Formation Word 2019-2020

FORMATION MICROSOFOT WORD

2010
I. PRESENTATION GENERALE DU WORD ................................................................. 3
1. Présenter l’interface générale de Word ...................................................................................... 3
2. Présenter le ruban Office ............................................................................................................ 3
2.1 Présenter les onglets du ruban.............................................................................................................. 3
2.2 Groupe des onglets .............................................................................................................................. 4
2.3 Icônes des groupes .............................................................................................................................. 4
3. Zone de rédaction ........................................................................................................................ 5
4. Barre d’état ................................................................................................................................. 5
II. BASE DE WORD ET LES STYLES .............................................................................. 6
1. Onglet Fichier.............................................................................................................................. 6
1.1 Créer un nouveau document ................................................................................................................ 6
1.2 Enregistrer un document Word ............................................................................................................ 6
1.3 Enregistrer un document Word sous format PDF ................................................................................. 8
1.4 Protéger un document Word par un mot de passe ................................................................................. 8
1.5 Imprimer un document Word............................................................................................................... 9
1.6 Ouvrir un document Word enregistré ................................................................................................... 9
2. Onglet Accueil ........................................................................................................................... 10
2.1 Groupe Police ................................................................................................................................... 11
2.2 Groupe Paragraphe ............................................................................................................................ 11
2.3 Groupe Style ..................................................................................................................................... 12
2.4 Créer des titres/chapitres dans un document ....................................................................................... 13
2.5 Modifier et personnaliser des styles ................................................................................................... 13
2.6 Utiliser l’orthographe ........................................................................................................................ 13
III. MISE EN FORME D’UN DOCUMENT ...................................................................... 15
1. Marges ....................................................................................................................................... 15
1.1. Afficher les marges ........................................................................................................................... 15
1.2. Ajuster la taille des marges ................................................................................................................ 16
1.3. Régler l’orientation de la page ........................................................................................................... 17
2. Sauts .......................................................................................................................................... 18
2.1. Créer un saut de page ........................................................................................................................ 18
2.2. Créer un saut de section ..................................................................................................................... 19
3. Colonnes .................................................................................................................................... 21
3.1. Ajouter des colonnes dans tout le document ....................................................................................... 22
3.2. Ajouter des colonnes dans une partie d’un document ......................................................................... 22
4. Arrière-plan de la page ............................................................................................................. 23
4.1. Modifier la couleur des pages ............................................................................................................ 23
4.2. Ajouter un filigrane aux pages ........................................................................................................... 24
5. Bordures de page....................................................................................................................... 25
IV. CORRECTION D’ORTHOGRAPHE ET DE GRAMMAIRE ................................... 26
1. Activer ou désactiver la correction et la vérification................................................................ 26
2. Personnaliser la correction automatique .................................................................................. 27
3. Corriger l'orthographe et la grammaire .................................................................................. 29
V. INSERTION DES IMAGES ET DES FORMES DANS WORD ................................ 30
1. Insérer une image dans un document ....................................................................................... 30
2. Régler la position d’une image.................................................................................................. 30
3. Rogner et pivoter une image avec Word .................................................................................. 32
4. Mettre en valeur une image ...................................................................................................... 33
5. Insérer des formes ..................................................................................................................... 34
6. Insérer des schémas................................................................................................................... 36
VI. UTILISATION DES TABLEAUX EN WORD ............................................................ 37
1. Insérer un tableau ..................................................................................................................... 37
2. Modifier un tableau................................................................................................................... 38
2.1. Ajouter une nouvelle ligne / colonne.................................................................................................. 38

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2.2. Fusionner et fractionner des cellules .................................................................................................. 39

2.3. Ajuster la largeur et la hauteur d’une ligne ou d’une colonne .............................................................. 40
3. Modifier le style d’un tableau ................................................................................................... 41
VII. INSERTION D’UNE TABLE DES MATIERES AUTOMATIQUE EN WORD ....... 42
1. Insérer une table des matières dans un document Word ......................................................... 42
2. Mettre à jour la table des matières ........................................................................................... 43
3. Modifier une table des matières ................................................................................................ 44
4. Créer des références bibliographiques ..................................................................................... 44
4.1. Insérer des références bibliographiques .............................................................................................. 44
4.2. Modifier une référence bibliographique ............................................................................................. 45
4.3. Générer automatique la bibliographie ................................................................................................ 45
4.4. Insérer des notes de bas de page......................................................................................................... 46
5. Utiliser l’en-têtes et pieds de page............................................................................................. 46
5.1. Numéroter les pages .......................................................................................................................... 46
5.2. Numéroter les pages paires et impaires .............................................................................................. 47
5.3. Numéroter la page de titre ................................................................................................................. 47
6. Créer la liste des tableaux ......................................................................................................... 48
6.1. Insérer une légende à chaque tableau ................................................................................................. 48
6.2. Créer la liste des tableaux .................................................................................................................. 48
7. Créer la liste des figures ............................................................................................................ 48
7.1. Insérer une légende à chaque figure ................................................................................................... 48
7.2. Créer la liste des figures .................................................................................................................... 48
VIII. CREATION D’UN QUESTIONNAIRE EN WORD ............................................ 49
1. Activer l’onglet Développeur .................................................................................................... 49
2. Lister les fonctions d’un questionnaire ..................................................................................... 50
2.1. Insérer une zone de texte ................................................................................................................... 50
2.2. Insérer une case à cocher ................................................................................................................... 51
2.3. Insérer une liste déroulante ................................................................................................................ 51
2.4. Réinitialiser les champs et afficher les ombrages des champs ............................................................. 52
2.5. Prévisualiser et tester le questionnaire ................................................................................................ 53
2.6. Utiliser le questionnaire ..................................................................................................................... 53
2.7. Envoyer le questionnaire ................................................................................................................... 53
IX. FUSION ET PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 54
1. Définition ................................................................................................................................... 54
2. Publipostage avec Word............................................................................................................ 54
2.1. Rédiger le document de base ............................................................................................................. 55
2.2. Démarrer la fusion et le publipostage ................................................................................................. 55
2.3. Sélectionner des destinataires ............................................................................................................ 55
2.4. Modifier la liste des destinataires ....................................................................................................... 55
2.5. Insérer les champs de fusion .............................................................................................................. 56
2.6. Aperçu de vos lettres ......................................................................................................................... 57
2.7. Terminer et fusionner ........................................................................................................................ 57
X. ASTUCES MICROSOFT WORD ................................................................................ 57

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I. Présentation générale du Word

1. Présenter l’interface générale de Word
Les différentes parties qui composent Word.

2. Présenter le ruban Office

Le ruban Office permet d’accéder aux principales fonctionnalités de Word :
• Mise en forme du texte,
• Insertion d’éléments dans le document (images, tableaux, etc.),
• Mise en page du document (les marges, l’orientation de la page, etc.),
• Ajout de notes de bas de page, création d’une table des matières, etc.,
• etc.
2.1 Présenter les onglets du ruban
Le ruban Office est composé de 5 onglets importants. :
• Fichier : Cet onglet permet d'ouvrir et enregistrer vos documents.
• Accueil : Cet onglet permet de mettre en forme vos documents.
• Insertion : Cet onglet permet d'insérer des éléments dans vos documents.
• Mise en page : Cet onglet permet de mettre en page vos documents.
• Références : Cet onglet permet de gérer les références de vos documents.

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2.2 Groupe des onglets

Chaque onglet est composé de plusieurs groupes qui rassemblent plusieurs fonctions
complémentaires. Ces fonctions sont représentées par des icônes.

2.3 Icônes des groupes

Les groupes rassemblent des fonctions complémentaires qui sont représentées par des icônes.

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3. Zone de rédaction
La zone de rédaction est l’endroit où s’affiche le document ouvert. C’est la zone du
travail.

4. Barre d’état
La barre d’état permet de régler le niveau de zoom du document, de modifier
le dictionnaire utilisé et d’afficher les statistiques du document ouvert.

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II. Base de Word et les styles

1. Onglet Fichier
1.1 Créer un nouveau document
Pour créer un nouveau document, ouvrez Word depuis le Menu démarrer Windows. Une
page blanche apparaît automatiquement : c’est votre nouveau document.

1.2 Enregistrer un document Word

Pour enregistrer le document sur lequel vous êtes en train de travailler, ouvrez l’onglet Fichier
(1) puis cliquez sur Enregistrer (2).

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Par défaut, Word propose de classer les nouveaux documents dans la bibliothèque de
documents. Si vous souhaitez sauvegarder un document dans un autre dossier, ouvrez-le ou
créez-le à l’aide de l’explorateur Windows (3). Le document sera toujours enregistré à
l’emplacement indiqué dans la barre d’adresse (6) de l’explorateur Windows. Choisissez
toujours un titre (4) qui représente le contenu de vos documents. Cliquer sur enregistrer (5)
pour sauvegarder le document en cours.

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1.3 Enregistrer un document Word sous format PDF

Pour enregistrer un document Word au format PDF, vous devez :
• Ouvrir le document Word à convertir au format pdf ;
• Ouvrir l’onglet Fichier puis cliquez sur Enregistrer sous ;
• Choisir l’emplacement où sera enregistrée la version pdf du document Word ;
• Donner un titre (1) pour le document pdf ;
• Choisir dans le menu déroulant du champ « Type » cliquez sur PDF (2) ;
• Cliquer enfin sur Enregistrer (3).

1.4 Protéger un document Word par un mot de passe

Il est facile de protéger un document Word par un mot de passe. Pour cela, ouvrez
l’onglet Fichier (1) puis cliquez sur Informations (2). Cliquez ensuite sur le bouton Protéger le
document (3) puis choisissez l’une des deux options suivantes dans le menu déroulant qui
s’affiche :
• Chiffrer avec un mot de passe (4) : permet de protéger l’ouverture du document par
un mot de passe.
• Restreindre la modification (5) : permet d’empêcher la modification du document par
les personnes qui ne connaissent pas le mot de passe.

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1.5 Imprimer un document Word

Pour imprimer un document, ouvrez l’onglet Fichier (1) puis cliquez sur Imprimer (2).

1.6 Ouvrir un document Word enregistré

La plupart du temps, vous trouverez vos documents dans la bibliothèque de documents. Pour
y accéder, ouvrez le Menu démarrer (1) de Windows puis cliquez sur Documents (2).

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Si vous ne trouvez pas un document, inscrivez son nom ou son titre dans le champ de
recherche de l’explorateur Windows (3), en modifiant l’endroit de la recherche.

2. Onglet Accueil
L’onglet Accueil est le plus important de Word, il contient les fonctionnalités les plus utilisées.

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2.1 Groupe Police

• Modifier la police d’écriture (1), c’est-à-dire la calligraphie de votre texte.
• Modifier la taille du texte (2).

• Modifier la mise en forme du texte (3) : gras, italique, souligné.

• Modifier la couleur du texte (4), en cliquant sur la petite flèche à droite de l’icône pour
afficher toutes les couleurs.

• Exposant et indice (5) : très utile pour les unités de mesure (km2, m3, ti, etc.).

2.2 Groupe Paragraphe

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• Le groupe « Paragraphe » contient des fonctions très utiles. Il permet par exemple d’ajouter
une liste à puces, une liste numérotée ou encore une liste à plusieurs niveaux (1).

• Pour gérer les niveaux hiérarchiques des listes, utilisez les boutons Diminuer
retrait et Augmenter retrait (2).

• Le groupe Paragraphe contient aussi les fonctions qui permettent d’aligner le texte (3)
d’un document. Ces 4 icônes permettent d’aligner le texte d’un document (à gauche, au
centre, à droite ou justifié).

• Les bordures sont très utiles pour encadrer un paragraphe ou ajouter un trait sous un
paragraphe. Cliquez sur la petite flèche à droite de l’icône bordure (4) pour choisir sur
quel(s) côté(s) doit s’afficher la bordure.
• Les marques de paragraphe sont des symboles qui permettent de comprendre la structure
d’un document. Elles indiquent notamment les espaces, les retours à la ligne et les
tabulations, en cliquant sur l’icône Marques de paragraphe (5).

2.3 Groupe Style

Les styles présentent un élément fondamental de Word. Ils permettent de :
• Modifier la mise en forme de tout un document en quelques secondes ;
• Créer des titres et une hiérarchie dans un document (chapitre, sous-chapitre, sous-titre,
etc.) ;
• Générer automatiquement une table des matières basée sur les titres du document.

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2.4 Créer des titres/chapitres dans un document

En appliquant les styles « Titre 1 », « Titre 2 » sur les lignes souhaitées (le style de base
« Normal » qui s’applique par défaut).

2.5 Modifier et personnaliser des styles

Word propose plusieurs modèles de styles. Pour y accéder, cliquez sur le bouton Modifier les
styles (1). Dans le menu qui apparaît (2), vous avez la possibilité de choisir un jeu de
styles différent. Depuis ce menu, il est ensuite possible de modifier les couleurs, les polices ainsi
que l’espacement de paragraphe du jeu de styles sélectionné. Choisissez d’abord le jeu de style
qui vous convient le mieux, puis adaptez les couleurs, polices et espacement de paragraphe selon
vos préférences.

2.6 Utiliser l’orthographe

Word souligne automatiquement en rouge les mots mal orthographiés.

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Pour corriger un mot souligné en rouge :

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot souligné en rouge.
• Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur la proposition correcte.

Si vous avez l’impression que le dictionnaire ne fonctionne pas, suivez la procédure suivante :
• Sélectionnez tout le texte du document avec la combinaison de touches suivante : CTRL
+ A (le texte doit apparaître sous fond bleu (1)) ;
• Dans la barre des tâches de Word, cliquez sur la langue affichée (2). Ne cliquez pas sur
l’icône du dictionnaire mais bien sur le texte ;

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• Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur la langue dans laquelle est rédigé le document.
Vérifiez que la case Ne pas vérifier l’orthographe ou la grammaire n’est pas cochée ;
• Cliquez sur OK.

III. Mise en Forme d’un Document

L’onglet Mise en page du ruban Office est surtout utilisé pour ajuster la taille des marges ou
régler l’orientation d’un document.
1. Marges
1.1.Afficher les marges
Pour afficher les marges des pages dans Word, suivez la procédure suivante :

• Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Options ;

• Dans le menu latéral gauche de la fenêtre qui apparaît, cliquez sur Options avancées (1) ;
• Cochez la case Afficher les limites d’un texte (2) ;
• Cliquez sur OK (3) pour valider le changement.

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Les marges seront désormais affichées dans tous vos documents Word. Ces indications ne
s’impriment pas.
1.2.Ajuster la taille des marges
Il est très utile de savoir ajuster la taille des marges dans un document. Cela permet par
exemple d’imprimer un document sur une seule page lorsqu’il déborde un peu sur la deuxième
page.

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Pour ajuster la taille des marges, ouvrez l’onglet Mise en page (1) puis cliquez sur le
bouton Marges (2). Dans le menu qui apparaît, cliquez sur le modèle souhaité (3) : Normales,
Etroites, Modéré, Larges, En miroir. Ce dernier modèle est à réserver aux documents qui doivent
être reliés.
Pour définir manuellement la taille des marges, cliquez sur Marges personnalisées (4). Après
avoir cliqué sur Marges personnalisées (4), la fenêtre suivante apparaît :

Puis, Définissez manuellement la taille des marges souhaitée (5) pour le document ouvert
puis cliquez sur OK (6).
1.3.Régler l’orientation de la page
Pour modifier l’orientation d’un document, commencez par ouvrir l’onglet Mise en page (1).
Cliquez ensuite sur le bouton Orientation (2) puis cliquez sur l’orientation désirée
(Portrait/Paysage).

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2. Sauts
En général :
• Le saut de page permet de passer à la page suivante en évitant de faire des retours à la
ligne.
• Le saut de section remplit la même fonction que le saut de page, mais il introduit une
nouvelle section dans le document.
2.1.Créer un saut de page
Le saut de page permet de sauter à la page suivante sans devoir utiliser des retours à la ligne.

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Pour insérer un saut de page, placez le point d’insertion à l’endroit précis où vous souhaitez
insérer le saut de page puis ouvrez l’onglet Mise en page (1). Cliquez ensuite sur l’icône Sauts
de page et de section (2) puis cliquez sur Page (3).

Vous pouvez supprimer un saut de page comme du texte : placez le point d’insertion juste
avant le saut de page puis appuyez sur la touche DEL/DELETE du clavier.
2.2.Créer un saut de section
Les sauts de section sont utiles dans les situations suivantes :
• Numérotation partielle des pages d’un document ;
• Plusieurs colonnes dans une partie d’un document ;
• Utilisation de plusieurs en-têtes et pieds de page au sein d’un même document.

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Pour insérer un saut de section, placez le point d’insertion à l’endroit précis où vous souhaitez
insérer le saut de section puis ouvrez l’onglet Mise en page (1). Cliquez ensuite sur l’icône Sauts
de page et de section (2) puis cliquez sur Page suivante (4).
Pour supprimer un saut de section, placez le point d’insertion juste avant le saut de section
puis appuyez sur la touche DEL/DELETE du clavier. Si vous ne trouvez pas de sauts de section
dans un document, vérifiez que les marques de paragraphe sont affichées
Exemple : Afin d’illustrer cette notion, imaginons l’exemple suivant : vous devez réaliser un
document de trois pages. Les pages 1 et 3 doivent être orientées en mode portrait alors que la
page 2 en mode paysage.

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Pour atteindre cet objectif, nous allons créer une section (un bloc) isolée au sein du document
pour orienter la page 2 en mode paysage. Pour faire cela, nous allons insérer deux sauts de section
: l’un à la fin de la page 1 et l’autre à la fin de la page 2 :
• Insérez un saut de section sur la page 1 ;
• Sur la page 2 du document, insérez à nouveau un saut de section ;
• Placez ensuite le point d’insertion sur la page 2 du document puis changez l’orientation de
la page en mode paysage.

3. Colonnes

Lors de l’ajout de colonnes à un document, il y a deux situations possibles :

• Vous souhaitez afficher des colonnes dans tout le document. C’est le cas le plus simple ;
• Vous souhaitez uniquement afficher des colonnes dans une partie du document.

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3.1.Ajouter des colonnes dans tout le document

Pour ajouter des colonnes sur toutes les pages d’un document, commencez par ouvrir
l’onglet Mise en page (1) du ruban Office. Cliquez ensuite sur le bouton Colonnes (2) puis
choisissez le nombre de colonnes désiré (3).
En cliquant sur Autres colonnes (4), vous pouvez personnaliser l’affichage des colonnes :

En cliquant sur « Autres colonnes », il est possible de personnaliser l’affichage des colonnes.
Il est possible d’ajouter autant de colonnes que vous souhaitez (5), d’afficher une ligne de
séparation entre les colonnes (6) et de personnaliser la largeur de chaque colonne (7). Pour
appliquer les changements, cliquez sur le bouton OK (8).
3.2.Ajouter des colonnes dans une partie d’un document
Pour ajouter des colonnes dans une partie d’un document, suivez la procédure suivante :
• Écrivez d’abord tout le contenu de votre document ;

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• Sélectionnez ensuite le contenu qui doit être séparé par une ou plusieurs colonnes ;
• Depuis l’onglet Mise en page du ruban Office, cliquez sur le
bouton Colonnes puis choisissez le nombre de colonnes désiré.
4. Arrière-plan de la page
4.1. Modifier la couleur des pages

Il est possible de modifier la couleur des pages d’un document. Pour cela, ouvrez
l’onglet Mise en page (1) puis cliquez sur le bouton Couleur de page (2). Cliquez enfin sur la
couleur de votre choix (3). Par défaut, l’arrière-plan des documents ne s’imprime pas. Pour cela,
vous devez modifier les options de Word :

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• Ouvrez l’onglet Fichier du ruban Office puis cliquez sur Options ;

• Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Affichage (4) ;
• Cochez la case Imprimer les couleurs et images d’arrière-plan (5) ;
• Cliquez sur OK (6).
Désormais, l’arrière-plan de vos documents sera toujours imprimé. Cette modification est
valable pour tous les documents.
4.2.Ajouter un filigrane aux pages

Pour ajouter un objet (texte ou image) en filigrane, commencez par ouvrir l’onglet Mise en
page (1). Cliquez ensuite sur le bouton Filigrane (2) puis sur Filigrane personnalisé (3).

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Pour ajouter un texte ou une image en filigrane dans un document. Dans la fenêtre qui s’ouvre,
choisissez si vous souhaitez ajouter une image (4) ou un texte (5) en filigrane.

• Image : si les pages du document sont en mode portrait, choisissez également une photo
en mode portrait. Le cas échéant, l’image ne remplira pas toute la page. Privilégiez
également les images de bonne qualité et de grande taille.
• Texte : il est possible de personnaliser le texte (6) en filigrane ainsi que sa police (7) et
sa couleur (8).

5. Bordures de page

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Pour ajouter une bordure à un document ou une section de ce dernier, ouvrez l’onglet Mise
en page (1) puis cliquez sur le bouton Bordures de page (2).

• Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez d’abord un style de bordure (3). Pour cela, cliquez
sur le trait qui vous convient pour le sélectionner. Vous pouvez ensuite modifier la
couleur (4) et la largeur de la bordure (5). Il est également possible de choisir un
motif (6) en guise de bordure ;
• Il est possible de choisir les côtés sur lesquels doit apparaître la bordure. Cliquez sur
les côtés du schéma (7) pour activer ou désactiver la bordure ;
• Enfin, vous pouvez choisir d’appliquer la bordure choisie à l’ensemble du document ou à
la section en cours (8).

IV. Correction d’orthographe et de grammaire

1. Activer ou désactiver la correction et la vérification
Il est important de bien distinguer la correction automatique Word de la simple vérification.
Quand la première a pour fonction de remplacer certains termes par d’autres jugés corrects par
le traitement de texte, la seconde va simplement les signaler.
Pour activer ou désactiver la correction et la vérification d’un document Word, cliquer sue le
menu Fichier, puis Options, ensuite Vérification qui comprend les paramètres de correction
automatique.

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Vous pouvez la désactiver la vérification de l’orthographe en décochant les cases ci-

dessous. Comme, vous pouvez la rétablir, cochez-les à nouveau.
La correction orthographique fonctionnera indépendamment de la vérification. Par exemple,
si vous avez indiqué qu’il faut remplacer le mot « danss » par « dans », ce mot sera
automatiquement corrigé, même si la case « Vérifier la grammaire et l’orthographe » est
décochée.
2. Personnaliser la correction automatique
Vous pouvez accéder à la correction automatique depuis Menu Fichier→
Options→Vérification→ Options de correction automatique :

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Vous disposez d’un ensemble d’options pour personnaliser la correction automatique :

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Elles permettent de définir le comportement du correcteur, de créer des remplacements, de

choisir ces termes qui ne seront pas pris en compte par l’outil et donc feront partie des exceptions.
Il peut aussi être utile de se rendre dans l’onglet lors de la frappe pour choisir le format de vos
guillemets ou d’empêcher qu’ils soient systématiquement remplacés.
3. Corriger l'orthographe et la grammaire
Pour corriger l'orthographe et la grammaire de votre document dans Word 2010, il faut aller
dans l'onglet "Révision" (encadré en rouge sur la capture ci-dessous), puis cliquer sur le bouton
"Grammaire et orthographe" à gauche :

Ceci lancera le correcteur orthographique, qui devrait vous indiquer les erreurs et vous
proposer les corriger, en cliquant sur le bouton "Modifier" sur la droite lorsque vous acceptez la
correction proposée.

Enfin, notez que vous pouvez changer la langue du dictionnaire suivant la langue de votre
document. Par exemple, ici il est en anglais.

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V. Insertion des images et des formes dans Word

Word permet de retoucher des images très simplement sans devoir utiliser un logiciel
professionnel.
1. Insérer une image dans un document
Pour insérer une image dans un document :
• Placez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez insérer une image ;
• Ouvrez l’onglet Insertion du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Images du groupe Illustrations du ruban Office ;
• A l’aide de la fenêtre de l’explorateur Windows qui s’ouvre, recherchez et cliquez une
fois sur l’image à insérer dans le document. Cliquez enfin sur le bouton Insérer pour
ajouter l’image sélectionnée à l’endroit déterminé.
2. Régler la position d’une image

Pour modifier la taille (les dimensions) d’une image :

• Cliquez une fois sur l’image à éditer. Des petits ronds bleus apparaissent désormais dans
les bords de l’image ;
• Cliquez sur l’un des ronds qui se trouvent dans un coin de l’image puis, tout en
maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le curseur de la souris vers le
centre (pour réduire sa taille) ou l’extérieur (pour l’agrandir) de l’image ;
• Relâchez le bouton gauche de la souris lorsque la taille de l’image vous convient.

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Et pour modifier la position (l’emplacement) d’une image dans un document : cliquez sur
l’image à déplacer, puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le
point d’insertion au nouvel emplacement désiré. Relâchez le bouton gauche lorsque la nouvelle
position de l’image vous convient.

Vous pouvez redimensionner et déplacer une image au sein d’un document Word :
l’habillage. Comme son nom l’indique, il permet d’habiller une image avec du texte (placer du
texte à droite ou à gauche d’une image, …).

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Pour configurer l’habillage d’une image, commencez par double-cliquer sur l’image à
éditer. Vous accédez ainsi à l’onglet Format du ruban Office. Dans le groupe Organiser de
l’onglet Format, cliquez sur le bouton Renvoyer à la ligne automatiquement. Un menu affiche
ensuite les différents habillages possibles. Voici ceux que je vous recommande de retenir :
• Aligné sur le texte : c’est l’habillage par défaut. L’image est ancrée entre le texte. C’est
un bon choix si vous souhaitez placer une image entre deux paragraphes.
• Carré : cet habillage est très intéressant car il permet de librement déplacer une image dans
un document et de placer du texte à gauche ou à droite d’une image.
• Derrière le texte : cet habillage permet de librement déplacer une image dans un document
et de placer des images derrière le texte.
• Devant le texte : cet habillage permet de librement déplacer une image dans un document
et de placer des images devant le texte.

3. Rogner et pivoter une image avec Word

Rogner : découper des images. Imaginons qu’une photo intègre un chien et un chat. Le
rognage permet par exemple d’exclure le chien de la photo.

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 Formation Word 2019-2020

Pour rogner une photo dans un document Word, commencez par cliquer deux fois sur la photo
à éditer afin de faire apparaître l’onglet Format du ruban Office. Cliquez ensuite sur le
bouton Rogner puis déplacez les traits noirs qui apparaissent autour de l’image de telle manière
à conserver uniquement la partie de l’image qui vous intéresse. Pour terminer la procédure,
cliquez à nouveau sur le bouton Rogner dans le ruban Office.
Il est possible de facilement faire pivoter des images avec Word. Pour cela, cliquez deux
fois sur l’image à éditer pour ouvrir l’onglet Format du ruban Office. Cliquez ensuite sur la
fonction Rotation du groupe Organiser puis choisissez dans quel sens pivoter l’image.

4. Mettre en valeur une image

Word permet de mettre en valeur des images dans un document grâce à une série d’effets
artistiques et de styles destinés aux images. Pour appliquer l’un de ces effets à une image,
commencez par double-cliquer sur l’image à éditer pour faire apparaître l’onglet Format du
ruban Office. Choisissez enfin un style (1) et/ou un effet artistique (2) à appliquer à l’image
sélectionnée.

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 Formation Word 2019-2020

Pour rétablir l’image d’origine et désactiver tous les effets, cliquez sur le bouton Rétablir
l’image (3) depuis le groupe Ajuster de l’onglet Format du ruban Office.
5. Insérer des formes

Pour ajouter une forme à un document, commencez par ouvrir l’onglet Insertion (1) du ruban
Office. Cliquez ensuite sur le bouton Formes (2) du groupe Illustrations. Choisissez enfin la
forme à insérer (3) dans le document en cliquant sur la forme désirée. Le curseur de la souris se
transforme ensuite en une cible afin de vous permettre de dessiner la forme.

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 Formation Word 2019-2020

Vous pouvez ensuite librement redimensionner et/ou déplacer la forme qui est par défaut
configurée avec un habillage « Devant le texte ». Il est aussi possible de personnaliser la
couleur de remplissage de la forme ainsi que la couleur de son contour. Pour cela, double-
cliquez sur la forme à personnaliser afin de faire apparaître l’onglet Format du ruban Office.
Cliquez enfin sur Remplissage de la forme et/ou Contour de forme afin de modifier les
couleurs par défaut.

Enfin, il est possible de personnaliser certaines formes au contexte. Cela permet par
exemple d’orienter la direction d’une bulle sur l’objet qu’elle cible. Lorsque cela est possible, un
ou plusieurs losange(s) jaune(s) apparaissent lorsque vous cliquez sur une forme pour la
sélectionner. Il suffit de déplacer ce(s) losange(s) jaune(s) pour modifier la structure de la forme.

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 Formation Word 2019-2020

6. Insérer des schémas

Pour ajouter un SmartArt (pour désigner un schéma) dans un document, commencez par
ouvrir l’onglet Insertion du ruban Office. Cliquez ensuite sur le bouton SmartArt pour afficher
les modèles disponibles. Cliquez enfin sur le modèle de votre choix afin de le sélectionner puis
cliquez sur OK pour l’insérer dans le document.

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 Formation Word 2019-2020

VI. Utilisation des tableaux en Word

Les tableaux ne servent pas seulement à créer des listes de prix, des horaires ou encore des
catalogues. Ils peuvent également servir à aligner des éléments dans un document
1. Insérer un tableau

• Placez le point d’insertion à l’endroit où devra intégrer le tableau dans le document ;

• Ouvrez l’onglet Insertion (1) du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Tableau (2) puis sur Insérer un tableau (3) ;
• Dans la fenêtre qui apparaît, inscrivez le nombre de colonnes et de lignes souhaité puis
cliquez sur OK.

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 Formation Word 2019-2020

2. Modifier un tableau
Un tableau est constitué de lignes et de colonnes, lesquelles sont composées de cellules.
Le tableau suivant est constitué de 3 colonnes, 6 lignes et 18 cellules.

2.1.Ajouter une nouvelle ligne / colonne

Pour ajouter une nouvelle ligne,
• Cliquez dans l’une des cellules de la ligne qui se situera en dessus ou en dessous de la
nouvelle ligne (1) ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Disposition (2) du ruban Office ;
• Cliquez ensuite sur l’un de ces deux boutons (3 et 4) : Insérer au-dessus / Insérer en
dessous ;
• Si vous souhaitez ajouter plusieurs lignes, cliquez plusieurs fois sur le bouton.

Pour ajouter une nouvelle colonne, la procédure est presque identique :

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 Formation Word 2019-2020

• Cliquez dans l’une des cellules de la colonne qui se situera à gauche ou à droite de la
nouvelle colonne ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Disposition du ruban Office ;
• Cliquez ensuite sur l’un des boutons suivants : Insérer à gauche / Insérer à droite ;
• Si vous souhaitez ajouter plusieurs colonnes, cliquez plusieurs fois sur le bouton.
Pour supprimer une ligne, une colonne ou un tableau entier :
• Cliquez dans n’importe quelle cellule de la ligne ou de la colonne à supprimer (1) ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Disposition (2) du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Supprimer (3) puis choisissez l’option désirée dans le menu qui
apparaît (4).

2.2.Fusionner et fractionner des cellules

Dans cet exemple, les cellules « Lundi » et « Mardi » sont le résultat d’une fusion de deux
cellules.
Vous pourrez « fusionner » plusieurs cellules :
• Sélectionnez les cellules à fusionner (1) ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Disposition (2) du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Fusionner (3).

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 Formation Word 2019-2020

Pour diviser/fractionner une cellule en plusieurs cellules :

• Cliquez dans la cellule à diviser/fractionner ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Disposition du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Fractionner ;
• Dans la fenêtre qui apparaît, inscrivez le nombre de colonnes et/ou de lignes que vous
souhaitez obtenir à l’arrivée puis cliquez sur le bouton OK.
2.3.Ajuster la largeur et la hauteur d’une ligne ou d’une colonne

Pour modifier la largeur ou la hauteur d’une ligne ou d’une colonne dans un tableau :
• Placez le curseur de votre souris sur une ligne ou une colonne pour qu’il se transforme en
deux petites flèches opposées (1). L’image ci-dessus illustre ce point.
• Cliquez ensuite sur la ligne ou la colonne à déplacer puis, tout en maintenant le bouton
gauche de la souris enfoncé, déplacez votre souris dans la direction souhaitée.

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 Formation Word 2019-2020

• Relâchez ensuite le bouton de la souris pour fixer la ligne ou la colonne à son nouvel
emplacement.
Si vous souhaitez uniformiser la largeur et la hauteur des lignes et des colonnes d’un
tableau :
• Sélectionnez d’abord toutes les cellules du tableau concerné (1) ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Disposition (2) du ruban Office ;
• Cliquez enfin sur le bouton Distribuer les lignes (3) pour uniformiser la hauteur des lignes
et/ou Distribuer les colonnes (3) pour uniformiser la largeur des colonnes.

3. Modifier le style d’un tableau

Vous pouvez rapidement mettre en valeur le contenu d’un tableau avec Word :
• Commencez par cliquer dans le tableau à modifier puis ouvrez l’onglet Création (1) du
ruban Office ;
• Sélectionnez ensuite un style de tableau (2) puis personnalisez-le à l’aide des options
disponibles dans le groupe Options de style de tableau (3) de l’onglet Création.
Pour afficher l’ensemble des styles de tableau, cliquez sur la flèche en bas à droite (4) du
groupe Styles de tableau de l’onglet Création.

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 Formation Word 2019-2020

VII. Insertion d’une table des matières automatique en

Word
Dans un document de plusieurs pages, il est judicieux d’y ajouter une table des matières. Cela
donne une vue d’ensemble du contenu et permet de rapidement accéder à l’information
recherchée.

Pour utiliser une table des matières dans un document Word, il y a deux conditions à
respecter :
• Le document doit évidemment être découpé par des titres et des sous-titres ;
• La mise en forme du document est basée sur les styles, en particulier les titres et les sous-
titres.
1. Insérer une table des matières dans un document Word
Pour insérer une table des matières dans un document :
• Placez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières.
• Ouvrez l’onglet Références (1) du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Table des matières (2) puis en bas du menu déroulant qui apparaît,
cliquez sur Insérer une table des matières… (3) ;
• Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l’onglet Table des matières (4) puis choisissez le style
de la table dans le menu Formats (5) ;

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 Formation Word 2019-2020

• Inscrivez le nombre de niveaux (6) à considérer pour générer la table des matières (titre,
sous-titre, sous-titre du sous-titre, etc.) ;
• Cliquez enfin sur OK (7) pour générer la table des matières.

2. Mettre à jour la table des matières

Le grand avantage de générer une table des matières à l’aide de Word, c’est qu’elle est
dynamique. C’est-à-dire que si vous modifiez un document après avoir inséré une table des
matières, il suffira de deux clics de souris pour mettre à jour l’ensemble de la table des matières.

Pour mettre à jour la table des matières :

• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la table des matières ;

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 Formation Word 2019-2020

• Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Mettre à jour les champs ;
• Cochez ensuite la case Mettre à jour toute la table puis cliquez sur OK.

3. Modifier une table des matières

Après l’insertion d’une table des matières dans un document, il faut :
• Cliquez une fois sur la table des matières à modifier. Elle doit apparaître sous fond gris ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Références du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Table des matières puis en bas du menu déroulant qui apparaît,
cliquez sur Insérer une table des matières… ;
• Personnalisez la table des matières comme désiré ;
• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK ;
• Quand Word vous demande « Remplacer la table des matières sélectionnée ?» ;
• Cliquez sur OK.
4. Créer des références bibliographiques
Word permet de :
• Générer automatiquement une bibliographie sur la base des références utilisées dans un
document ;
• Mettre en forme automatiquement des références bibliographiques selon les styles
bibliographiques couramment utilisés.
4.1.Insérer des références bibliographiques
Pour insérer une nouvelle référence bibliographique :
• Placez le point d’insertion à l’endroit où devra s’insérer la référence (1) ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Références (2) du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Insérer une citation (3). Dans le menu qui apparaît, cliquez
sur Ajouter une nouvelle source… (4) ;
• La fenêtre qui apparaît permet de saisir les informations relatives à la source ;
• Commencez par choisir le Type de source (5) puis remplissez les champs nécessaires ;
• Pour ajouter un ou plusieurs auteurs, cliquez sur le bouton Modifier (6) ;
• Pour afficher tous les champs disponibles, cochez la case Afficher tous les champs
bibliographiques (7) ;
• Cliquez sur OK (8) pour insérer la référence dans le document.

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 Formation Word 2019-2020

4.2.Modifier une référence bibliographique

Pour modifier une référence bibliographique :
• Cliquez sur la référence à modifier ;
• Cliquez sur la flèche qui apparaît à droite de la référence puis cliquez sur Modifier la
source ;
• Faites les changements nécessaires puis cliquez sur OK.

4.3.Générer automatique la bibliographie

Le grand avantage d’utiliser Word pour gérer vos références bibliographiques, c’est qu’il va
générer automatiquement la bibliographie pour vous. C’est donc un gain de temps.

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 Formation Word 2019-2020

Pour générer la bibliographie d’un document :

• Placez le point d’insertion à l’endroit où devra s’insérer la bibliographie ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Références (1) du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Bibliographie (2) puis en bas du menu qui apparaît, cliquez
sur Insérer la bibliographie (3).
Pour modifier le style bibliographique de vos références :
• Ouvrez l’onglet Références du ruban Office ;
• Dans le groupe Citations et bibliographie, choisissez le style bibliographique souhaité
4.4.Insérer des notes de bas de page
Pour insérer une note de bas de page dans un document :
• Placez le point d’insertion à l’endroit où vous souhaitez insérer la note de bas de page (1) ;
• Ouvrez ensuite l’onglet Références (2) du ruban Office ;
• Cliquez sur le bouton Insérer une note de bas de page (3) ;
• Inscrivez enfin la note désirée dans le bas de page.
5. Utiliser l’en-têtes et pieds de page
Lorsqu’un document comporte plusieurs pages, il est recommandé d’utiliser l’en-tête et le
pied de page afin d’en faciliter la lecture.

5.1. Numéroter les pages

Pour numéroter les pages d’un document :
• Ouvrez l’onglet Insertion (1) du ruban Office ;
• Dans le groupe En-tête et pied de page de l’onglet, cliquez sur le bouton Numéro de
page (2) ;
• Dans le menu déroulant qui s’affiche, cliquez sur Haut de page, Bas de page ou Marges
de la page (3) ;
• Cliquez enfin sur le modèle de numérotation souhaité.

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 Formation Word 2019-2020

Pour éditer un en-tête ou un pied de page, faites simplement un double-clic dans la zone à
modifier. Cela permet notamment de personnaliser l’en-tête et/ou le pied de page d’un document
en y ajoutant votre nom, le titre du document ou encore le logo.
5.2.Numéroter les pages paires et impaires
Par défaut, toutes les pages d’un document ont le même en-tête et pied de page. Il est bien sûr
possible de personnaliser chaque en-tête et pied de page d’un document, mais cela devient
rapidement compliqué. Vous pouvez personnaliser l’en-tête et pied de page selon les pages paires
ou impaires.

Pour commencer, il faudra indiquer à Word que les pages paires et impaires du document
devront être traitées différemment. Pour cela, ouvrez l’onglet Mise en page du ruban Office puis
cliquez sur la petite flèche en bas à droite du groupe Mise en page. Ouvrez ensuite
l’onglet Disposition (1) puis cochez la case Paires et impaires différentes (2). Cliquez enfin
sur OK (3) pour valider le changement.

Placez le point d’insertion sur une page impaire puis configurez l’en-tête et le pied de page
comme souhaité. Faites la même chose sur une page paire du document.
5.3.Numéroter la page de titre
Word peut considérer la première page d’un document comme une page spéciale, non
influencée par les en-têtes et pieds de page du reste du document.
Pour que Word considère la première page comme étant différente :

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 Formation Word 2019-2020

• Ouvrez l’onglet Mise en page du ruban Office ;

• Cliquez sur la petite flèche en bas à droite du groupe Mise en page ;
• Dans la fenêtre qui s’affiche, ouvrez l’onglet Disposition ;
• Cochez la case Première page différente ;
• Cliquez sur OK pour valider le changement.
Vous pouvez désormais personnaliser l’en-tête et le pied de page de la première page du
document. Cela n’aura pas d’impact sur le reste du document.
Maintenant, vous pouvez voir que la numérotation démarre en page X (X présente un numéro
de page) :
• Ouvrez l’onglet Insertion du ruban Office ;
• Cliquez sur Numéro de page, puis Format des numéros de page ;
• Choisissez l’option A partir de …
6. Créer la liste des tableaux
Pour créer une liste des tableaux, il faut au préalable avoir inséré une légende à chaque tableau.
6.1. Insérer une légende à chaque tableau
• Pour tous les tableaux du document, sélectionner le tableau et cliquer sur l’onglet
« Références » ;
• Cliquer sur « Insérer une légende » ;
• Dans la fenêtre qui apparait, dans la case « légende », inscrire le titre du tableau. La légende
d’un tableau est placée au-dessus de ce dernier et doit comprendre son numéro et son titre.
Le titre doit être en italique.
6.2.Créer la liste des tableaux
• Sur la page qui suivant la table des matières, aller dans l’onglet « Références » ;
• Cliquer sur « Insérer une table des illustrations » ;
• Créer la liste des tableaux ;
• Dans la fenêtre qui apparait, dans la case « légende », sélectionner tableau et cliquer sur
« OK ».

7. Créer la liste des figures

Pour créer une liste des figures, il faut au préalable avoir inséré une légende à chaque figure.
7.1.Insérer une légende à chaque figure
• Pour toutes les figures du document, sélectionner la figure et cliquer sur l’onglet
« Références » ;
• Cliquer sur « Insérer une légende » ;
• Dans la fenêtre qui apparait, dans la case « légende », inscrire le titre de la figure. La
légende d’une figure est placée au-dessous de cette dernière et doit comprendre son numéro
et une courte description. Le numéro de la figure doit être en italique.
7.2.Créer la liste des figures
• Sur la page suivant la liste des tableaux, aller dans l’onglet « Références » ;
• Cliquer sur « Insérer une table des illustrations » ;
• Créer une liste des figures ;
• Dans la fenêtre qui apparait, dans la case « légende », sélectionner figure et cliquer sur
« OK ».

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 Formation Word 2019-2020

VIII. Création d’un questionnaire en Word

1. Activer l’onglet Développeur
Pour créer un questionnaire, vous allez avoir besoin de l’onglet Développeur de Word. Par
défaut, celui-ci est masqué et il va donc falloir l’activer. Pour cela, ouvrez
l’onglet Fichier (1) puis cliquez sur le bouton Options (2).

Dans la fenêtre des options qui apparaît, cliquez sur Personnaliser le Ruban (3) dans le menu
latéral gauche. Enfin, cochez la case Développeur (4) puis validez la modification en cliquant
sur le bouton OK (5).

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 Formation Word 2019-2020

2. Lister les fonctions d’un questionnaire

Voici les fonctions de l’onglet Développeur :

Voici les trois icônes qui permettent d’insérer les différents types de champ de saisie. Un
questionnaire est composé de champs de saisie, lesquels permettent de récupérer les informations que
fourniront les personnes qui rempliront le questionnaire. Il existe 3 types de champ de saisie :
• La zone de texte permet de récupérer des informations telles que le prénom, le nom de
famille ou encore un commentaire ;
• La case à cocher permet de choisir plusieurs éléments parmi une liste de choix ;
• La liste déroulante permet de choisir un élément parmi une liste de choix.
2.1.Insérer une zone de texte
Pour insérer une zone de texte.
• Placez le point d’insertion à l’endroit où devrez insérer la zone de texte (1) ;
• Dans l’onglet Développeur (2), cliquez sur l’icône Outils hérités (3) puis sur Zone d’édition (4).

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 Formation Word 2019-2020

Pour personnaliser la zone d’édition, double-cliquez dessus. Vous aurez la possibilité de :

• Restreindre la zone de texte du texte ordinaire, des chiffres, une date, un calcul, etc. (5) ;
• Fixer une longueur maximale du champ (6) ;
• Personnaliser la mise en forme de la zone de texte (majuscules, minuscules, etc.) (7).

2.2.Insérer une case à cocher

• Placez le point d’insertion à l’endroit où devrez insérer la zone de texte ;
• Dans l’onglet Développeur, cliquez sur l’icône Outils hérités puis sur Case à cocher.
Pour personnaliser la case à cocher, double-cliquez dessus. Vous aurez alors la possibilité de :
• Choisir si la case doit être activée ou non par défaut ;
• Configurer la taille de la case.
2.3.Insérer une liste déroulante
• Placez le point d’insertion à l’endroit où devrez insérer la zone de texte ;
• Dans l’onglet Développeur, cliquez sur l’icône Outils hérités puis sur Zone de liste
déroulante.
Pour ajouter un choix dans la liste déroulante :

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 Formation Word 2019-2020

• Commencez par double-cliquez sur la liste à modifier ;

• Dans la fenêtre qui apparaît, écrivez le choix dans le champ Éléments de liste (1) ;
• Cliquez sur le bouton Ajouter (2) ;
• Répétez l’étape 2 et 3 pour ajouter d’autres choix à la liste déroulante. Utilisez les flèches
à droite du champ Liste (3) pour configurer l’ordre dans lequel les choix de la liste
déroulante doivent s’afficher ;
• Cliquez sur le bouton OK (4) pour valider les modifications.
Remarque : il est conseillé d’ajouter un choix vide afin de forcer les personnes qui compléteront
le questionnaire à faire un choix personnel. Pour ajouter un choix vide, inscrivez simplement
quelques espaces dans le champ Élément de liste (1).

2.4.Réinitialiser les champs et afficher les ombrages des champs

Pour faciliter la vérification du questionnaire, Word propose deux fonctions très utiles que vous
trouverez via l’icône Outils hérités (2) de l’onglet Développeur (1) :
• Afficher l’ombrage du champ (3) : permet de mettre en évidence les champs du
questionnaire ;
• Réinitialiser les champs de formulaire (3) : permet de remettre à zéro tous les champs du
questionnaire.

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2.5.Prévisualiser et tester le questionnaire

Voici la procédure à suivre pour restreindre la modification d’un questionnaire :
• Dans l’onglet Développeur (1), cliquez sur le bouton Restreindre la modification (2) ;
• Dans le volet qui s’affiche à droite de la fenêtre de Word, cochez les cases Limiter la mise
en forme à une sélection de styles (3) et Autoriser uniquement ce type de
modifications dans le document (4). Sous la rubrique Restrictions de modifications,
choisissez Remplissage de formulaires (5) dans le menu déroulant ;
• Cliquez sur le bouton Activer la protection (6) ;
• Vous pouvez protéger le questionnaire contre la modification par un mot de passe. Il est
également possible d’ignorer cette étape en cliquant sur le bouton OK.

Vous apercevez maintenant le document tel que le verront les personnes qui le rempliront.
Normalement, il ne doit plus être possible de modifier le questionnaire. Il doit seulement être
possible de répondre aux questions via les différents champs que vous avez précédemment
configurés.
Pour modifier un questionnaire protégé, cliquez à nouveau sur le bouton Restreindre la
modification de l’onglet Développeur. Dans le volet qui apparaît à droite de la fenêtre de Word,
cliquez sur le bouton Désactiver la protection. Si vous avez protégé le formulaire par un mot de
passe, vous serez invité à le saisir.
2.6.Utiliser le questionnaire
Avant d’envoyer un questionnaire à vos contacts, vérifiez toujours la check-list suivante :
• Les champs du questionnaire ont été réinitialisés ;
• Les champs du questionnaire sont facilement identifiables ;
• Le questionnaire est protégé (par un mot de passe) contre la modification. Il est seulement
possible de le compléter via les champs que vous avez configurés ;
• Vous avez enregistré le questionnaire à envoyer après l’avoir protégé contre la
modification.
Vous pouvez maintenant envoyer le questionnaire à vos contacts par email. Ces derniers
doivent impérativement disposer de Word pour l’afficher et le remplir.
2.7.Envoyer le questionnaire
Il est possible de copier/coller le texte suivant dans le message qui accompagnera votre
questionnaire. :
• Enregistrez le fichier attaché à ce message sur votre bureau ;
• Ouvrez le questionnaire depuis le fichier enregistré sur le bureau et complétez-le ;
• Enregistrez le fichier puis renvoyez-moi le questionnaire rempli en pièce jointe.

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IX. Fusion et publipostage

1. Définition
Le principe du publipostage repose sur l'association de données organisées et d'un document.
Vous l'utilisez pour créer un même document à l'intention de différentes personnes.

• La source de données comporte des informations organisées sous forme de champs et

d'enregistrements ;
• Word accepte des sources de données Word, Excel ou Access ;
• Le document de base comporte des champs de fusion où viendront s'insérer
les informations contenues dans la source de données ;
• Le publipostage consiste à reproduire le document de base en autant d'exemplaires qu'il y
a de destinataires. Chaque exemplaire comportant le contenu spécifique à son destinataire ;
• Les lettres-types constituent le résultat de la fusion-publipostage. Elles sont généralement
imprimées et expédiées aux intéressés, elles peuvent également être sauvegardées sous
forme d'un nouveau document, en vue d'une expédition ultérieure.
L'illustration ci-dessous montre un exemple de publipostage

Le publipostage nécessite une analyse préalable des besoins en informations du document

principal de manière à créer une source de données comportant les informations destinées à ce
document.
2. Publipostage avec Word
L'activation de l'onglet Publipostage permet de faire apparaître les groupes d'outils ci-
dessous :

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 Formation Word 2019-2020

2.1.Rédiger le document de base

Le publipostage demande un minimum d'organisation et de réflexion préalable. Il est donc
préférable de commencer par la rédaction du document principal où viendront s'insérer
les champs de fusion.
Ce document principal peut également être un document déjà existant et sauvegardé. Il faut
alors commencer par l'ouvrir dans Word.
2.2.Démarrer la fusion et le publipostage
Word propose cinq options de document de base : lettres, messages électroniques,
enveloppes, étiquettes, répertoire et document Word normal. Choisissez Lettres.
Le bouton Démarrer la fusion et le publipostage permet également d'activer l'Assistant
Fusion et publipostage pas à pas.
2.3.Sélectionner des destinataires
C'est à cette étape que Word propose d'établir un lien entre le document principal et
une source de données. Word accepte de nombreux types de sources de données, en particulier
des tableaux Word, des feuilles de calcul Excel ou des tables Access.
Vous avez le choix entre les options suivantes :
• Utilisation d'une liste existante : vous sélectionnez une liste des destinataires déjà
constituée et sauvegardée ;
• Sélection à partir des contacts Outlook : vous envoyez votre lettre à tout ou partie de vos
contacts stockés dans Outlook (il est nécessaire qu'Outlook soit votre gestionnaire de
courriel par défaut) ;
• Saisie d'une nouvelle liste : vous saisissez une nouvelle liste de destinataire en utilisant
une grille de saisie fournie par Word. En fin de saisie, il faut sauvegarder cette liste au
format de base de données .mdb. Précisons qu'il n'est pas nécessaire de disposer d'Access
pour lire ce format s'il s'agit d'une simple liste de destinataires.
2.4.Modifier la liste des destinataires
Cliquer sur le bouton Modifier la liste de destinataires. La boîte de dialogue ci-contre
apparaît. Elle vous permet de choisir les destinataires en décochant certains noms.

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 Formation Word 2019-2020

On peut également trier les enregistrements (les mettre dans un certain ordre) et les filtrer
(effectuer une sélection des enregistrements). Dans l'exemple ci-dessous, on a sélectionné les
personnes domiciliées dans le Loiret (45) ou le Loir-et-Cher (41).

2.5.Insérer les champs de fusion

C'est à cette étape que vous allez insérer les champs de fusion issus de la source de données
(liste des destinataires) dans le texte commun à tous les destinataires, le texte que vous aurez
édité à l'étape de la rédaction du document de base.
Cliquez sur Insérer un champ de fusion, choisissez un champ puis cliquez sur Insérer et
répétez l'opération autant de fois que nécessaire. En cliquant sur la petite flèche située sous le
bouton, vous avez un accès direct aux différents champs de fusion.
Word vous propose des mentions préfabriquées : bloc d'adresse, ligne de salutation/formule
d'appel.
Le bouton Faire correspondre les champs permet de faire correspondre les noms des
champs prédéfinis par défaut dans Word avec ceux figurant dans la liste de données.
Dans la boîte de dialogue ci-dessous, les champs prédéfinis sont à gauche. À droite, des listes
déroulantes permettent de les faire correspondre avec les champs de votre liste de données.
Le bouton Champs de fusion en surbrillance permet de mettre en relief clairement les
champs de fusion insérés dans le document pour les distinguer du texte commun à tous les
destinataires.

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 Formation Word 2019-2020

2.6.Aperçu de vos lettres

Le bouton Aperçu des résultats permet d'afficher la lettre telle qu'elle sera envoyée au
premier destinataire de votre liste. Les flèches situées à droite de ce bouton permettent de faire
défiler les destinataires.
Vous voyez ainsi l'apparence exacte de vos lettres remplies grâce aux informations extraites
de la source de données.
2.7.Terminer et fusionner
Trois choix sont proposés :
• Imprimer : pour imprimer tous les documents ;
• Modifier les lettres individuelles : ce choix entraîne la création automatique d'un nouveau
document appelé qui comporte autant de pages que de destinataires. Ce document
regroupant les lettres-types peut être sauvegardé pour une utilisation ultérieure ;
• Envoyer des messages électroniques.
Il est bien sûr souhaitable de sauvegarder le document principal qui comporte les champs de
fusion et le lien avec la source de données.

X. Astuces Microsoft Word

Microsoft Word propose des raccourcis clavier pour améliorer sa productivité. Voici les 15
principaux raccourcis à connaître :
• CTRL+S : sauvegarder le document ;
• F2 : enregistrer sous… ;
• CTRL+O : ouvrir un document ;
• CTRL+N : créer un nouveau document ;
• CTRL+F : chercher du texte dans le document ;
• CTRL+Z : annuler une action, revenir en arrière ;
• CTRL+Y : rétablir ou répéter une action ;
• CTRL+P : imprimer le document ;
• CTRL+G : mettre un texte en gras ;
• CTRL+SHIFT+V : coller uniquement le texte ;
• CTRL+A : sélectionner le document ;
• CTRL+C : copier la sélection ;
• CTRL+X : couper la sélection ;
• CTRL+V : coller la sélection ;
• CTRL+F4 : fermer la fenêtre ;
• ALT+IMP ÉCR : permet d’effectuer une capture d’écran de la fenêtre active uniquement ;
• TAB : pour passer à la cellule suivante dans un tableau ;
• CTRL+Flèche latérale : permet de déplacer le curseur, mot à mot ;
• SHIFT+Flèche latérale : permet de sélectionner du texte.

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