ROBS

Réseau des ONG Béninoises de Santé

CARE INTERNATIONAL

PROJET D’APPUI INSTITUTIONNEL AU RESEAU

DES ONG BENINOISES DE SANTE
P A I R/SHNB

RAPPORT D’EXECUTION DU PROJET

Semi-annuel
Janvier - juin 2001

Juillet 2001
 CARE International au Bénin
PAIR/SHNB Rapport semi-annuel : Janvier –Juin 2001

Table des matières

I. Introduction …………………………………………………………………… 2

II. Synthèse des activités réalisées …………………………………………… 4

III. Narratif des progrès accomplis ……………………………………………. 5

Vers une capacité institutionnelle plus accrue du ROBS …………………………. 5

Vers une capacité institutionnelle plus accrue des ONG de santé ……………. 7

Vers des ONG de santé plus crédible qui offrent des services de qualité ….. 8

IV. Activités transversales ………………………………………………………. 11

Documentation et dissémination ………………………………………………………….. 11

Suivi et évaluation ……………………………………………………………………………… 13

V. La gestion du projet …………………………………………………………. 13

Planification ………………………………………………………………………………………. 13

Gestion du partenariat ……………………………………………………………………….. 13

Gestion du personnel ………………………………………………………………………… 13

VI. Obstacles rencontrés et approches de solutions ……………………. 14

VII. Leçons apprises ……………………………………………………………… 14

VIII. Plan opérationnel Annuel FY 02 …………………………..……………. 14

Annexe : Tableau de l’état d’exécution du Plan opérationnel annuel FY 01 17

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PAIR/SHNB Rapport semi-annuel : Janvier –Juin 2001

I. INTRODUCTION
Le Projet d’Appui Institutionnel au Réseau des ONG béninoises de Santé (PAIR) représente la
première intervention de CARE International au Bénin. Exécuté en partenariat avec le Réseau des
ONG Béninoises de Santé (ROBS), le financement du projet est assuré par CARE USA et USAID
Bénin sur une période de trois ans(octobre 1999 - septembre 2002), pour un budget prévisionnel de
$1 Millions US.

Le présent rapport fait le point des progrès accomplis par le projet pendant la période du 1er janvier
au 30 juin 2001.
En terme de bilan nous pouvons d’ors et déjà affirmer que le projet a atteint sa vitesse de croisière
au cours de cette période. Les progrès les plus significatifs accomplis par rapport aux résultats
attendus, se résument comme suite.

Au titre des progrès vers une capacité institutionnelle plus accrue du ROBS, la période a été
marquée par :

??la mise en place effective du système de suivi et d’accréditation des ONG membres,

??l’adoption en assemblée générale du document de plan stratégique 2001-2005 dans lequel

sont consignées la vision, la mission et les orientations stratégiques du réseau,

??une plus grande visibilité du réseau sur le plan national à travers ses prises d’initiatives et
une participation plus accrue aux événements,

??une meilleure compréhension des rôles et responsabilités des différents organes par les
principaux responsables qui les animent.

Au titre des progrès vers des ONG de santé plus crédibles qui offrent des services de santé de
qualité améliorée, la période a été essentiellement marquée par :

??Une amélioration significative de la qualité des prestations de services au niveau des dix
ONG bénéficiaires de Mini grants, par la disponibilité de personnel plus qualifié, de matériels
médicaux indispensables, de stock de produits contraceptifs et de médicaments de
premières nécessités. Cet appui humain et matériel est soutenu par une supervision
formative permanente sur le terrain. Il convient de saluer l’adoption progressive par les
prestataires cliniques des mesures préventives contre les infections comme témoignage de
cette amélioration de la qualité des services.

??Un accès plus accru aux services de santé de la reproduction au niveau communautaire, par
la formation d’une centaine de relais communautaires et de douze animateurs chargés d’IEC
pour le changement de comportement pour la mise en oeuvre des services à base
communautaires,

??Une plus grande transparence dans la gestion interne des ONG partenaires avec la mise en
place systèmes gestion administrative, financière et comptable, et surtout avec le
mécanisme de compte rendu financier mensuel mis en place

??Une réelle prise de conscience des principaux défis à révéler sur le plan institutionnel à
l’issue du processus d’auto diagnostic conduit au niveau de chacune des ONG partenaires et
du voyage d’études effectué auprès des ONG de santé membres du Groupe PIVOT du Mali.

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D’autres part quinze (15) autres ONG membres du réseau ont bénéficié d’un appui financier
forfaitaire de Cinq cent mille (500 000) francs CFA chacune comme contribution du projet pour
l’acquisition de matériels de prestation indispensables pour garantir de meilleures qualités de
services. Ces contributions ont été exclusivement orientées pour la mise en place de dispositifs de
stérilisation pour la prévention des infections, pour ce qui concerne les ONG avec prestations
cliniques, et de matériels d’IEC pour les autres.

Enfin au titre des progrès vers une capacité institutionnelle plus accrue de l’ensemble des ONG
membres du réseau, trente(30) représentants des autres ONG membres du réseau ont reçu du 05
au 08 juin dernier une formation en conception de projet. Un des résultats attendus de cette
formation serait l’élaboration par chacune des ONG concernées d’une proposition de projet dans des
domaines tels que le VIH/SIDA/IST, et le paludisme. Ces propositions seront mises en forme par
l’équipe technique du projet pour être soumises à des bailleurs potentiels lors de la prochaine table
ronde des partenaires prévue pour octobre 2001.

La structure du présent rapport repose sur les points ci après énumérés, lesquels seront développés
plus en détails dans les sections suivantes.

?? Synthèse des activités réalisées

?? Narratif des progrès accomplis
?? Activités transversales
?? Gestion du projet
?? Obstacles rencontrés et approches de solutions
?? Leçons apprises
?? Plan Opérationnel Annuel FY02

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II. Synthèse des activités réalisées

Pour la période du 1er janvier au 30 juin 2001, l’essentiel des activités planifiées a été réalisé avec
succès, à savoir :

1. Organisation du 22 janvier au 15 février 2001 de La formation en technologie de

contraception, et IEC pour le changement de comportement de 24 prestataires cliniques et
animateurs chargés d’IEC pour le compte des ONG bénéficiaires de mini grants,

2. Organisation du 22 au 24 février 2001 de l’atelier de formation en méthodologie d’auto

diagnostic institutionnel au profit de trente (30) représentants des organes du réseau et des
ONG membres,

3. Organisation du 12 mars au 13 avril 2001 de trois ateliers de formation en services à base

communautaire et IEC/CC au profit de 95 relais communautaires pour le compte des
communautés partenaires des ONG bénéficiaires de mini grants,

4. Organisation du 15 mars au 13 avril 2001 du 1er round de supervision formative des dix ONG
bénéficiaires de mini grant.

5. Organisation du 23 au 25 mai 2001 au centre de formation de Tohouè de l’atelier de

réflexion et d’orientation des responsables des organes et des ONG du réseau par rapport à
leurs rôles et responsabilités,

6. Organisation du 05 au 08 juin 2001 de l’atelier de formation en conception de projets au

profit de trente (30) représentants des autres ONG membres du réseau,

7. Appui financier forfaitaire de cinq cent mille (500 000) francs CFA à quinze autres ONG
membres en de l’acquisition d’équipements indispensables à l’amélioration de la qualité des
services.

8. Organisation du 11 au 27 juin 2001 du 2ème round de supervision formative auprès des dix
ONG bénéficiaires de mini grants.

9. Du 23 juin au 02 juillet, voyage d’études auprès du Groupe PIVOT santé population du Mali
au profit dix représentants du ROBS dont quatre représentants du CA, cinq(5) des ONG
bénéficiaires de mini grants et la coordinatrice.

Autres initiatives /activités réalisées pendant la période.

10. La mobilisation du ROBS et ses ONG membres dans le cadre de l’épidémie de méningite qui
a fortement secoué les départements du nord du pays ;

11. La révision des textes de base du réseau pour corriger les incohérences constatées et surtout
en vue de la mise en place du système d’accréditation des membres ;

12. Organisation du 12 au 13 mars 2001 de l’atelier de revue conjointe ROBS-CARE du système

d’évaluation de l’impact du projet

13. Revue de la gestion du partenariat ROBS-CARE dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

14. La supervision conjointe FHT USAID Bénin et Ministère de la Santé Publique aux activités de
l’ONG GRADE dans le cadre d’une mission générale de supervision des projets financés par
l’USAID.
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III. Narratif des progrès accomplis

Cette section décrit de façon plus détaillée les réalisations les plus significatives ainsi que les progrès
qui en résultent par rapport aux résultats attendus.

A. Progrès vers une capacité institutionnelle accrue du ROBS

Les progrès significatifs réalisés par le ROBS au cours de cette période sont relatifs aux résultats
intermédiaires suivants :

IR1 ROBS est une organisation qui fonctionne selon les principes de bonne
gouvernance et de démocratie

L’un des plus grands mérites du ROBS est sans doute le niveau de démocratie interne qui
caractérise le fonctionnement de ses organes. Cela se manifeste entre autres par une plus
grande opérationnalité et autonomie des différents organes du réseau conformément aux
dispositions statutaires. L’assemblée générale et les réunions mensuelles du conseil
d’administration se tiennent régulièrement, avec des procès verbaux bien tenus. Tous les
rapports périodiques sont produits à temps et soumis à appréciation des membres. Les
commissaires aux comptes effectuent des contrôles de gestion conformément aux textes. Les
rapports de ces missions de contrôle sont publiés en assemblée générale. Les comités
départementaux jouent efficacement le rôle de représentation locale.

L’événement le plus important qui a marqué cette période est la tenue de l’atelier de
réflexion et d’orientation des responsables des organes du réseau et ONG membres par
rapport à leurs rôles et responsabilités. L’atelier s’est déroulé du 23 au 25 avril au Centre de
formation de Tohouè. Il a regroupé plus de trente (30) représentants de tous les organes du
réseau.

En terme de résultats obtenus de cet atelier nous pouvons affirmer qu’il a sans doute
renforcé le sentiment d’appartenance au réseau. Il a aussi permis de poser un diagnostic
sans complaisance des causes des nombreuses frustrations entre organes et les personnes
chargées de les animer. Des pistes de solutions ont aussi été dégagées.

IR2 ROBS a une vision et une mission clairement définies et un plan stratégique
exécuté

L’assemblée générale des ONG membres, tenue du 06 avril 2001 a adopté le document de
plan stratégique 2001-2005. Ce document dans lequel sont consignées la vision, la mission et
les orientations stratégiques du ROBS, est le couronnement du processus de planification
stratégique qui a démarré en mai 2000. Le processus de planification stratégique a connu
une très large participation des ONG membres du réseau ainsi que des principaux
partenaires.

Il convient de souligner que ce plan stratégique est d’ors et déjà en application car le plan
d’opération annuel 2001 du ROBS est extrait dudit plan stratégique.

IR3 ROBS a un système de gestion efficace et une pratique de gestion financière

transparente

Un des acquis majeurs du projet est le fait d’avoir contribué à rendre opérationnel et
performant le système de gestion administrative, financière et comptable du réseau. Il
convient de reconnaître que cette excellente performance est sans doute à l’actif de la
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coordinatrice et du comptable qui grâce à leurs rigueurs et leurs professionnalismes ont pu

respecter les exigences d’une gestion efficace et transparente.

Pour preuve presque toutes les recommandations du premier Audit sont mises en œuvre. A
cet effet l’assemblée générale a amandé une disposition du manuel de procédures du réseau
afin que la coordinatrice du réseau soit associée dans la gestion de tous les fonds du réseau.
Les rapports financiers mensuels sont produits et soumis à CARE pour justifier les avances de
fonds mises à la disposition du ROBS dans le cadre de l’exécution des activités du projet.
Pour rappel plus de 75% du budget des activités de terrain est directement exécuté par
ROBS et les ONG bénéficiaires de mini grants.

IR4 ROBS a un système opérationnel de suivi et évaluation et d’accréditation des ONG

membres.
Dès le démarrage des activités du projet une des premières préoccupations de l’équipe du
projet a été de s’assurer de l’effectivité des ONG inscrites comme membre du réseau afin de
mieux répondre aux besoins d’assistance. A cet effet une fiche profil a été élaborée pour
collecter les informations de base sur chacune des ONG membres. Aussi pour faciliter le
processus de sélection des dix ONG bénéficiaires de mini grant PDI, des critères de sélection
ont été élaborés et soumis à l’appréciation de tous les membres du réseau pour amendement
et approbation. Enfin pour évaluer ces critères, des grilles d’analyses ont été développées.
Pour compléter tous ces dispositifs, l’assemblée générale du 06 avril 2001, a adopté les
amendements faits sur textes de base du réseau corrigeant ainsi les incohérences et surtout
pour rendre plus explicitent les conditions d’acquisition et de perte de la qualité de membre
du réseau. En conclusion nous pouvons affirmer qu’avec l’adoption de ces amendements sur
les textes, le ROBS vient de franchir une étape décisive dans le processus de mise en place
d’un système de suivi et d’accréditation des ONG membres.
Comme effet induit de ces différentes mesures, il faut noter une plus grande participation
des ONG membres dans les activités du réseau. Aussi le taux de recouvrement des
cotisations qui n’était que de l’ordre de 5% est passé à plus 50%.

D’autre part plus rigueur sont en train d’être observées dans les prises de décision du réseau.
Pour preuve en terme de sanctions disciplinaires, vingt (20) ONG membres viennent perdre
leur qualité de membre du réseau pour avoir persister dans des situations irrégulières malgré
les nombreux appels lancés à leur endroit. Les motifs retenus contre elles sont entre autres :
absence de contact fiable sur le terrain, non-payement de droit d’adhésion, plus de deux
années d’arriéré de payement de cotisation, absences répétées et non justifiées aux réunions
statutaires du réseau. Une autre liste d’une dizaine d’ONG a reçu des lettres d’avertissement
aux termes desquelles les mêmes sanctions pourraient suivre.

IR8 ROBS entretien de bonnes relations professionnelles mais indépendantes avec les
autorités béninoises qui lui confère plus de crédibilité auprès des autres
partenaires au développement.

Les nombreuses sollicitations dont le ROBS fait l’objet de la part des partenaires au
développement qui interviennent dans le secteur de la santé, constituent sans doute la
preuve que le réseau est en train de s’imposer comme partenaire incontournable dans le
secteur. A titre indicatif nous pouvons citer, les récentes demandes de partenariat en
négociation avec le ROBS pour des appels d’offres en cours tels que le RFA VIH/ SIDA lancé
par l’USAID Bénin.

D’autre part les événements de portées nationales, auxquels le ROBS a activement participé
constituent un autre témoignage. Il s’agit entre autres de:

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o Evaluation des politiques et stratégies nationales de développement du secteur de

santé 1997-2000
o Processus d’élaboration des nouvelles politiques et stratégies nationales de
développement du secteur santé 2001-2005
o Comité National de Suivi de l’exécution et d’évaluation des projets/programmes du
secteur santé (CNEEP)
o Processus de planification stratégique du Programme Nationale de Lutte contre le
SIDA
o Journées de mobilisation contre le paludisme
o Séminaire sur le consensus national sur le MAP Bénin

D’autre part, il convient de saluer l’heureuse initiative de mobilisation du ROBS et de ses ONG
pour soutenir les efforts du MSP dans la lutte contre l’épidémie de méningite. En effet, au
regard de l’ampleur que prenait cette épidémie à travers le Bénin, les ONG membres du
ROBS qui interviennent dans les départements du nord du pays, s’étaient spontanément
mobilisées pour apporter leurs contributions aux efforts des services du Ministère de la Santé
Publique. A cet effet des campagnes de sensibilisations sur les mesures préventives ont été
organisées, les prestataires au niveau des ONG ont participé aux campagnes de vaccination.
Aussi suite aux démarches faites par le Conseil d’Administration auprès des services
spécialisés du MSP, des fiches techniques et autres supports de sensibilisation ont été
distribués aux ONG membres sur le terrain. D’autre part des dispositions sont prises pour
renforcer les mesures préventives, à travers les ONG, pour les années à venir au regard du
caractère endémique (saisonnier) de l’épidémie. Quelques témoignages recueillis sur le
terrain attestent les efforts accomplis sur le terrain.

« … j’ai vu mourir le même jour sept peuls de suite de méningite dans un

campement peul dans ma zone d’intervention…. …Mon ONG a diffusé à ses
propres frais, à la radio locale, des messages de sensibilisation sur les mesures
d’hygiène à prendre pour freiner la transmission… aussi suite à la rupture du
stock de vaccin nous avons mobilisé des fonds pour l’achat de vaccins mais
sans succès. »

« ….. les deux enfants d’un chauffeur sont morts dans ma zone d’intervention, et
pourtant ils venaient de se faire vacciner.. Suite à ce drame une campagne de
démobilisation des populations s’est déclenchée mettant en cause la mauvaise
qualité des vaccins fournis….. Il a fallu l’intervention énergique de notre ONG
pour amener les médecin chef à diffuser des messages de sensibilisation pour
rassurer les populations et les inviter à se faire vacciner le plus tôt possible
avant que les germes de la maladie ne s’installent…. »

B. Progrès vers une capacité institutionnelle accrue des ONG du ROBS

IR9. Les ONG membres du ROBS ont la capacité à élaborer des projets et à
mobiliser les ressources financières y afférent.

Cette période a été couronnée par une amélioration significative de la capacité de conception
de projets et de recherche de financement au niveau d’une cinquantaine d’ONG membres du
ROBS.

En effet, cette amélioration est en partie le résultat du processus d’appel de requête de

programmes d’appui institutionnel(PDI) organisé par le projet en vue de la sélection des dix
ONG bénéficiaires de mini grant. L’intérêt d’un tel processus au-delà de l’aspect sélection
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était de développer sur le tas, la capacité de conception et de négociation de projet chez les
responsables ONG concernées. Pour rappel, ce processus a connu la participation de vingt
sept (27) ONG membres qui ont fait l’objet d’un diagnostic complet avec visites
systématiques sur sites d’intervention.

Comme preuve de cette amélioration de capacité nous pouvons signaler la sélection de

dix(10) autres ONG membres du ROBS par le PNLS pour bénéficier de financement pour
VIH/SIDA.

Un autre facteur qui a fortement contribué au renforcement de la capacité de conception de

projet est sans doute la formation en conception de projet tenue du 05 au 08 juin 2001 à
Tohouè, à la quelle ont participé, plus de trente (3O) représentants des autres ONG. Au
terme de cette formation toutes les ONG participantes auront à soumettre à la coordination
du ROBS un document de projet qui sera revu puis présenté à la prochaine table ronde des
partenaires prévue pour octobre prochain.

??Valorisation/utilisation des compétences internes au niveau des ONG membres du réseau

pour conduire des missions d’assistance technique prévues dans le cadre des appuis du
projet. A cet effet des contrats de prestations de services ont été conclu avec une dizaine de
responsables d’ONG membres du réseau pour conduire les sessions de formation suivantes :
technologie de contraception et IEC pour Changement de comportement ; les services à base
communautaires pour environ 100 relais communautaires. La même approche a été utilisée
pour les missions de supervisions formatives.

C. Progrès vers des ONG de santé plus crédibles qui offrent des services de santé de
qualité améliorée

Cette section est relative aux progrès accomplis par les dix (10) ONG bénéficiaires de mini
grants tel que présentées dans le tableau ci-après.

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Tableau de présentation des ONG avec mini grant PDI

Focus Mini Grant BUDGET MINI GRANT
NOM ONG SITE D’INTERVENTION Programme de développement Institutionnel Apport Subvent. TOTAL
(PDI) ONG PAIR
MFVSP : Mouvement des femmes OROKOTO Amélioration capacités organisationnelle, et 1 320 000 11 992 807 13 312 807
volontaires pour les soins de Santé Collines (Glazoué) d’intervention et de la qualité des services en
Primaires Santé de la reproduction
GCS : Groupe Conseil et Santé Quartiers TANKPE Amélioration capacités organisationnelle, et 2 470 000 11 896 500 14 366 500
Litoral (Godomey) d’intervention et de la qualité des services en
Santé de la reproduction
SOS VADES : SOS Volontaire d’Action LAKPO, BETTA, BOOKOU, Amélioration capacités organisationnelle, et 1 425 650 11 550 000 12 975 650
pour le Développement LAGBADO - Commune GOBE d’intervention et de la qualité des services en
ZOU (Djiadja) Santé de la reproduction
IPAFRIQUE : Institut Pascov Afrique AGBLANGANDAN, DAVATIN, Amélioration capacités organisationnelle, et 1 130 000 11 129 800 12 259 800
KADJAKOME OUEME d’intervention et de la qualité des services en
Santé de la reproduction
OASH : Organisation d’Aide pour la KPOCON & HEZONHO Amélioration capacités organisationnelle, et 1 788 000 12 611 500 14 399 500
Santé Humaine Zou (Bohicon) d’intervention et de la qualité des services en
Santé de la reproduction
ABS : Association Bon Samaritain YOLOMAHOUTO, GODOMEY Amélioration capacités organisationnelle, et 2 500 000 12 479 500 14 979 500
GARE, DEKOUGBE -GODOMEY d’intervention et de la qualité des services en
Santé de la reproduction
ASPPIP : Association des personnes BADAZOUI – BOPA Amélioration capacités organisationnelle, et 3 908 000 11 605 000 15 513 000
Promotrices des Initiatives Paysannes Mono d’intervention et de la qualité des services en
Santé de la reproduction
CAPID : Centre d’Action pour la Villages de Kandi Amélioration capacités organisationnelle, et 2 309 912 11 064 900 13 374 812
Promotion des Initiatives de Borgou (Parakou) d’intervention et de la qualité des services en
Développement Santé de la reproduction
GRADE : Groupe de Recherche Quartiers AMAWIGNON, Amélioration capacités organisationnelle, et 1 040 000 11 144 100 12 184 100
d’Action pour le Développement et GUINMA,GANOU d’intervention et de la qualité des services en
l’Environnement Borgou (Parakou) Santé de la reproduction
La vie Nouvelle Communautés riveraines Lac Amélioration capacités organisationnelle, et 1 306 000 11 621 500 12 927 500
NOKOUE Cotonou d’intervention et de la qualité des services en
Litoral (Cotonou) Santé de la reproduction
19 197 562 117 095 607 136 293 169

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IR10.1 Les ONG membres du ROBS sont plus crédibles grâce au personnel qui
dispose des compétences requises pour assurer efficacement son travail

Le niveau de qualification et de compétence du

personnel des ONG bénéficiaires de mini grant
(PDI), en particulier le personnel prestataire
constitue un atout majeur pour fournir des
services de qualité. En effet dans le cadre de
l’appui reçu à travers le mini grant chaque ONG a
été amené à recruter le personnel avec la
qualification requise pour les prestations à fournir.
A savoir pour les prestations cliniques en santé de
la reproduction des sages femmes ou des
infirmiers diplômés d’Etat ; pour les activités d’IEC
pour le changement de comportement des
infirmiers diplômés d’état, des assistants sociaux
ou tout autre niveau équivalent. Pour le poste de comptable le niveau CAP était requis.

Ce personnel ainsi recruté a reçu des formations spécifiques appropriées leur permettant
d’assumer efficacement les responsabilités. Aussi le processus de supervision formative mis
en place permet une mise à niveau permanente sur le tas.

IR 10.2 Les ONG membres du ROBS sont plus crédibles grâce au respect des
principes de bonne gouvernance et de démocratie

Le processus de prise de décision et de gouvernance interne au niveau des dix ONG

bénéficiaires de mini grant (PDI) se font de plus en plus selon les principes démocratiques et
de bonne gouvernance.

En effet le processus de sélection de ces ONG a permis d’établir leurs situations de départ (
données de base). Sur base de ces constats, l’équipe technique du projet a progressivement
amené les responsables des ONG concernées à adopter des pratiques démocratiques et de
bonne gouvernance. Les efforts de l’équipe techniques ont porté entre autres sur :

o l’élargissement à d’autres responsables de l’ONG, au moins trois personnes le

processus de négociation du mini grant,
o le respect des dispositions statutaires de l’ONG en terme d’obligation de rendre
compte aux autres membres, la tenue régulière des réunions statutaires matérialisée
par des PV,
Un autre facteur qui a sans doute renforcé la vie associative au niveau de certaines ONG est
le processus d’auto diagnostic institutionnel qui a démarré avec l’atelier de formation en
méthodologie de conduite auquel ont participé trente(30) représentants d’ONG membres du
réseau.

IR10.3 Les ONG membres du ROBS sont plus crédibles grâce à l’efficacité et la
transparence de leur système de gestion financière

Les pratiques de gestion au niveau des dix ONG bénéficiaires de mini grant (PDI) sont, de
plus en plus, transparentes. Le processus de compte rendu financier mensuel mis en place
pour la justification des avances de fonds faites aux dites ONG en est le point de départ.

En effet chaque ONG sur base du son budget de trésorerie trimestriel soumet à CARE le 27

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du mois en cours un rapport financier auquel est jointe la demande d’avance de fonds pour
les activités du mois suivant. Après l’analyse du rapport financier le compte bancaire de
l’ONG est de nouveau alimenté après déduction au besoin des fonds non justifiés
(dépenses/pièces non éligibles).

Ce processus bien très contraignant aussi bien pour l’équipe du projet que pour les ONG
concernées a le mérite d’instaurer une interaction permanente et de supervision formative. A
ce jour les insuffisances de départ se dissipent de plus en plus.

Un autre facteur qui a fortement contribué à une plus grande efficacité des systèmes de
gestion est sans doute les missions d’assistance pour la mise en place au niveau de sept (7)
ONG des systèmes de gestion administratives, financières et comptables. En effet du 30 avril
à ce jour deux cabinets d’audit spécialisés en gestion des ONG sont à pied d’œuvre pour la
mise en place au niveau de chaque ONG concernée un système de gestion opérationnel et
efficace.

Au titre des acquis de cette mission il faut souligner : un rapport qui fait l’état des lieux au
niveau de chaque ONG, un manuel de procédures de gestion administrative, financière et
comptable, le support complet de gestion, etc.

IR11.1 Les ONG membres du ROBS offrent des services de santé de qualité
améliorée et une utilisation plus accrue

La qualité des prestations des ONG bénéficiaires de mini grant est de plus en plus conforme
aux normes en vigueur. Pour preuve, les prestataires cliniques (sages femmes / Infirmiers
Diplômés d’Etat (IDE) et animateurs IEC /CCC, recrutés et formés pour le compte des ONG
introduisent les changements requis. Aussi, la dotation des dites ONG en matériels médicaux
indispensables et en fonds de roulement pour l’achat de produits contraceptifs et de
médicaments essentiels, dans le cadre des Programmes de Développement
Institutionnel(PDI) basés sur des micro-projets santé de la reproduction, constituent des
facteurs déterminants ;

??Quinze (15) autres ONG membres sont dotées du minimum de matériel médical et/ou d’IEC
indispensable leur garantissant des prestations de qualité. Il s’agit surtout du dispositif de
stérilisation pour la prévention des infections au niveau des centres de santé d’ONG et du
matériel audio visuel pour des séances d’IEC pour les changements de comportement.

IR11.2 Les ONG membres du ROBS sont plus efficace dans les activités de
mobilisation communautaire

La mise en place des services à base communautaires avec la formation et la dotation en kit
d’une centaine (95) de relais communautaires au profit des communautés cibles des ONG
bénéficiaires de mini grants.

Ces relais communautaires qui ont été sélectionnés

par les communautés d’origines, assurent la
distribution à base communautaire des produits
contraceptifs et des médicaments essentiels non
prescriptibles.

Pour soutenir le travail des relais au niveau

communautaire, chaque ONG a recruté et formé au
moins un animateur chargé d’IEC pour le

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changement de comportement. Les profils de ces animateurs sont entre autres : sage
femme, assistant social, infirmier diplôme d’état, etc.

IV. Activités transversales

4.1. Documentation, et dissémination des activités du projet

De façon systématique toutes les activités du projet ont été documentées pour les
besoins disséminations des expériences et leçons apprises dans la mise en œuvre de
ces activités.

Tableau récapitulatif des principaux documents et outils développés

Titre /Nom Raison d’être Date

1. Guide du facilitateur du Fournir la démarche méthodologique à suivre pour la

processus de conduite d’un processus de planification stratégique au Mai –juillet 2000
Planification Stratégique niveau d’un réseau
2. Cahier du participant au Aide mémoire et hand out pour participants au Mai – Juillet
processus de processus de planification stratégique. 2000
planification stratégique
3. Grille de diagnostic Conduire le diagnostic institutionnel de base du ROBS Novembre 1999
institutionnel
4. Note information sur Fournir de l’information synthétisé sur le PAIR Janvier 2000
PAIR
5. Guide d’élaboration d’une Orienter les ONG requérantes dans le processus de Avril 2000
requête de PDI préparation de leur requêtes
6. Formulaire de Canevas de présentation des requêtes Avril 2000
présentation des
requêtes de PDI
7. Fiche Profil ONG Recueillir les informations clés sur les ONG membres Avril 2000
8. Grille d’analyse des Vérifier le niveau de satisfaction des critères d’éligibilité Juillet 2000
critères d’éligibilité ONG par une ONG requérante.
requérante.
9. Grille d’appréciation Analyser la pertinence du PDI à travers la cohérence Juillet 2000
requêtes ONG entre le but final, les résultats intermédiaire, les
activités et les ressources à mettre en oeuvre
10. Grille d’analyse de la Vérifier la conformité et la validité des informations Juillet 2000
fiche profil ONG fournies dans la fiche profil par rapport à toute la
documentation disponible sur l’ONG.
11. Grille d’évaluation de Faire la synthèse des résultats obtenus dans les grilles Octobre 2000
l’ONG requérante antérieurs et surtout après les visites terrain
12. Rapport d’exécution Bilan des progrès accomplis vers l’atteinte des résultats Octobre 2000
projet (octobre’99-sept attendus.
2000)
13. Rapports d’exécution Fournir sur une base trimestrielle, les données
trimestriels (PIR) au nbre recueillies sur le terrain par rapport aux principaux
de sept (7) FY00Q2- indicateurs de résultats. Il s’agit du format fourni par
FY01Q4 CARE MORR.
14. Rapports de formations : Faire le compte rendu des principales activités de Févier, Avril,
7 au total dont pour les formation réalisées pendant cette période Mai, juin 2001
prestataires, relais com,
AuDI, orientation des
organes, concept projets

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PAIR/SHNB Rapport semi-annuel : Janvier –Juin 2001

4.2. Suivi et évaluation : revue du système d’évaluation d’impact du projet

Dans le cadre d’une initiative globale de CARE visant à évaluer l’efficacité des
systèmes d’évaluation d’Impact de l’ensemble de ses projets, l’équipe technique du
projet SHNB/PAIR, assistée de cinq représentants du ROBS et du représentant
Résidant de CARE Bénin, ont fait la revue du système dudit projet. L’exercice qui
s’est déroulée du 11 au 12 mars a passé en revue le document du projet, la
pertinence de l’analyse du problème, le cadre logique et le système de suivi et
évaluation. A l’issue de cet exercice certaines recommandations ont été faites
notamment la revue du plan de suivi et évaluation avec l’assistance d’un spécialiste.

V. Gestion du projet
5.1. Planification

Le plan opérationnel annuel sur lequel repose l’exécution des activités du projet a été
partagé avec l’ensemble des partenaires. Sur base de ce plan annuel des plans
trimestriels sont soumis à l’USAID pour être partagés avec le MSP. De la même
manière le bilan d’exécution de ces plans sont transmis.
D’autre part l’équipe technique du projet tient sur une base hebdomadaire des
réunions de planification des activités à réaliser au cours de la semaine.

5.2. Gestion du partenariat entre CARE et le ROBS

Cette période a été marquée par de nombreux échanges entre CARE et le ROBS.
Ces échanges qui se sont déroulés à la fois sous forme de rencontres et de
correspondances visaient essentiellement un meilleur accomplissement des
responsabilités par chaque partenaire.

Aux termes du premier protocole de partenariat qui lie CARE au ROBS dans le cadre
de la mise en oeuvre du projet PAIR, une journée de réflexion a regroupé des
représentants du ROBS et de CARE-BENIN pour tirer les leçons issues de cette
première expérience et proposer au besoin les corrections qui s’imposent.

5.3. La Gestion du personnel

La période a été essentiellement marquée par le départ en congé de maternité de

Madame Ayivi Prudencia, assistante technique en santé de la reproduction. Il faut
reconnaître que cette absence de l’AT pour une période de trois mois a sérieusement
pesé sur l’équipe technique qui s’est ainsi réduit à deux personnes (la coordinatrice
du ROBS et le chef projet)

Cependant il convient de saluer la très haute contribution des expertises internes des
ONG membres du réseau auxquelles l’équipe technique à fait appel comme
prestataires de services pour conduire des sessions de formation et de supervision
formative. Notamment au profit des prestataires cliniques, en IEC/CC et en SBC.
Cette stratégie de valorisation des compétences internes du réseau ne devrait pas
être considérée comme circonstancielle, sinon comme partie des mécanismes de
durabilité du projet.

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VI. Obstacles rencontres et solutions préconisées

Les principales contraintes rencontrées pendant cette période sont :

??Faible volonté de certains responsables d’ONG pour un réel changement des pratiques de
gestion telles que recherchées par le présent projet. En effet malgré les nombreux appuis
fournis par le projet certains leaders (promoteurs) d’ONG, qui n’ont pas intérêt qu’une
certaine transparence et démocratie s’instaurent au niveau de leurs structures, ont tendance
à bloquer les changements amorcés par le projet. L’approche jusqu’ici adoptée par l’équipe
du projet est dans un premier temps de rassurer les leaders concernés par rapport à leur
pouvoir/poste. Ensuite les personnes concernées sont amener à se projeter dans une vision à
moyen et long terme. C’est à dire leur faire comprendre que la pérennité de leur structure
serait garantie lorsqu’elle aurait été jugée crédible aux jeux des partenaires.

??La forte pression de certains responsables d’ONG sur l’équipe technique du projet suite aux
demandes d’appui non satisfaites. En effet malgré les nombreuses ouvertures faites par le
projet au profit des ONG certains responsables non satisfaits jouent à la diffamation. Il est
évident qu’il faut faire avec de telles situations, surtout dans le contexte particulier du ROBS
ou quel que soit le niveau de ressource disponible il serait pratiquement impossible de
satisfaire toutes les ONG membres. L’essentiel est que le processus de sélection soit
transparent et bien documenté pour pouvoir justifier au besoin les bases qui les soutiennent.

??Le plus gros obstacle qui reste à être levé demeure la prédominance des intérêts individuels
et immédiats des leaders des ONG membres au détriment d’une vision de réseau. Malgré les
efforts fournis par le projet pour répondre aux besoins prioritaires du réseau, nombreux sont
les leaders d’ONG qui ne se reconnaissent pas à travers ces appuis.

VII. Leçons Apprises

??Un projet d’appui institutionnel, à l’image du PAIR, ne pourrait atteindre l’impact recherché
que lorsque les principaux bénéficiaires auraient fait preuve de réelle volonté, et
d’engagement pour adopter les changements institutionnels et comportementaux requis. Or,
étant donné que ces changements exigent des leaders plus de partage dans leur prise de
décision, et surtout plus de transparence dans les pratiques de gestion et plus de
professionnalisme dans leurs prestations, les interventions du projet se trouvent très souvent
anéanties par certains leaders qui voient au projet une menace réelle à leur intérêt individuel
et immédiat.

??Le bilan de la délégation progressive des responsabilités de gestion et d’exécution du PAIR

aux compétences internes du ROBS, vient de prouver une fois de plus que la soutenabilité
d’un projet appui institutionnel dépend dans une grande mesure du niveau d’appropriation et
de valorisation des compétences internes au sein des structures bénéficiaires de ce projet.

VIII. Plan opérationnel annuel fy 02 (cf. SHNB/PAIR FY 02 AOP)

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STRENGTHENING HEALTH NGOs IN BENIN (SHNB/PAIR)

FY02 Annual Operational Plan
July 2001 – June 2002

QUATER EXT.
OBJECTIVES ACTIVITIES Q1 Q2 Q3 Q4 RESPONS. support
PART I : OBJECTIVES LINKED TO CARE GOG AOP
1. Improve project sustainability Document and share lessons learned with others CARE projects. X X PM Sector Coord
Create field and sector synergy with others CARE projects X Prog Coord
Develop and negotiate a project consolidation phase document. X Sect coord
2. Measure project mid-term performance Review project DM&E plan and related tools X PM DM&E Adv
progress Organize an internal project mid-term review X Sect coord

PART II : OBJECTIVES LINKED TO PROJECT

INCREASED INSTITUTIONNAL CAPACITY OF ROBS
3. Improve ROBS self governance system Implement relevant recommendation come up from ROBS Institutional X ROBS Coord ROBS Board
assessment, management system audit, workshop concerning role and
responsibilities
4. Increase ROBS’ management system Implement the first financial management system audit recommendation X ROBS Coord Norbert
effectiveness Organize a 2nd financial audit.
5. Improved the follow-up and evaluation, and Establish computerized NGO data base X ROBS Coord Consultant
accreditation of ROBS members
Organised regular in site supervision to ROBS members NGOs X ROBS Coord ROBS Board
6. Improve ROBS accountability and support to Provide, mobilize or channel support to NGOs to develop, secure funds X X X X ROBS Coord PM, RH AT
its members NGO needs and manage their project,
7. Improve ROBS’ communication system Create a web site for ROBS X ROBS Coord Consultant

Provide communication equipment to ROBS’ departmental Committee X PM

8. Diversify and expand ROBS’ partners / funding Provide support to ROBS leaders participation to relevant health sector X X X X PM
sources as result of its increasing credibility events as well as national & international level (ie: XII CISMA 2001)
Organize a development partners round table to share project finding X PM Benin count.
Re
INCREASED INSTITUTIONAL CAPACITY OF ROBS MEMBERS NGO
9. Improve ROBS members understanding of Organized restitution of lessons learned from Mali cross visit to group X ROBS Coord ROBS Board
their optimal role of a health NGO PIVOT

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QUATER EXT.
OBJECTIVES ACTIVITIES Q1 Q2 Q3 Q4 RESPONS. support
Extend training in institutional self assessment to larger number of X PM ROBS Coord
NGO
Extend training in strategic planning to others NGO X PM Consultant
10. Increase the number of health NGO with Assist trained NGO in project conception skills to develop project X ROBS coord Consultant
improved project conception and funds document
mobilization capacity. Organized a partners round table
Assist NGO to present their project to potential donors X PM ROBS coord
IMPROVED CREDIBILITY OF ROBS’ MEMBERS NGO
11. Increase number of NGO with sound Follow-up implementation of TA to establish/improve NGO Account ROBS acc.
management practice management system
Supervise NGO monthly financial reporting process X X X X Account ROBS Acc.
IMPROVED QUALITY OF AND INCREASED USE OF HEALTH SERVICES
12. Increase number of NGO with improved Organize a regular two- month frequency formative supervision X X X X RH TA ROBS internal
quality of and increased use of service expertise
13. Increase number of NGO with improved Organize regular formative supervision to NGO community based X X X X RH TA ROBS internal
community mobilisation capacity service expertise

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ANNEXE
TABLEAU DE SUIVI DE L’EXECUTION
du Plan Opérationnel Annuel AF01
(1 janvier au 30 juin 2001)
er

Légendes : T1=juil.-sept. ; T2=oct.-déc. ; T3=janv.- mars ; T4=avril-juin

ACTIVITES PLANIFIEES INDICATEURS ECHEANCE ETAT OBSERVA
REALISATION T1 T2 T3 T4 D’EXECUT TIONS
APPUI AU ROBS
Assistance conseil au CA pour le respect des dispositions statutaires en terme Réunions statutaires X X X X Réalisée
de tenue de réunions ordinaires. régulièrement tenues
Organiser un atelier d’orientation des membres des organes des gestions par Rapport atelier X Réalisée
rapport à leurs rôles et responsabilités et aussi dans leur interaction entre eux
Assistance conseil au personnel de la coordination. Performance du X X X X Réalisée
personnel accrue
Finalisation planification Stratégique du ROBS Plan Stratégique X Réalisée
adopté
Elaborer et mettre en œuvre le plan annuel d'exécution. Document plan X Réalisée
Assistance conseil pour le respect des procédures de gestion Respects des procédures X Réalisée
Commanditer l’audit annuel des comptes du réseau. Rapport d’audit X
Créer une base de données sur les ONG membres. Données de base X En cours Données
disponible dispo.
Mettre en place un système de suivi évaluation et d'accréditation des ONG Critères d’accréditation X Réalisée
membres. adoptés
Organiser des visites de supervisions des interventions des ONG membres. Rapport de visites X X X X Réalisée Act. Contin.
Soutenir des activités de plaidoyer du Réseau Actions de plaidoyer
relancées
Apporter une assistance technique à l'élaboration et à la mise en œuvre des ONG membres ayant X X X X Réalisée Continue
projets. bénéficiées d’autres
financements
Mettre en place un système de communication et d’échange d’expériences au Membres du réseau sont X X Réalisée Continue
sein du réseau de même qu’avec ses partenaires régulièrement informés

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ACTIVITES PLANIFIEES INDICATEURS ECHEANCE ETAT OBSERVA

REALISATION T1 T2 T3 T4 D’EXECUT TIONS
Assurer la connexion réseau à l’Internet et l’équipement en appareil FAX. Connexion effectuée X Réalisée
Initier le personnel et membres du réseau à l’exploitation du système. Personnel expl. Le syst. X Réalisée
AUTRES ONG MEMBRES
Organiser un atelier de formation en conception et gestion de projets à Rapport de formation X Réalisée
l’intention des ONG membres.
Faire le suivi appui sur le terrain, auprès des ONG bénéficiaires, des Qualité document de X En cours 31 juillet
formations reçues. projet
Organiser un atelier de formation en planification stratégique à l’intention des Rapport de l’atelier X En cours Atelier
ONG membres. d’AuDI
Faire le suivi appui aux ONG qui s’engagent le processus de planification ONG formées engagées X En cours Exercices
stratégique dans PS d’AuDI
Organiser des formations sur les techniques de participation communautaire. Rapport de formation X
Faire le suivi appui sur le terrain des formations reçues auprès des Participation X X
ONG bénéficiaires. communautaire dans les
micro projet
APPUI AU NOYAU DE 10 ONG MEMBRE
Finaliser la sélection des ONG pour l’appui direct du projet. Liste des ONG élect. X réalisée
Finaliser les Plans de Développement Institutionnel (PDI) des ONG Document de plan X réalisée
sélectionnées. d’exécution & budget
Négocier et conclure avec les dix ONG sélectionnées des accords sous Contrats signés X Réalisée
financement pour la mise en œuvre de leur PDI.
Fournir l’assistance requise en vue l’instauration au sein des ONG concernées Respect des dispositions X X En cours
des pratiques démocratiques, de bonne gouvernance et de gestion saine. statutaires
Organiser les formations requises ( formelles et informelles) à l’intention des Rapport de formation X X Réalisée
prestataires.
Effectuer des missions de supervisions auprès des prestataires sur le terrain Rapport de mission X X Réalisée
Doter les prestataires et communautés bénéficiaires d’outils de travail X X Réalisée
appropriés.

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