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A5. Décrire la méthode de création d’un document en mode plan, de tables des matières,
d’index et de tables d’illustrations

- Plan et numérotation
ü Pourquoi utiliser le Plan ?
ü Création d’un document en Mode Plan
- Création de tables des matières, d’index et de tables d’illustrations :
ü Création d’une table des matières
ü Modification et mise à jour d’une table des matières
ü Création d’un index
ü Création d’une table des illustrations

1. Plan
Le mode plan est un outil efficace en cas de document complexe à organiser, il permet de se
concentrer sur la structure du document.
Il aide à créer ou modifier des titres, ajuster les niveaux de titres et réorganiser le contenu jusqu’à ce
que le document soit conforme au besoin.
Pour afficher le mode plan, dans l’onglet Affichage > groupe Vues > Plan.

Voici un document exemple comportant plusieurs niveaux de titre.

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Voici le mode Plan

Masquer le corps du
titre sélectionné

Afficher le corps du
titre sélectionné

Déplacer le niveau Déplacer le niveau

sélection vers le haut sélection vers le bas
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2. Table des matières

Une table des matières est une vue synthétique et pratique pour se repérer facilement dans un
document de plusieurs pages comme un rapport, un livre ou autres, il permet d’avoir une idée sur la
structure et l’état d’avancement du document.
Pour insérer une table de matières, il faut s’assurer que le texte du document est stylisé (Titre, niveau
des titres, corps, etc)., en suite placer le curseur dans la page abritant la table des matières, puis dans
l’onglet Références > groupe Table des matières > Table des matières, en suite choisir le modèle.

Prenons le document précité, nous y’allons créer une page au début dans laquelle nous insérerons la
table des matières. Voici donc la table des matières conséquente
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Modification et mise à jour d’une table des matières

Supposant qu’on ajouter d’autres textes avec hiérarchie (titre, corps, etc) et qu’on désir mettre à jour
la table des matières déjà insérée, il faut cliquer avec bouton droit, sur le contenu de la table des
matières, puis dans le menu contextuel cliquer sur Mettre à jour les champs

Une fenêtre s’affiche,

Pour garder la structure de la table des

matières telle qu'elle est et changer
seulement le numéro de page correspond à
chaque titre s’il est changé dans le
document (pour les nouveaux titres ne
seront pas ajoutés)

Recréer la table des matières à nouveau

incluant les nouveaux titres
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3. Création d’un index

Un index se présente comme une liste d’expressions suivies des numéros de pages où figure cette
expression.
Pour créer un index, il faut marquer les entrées d’index en indiquant le nom de l’entrée principale et
la référence croisée dans le document, puis générer l’index.
Il est possible de créer une entrée d’index pour un mot, une expression ou un symbole. Lorsqu’un
texte est marqué comme entrée d’index, Word ajoute un champ spécial d’entrée d’index qui inclut
l’entrée principale marquée et les informations de renvoi qu’on a choisi d’inclure.
Prenons un document comportant 2 pages, le but est d’indexer les mots entourés dans les figures
suivantes

Page1
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Page2

Etape 1 :
Sélectionner la première expression à indexer en l’occurrence commodo, en suite dans l’onglet
Références cliquer sur Marquer entrée. La page suivante s’affiche, puis cliquer sur le bouton Marquer
tout (l’objectif de cette option est de compter tous les endroits dans le document où se trouve cette
expression)

Les marquages de mise en forme seront affichés automatiquement.

NB :

1. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à l’aide de l’icone située dans l’onglet Accueil.
2. Vous remarquez que tous les mots commodo sont entourés par une syntaxe spéciale
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Pour les deux autres mots on fait la même étape ci-haut.

Etape 2 :
Placer le curseur à l’endroit où insérer les ndex, en suite dans l’onglet Références cliquer sur Insérer
l’index. La page suivante s’affiche.
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En cliquant sur Ok, la table d’index est inséré

Le résultat affiché indique que les mots commodo, interdum et vivamus se trouvent dans les pages
1 et 2.

Pour plus de détail consulter,

https://people.unil.ch/jacquelinefrey/2020/07/word-creer-deux-index-a-laide-dun-tableau-
de-concordance
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4. Création d’une table des illustrations

A l’image d’une table des matières, on peut énumérer et organiser les figures, images ou tableaux
dans le document Word en créant une table des illustrations.
Prenons un document comportant 2 pages, le but est d’indexer l’image, figure et le tableau existants
dans le document
Page1

Objet

Image
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Page2

Tableau

Etape 1 :
Ajouter tout d’abord des légendes à chaque figure (image, tableau, objet), en sélectionnant chaque
objet, en suite en cliquant dans l’onglet Références > Légendes, puis cliquer sur Insérer une légende.

On peut y’accéder en cliquant sur l’objet avec le bouton droit, puis sur Insérer une
légende

La fenêtre suivante s’affiche :

Le nom à donner à la figure

Choisir le nom à donner

automatiquement (Figure,
tableau, etc)

Afficher le nom en dessous ou

au-dessus de la figure
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Après validation, le nom de la figure est automatiquement inséré

Le nom est sous

forme de zone de
texte, il est donc
possible de le mettre
en forme

Pour les deux autres objets on fait la même étape ci-haut.

Etape 2 :
Placer le curseur à l’endroit où insérer la table des illustrations, en suite dans l’onglet Références >
Légendes cliquer sur Insérer une table des illustrations. La page suivante s’affiche.

Pour choisir quel type de table à

insérer (celle des Tableaux ou
Figures, etc)
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Après la validation, les tables seront insérées.

Insérée à l’aide de la table

de type Tableau

Insérée à l’aide de la table

de type Figure
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A6. Décrire la méthode d’utilisation de plusieurs fenêtres, de fusion et publipostage

- Outils divers : - Fusion et publipostage :
ü Utilisation de plusieurs fenêtres ü Qu’est-ce que la fusion ?
ü Tri ü Utilisation de l’onglet Publipostage
ü Processus de fusion
ü Création d’une source de données
ü Création d’enveloppes
ü Création d’étiquettes

1. Utilisation de plusieurs fenêtres

En cas d’un travail qui nécessite le basculement entre 2 documents ou dans différentes sections du
même document, l’option d’utilisation de plusieurs fenêtres est utile. Pour y’accéder, aller dans
Affichage > groupe Fenêtre.

Afficher le document en
cours côte à côte avec un
autre document ouvert à
choisir

Ouvrir une nouvelle fenêtre Scinder le document en cours en

identique à celle en cours deux sections simultanément afin de
afin de travailler consulter une section et modifier
simultanément dans dans l’autre
plusieurs endroits

Empiler les documents ouverts

d’une façon à tous les voir

Affichage côte à côte

On suppose qu’on a deux documents (document3 et document4), dans le document 3 on clique sur
la commande Côte à côte, la fenêtre suivante s’affiche pour choisir document4
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Voici le nouvel affichage

NB : le défilement des deux fenêtres est simultané.

Fractionner
On suppose qu’on a un document comportant 2 pages, on clique sur la commande Fractionner,
l’affichage devient

Réorganiser tout
On suppose qu’on a 4 documents ouverts, on clique sur la commande Réorganiser tout l’affichage
devient
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2. Fusion et publipostage
Le publipostage consiste à reproduire le document de base en autant d'exemplaires qu'il y a de
destinataires. Chaque exemplaire comportant le contenu spécifique à son destinataire.
Les informations individuelles et propre à chaque destinataire tel que le nom, prénom, adresse, etc
contenues dans le fichier des destinataires (la source des données excel, word, access) sont intégrées
(on dit aussi fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d’éditer autant de lettres
personnalisées qu’il y a de destinataires enregistrés dans le fichier source, voici un schéma explicatif.

Document principal Source de données

Lettre-type Word - Excel - Access
Fusion

Liste des destinataires avec

leurs informations

Lettres personnalisées Lettres personnalisées

Sortie nouveaux document Sortie vers imprimante et

expédition

Pour mettre en place un le publipostage, il faudrait suivre les étapes suivantes :

Etape 1 : créer une liste des destinataires dans word, excel, access ou dans le document de la lettre-
type.
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Dans notre exemple nous allons créer une liste ci-jointe dans un document word.

Etape 2 :
Préparer la lettre-type dans un document word indépendant.

On affiche le titre court,

puis Nom complet, Adresse
et la ville

On affiche le titre long

avant la virgule
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Etape 3 : fusionner la liste des destinataires dans le document lettre-type.

Dans l’onglet Publipostage > groupe Démarrer la fusion…, cliquer sur la commande Sélection des
destinataires, puis Utiliser une liste existence, une fenêtre s’affiche pour sélectionner la liste des
destinataires.

Etape 4 : insérer les champs à leur emplacement dans le document lettre-type

Dans l’onglet Publipostage > groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquer sur la commande
Insérer un champ de fusion, puis le champ convenu.
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Voici le résultat

Etape 5 : visualiser les lettres pour impression en cliquant sur Terminer & fusionner dans l’onglet
Publipostage.

La fenêtre suivante s’affiche

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Automatiquement les lettres seront créées