Université d’Abomey- Calavi

(UAC)
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Ecole Polytechnique d’Abomey- Calavi
(EPAC)
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Ecole Supérieur Des Métiers Des Energie Renouvelables
(ESMER)
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Enseignement :Technique d’expression et de communication
(T.E.C)

THEME : LE RAPPORT

Membres Du Groupe Superviseur

ADECHOUBOU Aichath Mr Denis AKIN IBIKITIN
EBO Jean-Luc
FIDEGNON Geoffroy

Année académique : 2024-2025

PLAN
 I- Introduction
II- Définition
III- Les différents types de notes
IV- Méthodologie
V- illustration

I-Introduction

Dans l’objectif d’écrire un document officiel, qui soit bref pour informer un ou une collègue,
plusieurs collègues ou même une personne de niveau supérieur d'un événement quelconque,
on fait recours à la rédaction d’une note ou d’une note de service. Quels sont les différents
types de notes ? Sur quels éléments se basent-ils ?
 II-Définition

• Note : c’est un document interne à l’organisation par lequel on transmet des informations
(note d’information) ou des ordres (note de service).

III-Les différents types de notes

La note administrative répond à un objectif et à une utilité précise. C'est un document interne
à l'administration, un élément du processus de décision ; elle n'est ni une dissertation de
culture générale, ni une dissertation juridique.

Elle constitue un élément de la procédure de prise décision.

Elle doit être claire, simple, et pratique.

Elle doit fournir à l'autorité hiérarchique, le cas échéant, l'ensemble des éléments qui vont lui
permettre de faire le point sur une question et préparer, en cas de besoin, sa décision.

Elle peut avoir différents destinataires :

- un supérieur hiérarchique,

- un service ou un ensemble de services,

- les usagers du service public

Suivant son (ou ses) destinataire, et donc sa finalité, la note administrative peut
prendre plusieurs formes.

Destinée à un supérieur hiérarchique

Elle a pour objectif de permettre à son destinataire de prendre connaissance d'un dossier sans
avoir à consulter et étudier l'ensemble des documents le constituant.

Elle a alors pour but :

- soit d'informer le destinataire en faisant le point sur une réglementation ou sur un dossier,
- soit de proposer au destinataire une (ou des) solution à un problème administratif. Destinée à
un service ou un ensemble de services

C'est alors une note de service qui a pour but de transmettre des instructions/informations.

Destinée au public

C'est alors une note d'information ; elle peut alors prendre la forme d'une lettre : lettre
administrative ou lettre en forme personnelle.

Il est important le jour du concours, et dans la préparation, de se poser la question de savoir

quel type de note administrative il convient de rédiger, la réponse à cette question comportant
des conséquences sur la formulation de la note.

-La Note de synthèse : c’est un exercice technique ; il correspond en effet à l’un des
exercices que les cadres de l’administration rencontrent souvent, à la retranscription dans un
papier aux collègues ou à une autorité hiérarchique d’un dossier composé de différents pièces
en vue d’une utilisation immédiate et pratique. C’est aussi une réalité professionnelle : sur un
sujet donné, le rédacteur dispose de plusieurs document, qu’il s’agisse de textes
d’information, d’articles de presse, d’extraire d’ouvrages ou de rapport, de textes juridiques. Il
lui est demandé d’en présenter une synthèse, c’est-à-dire d’éviter au destinataire de lire la
totalité du dossier mais de lui permettre de se faire néanmoins une opinion exacte des
éléments du sujet traité afin de :

-Répondre à une question précise

-faire le point d’une règlementation

Note de service : Il s’agit d’un document interne à un service, une administration ou une
entreprise par lequel un supérieur adresse à ses subordonnés des instructions sur un problème
particulier relavant des activités ou du fonctionnement du service.

Elle peut être permanente ou temporaire, selon les indications données. Sa durée de validité
est souvent limitée à la période qui la sépare de la suivante sur le même sujet.

Elle est fréquemment utilisée dans les relations hiérarchiques et suit la voie hiérarchique
descendante.
Note d’information : comme son nom l’indique, elle se borne à informer, c’est-à-dire
qu’elle est un type de communication écrite qui fait circuler l’information en un destinataire
informé et un destinataire à qui manque l’information.

La note d’information peut répondre à différents objectifs :

-Donner une information : C’est le cas le plus fréquent et le plus simple. Exemple : annoncer
au personnel d’une entreprise des changements horaires, des consignes sur l’organisation des
pauses dans le travail, les modalités d’organisation des repas au restaurant d’entreprise, la
mise en service d’un système de transport collectif du personnel

-Demander une information : Exemples : demander quelles sont les modifications intervenues
dans la situation familiale des employés, faire appel au volontariat pour participer à une
formation. Formuler des propositions : On suscite des propositions en vue d’une concertation
au sein de l’entreprise sur une question donnée

STRUCUTRE D’UNE NOTE ADMINISTRATIVE

TIMBRE Lieu et date

Note à l'attention de

Objet : Référence :

INTRODUCTION

DEVELOPPEMENT

NOTE FAISANT ÉTAT D'UNE NOTE COMPORTANT LE CHOIX DE

RÉGLEMENTATION SOLUTIONS

1ère partie : Phrase titre de cette partie I - Les données du problème

Courte introduction annonçant les sous- Courte introduction annonçant les sous-
parties parties

A) Sous-partie A) Sous-partie

Développements Développements

B) Sous-partie B) Sous-partie
Développements Développements

2ème partie: phrase titre de cette partie Il - La recherche des solutions

Courte introduction annonçant les sous- Courte introduction annonçant les sous-
parties parties

A) Sous-partie A) Sous-partie

Développements Développements

B) Sous-partie B) Sous-partie

Développements Développements

IV-Méthodologie
Schéma de travail pour la note administrative

1ère ÉTAPE : ANALYSE DU DOSSIER

1er temps : Survol rapide, vue d'ensemble du sujet.

(première lecture, à renouveler si c'est
2ème temps :
indispensable pour saisir le fil directeur
3ème temps : du dossier).

Lecture très attentive, paragraphe par

paragraphe et prise de notes d'après les
textes.

Réflexion sur le texte

SOULIGNER LES RELEVER LES IDÉES NOTER LES

MOTS-CLÉS ARTICULATIONS
LOGIQUES

DEUX APPROCHES COMPLÉMENTAIRES

CRITÈRE DE FOND CRITÈRE DE FORME

Noter tout point qui apporte un élément Longueur de la démonstration,

nouveau et important par rapport à ce qui abondance des exemples, faits et chiffres.
précède.

2ème ÉTAPE : CONSTRUCTION DU PLAN DE VOTRE NOTE

Rédaction soignée d'une introduction et d'une conclusion, préparation d'un

développement complet, avec des parties et des paragraphes s'enchaînant
logiquement

3ème ÉTAPE : DOUBLE VÉRIFICATION

PAR RAPPORT AUX TEXTES DE SUR VOTRE PROPRE PROJET DE

BASE TEXTE

- N'ai-je rien oublié d'important ? - Le fond : est-il cohérent ou

compréhensible ?
- N'ai-je rien déformé ou ajouté ?
- La forme : est-il clair et rédigé ?
PRINCIPE D'EFFICACITÉ
PRINCIPE DE CLARTÉ

4ème ÉTAPE : MISE AU NET ET RÉDACTION DÉFINITIVE

RÉDIGER au propre en soignant l'écriture et la présentation

RELIRE (plutôt deux fois qu'une)

V-Illustrations

Conclusion

En somme, la note administrative est un document interne à l’administration rédigé dans le

but d’informer ou de proposer des solutions à un problème administrative. Cependant, il en
existe trois à savoir : la note administrative, la note de synthèse et la note d’information.