à archiver

Appuyez sur la page des paramètres et faites défiler vers le bas pour trouver le bouton
d'archivage.

54 | P a g e
 Figure 8 Paramètres du projet

Vous recevrez un avertissement indiquant que vous êtes sur le point d'archiver le projet.
Vous devez l'accepter en choisissant archiver.

55 | P a g e
 Figure 9 Message d'alerte avant d'archiver un projet

5.5.2 Processus de désarchivage

Vous suivrez le même processus en sélectionnant le projet, en appuyant sur ses boutons
de réglage, en sélectionnant le bouton de désarchivage.

56 | P a g e
 Figure 10 Désarchivage de projet

Vous recevrez un avertissement similaire à ce message que vous devez confirmer en

sélectionnant désarchiver.

5.6 Gestion des autorisations

5.6.1 Exiger des mots de passe pour accéder aux formulaires
Découvrez comment accorder diverses autorisations à d'autres utilisateurs pour collaborer
sur vos projets KoboToolbox permet de donner différents niveaux d'autorisation à un projet
de collecte de données. Alors que la plupart des utilisateurs peuvent n'utiliser qu'un seul
utilisateur pour gérer, accéder et saisir des données pour un projet donné, des scénarios
parfois plus complexes nécessitent différents niveaux d'accès, exiger des mots de passe
pour accéder aux formulaires.

57 | P a g e
Par défaut, KoboToolbox ne nécessite qu'un nom d'utilisateur et un mot de passe pour
accéder aux données et gérer vos projets. Les formulaires sont accessibles à toute
personne connaissant l'URL correspondante. Pour obliger les utilisateurs à se connecter
pour accéder à vos formulaires, accédez aux paramètres de votre compte en ligne et
cochez la case "Exiger une authentification pour voir les formulaires et soumettre des
données". (Remarque : l'authentification actuellement requise ne peut être définie que
globalement pour tous les projets de votre compte et pas seulement pour des projets
individuels.).

Figure 11 Accès aux parmètres du compte

58 | P a g e
 Figure 12 Affichage des paramètres du compte

5.6.2 Définition des autorisations utilisateur spécifiques au projet

Pour contrôler les autorisations de partage de projet, accédez à l'onglet partage de la
page Paramètres de votre projet de collecte de données, entrez le nom d'utilisateur de
l'utilisateur qui doit obtenir de nouvelles autorisations, cochez la case du niveau
d'autorisation, puis cliquez sur ACCORDER LES PERMISSIONS. Les autorisations disponibles
sont (Figure 13):

• Afficher le formulaire
• Modifier le formulaire
• Voir les soumissions
• Ajouter des soumissions
• Modifier et supprimer des soumissions
• Valider les soumissions

Certaines autorisations accordent automatiquement d'autres autorisations. Exemple : Si

un utilisateur est autorisé à "Ajouter des soumissions", il pourra également "Afficher le
formulaire".

59 | P a g e
Pour copier une équipe et ses autorisations associées depuis un autre projet, cliquez sur le
lien en bas de la page. Cliquer sur le lien écrasera tous les paramètres existants déjà définis
dans le projet en cours.

Figure 13 Ajout des utilisateurs spécifique et les accès possibles

5.6.3 Attribuer des droits "Ajouter des soumissions" à des utilisateurs spécifiques
Vous souhaiterez peut-être utiliser un ou plusieurs utilisateurs autres que votre propre
compte pour collecter des données. Par exemple, vous avez créé un formulaire et un
projet, mais vous avez trois enquêteurs sur le terrain, qui doivent uniquement pouvoir
soumettre des données mais pas accéder aux informations collectées. En supposant que
vous ayez créé votre projet de collecte de données avec username1 et que vous
souhaitiez le partager avec username2, username3 et username4 :

• Dans la plateforme en ligne :

60 | P a g e
Inscrivez-vous avec les utilisateurs distincts nécessaires pour le champ, c'est-à-dire nom
d'utilisateur2, nom d'utilisateur3 et nom d'utilisateur4. Chacun doit être activé mais peut
tous pointer vers la même adresse e-mail.

Reconnectez-vous à votre propre compte (nom d'utilisateur1). Accédez au projet que

vous souhaitez autoriser les autres à soumettre.

Ouvrez la page Paramètres et, sous AJOUTER UN UTILISATEUR, saisissez « nom d'utilisateur 2
», puis sélectionnez « Ajouter des soumissions » et cliquez sur ACCORDER DES PERMISSIONS.
Répétez la dernière étape pour chaque utilisateur.

• Dans KoboCollect :

Sous Paramètres généraux dans le champ URL, entrez https://kc.kobotoolbox.org ou

https://kc.humanitarianresponse.info selon le cas (n'incluez pas le nom d'utilisateur). Entrez
ensuite le nom d'utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur qui utilisera le combiné (par
exemple nom d'utilisateur1).

5.6.1 Paramètres d'autorisation d'affichage avancé des soumissions

Un propriétaire de projet peut accorder une autorisation « Valider les soumissions » à
d'autres utilisateurs.

Les utilisateurs disposant de cette autorisation peuvent afficher un enregistrement, le

modifier si nécessaire et attribuer un statut à l'enregistrement en question. L'attribution d'un
statut à un enregistrement/soumission particulier augmente les normes de collecte de
données pour les équipes avec plus d'un recenseur.

Les étiquettes d'état de validation disponibles incluent :

• En attente : l'enregistrement est en cours d'examen.

• Approuvé : les données contenues dans cet enregistrement sont exactes.
• Marqué pour suppression : les données de cet enregistrement doivent être
supprimées de l'ensemble de données.

61 | P a g e
5.7 Affichage et création de rapports personnalisés
Sur la page Rapports de la section Données de votre projet, vous pouvez créer et
configurer plusieurs rapports récapitulatifs avec des graphiques, des tableaux et des
combinaisons de couleurs personnalisés. Les rapports personnalisés peuvent être partagés
en les imprimant, en les enregistrant au format PDF ou en les stockant sur un service cloud
externe.

Figure 14 Rapport

5.7.1 Rapports personnalisés

Les RAPPORTS PERSONNALISÉS vous permettent d'afficher le rapport par défaut en
fonction de l'ensemble de données disponible dans votre projet d'enquête. Il vous permet
également de créer un nouveau rapport (en lui donnant un titre unique et en
sélectionnant les questions à inclure ou à exclure) ou de rechercher dans les rapports
personnalisés créés précédemment.

62 | P a g e
 5.7.2 Modifier le style de rapport
Le bouton Modifier le style de rapport vous permet de changer le TYPE DE GRAPHIQUE en
Vertical, Anneau, Zone, Horizontal, Secteur et Ligne (figure).

Figure 15 Style de Graphiques

Vous pouvez également regrouper les graphiques selon différentes variables catégorielles
disponibles dans votre ensemble de données en sélectionnant GROUP BY et en
sélectionnant une variable dans la liste fournie. Remarque : si une variable a plus de 5
choix, KoboToolbox créera un graphique affichant seulement 5 choix regroupant le reste
comme …

63 | P a g e
 Figure 16 Groupage de question

5.7.3 Imprimer le rapport

Vous pouvez également imprimer le rapport personnalisé en cliquant sur l'icône Imprimer
ou l'enregistrer au format PDF en sélectionnant Enregistrer au format PDF sous Destination.

64 | P a g e
 Figure 17. Enregistrment sous format PDF

5.8 Cartographie, partage et exportation de données GPS

Votre projet peut inclure une ou plusieurs questions GPS dans son formulaire. KoboToolbox
inclura les données GPS (latitude, longitude, altitude, précision) dans le jeu de données
qui peut être téléchargé au format XLS ou CSV. Il est également possible de visualiser les
coordonnées GPS sur une carte en ligne et de télécharger les points sous forme de fichier
KML pour les utiliser dans d'autres applications.

65 | P a g e
5.8.1 Affichage de vos points GPS

Figure 18 Affichage des points GPS

Les deux options suivantes n'apparaissent que si votre formulaire contient des questions
GPS et contient des soumissions avec des coordonnées GPS.

• Option 1 : - Afficher les points GPS en ligne.

Cliquez sur le bouton Afficher sur la carte, ce qui mène à la vue de la carte en ligne. Cette
visualisation permet également de voir les soumissions en fonction de certaines réponses
aux questions. Lorsque vous affichez vos données sur une carte, vous pouvez également
désagréger par réponses aux questions, comme l'affichage des répondants masculins et
féminins, ou d'autres types de réponses où une simple répartition géographique pourrait
être intéressante. Une liste complète des fonctionnalités actuelles de la carte est ci-
dessous :

66 | P a g e
Paramètres : chargez des superpositions de données et choisissez des combinaisons de
couleurs pour les marqueurs.

Basculer les calques : basculer entre plusieurs options d'arrière-plan de la carte.

Basculer en plein écran

Afficher les données sous forme de points (par défaut)

Afficher les données sous forme de carte thermique

• Option 2 - Téléchargez les points GPS au format KML.

Cliquez sur le bouton Télécharger les points GPS. Cela lancera un nouveau processus
d'exportation avec les dernières données. Les exportations précédentes seront
répertoriées par date de création, ce qui vous permettra de voir des instantanés des
coordonnées GPS à différents moments. Les fichiers KML peuvent être importés dans une
variété de logiciels, y compris Google Earth, Google Maps ou un logiciel SIG professionnel,
tel qu'ArcMap

67 | P a g e
 Figure 19 Téléchargement du fichier KML (Coordonées géagraphiques)

Remarque : Si votre formulaire utilise plus d'une question GPS, seule la première sera utilisée
sur la carte.

• Option 3 - Exporter les données au format CSV et les télécharger vers le logiciel
SIG.

Comme alternative à l'exportation de vos données GPS sous forme de fichier KML, il est
possible et facile d'exporter et de télécharger vos données sous forme de fichier CSV (qui
inclura tous les attributs) directement dans le logiciel SIG sous forme de fichier de formes.
Pour un guide étape par étape, reportez-vous à cet article d'aide.

5.8.2 Comment partager des données cartographiques

Vous pouvez partager une carte avec d'autres personnes en accédant aux paramètres
de votre projet et en activant Partager les données. Cela signifie que n'importe qui peut

68 | P a g e
voir vos données - c'est-à-dire sous forme de carte, de tableau ou de téléchargement de
fichier. Ils ne pourront rien modifier, ce qui nécessiterait d'accorder des autorisations pour
modifier les données à un utilisateur particulier. Après cela, vous pouvez envoyer l'URL de
la carte.

5.9 Téléchargement de photos et d'autres médias

Si votre formulaire comprend une photo, une vidéo ou une question d'enregistrement
audio, ces fichiers seront téléchargés sur le serveur avec vos autres données. Lors de
l'exportation de votre ensemble de données vers XLS ou CSV, ces fichiers incluront des
références aux noms de fichiers des pièces jointes multimédias, mais pas aux fichiers eux-
mêmes. Pour télécharger tous vos fichiers multimédias en masse, choisissez l'option Pièces
jointes multimédias (ZIP) sous DONNÉES>Téléchargements>Sélectionner le type
d'exportation.

5.10 Stockage de données

Que vous utilisiez le serveur humanitaire pris en charge par UNOCHA ou le serveur non
humanitaire pris en charge par Kobo, Inc., les données des deux serveurs sont stockées sur
les serveurs Amazon Web Services (AWS).

Il existe 2 types de données stockées sur AWS, le formulaire lui-même et les pièces jointes
liées à chaque soumission. Les données du formulaire sont enregistrées dans la base de
données (DB) et les pièces jointes sont enregistrées dans le service de stockage simple
(S3). Les données stockées dans la base de données ne sont jamais supprimées, sauf si
vous les supprimez vous-même. Les données collectées sur S3 ne sont également jamais
supprimées, à moins que vous ne les supprimiez vous-même ou que vous finissiez par utiliser
plus d'espace que vous n'êtes autorisé conformément aux politiques OCHA/Kobo.

Vous pouvez conserver jusqu'à 10 exportations de données à la fois par projet. Si vous
créez une 11e exportation, la plus ancienne est supprimée et seules les 10 exportations les
plus récentes sont conservées.

69 | P a g e
Pour plus d'informations sur les mesures de sécurité des données de KoboToolbox, veuillez
consulter cet autre article d'aide.

70 | P a g e
6. Informations supplémentaires
Sécurité des données sur le serveur

La plupart des utilisateurs utilisent l'une des deux instances de serveur que nous
prenons en charge : KoBoToolbox par OCHA (pour les travailleurs humanitaires) et
KoBoToolbox par HHI (pour tous les autres). KoBoToolbox peut également être installé
sur des ordinateurs locaux ou sur vos propres serveurs Web. Les informations dans cette
partie concernent la sécurité de vos données sur l'un des deux serveurs pris en charge
hébergés par HHI et OCHA.

La protection des données collectées est prise très au sérieux. Les données des deux
serveurs sont hébergées par Amazon Web Services (AWS). Les deux serveurs sont
administrés à l'aide d'outils et de mécanismes conformes aux meilleures pratiques
pour protéger les données contre les intrusions ou les pertes.

L'instance hébergée par HHI (kf.kobotoolbox.org) est physiquement située aux États-
Unis d'Amérique. L'instance humanitaire financée par OCHA est hébergée dans un
centre de données en Irlande.

Les informations de sécurité AWS sont disponibles sur ce lien :

https://aws.amazon.com/fr/security/. De plus, les administrateurs de Kobotoolbox
effectuent des sauvegardes régulières de la base de données pour se prémunir
contre toute éventualité.

Une fois vos données reçues sur le serveur, elles sont stockées dans des comptes
protégés par des noms d'utilisateur et des mots de passe. Cependant, à moins qu'il
n'ait été crypté sur le combiné, il sera stocké "en clair" sur le système de fichiers du
serveur ou dans sa base de données, ce qui signifie que nos administrateurs de serveur
pourraient potentiellement y accéder.

Pour kobo.humanitarianresponse.info et kc.humanitarianresponse.info, seul

l'administrateur du serveur a un accès technique à la base de données, et De plus,
les administrateurs de Kobotoolbox n'accéderont jamais à vos données à moins que

71 | P a g e
vous n’ayez donné un accès explicite à celles-ci. Cependant, pour avoir le contrôle
total et la propriété de vos données, vous êtes également libre d'installer une instance
de KoBoToolbox sur votre propre serveur.

Tous les mots de passe des utilisateurs sont uniquement stockés entièrement cryptés
sur le serveur KoBoToolbox, en utilisant le framework open source par défaut fourni par
Django, qu’ils utilisent pour leur backend. Django utilise l'algorithme PBKDF2 avec un
hachage SHA256. Cette approche est considérée comme très sécurisée car de tels
mots de passe cryptés nécessitent d'énormes quantités de puissance de calcul et de
temps pour se casser.

72 | P a g e