REDIGER UN E-MAIL
La communication par e-mail est un pilier dans l'environnement professionnel. Un e-mail bien
rédigé peut transmettre efficacement votre message et refléter votre professionnalisme.
Les caractéristiques de l’e-mail
Champ A: Destiné au ou aux principaux destinataires de votre message.
Exemple: Vous envoyez un e-mail pour annoncer une réunion. Les adresses des
participants principaux vont dans ce champ, comme
"[email protected]; [email protected]".
Champ Cc (Copie Carbone): Utilisé pour inclure des personnes qui doivent être
informées du contenu de l'e-mail, mais qui ne sont pas les destinataires principaux.
Exemple: "Cc : [email protected]" lorsque vous envoyez le compte-rendu
d'une réunion à votre équipe et que vous souhaitez que votre supérieur soit au
courant.
Champ Cci (Copie Carbone Invisible): Pour inclure des destinataires sans que les
autres destinataires puissent voir leurs adresses e-mails.
d'une newsletter à plusieurs clients.
Protéger les destinataires des spams: Utiliser Cci pour les grands groupes afin de
prévenir la diffusion d'adresses e-mail.
Répondre / Répondre à tous: Utiliser "Répondre" pour répondre seulement à
l'expéditeur; "Répondre à tous" s'adresse à tous les destinataires initiaux.
Exemple: Si vous devez confirmer votre présence à une réunion, répondez
uniquement à l'organisateur, même si d'autres sont en copie.
Transférer un mail: Permet de partager l'information reçue avec d'autres collègues.
Exemple: "TR : Informations sur la réunion de demain" pour transférer les détails
de la réunion à un collègue concerné.
L'objet de l’e-mail
Règle 1: Remplir toujours la ligne objet pour indiquer clairement le sujet de l'e-mail.
Exemple: "Objet : Confirmation de la réunion de demain à 10h" permet de savoir
immédiatement de quoi il s'agit.
Règle 2: Être précis pour aider le destinataire à comprendre l'importance de l'e-mail.
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Exemple: "Objet : Demande de congé du 1er au 5 décembre 2023" est précis et
direct.
Règle 3: Adapter l'objet en fonction du contexte, externe ou interne.
Exemple externe: "Objet : Mise à jour des conditions de travail post-réunion"
apporte une information supplémentaire pertinente pour le destinataire externe.
Exemple interne (réponse): "Objet : Re : Planning de la semaine prochaine"
garde le sujet initial pour le suivi.
Règle 4: Éviter les familiarités dans un cadre professionnel.
Exemple à éviter: "Objet : Coucou, petit rappel pour demain !"
Règle 5: Réserver l'utilisation du terme "Urgent" pour les situations qui le sont
réellement.
Exemple: "Objet : Urgent : Validation du budget avant 17h aujourd'hui" attire
l'attention sur le caractère urgent de la demande.
La rédaction du message
Formule d'appel: Varier en fonction du niveau de formalité et de la relation avec le
destinataire.
Exemple externe: "Bonjour Madame Dupont," est formel et approprié pour un
contact externe.
Exemple interne: "Bonjour Marc," est moins formel et peut être utilisé avec un
collègue que vous connaissez bien.
Développement: Organiser le corps du message en introduisant le contexte (passé),
l'état actuel (présent) et l'action attendue (futur).
Exemple: "Hier, nous avons discuté de la nouvelle politique de congés (passé). Je
vous envoie le document récapitulatif à examiner (présent). Pourriez-vous me faire
part de vos retours avant vendredi (futur)?"
Formule de conclusion: Signaler que le message touche à sa fin et remercier le
destinataire.
Exemple: "Je vous remercie par avance pour votre retour et reste à votre
disposition pour toute question."
Signature: Inclure une signature professionnelle avec vos coordonnées.
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Exemple:
Cordialement,
Jeanne Lefebvre
Chef de projet Entreprise XYZ
Téléphone : +33 1 23 45 67 89
E-mail : [email protected]
La présentation de l’e-mail
Aspects lexicaux: Choisir un vocabulaire adapté à la situation professionnelle.
Exemple: "Je sollicite votre attention" plutôt que "Je veux que vous regardiez ça".
Jargon de l'industrie: Utiliser le jargon professionnel de manière judicieuse, surtout
si l'on est sûr que le destinataire le comprendra.
Exemple: "La réunion portera sur l'EBITDA prévisionnel" serait approprié pour
un public en finance.
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Les fondamentaux linguistiques dans un e-mail professionnel
Aspects grammaticaux:
Temps verbaux: Utiliser le présent pour les actions courantes, le futur pour les
actions à venir.
Exemple: "Je finalise le rapport (présent). Je vous l'enverrai demain
(futur)."
Concordance des temps: Assurer une logique temporelle.
Exemple: "Si j'avais su (plus-que-parfait), je vous aurais informé plus tôt
(conditionnel passé)."
Accord sujet-verbe: Respecter l'accord pour maintenir la clarté du message.
Exemple: "La direction a approuvé les nouveaux horaires" (et non "ont
approuvé").
Aspects syntaxiques:
Structure de la phrase: Assurer que chaque phrase a un sujet, un verbe et un
complément si nécessaire.
Exemple: "L'équipe marketing a lancé la nouvelle campagne publicitaire."
Longueur de la phrase: Préférer des phrases courtes et claires pour éviter la
confusion.
Exemple: "Veuillez vérifier les données. Contactez-moi si vous avez des
questions."
Ponctuation: Utiliser la ponctuation pour clarifier les idées.
Exemple: "Pour le projet 'Innovation', veuillez : 1. Soumettre le budget
prévisionnel ; 2. Identifier les ressources nécessaires ; 3. Planifier une
réunion de suivi."
Résumé :
La rédaction d'e-mails professionnels requiert un formatage et un langage appropriés pour
communiquer efficacement. Utilisez les champs A, Cc et Cci avec discernement pour
adresser et informer les bons destinataires, tout en protégeant la confidentialité et en évitant le
partage excessif d'adresses e-mail. Soyez concis et clair dans la ligne d'objet pour refléter le
contenu et l'urgence de votre message. Adoptez une formule d'appel adaptée au destinataire
et structurez le corps du message en contexte, action et suivis. Concluez avec politesse et
incluez une signature professionnelle. Choisissez un vocabulaire approprié, maîtrisez le
jargon de l'industrie si pertinent, et assurez-vous de la cohérence grammaticale et
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syntaxique pour la clarté et la précision. Des phrases courtes, une ponctuation correcte et
la concordance des temps verbales sont cruciales pour la compréhension et le
professionnalisme.
Exercice 1
1: Complétion d’objet d’e-mail
Instructions : Complétez les objets d’e-mail ci-dessous avec des informations précises et
professionnelles.
1. Objet : _________ pour la réunion trimestrielle
2. Objet : Invitation à _________ sur la stratégie marketing
3. Objet : Besoin d'informations supplémentaires sur _________
2: Accord sujet-verbe
Instructions : Dans les phrases suivantes, choisissez la forme correcte du verbe pour qu'il
s'accorde avec le sujet.
1. Tous les membres de l'équipe (attend, attendent) vos instructions pour le nouveau
protocole.
2. La dernière version du rapport (a été, ont été) envoyée hier.
3. Chaque participant (doit, doivent) confirmer sa présence à la formation.
3: Utilisation de la voix active
Instructions : Réécrivez les phrases suivantes en utilisant la voix active pour rendre la
communication plus directe et efficace.
1. Une réponse complète sera envoyée par notre équipe sous peu.
2. Les modifications ont été apportées au document par le superviseur.
3. Le nouveau protocole doit être suivi par tous les employés.
4: Structure d’un e-mail
Instructions : Rédigez un court e-mail selon le contexte fourni. Pensez à inclure une formule
d'appel, une introduction, un développement structuré en paragraphes et une conclusion avec
formule de politesse. Contexte : Vous informez votre équipe d'une prochaine réunion
concernant les objectifs de vente du trimestre suivant.
5: Choix des mots et des formules
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Instructions : Choisissez les mots ou expressions les plus appropriés pour compléter les
phrases suivantes, dans un contexte professionnel.
1. (À l'attention de, Yo !) M. Dupont, je vous envoie le rapport demandé.
2. Je reste à votre (disposition, service) pour toute question complémentaire.
3. Veuillez agréer, (cher collègue, Madame, Monsieur), mes salutations distinguées.
Exercices 2
1 : Compréhension des champs d'un e-mail et lexique professionnel
Consigne : Remplissez les champs A, Cc et Cci en utilisant le vocabulaire professionnel
adapté. Évitez le langage informel et utilisez les termes appropriés pour un contexte de travail.
Exemple de cas : Vous devez organiser une réunion concernant le bilan financier du
trimestre. Envoyez l'invitation aux membres de votre équipe et mettez votre supérieur
hiérarchique en copie discrète.
2 : Formulation de l'objet avec attention aux temps verbaux
Consigne : Rédigez un objet d'e-mail pour les situations données en faisant attention aux
temps verbaux, afin d'indiquer clairement si l'action est future, en cours ou terminée.
1. Informer que le rapport est complété et prêt à être consulté.
2. Demander la validation d'un document avant le début d'une procédure.
3. Proposer une nouvelle date pour un rendez-vous qui doit être reporté.
3 : Structuration du message et cohérence des temps
Consigne : Rédigez un message en veillant à la cohérence des temps entre les trois parties
(passé, présent, futur). Assurez-vous que la transition entre chaque partie soit logique et
fluide.
Exemple de cas : Vous devez informer un client que la commande qu'il a passée (passé) est
en cours de traitement (présent) et préciser quand elle sera prête à l'expédition (futur).
4 : Correction de la présentation et de la syntaxe
Consigne : Repérez et corrigez les erreurs de présentation, les familiarités, et les fautes de
syntaxe dans l'e-mail suivant :
A: [email protected]
Cc: é[email protected]
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Objet: Revison plans projet Alpha
Yo Stéphane,
On avait discuté la dernière fois au sujet du projet Alpha et tu voulais des nouvelles infos.
Donc je te fais parvenir les estimations récentes plus les graphiques pour la réunion demain.
Toute l'équipe est en Cc pour qu'ils restent dans la boucle.
A+,
Alex
5 : Application intégrale avec enrichissement lexical
Consigne : Rédigez un e-mail complet en y intégrant des termes spécifiques au domaine
professionnel concerné. Utilisez un langage formel et précis, avec des phrases complètes et
une structure claire.
Exemple de cas : Envoyez un e-mail pour informer les employés d'un changement dans le
logiciel de gestion de temps. Précisez ce qui change, comment cela affecte leur utilisation
quotidienne et quand la mise à jour aura lieu.
Dans chaque exercice, les directives précises servent à guider l'apprenant sur ce qui est
attendu de lui, non seulement en termes de contenu mais aussi sur la forme, le choix des mots,
la construction des phrases et l'utilisation correcte des temps verbaux, tout cela dans le but de
produire un e-mail professionnel clair et efficace.
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