LES ÉTAPES DE LA RÉDACTION D’UN COURRIER ADMINISTRATIF
1 / L’entête de la lettre officielle
Lors de la rédaction un courrier, l’indication de l’expéditeur est
indispensable. Dans le coin supérieur gauche de la lettre, vous devez
préciser successivement :
Votre prénom et votre nom de famille, ou la raison sociale
Votre adresse
Le code postal de votre ville de résidence
Votre numéro de téléphone
Votre adresse-email
2 / Préciser le destinataire et la date du courrier
Si les informations de l’expéditeur sont placées à gauche de la page, le
paragraphe désignant le destinataire de la lettre est placé à sa suite, cette
fois-ci à droite du document.
Ces lignes doivent préciser :
Le nom du destinataire ou la raison sociale
L’adresse du destinataire
Le code postale ainsi que la ville du destinataire
Toujours à droite de la page, et en sautant une ligne, l’usage veut que l’on
indique le lieu et la date de rédaction de la lettre.
Le lieu et a date peuvent aussi être positionnés tout à fait en haut à droite,
au niveau de l’entête du document.
3 / Objet du courrier officiel et référence
Un courrier court et clair est toujours plus simple à lire. C’est pourquoi, en
dessous des éléments décrits précédents, indiquez l’objet de la lettre.
En outre, si vous disposez d’un numéro de référence, de suivi, ou
d’un numéro de dossier, veillez à l’indiquer, cela permettra à votre
destinataire de vous identifier par informatique plus rapidement.
Commencez ensuite le corps de votre texte avec Madame, Monsieur si vous
ignorez qui lira la lettre. Si la lettre est à destination d’une personne
précise, indiquez son nom,ou, si vous l’ignorez, son poste. (M. ….. ou Mme
…..).
Orthographe et syntaxe
Dans une lettre officielle, à l’attention d’un client, d’une entreprise ou
d’une institution, l’orthographe et la syntaxe sont très importants. C’est
une question de crédibilité. Si vous n’êtes pas sûr de vous, n’hésitez pas à
vous faire relire par quelqu’un.
4 / Ne pas oublier la formule de politesse
Une fois le corps de votre texte entièrement rédigé, n‘oubliez pas
de conclure votre lettre officielle avec une formule adaptée. Les tournures
de phrases sont très nombreuses, mais il convient d’en choisir une en
fonction de la relation que vous entretenez avec votre interlocuteur, et en
fonction de l’objet du courrier.
Pour une lettre de motivation avant de saluer :
Je reste à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous afin de
vous démontrer ma motivation lors d’un entretien.
Salutation finale.
Attention : la formulation utilisée dans la phrase de politesse doit
être identique à celle que vous avez placée devant le corps de la lettre.
Ainsi si vous avez écrit « Madame », vous remettrez « Madame » dans la
formule de politesse. Si vous avez écrit Monsieur le Directeur, vous
remettre Monsieur le Directeur. Si vous avez commencé par Madame,
Monsieur, vous réécrirez Madame, Monsieur en fin de courrier.
Quelques exemples pour terminer un courrier officiel :
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes meilleurs
sentiments.
Je vous prie de recevoir, Madame la Directrice, mes respectueuses
salutations.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Responsable Financier, mes
salutations les plus respectueuses.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations
distinguées.
Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous prie de
recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.
