Chapitre 11 : Sêlectionner les fournieurs
I. Le cahier des charges
Le cahier des charges est un document qui permet à l’acheteur d’un bien ou d’un service complexe ou technique de
préciser de façon rigoureuse et explicite sa demande de bien ou de service en vue de recevoir des propositions
intéressantes et exploitable
On distingue :
• Le cahier des charges technique : qui précise les exigences et contraintes techniques du produit souhaité. Dans sa
rédaction, attention à ne pas restreindre les propositions des fournisseurs potentiels.
• Le cahier des charges fonctionnel : précise ce que l’on souhaite faire et la manière dont notre achat devra y répondre,
donc ici pourquoi faire et comment le bien ou le service sera utilisé au sein de l’entreprise. Des allers-retours peuvent
avoir lieu entre l’acheteur et le vendeur
ADRESSE CAHIER DES CHARGES N°
Date d’émission :
Modalités de réponse Date limite de retour : 1 ou 2 mois
Forme : on peut demander un devis détaillé
Par courriel :
Par courrier :
Caractéristiques Produit OU service
Caractéristiques techniques - poids
-dimensions
-conditionnement
Caractéristiques commerciales - délais de livraison
-lieu de livraison
-le prix
II. La notion d’appel d’offres
Un appel d’offres est une procédure par laquelle un acheteur demande à plusieurs fournisseurs potentiels de faire une
proposition commerciale (une offre) en réponse à un besoin précis (détaillé dans le cahier des charges) de produit ou de
service. La finalité de l’appel d’offres est de mettre les fournisseurs en concurrence.
On distingue :
• les appels d’offres publics : ils sont obligatoires et strictement réglementés pour passer des marchés publics ;
• les appels d’offres privés : ils sont passés par des entreprises privées, sans contraintes légales, pour rechercher des
fournisseurs.
On distingue :
• les appels d’offres ouverts : tout candidat peut répondre à l’appel. L’entreprise peut transmettre sa demande
aux entreprises inscrites dans une liste de fournisseurs compétents, ou diffuser un avis dans des journaux
professionnels ou spécialisés
• les appels d’offres restreints : adressés à un nombre limité de fournisseurs présélectionnés par l’entreprise.
L’appel d’offres doit comporter les éléments suivants :
• présentation de la société, du contexte général et du déroulement de l’appel d’offres avec l’énoncé de la date
d’échéance, car les fournisseurs doivent savoir quand les offres sont attendues, et du délai nécessaire pour
sélectionner le fournisseur afin qu’ils sachent quand ils auront la réponse ;
• cahier des charges détaillé, précis et professionnel des prestations attendues et dates de livraison ;
• critères de sélection du fournisseur pour une question de transparence ;
• éventuellement, une grille de cotation afin que tous les fournisseurs cotent de façon comparable ;
• formulaire d’accusé de réception.
Les sites s’adressent généralement à la fois aux vendeurs, qui souhaitent répondre à des appels d’offres ouverts, et aux
acheteurs, qui souhaitent déposer leur appel d’offres en ligne.
Si les sites Internet dédiés aux appels d’offres publics sont assez nombreux (marche-public.fr, minefi.gouv.fr,
legifrance.fr..), ils sont en revanche peu nombreux pour les appels d’offres privés.
III. La comparaison des offres reçues
La comparaison des offres a pour but d’éliminer les offres trop éloignées des exigences techniques et/ou
commerciales de l’acheteur. À l’issue de cette comparaison, l’acheteur retient une ou deux offres susceptibles de
satisfaire son besoin.
Les critères sont déterminés par l’acheteur et ont pu être annoncés dans l’appel d’offres. Ils portent généralement
sur des points précis du cahier des charges mais aussi, en cas d’appel d’offres ouvert, sur l’entreprise fournisseur
afin de limiter d’éventuels risques.
Les critères en lien avec le bien ou service recherché :
• critères techniques en lien avec le produit : dimensions, capacité
• critères commerciaux : prix, conditions de paiement, délais de livraison, SAV, garanties, coût de maintenance
Les critères en lien avec l’entreprise fournisseur :
• Solidité financière de l’entreprise : taux d’endettement, absence de procédure relevée dans l’extrait Kbis
• Réputation de l’entreprise : capacité à respecter ses engagements (régularité des livraisons…)
• Risques techniques : risque de non-reconduction d’un certificat…
Une fois les critères de comparaison rigoureusement définis,
l’acheteur peut utiliser un outil d’aide à la décision comme une
grille d’analyse comparative multicritères.
Les notes sont pondérées en fonction de l’importance relative du
critère. On parle de méthode de scoring.
Pour chaque critère, les fournisseurs reçoivent une note de 1 à 5.
Les coefficients de pondération sont de 1, 2 ou 3. Les notes
totales peuvent se situer de 20 à 100.
Ces trois fournisseurs obtiennent des notes sur 100
satisfaisantes. Dellium est le mieux placé mais l’écart avec
InfoPlus est assez faible. L’acheteur peut faire jouer la
concurrence et négocier quelques points.
IV. Le système d'information fournisseurs
Un système d’information : ensemble de moyens permettant de collecter, mettre en forme, exploiter et diffuser les
informations de l’entreprise.
Le système d’information mercatique : sous-ensemble du système d’information. Il correspond à l’ensemble des
moyens de traitement de l’information commerciale
Le système d’information fournisseurs : sous-ensemble du précédent, permet le traitement des informations
relatives aux achats (base de données fournisseurs' base de données produits et dossiers fournisseurs)
Le poids relatif des achats correspond en moyenne à 50 % du chiffre d’affaires de l’entreprise, jusqu’à 80 % dans
certains secteurs. Il ne cesse d’augmenter et impose aux entreprises de mettre en place une véritable politique d’achat
dont l’objectif essentiel est la réduction des coûts. Celle-ci passe par une centralisation de la gestion de la relation avec
les fournisseurs. C’est ce que proposent désormais de nombreux logiciels de gestion.
La Gestion de la relation fournisseur, ou Supplier Relationship Management optimise les relations entre l’entreprise et
ses fournisseurs avec pour objectif d’optimiser non seulement l’approvisionnement mais l’intégralité de la chaîne des
opérations d’achat.
Les SRM sont généralement dotés des fonctionnalités suivantes :
• processus amont : évaluation et recrutement des nouveaux fournisseurs ;
• opérations aval : du bon de commande au paiement de la facture.
Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil informatique constitué de plusieurs applications informatiques reliées
à une même base de données
Le module commercial d’un PGI se rapproche d’un SRM dans la mesure où il permet généralement de disposer de bases de
données fournisseurs et produits et de traiter les opérations aval du processus d’achat : demande d’achat, bon de
commande, bon de réception, facturation...
V. L'utilisation d'un SRM
Les fonctionnalités varient d’un SRM à l’autre. Généralement, ils permettent de mettre en place de véritables
partenariats avec les fournisseurs grâce au partage d’information sur la plateforme. Ils facilitent le sourçage ou
sourcing et contrôlent le risque fournisseur grâce à des données vérifiées et à jour, issues de bases de données externes.
Ils peuvent faciliter la gestion de la qualité grâce à des campagnes d’évaluation fournisseur avec prise en compte de
l’avis des acheteurs. Un espace de négociation permet généralement d’organiser les échanges. Un espace
d’approvisionnement en ligne ou e-procurement permet d’automatiser les approvisionnements.
Le SRM facilite la mise à jour des données, leur analyse et leur partage.
Des indicateurs évolutifs tels que la santé financière d’un fournisseur peuvent être automatiquement mis à jour grâce
à des partenariats pour voyeurs de données externes, mais aussi grâce aux informations collectées au quotidien par
les acheteurs eux-mêmes.
Certains outils SRM permettent de sélectionner les fournisseurs via un mécanisme d’enchères inversées.
Contrairement à la demande de prix ou de devis portant généralement sur des achats non stratégiques, les enchères
inversées mettent les fournisseurs en concurrence sur des critères complexes pour des achats généralement
stratégiques.
L’acheteur explique le principe de fonctionnement aux fournisseurs présélectionnés et les invite à se connecter à
l’enchère. Le fait que ces enchères soient en ligne sécurise la négociation.
Les enchères inversées permettent aux acheteurs de mener leurs négociations sans contrainte de temps ou d’espace.
L’acheteur garde une trace de l’ensemble des négociations.
Dans une configuration d’enchères inversées, les outils SRM disposent d’une interface d’appels d’offres permettant de
réaliser trois types de requêtes :
• Les Request For Quotation correspondent à des demandes de devis. Il s’agit d’une simple demande de prix,
généralement pour des produits courants. Les fournisseurs sont généralement départagés en fonction du prix.
• les Request For Proposal correspondent à des demandes de propositions commerciales. Il s’agit concrètement
d’appel d’offres. Le fournisseur doit proposer un prix mais aussi apporter des informations sur sa société, sa
solvabilité, ses stocks, sa capacité de production, ses délais de livraison. Une grille de comparaison permet ensuite
d’évaluer les offres.
• Les Request For Information correspondent à des demandes d’information sans enchères.
Le e-procurement consiste en la dématérialisation des approvisionnements de façon simple et sécurisée. La commande,
la facturation et le paiement se font en ligne. À partir des e-cat ou punch-out, catalogues consultables et
téléchargeables proposés par les fournisseurs, la commande est guidée et rapide. La facturation par EDI (Échange de
données informatisé) est sécurisée. Cette solution est particulièrement intéressante en cas de réapprovisionnements
réguliers.
Avantages : Gain de temps, réduction des
coûts, facilité d’utilisation
Inconvénients : Sécurisation des données
variable en fonction du fournisseur,
nécessite un matériel et une connexion
Internet fiables, conditions d’achat peu
négociables et pas toujours personnalisées
