iNot ACTES
La signature numérique
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Table des matières
La signature numérique et la sélection du mode de signature 4
La signature numérique simple 5
1) La signature numérique immédiate 6
A-La préparation du document 6
a) La modification du document d’origine 6
b) L’ajout et la fusion de documents 7
c) L’ajout d’une page blanche au document 8
d) L’ajout d’une mention ou d’un tampon sur le document 9
B-La sélection des signataires et le recueil des signatures 11
a) La sélection des signataires clients ou partenaires 11
b) La sélection des signataires au sein de l’étude 13
c) La signature du document par un signataire notaire ou collaborateur de l’étude 14
C-L’enregistrement et le partage du document 16
a) L’enregistrement du document 16
b) Le partage des documents 17
2) L’envoi à la signature 17
A-La recherche et la récupération des documents à signer 18
3) La signature des documents envoyés à la signature 19
B-La signature du document 19
C-La préparation pour la séance AAE 20
La signature qualifiée DOCUSIGN 22
1) Les exigences liées à la signature qualifiée DOCUSIGN 22
A-L’authentification à double facteur pour valider l’identité de l’expéditeur du document à signer 22
B-L’obligation de formation des collaborateurs de l’étude 22
2) La signature DOCUSIGN 23
A-Les signataires DOCUSIGN 24
a) Le client dont le notaire a pu vérifier l’identité ou l’identité a été vérifiée il y a moins de 10 ans 24
b) Le client dont le notaire n’a pas pu vérifier l’identité ou l’identité a été vérifiée il y a plus de 10 ans et qui n’est de
ce fait pas présent à l’étude. 24
B-Les fonctions de l’assistant de signature DOCUSIGN 25
a) L’ajout de documents 25
b) L’ajout de signataires et la configuration de l’ordre des signataires 25
c) L’ajout de champ à apposer 25
C-L’envoi du document DOCUSIGN et la réception par le client 27
a) L’envoi du document 27
b) La réception par le client 28
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c) Le suivi et l’intégration du document signé dans INOT 30
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La signature numérique et la sélection du mode de signature
Pour signer un document de manière numérique depuis le dossier Inot, sélectionner le document à signer
puis CLIC DROIT + Signature numérique
2 niveaux de signature :
Soit signature numérique simple
Soit la signature qualifiée DOCUSIGN
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La signature numérique simple
3 possibilités de signature numérique simple qui correspondent à des moments où le document va être
signé :
La signature immédiate permet d’ouvrir la séance et de recueillir de suite la signature d’une ou de
plusieurs des parties du dossier et/ou d’un membre de l’étude.
L’envoi à la signature permet de transmettre le document à un notaire ou à un clerc de l’étude dans un
parapheur spécifique en vue de sa signature.
La préparation pour la séance AAE permet la préparation du document qui sera à signer à l’issue d’une
signature AAE.
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1) La signature numérique immédiate
Elle permet de signer directement ou de faire signer directement des documents en étant sur INOT.
L’assistant de signature s’ouvre :
A- La préparation du document
A partir de l’assistant de signature numérique il est possible de réaliser plusieurs actions visant à préparer
le document avant la signature de celui-ci.
A cet effet il est possible :
- De modifier le document d’origine (uniquement si ce dernier est au format Word ou Excel)
- De fusionner le document à signer avec d’autres documents présents dans le dossier
- De rajouter une nouvelle page blanche sur le document
- De rajouter une mention sur le document à régulariser
- De rajouter un tampon sur le document
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a) La modification du document d’origine
Cliquer sur l’icône au niveau de la ligne du document à modifier
Puis cliquer sur
b) L’ajout et la fusion de documents
Cliquer sur l’icône pour ajouter tout document du dossier à signer. Il sera alors possible en
sélectionnant plusieurs documents de n’apposer qu’une seule signature pour l’ensemble des documents
sélectionnés.
Il est également possible, suite à l’ajout de documents de les sélectionner pour les fusionner en cliquant sur
le bouton FUSIONNER.
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c) L’ajout d’une page blanche au document
Il est possible d’ajouter une nouvelle page blanche à la suite du document d’origine.
Cliquer sur l’icône de l’aperçu du document
Il est également possible de supprimer une page blanche en cliquant sur l’icône pour supprimer la
dernière page blanche du document .
d) L’ajout d’une mention ou d’un tampon sur le document
Dans la séance de signature il est possible d’ajouter une mention sur le document que vous souhaitez
régulariser.
L’ajout d’un modèle de mention ou de tampon existant
Cliquer sur et sélectionner la mention ou le tampon à apposer
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La création d’un modèle de mention
Il est également possible de générer de nouveaux modèles de mention.
Cliquer sur
Puis compléter
Puis cliquer sur , renseigner les champs Puis valider
Elle apparaît dans le menu déroulant
La modification d’une mention existante
Cliquer sur et sélectionner la mention à modifier
La création d’un modèle de tampon
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Il est également possible de générer de nouveaux modèles de mention.
Cliquer sur
Puis cliquer sur ,
Puis de récupérer le tampon en cliquant sur , donner un nom et tampn
Puis valider
Il apparaît dans le menu déroulant
B- La sélection des signataires et le recueil des signatures
a) La sélection des signataires clients ou partenaires
La sélection des signataires
Sélectionner les clients et/ou intervenant pour la signature.
Si le signataire rattaché au dossier et présent
Cliquer sur
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La fenêtre de signature apparait :
Le client peut alors signer et visualiser sa signature et indiquer le lieu.
Puis « Valider » pour voir la signature se reporter sur le document.
Il est possible de recommencer la signature en cliquant sur pour effacer l’image de la signature
enregistrée
L’indicateur SIGNE apparaît
Si le signataire rattaché au dossier est représenté
Cliquer sur « ajouter un représentant »
Puis compléter les informations de la personne représentante
puis valider
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Il est toujours possible de supprimer en cliquant sur
Le représentant peut alors signer
Si le signataire n’est pas un client ou un partenaire rattaché au dossier
Il s’agit ici de rattacher pour les besoins de la signature une personne non liée au dossier.
Cliquer sur
Puis compléter
La personne ajoutée apparaît dans la liste des signataires et peut alors signer
b) La sélection des signataires au sein de l’étude
Le signataire Secrétaire / Clerc / Notaire du dossier
Il est possible de choisir parmi :
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Par défaut ce seront le notaire, le clerc et la secrétaire en charge du dossier qui apparaîtront
La modification du signataire Secrétaire / Clerc / Notaire du dossier
Il est cependant possible de choisir d’autres personnes de l’étude en cliquant sur
et de sélectionner la personne
c) La signature du document par un signataire notaire ou collaborateur de l’étude
Cliquer sur
2 types de signatures sont proposés :
La signature simple
Sélectionnée par défaut dans le type de signature
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Les signatures des notaires et collaborateurs de l’étude peuvent être préenregistrées.
Cliquer sur
Puis sur , signer et valider
A noter : il est également possible de supprimer des signatures en cliquant sur la croix rouge
Signer normalement le document en cliquant sur signature simple pour la voir apparaître dans le document
La personne apparaît alors comme ayant « signé »
La signature avec certificat
Depuis l’écran de signature, sélectionner la signature avec certificat et saisir le code de la clé REAL pour
signer.
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C- L’enregistrement et le partage du document
a) L’enregistrement du document
Une fois les signatures recueillies, enregistrer le document en cliquant sur
Il est alors possible d’échanger le document et de fermer la séance de signature.
Le document apparait alors signé dans le dossier :
Par le clic DROIT il est possible de signer, de visualiser et de transmettre le document signé
Il est possible de ré-ouvrir la séance de signature en cliquant sur l’icône du document présenté
dans le dossier
Un même document peut faire l’objet de plusieurs signatures numériques différentes
b) Le partage des documents
Partager un document depuis la séance de signature
Cliquer sur et sélectionner le mode de partage ainsi que les destinataires
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2) L’envoi à la signature
L’envoi à la signature est le fait d’indiquer que le document est transmis à la signature d’un
collaborateur ou d’un notaire en vue de sa signature ultérieure
Il convient de sélectionner le signataire
Puis de cliquer sur
La pièce apparaît dans le dossier, il conviendra de la signer.
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A- La recherche et la récupération des documents à signer
Soit depuis l’ACCUEIL d’INOT puis
Soit depuis le tableau de bord d’Inot office
Depuis le parapheur signature numérique
Il est possible de rechercher et de filtrer.
Depuis le tableau de bord
L’indicateur de signature numérique est également présent.
Cliquer sur l’indicateur afin d’ouvrir le parapheur de signature d’Inot
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3) La signature des documents envoyés à la signature
Il convient de cliquer sur l’icône pour ouvrir l’assistant de signature
Rappel : il est possible de modifier le document, d’y ajouter une page blanche ou une mention
La modification du document
La modification du document d’origine
Il est possible de modifier le document d’origine si ce dernier est au format Word ou Excel en cliquant sur
sur , d’ajouter une page blanche au document en cliquant sur , ou bien encore d’ajouter une
mention ou un tampon en cliquant sur
B- La signature du document
Cliquer sur
Rappel : comme dans la signature immédiate, il est possible d’opérer soit une signature simple, soit une
signature avec certificat.
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C- La préparation pour la séance AAE
Il s’agit ici de placer un indicateur sur un document qui ne sera pas signer maintenant mais dont on reporte
la signature.
Il va s’agir de signer numériquement les attestations de signature remise habituellement aux clients,
comme l’attestation avec et sans prix, pour l’assureur …. Ou de faire signer aux clients des décomptes, des
imprimés de plus-value …
Ces documents seront à signer à l’issue de la signature de l’acte authentique. Bien qu’ils ne fassent pas
partie de l’AAE, ils seront embarqués pour être signés postérieurement à la signature AAE.
La sélection de l’environnement permet au rédacteur de placer l’attestation dans la séance
de signature AAE, le document sera proposé à la signature à l’issue d’un acte AAE.
Un indicateur apparaît sur le document permettant de visualiser les documents à signer numériquement.
A défaut de signature d’un acte AAE, on pourra le retrouver dans le dossier ou dans le parapheur pour le
faire signer ou le signer.
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La signature qualifiée DOCUSIGN
1) Les exigences liées à la signature qualifiée DOCUSIGN
2 exigences à respecter :
A- L’authentification à double facteur pour valider l’identité de l’expéditeur du document à signer
L’expéditeur d’un document à signer doit le faire depuis un logiciel qui a un système de double
authentification (SSO : MDP + code reçu par mail ou SMS pour ouvrir le logiciel).
Activation à faire via la gestion des utilisateurs
Puis
B- L’obligation de formation des collaborateurs de l’étude
Le notaire en tant qu’officier ministériel doit former ses collaborateurs à la vérification d’identité et
attester que ceux-ci ont bien été formés.
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2) La signature DOCUSIGN
Depuis la ligne du document à signer faire un clic droit et sélectionner
Et sélectionner
A- Les signataires DOCUSIGN
Puis choisir le ou les signataires
Et sélectionner le type de signature qualifiée à mettre en place parmi les 3 options possibles
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2 cas sont à distinguer :
a) Le client dont le notaire a pu vérifier l’identité ou l’identité a été vérifiée il y a moins de 10 ans
o Le client est présent à l’étude
o Le client n’est pas présent à l’étude
Dans ces deux cas, le notaire a vérifié l’identité des clients dans les 10 ans et il doit indiquer la date à
laquelle cette vérification d’identité a eu lieu et avoir conservé les preuves nécessaires.
La prestation est facturée 8 € HT.
A la réception de l’enveloppe, le client devra faire un scan de sa pièce d’identité et recevra un code par SMS
lui permettant de procéder à la signature.
b) Le client dont le notaire n’a pas pu vérifier l’identité ou l’identité a été vérifiée il y a plus de 10
ans et qui n’est de ce fait pas présent à l’étude.
Dans ce cas, c’est DOCUSIGN / ID Now qui prend en charge la vérification d’identité grâce à un face à face
réalisé avec le client.
La prestation est alors facturée 30 € HT
La vidéo ainsi réalisée a une durée de validité de 2 ans pour le client, à condition que dans les deux ans sa
pièce d’identité soit toujours valable.
La client pourra ensuite ouvrir son enveloppe en transmettant un scan de sa CNI et « signera » à l’aide du
code reçu par SMS.
ATTENTION : ce n’est pas parce que le client a réalisé le face à face, que son identité est vérifiée par
le notaire qui va lui envoyer un document à signer.
Il faut se placer selon le vérificateur d’identité : soit c’est le notaire qui a vérifié l’identité du client dans les
10 ans, et auquel cas on peut procéder à une signature en présentiel ou à distance.
Soit c’est DOCUSIGN qui a vérifié l’identité du client et non le notaire émetteur, auquel cas il faut
TOUJOURS prendre la procédure avec vidéo.
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B- Les fonctions de l’assistant de signature DOCUSIGN
a) L’ajout de documents
En cliquant sur il est possible d’ajouter un ou plusieurs documents à
transmettre en signature au client.
b) L’ajout de signataires et la configuration de l’ordre des signataires
Il est possible en cliquant sur d’ajouter des signataires non liés au
dossier et de choisir l’ordre dans lequel les signataires vont apposer leur signature simplement en cochant
l’option.
c) L’ajout de champ à apposer
o L’obligation d’apposer le champ SIGNATURE
Pour permettre au client de signer le document il est obligatoire que le champ signature apparaisse dans le
document transmis.
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Il convient pour apposer le champ, de sélectionner
Et de placer le champ à l’endroit où l’on souhaite que le client signe.
ATTENTION cependant il sera nécessaire sur chacun d’eux d’apposer le champ signature.
o Les autres champs facultatifs
Les champs paraphe, date et texte sont eux facultatifs.
A noter cependant que le champ texte est une zone de texte que l’expéditeur complétera et non le
destinataire.
o Les fonctionnalités générales
Il est possible d’ajouter ou de supprimer une page.
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C- L’envoi du document DOCUSIGN et la réception par le client
a) L’envoi du document
Pour transmettre le document à signer, cliquer sur .
Un message de confirmation apparaît et il convient de le valider.
b) La réception par le client
Le client reçoit un mail l’invitant à examiner le document :
est le lien permettant au client d’accéder aux documents qu’il va signer sur la
plateforme DOCUSIGN.
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Il lui sera alors possible de signer le document, d’apposer sa signature en cliquant sur Puis
Le client devra confirmer son numéro de téléphone pour obtenir le code permettant la signature,
Il devra également confirmer son identité en transmettant sa pièce d’identité,
et recevra un message de confirmation de
réception.
Une fois la vérification d’identité réalisée, le client va recevoir le code par SMS.
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Il devra saisir le code dans la fenêtre proposée,
et cliquer sur pour finaliser la signature
du document, lequel lui sera transmis par mail.
c) Le suivi et l’intégration du document signé dans INOT
A l’issue de la signature, le document signé s’intégrera automatiquement dans le dossier.
Il est également possible de suivre les différentes étapes soit en cliquant sur la ligne du document transmis,
soit depuis le parapheur des signatures numériques.
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