Aide-mémoire pour les secrétaires
de fabrique
Diocèse de Rimouski
2e édition 2021
Échéance
-
Janvier Demande de remboursement de taxes (TPS et TVQ)
- Réception des nouveaux décrets diocésains en
vigueur et à classer dans un cartable
- Ajustement du salaire des prêtres et des agents-es de
pastorale, selon les décrets en vigueur
- Calcul des déductions gouvernementales avec les
nouveaux tarifs en vigueur pour l’année en cours
- Calcul de la charge salariale du secteur à partager
pour les fabriques concernées
- Demander aux institutions financières les
Janvier
confirmations bancaires pour tous les comptes et
Février
placements pour l’année terminée
- Élection des présidents-es et vice-présidents-es
d'assemblée de fabrique. Soumettre la demande de 15 janvier
nomination au diocèse
- Production des formulaires gouvernementaux
annuels :
- T4 et Relevés 1 + sommaires (s’il y a lieu) 28 février
- T4A et Relevés 1 + sommaires (s’il y a lieu) 28 février
- Production des reçus de charité pour l’année
28 février
précédente
- Préparation des états financiers de l’année
précédente. Expédier au diocèse après approbation
1er mars
par le Conseil de Fabrique
- Envoi des statistiques diocésaines à la Chancellerie 1er mars
- Envoi des feuilles-résumé des registres à la
1er mars
Chancellerie
- Déclaration des salaires des employés et bénévoles
15 mars
pour la CSST
- Formulaires pour les organismes de bienfaisance
30 juin
provincial (T1235) + fédéral (T3010)
- Production des rapports d’impôt 30 juin
Mars
- Préparation pour les célébrations pascales
Avril
- Répondre à l’invitation pour la messe chrismale
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Échéance
- Quête commandée pour Développement et Paix
(5e dimanche du carême) (doit être transmise à
Développement et Paix, au 1073, boul. René-
Lévesque Ouest, Québec (Québec), G1S 4R5)
- Quête commandée pour les Lieux Saints (Vendredi
Saint) (remettre au diocèse)
- Payer la facturation pour le per capita au diocèse 30 avril
Mai - Quête commandée pour les Œuvres pastorales du
15 juin
Juin Pape (6e dimanche de Pâques) (remettre au diocèse)
- Quête facultative pour les Œuvres diocésaines (la
30 juin
Fabrique en conserve la totalité)
- Déclaration de mise à jour annuelle au Registraire
15 nov.
des Entreprises
Sept. - Envoi corrections pour l’annuaire diocésain à la
15 sept.
Oct. Chancellerie
- Envoi des corrections apportées aux coordonnées de
15 sept.
la Fabrique à la Chancellerie
- Envoi du bon de commande pour l’annuaire
15 sept.
diocésain
- Quête facultative pour l’Église du Canada (26e
dimanche du temps ordinaire) (la Fabrique en
30 sept.
conserve la totalité)
- Quête commandée pour l’Évangélisation des
peuples (29e dimanche du temps ordinaire) (doit être
transmise à L’ Œuvre pontificale de la propagation
31 oct.
de la foi, au 175, rue Sherbrooke Est, Montréal
(Québec) H2X 1C7)
- Préparation pour les confirmations – arrêter une date
avec Mgr
- Payer la facturation pour le per capita au diocèse 31 oct.
- Réception des formulaires expédiés par
Nov.
l’Archevêché pour les prévisions budgétaires et les
Déc.
rapports financiers
- Quête facultative pour les Services interdiocésains
(3e dimanche de novembre) (la Fabrique en
17 nov.
conserve la totalité)
- Préparation des prévisions budgétaires à remettre au mi-
diocèse décembre
Acquitter la facture de La Mutuelle des Fabriques
-
(dater le chèque du 1er janvier)
3
- Élection des marguilliers-es
- Envoyer au diocèse le surplus des intentions de
messes non célébrées : ne pas garder d’honoraires
de messes pour plus d’un an à l’avance
En tout - Faire parvenir les lettres de démission des
temps présidents-es et vice-présidents-es au diocèse
- Commission des Normes du Travail (C.N.T.) : ne
s’applique pas aux fabriques
- Expédier aux ministères concernés les déductions à
la source
- Faire connaître les changements de secrétaire, afin
d’obtenir l’autorisation pour la tenue des registres
- Demander l’autorisation au diocèse pour réaliser des
travaux, et aviser La Mutuelle
- Demander l’autorisation au diocèse pour location de
locaux, de terrain, et aviser La Mutuelle
- Mise à jour, s’il y a lieu, du règlement de cimetière
et faire approuver par le diocèse
- Résolution : toujours utiliser le modèle proposé par
le diocèse – les coûts sont de 15 $
- Tenir un compte bancaire strictement pour les
arrangements funéraires préalables.
- Préparer les états financiers mensuellement pour les
marguilliers-es
- Envoi des rescrits pour un mariage – les coûts sont
de 25 $
- Faire parvenir à l’économe diocésain une copie du
rapport d’inspection de La Mutuelle
- Faire parvenir à l’économe diocésain une copie du
carnet de santé de l’église, s’il y en a un qui se
réalise au cours de l’année
- Envoi du formulaire d’assermentation des nouveaux
présidents-es d’assemblée de fabrique
- Les demandes de correction aux registres
paroissiaux doivent être soumises à la Chancellerie
- Les déclarations d’abandon de l’Église catholique
(apostasie) doivent être acheminées à la
Chancellerie
- Les requêtes pour exhumation (cercueils + urnes)
doivent être autorisées par la Chancellerie
- Payer mensuellement la quote-part pour le secteur
ou l’unité pastorale
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PRÉPARATION DES RÉUNIONS DE L’ASSEMBLÉE DE FABRIQUE
Avis de convocation et ordre du jour :
L’avis de convocation doit être envoyé au moins 3 jours francs, et
celui-ci doit indiquer l’endroit, le jour et l’heure de la rencontre.
" Franc " veut dire complet, par exemple un avis
donné le mercredi pour une assemblée qui se tiendra
le dimanche. " Franc " exclut donc le jour de la
convocation et le jour de l'assemblée.
L’ordre du jour doit comprendre clairement tous les sujets à
discuter pendant la réunion. Voir Loi des fabriques art. 43 :
Modèle d'avis de convocation à une assemblée de fabrique :
Fabrique de XXXXXX
Adresse, no téléphone, courriel
Montréal, le 20 mars 2021
Monsieur Paul Bourdeau
200, rue Andrée
Montréal (Québec) (code postal)
Cher Monsieur,
Veuillez prendre avis qu'à la demande de Monsieur le curé, (ou de
Monsieur le président d'assemblée), une assemblée de la fabrique de la
paroisse de Saint-Césaire aura lieu le dimanche 24 mars 2021, à onze
heures de l'avant-midi, au presbytère de la paroisse de Saint-Césaire de
Montréal, pour considérer la réparation de la toiture de l'église.
Votre toute dévouée,
France Arthur
Secrétaire
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Exemple d'un ordre du jour :
Fabrique de XXXXXX
Adresse, no téléphone, courriel
Marguilliers, marguillières…..
Vous êtes convoqué-es, par la présente, à une assemblée de
fabrique qui aura lieu le……………. au presbytère de……
Ordre du jour
1. Prière et accueil
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
3. Lecture et adoption du procès-verbal de la réunion du…
3. 1 Adoption
3. 2 Suivi
4. Correspondance
5. Acceptation du rapport financier
6. Demandes faites à la fabrique
7. Varia
7.1 …….
7.2 …….
Date de la prochaine réunion :
Levée de l’assemblée
______________________
Président(e)
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Exemple de procès-verbal :
Fabrique de XXXXXX
Adresse, no. tél., téléc. et courriel
Procès-verbal de l’assemblée de Fabrique de la paroisse xxxxxx
tel jour et date tenue à xx heure au presbytère
Présences : xxxx, xxxx …….
Absences motivées : xxxx, xxxx …….
Procès-verbal
1. Prière et accueil
2. Ordre du jour
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour, avec ajouts à
Varia, s’il y a lieu
4. Lecture et adoption du procès-verbal du …………….
4.1 Adoption
4.2 Suivi
Etc…
____________________ ___________________
Président(e) Secrétaire
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Pour les résolutions, utiliser le modèle proposé ci-dessous :
Archidiocèse catholique
Romain de Rimouski
La fabrique de la paroisse de
____________________________________________
EXTRAIT DU PROCÈS-VERBAL
De l’Assemblée de fabrique tenue au ___________________________
le _________________________ à _______heures.
Étaient présents : ______________________________________
______________________________________
______________________________________
______________________________________
❑ Suite à une convocation écrite dûment signifiée OU
❑ Suite à une convocation verbale, suivie d’une renonciation à l’avis
écrit de la part de tous les membres.
Résolution No ______ T EXT E DE L A R É S O LUT IO N
Il est proposé par ___________________________________________,
appuyé par ________________________________________________
et résolu ❑ à l'unanimité OU ❑ à la majorité,
que l'Assemblée de fabrique de la paroisse de ____________________,
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Le procès-verbal a été accepté le _____________________ (facultatif).
Copie conforme certifiée par :
SCEAU DE LA PAROISSE _______________________________
Nom et fonction
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PROCÉDURE POUR LA VENTE OU CESSION D'UNE ÉGLISE
Législation diocésaine, canonique et civile
Cette procédure s'applique dans le cas de l'aliénation d'une église et du
terrain sur laquelle elle est située, que cette église soit vendue pour un
montant substantiel ou symbolique (comme 1 $), donnée ou échangée.
Voici les règles d’application de cette procédure.
1. Tenir une assemblée de paroissiens pour consulter les gens sur le projet
de vente et rédiger un procès-verbal de cette assemblée.
2. Adopter une résolution de l'assemblée de fabrique à l'effet de demander
à Mgr l'Archevêque l'autorisation d'entreprendre les démarches
nécessaires pour la mise en vente de l'église. Une copie écrite de cette
résolution doit être soumise à l'économe diocésain pour approbation
(prévoir les frais de services habituels de 15 $).
ATTENTION: l'autorisation d’entreprendre le processus
menant à la mise en vente d'une église, donnée par
l'économe diocésain, ne constitue pas une autorisation de
vendre une église. D'autres démarches doivent être faites
avant que cette autorisation de vendre ne soit
définitivement accordée par l'évêque diocésain.
PRUDENCE: pour annoncer la mise en vente d'une église,
éviter autant que possible de passer par voie de soumissions
publiques dans les journaux ou autres médias, pour ne pas
être obligé d'accepter une soumission quelconque. Par
contre, une entrevue avec un journaliste qui fait savoir, par
exemple, que l'église est à vendre et que la fabrique reçoit
librement des offres est non contraignante et acceptable.
3. Quand un acheteur a été retenu, communiquer avec l'économe diocésain
pour lui soumettre le nom de l'éventuel acquéreur et lui faire connaître
ses intentions quant à l'avenir de l'église. Si le projet mérite d'être
retenu, l'économe diocésain donnera une autorisation verbale d'aller plus
loin dans les démarches et il transmettra à l'évêque les informations
relatives au projet de vente. Par la suite, la fabrique doit adopter une
résolution à l'effet de vendre son église à tel acheteur, pour tel montant,
et demander officiellement à l'évêque d'approuver définitivement cette
vente en faisant parvenir à l'économe diocésain une copie écrite de cette
résolution (prévoir les frais de services habituels de 15 $).
4. Avant de donner son accord à la vente, l'évêque est tenu par le droit
canonique de consulter ou d'avoir l'autorisation de trois conseils
diocésains, selon les cas. Vous devez donc prévoir un délai de quelques
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semaines entre le moment où un acheteur s’est manifesté et celui où
vous recevrez l'autorisation définitive de l'évêque et pourrez signer le
contrat avec l'acheteur, de manière à ce que les conseils diocésains
concernés puissent être réunis et donner leur avis ou leur consentement à
l'évêque. Communiquez d'abord avec l'économe diocésain pour avoir
plus de précisions quant au délai requis.
Ainsi, avant d'être vendue:
A. Pour la validité du contrat civil, car les biens sacrés sont hors
commerce, l'évêque diocésain doit la réduire à un usage
profane qui ne soit pas inconvenant (c. 1222, § 2), après
consultation du Conseil presbytéral; il doit prendre l'avis de
tous ses membres, puis il peut agir à son gré, que ce conseil soit
favorable ou non (c. 127, § 2, 2o);
B. De plus, si la valeur de l'église à vendre (incluant le terrain et
les dépendances) est supérieure à 574 593 $ (taux pour 2021),
indexé annuellement en mars par la Conférence des Évêques
catholiques du Canada, la CECC, il est exigé que l'évêque
diocésain obtienne aussi, pour la validité de la vente (c. 1292 et
décrets 10 et 38 de la CECC) le consentement de la majorité
des membres présents lors d'une réunion:
- du Conseil pour les affaires économiques (c. 1292, § 1);
- du Collège des consulteurs (c. 1292, § 1).
À défaut du consentement reçu de l'un de ces deux conseils,
l'évêque diocésain ne peut autoriser validement la vente de
l'église (c. 127, § 2, 1o).
C. Si la valeur de l'église à vendre (incluant le terrain et les
dépendances) est supérieure à 5 745 931 $ (taux pour 2021),
indexé annuellement en mars par la CECC, il faut alors, pour la
validité de la transaction, recourir au Saint-Siège pour obtenir
son consentement.
La valeur de l'église (indépendamment de son prix de vente) doit être
estimée par des experts (c. 1293, § 1, 2o); l'évaluation municipale, pour
fin de taxes foncières, peut constituer une estimation recevable à cet
égard.
5. Un projet de contrat de vente doit être soumis à l'économe diocésain par
le notaire retenu par l'acheteur avant que l'évêque ne donne l'autorisation
définitive et finale de vendre l'église et la réduise à un usage profane.
Le cas échéant, on peut exiger des modifications au contrat. Celui-ci
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doit inclure une clause comme « La vente a été autorisée par
l'Archevêque de Rimouski le (date...) » (et non l'expression
l'Archevêché de Rimouski : l'archevêché est un édifice et non une
personne juridique!) et une autre comme « L'acheteur déclare avoir pris
connaissance de toutes les autorisations requises par le droit civil et
canonique données par de l'autorité diocésaine pour la vente du bien
concerné ainsi que du décret de réduction à un usage profane du bien
qu'il acquiert ». Il n'y a que l'évêque lui-même ou son délégué (Loi sur
les fabriques, article 4i) qui donne et signe l'autorisation finale et
définitive de vendre une église. Mais il n'y a que l'Évêque qui peut
réduire l'église à un usage profane par décret. Habituellement,
l'autorisation de vendre comprend le décret de réduction de l'édifice à un
usage profane.
6. Le notaire doit avoir reçu une copie écrite de l'autorisation de l'évêque et
de la réduction à un usage profane avant la rédaction finale et la
signature du contrat. Tout contrat signé avant que cette autorisation et la
réduction à un usage profane n'aient été données est nul au plan civil et
doit être refait. Mgr l'Archevêque ne donne jamais d'autorisation
antidatée ou postdatée. L'autorisation de l'évêque ou de son délégué est
requise pour la validité de la vente, selon la Loi sur les fabriques, article
26: « Toute fabrique doit être préalablement et spécialement autorisée
par l'évêque du diocèse de la paroisse ou de la desserte pour exercer,
tant pour son patrimoine propre que pour celui des fondations, les
pouvoirs suivants: a) le pouvoir d'acquérir, de louer ou d'aliéner des
immeubles; »
Yves-Marie Mélançon, v.é., chancelier,
Michel Lavoie, économe diocésain,
le 20 octobre 2014.
_________________________________
Composition et mise en page :
Lise Dumas, 2014
2e édition révisée, 2021
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ADRESSES, NUMÉROS DE TÉLÉPHONE, COURRIELS
Archevêché de Rimouski
34, rue de l’Évêché Ouest
Rimouski (Québec) G5L 4H5
Courriel : diocriki@[Link]
Site Internet : http: // [Link]/
Téléphone : 418-723-3320 Télécopieur : 418-722-8978
Mgr l’Archevêque : poste 180 Vicaire général : poste 181
Chancelier : poste 111 Chancellerie et archives : poste 128
Secrétaire : poste 0 Économe diocésain : poste 124
Institut de pastorale de l’archidiocèse de Rimouski
Téléphone : 418-721-0166 Télécopieur : 418-725-4760
Courriel : ipastorale@[Link] (Au Grand Séminaire)
Librairie du Centre de pastorale Téléphone : 418-723-5004
35, rue Saint-Jean-Baptiste Ouest
Rimouski (Québec) G5L 4J2
Courriel : librairiepastorale@[Link]
L'Oeuvre Langevin Téléphone et Télécopieur : 418-723-1885
39-2, rue Saint-Jean-Baptiste Ouest
Rimouski (Québec) G5L 4J2
Courriel : œ[Link]@[Link]
Assurance Mutuelle des fabriques Téléphone : 418-687-2564
Madame Édith Couturier ou Madame Francine Després
1073, boul. René-Lévesque Ouest Téléphone : 800-463-5276
Québec (Québec) G1S 4R5 Télécopieur : 418-687-1056
Régime de retraite et d’assurance des prêtres
(Adresse du Grand Séminaire)
Téléphone et Télécopieur : 418-723-0448
Courriel : corporationseminaire@[Link]
Services diocésains de pastorale Téléphone : 418-723-4765
(Adresse du Grand Séminaire) Télécopieur : 418-725-4760
Courriel : servdiocriki@[Link]
Grand Séminaire de Rimouski Téléphone: 418-723-3928
49, rue Saint-Jean-Baptiste Ouest Télécopieur : 418-723-9240
Rimouski (Québec) G5L 4J2
Courriel : grandseminaire@[Link]
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