Cahier des Charges : Implémentation
d'un ERP pour une Entreprise de
Gestion d'Événements.
1. Nom de l'Entreprise Fictive
Nom : Eventopia
Secteur : Organisation d'événements (corporate, séminaires, mariages,
conférences, etc.).
2. Objectifs du Projet
Objectif principal :
L’objectif principal de l’implémentation de l’ERP pour Eventopia est de
centraliser la gestion des événements, afin d'améliorer la coordination entre
les différents départements, optimiser la gestion des ressources (matérielles
et humaines) et offrir une meilleure expérience client.
Objectifs secondaires:
Automatisation de la planification et de la gestion des
événements : Optimiser la coordination entre les équipes et les
prestataires pour garantir la bonne exécution des événements tout en
respectant les délais et les budgets.
Suivi financier et budgétaire : Mettre en place un suivi précis des
coûts par projet (événements), y compris la facturation des clients et la
gestion des paiements aux fournisseurs.
3. Portée du Projet
Domaines fonctionnels touchés :
Gestion des événements : Planification, coordination des
ressources, gestion des prestataires, logistique et suivi des
événements.
Ventes et relations clients : Suivi des contacts clients, génération
des devis, gestion des contrats et intégration avec le CRM.
Achats et gestion des fournisseurs : Gestion des prestataires
externes (location d’équipements, restauration, animation, etc.) et
suivi des commandes.
Comptabilité et gestion financière : Suivi des dépenses, des
factures, des paiements clients et des marges de profit pour chaque
événement.
Ressources humaines : Gestion des équipes internes et des sous-
traitants impliqués dans les événements (planning, disponibilité, etc.).
Éléments exclus:
Marketing digital : Géré séparément via des outils externes comme
les réseaux sociaux et les campagnes publicitaires en ligne.
Gestion des évènements en ligne : Les événements virtuels,
comme les webinaires et conférences en ligne, ne seront pas intégrés
à l'ERP et seront gérés par des plateformes spécialisées distinctes.
4. Besoins Fonctionnels
Gestion des Événements
Planification des événements : Création de calendriers
d'événements avec gestion des tâches et assignation des
responsabilités à chaque membre de l’équipe.
Coordination des prestataires : Gestion des contrats avec les
prestataires (traiteurs, lieux, décorateurs) et suivi des services fournis.
Suivi logistique : Gestion des besoins matériels pour chaque
événement (sonorisation, éclairage, mobilier) et vérification des
disponibilités.
Ventes et Relations Clients
CRM intégré : Gestion des contacts clients, suivi des leads, et
automatisation des propositions commerciales (devis).
Contrats et facturation : Création automatique de contrats,
génération de factures, et suivi des paiements clients.
Achats et Gestion des Fournisseurs
Gestion des commandes : Suivi des achats effectués auprès des
prestataires, des délais de livraison et des conditions de paiement.
Base de données fournisseurs : Centralisation des informations des
prestataires et suivi des évaluations de performance pour chaque
événement.
Comptabilité et Gestion Financière
Suivi budgétaire : Calcul des coûts réels par événement (main-
d'œuvre, location, prestataires) et comparaison avec les budgets
prévisionnels.
Facturation : Automatisation des factures aux clients et suivi des
paiements entrants.
Gestion des paiements fournisseurs : Suivi des paiements dus aux
prestataires et gestion des échéances.
Ressources Humaines
Planning des équipes : Gestion des horaires, des disponibilités et
des affectations du personnel interne et externe (freelances, sous-
traitants).
Paie : Automatisation des paies pour le personnel interne et gestion
des paiements pour les sous-traitants.
5. Contraintes Budgétaires et Temporelles
Budget estimatif :
Coût de la licence ERP : 100 000 € (en fonction du nombre
d’utilisateurs et des modules nécessaires).
Mise en œuvre : 50 000 € (installation, personnalisation et
intégration des systèmes existants).
Formation des utilisateurs : 10 000 € (sessions de formation pour
les départements clés).
Coût de la maintenance annuelle : 20 000 €.
Contraintes temporelles :
Début du projet : Mars 2024.
Durée de mise en œuvre : 6 mois.
Date de mise en production : Septembre 2024.
6. Critères de Sélection du Fournisseur
Expérience dans l’événementiel : Le fournisseur ERP doit avoir une
solide expérience dans la gestion d'événements et une compréhension
des contraintes logistiques.
Flexibilité et personnalisation : L'ERP doit être suffisamment
flexible pour répondre aux besoins spécifiques d'une entreprise de
gestion d'événements, avec la possibilité d’ajouter ou de supprimer
des modules.
Intégration facile : L'ERP doit s'intégrer avec les outils CRM,
comptables et de gestion des fournisseurs existants.
Support et maintenance : Le fournisseur doit offrir un support
technique 24/7 et des services de maintenance régulière pour assurer
la stabilité du système.
Sécurité des données : L’ERP doit garantir une sécurité maximale
des données clients et financières, avec des options de cryptage et de
sauvegarde régulière.
7. Responsabilités des Parties Prenantes
Chef de projet ERP (Interne) : Supervise l'ensemble du projet et
assure la communication entre les départements de l'entreprise et le
fournisseur ERP.
Responsable des Opérations : Valide les processus liés à la gestion
des événements et des prestataires.
Responsable des Ventes : Supervise l’intégration des fonctionnalités
CRM et de gestion des relations clients.
Responsable Financier : Vérifie l’automatisation des processus
comptables, la facturation et le suivi des paiements.
Responsable des Ressources Humaines : Valide les fonctionnalités
liées à la gestion des plannings du personnel et des sous-traitants.
Fournisseur ERP:
Fournit et personnalise le logiciel ERP pour les besoins spécifiques
de l’organisation d’événements d’Eventopia.
Responsable de la formation du personnel, du support technique et
de la maintenance régulière.
Doit s’assurer que le système respecte les normes de sécurité des
données et qu'il est mis à jour en fonction des évolutions légales.
