Adaptation française des présentations

Olivier Caya
Jacques Lavallée
Danielle Perras
 Chapitre 3
ERP
Fonctionnalités & Caractéristiques

Prof. Salah BAÏNA

 Acronymes
ERP : Enterprise Resource Planning
PGI : Progiciel de Gestion Intégré
MRP : Manufacturing Resource Planning
GPAO : Gestion de Production Assistée par Ordinateur
SI : Système d’Information
BP : Business Process (processus métier)
 L'apparition de l'ERP
1965 MRP1 Materials Requirements Planning
Planification des besoins en composants
(États-Unis)

MRP2 Manufacturing Resource Planning

1980 Planification de la production du plan industriel et
commercial au suivi de production

DRP Distribution Requirement Planning

Planification des besoins en distribution à
partir de la demande

1990 ERP Enterprise Resource Planning

Progiciel de gestion intégré
 Historique
Jusqu’aux années 1990 :
◼ On remarque beaucoup d'applications séparées et spécifiques à
un secteur de l’entreprise
◼ Gestion Commerciale, Facturation, Gestion des stocks
◼ Comptabilité, Paye
◼ GPAO (Gestion de production assistée par ordinateur)
◼ De nombreux logiciels spécifiques « maison »
◼ Des interfaces pour transférer périodiquement (manuellement)
les informations d’une application à une autre.
Dans les années 1990 :
◼ Augmentation de la puissance et de la connectivité des systèmes
◼ Apparition des réseaux
◼ Nécessité d’intégration des applications pour accompagner les
changements organisationnels des entreprises
 Exploitation d’une base de
données unique
On distingue trois étapes historiques dans
l’évolution du système d’information de gestion:
⚫ Des applications indépendantes
⚫ Des interfaces spécifiques
⚫ L’intégration dans un ERP
 L’intégration des systèmes
applicatifs
Outils bureautiques Messagerie

Gestion des Gestion des Gestion

W achats stocks commerciale
o
r G
k Gestion des Gestion des Gestion des E
f immos projets ressources D
l
o
w Gestion de Gestion des
Comptabilités
la trésorerie RH et paie

Reporting / EIS
1° - Des applications indépendantes

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 1° - Des applications indépendantes
⚫ Un système d’information existe pour chaque fonction
⚫ Chaque fonction, (commerciale, production, recherche & développement,
comptabilité et finances, ressources humaines ) dispose de sa propre
base de données

Exemple :
Les données concernant un client (code, nom, adresse) peuvent différer de
l’application comptable à l’application commerciale.
 1° - Des applications indépendantes

Problèmes:
Retard, Ordres perdus, Introduction d’erreurs suite à différentes saisies dans
différents systèmes
2°- Des interfaces spécifiques

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 2°- Des interfaces spécifiques
◼ Les interfaces spécifiques ont instauré une communication
entre les différents modules.
◼ L’utilisateur prend l’initiative de mettre à jour les bases des
autres modules par un transfert ponctuel des données.

Exemple :
Mise à jour des écritures comptables à partir du
module commercial.
 2°- Des interfaces
spécifiques
◼ L’intégration Technologique (EAI-ESB)
◼ Mise en place d’une interface de
communication unique entre les
différentes applications, de manière à
les faire communiquer entre elles plus
facilement
 2°- Des interfaces spécifiques
L'effet spaghetti
« De très nombreuses entreprises souffrent aujourd'hui du syndrome des
applications "spaghetti", c'est-à-dire à ce point liées, voire même emmêlées,
entre elles, qu'il est devenu très difficile de les gérer et de les faire évoluer sans
risque »
2°- Des interfaces spécifiques
3° - L’intégration dans un ERP
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 3° - L’intégration dans un ERP
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PROCESSUS
 3° - L’intégration dans un ERP
Fournisseur ENTREPRISE Client

Métier 1

Métier 2

Métier n
Processus

…
 Caractéristiques d’un ERP

Les ERP
On remplace les applications disparates par une seule
applicable capable de prendre en charge toutes les
fonctions de manière cohérente

⚫ Exploitation d’une base de données unique

⚫ Fonctionnalités intégrant tous les champs de la gestion
⚫ Grande capacité de paramétrage
⚫ Outil d’aide à la décision
⚫ Architecture informatique ouverte
Caractéristiques d’un ERP
Caractéristiques d’un ERP
 L’intégration « Données» dans un ERP

⚫ Une donnée est saisie, une seule fois, au

moment de l’événement qui la génère.
⚫ Elle est disponible en temps réel pour l’ensemble
des utilisateurs (autorisés) de la base unique,
commune à tous les modules.
⚫ La base de données relationnelle permet d’éviter
les redondances.
 L’intégration « Process » dans
un ERP D C
P I O
R S M
Fonctions A •E O T V P
E T
de l’entreprise C T D R
N A
H U U I
A D C B T B
T E T U E I
S S I T S L
O I I
N O T
N E
Processus 1

Processus 2

L'ERP permet d'avoir une entreprise basée sur une structure horizontale. Les activités
sont organisées en interne pour les besoins de l'entreprise et en externe pour les besoins
des clients : il faut donc créer les processus qui traverseront les activités de l'entreprise.
 24

ERP dans les entreprises

 L'apparition de l'ERP

⚫ Un ERP (Enterprise Ressource Planning) ou

Progiciel de Gestion Intégrée a pour objectifs :
⚫ de mettre en réseau,
⚫ à l’aide d’une base de données unique,
⚫ l’ensemble des informations relatives aux
fonctions de l’entreprise.
 ERP - Caractéristiques
Un ERP
▪ Couvre plusieurs domaines de gestion (>= 3)
▪ Contient un référentiel unique de données (référentiel : gère à la fois la
structuration et l’accès aux données)
▪ Peut être adapté aux besoins spécifiques de l’entreprise
▪ Les modules partagent le même référentiel auquel ils accèdent
directement
▪ Est développé par un seul fournisseur
PP
(Production
Planning)
SD Référentiel
(Sales &
Distribution) Central
FI MM
(Finance)
(Material HR
Management) (Human Resource)
 ERP - Caractéristiques
Intégration à l’échelle organisationnelle
Supporte des processus métiers « best practice »
Les processus métier sont liés les uns aux autres
Le logiciel peut être adapté
Tout ERP vient avec un package d’implémentation
User 3 User 4
User 2 User 5
User 1 User 6
Application 2
Application 1 Application 3

Client / serveur
3 tiers référentiel de Données Central
 Fonctionnalités
Un ERP permet:
⚫ une très forte automatisation des tâches répétitives
⚫ une gestion en multi-devises
⚫ une structuration complexe, multi-axes et multi-hiérarchiques de
l’analyse de gestion
⚫ la planification des tâches de gestion et le suivi des opérations en
cours
⚫ les opérations de consolidation des comptabilités dans les groupes
de sociétés

⚫ la gestion des procédures de contrôle des opérations (workflow)

 Fonctionnalités
Un ERP doit :
⚫ répondre à des besoins spécifiques à chaque entreprise
: module d’atelier de génie logiciel
⚫ s’adapter à de nouveaux domaines de la gestion :
⚫ la gestion de la relation clients (CRM),
⚫ la gestion des compétences en relations
humaines
⚫ la gestion de la chaîne logistique.
 Le paramétrage
⚫ Paramétrage de la base de données pour l’adapter
aux métiers et aux pratiques spécifiques de
l’entreprise.

Exemple :
L’entreprise textile Gilclaude doit gérer une table de produits
concernant 300 à 400 articles qui comportent chacun une vingtaine
de positions (taille/couleur).
Un paramétrage spécial a permis d’éviter la multiplication des
références par article en mettant en place un système de gestion
par lot, par la création d’un article générique.
 Le paramétrage
⚫ Paramétrage de l’espace personnel de chaque poste de
travail :
⚫ Autorisations d’accès
⚫ Environnement graphique personnalisé
⚫ Traçabilité des opérations.
 Une architecture informatique ouverte

◼ L’architecture informatique intègre des

technologies diverses et avancées :
◼ Utilisation d’un réseau multi-sites
◼ L’intégration est réalisée par un réseau
Intranet/Extranet.
◼ La consultation et la modification décentralisées
de la base de données en utilisant les
connexions Internet.
 33

Composantes ERP
◼ Base de données commune
◼ Données standardisées
◼ Données non redondantes
◼ Données disponibles pour tous
◼ Synchronisation des traitements
◼ Données mises à jour en temps réel
◼ Enregistrement automatique des opérations, notamment
des opérations comptables
◼ Aide au décisionnel
◼ Utilisation de la base en client/serveur
◼ Création d’états et tableaux de bord adaptés aux
besoins de l’utilisateur
ERP vs ERP étendu
 Evolution des besoins en gestion
◼ A l'intérieur de l'entreprise, le travail change
◼ Les acteurs doivent coopérer dans des
processus
◼ On professionnalise des métiers en structurant
les échanges entre ces métiers
◼ Les échanges d'information deviennent à la fois
plus formels et plus dématérialisés
◼ Développement de la notion de processus :
Business Process Reengineering
Challenges de la gestion de Production
◼ Production à la commande de produits en quantités
arbitraires et spécifiés par le client
◼ Capacité informationnelle à traiter les clients
individuellement
◼ Réduction du cycle de fabrication et des délais
◼ Convergence des produits et des services
◼ Réseaux globaux de production et coopération inter-
entreprises dans tous les domaines de la chaîne
logistique
 Adaptation à tous les types
de production
Conception à la Fabrication à la Fabrication
commande commande discrète
C
o
m
p
l Commande Assemblage à la Fabrication
e
client commande répétitive
x
i
t
é

d Production par Production de

e
s
lotissement masse
p
r
o
d Production Production en
u
it
en ligne process
s continu

stabilité des produits

 Le Cas SAP : Présentation de SAP R/3
Solutions SD FI Modèles de
Comptabilité
intégrées Ventes
Financière
données
MM CO d'entreprise
Gestion
des articles. Contrôle de
Gestion
PP AM
Richesse Immobili-
fonctionnelle
Production
R/3 -sations. Architecture
Client / serveur
QM
Assurance
Client / Serveur PS
Gestion de
Destinés à Qualité
PM ABAP/4 WF
Projets
tous les Maintenance Systèmes
Workflow
types d'activités HR IS Ouverts
Ressources Solutions
Humaines Métiers
Plus de 10 000
installations dans
Multinational le monde entier
 Gestion de la Logistique
➢ SD - Administration des Ventes:
Gestion des prospects; prise de
commande; expédition; facturation. SD
➢ MM - Gestion Matières: gestion des MM Ventes
achats, approvisionnements et dépôts; Achats
DRP. PP Stocks
➢ PP - Gestion de la Production: Production
Planification, suivi de fabrication, calcul
du coût de revient . Adapté à tous types QM
de fabrication.
Assurance
➢ QM - Gestion de la Qualité : Contrôle qualité PM
qualité de toute la chaîne logistique.
Maintenance
➢ PM - Gestion de la Maintenance: SM
Maintenance préventive et curative des SAV
équipements.
➢ SM - Gestion du SAV: Gestion du
parc client Gestion de la
garantie
 Gestion Financière
FI ➢ FI - Gestion financière: Comptabilités
Gestion générale, clients, fournisseurs; trésorerie
Financière CO et consolidation.
Contrôle de ➢ CO - Contrôle de Gestion: Analyse des
Gestion AM coûts par centres, opérations; Compte de
Immobilisations résultat analytique.
➢ AM - Gestion des Immobilisations:
PS
Gestion comptable, physique et
Gestion de
technique des immobilisations; suivi des
WF Projets
Workflow investissements.
IS
Industry ➢ PS - Gestion de Projets: gestion
Solutions financière et opérationnelle (Planning,
tâches, charges, ressources ..)
 Modules de la production
PP - BD
Basic Data

PP - MPS Introduction
Master Prod. Scheduling SD FI

MM CO
PP - MRP
Mat. Rqmts. Planning PP AM

PP - CRP
R/3
Capacity Rqmts. Planning Client / Server
QM PS
PP - SFC
ABAP/4
PM WF
Shop Floor Control
HR IS
PP - PI
Process Industries

PP - PC
Product Costing

PP - IS
Production Info System
 Prévisions ventes par famille
Evaluation plan appros
Commande client Evaluation charges ressources critiques
Consommation PIC par famille
des prévisions Macro-gammes
Livraison client Ressources critiques
PIC par article PIC par article Evaluation
Ecriture fact. à émettre
de la famille de la famille Matières critiques
Ecriture mvts stocks lissage charges
Planification Long Terme Gammes court terme
Plan Directeur Scénario reprenant bes. indép. PDP
Facture client
Ecriture facture Besoins indépendants sur PF
Analyse marge Besoins dépendants sur SF Remise en cause besoins indépendants
version active ou de simulation
Evaluation plan appros
MRP Lissage de charge
Besoins dépendants Capacité finie
sur tous niveaux
Sug. Achats Sug. Fab.
Ordres planifiés Ordres planifiés
Transformation OF Coût Budgété OF
Sous Traitance
Demande Achats OF ouvert

Réservations OF lancé Impression documents

Cde Fournisseur
Ecriture engagement Sorties Suivi matières/Temps Pointage de temps
Ecritures de stocks OF confirmé
Réception STOCKS
Ecriture fact. à recevoir Entrée Déclaration Fab. Coût réel OF
Ecriture mvts stocks Ecritures de stocks
Facture Fournisseur Solde OF
Régulari.
Ecriture facture Imputation
régul. stock Ecritures imputations
écarts Ecritures mvts stocks
Ecritures collecteur
 Adaptation des processus
Comptabilité
générale
Ex: Livraison sur stock Client
Service
Expéditions
Comptabilité
Clients
Administration
des ventes

Vérification de
Vérification
la disponibilité Commande
du crédit client
des produits

Non
Proposition de délai
Ecritures Non
de stock Sorties de stock Notification de refus
Bordereaux
de livraison
Ecritures
Facture
Facturation Facture

Ecritures
Règlement Enregistrement
Règlement
Règlement
 Adaptation des processus
Ex : Fabrication à la commande
Achats Production Bureau
d’études Client
Etudes
Consultation
techniques

Délai de Devis Offre

livraison

Besoins
matière Planification
Commande
Ordres d’achat de la fabrication
fermes
 Processus Achat
Traitement des ordres d’achat fermes issus de la planification de la production,
de la gestion des stocks et des besoins ponctuels

Fournisseur(s) Service Comptabilité Comptabilité Achats

Réceptions générale Fournisseurs
Demandes de
Consultation
prix et de délai

Choix du
Offres
fournisseur

Passation
Commande
de commande
Bordereaux
Ecritures
Expédition de réception
de stock
Entrées en stock
Contrôle
Facture
de la facture
Ecritures Enregistrement
Facture de la facture
Ecritures Paiement
Paiement de la facture
Règlement
 La gestion de la production
Comptabilité Gestion Ateliers Planification Commercial
générale des stocks
Prévisions
Ecritures Sortie de
composants Fabrication PDP
de stock
Commandes
clients
Ecritures MRP
Entrée en stock
de stock OF suggérés

Ecritures Déclarations Affermissement

de fabrication de production OF fermes

Lancement
OF lancés

Ecritures
Expédition
de stock
 Qu’apportent les ERP ?
◼ Touche « tous » les volets fonctionnels de l'entreprise
◼ Mise en cohérence du système d'information
◼ Existence d'un référentiel unique de données
◼ Capacité de récupérer automatiquement et quasi
instantanément toute l'information
◼ Homogénéisation des méthodes de travail
 Quel intérêt pour l’entreprise ?
◼ Décisionnel
◼ Aide à la décision
◼ Économique
◼ Réduire des coûts de maintenance
◼ Améliorer et accélérer les processus
◼ Gestion commerciale / relation client
◼ Organisationnel
◼ Réduire les délais de traitement ou
d'acheminement des flux d'information dans
l'entreprise …
 Avantages de l’ERP

Sans ERP Avec ERP

• Plusieurs langages/formats/ • Unicité du format de l'information qui

technologies selon les branches de est unique et est disponible en temps
l'entreprise; «hétérogénéité » réel à tous les niveaux de l'entreprise; «
homogénéité »
• Redondances quant à la saisie
d'information • Toutes les données sont regroupées
dans une seule base de données et
• Manque de réactivité et peuvent servir à tous les domaines
d'informations décisionnelles
• L'information circule facilement : cela
permet d'avoir des outils de gestion
puissants
Nouvelles tendances : L’ERP étendu
L’ERP étendu consiste à prolonger l’utilisation des outils de
gestion intégrés à un ensemble d’utilisateurs externes à
l’entreprise en intégrant en amont toute information utile à
l’entreprise et en permettant aux partenaires de bénéficier
d’une information en temps réel.

(Source : PAC 2003)

 Inconvénients majeurs
Inadéquation entre le système d’information et la
couverture fonctionnelle de l’ERP
Fonctionnalités mal Développements
ou non exploitées spécifiques

Cible du SI

Couverture fonctionnelle
totale de l’ERP Fonctionnalités bien exploitées
 Les risques
◼ Nécessite la mise en œuvre de modules spécialisés en
complément
◼ « Perte de contrôle » du système d’information
◼ Infrastructure du SI externalisée
◼ Perte/diminution de la connaissance, du savoir-faire en
interne
◼ Dépendance client-éditeur « extrême »
◼ Risque de « fuite en avant »
◼ Consulting /expertise onéreux
 Complexité de la mise en œuvre
◼ Risques lié au projet :
◼ Une mauvaise définition des besoins et
exigences
◼ Une mauvaise communication au sein de
l'entreprise
◼ La résistance aux changements
◼ L'incapacité à s'adapter aux nombreuses
possibilités d'évolution d'une entreprise
◼ L'incapacité à recouvrir l'éventail des
complexités d'une entreprise
Complexité de la mise en œuvre
◼ Ne pas négliger certaines étapes du projet :
◼ Audit de l'organisation de l'entreprise
◼ L'analyse des processus
◼ Intégration
◼ Tests
◼ Documentation - Formation
 Productivité : variations après
l’installation d’un ERP
Ensuite...
⚫ Fonctions de base : maîtrisées
⚫ Productivité en hausse continue
Pendant plusieurs semaines ⚫ Connaissances bien plus
⚫ Fonctions de base difficiles approfondies
⚫ Niveau de performance en baisse ⚫ Exceptions plus familières
⚫ Mode apprentissage ⚫ Moral amélioré
⚫ Exceptions mal traitées ⚫ Environnement technique stable et
dimensionné
⚫ Moral des utilisateurs en baisse
⚫ Environnement technique fragile

Pendant plusieurs mois

⚫ Fonctions de base familières
⚫ Productivité en amélioration
⚫ Raccourcis partagés
⚫ Exceptions mieux traitées
⚫ Solutions partagées
⚫ Expertises émergentes
⚫ Meilleur moral des utilisateurs
 Conclusion

◼ La mise en place d’un projet ERP est d’abord un

projet organisationnel.
◼ Au-delà de la complexité technique des matériels et
logiciels mis en service, l’introduction d’un ERP
entraîne :
◼ la remise en cause des compétences et des métiers
◼ une redéfinition des jeux de pouvoir
◼ une évolution de la culture de l’entreprise et de son
système de valeurs.