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Sciencesconf

Guide de l'administrateur
Ouvrir un compte.............................................................................................................. 3
Créer une conférence sur Sciencesconf.............................................................................. 3
Paramétrer le site de la conférence ................................................................................... 5
Accès à l’espace conférence ...................................................................................................... 5
Configuration de votre conférence ............................................................................................ 5
Activation/désactivation des modules ...................................................................................... 6
Configuration du module Gestion éditoriale .............................................................................. 6
Définition des types de dépôts ...................................................................................................................... 6
Définition des thématiques ........................................................................................................................... 6
Configuration du dépôt ................................................................................................................................. 6
- Règles de dépôt ............................................................................................................................... 6
- Paramétrage de la grille de saisie .................................................................................................... 7
Configuration de la relecture ......................................................................................................................... 7
- Règles de relecture .......................................................................................................................... 8
- Paramétrage de la grille de relecture .............................................................................................. 8
Configuration du module Gestion de l’Inscription ...................................................................... 8
Paramétrage général des inscriptions ........................................................................................................... 8
Le formulaire d’inscription ............................................................................................................................ 9
- Les informations propres au compte utilisateur ............................................................................. 9
- Les informations complémentaires ................................................................................................. 9
- Les informations personnalisables .................................................................................................. 9
L’élément catégorie et liste déroulante ...................................................................................................... 11
Configuration du paiement ..................................................................................................... 12
Choix des modes de paiement .................................................................................................................... 12
- Informations Paybox ..................................................................................................................... 12
- Afficher des paiements avec ou sans taxe .................................................................................... 13
Configuration des frais d’inscription ........................................................................................................... 13
- Des montants différents par Catégorie ......................................................................................... 13
- Des montants différents par date ................................................................................................. 13
- Des montants supplémentaires .................................................................................................... 13

FAQ ................................................................................................................................ 15
Copier la configuration d’une conférence existante ................................................................. 15
Donner des privilèges ............................................................................................................. 15

Guide de l'administrateur Page 1

 Comment gérer la relecture, l’état des dépôts, l’édition électronique des documents, le
programme et les mails : ........................................................................................................ 16
Comment gérer l’apparence du site : la langue, l’en-tête, la disposition, les pages ? ................. 16
Comment déposer ? ............................................................................................................... 16
Comment relire les dépôts ? ................................................................................................... 16
Quand ouvrir mon site ? ......................................................................................................... 16
Est-ce que je peux modifier le formulaire d’inscription si les inscriptions sont déjà ouvertes ? .. 16
Est-ce qu’il est possible de modifier les informations renseignées lors de la demande de création
de conférence sur le portail [Link] ? ........................................................................ 16
Configuration du service local de paiement en ligne ................................................................ 16
Et si j’utilise Azur-Colloque ? ................................................................................................... 17
Export vers HAL ...................................................................................................................... 17

Guide de l'administrateur Page 2

 Guide de l'administrateur

[Link] est une plateforme Web s'adressant aux organisateurs de colloques, workshops ou
réunions scientifiques. Cette application est réservée aux établissements de l'enseignement
supérieur et de la recherche.

Ouvrir un compte
Afin d'ouvrir une conférence il faut avoir un compte sur [Link]. Pour créer un compte
cliquez ici [Link] .

Créer une conférence sur Sciencesconf

La création d’une conférence sur [Link] se fait en 4 phases :

[Link]éation de la conférence par vos soins

[Link] de la demande par le CCSD
[Link]étrage du site de la conférence par l’administrateur
[Link] du site au public

Les lignes suivantes vous expliquent le paramétrage minimum pour ouvrir votre site.

Pour créer votre conférence, allez sur le portail [Link] et cliquez sur Créer
une nouvelle conférence.

Une fois identifié, complétez les étapes suivantes :

Guide de l'administrateur Page 3

Après confirmation de la création, votre conférence sera validée par notre équipe dans un délai
moyen de 48h suivant votre demande.

Guide de l'administrateur Page 4

 Nouveau :
- à l’étape Description, possibilité de choisir plusieurs disciplines scientifiques.
- possibilité de paramétrer les modules utilisés pour votre conférence dès le début.

Toutes les informations saisies dans ces étapes sont modifiables sauf le champ Nom court
(étape 2 Description). Ce nom court sera le début de l'url de votre conférence.

[Link]

Paramétrer le site de la conférence

Accès à l’espace conférence
Une fois votre espace accepté par notre équipe, vous recevrez un mail de confirmation avec l'adresse
du site.
Pour accéder à l'espace de votre conférence, cliquez sur l'URL et connectez-vous grâce à votre
identifiant et votre mot de passe.
Par défaut, le compte qui a fait la demande de création du site est l’administrateur de la conférence.
En tant qu’administrateur du site, vous pouvez donner le privilège Administrateur à d’autres
personnes.
A ce stade le site est uniquement accessible à l’administrateur et aux personnes possédant un rôle
spécifique donné par l’administrateur.
Pour plus de détails concernant les privilèges, vous pouvez consulter la FAQ à la fin de ce document.

Configuration de votre conférence

Une fois connecté, vous verrez apparaitre un tableau avec la liste des éléments à configurer en
fonction des modules activés pour votre conférence.
Lorsque vous aurez configuré toutes ces lignes (), le bouton « Ouvrir le site de la conférence »
s’activera .
Vous pouvez visualiser ce tableau en cliquant sur Mon espace.

Guide de l'administrateur Page 5

Il est possible que vous visualisiez moins de lignes si vous n’avez pas activé tous les modules.

Activation/désactivation des modules

Pour activer ou désactiver des modules, allez dans Administration>Modules.

Lorsque vous activez le module de Gestion de l’Inscription et le module Gestion éditoriale, les sous-
modules sont désactivés par défaut. Il faut les activer un par un. N’oubliez pas d’enregistrer afin que
les modifications soient prises en compte.

Configuration du module Gestion éditoriale

Si le module Gestion éditoriale ainsi que ses sous-modules sont actifs, l’administrateur du site devra
configurer certaines fonctionnalités afin de pouvoir rendre le site visible au public.

Définition des types de dépôts

Par défaut, les types de dépôts sont "oral et "poster". Si vous souhaitez ajouter ou modifier les types
de dépôts, allez dans Gestion éditoriale>Type de dépôts. Dans cette partie, vous pourrez définir si le
type de dépôt est concerné par la relecture et si les déposants devront choisir une thématique.

Définition des thématiques

Les thématiques permettent de différencier les grands thèmes de la conférence. Elles sont
nécessaires à la configuration des sessions du programme et à la relecture.
Pour paramétrer les thématiques, allez dans Gestion éditoriale>Thématique. Vous pouvez définir
autant de thématiques que vous souhaitez.
Exemple : les thématiques « lumière » et « son » vous permettront de donner le titre de vos sessions
dans le programme. Chaque dépôt pourra être lié à une thématique.

Configuration du dépôt
Pour paramétrer les règles de dépôt, allez dans Gestion éditoriale>Configuration.

- Règles de dépôt
La première partie concerne les règles de dépôts : type de document (résumé, résumé puis texte
complet ou bien texte complet uniquement), dates de dépôt, format des résumés (zone de texte ou

Guide de l'administrateur Page 6

fichier), limite du nombre de dépôts par contributeur et enfin, configuration des différentes alertes
(mail aux déposants, aux coordinateurs et aux relecteurs). Les éléments à configurer dépendent du
type de document.
- Paramétrage de la grille de saisie
La deuxième partie concerne le formulaire que le déposant devra remplir au moment du dépôt. Il
concerne les métadonnées propres au document et aux auteurs. Certaines de ces informations
peuvent être rendues obligatoires, d’autres ne sont pas modifiables.

Configuration de la relecture
Si vous avez activé le module de relecture, allez dans Relecture>Configuration.

Guide de l'administrateur Page 7

 - Règles de relecture
Commencez par définir les règles de relecture (anonymisation des auteurs, dates de relecture,
accessibilité des notes, alertes d’acceptation/refus). Seules les valeurs nommées apparaitront au
relecteur.

- Paramétrage de la grille de relecture

Ensuite, configurez la grille que le relecteur utilisera pour évaluer les dépôts. Ajoutez des critères
(ex : originalité) et donnez-lui une pondération (« 0 »si pas d’influence sur la moyenne). Vous pouvez
nommer jusqu’à 10 valeurs (ex : mauvais, moyen, bien…).

Lorsque vous aurez paramétré toutes les modules actifs, le bouton « Ouvrir le site de la
conférence » s’activera. Si vous le souhaitez, vous pouvez ouvrir le site au public. Pour plus
d’informations voir « Quand ouvrir le site au public » dans la FAQ.

Si vous souhaitez refermer le site, allez dans Mon espace. En bas de page, vous aurez la possibilité de
cliquer sur le bouton « Fermer le site de la conférence ».

Configuration du module Gestion de l’Inscription

Si vous avez activé le module de Gestion de l’inscription, vous devrez configurer ces
fonctionnalités afin de pouvoir ouvrir le site public.

L’inscription se configure en 2 temps :

- le paramétrage général des inscriptions
- le formulaire d’inscription pour les participants

Paramétrage général des inscriptions

Allez dans Gestion de l’inscription>Configuration.
Paramétrez les règles d’inscription obligatoires. N’oubliez pas d’enregistrer.

Guide de l'administrateur Page 8

 Le formulaire d’inscription
Pour paramétrer le formulaire d’inscription, allez dans Gestion de l’inscription>Formulaire.
Toute personne souhaitant s’inscrire devra remplir ce formulaire.

Le formulaire peut être divisé en trois grandes parties.

- Les informations propres au compte utilisateur

Ces informations sont obligatoires et non modifiables, elles font partie des informations relatives au
compte Sciencesconf de l’utilisateur.
- Les informations complémentaires
Certaines questions seront affichées mais pas obligatoires, ce sont des informations
complémentaires. Vous pouvez nous contacter sur support@[Link] afin de masquer
certaines d’entre-elles.

- Les informations personnalisables

Enfin, la partie « Formulaire d’inscription » concerne les questions personnalisables. Elles sont de
plusieurs types. Ces champs peuvent être supprimés grâce à la croix, modifiés grâce au crayon et
déplacés les uns par rapport aux autres grâce aux flèches à gauche de chaque élément.

Si vous souhaitez ajouter des éléments personnalisables, cliquez sur « Ajouter un élément de
formulaire ».

Guide de l'administrateur Page 9

Vous trouverez trois types d’éléments :

1) Les éléments de description qui vous aideront à organiser votre formulaire (titre, description et
saut de ligne)
2) Les éléments où la réponse attendue est un texte, un texte multi-ligne ou un choix parmi une liste
déroulante
3) L’élément de type Catégorie qui vous aidera par la suite à configurer le paiement, en définissant
les différentes catégories de participants.

Guide de l'administrateur Page 10

Si vous souhaitez créer des tarifs différents en fonction du statut du participant, choisissez l’élément
Catégorie.

L’élément catégorie et liste déroulante

Le libellé sera l’information visible pour l’utilisateur. Si vous souhaitez compléter le libellé, utilisez le
champ Description.

Rajoutez autant de valeurs que de catégories. La valeur correspond au nom de la catégorie, il ne

s’agit pas d’une valeur monétaire.

Il est possible de pré-visualiser le formulaire en cliquant sur « Aperçu du formulaire d’inscription »

affiché en bleu, à côté d’ « Ajouter un élément de formulaire ».

Si vous souhaitez ajouter des options supplémentaires (payantes ou pas), vous pouvez ajouter des
éléments de type Liste déroulante. Vous pourrez choisir le type « oui/ non » pour un dîner de gala,
ou bien une « liste personnalisée » s’il s’agit d’une liste de lieux à visiter. Chaque valeur correspondra
alors à un lieu en particulier.

Le paramétrage de l’inscription est modifiable tant qu’il n’y a pas d’inscrits. Sinon, pour remodifier le
formulaire, il faudra effacer tous les inscrits.
Guide de l'administrateur Page 11
Si vous n’avez pas activé le module de paiement, vous pouvez ouvrir votre site.

Configuration du paiement
Si vous avez activé le module Paiement, allez dans Gestion de l’inscription>Paiement.
Vous aurez deux étapes importantes à configurer.

C’est aux organisateurs de la conférence de gérer l’ouverture de comptes bancaires.

Si vous utilisez un service local de paiement en ligne, voir la FAQ.
Si vous utilisez un service de type Paybox, Sciencesconf se charge uniquement de faire le lien entre
votre conférence et votre compte Paybox; mais c’est à vous de créer votre compte sur ce système
[Link]

Choix des modes de paiement

Les modes de paiement possibles sur Sciencesconf sont : en ligne (le paiement distant paramétré par
votre service financier ou le paiement par Paybox), par chèque, par transfert bancaire, sur place ou
par bon de commande.
Pour chacun, vous devrez renseigner certaines informations obligatoires.

- Informations Paybox
Afin de paramétrer le paiement en ligne Paybox, il faudra renseigner les informations
suivantes fournies par Paybox : le numéro de site, le rang et l’identifiant.
L’url du système distant commence par le nom court du site de votre conférence, suivant le modèle
ci-dessous :

La liste des inscriptions est visible dans Gestion de l’inscription>Inscrits. Les paiements réalisés en
ligne seront mis à jour automatiquement
Guide de l'administrateur Page 12
L’état des paiements en ligne change automatiquement au vert (validé) si la transaction a été
finalisée. Pour le reste des transactions, il faudra que l’administrateur (ou le Gestionnaire) valide le
paiement manuellement dès que le paiement a été reçu. Vous pourrez avoir plus de détails de cette
action dans le Guide du Gestionnaire.

- Afficher des paiements avec ou sans taxe

Vous pouvez définir si les montants indiqués sont HT ou TTC.

Configuration des frais d’inscription

Les frais d’inscriptions sont à saisir dans cette partie.
Les montants doivent être saisis au minimum jusqu’à la date de fin d’inscription que vous avez
paramétrée dans Gestion de l’inscription>Configuration.
Pour la date de fin de paiement, elle ne devra pas dépasser la date de fin de votre conférence. Cette
information se trouve dans Administration>Paramétrage général.

- Des montants différents par Catégorie

Si vous souhaitez que les frais d’inscriptions soient différents par rapport à une catégorie d’inscrit
(par exemple : étudiant, chercheur), vous retrouverez ici les catégories paramétrées dans la partie
précédente Gestion de l’inscription>Formulaire et vous pourrez définir des montants différents
pour chaque catégorie.

- Des montants différents par date

Vous pouvez aussi paramétrer des montants différents par rapport aux dates d’inscription.
Pour cela, cliquez sur Ajouter un montant et renseignez le montant différent, pour chaque catégorie
par rapport à la date.

- Des montants supplémentaires

Mis à part les montants par Catégorie et Date, il est possible d’ajouter des montants
supplémentaires. Les libellés de ces montants supplémentaires ont été paramétrés dans la partie
précédente Gestion de l’inscription>Formulaire. Ci-dessous, vous visualisez un exemple
d’élément de type Liste déroulante.

Guide de l'administrateur Page 13

Si vous cochez la case de votre élément, vous pourrez rajouter des montants qui viendront
s‘additionner aux frais d’inscription. Si vous ne la cochez pas, l’information sera renseignée par vos
inscrits sans avoir d’incidence sur le montant de l’inscription.

Lorsque vous aurez fini de paramétrer les différents moyens de paiement et montants des
frais d’inscription, le bouton « Ouvrir le site de la conférence » s’activera (Mon espace).
Vous pouvez dès maintenant, ouvrir le site au public.

Guide de l'administrateur Page 14

FAQ
Copier la configuration d’une conférence existante
Si vous souhaitez copier la configuration d’une conférence précédente pour votre nouvelle
conférence, commencez par faire une nouvelle demande de création de conférence afin de créer le
nouveau nom court. Parallèlement, contactez-nous sur support@[Link] afin de copier la
configuration de la conférence référente sur la nouvelle. N’oubliez pas de détailler les noms de
l’ancienne conférence et de la nouvelle.

Donner des privilèges

Allez dans Administration>Privilèges et cliquez à droite sur le crayon à droite. Sélectionnez le ou
les privilèges pour cet utilisateur.

Le privilège administrateur englobe tous les autres privilèges. N’oubliez pas d’enregistrer.

Voici le récapitulatif des privilèges et de ses différents accès :

Privilège
Administrateur Coordinateur Redacteur Relecteur Gestionnaire Webmaster
/accès module

Dépôts      
Inscription      
Gestion
   
éditoriale
Relecture    

Programme    

Gestion des
  
mails

Gestion de
 
l'inscription

Site web   

Administration  

Guide de l'administrateur Page 15

Comment gérer la relecture, l’état des dépôts, l’édition
électronique des documents, le programme et les mails :
Voir le Guide du Coordinateur. (A venir)

Comment gérer l’apparence du site : la langue, l’en-tête, la

disposition, les pages ?
Voir le Guide du Webmaster. (A venir)

Comment déposer ?
Voir le Guide du déposant. (A venir)

Comment relire les dépôts ?

Voir le Guide du relecteur. (A venir)

Quand ouvrir mon site ?

Pour pouvoir ouvrir le site, il faut que tous les modules actifs soient configurés.
Vous pouvez le vérifier dans Mon espace : le bouton « Ouvrir le site de la conférence » est actif, si
toutes les lignes liées aux modules activés sont validées.
Pour vérifier les modules actifs, allez dans Administration>Modules.

Est-ce que je peux modifier le formulaire d’inscription si les

inscriptions sont déjà ouvertes ?
Vous pouvez modifier votre formulaire d’inscription tant qu’il n’y a pas d’inscrits. Si des personnes se
sont déjà inscrites sur votre conférence, vous ne pourrez plus modifier votre formulaire et vous aurez
ce message d’erreur.

Est-ce qu’il est possible de modifier les informations

renseignées lors de la demande de création de conférence
sur le portail [Link] ?
Lorsque votre conférence sera validée, vous pourrez modifier toutes les informations saisies, sauf le
nom court, utile à la création de l’url de votre conférence. Vous pourrez aussi modifier l’apparence
de votre site.

Configuration du service local de paiement en ligne

Si votre institution utilise un service local de paiement, voir le document Paiement. (A venir)

Guide de l'administrateur Page 16

Et si j’utilise Azur-Colloque ?
Aujourd’hui le lien entre les deux plateformes est en cours de réalisation.
Si vous devez utiliser ce système, vous pouvez ajouter une page de type « lien » ou
« personnalisable » dans Site web>Pages et renseigner le lien vers Azur Colloque.
ATTENTION, vous ne pourrez pas utiliser le module d’inscription de Sciencesconf, vous devrez
désactiver ces modules dans Administration>Modules. Les informations d’Azur-Colloque
n’apparaitront pas dans Sciencesconf.

Export vers HAL

Si vous souhaitez exporter les documents de type « texte complet » validés vers l’archive ouverte
HAL vous pouvez en faire la demande à support@[Link] .

Guide de l'administrateur Page 17