Module 4 : Gestion de Messagerie et Communication Internet
Partie 1 : Utilisation de Microsoft Outlook et de Gmail
1. Microsoft Outlook :
- Présentation : Outlook est un logiciel de messagerie qui permet de gérer les
emails, le calendrier, les contacts et les tâches.
- Configuration d’un compte : Pour ajouter un compte email, allez dans
Fichier > Ajouter un compte et suivez les instructions pour configurer votre
messagerie.
- Envoi et réception de mails : Utilisez l’onglet Accueil pour rédiger un
nouveau message, répondre aux mails, ou transférer des messages.
2. Gmail :
- Présentation : Gmail est la messagerie de Google, accessible depuis un
navigateur ou une application mobile.
- Connexion et envoi d’emails : Pour rédiger un message, cliquez sur Nouveau
message. Saisissez l’adresse du destinataire, l’objet, et le contenu, puis cliquez
sur Envoyer.
- Fonctionnalités avancées : Gmail permet aussi de programmer l'envoi d'un
mail à une heure spécifique et d'organiser les mails avec des libellés (ou tags).
Partie 2 : Gestion des emails - Tri, Filtrage, Réponses automatiques
1. Tri et organisation :
- Dans Outlook : Vous pouvez créer des dossiers pour classer les mails (ex :
"Important", "À suivre"). Faites un clic droit sur le dossier principal et
sélectionnez Nouveau dossier.
- Dans Gmail : Utilisez des libellés pour organiser vos mails. Cliquez sur
Paramètres > Libellés pour en créer de nouveaux.
2. Filtrage des emails :
- Dans Outlook : Allez dans Accueil > Règles pour créer des règles
automatiques qui trient les emails selon des critères définis (ex : déplacer les
mails d'un contact spécifique dans un dossier).
- Dans Gmail : Allez dans Paramètres > Filtres et adresses bloquées pour créer
des filtres qui déplacent, étiquettent ou suppriment automatiquement certains
mails.
3. Réponses automatiques :
- Outlook : Utilisez Fichier > Réponses automatiques pour activer une réponse
automatique lorsque vous êtes absent.
- Gmail : Allez dans Paramètres > Réponse automatique pour configurer une
réponse automatique.
Partie 3 : Planification de réunions et organisation de l'agenda
1. Planification de réunions dans Outlook :
- Allez dans l’onglet Calendrier et sélectionnez Nouvelle réunion. Renseignez
les détails (titre, heure, lieu) et invitez les participants en ajoutant leur adresse
email.
- Réponse des participants : Une fois invités, les participants peuvent accepter,
refuser ou proposer un nouvel horaire.
2. Organisation de l'agenda dans Gmail :
- Google Agenda est intégré à Gmail. Cliquez sur Calendrier pour créer un
événement.
- Pour organiser une réunion, entrez l’heure et les participants, qui recevront
une invitation avec les détails.
Partie 4 : Techniques de communication en ligne et étiquette
professionnelle
1. Techniques de communication en ligne :
- Clarté : Soyez clair et concis dans vos messages. Évitez le jargon et relisez
pour éviter les erreurs.
- Politesse : Utilisez des salutations appropriées (ex : "Bonjour [Nom]" au
début, "Cordialement" à la fin).
- Objectivité : Évitez les messages trop personnels et concentrez-vous sur les
informations pertinentes.
2. Étiquette professionnelle :
- Réactivité : Répondez aux emails dans un délai raisonnable (24 à 48 heures).
- Formules de politesse : Incluez une salutation et une formule de clôture dans
vos messages.
- Confidentialité : Faites attention à ne pas partager d'informations sensibles
ou confidentielles.
