Cas : Evaluation du dispositif de contrôle interne.

L’objet social de la SARL TAGHI est la commercialisation de machines : presse à chaud,

dorure à chaud, timbres caoutchouc. L’entretien avec les responsables vous a permis de
collecter les informations suivantes concernant le cycle des ventes de cette société.

Les commandes sont réceptionnées par le service commercial soit directement du client
(courrier ou téléphone), soit par les représentants. Le service commercial établit un bon de
commande numéroté et daté du jour en quatre exemplaires, sur lequel sont notés tous les
renseignements concernant les marchandises à livrer et les conditions de règlement.

Les quatre exemplaires du bon de commande sont ensuite transmis au service Magasin
Expéditions qui inscrit les marchandises à livrer sur son planning de livraison. Ce service
mentionne sur les bons de commande avec un tampon la date d’expédition des marchandises.
• L’exemplaire n° 1 du bon de commande est expédié avec les marchandises.
• L’exemplaire n° 2 du bon de commande est transmis au service Facturation.
• L’exemplaire n° 3 est classé chronologiquement après avoir été utilisé pour mettre à jour les
fiches de stocks.
• L’exemplaire n° 4 est retourné au service commercial qui l’enregistre sur le registre des
commandes puis le classe dans le dossier client avec le courrier du client ou celui du
représentant.
• Le service Facturation regroupe les bons de commandes et, deux fois par semaine, établit à
l’aide de la liste des prix les factures de ventes en trois exemplaires, numérotés et datés du
jour de leur établissement
• L’original de la facture est envoyé au client.
• L’exemplaire n° 2 est transmis au service Comptabilité.
• L’exemplaire n° 3 reste classé chronologiquement au service Facturation avec l’exemplaire
du bon de commande.
Le service Comptabilité enregistre, au moyen d’un ordinateur, la facture sur le journal des
ventes et sur le compte individuel client. L’échéance du règlement est notée dans la partie
statistique du compte. L’exemplaire de la facture est ensuite classé dans le dossier « factures
ventes » dans l’ordre numérique.

Dès réception, les règlements clients sont transmis directement au service Comptabilité, qui
les enregistre sur le journal de banque et sur les comptes individuels clients. Tous les deux
jours, des bordereaux de remise de chèques sont établis et déposés à la banque avec les
chèques.

Chaque fin de mois, le service comptable pointe les comptes clients. Tout client dont le
règlement n’est pas intervenu à l’échéance fait l’objet d’une relance. Celle-ci est établie en
double exemplaire :
– l’original est adressé au client ;
– le double est classé alphabétiquement dans un dossier « relances clients » en attente du
règlement.

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Travail à faire

1. Présenter un diagramme de circulation des documents décrivant le cycle ci-dessus.

2. Présenter une grille d’analyse faisant ressortir pour chacun des postes de travail les
fonctions assumées.

3. Présenter un questionnaire de contrôle interne faisant ressortir les forces et faiblesses

du système (réponse sur l’annexe à restituer).

4. Présenter une feuille d’évaluation du système de contrôle interne faisant ressortir :

– les faiblesses de contrôle interne ;
– leur incidence sur les états financiers ;
– les recommandations à faire aux dirigeants de l’entreprise.

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Annexe : Questionnaire Contrôle Interne-Cycle Ventes/ Clients

Procédures Obj. Oui Non N/A Commentaires

COMMANDE

 Les commandes font l'objet d'une procédure 1

d'acceptation.

 Une étude de solvabilité du client est réalisée 5, 7

pour toute commande émanant de nouveaux
clients, conformément aux instructions de la
direction financière (quelque soit le montant
de la commande ou pour toute commande
supérieure à un montant fixé).

 Un encours de crédit maximum est affecté à 5, 7

chaque client. Au delà de ce seuil, une
acceptation spécifique est à obtenir.

 Les commandes acceptées sont enregistrées 1

sur un bon de commande interne
prénuméroté établi en plusieurs exemplaires.

 Il existe un chrono des bons de commande et 1, 2

toute rupture séquentielle est identifiée et
investiguée.

LIVRAISON

 Chaque préparation de commande donne lieu 1, 2, 5

à l'établissement d'un bon prénuméroté de
livraison émis en plusieurs exemplaires.

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Procédures Obj. Oui Non N/A Commentaires

 La personne responsable des sorties de stock 1, 5

vérifie que les préparations de commande
correspondent aux bons de commande.

 La préparation de commande est pesée ou le 1, 5

nombre de colis compté et un contrôle est
fait par rapport au calcul effectué par
l'informatique.

 Une procédure de contrôle est mise en place 1, 2

pour s'assurer que toutes les commandes sont
intégralement livrées. Par exemple: un listing
des commandes non livrées est édité de
manière régulière et est analysé, ou bien un
chrono des bons de commande en attente de
livraison existe.

 Il existe une gestion des livraisons 1, 2

partielles : par exemple, la commande
initiale est soldée et une commande pour la
partie non livrée est créée avec un numéro
identique de séquence différente, la
commande apparaît sur le listing des
commandes en cours tant qu'elle n'est pas
entièrement livrée.

 Toutes les expéditions (et commandes) sont 1, 2

connues des services intéressés.

 Toutes les expéditions correspondent à des 1, 2, 5

marchandises commandées, et sont
conformes aux commandes quant aux
quantités, à la qualité, à la date de livraison,
et au lieu de livraison.

 La société conserve par jour de livraison, les 5

bordereaux signés des clients.

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Procédures Obj. Oui Non N/A Commentaires

FACTURATION

 Les livraisons sont facturées rapidement. 1, 2

 Un contrôle existe pour s'assurer que toutes 1, 2

les expéditions sont facturées. Par exemple:
un listing des livraisons non facturées ou en
attente de facturation est édité de manière
régulière et est analysé.

 Les commissions des commerciaux sont 1, 2

calculées sur les ventes facturées
individuellement et des commissions sont
rapprochées globalement du chiffre d'affaires
facturé du mois.

 Une réconciliation mensuelle est faite entre 1, 2

le chiffre d'affaires facturé ramené en coût
d'achat et les mouvements de sortie des
stocks.

 La facturation reçue des transporteurs 1, 2

extérieurs est comparée à la facturation
émise envers les clients (Poids/nom du
client).

 La date de la facture est systématiquement 1, 2

celle du jour de l'expédition.

 Une personne s'assure que toutes les factures 5

se rapportent à des marchandises
effectivement livrées ou à des services
effectivement rendus (rapprochement du bon
de préparation visé par le magasinier et de la
facture).

 Les factures sont établies à partir du fichier 1

des bons de livraison et du fichier prix.

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Procédures Obj. Oui Non N/A Commentaires

 La comptabilité vérifie que les factures de 1

vente correspondent aux bons de commande
et aux bons de préparation de commande.

 Toutes les factures sont contrôlées 1

arithmétiquement :
- Vérification du programme
informatique.
- Sondage sur quelques factures.

 La politique de tarification, de 1
conditions de règlement est pré-
programmée. Toute condition
spécifique consentie est avalisée par
la direction.

 En cas de modification du tarif général de 1

l'entreprise, tous les prix sont modifiés après
autorisation de la direction et un contrôle de
la mise à jour du fichier prix a été effectué.

 Les rabais, remises, ristournes et livraisons 1

gratuites ne peuvent pas être accordés sans
l'autorisation préalable des personnes
habilitées.

 Les taux de T.V.A. sont liés au code article. 1

 Une personne s'assure que toutes les factures 1

sont conformes aux conditions prévues,
notamment quant aux prix et aux conditions
de règlement.

 Le système émet un listing d'anomalies. Ce 1

listing peut être obtenu en fixant des limites
supérieures et inférieurs de quantités et de
prix unitaires. Ces anomalies sont analysées
et traitées.

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 Une analyse détaillée des marges est faite 1

par la direction par produits et tout écart est
analysé.

 L'informatique calcule une marge 1

"théorique" par commande. Tout écart
matériel est investigué.

 Les bonus des commerciaux sont calculés 1

pour partie sur les marges réalisées.

 Il n'existe pas un nombre important d'avoirs 1

émis.

 Les plaintes des clients ne sont pas 1

nombreuses.
 Le directeur commercial vérifie la réalisation 1, 5
de ses budgets par rapport au chiffre
d'affaires facturé.

 Tout contrat significatif est suivi par le 1

commercial et le directeur commercial et la
facture doit être approuvée par la personne
habilitée.

 Tout avoir émis doit être approuvé par une 8

personne habilitée.

 Tous les avoirs sont rapprochés pour les 3, 8

quantités, des quantités retournées ou
litigieuses, et le prix contrôlé par rapport à
celui figurant sur la facture initiale.

 Tous les avoirs sont contrôlés 8

arithmétiquement.

 La comptabilisation des avoirs est rapide. 2, 3

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ENREGISTREMENT DE LA FACTURE

 Système de facturation manuel : 1, 2, 3, 5

 Les factures sont enregistrées en

comptabilité d'après un exemplaire de la
facture.
 Toutes les factures enregistrées reçoivent
une mention spécifique.
 Un contrôle de saisie est effectué par une
personne différente.

 Système de facturation automatique : 1, 2, 3, 5

 Le journal de vente est généré

automatiquement par la facturation.
 Il existe un contrôle entre la liste des factures
émises et le chiffre d'affaires comptable.

 La balance auxiliaire est rapprochée de la 1, 2, 3, 5

balance générale par le service comptable de
façon régulière.

 Il existe une procédure de suivi ou de 1, 5

recensement des chevauchements
d'enregistrement : par exemple il est
impossible de comptabiliser deux factures
avec le même numéro.

 Des états de facturation sont envoyés chaque 1, 5

mois aux clients et sont suivis par les
commerciaux responsables du dossier

 Le système ne permet pas l'établissement 5

d'une facture sans l'existence d'un numéro de
bon de livraison.

 Il existe un état des commandes facturées 2, 5

mais non encore livrées.

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Procédures Obj. Oui Non N/A Commentaires

 En fin de période, un contrôle de séparation 2

des exercices est mené par la direction.
 En fin d'année, les factures clients libellées 1
en devises sont converties au taux de clôture
de l'exercice (sauf en cas de couverture de
change) et les écarts de conversion sont
enregistrés comptablement.

ENCAISSEMENTS

 La comptabilisation des encaissements est 6

rapide.
 Le bonus des commerciaux est calculé à 5, 6
partir du chiffre d'affaires encaissé. Ils
disposent d'un état des créances non réglées
remis à jour régulièrement

 Les comptes clients sont analysés 5, 6

régulièrement.

 Le lettrage des comptes clients est 5, 6

automatique.

 Le pointage des comptes clients est régulier. 5, 6

 Les rapprochements bancaires sont effectués 6

régulièrement.

RELANCES ET CONTENTIEUX

 Des procédures de relance clientèle pour les 5, 6

retards de paiement sont définies et suivies.

 Les relances effectuées sont listées et 5, 6

documentées dans un dossier.

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Procédures Obj. Oui Non N/A Commentaires

 Le risque client est couvert par une 5

assurance globale.

 Un listing des créances "âgées" est édité 7

régulièrement et sert de base à la provision
pour dépréciation des créances douteuses.
Tout écart avec la provision comptabilisée
est expliqué.

 La comptabilité a connaissance des retours 2, 3

ou litiges pour lesquels les avoirs ne sont pas
encore établis.

 La société possède, pour les créances passées 4

en pertes, un justificatif d'irrécouvrabilité.

SÉPARATION DES TACHES

 La personne qui enregistre une commande 1, 3

est différente de celle qui prépare la sortie de
stocks, de celle qui comptabilise la facture,
et de celle qui reçoit le paiement.

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