1.
Réception de la commande client
Responsable : Directeur Technique
Coordination : Client
Le Directeur Technique reçoit la commande du client, vérifie les
spécifications, quantités, délais et autres exigences particulières.
La commande est enregistrée dans le système pour garantir un suivi, une
traçabilité et une coordination interservices.
2. Étude de coût : besoin de production, état de stock et choix de
transporteur
Responsable : Service Achats/Logistique
Coordination : Directeur Technique
Le service achats realise une analyse des besoins de production en
fonction de la commande et des stocks disponibles.
Les coûts de production, de transport, et autres frais associés sont évalués
pour optimiser le budget.
Un transporteur est sélectionné sur des critères de coût, délai et
conformité réglementaire.
Le budget prévisionnel est validé et enregistré dans le dossier d’export
pour un suivi rigoureux.
3. Préparation de la facture
Responsable : Directeur Technique
Coordination : Service Finance
Le Directeur Technique prépare une facture détaillée, incluant tous les
coûts d’exportation : quantités, prix unitaire, termes de paiement, et frais
logistiques.
Le Service Finance valide la facture pour conformité comptable et
réglementaire.
La facture est archivée dans le système pour garantir une traçabilité
financière.
4. Préparation et envoi de la liste de colisage, maquette des étiquettes
et emballage
Responsable : Service Logistique
Coordination : Directeur Technique
Une liste de colisage exhaustive est créée, détaillant chaque article par
colis avec poids, dimensions et codes produits.
Le Service Logistique élabore des maquettes d’étiquettes et d’emballages
conformes aux normes d’exportation et aux spécifications du client.
La liste de colisage et les maquettes sont envoyées au client pour
validation.
5. Confirmation de la commande par le client
Responsable : Directeur Technique
Coordination : Client
Détails :
Le Directeur Technique obtient la confirmation officielle du client sur la
commande, la liste de colisage, la facture, et autres documents requis.
Cette confirmation est enregistrée dans l’ERP pour un suivi transparent de
la commande.
6. Confirmation des achats et réception des besoins
Responsable : Service Achats
Coordination : Stock, Qualité
Détails :
Le Service Achats passe les commandes pour les matières premières
nécessaires.
Le Service Qualité contrôle la conformité des matières premières à
réception avant intégration dans le stock.
Le stock est mis à jour dans l’ERP pour une traçabilité complète.
7. Estimation des délais de production
Responsable : Service Production
Coordination : Directeur Technique
Détails :
Le Service Production évalue la capacité de production, incluant la
disponibilité des machines et des ressources humaines.
Un calendrier de production est établi, tenant compte des contraintes
logistiques et opérationnelles.
Le délai de production estimé est communiqué au Directeur Technique et
mis à jour dans l’ERP.
8. Préparation des documents d’export
Responsable : Service Logistique
Coordination : Directeur Technique
Détails :
La déclaration d’export est préparée au moins deux jours avant la date de
chargement pour anticiper les formalités douanières.
La facture validée par le Service Finance est soumise au bureau des
douanes pour obtenir le visa requis.
La déclaration d’export et la facture visée sont transmises au transitaire,
qui prend en charge les formalités de transport international.
Une vérification finale des documents est effectuée pour garantir leur
conformité et éviter tout retard.
9. Coordination avec le transporteur (en parallèle avec l’étape 7)
Responsable : Service Logistique
Détails :
Le Service Logistique valide les détails avec le transporteur pour s’assurer
que toutes les informations sont disponibles pour le chargement.
Les informations de suivi (nom du transporteur, coordonnées, numéro de
plaque) sont enregistrées dans l’ERP pour assurer la traçabilité.
10. Contrôle qualité des produits et emballages, suivi de l’état de
production
Responsable : Service Qualité
Coordination : Production
Détails :
Inspection des produits finis et des emballages pour vérifier leur
conformité avec les normes et les spécifications client.
Suivi de l’état de la production pour s’assurer que les produits seront prêts
dans les délais fixés pour l’export.
11. Vérification des documents d’export (déclaration)
Responsable : Service Logistique
Coordination : Directeur Technique
Détails :
Vérification de la conformité de la déclaration d’exportation avec les
régulations internationales et les exigences du client.
Mise à jour des documents si nécessaire pour prévenir tout retard lors des
inspections douanières.
12. Demande de détails de transport le jour de chargement
Responsable : Service Logistique
Détails :
Collecte des informations spécifiques du transporteur (nom, contact,
plaque d’immatriculation) le jour du chargement.
Enregistrement dans l’ERP pour garantir une traçabilité complète.
13. Contrôle et validation d’export par le douanier
Responsable : Service Logistique
Coordination : Directeur Technique
Détails :
Présentation de la déclaration d’exportation et des documents nécessaires
aux autorités douanières pour validation.
La déclaration validée est conservée dans le dossier pour assurer la
conformité.
14. Contrôle qualité lors du chargement d’export
Responsable : Service Qualité
Coordination : Directeur Technique, Logistique
Détails :
Un contrôle final des produits et des colis est effectué en utilisant une
fiche d’export pour vérifier la conformité avec la liste de colisage.
Des photos du chargement sont prises pour attester de l’état des produits
et de leur disposition avant transport.
15. Chargement d’exportation
Responsable : Service Logistique
Coordination : Qualité, Transporteur
Détails :
Supervision du processus de chargement pour s’assurer que les produits
sont correctement disposés et sécurisés.
Contrôle supplémentaire à l’aide de la fiche d’export pour confirmer que
toutes les unités sont chargées conformément aux instructions.
Prise de photos finales pour documenter la disposition des produits et la
fermeture du véhicule de transport.
Archivage de la fiche d’export et des photos dans le dossier d’export pour
traçabilité.
16. Coordination avec le client en cas d’envoi de documents
Responsable : Service Logistique
Coordination : Directeur Technique, Qualité
Détails :
Maintien d’une communication avec le client pour tout envoi de
documents supplémentaires après l’expédition.
17. Suivi de la livraison au client / réclamation client
Responsable : Service Logistique
Coordination : Directeur Technique
Détails :
Suivi de la livraison auprès du transporteur et confirmation de l’arrivée
auprès du client.
En cas d’incident, le transporteur est informé pour une prise en charge
rapide.
18. Validation du paiement client selon facture
Responsable : Service Finance
Coordination : Support
Détails :
Suivi des paiements reçus et enregistrement dans les systèmes financiers.
Notification au Directeur Technique de tout retard pour action corrective.
19. État de stock après chaque export
Responsable : Service Stock
Coordination : Qualité, Production
Détails :
Mise à jour des niveaux de stock en fonction des produits exportés.
Coordination avec les services Production et Qualité pour garantir
l’exactitude des données de stock.
20. Rapport qualité après chaque export
Responsable : Service Qualité
Coordination : Directeur Technique
Détails :
Rédaction d’un rapport complet détaillant les contrôles qualité effectués et
les observations.
Archivage du rapport pour référence future et amélioration continue.
21. Archivage du dossier export
Responsable : Service Logistique
Coordination : Qualité
**Détails
