MANUEL D’UTILISATION

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 MANUEL D’UTILISATION
Paradise SIAC est une suite d’outils logiciel dédiés aux achats qui offre une solution
métier (sous Windows), souple d’utilisation et apte à être déployée (sur plusieurs sites) en
architecture Client/Serveur, exploitant (par défaut) une base de données (SGBD)
ORACLE, et conçue pour intégrer harmonieusement l’ensemble des modules
fonctionnels attachés à la gestion intégrée et optimisée de la fonction achats en
entreprise (enregistrement, centralisation et consolidation des données achats,
simplification et optimisation du traitement, automatisation du reporting …). Un
paramétrage très poussé de l’organisation et l’activation des Workflows permettent un
contrôle rigoureux d’accès aux rubriques et données du système et le suivi personnalisé
de la gestion du cycle de vie complet des achats (traitements DA et des engagements
de l’entreprise : contrats, règlements). L’interface utilisateur hautement intuitif et
harmonisé, est paramétrable pour simplifier l’utilisation et permettre aux utilisateurs de
travailler selon leurs propres habitudes.

Le système d’information qui le sous-tend gère de manière sécurisé et en temps réel tout
le processus achats dans un référentiel unique et une approche collaborative avec
comme objectif de créer et structurer l’information achats, la consolider pour mieux
pouvoir, la partager et agir (données achats, fournisseurs, contrats, base articles,
génération d’alertes sur DA …).

Cette application couvre l’ensemble des besoins de maîtrise du processus achats au

sein de l’entreprise. Les différents modules des traitements relatifs à l’activité Achats
intègrent les fonctionnalités telles que :

- Le PPA (intégration et gestion du Programme Prévisionnel Achats) ;

- Le référencement des fournisseurs et la gestion de la relation fournisseur ;
 L’inscription au panel fournisseur avec gestion très poussée des spécificités
(rationalisation du panel) ;
 l’audit (pré-évaluation)’un fournisseur ;
 L’évaluation des performances d’un fournisseur par rapport à ses prestations
dans l’entreprise, ce pour une période d’observation donnée ;

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 MANUEL D’UTILISATION
 La notation d’un fournisseur dans un domaine d’activité donné (utilisée lors
du recrutement des fournisseurs, des Appel d’offres ou de la réévaluation
des fournisseurs).
- La production automatique des lettres types achats (engagement, rejet de
qualification ou de déqualification suite à un audit, évaluation d’un fournisseur
inscrit au panel fournisseur …)
- la gestion automatisée de tout le processus d’appels d’offres avec la sélection des
fournisseurs issus du panel fournisseurs et la génération automatisée des fax
d’invitation à soumissionner, le traitement automatisé des réponses des
soumissionnaires, avec comparaison des offres commerciales initiales et
améliorées, la constitution automatique de la base de prix issus de l’analyse
commerciale des offres fournisseurs (catalogue des prix de référence des
fournisseurs, la base de prix est automatiquement mise à jour à la suite du
traitement d’une nouvelle demande d’achat ou par importation d’un fichier
d’échange de données fournir temporairement par les fournisseurs agrées) ;
- Génération automatisées des PV des binômes liés au processus Achats
- le suivi budgétaire et sa diffusion de manière personnalisée aux entités de
l’entreprise (tient compte du profil de l’utilisateur connecté),
- Le suivi du processus de contractualisation (le pilotage de la performance
fournisseur, avec évaluation et consolidation des résultats, la gestion des
réceptions des PVR, des factures et des règlements y relatifs ;
- baromètre achats pour le suivi au quotidien de l’activité achats en fonction des
planifications prévisionnelles et des réalisations (reporting détaillé des DA et des
engagements : situation des DA, des contrats Spots, contrats cadres, des Bons de
Commande …)
- remonté automatisée des indicateurs de performance du processus achats (délai
de traitement DA, factures réglées dans les délais …)
-
SIAC est une application multiutilisateurs avec une grande couverture fonctionnelle
Achats, souple, paramétrable et facile d’utilisation, capable de s’intégrer aux systèmes
d’information existants.

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 MANUEL D’UTILISATION

LA CONNEXION A L’APPLICATION

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 MANUEL D’UTILISATION

Fenêtre de connexion à l’application

Cette fenêtre vous permet de vous connecter à l'application Paradise-SIAC et

d'accéder au menu principal.

Au lancement de l'application, apparaît une fenêtre d'identification. Entrez votre nom

utilisateur et votre mot de passe.

Si les données entrées sont correctes, vous aurez accès à la fenêtre principale de
l'application Paradise- SIAC.
Sinon le message suivant apparaîtra sur votre écran :

"Nom d’utilisateur/mot de passe invalide ; connexion refusée."

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MANUEL D’UTILISATION

MENU SYSTEME

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 MANUEL D’UTILISATION
Ce menu vous permet, grâce aux fonctionnalités qu’il offre, d'accéder aux paramètres
d'administration du système.

Il vous permet de :

 Gérer les autorisations d’accès aux données et aux fonctions de l’application

(Gestion des utilisateurs) ;
 Accéder au journal des événements ;
 Gestion des sauvegardes de la base de données ;
 Changer le mot de passe ;
 Fermer ;
 Quitter l’application.

Le menu système

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 MANUEL D’UTILISATION
Gestion des Utilisateurs (Système -Utilisateurs)

Cette fonction permet de créer des utilisateurs et d'attribuer à chacun d'eux des droits
d'accès aux fonctions du logiciel.

Les fonctions du logiciel sont présentées sous forme d'arborescence basée sur la
hiérarchie des menus. Les droits d'accès peuvent être définis pour tous les utilisateurs.
Pour créer un nouvel utilisateur, il suffit de cliquer sur le bouton ; la fiche d’identité
de l’utilisateur s’ouvre. Vous avez alors un certain nombre d’onglets vous permettant de
renseigner les informations de l’utilisateur concerné.

L’onglet « Compte » permet la création et la modification du compte d’un utilisateur.

Vous devez renseigner à travers cet onglet toute son identité.

Compte utilisateur

L’onglet « Membre de » permet la création et la modification du groupe auquel

appartient l’utilisateur. Comme vous pouvez le constater, chaque utilisateur appartient à
un groupe.

Groupe utilisateur

L’onglet Autorisations d’accès permet l’attribution et la suppression des droits de

l’utilisateur sélectionné.

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 MANUEL D’UTILISATION
Pour attribuer des droits à un utilisateur, il faut :
Sélectionner un utilisateur dans la liste des utilisateurs,
Cocher les fonctions autorisées pour cet utilisateur et décocher les fonctions non
autorisées.

Fonction autorisée :

Fonction non autorisée :

Autorisations d’accès d’un utilisateur

L’onglet Accès aux rubriques permet d’attribuer les droits d’accès aux données de
l’application. C'est-à-dire qu’un utilisateur peut, en fonction de son profil, avoir une vue
sur certaines données ou ne pas en avoir du tout.
Pour avoir l’accès aux données, il faut :
 sélectionner l’utilisateur dans la liste des utilisateurs,
 cocher les fonctions autorisées pour cet utilisateur et décocher les fonctions non
autorisées.

Accès aux rubriques d’un utilisateur

L’onglet « Validation DA » permet d’attribuer les droits de validation d’une DA à un

utilisateur de l’application. C'est-à-dire qu’un utilisateur peut, en fonction de son profil,
valider ou pas une DA.
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 MANUEL D’UTILISATION
- L’option « PO » s’affichera dans le document lorsqu’elle est cochée.
- L’option « En Chef » permet de bruler des étapes dans la validation de la
demande d’achat. « Nombre Etape » désigne le nombre d’étapes à bruler lors de
la validation

Validation d’une DA

L’onglet « Client interne » permet d’accéder aux droits pour formuler les demandes
d’achat concernant les clients interne.

Client interne

L’onglet Acheteurs permet d’attribuer les droits d’accès aux travaux de traitement de
demande d’achat confiés aux acheteurs.

Acheteurs
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 MANUEL D’UTILISATION

L’onglet « Centre de responsabilité » permet d’attribuer les droits de visibilité des

informations concernant les centres de responsabilité.

Centre de responsabilité

Journal des événements (Fichier journal des événements)

Le journal des événements trace les éléments sensibles ou critiques effectués par un
utilisateur.
La consultation peut se faire par objet, par code utilisateur ou par période.

Journal des événements

Mot de passe (Système mot de passe)

Pour changer de mot de passe à l’utilisateur connecté, il suffit d’ouvrir la fenêtre

correspondante, de saisir le mot de passe à changer, de saisir le nouveau mot de passe
puis de confirmer ce nouveau mot de passe.

Fenêtre de changement de mot de passe

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MANUEL D’UTILISATION

MENU PARAMETRAGE

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 MANUEL D’UTILISATION
Ce menu permet la gestion des données permanentes nécessaires à l’administration du
système d’informations achats et contrats.

Il vous permet de :

 Paramétrer Paradise-SIAC par rapport à vos données administratives et

bancaires ;
 Paramétrer Paradise-SIAC par rapport à vos données de base ;
 Paramétrer les entités de la société;
 Paramétrer la liste du personnel ;
 Paramétrer les documents type achat ;
 Paramétrer la configuration des workflow ;

Le menu Paramétrage

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 MANUEL D’UTILISATION
Paramètre société (Paramétrage – Paramètre société)

Cette fonctionnalité du module paramétrage permet de définir les paramètres propres à

la société et de définir les options personnalisées d'utilisation du logiciel SIAC

Paramétrage société

L'onglet Informations bancaires permet de renseigner les comptes bancaires de la

société et de les associer aux journaux comptables.

Paramètres généraux (Paramétrage – Paramètres généraux)

Cette fonctionnalité permet, la personnalisation du logiciel par rapport aux données
permanentes manipulées. Elle permet donc de fixer tous les paramètres qui sont utilisés
dans la gestion du système d’informations achats et contrats

L'onglet Pièces jointes associées à la DA permet la création, la modification et la

suppression d’une pièce jointe associée à la DA.

Paramétrage Pièces jointes

L'onglet Unités de mesure permet la création, la modification et la suppression d’unité de

mesure.

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 MANUEL D’UTILISATION

Paramétrage Unités de mesure

L'onglet Statut DA permet la création, la modification et la suppression du statut d’une

DA.

Paramétrage Statut DA

L'onglet Type contrat permet la création, la modification et la suppression d’un type de

contrat.

Paramétrage Type contrat

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 MANUEL D’UTILISATION
L'onglet Devises permet la création, la modification et la suppression des devises.

Paramétrage Devises

L'onglet Statut fournisseur permet la création, la modification et la suppression du statut

du fournisseur.

Paramétrage Statut fournisseur

L'onglet Forme juridique permet la création, la modification et la suppression de forme

juridique.

Paramétrage Forme juridique

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 MANUEL D’UTILISATION
L'onglet Acheteurs permet la création, la modification et la suppression d’un acheteur.

Paramétrage Forme juridique

L'onglet Classe article permet la création, la modification et la suppression de classe

d’article.

Paramétrage Forme juridique

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 MANUEL D’UTILISATION
Entités société (Paramétrage – entités société)
Cette fonctionnalité permet le paramétrage des entités de la société. Elle permet la
création, la modification et la suppression d’une entité. Elle permet également de définir
parmi les entités, ceux qui sont des CDR (centre de responsabilité) et ceux qui sont
clients internes (Entité qui a la maitrise de l'achat et l'initie)

Paramétrage des entités de la société

Liste personnel (Paramétrage – Liste personnel)

Cette option permet le paramétrage de la liste du personnel de la société par entité. Elle
permet la création, la modification et la suppression d’un employé.

Paramétrage de la liste du personnel

Documents type achats (Paramétrage – Documents type achats)

Cette option permet le paramétrage des documents type achats. Elle permet la
création, la modification et la suppression d’un document type achat.
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 MANUEL D’UTILISATION

Paramétrage des documents type achats

Configuration (Paramétrage – Configuration)

L'onglet Validation DA permet la création, la modification et la suppression les étapes du
workflow de validation des demandes d'achats.

Onglet Validation DA

L'onglet Etape de validation des DA par tranche de montant permet de personnaliser le

workflow de validation de la DA par tranche de montant de l'achat

Onglet workflow par tranche de montant

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 MANUEL D’UTILISATION
L'onglet Etape de validation des Contrats/BC permet la création, la modification et la
suppression les étapes du workflow de validation des engagements (contrats / Bon de
commande).

Onglet Validation Contrats/BC

L'onglet validation par type d'engagements permet de personnaliser le workflow de

validation des contrats et engagements par type d'engagements.

Onglet validation par type d'engagement

L'onglet Etape de validation des factures permet la création, la modification et la

suppression les étapes du workflow de validation des factures.

Onglet Validation des factures

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 MANUEL D’UTILISATION
L'onglet Etape de validation des ODP (ordres de paiement) permet la création, la
modification et la suppression les étapes du workflow de validation des ordres de
paiement.

Onglet Validation des Ordres de paiement

L'onglet Etape de validation des ODP (ordres de paiement) permet la création, la

modification et la suppression les étapes du workflow de validation des ordres de
paiement.

Onglet Validation des Ordres de paiement

L'onglet Configuration des événements permet la création, la modification et la

suppression les évènements ayant lieu lors de du traitement des appels d’offres.

Onglet configuration des événements des appels d'offres

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MANUEL D’UTILISATION

MENU GESTION ACHATS

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 MANUEL D’UTILISATION
Ce menu offre la possibilité aux utilisateurs autorisation de mettre en œuvre toutes les
transactions propres à la fonction achat

Il vous permet de :

 Expression des besoins : Pour la création des demandes d'achats (DA);

 Validation des DA;
 Affectation des DA;
 Affectation des DA ;
 Traitement des DA ;
 Rangement physique des dossiers achats ;

Menu Gestion Achats

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 MANUEL D’UTILISATION
CIRCUIT DE GESTION DES ACHATS

Expressions des besoins Accès : Menu Gestion Achats ---->

Création des demandes d'achats Expressions des Besoins
par les clients internes
Raccourci

Validation des DA
Accès : Menu Gestion Achats ---->
Tous les acteurs du workflow de
Validation DA
validation de la DA donnent leur
accord pour procéder à l'achat
Raccourci

Affectation des DA Accès : Menu Gestion Achats ---->

Le responsable des achats évalue la charge Affectation DA
de travail de chaque acheteur confie la
responsabilité de l'achat à l'acheteur le Raccourci
plus indiqué

Accès : Menu Gestion Achats ---->

Traitement des DA
Traitement DA
Chaque acheteur accède aux achats qui lui sont
Raccourci confiés pour traitement: Appel d'offre, analyse
des offres, contractualisation, etc.

Génération de l'engagement
- Bon de commande
- Contrat à commande
- Contrat cadre
-Contrat spot
-Avenant

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 MANUEL D’UTILISATION
I- Expression des besoins (Formulation de la Demande d’Achat)

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant autorisé à

travers le menu « .Expression des Besoins » du menu Gestion Achats.

Le système charge automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se

subdivise en trois zones : (1) zone A « Liste des requêtes d’approvisionnement », (2) zone
B1 « Description du besoin » et zone B2 « Détail du Bordereau ».

Zone B1

Zone A

Zone B2

C’est un espace constitué de trois zones dockables (docking window) c'est-à-dire que
chacune de ces trois zones est redimensionnable et peut couvrir entièrement l’espace
de travail.

 La zone A est une sorte de parafeur qui contient par défaut l’ensemble des
demandes d’achat en cours d’édition chez le client interne (le demandeur).

 La zone B1 présente le descriptif de la demande d’achat sélectionnée dans la

zone A.

 La zone B2 est constituée des détails de la demande d’achat sélectionnée dans le

zone A.

I.1- Présentation de la zone A

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 MANUEL D’UTILISATION
La zone A est une sorte de parafeur qui contient par défaut l’ensemble des demandes
d’achat en cours d’édition chez le client interne (le demandeur.

Boutons d’activation de la
fenêtre de filtre sur les
demandes d’achat permettant
de rechercher des demandes
d’achat suivant ensemble de
conditions de filtre inclusif .

Zone de saisie rapide pour

atteindre une demande
d’achat par : le numéro de la
demande ou le code l’unité
requérante (le demandeur)

Objet destiné au
redimensionnement de la zone
A

Liste des demandes d’achat

visibles à l’utilisateur
courant

La zone A liste l’ensemble des demandes d’achat accessibles à l’utilisateur courant. Par
défaut ne s’affichent dans la zone A que les demandes d’achat en cours d’élaboration,
toutes les DA validées sont alors masquées.

L’utilisateur peut par application d’un filtre multicritères pour afficher les DA qu’il
souhaite.

Le contenu détaillé d’une DA sélectionnée dans la zone A s’affiche alors dans la zone B
(la description de la DA, le bordereau de prix, les pièces jointes, l’état de validation etc.)

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 MANUEL D’UTILISATION
II- Présentation de la zone B1

Bouton permettant
Agrégat de boutons d’éditer une
permettant l’édition nouvelle demande
d’une demande d’achat d’achat
(Ajout, modification,
suppression)

Bouton permettant de valider une

demande d’achat et de l’envoyer
Description de la demande dans le circuit de validation
d’achat affichée en mode
consultation
Bouton permettant de visualiser
l’état du budget alloué au moment
de la conception de la DA

● Le bouton « Nouveau » Permet à l’utilisateur courant de créer une nouvelle DA et d’y

entrer toute les informations nécessaire à cette requête.

● Le bouton « Modifier » Permet à l’utilisateur courant de modifier les informations d’une

DA existante.

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer une DA existant.

● Le bouton « Valider » Permet à l’utilisateur courant de valider une DA après être rassuré
que toutes les informations ont été saisies.

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 MANUEL D’UTILISATION
● Le bouton « Pièces Jointes » Permet à l’utilisateur courant de charger la liste des pièces
jointes rattachées à la DA.

● Le bouton « Bordereau de prix » Permet à l’utilisateur courant de charger les articles du

bordereau.

● Le bouton « Imprimer » Permet à l’utilisateur courant d’imprimer la DA.

● Le bouton « Taux de change » Permet à l’utilisateur courant d’actualiser les informations

des devises utilisées dans la DA.

I.2- Présentation de la zone B2

Cette zone se décline en quatre onglets :

(1) L’onglet « Bordereau de prix »

Cet onglet regorge les détails de l’achat sollicité. C’est également le référentiel sur
lequel les offres seront formulées pour une analyse comparative des coûts.

(2) L’onglet « Pièces jointes »

Cet onglet recense la liste des pièces jointes au dossier d’achat pour une
compréhension de la pertinence de l’achat. Les documents numériques attachés à la
demande vont du texte à la vidéo en passant par la voix et des images.

(3) L’onglet « Informations budgétaires »

Cet onglet liste l’ensemble des centres de responsabilité et les natures budgétaires
attachées à la demande d’achat en courante.

SIAC permet des achats à multiple natures budgétaires et à multiple CDR.

(4) L’onglet « Etat de validation »

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 MANUEL D’UTILISATION
Cet onglet permet au demandeur de suivre l’état de validation de la demande d’achat
qu’il a formulé.

I.2.1- L’onglet « Bordereau de prix »

Bordereau de prix

Cette zone de travail permet à l’utilisateur courant de renseigner la liste des articles qui
font l’objet de la demande d’achat. C’est référentiel sur lequel les fournisseurs
soumissionnaires seront évalués

Description des agrégats fonctionnels rattachés l’onglet « Bordereau de prix »

Les agrégats fonctionnels attachés à l’onglet « Bordereau de prix » de la Zone B2 sont

accessibles au moyen de boutons dédiés accessibles dans l’onglet droite de la fenêtre
de travail. Ils permettent à l’utilisateur courant autorisé d’avoir une vue globale et
actualisée de l’enchaînement des tâches dans le cadre des transactions et traitements
relevant de l’onglet « Bordereau de prix »:

● Le bouton « Ajouter » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter un nouvel article à la

demande d’achat.

● Le bouton « Insérer » Permet à l’utilisateur courant d’insérer un nouvel article dessus de

la ligne courante ( la ligne sélectionnée).

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer l’article

correspondant à la ligne sélectionnée.

● Le bouton « Enregistrer » Permet à l’utilisateur courant d’enregistrer c'est-à-dire

sauvegarder le contenu du bordereau de prix.
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 MANUEL D’UTILISATION
● Le bouton « Article » Permet à l’utilisateur courant d’accéder à la base de données des
articles pour y choisir ceux qui liste des articles.

● Le bouton « Monter » Permet à l’utilisateur courant de réordonner les éléments du

bordereau de prix en déplaçant le contenu de la ligne courante vers le haut.

● Le bouton « Descendre » Permet à l’utilisateur courant de réordonner les éléments du

bordereau de prix en déplaçant le contenu de la ligne courante vers le bas.

● Le bouton « Imprimer » Permet à l’utilisateur courant d’imprimer une demande d’achat

avec des détails.

● Le bouton « Devis » Permet à l’utilisateur courant de faire des devis aux fournisseurs
prospects.

● Le bouton « Importer » Permet à l’utilisateur courant d’importer le détail du bordereau

d’un fichier modèle de type « Excel ».

I.2.2- . L’onglet « Pièces Jointes »

Pièces jointes

Cette zone de travail permet à l’utilisateur courant de rattacher toutes les pièces jointes
liées à la demande d’achat courante.

Description des agrégats fonctionnels rattachés l’onglet « Pièces jointes »

● Le bouton « Ajouter » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter une nouvelle ligne de

pièce jointe liée à la demande d’achat.

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 MANUEL D’UTILISATION
● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer une ligne de pièce
jointe liée à la demande d’achat.

● Le bouton « Enregistrer » Permet à l’utilisateur courant d’enregistrer toutes les mises à

jour sur les pièces jointes liées à la demande d’achat.

● Le bouton « Attacher P.J » Permet à l’utilisateur courant de rattacher un fichier, une

image ou même une vidéo liée à la demande d’achat.

I.2.3- L’onglet « Etat de validation »

Etat de validation

Cette zone de travail permet à l’utilisateur courant de suivre les étapes de validation, les
dates de validation, l’état de validation et les signataires de la requête
d’approvisionnement courante.

Description des agrégats fonctionnels rattachés à l’onglet « Etat de validation »

● Le bouton « Enregistrer » Permet à l’utilisateur courant d’enregistrer toutes les mises à

jour effectuées sur l’Etat de validation d’une requête d’approvisionnement.

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 MANUEL D’UTILISATION
II – Validation de la DA.

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à travers le

sous-menu « Validation DA » du menu Gestion Achats. Le système charge
automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en deux zones :
(1) zone A « Liste des demandes d’achat à valider », (2) zone B

Zone B
Zone A

Le principe est de vérifier les informations contenues dans la demande d’achat

d’approvisionnement et de procéder à la validation électronique.

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B1 »

● Le bouton « Valider » Permet à l’utilisateur courant de valider la demande d’achat.

● Le bouton « Retour » Permet à l’utilisateur courant de retourner la demande d’achat à

l’étape n-1 si celle-ci n’est pas encore validée.

● Le bouton « Imprimer » Permet à l’utilisateur courant d’imprimer la demande d’achat.

● Le bouton « Rejeter » Permet à l’utilisateur courant de rejeter une demande d’achat

● Le bouton « Mode CDG » Permet à l’utilisateur courant de passer dans un mode

d’affichage éditable de la demande d’achat. L’utilisateur peut alors modifier certaines
informations de la demande d’achat.

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 MANUEL D’UTILISATION
IV – Affectation la DA

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à travers le

sous-menu « Affectation DA » du menu Gestion Achats. Le système charge
automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en deux zones :
(1) zone A liste des demandes en attente d’affection à un acheteur, (2) zone B affiche
le descriptif de la demande sélectionnée dans la zone A, la situation d’occupation des
acheteurs et les alertes sur les demandes d’achat en retard de traitement

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B1 »

● Le bouton « Enregistrer » Permet à l’utilisateur courant d’enregistrer les modifications

effectuées sur la requête d’approvisionnement.

● Le bouton « Affecter » Permet à l’utilisateur courant d’affecter la demande d’achat à

un acheteur cible.

IV – 2.2. Onglet Alerte DA

Zone B.2

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 MANUEL D’UTILISATION
Cette zone de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui l’espace qui lui
permet d’apprécier et d’observer les différentes alertes sur la situation des DA en cours
de traitement.

La configuration de la fenêtre de travail attachée à l’onglet 2 de la Zone B « Alerte DA »

est la suivante:

(1) à gauche nous avons l’espace réservé à la situation des alertes sur les demandes
d’achat;

(2) à droite, nous avons tous les boutons représentant les agrégats fonctionnels rattachés
à cet espace de travail;

IV – 2.5. Situation des acheteurs

Cette zone de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui l’espace qui lui
permet de contrôler la charge de travail des différents acheteurs, de voire le taux
d’occupation de chaque acheteur.

La configuration de la fenêtre de travail attachée à l’onglet 5 de la Zone B « Situation

des acheteurs » est la suivante:

(1) à gauche nous avons l’espace réservé à la grille du taux d’occupation des
acheteurs;

(2) à droite, nous avons tous les boutons représentant les agrégats fonctionnels rattachés
à cet espace de travail;

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 MANUEL D’UTILISATION
V – Traitement de la DA

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à travers le

sous-menu « Traitement DA » du menu Gestion Achats. Le système charge
automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en trois zones :
(1) zone A « Liste des demandes d’achat à traiter », (2) zone B1 et zone B2.

Le traitement d’une DA se fait à travers 4 principales feuilles de travail : (1) Expressions

des besoins ; (2) Analyse de la DA; (3) Analyse des Offres ; (4) Conclusion de la DA.

II – 1. Zone A

La fenêtre de travail attachée à la zone A « Liste des requêtes d’approvisionnement » se

décline comme suit :

Zone A

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au quotidien
la liste exhaustive des requêtes d’approvisionnement à traiter.

La configuration de la fenêtre de travail attachée à la Zone A « Liste des requêtes à

traiter » est la suivante:

(1) Atteindre une DA, par numéro ou par requérant;

(2) un bouton de « filtre multicritère » permettant de réduire la liste en fonction du besoin;

(3) un bouton « annuler filtre » permet à l’utilisateur courant de revenir à la liste d’origine;

II – 2. Zone B

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 MANUEL D’UTILISATION
1- Expression des Besoins

C’est l’espace de travail par lequel l’acheteur (ou l’ingénieur de contrat) prend
connaissance du problème qu’il doit résoudre.

- La description du problème
- Les pièces jointes attachées à la DA
- Le bordereau de prix contenant les éléments détaillés à soumettre à l’offre des
fournisseurs.

Ici l’acheteur définit :

(a) Le circuit d’achat (Circuit long, circuit court, etc.)

(b) Le mode d’adjudication (Lot unique ou lots séparés pour les DA à lots multiples)
(c) Le mode d’évaluation des offres à recevoir

2- L’Analyse de la DA

Dans cet espace de travail

(a) L’acheteur analyse le travail à effectuer et définit un chronogramme de travail

pour une meilleure lisibilité des tâches à réaliser tout au long du traitement de la
DA.
(b) Ensuite, l’acheteur sélectionne les fournisseurs qui vont soumissionner à l’appel
d’offre. Pour continuer le traitement de la DA, cette Short Vendor List (SVL) des
fournisseurs invités à soumissionner doit obligatoirement être validé à travers le
bouton « Validation » de l’onglet « Fournisseurs(SVL) ».
(c) La possibilité est donnée à l’acheteur de lister tous ceux qui ont validé la SVL.
(d) L’onglet « Procès verbaux » est réservé pour décrire le contenu de chaque procès
verbal sanctionnant le déroulement d’une étape donnée dans le traitement de la
DA.

3- L’Analyse Commerciale des Offres

Cette feuille de travail se décline en deux sous-onglets : (a) Les « offres détaillées » pour
analyser la première mouture des offres envoyées par les différents fournisseurs
soumissionnant. (b) Les « offres améliorées » dans le cas où un second tour est organisé
pour séparer deux ou plusieurs fournisseurs dont les offres sont très proches.

(a) Onglet « Offres détaillées » : C’est dans cette espace de travail qu’est prise en
compte la première proposition des fournisseurs. Le fournisseur sélectionné voir ses
données (son offre détaillée) s’afficher dans la partie basse de la feuille. Pour les
fournisseurs dont les offres sont déclarées conformes, l’acheteur peut alors
renseigner la proposition de chacun à travers l’espace réservé dans la partie
basse de la feuille: Les quantités, les unités, les coûts unitaires sont alors introduits
dans le système. Cette première offre va initialiser l’offre améliorée.
36
 MANUEL D’UTILISATION
Le bouton « Charger » permet de charger le bordereau de prix pour le fournisseur
courant. Cette action réinitialise le détail de l’offre pour le fournisseur courant.

Les charges annexes peuvent être déclarées pour être pris en compte dans
l’évaluation des offres.

Après la synthèse des offres visibles dans le sous-onglet « Synthèse des offres »,
L’acheteur procède par comparaison pour déterminer l’offre la meilleure suivant
la méthode d’analyse des offres qui a choisi bien auparavant dans l’analyse de la
DA.

L’acheteur retient les fournisseurs pour les offres améliorées en cochant « Short
List » pour chaque fournisseur présélectionné pour la dernière étape des offres

Lorsque ce travail est terminé, l’acheteur doit obligatoirement valider son travail
pour passer à l’étape suivante à travers le bouton « Valider » d’analyse des écarts.

(b) Onglet « Offres améliorées » : Cette espace de travail est bien sûr initialisé avec la
première offre des fournisseurs retenus dans la short List. Une offre améliorée
pourra être demandée dans cette étape et elle modifiera l’offre initiale.

- Ici, l’acheteur peut peaufiner au besoin les nouvelles offres faites par les
fournisseurs retenus pour cette étape et ensuite effectuer la synthèse des offres
pour à la fin retenir un fournisseur à travers le bouton « Retenir »
- L’acheteur définit la façon dont la DA sera conclue (Bon de commande, Contrat
Type, Contrat Cadre, Avenant, Règlement en Régie, etc.)
- Le bouton « Conclure » Transforme le DA en Contrat ou Bon de Commande ou
une autre forme de conclusion désirée par l’acheteur. L’engagement ainsi généré
se trouve dans la l’onglet « Conclusion de la DA »

4- Conclusion de la DA
Le contrat ou Bon de commande généré se trouve dans cet espace de travail.
- L’acheteur doit alors affiner les derniers détails du contrat, Les dates importantes
du contrat, Les informations sur le fournisseur retenu, la devise du contrat, le
montant du contrat etc.
- L’acheteur peut également générer automatiquement la lettre de notification
pour le fournisseur retenu ou les lettres de notification de rejet pour les fournisseurs
non retenus
- L’acheteur contrôle les informations sur la diffusion du contrat
- L’acheteur vérifie que tous les éléments concernant les détails du bon de
commande sont en place

37
 MANUEL D’UTILISATION
- Le traitement de la DA s’achève à travers le bouton « Clôture DA » L’activation de
ce bouton mettre fin au traitement de la DA et aucune modification ne pourra
plus être faite sur la DA.

Les DA dont le traitement est arrivé à échéance deviennent des contrats et sont visibles
dans le module « gestion des contrats ».

38
 MANUEL D’UTILISATION
VIII – Rangement physique

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à

travers le sous-menu « Rangement physique » du menu Gestion Achats. Il
recouvre l’ensemble des traitements relatifs au rangement d’un dossier.
Ce module intègre les fonctionnalités telles que : la localisation d’un dossier, son
emplacement exact, la numérisation etc.

Cette fenêtre de travail se subdivise en trois zones : (1) zone A « Liste des
Armoires », (2) zone B1 « Description de l’armoire » et (3) zone B2 « le contenu du
compartiment ».

Zone B1

Zone A

Zone B2

VIII-1 – Zone A

La fenêtre de travail attachée à la zone A « Liste des armoires » se décline comme

suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien la liste exhaustive de toutes les armoires de rangement qui sont dans le
système.

La configuration de la fenêtre de travail attachée à la Zone A « Liste des

armoires » est la suivante:

(1) la recherche d’une armoire, par numéro de l’armoire ou par salle;

39
 MANUEL D’UTILISATION
(2) un bouton de « Recherche multicritères » permettant de réduire la liste en
fonction du besoin;

(3) un bouton « annuler filtre » permet à l’utilisateur courant de revenir à la liste

précédente;

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone A »

● Le bouton « Nouveau » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter une armoire à la

liste des armoires.

● Le bouton « Modifier » Permet à l’utilisateur courant de modifier les informations

d’une armoire existante.

● Le bouton « Enregistrer » Permet à l’utilisateur courant d’enregistrer les

informations d’ajout ou de mise à jour.

VIII-2 – Zone B1

La fenêtre de travail attachée à la zone B1 « Description d’une armoire » se

décline comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien les éléments détaillés de description complète d’une armoire (étagère,
compartiment, rangée etc.).

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B1 »

● Le bouton « Ajouter » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter une information

concernant l’armoire courante.

● Le bouton « Modifier » Permet à l’utilisateur courant de modifier les informations

concernant l’armoire courante.

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer des

informations concernant l’armoire courante.

● Le bouton « Imprimer » Permet à l’utilisateur courant d’imprimer une information

concernant l’armoire courante.

VIII-3 – Zone B2

La fenêtre de travail attachée à la zone B2 « Contenu d’une armoire » se décline

comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant de suivre et de gérer le

détail du contenu d’une armoire.
40
 MANUEL D’UTILISATION
Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B2 »

● Le bouton « Ajouter » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter une nouvelle ligne

de détail.

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer une ligne de

détail.

41
 MANUEL D’UTILISATION

MENU GESTION ENGAGEMENTS

42
 MANUEL D’UTILISATION

Ce menu offre la possibilité aux utilisateurs autorisés de mettre en œuvre toutes les
opérations liées aux engagements

Il se compose de plusieurs sous-menus :

 Engagements : Pour la manipulation des engagements dans SIAC

 Validation des engagements;
 Commandes à contrats cadres;
 Suivi Projets ;
 Liste PVR ;
 Suivi Factures ;
 Validation Factures

Menu Gestion Engagements

43
 MANUEL D’UTILISATION
SCHEMA CRITIQUE DE L'ENGAGEMENT ET DU PAIEMENT
Engagements
Accès : Menu Gestion Engagements
Bon de commande, Contrats,
----> Engagements
Avenants, etc.
Raccourci

Validation des Engagements

Accès : Menu Gestion Engagements
Tous les acteurs du workflow de validation des
----> Validation Engagements
contrats et des bons de commande donnent
leur accord pour procéder à la dépense

Accès : Menu Gestion Engagements

----> Suivi Projets (Onglet PVR)
----> Engagements (Onglet PVR)
PVR ----> Liste PVR (Voir PVR)
C'est l'étape préalable à la réception des
factures. Un Procès Verbal de Réception doit Accès : Menu Gestion Fournisseurs
être établi pour certifier que le fournisseur à ----> Relevé de compte (Onglet
exécuter l'objet de la facturation Engagements)

Accès : Menu Gestion Engagements Facturation

----> Engagements (Onglet Factures) Réception des factures, définition
----> Suivi Factures des échéanciers de paiements, Suivi
du règlement
Accès : Menu Gestion Fournisseurs
----> Relevé de compte (BC/Contrats)
----> Relevé de compte (Factures)
Validation Factures
Tous les acteurs du workflow de validation des
Accès : Menu Gestion Engagements factures donnent leur accord pour envoyer la
----> Validation Factures facture en paiement

Accès : Menu Gestion Finances ODP (Ordre de paiement )

----> Edition Ordre de Paiement Contrôle de la situation des comptes bancaires,
Etablissement de l'ordre de paiement

Accès : Menu Gestion Finances

----> Validation Ordre de Paiement Validation ODP
Tous les acteurs du workflow de validation des
ODP donnent leur accord pour procéder au
paiement de l'ODP

Accès : Menu Gestion Finances

----> Edition Ordre de Virement Ordre de virement
Edition des ordres de virement

44
 MANUEL D’UTILISATION
VI – Gestion des engagements

Ce module du système SIAC est accessible à l’utilisateur courant à travers le sous-menu

« Engagements » du menu Gestion Engagements. Le système charge automatiquement
la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en trois zones : (1) zone A « Liste
des engagements », (2) zone B1 « Description de l’ engagement sélectionné » et (3)
zone B2 « Suivi de l’engagement(Détails de l’engagement, Factures, Avenants, etc.)».

VI-1 – Zone A

La fenêtre de travail attachée à la zone A « Liste des engagements » se décline comme

suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant s'accéder au quotidien à la liste de

tous les contrats à gérer.

La configuration de la fenêtre de travail attachée à la Zone A « Liste des engagements à

gérer » est la suivante:

(1) la recherche d’un engagement, par numéro de l’engagement ou par Fournisseur;

(2) un bouton de « Recherche multicritères » permettant de réduire la liste en

fonction du besoin;

(3) un bouton « annuler filtre » permet à l’utilisateur courant de revenir à la liste

précédente;

VI-2 – Zone B1
45
 MANUEL D’UTILISATION
La fenêtre de travail attachée à la zone B1 « Description de l’engagements» se décline
comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au quotidien
les éléments détaillés du contrat lui permettant de pouvoir le suivre aisément.

VI-3 – Zone B2

La fenêtre de travail attachée à la zone B2 s'articule autour de neuf (09) onglets:

Onglet « Détails BC »

Cette fenêtre de travail permet à l'utilisateur courant de visualiser le détail des articles de
l'engagement

Onglet « TVA »

Cette fenêtre de travail permet à l'utilisateur courant de visualiser le détail de la TVA

associée à l'engagement

Onglet « PVR »

Cette fenêtre de travail permet à l'utilisateur courant de réceptionner les articles

commandés et de dresser un procès verbal de réception en lien avec l'engagement

Onglet « Factures »

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d' associer les factures à un
engagement et de visualiser l'ensemble des factures liées à un engagement

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B2 »

● Le bouton « Nouveau» Permet à l’utilisateur courant d’ajouter une nouvelle facture à

l’engagement courant.

● Le bouton « Modifier» Permet à l’utilisateur courant de modifier les informations de la

facture sélectionnée.

● Le bouton « Supprimer» Permet à l’utilisateur courant de supprimer la facture

sélectionnée

46
 MANUEL D’UTILISATION
● Le bouton « P.J.» Permet à l’utilisateur courant d’associer et de visualiser des documents
numériques à la facture sélectionnée.

Onglet « Validation Contrat »

Cette fenêtre de travail permet à l'utilisateur courant de visualiser le workflow de

validation de l'engagement

Onglet « Historique des révisions »

Cette fenêtre de travail permet à l'utilisateur courant de visualiser les révisions qui sont
portées sur le contrat (Avenant, lettre de commande, etc.) .t

Onglet « Historique Réceptions »

Cette fenêtre de travail permet à l'utilisateur courant de visualiser l'ensemble des

réceptions qui sont associées à l'engagement.

Onglet « Motif de Retour »

Cette fenêtre de travail permet à l'utilisateur courant de visualiser, lorsque l'engagement

n'est pas accepté, les motifs du retour de l'engagement.

47
 MANUEL D’UTILISATION
VII – Validation des engagements

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à travers le

sous-menu « Validation Engagements » du menu Gestion Engagements. Le système
charge automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en deux
zones : (1) zone A « Liste des engagements à valider », (2) zone B

Le principe est de vérifier les informations contenues dans l’engagement (Bon de

commande, Contrats, Conventions etc.) et de procéder à la validation électronique.

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B »

● Le bouton « Valider » Permet à l’utilisateur courant de valider l’engagement affiché.

● Le bouton « Retour Contrat » Permet à l’utilisateur courant de retourner l’engagement

courant à l’étape n-1 si celle-ci n’est pas encore validé.

● Le bouton « Imprimer » Permet à l’utilisateur courant d’imprimer l’engagement affiché.

● Le bouton « Annuler Contrat» Permet à l’utilisateur courant de rejeter l’engagement

affiché et il disparaitra du système.

● Le bouton « Détail » Permet à l’utilisateur courant d’afficher les détails de l’engagement

affiché.

48
 MANUEL D’UTILISATION
VII – Suivi du projet

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à travers le

sous-menu « Suivi du projet » du menu Gestion Engagements. Le système charge
automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en deux zones
principales : (1) zone A « Liste des engagements dont l’exécution est à suivre », (2) zone B
est constituée de trois (03) onglets: « Suivi du projet » , « Evaluation projet », « Alerte projets
et commandes »

Zone 1

Zone A

Zone 2

VI-1 – Zone A

La fenêtre de travail attachée à la zone A « Liste des projet à suivre » se décline comme
suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d'accéder à tous les projets qui lui
sont confiés dans le système.

La configuration de la fenêtre de travail attachée à la Zone A « Liste projets à suivre » est

la suivante:

(1) la recherche d’un projet, par numéro de contrat ou par numéro de DA;

(2) un bouton de « Recherche multicritères » permettant de réduire la liste en fonction du

besoin;

(3) un bouton « annuler filtre » permet à l’utilisateur courant de revenir à la liste

précédente;

49
 MANUEL D’UTILISATION
VI-2 – Onglet « Suivi du projet »

Cet onglet est subdivisé en deux zones : la zone 1 de « Description du projet sélectionné »
et la zone 2 constituée de trois (03) sous-onglets: « Actions à réaliser (Exécution du
projet) », « PVR (Procès Verbal de Réception) », « Récapitulatif Réception »

VI-2-1 Le sous-onglet « Actions à réaliser (Exécution du projet) »

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant de donner le chronogramme de

toutes les actions à réaliser jusqu’à l’aboutissement du projet.

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B2 »

● Le bouton « Ajouter » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter une action à réaliser dans
le projet.

● Le bouton « Modifier » Permet à l’utilisateur courant de modifier une action existante

dans le projet.

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant si nécessaire de supprimer une

action du projet à réaliser.

● Le bouton « Enregistrer » Permet à l’utilisateur courant d’enregistrer un ajout ou une

modification d’action.

VI-2-2 Le sous-onglet « PVR (Procès Verbal de Réception) »

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant de traiter les PVR (Procès Verbal de
Réception)

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B2 »

● Le bouton « Ajouter » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter PVR au projet.

● Le bouton « Modifier » Permet à l’utilisateur courant de modifier le PVR sélectionné.

50
 MANUEL D’UTILISATION
● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant si nécessaire de supprimer le PVR
sélectionné.

● Le bouton « Valider » Permet à l’utilisateur courant de valider le PVR sélectionné pour

l'envoyer ne paiement.

● Le bouton « Pièces jointes » Permet à l’utilisateur courant d'archiver les pièces jointes
associées au PVR sélectionné.

VI-2-3 Le sous-onglet « Récapitulatif Réception »

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant de faire la synthèse des réceptions
liées à l'engagement chargé dans la fenêtre de travail.

VI-2-3 Onglet « Evaluation Projet »

La fenêtre de travail attachée à l'onglet « Evaluation Projet » permet d'évaluer les projets
en cours de réalisation.

51
 MANUEL D’UTILISATION

Module Gestion des Fournisseurs

52
 MANUEL D’UTILISATION

Ce menu offre la possibilité aux utilisateurs autorisés de gérer les fournisseurs, de gérer les
segments d'achat, et de gérer les articles

Il se compose de plusieurs sous-menus :

 Fournisseurs
 Configuration des segments;
 Segmentation Articles;
 Articles ;
 Relevé de compte ;
 Programme des évaluations

Menu Gestion Fournisseurs

53
 MANUEL D’UTILISATION
I – Fournisseurs

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à

travers le sous-menu « Fournisseurs » du menu Gestion Fournisseurs. Le système
charge automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise
en trois zones : (1) zone A « Liste des Fournisseurs », (2) zone B1 « Description d’un
Fournisseur » et (3) zone B2 « Caractérisation d’un Fournisseur (Domaines d’activité,
Familles, sous-familles dans lesquels s’expriment le fournisseur.) ». Aussi, nous avons
la pré-évaluation (l’audit d’un fournisseur), l’évaluation et la notation d’un
fournisseur.

Zone B1

Zone A

Zone B2

I-1 – Zone A

a) Onglet Fournisseur

La fenêtre de travail attachée à la zone A « Liste des fournisseurs » se décline

comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien la liste exhaustive de tous les fournisseurs qui sont dans le système.

La configuration de la fenêtre de travail attachée à la Zone A « Liste des

fournisseurs » est la suivante:

(1) la recherche d’un fournisseur, par sigle ou par nom;

54
 MANUEL D’UTILISATION
(2) un bouton de « Recherche multicritères » permettant de réduire la liste en
fonction du besoin;

(3) un bouton « annuler filtre » permet à l’utilisateur courant de revenir à la liste

précédente;

b) Famille Article-service

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien la liste exhaustive des familles d’articles et services contenus dans le
système.

I-2 – Zone B1

La fenêtre de travail attachée à la zone B1 « Description d’un fournisseur » se

décline comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien les éléments détaillés de description complète d’un fournisseur.

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B1 »

● Le bouton « Nouveau » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter un nouveau

fournisseur.

● Le bouton « Modifier » Permet à l’utilisateur courant de modifier les informations

d’un fournisseur existant dans le système.

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer un fournisseur

du système.

I-3 – Zone B2

La fenêtre de travail attachée à la zone B2 « Caractérisation d’un fournisseur » se

décline comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien les informations qui caractérisent un fournisseur, c'est-à-dire son
domaine d’activité, sa famille et sa sous-famille.

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone B2 »

● Le bouton « Ajouter » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter une ligne.

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer une ligne

existante.

55
 MANUEL D’UTILISATION
● Le bouton « Enregistrer » Permet à l’utilisateur courant d’enregistrer un les mise à
jour effectuées sur cet utilisateur.

● Les radio-boutons « Langues » Permet à l’utilisateur courant de regarder les

informations de domaine d’activité, de famille et sous-famille en fonction de la
langue sélectionnée.

II – Articles

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à

travers le sous-menu « Articles » du menu Gestion Fournisseurs. Le système charge
automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en deux
zones : (1) zone A « Recherche multicritères » et (2) zone B « Liste des articles ».

Zone A

Zone B

II – 1. Zone A

C’est une zone de recherche multicritère, pour effectuer une recherche, il faut
impérativement cocher l’élément sujet à la recherche.

Description des agrégats fonctionnels rattachés la « Zone A »

● Le bouton « Filtrer » Permet à l’utilisateur courant d’appliquer un filtre pour

obtenir les résultats.

● Le bouton « Annuler Filtre » Permet à l’utilisateur courant d’annuler un filtre et de

revenir à la situation précédente.
56
 MANUEL D’UTILISATION
● Le bouton « Nouveau » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter un élément
(Article, sous-famille, famille ou domaine d’activité).

● Le bouton « Modifier » Permet à l’utilisateur courant de modifier un élément

existant dans le système (Article, sous-famille, famille ou domaine d’activité).

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer un élément

existant dans le système (Article, sous-famille, famille ou domaine d’activité).

● Les radio-boutons « Langue » Permet à l’utilisateur courant de filtrer en fonction

de la langue sélectionné (Article, sous-famille, famille ou domaine d’activité).

II – 2. Zone B

La Zone B se subdivise en cinq onglets : (1) Onglet Articles, (2) Onglet Sous-familles
d’activité/service, (3) Onglet Familles d’article/service, (4) Onglet Domaine
d’activité et (5) Onglet Catalogue.

Cette zone vous permet de paramétrer ces différents éléments dans le système.
Paramétrage des articles, des sous-familles d’article, des familles d’article, des
domaines d’activité et surtout de classer les articles par fournisseur dans le
catalogue.

III – Programme Evaluations

Ce module du système Paradise-SIAC est accessible à l’utilisateur courant à

travers le sous-menu « Programme Evaluations » du menu Gestion Fournisseurs. Le
système charge automatiquement la fenêtre de travail dont la configuration se
subdivise en deux onglets : (1) Onglet « Programme des Audits » et (2) Onglet
« Programme des Evaluations ».

57
 MANUEL D’UTILISATION

Description des agrégats fonctionnels rattachés aux onglets « Programme des

audits et Programme des Evaluations »

● Une période d’observation comportant une date début et une date fin.

● Le bouton « Charger » Permet à l’utilisateur courant de charger les informations

en fonction de la période choisie.

● Le bouton « Nouveau » Permet à l’utilisateur courant d’ajouter un nouvel

événement.

● Le bouton « Modifier » Permet à l’utilisateur courant de modifier un événement

existant dans le système.

● Le bouton « Supprimer » Permet à l’utilisateur courant de supprimer un

événement dans le système.

I – Edition PPA

Ce module du système SIA est accessible à l’utilisateur courant à travers le sous-

menu « Edition PPA » du menu PPA. Le système charge automatiquement la
fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en deux zones : (1) zone A
« Liste des PPA », (2) Zone B, elle se subdivise en deux onglets « OngletDescription
PPA » et « Onglet PPA à transformer ».

58
 MANUEL D’UTILISATION
I-1 – Zone A

La fenêtre de travail attachée à la zone A « Liste des PPA » se décline comme

suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien la liste exhaustive de tous les PPA qui sont dans le système.

La configuration de la fenêtre de travail attachée à la Zone A « Liste des PPA » est

la suivante:

(1) la recherche d’un PPA, par Numéro ou par client;

(2) un bouton de « Recherche multicritères » permettant de réduire la liste en

fonction du besoin;

(3) un bouton « annuler filtre » permet à l’utilisateur courant de revenir à la liste

précédente;

I-2 – Zone B

a) Onglet PPA

Zone B.a

La fenêtre de travail attachéeà la zone B, onglet PPA, programme prévisionnel

d’achat « PPA » se décline comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien la description complète détaillée d’un PPA.

Description des agrégats fonctionnels rattachés la zone B.a « Programme

prévisionnel d’un achat (PPA) »

59
 MANUEL D’UTILISATION
● Le bouton « Nouveau» Permet à l’utilisateur courant d’ajouter un nouveau
programme.

● Le bouton « Modifier» Permet à l’utilisateur courant de modifier les informations

d’un programme existant dans le système.

● Le bouton « Supprimer» Permet à l’utilisateur courant de supprimer un

programme du système.

● Le bouton « Valider» Permet à l’utilisateur courant de valider un PPA pour qu’il

passe à l’étape suivante.

● Le bouton « Transf. En PPA» Permet à l’utilisateur courant de transformer un BC ou

un contrat en PPA.

● Le bouton « Bordereau de prix» Permet à l’utilisateur courant d’afficher le

bordereau de prix du PPA courant.

● Le bouton « Imprimer» Permet à l’utilisateur courant d’imprimer l’exercice en

cours, vous pouvez également choisir un exercice passé et l’imprimer.

● Le bouton « Imprimer» Permet à l’utilisateur courant d’imprimer une vue liste des
PPA.

I-2 – Zone B

b) Onglet PPA à transformer

60
 MANUEL D’UTILISATION
La fenêtre de travail attachée à la zone B, onglet « PPA à transformer » se décline
comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien tous les PPA sujets à la transformation.

II – Administration PPA

Ce module du système SIA est accessible à l’utilisateur courant à travers le sous-

menu « Administration PPA » du menu PPA. Le système charge automatiquement
la fenêtre de travail dont la configuration se subdivise en deux onglets : (1)
onglet1 « Validation PPA », (2) onglet2 « PPA à transformer ».

II-1 – Onglets « Administration PPA »

La fenêtre de travail attachéeà l’onglet 1, « AdministrationPPA » se décline

comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien tous les PPA à administrer.

II-2 – Onglets « PPA à transformer »

61
 MANUEL D’UTILISATION
La fenêtre de travail attachée à l’onglet 2, « PPA à transformer» se décline
comme suit :

Cette fenêtre de travail permet à l’utilisateur courant d’avoir devant lui et au

quotidien tous les PPA à transformer.

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 MANUEL D’UTILISATION

PARADISE SOLUTIONS

B.P. : 12 961
Téléphone : 06 03 11 32 / 07 29 82 32
Email : [email protected]
Adresse : Boulevard AmissaAngondjé

Libreville - Gabon

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