Autoindex

Product Info

Indexation automatique de documents archivés à partir

d'une source de données externe
De nombreux documents que vous devez archiver sont déjà associés à des critères de
classification et des mots clés dans le système informatique. L'outil Autoindex de DocuWare
transfère ces données et les ajoute à l'armoire en tant que mots index. Vous n'avez plus à
ajouter manuellement des entrées, et le stockage se fait également automatiquement.

Vous pouvez utiliser les enregistrements de données

disponibles dans le système informatique pour indexer
Avantages
automatiquement des documents dans DocuWare.
Supposons par exemple que le service chargé de la
comptabilité enregistre une facture dans le système Indexation automatique
comptable en précisant le nom de l'expéditeur, la Capture de données sans erreurs
référence du document, la date et le montant. Si cette
facture est archivée dans DocuWare, Autoindex peut Cohérence des données avec d'autres bases
accéder au contenu de l'enregistrement de données de données
externe et l'ajouter en tant qu'information index dans Optimisation des processus grâce à l'écriture
DocuWare sans que l'utilisateur n'ait à saisir lui-même dans d'autres bases de données
les mots index. Inversement, vous pouvez utiliser
Réorganisation des armoires
Autoindex pour ajouter des mots index aux rapports
d'activité qui vous sont renvoyés. Les mots index liés à
ces documents sont déjà intégrés dans le système
lorsque vous les imprimez. Lorsqu'un rapport d'activité
complété vous est renvoyé, ce nouveau document peut
être automatiquement assigné aux enregistrements de
données disponibles. Autoindex est également utile pour
effectuer des recherches. Il compare la base de données
externe aux documents contenus dans l'armoire
DocuWare et affiche les documents liés. L'utilisateur peut
également limiter la recherche en filtrant des documents
spécifiques.

Autoindex Product Info 1

Fonctionnalités d'Autoindex
Un matchcode identifie chaque enregistrement de données. Ce matchcode se compose d'une simple séquence de
caractères. Par exemple, vous pouvez désigner une facture, une référence de document ou un code-barres en tant que
matchcode. Vous pouvez définir vous-même le champ d'index correspondant au matchcode. Le matchcode doit
apparaître en tant que mots index à la fois dans la base de données externe et dans l'armoire DocuWare. Autoindex se
sert du matchcode d'un document contenu dans l'armoire DocuWare pour trouver l'enregistrement de données lié dans
la base de données externe. Certains éléments, tels que la société ou le montant de la facture, sont transférés en tant
que mots index dans DocuWare à partir de cet enregistrement.

L'indexation est particulièrement simple si vous utilisez le code-barres en tant que matchcode. Avec la licence
supplémentaire « Barcode & Forms », DocuWare Scan App peut même déchiffrer le code-barres au cours de la
numérisation. Autoindex termine ensuite normalement la procédure d'indexation. Si les documents ne comportent
aucun code-barres, vous pouvez par exemple les étiqueter avec leur numéro de série de document. DocuWare Import
sait également lire les codes-barres. Vous devez pour cela disposer de la licence « Import ».

Autoindex prend en charge diverses sources de données externes : armoires DocuWare, tables de bases de données,
vues de base de données, commandes SQL et fichiers avec délimiteurs ou longueurs de champ fixes. Si la source de
données externe est modifiable, vous pouvez utiliser Autoindex pour compléter et modifier des champs de cette source.
Par exemple, vous pouvez paramétrer un champ d'état afin d'indiquer que l'enregistrement a été modifié

Fonctionnement d'Autoindex : vous avez archivé

un document dans DocuWare. La référence du
document constitue le matchcode. Dès que le
processus de travail Autoindex débute, DocuWare
recherche ce matchcode dans la base de
données externe et transfère dans l'armoire les
autres champs de l'enregistrement de données,
tels que la société, le montant et la date.

Autoindex Product Info 2

Configuration
Autoindex s'exécute comme un processus de travail assigné à une armoire. Des assistants conviviaux vous aident à
créer ces processus de travail Autoindex. Vous pouvez y définir le matchcode et indiquer la source de données externe
ainsi que les valeurs d'index à importer. La licence Autoindex vous permet de créer des processus de travail illimités :
vous pouvez par exemple lier plusieurs sources de données externes.

Boîte de dialogue de définition du matchcode :

l'entrée à utiliser en tant que matchcode doit être
identique dans les deux enregistrements de
données. Pour vous aider à définir le matchcode,
vous pouvez afficher les 50 premiers
enregistrements de la source de données externe
dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

Vous pouvez adapter librement le processus de travail Autoindex aux sources de données externes. Vous pouvez par
exemple définir la manière dont vous souhaitez qu'Autoindex réagisse si le matchcode n'est pas unique. Vous pouvez
choisir de ne traiter que le premier enregistrement trouvé, de simplement créer une entrée dans le fichier journal ou de
traiter l'ensemble des enregistrements trouvés. Dans ce dernier cas, les entrées d'index sont complétées à l'aide du
premier enregistrement trouvé. Vous pouvez également indiquer si les enregistrements de données externes doivent
être supprimés une fois que les termes d'index ont été correctement créés dans DocuWare. Si aucun enregistrement de
données ou document associé n'est trouvé, vous pouvez configurer Autoindex de manière à en créer un.

Indiquez les valeurs que DocuWare doit utiliser comme mots index pour les documents. Vous avez le choix entre le
contenu d'un champ de la source de données externe, une entrée fixe ou une entrée prédéfinie, telle que la date du
jour. Vous pouvez également préciser si les données définies doivent toujours s'inscrire dans le champ d'index, ou si
elles doivent seulement y être inscrites si le champ est vide.

Autoindex Product Info 3

Fonctions

Sélection d'une armoire DocuWare.

Sélection d'une source de données externe : armoire DocuWare, table de base de données, vue de base de
données, commande SQL ou fichier avec délimiteurs ou longueurs de champ fixes.
Choix entre la recherche d'enregistrements externes associés à des documents DocuWare ou la recherche de
documents DocuWare associés à des enregistrements externes.
Filtrage de documents dans l'armoire DocuWare.
Filtrage d'enregistrements dans la source de données externe.
Avec un fichier en tant que source de données externe : accès en lecture/écriture ou en lecture seule,
déplacement ou suppression du fichier à la fin du processus de travail.
Assignation de champs de données externes aux champs d'index DocuWare.
Si plusieurs enregistrements externes sont trouvés pour un document, vous pouvez choisir de traiter
uniquement le premier enregistrement, de créer une entrée dans le fichier journal ou de traiter l'ensemble des
enregistrements externes (l'index est développé à l'aide du premier enregistrement externe).
Si plusieurs documents sont trouvés pour un enregistrement externe, vous pouvez choisir de traiter
uniquement le premier document, de créer une entrée dans le fichier journal ou de traiter l'ensemble des
documents.
Suppression des enregistrements externes à l'issue du traitement.
Création d'un enregistrement externe si aucun enregistrement externe n'est trouvé pour un document.
Création d'un enregistrement dans DocuWare si aucun document n'est trouvé pour un enregistrement
externe.
Ajout systématique de mots index ou uniquement lorsque les champs sont vides.
Ajout de mots index issus du contenu d'enregistrements externes, à l'aide d'entrées fixes ou dynamiques.
Ajout ou modification du contenu de champs de l'enregistrement externe à l'aide des mots index du document
DocuWare utilisant des entrées fixes ou dynamiques.
Indexation spéciale de documents sans enregistrement externe associé.
Achèvement de données spéciales pour les enregistrements externes sans document DocuWare associé.
Démarrage d'un processus de travail à l'aide d'un déclencheur temporel, manuellement ou via un événement
de fichier (lorsqu'un fichier est utilisé comme source de données externe).

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