Processus de recrutement d'un collaborateur : les étapes
Vous êtes manager et devez recruter un nouveau collaborateur. Voici une fiche outil
présentant les principales étapes d'un recrutement : un processus en 3 phases.
Objectifs et enjeux du processus de recrutement
L'équation à résoudre parait simple : trouver le candidat le plus proche possible du profil
que vous avez déterminé. Toutefois, dans les faits, recruter est un art difficile. En effet, des
facteurs humains, délicats à évaluer, interviennent dans le processus - de même que les
résultats d'un recrutement deviennent aléatoires si la qualification en amont du poste et du
profil recherché n'est pas assez précise.
Autre point de vigilance : l’intégration . Tout l'effort et le professionnalisme mobilisé dans
la sélection des candidats peuvent être annihilés si la phase d'intégration est négligée. Vu les
enjeux du recrutement, il vaut mieux être rigoureux du début à la fin de processus.
Pratique
Les étapes du recrutement
Tout commence par un besoin :
Remplacement d'un collaborateur suite à un départ, une mutation...
Création d'un poste pour absorber une charge de travail supplémentaire, etc.
Le besoin se matérialise par une décision de recruter, c'est le point d'entrée du processus.
L'embauche en interne ou en externe n'est pas toujours la seule réponse à un besoin. Des
solutions alternatives peuvent être possibles selon les situations : réorganisation du travail,
déplacement de personnel, recours à un intervenant ponctuel, etc.
Etape 1 - Préparation du recrutement : qui et comment ?
1.1- Définition du poste
L'objectif est de décrire précisément le contenu du poste à pourvoir. La description est simple,
directe, elle s'appuie sur des verbes d'action. Elle donne lieu à une fiche de poste.
Cette dernière contient :
les grandes missions (finalités du poste dans l'activité de l'entreprise)
les principales tâches et activités
le positionnement du poste dans la structure (relations hiérarchiques...)
les responsabilités et prérogatives (management d'équipe, budget géré, etc.)
les liaisons avec les autres fonctions
les conditions de travail
les spécificités du poste (difficultés ...)
1.2 - Elaboration du profil du candidat
Après avoir rédigé une fiche de poste décrivant de manière générique l'emploi proposé, vous
devez définir le profil du candidat idéal à mettre en face. Il est principalement question de
compétences.
Vous pouvez utiliser un tableau comme celui-ci pour classifier les compétences que vous
recherchez
En colonne le type de compétences :
Savoirs : connaissances - matérialisés par le cursus et les diplômes obtenus
Savoir-faire : les pratiques maîtrisées, de l'ordre de l'expérience
savoir être : qualités personnelles, comportementales, sociales
En ligne, l'importance accordée à chaque item :
Indispensables : requises absolument pour la tenue du poste. Un manque éliminatoire
Importantes : les compétences "normales" attendues pour exécuter ses missions
convenablement
complémentaires : un plus, pas indispensable, mais intéressant
Par exemple, la maîtrise de l'Anglais peut être une compétence indispensable pour un poste
en relation avec des partenaires internationaux.
En plus de ces compétences, d'autres informations peuvent venir compléter le profil. Par
exemple : la mobilité géographique, la détention du permis de conduire ou encore la
disponibilité (avec la date de début souhaité)
1.3 - Choix des méthodes et moyens de recrutement
La première question à vous poser est : faut-il recruter en interne ou externe ? Chaque
alternative possédant ses avantages et ses inconvénients , à vous de bien peser le pour et le
contre et faire le bon choix.
Ensuite se pose la question de la méthode à retenir...
Qui mène le recrutement ? Un cabinet extérieur ? Etc.
... et des canaux de recrutement (appelé aussi canaux de sourcing) :
publication d'offre d'emploi (insertion dans la presse, sur des sites de recrutement appelés
aussi jobboards, via les réseaux sociaux, dans les écoles...),
exploitation d'une base de CV (Pôle emploi, APEC),
recherche dans votre vivier de candidatures spontanées,
approche directe (chasseur de têtes),
cooptation,
affichage sur place (pour une boutique un restaurant...),
job dating (rencontre flash entre candidats et recruteurs),
forums et salons,
gamification,
...
Attention de bien choisir les canaux et les médias (ou sources) en fonction du profil des
cibles .
Par exemple : publication d'une offre d'emploi sur le site de l'APEC pour recruter un
responsable marketing, sollicitation du vivier de pôle emploi pour un mécanicien.
Autre question : quels vont être les outils pour évaluer les candidats ?
tests (de personnalité, d'aptitude, d'intelligence, mise en situation...)
entretien en face en face
entretien de groupe
Ces décisions débouchent sur l'estimation d'une enveloppe budgétaire pour mener la
campagne de recrutement.
Une fois les choix méthodologiques arrêtés, les sources de candidats choisies, il est temps de
passer à la phase d'action.
Etape 2 - Conduite du recrutement : recherche des candidats et sélection
2.1 - Préparation de la campagne de recrutement et de la sélection des candidats
La campagne de sourcing
Négociation des contrats avec les prestataires en cas d'externalisation, organisation du
planning du recrutement (à l'aide d'un diagramme de Gant ), fixation des dates et fréquences
de publication, rédaction des petites annonces, rédaction du plan d'action (si la complexité
l'exige).
La sélection des candidatures
Formalisation du processus de sélection, exemple avec 2 entretiens :
Mais aussi organisation des journées de recrutement, briefing des intervenants, etc.
2.2 - Lancement du recrutement
Mise en oeuvre de plan d'action : réservation des espaces, mise en ligne des annonces, etc.
2.3 - Sélection des candidatures
2ème partie de la phase opérationnelle : lancement du processus dès réception des
candidatures. Réalisation des tests, tenue des entretiens, sélections intermédiaires et décision
finale.
Etape 3 : Intégration du nouvel embauché dans l'entreprise
Pour donner le maximum de chance de réussite au nouveau venu, il est indispensable qu'il
suivre un programme d'intégration digne de ce nom . Il serait dommage de voir un bon
élément démissionner durant sa période d'essai à cause d'une intégration sommaire, voire
inexistante.
3.1 - Accueil du nouvel embauché
La réussite de cette phase repose sur une organisation bien ficelée des premiers jours, des
premières semaines, des premiers mois du nouveau collaborateur dans votre entreprise. Cette
intégration est émaillée de rencontres et de présentations pour bien connaître l'organisation et
le fonctionnement de l'entreprise, les gens qui la composent, ainsi que sa culture.
Puis des rencontres plus focalisées avec le n+1 lui permettent de prendre son poste en main.
Un livret est généralement remis.
3.2 - Réalisation des formalités administratives
Recruter implique de nombreuses formalités qu'il convient de remplir le plus tôt possible dans
le processus :
rédaction du contrat de travail,
envoi de la déclaration unique d'embauche,
mise à jour du registre unique du personnel
