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Fiche Ressource : les notes de services ou d’informations
Stéphane Fourcadier
Formateur spécialisé en informatique et bureautique
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Dans ce cours :
Conseil et technique dans la réalisation de documents de types note de service.
Table des matières :
1. La note de service ......................................................................................................................................... 2
2. La note d’information ................................................................................................................................... 2
3. les mentions de la note ................................................................................................................................. 2
4. La diffusion de la note .................................................................................................................................. 2
5. Exemple de présentation .............................................................................................................................. 3
5.1. la note de service .................................................................................................................................. 3
5.2. la note d’information ............................................................................................................................ 4
Fiche Ressource : les notes de services
1. LA NOTE DE SERVICE
La note de service est un outil de communication groupée, interne à l'entreprise.
Elle est utilisée pour rappeler des règles de sécurité, de bonne conduite, donner des instructions sur l'utilisation d'un
outillage ou encore informer de l'arrivée de nouveaux collaborateurs.
La note de service est une instruction donnée à tous. Elle doit donc émaner d'un responsable habilité par le chef
d'entreprise.
2. LA NOTE D’INFORMATION
La note d’information transmet à une ou plusieurs personnes une information relative à la vie de l’entreprise ou d’un
service, un renseignement ou un message qui n’a pas de caractère obligatoire.
3. LES MENTIONS DE LA NOTE
Une note comporte toujours :
1. L’en-tête simplifié de l’entreprise ;
2. La mention « Note d’information » ou « Note de
service » (titre)
3. Numéro d’ordre ;
4. Les coordonnées de l’émetteur (nom, service,
fonction, etc.) ;
5. Les coordonnées du ou des destinataires (nom,
service, etc.), suivies de la mention « Pour
information » ou « Pour exécution » selon les cas ;
6. Le lieu et la date d’émission ;
7. La désignation de l’objet ;
8. La qualité du signataire, prénom (ou initiale) et nom
du signataire.
4. LA DIFFUSION DE LA NOTE
La diffusion se fait sur support papier, par courrier électronique ou encore par affichage sur des panneaux prévus à
cet effet.
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Fiche Ressource : les notes de services
5. EXEMPLE DE PRESENTATION
5.1. LA NOTE DE SERVICE
Emetteur : Destinataires :
(service, nom, fonction) (service, nom, fonction)
Objet : Date :
(peut être placé en titre)
N° documents
NOTE DE SERVICE
(pas de titre de civilité, ni formule de politesse)
ton impératif : emploi du présent ou du futur (jamais de conditionnel)
utiliser des termes fermes tels que « devoir » « vouloir bien », « être prié de », « être invité à… » mais jamais de formules
agressives.
style impersonnel : évitez nous et je, préférez la forme impersonnel à la troisième personne. annonce l’action à
exécuter et si nécessaire les modalités d’application
rédaction : claire, précise et concise : pas plus d’une page.
Signature : (obligatoire)
Pièces jointes :
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Fiche Ressource : les notes de services
5.2. LA NOTE D’INFORMATION
Emetteur : Destinataires :
(service, nom, fonction) (service, nom, fonction)
Objet : Date :
(peut être placé en titre)
NOTE D’INFORMATION
(pas de titre de civilité, ni formule de politesse) contient une
information exacte et complète.
Document court : une à 3 pages au maximum. Si plus de détails à donner alors rédiger un rapport.
Structurée : introduction, développement en deux ou trois parties (chaque partie ou sous-partie peut être identifiée
par un numéro ou un titre.), et une conclusion pouvant ouvrir sur une problématique
(proposition, conditions de mise en place de l’action, conséquences, etc…)
Style neutre : objectivité : utiliser des formules tels que : il paraît que, il semble que… Employer le
conditionnel et la troisième personne plutôt qu’à la première.
Signature : (facultative)
Pièces jointes :
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