Cours d’auto-apprentissage

Plans de sécurité de l’eau - PSE

Unité 5 : Gestion et communication
Module 8. Elaboration des procédures de gestion
1. Introduction

Un PSE doit intégrer, comme composant intégral, des procédures claires de gestion,
documentant les mesures qui doivent être prises quand le système est prêt à
fonctionner en conditions normales (procédures opérationnelles normalisées, ou PON),
et quand il se produit un "incident" (mesures de correction).

Les procédures doivent être rédigées par des employés expérimentés et doivent être
actualisées chaque fois que c’est nécessaire, en particulier quand un plan
d’amélioration et de modernisation est appliqué et comme résultat de l’examen des
incidents, des situations d’urgence et presque d’urgences.

Il est préférable d’interroger les employés et de s’assurer que leurs activités soient
réunies dans la documentation. Cela aide également à promouvoir les responsabilités
et finalement à l’exécution des procédures.

2. Principales mesures

Il est fondamental de documenter tous les aspects du PSE. Les procédures de gestion
sont les mesures qui doivent être prises pendant les conditions normales de
fonctionnement, et qui expliquent de façon détaillée les étapes à suivre en cas d’
"incidents" spécifiques qui occasionneront une perte de contrôle par le système. Le
personnel de direction a la responsabilité de : s’assurer que les procédures soient
maintenues actualisées et au bon endroit ; maintenir les employés et le personnel de
direction connectés et impliqués ; aider les personnes à prendre "une décision
correcte" ; d’amener des recours suffisants ; et de garantir que les personnes soient
disponibles à informer au lieu de cacher l’information par peur de représailles. Il est
aussi important qu’il y ait un cycle de révision actualisé efficace et périodique.

Si la surveillance détecte qu’un paramètre du processus soit hors des limites critiques
ou des opérations spécifiques, il faudra prendre des mesures pour corriger la déviance
et restaurer le fonctionnement normal des opérations. Une partie importante du PSE
est le développement de mesures de correction qui déterminent la réponse
opérationnelle spécifique, nécessaire aux déviances en lien avec les limites établies.

Dans le cas d’apparition d’événements, d’incidents ou de déviances imprévisibles pour

lesquels il n’y a pas de mesures de corrections prédéterminées, il faudra appliquer un
plan d’urgence générique. Ce plan comptera avec un protocole pour l’évaluation de la
situation et la détermination du type de situations pour lesquels il sera nécessaire
d’activer un plan de réponse d’urgence. Il est aussi important d’évaluer les situations
presque d’urgences, car elles pourraient indiquer une éventuelle situation d’urgence
future.

Devant une urgence, une enquête doit être réalisée avec la participation de tout le
personnel pour discuter de la performance, évaluer si les procédures actuelles sont
adéquates, et traiter des possibles problèmes ou préoccupations. Il faudra aussi

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élaborer les documents et informations importantes sur la situation d’urgence.
L’examen de la cause de l’urgence ou de la situation de presque urgence et sa
réponse peuvent indiquer la nécessité de changer les protocoles, les évaluations du
risque et le PSE existant (voir Module 11).

3. Difficultés typiques

- Maintenir les procédures actualisées ;

- Veiller à ce que le personnel connaisse les modifications apportées ;
- Obtenir des informations sur les situations de presque urgence.

L’exemple/instrument 8.1 montre un schéma général qui peut être utilisé pour
commencer un développement d’une liste de PONs qui seront typiques d’un service
d’approvisionnement d’eau. Il est impossible d’énumérer toutes les PONs nécessaires
dans une installation, étant donné la diversification des processus qu’il peut y avoir
dans différentes installations, mais il est possible d’énumérer les PONs prioritaires et
une fois documentés élaborer les PONs additionnelles nécessaires et les rajouter à la
documentation. Les PONs doivent être élaborées de forme à pouvoir être révisées si
nécessaire.

4. Produits

Procédures de gestion en conditions normales et des incidents ou urgences qui

comprennent :

- Mesure de réponse ;
- Surveillance opérationnelle ;
- Responsabilités du service d’approvisionnement d’eau et d’autres entités
impliquées ;
- Protocoles et stratégies de communication, incluant les procédures de notification
et information de contact du personnel ;
- Responsabilités sur les mesures de coordination qui doivent être prise lors
d'urgence ;
- Un plan de communication pour alerter et informer les utilisateurs de l’eau et les
autres entités impliquées (par exemple, les services d’urgence) ;
- Un programme pour examiner et modifier la documentation quand c’est opportun ;
- Plans pour fournir et distribuer l’eau dans des situations d’urgence.

5. Exemples / Instruments

Exemple/instrument 8.1 : Procédures opérationnelles normalisées typiques d’un

service d’approvisionnement en eau

Catégorie Sous-catégorie Procédure d'exploitation standard

Examen général des Tâches et informations Rondes quotidiennes
opérations de l'installation générales Sécurité dans l'enceinte de
l'installation
Entretien des rapports
Procédures de présentation des
informations
Procédures sur la prévention de
contamination croisée, pour les
travailleurs

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 Prélèvement Procédure de prise d'échantillons
d'échantillons
Réponse dans les Coupes de l'approvisionnement en
situations d'urgence électricité
Collecte de l'eau et de Eau brute Valves d'exploitation
prétraitement Purificateur
Mesure de flux Etalonnage des instruments de
mesure
Opération des bombes Opération d’échange de pompe de
service
Opération pour augmenter ou diminuer
la puissance de pompage
Procédure de dosage
Procédure de désinfection
Etc.

Si la surveillance détecte une déviation dans la limite opérationnelle ou critique, il

faudra appliquer des mesures de correction.

Exemple/instrument 8.2 : Relation des procédures de gestion (ou mesures de

correction) pour faire face aux incidents

- responsabilités et information de contact des membres importants du personnel et

des autres personnes impliquées ;
- description claire des mesures pertinentes en cas d’apparition de déviations ;
- localisation et identification des PONs et des équipements nécessaires ;
- localisation des équipements de réserve ;
- information logistique et technique d’intérêt.

Exemple/instrument 8.3. Relation des caractéristiques et systèmes en relation

avec la gestion du personnel qui contribueront au succès continu du PSE

- choisir des paramètres importants sur ce qui sera communiqué (informé) ;

- compter avec un système de notification d’échecs bien définis et efficaces ;
- informer sur les événements les responsables de niveau supérieur de la direction
pour que les personnes impliquées soient maintenues ;
- élaborer des audits “de confiance” concentrés sur les aspects pour lesquels il est
probable qu’il y ait de la condescendance, ce qui mène à des conséquences
néfastes ;
- observer le modèle de “ne pas culpabiliser”, dans lequel la responsabilité de
l’échec est répartie entre tous les participants du système ;
- compter avec un mécanisme accessible à tous de la présentation de suggestions
d’amélioration, de variation du risque et un questionnement sur les pratiques en
vigueur, comme la conséquence de l’observation du “système en fonctionnement” ;
- s’assurer que toutes les procédures soient signées par des responsables
supérieurs. C’est un composant important du mécanisme d’amélioration continue.

Il faut aussi documenter les procédures de contrôle de qualité pour autant d’aspects du
PSE qu’il soit possible. Par exemple, toutes les mesures relatives aux mesures de
contrôle doivent être soumises à des procédures adéquates de contrôle de qualité,
comme un contrôle analytique interne et externe des laboratoires. (Cela peut être aussi
une partie du "programmer complémentaire").

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Exemple/instrument 8.4: Procédure de gestion dans des situations d’urgence

Pendant une urgence, il peut être nécessaire de modifier le traitement de l’eau des
sources habituelles ou ensuite recourir de façon temporaire à une autre source d’eau.
Il peut être nécessaire d’augmenter la désinfection de la source ou compter avec un
traitement de désinfection additionnel (par exemple, la recloration) pendant la
distribution. Les procédures pour une situation d’urgence comme celle-ci doivent être
documentées.

Exemple/instrument 8.5 : Relations des principales mesures qui doivent être

traitées par les procédures de gestion en situations d’urgence

- mesures de réponse, comprenant une augmentation de la surveillance ;

- définition de responsabilités et autorités, autant à l’intérieur des organisations
comme à l’extérieur ;
- plans pour l’approvisionnement de l’eau en situations d’urgence ;
- protocoles et stratégies de communication, y compris des procédures de
notification (à l’interne, à l’organisme de régulation, avec des moyens de
communication et à la population) ;
- mécanismes pour augmenter la vigilance de la santé publique ;
- test périodique de procédure d’émergence.

Exemple/instrument 8.6 : Relation de questions qui doivent être répondues en

cas d’urgence

- Qu’est-ce qui provoque le problème ?

- Comment le problème été détecté ou reconnu à l’origine ?
- Quelles mesures étaient nécessaires ?
- Quels problèmes de communications sont apparus et comment ont-ils été résolus ?
- Quelles conséquences le problème a provoqué (immédiatement et à long terme) ?
- Comment fonctionnent les procédures d'urgence ?

6. Etude de cas : Amérique latine et Caraïbes

Travail sur le terrain 8.1 : Développement des procédures opérationnelles

normalisées (PON)

L’équipe du PSE a délibéré que les procédures opérationnelles normalisées (PON)

représentaient un aspect important dans lequel il faudrait donner une attention critique
pendant le développement du PSE. Les travailleurs des stations de traitement et le
personnel d’entretien des systèmes de distribution ne disposent d’aucun document de
référence qui les informent ou les orientent dans leurs activités quotidiennes.
L’orientation sur les opérations était donnée verbalement par les superviseurs et
normalement était interrompue et mal comprise. Il a été déterminé que le manque de
procédures opérationnelles détaillées et clairement définies était un grand obstacle
pour l’approvisionnement de l’eau sans danger et il a été considéré aussi que cela
affectait de manière néfaste la participation et le moral du personnel du système
d’approvisionnement. En conséquent, beaucoup de temps et d’énergie ont été investis
dans les PONs. Des PONs ont été élaborées de façon spécifique pour le système
s’adaptant, dans les autres systèmes de la région, à l’infrastructure, au cadre
institutionnel, aux priorités et limitations de l’entité d’approvisionnement. Les PONs
contiennent des informations importantes sur des contaminants physiques, chimiques
et microbiologiques inquiétants et sur la fonction de chaque processus de traitement
dans l’élimination ou l’inactivation de ces contaminants. Les PONs contiennent aussi

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l’orientation sur l’optimisation des opérations de la station de traitement, comme le
mode de déterminer la dose de sulfate d’aluminium et le pH les plus efficaces pour la
coagulation, de reconnaître les indicateurs des besoins de désobstruer les filtres et
remplacer les instruments de filtrage, et de garantir que la dose et le temps de contact
du chlore soit suffisant pour détruire les micro-organismes pathogènes. Le plan de
surveillance des mesures de contrôle et la surveillance de l’observance (voir les
travaux sur le terrain 6.1 et 7.1) sont aussi des composants importants des PONs.

Travail sur le terrain 8.2 : Retard dans l’élaboration des plans de réponse
d’urgence dû à des limitations de moyens

L’équipe du PSE a décidé de ne pas élaborer un plan formel de réponse aux incidents
et urgences pendant la première itération de la mise au point du PSE, et a concentré
ses efforts sur d’autres aspects. Les membres de l’équipe ne disposaient simplement
pas du temps suffisant pour réaliser de forme adéquate chacune des tâches
recommandées par le Manuel, de sorte qu’il a été nécessaire d’établir des priorités.
Les opérations de l’entité d’approvisionnement étaient telles que le manque
d’observance de la majorité des objectifs de qualité de l’eau était la règle et non
l’exception ; ainsi le système de fourniture de l’eau était dans une situation permanente
d’urgence. Les recommandations de porter l’eau à ébullition, données aux
consommateurs, étaient en vigueur de façon permanente et il existait un système pour
renforcer ces recommandations, à travers des annonces publiques additionnelles du
Ministère de la Santé, diffusées à chaque fois que l’échantillon révélait que la qualité
de l’eau présentait particulièrement des failles. Bien que les membres de l’équipe du
PSE aient reconnu des possibilités d’amélioration du plan de réponse basique, il a été
déterminé que la meilleure forme de soutenir le système de fournissement de l’eau
était de concentrer les ressources, qui étaient limités, dans l’amélioration de la qualité
de l’eau. Comme la qualité de l’eau était en train de s’améliorer, grâce aux mesures
établies par le PSE et par l’expérience additionnelle, l’entité d’approvisionnement ira
traiter des lacunes du plan de réponse dans des révisions futures du PSE (voir le
travail sur le terrain 10.1).