Classement et archivage des documents d’entreprise

CLASSEMENT ET ARCHIVAGE DES DOCUMENTS D’ENTREPRISE

Introduction

Il est primordial de bien classer les documents en entreprise. Cela figure

même parmi les procédures indispensables pour garantir une bonne
organisation interne. En effet, de nombreux dossiers circulent
quotidiennement au niveau de chaque département. Afin de maintenir une
méthode de travail efficace, il convient de mettre en place un système
de classement de documents simples et précis.

Le classement de documents se définit par la manière d’ordonner et

d’archiver toutes les pièces administratives d’une organisation. Quels
que soient les formats des dossiers, l’essentiel est de créer une archive
fiable et accessible. Toutefois, un processus de rangement opérationnel
s’impose. L’objectif est de retrouver facilement les fichiers à n’importe quel
moment.

La conservation des documents est parfois obligatoire dans le monde

des affaires. Cela concerne notamment les pièces justificatives pour la
saisie des opérations comptables et les documents fiscaux. Il est
important de numériser et de sauvegarder ces dossiers selon les délais
convenus. Pour ce faire, adopter des supports de rangement appropriés
permet de réduire les risques de perte et de dégradation.

1- Pourquoi classer les documents d’entreprise ?

Établir une méthode de classement structurée offre plusieurs avantages à

l’organisation. Du côté du manager, cela facilite la recherche des
documents indispensables pour les rendez-vous professionnels. Du côté
des salariés, cela favorise le maintien d’un espace de travail organisé
et l’accès au bon dossier à tout moment. En conséquence, faire valoir ce
processus propose à la fois un gain de temps et de productivité.

Le travail collaboratif est un concept courant en entreprise. Malgré la

diversité des tâches, les employés collaborent pour atteindre un objectif
collectif. De ce fait, un nombre incalculable de dossiers se transfère
régulièrement entre les divers services. Dans une telle circonstance,
installer un centre de documentation commun permet de garantir et de
promouvoir une bonne gestion administrative.

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Développer un plan de classement des dossiers constitue une étape

cruciale pour une société. Il faut cependant définir un système de
rangement clair et sécurisé. Par conséquent, il est préférable de bien gérer
la gestion électronique de documents (GED) tout en assurant leur
protection contre les infractions.
Il est également capital de classer la totalité des documents comptables
en entreprise. Ces derniers servent généralement de pièces justificatives
pour toutes les opérations financières de l’entité. De plus, il est judicieux
de préserver toutes les factures et les rapports financiers en lieu sûr. Au
risque de défaillance de l’archivage numérique, les gestionnaires peuvent
disposer de copies physiques authentiques.

2- Classement de documents : comment choisir entre archivage

physique et numérique ?

Le monde des affaires est actuellement plongé dans une ère numérique.

Les documents électroniques prennent de plus en plus de valeur dans

les transactions commerciales et les procédures de l’organisation. De
plus, le classement numérique constitue une meilleure solution pour
archiver les volumes conséquents de dossiers. Cependant, les frais de
location d’un coffre-fort électronique varient en fonction du volume des
pièces numérisées à stocker.

Le classement physique a également toute son utilité en entreprise. Un

document papier propose souvent une excellente qualité de lecture. En
plus, il est convenable de traiter les documents à multiples pages comme
le bilan annuel et les états financiers en format papier. Malgré cela, il est
parfois difficile d’aménager un espace de rangement adéquat dans les
bureaux de petite taille.

Il n’y a pas de formule concrète pour le classement des dossiers.

Néanmoins, un système de rangement est opérationnel lorsqu’il permet
de réduire le temps de recherche. Pour ce faire, il convient de choisir une
méthode de classification bien adaptée au secteur d’activité de
l’entreprise. L’idéal est d’installer des supports de rangement physique
pour les documents papier et d’adopter un serveur informatique pour les
fichiers électroniques.

Quelles que soient les solutions d’archivage choisies, il est impératif de

suivre une règle de base pour bien ranger les documents. Il est

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méthodique d’effectuer la classification dès le moment de réception ou

d’édition du dossier. Cela réduit forcément les risques d’entassement et
de débordement. En outre, il faut miser sur un système de sécurité fiable
tout en limitant l’accès aux documents afin d’éviter les fuites de dossiers
stratégiques.
3- Quel est le matériel nécessaire pour le classement de
documents ?

Le classement de dossiers vise à mettre en place un processus efficace

pour la gestion des archives. Pour débuter, les classeurs à
anneaux constituent des supports idéals pour classer plusieurs papiers
administratifs dans un support unique. En effet, ils peuvent contenir assez
de pochettes et d’intercalaires nécessaires pour bien distinguer les
sous-dossiers. Il suffit de les choisir en plusieurs couleurs pour apporter
plus de différenciation.
Il est conseillé de choisir un support de rangement compatible avec
l’espace de travail. Les étagères et armoires de classement existent en
plusieurs formats et elles sont parfaites pour ranger les documents
courants. Il est souvent astucieux de mettre un porte-étiquette sur les
dossiers afin de permettre une identification rapide des contenus.

Voici une liste complémentaire de fournitures et matériels de bureau

indispensable pour un bon classement de documents :
▪ Les classeurs à leviers : ils sont habituellement utilisés pour
conserver les dossiers plats et les dossiers suspendus. On peut
facilement consulter chaque dossier sans pour autant créer de
désordre.
▪ Les chemises : on peut les choisir soit en carton soit à soufflet.
Elles sont tout simplement parfaites pour recueillir les documents en
vrac. Les chemises sont souvent mises à l’intérieur de boîtes ou de
dossiers suspendus.
▪ Les dossiers à clips : ils sont idéals pour les documents utilisés
quotidiennement. Ils fonctionnent de manière à empêcher la
dispersion des papiers.
▪ Les fichiers de boîte : ils servent souvent de support de rangement
pour les dossiers volumineux. Il arrive même qu’ils contiennent des
livres et des magazines.

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▪ Les dossiers suspendus : ils contiennent l’ensemble des archives

classées dans les classeurs. En pratique, ils sont généralement
disposés dans une armoire de rangement. Seuls les documents
contenus dans ses dossiers peuvent être retirés.

4- Comment procéder à un classement de documents ?

En termes de gestion administrative, il est exigé de

bien entretenir et conserver les papiers administratifs. Certaines
opérations nécessitent impérativement la tenue des pièces justificatives.
Les gestionnaires doivent ainsi adopter une solution d’archivage pour
réaliser convenablement leurs tâches. Dans cette optique, voici quelques
exemples de procédés à suivre pour mieux classer des dossiers.

a- Le classement par catégorie

Ce mode de classement est basé sur des critères bien définis. Pour
le classement par catégorie, on prend en compte la nature de tous les
types de documents. Il peut s’agir de la création d’une catégorie des
papiers d’identité, une catégorie des documents personnels et une
catégorie des documents d’entreprise. Cette méthode est habituellement
utilisée dans les administrations publiques.

Pour nuancer dans ce modèle de classement, les centres d’intérêt des

documents peuvent aussi établir le critère de classification des dossiers
administratifs. Il consiste précisément à effectuer un classement par
thème ou par sujet. Cette méthode permet de ranger indépendamment
tous les documents de l’entreprise tels que les contrats de travail, les
fiches de paie, les factures, les documents bancaires, etc.

b- Le classement par ordre chronologique

Ce type de classement consiste à numéroter les dossiers selon l’ordre

chronologique de leur réception. En effet, le gestionnaire effectue une
numérotation par ordre chronologique de chaque document tout en
ajoutant des libellés. Le système de classement par ordre numérique est
particulièrement utilisé dans les services de comptabilité.

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c- Le classement par ordre alphabétique

De par sa simplicité et son efficacité, la méthode de classement

alphabétique constitue une pratique courante en entreprise. Pour ce
faire, il suffit de procéder à une classification de noms de A à Z. Si le travail
consiste à classer des noms de personnes, les prénoms doivent être mis
entre parenthèses. S’il s’agit de classer des articles, on doit avant tout
réaliser un travail d’indexation.

5- Combien de temps doit-on conserver les documents

administratifs ?

Quel que soit le statut judiciaire de l’entreprise, la gestion administrative

constitue une activité inéluctable. En effet, l’État effectue un contrôle de
l’administration d’une organisation chaque année. Dans ce contexte, la loi
oblige l’entité à déclarer ses TVA et ses impôts. Afin d’éviter des
pénalisations, il est important de fournir tous justificatifs et preuves
pendant cette procédure.

NATURE DES DOCUMENTS DELAIS LEGAUX DE

CONSERVATION EN
ANNEE
Pièces comptables 10
Documents fiscaux 6
PV d’AG 5
Bulletin de paie 5
Contrats de travail 5
Contrats commerciaux et données bancaires 5
Déclarations de douanes 3
Contrats d’achats ou de ventes de biens 30
immobiliers
Documents sociaux 2

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