COURS DE MISE A NIVEAU

(CONCOURS PROFESSIONNEL)

Préparés par :

M. NAFIOU SALISSOU
TECHNICIEN SUPERIEUR EN GESTION ADMINISTRATIVE
96 98 38 54

NOVEMBRE 2022

DOSSIER 1 : ROLE ET FONCTION DE LA SECRETAIRE

1.1 ROLE

Personnage important dans l’entreprise ou dans l’administration, la

secrétaire a pour caractéristique d’être en mesure de travailler dans
toutes les sociétés, quels qu’en soient le secteur d’activités, la structure,
la dimension ou l’implantation géographique. Elle intervient à différents
niveaux de l’entreprise dans le cadre d’une direction, d’un service, etc.
dans un contexte de relations simples ou multiples.

Le rôle qu’elle est amenée à jouer, le poids respectif des tâches qui lui
sont confiées, la marge d’autonomie dont elle dispose reflètent les choix
d’organisation et la culture d’entreprise dans laquelle elle se situe.

Les situations qu’elle a à gérer sont diverses et de complexité variable.

L’intervention de la Secrétaire se situe essentiellement dans les domaines

de la communication, de l’organisation et de la gestion administrative au
service des différentes fonctions de l’entreprise. Bref, elle est la
collaboratrice d’un Directeur Général, d’un Directeur d’Unité ou d’un Chef
de service.

Interface entre l’entreprise et son environnement, entre son service et les

autres services, elle occupe un poste clé de relation et contribue à
personnaliser l’image de l’entreprise.

Chargée de la gestion administrative de son service, elle met en œuvre

tout élément susceptible d’en faciliter le fonctionnement.

Responsable de la préparation et du suivi des dossiers, elle recherche la

documentation et les informations utiles à la prise de décision.

Collaboratrice efficace, elle agit seule ou dans le cadre d’une équipe pour
réaliser et concevoir des projets.
Ces rôles se résument en :

 Rôle relevant du pôle communication

Ecrite textuelle et visuelle - Rédiger, traiter et produire

des textes divers

- Concevoir des messages

visuels

- Diffuser et transmettre

tous documents
Communication

- Accueillir en situation de

face à face, au téléphone

- Filtrer les appels

téléphoniques et des visiteurs

Orale et non verbale - Participer à des réunions,

des entretiens

 Rôle relevant du pôle organisation

- gestion du temps (rendez-vous, agenda, planning…)

- gestion des activités (réunion, voyage…)

- gestion de l’information (classement, archivage)

 Rôle relevant du pôle documentation

- rechercher et exploiter des sources documentaires

- choisir et consulter des banques de données

- organiser et gérer la documentation

1.2 FONCTION

Comme toutes les fonctions, le travail de la secrétaire doit être bien défini
au sein d’une entreprise ou d’un service, afin d’harmoniser les rapports
existants entre elle et son chef. Mais, cela est difficile car la fonction de
secrétaire diffère selon qu’elle se trouve dans une grande société ou dans
une petite ou moyenne entreprise.

Les tâches de la secrétaire sont aussi complexes que variées :

 D’ abord il y’ a les tâches qui exigent les mises au point

permanentes (savoir ou trouver son chef et l’informer sur des
questions diverses sans entrer dans les petits détails) ;
  Ensuite, ses connaissances professionnelles lui rendront la tâche
facile, si elle veut prendre convenablement en sténographie des
textes qui lui sont dictés, les dactylographier ou les saisir, les bien
présenter. Son chef appréciera son esprit d’initiative si elle sait
s’occuper de certaines tâches, créer des statistiques, tenir des
tableaux, des plannings par exemple ;

 Enfin, à côté de ces tâches routinières, la secrétaire a pour mission de

servir d’intermédiaire entre la Direction et les autres services de
l’entreprise et les services extérieurs. Elle transmet notamment les
ordres ou relance une affaire restée sans suite. A l’absence de son chef,
elle prend les rendez-vous à sa place et note ce qui mérite de l’être.

La secrétaire doit faire montre de dévouement et de l’imagination. Elle doit

libérer son chef des détails pour lui laisser le temps de s’occuper des tâches
plus importantes. Elle pense à sa place et met en valeur les points sur
lesquels elle doit attirer son attention.

Dans ses liaisons avec l’extérieur, le chef n’a que sa secrétaire et ne peut
compter que sur elle. Et c’est sur les qualités personnelles (diplomatie, tact)
dont fera preuve la secrétaire que reposent les succès de l’entreprise.

1.3 QUALITES

Aussi étendues que puissent être la formation et les aptitudes de la

secrétaire, elle ne réussira pleinement dans sa vie professionnelle que si
elle sait établir et maintenir au tour d’elle un climat de confiance et de
sympathie.

En effet, elle sera souvent appelée à participer directement aux «

Relations publiques » qui prennent de nos jours une place de plus en
plus grande dans les entreprises modernes. Qu’il s’agisse donc de ses
rapports avec ses collègues et chefs de service, les clients et les
fournisseurs, les représentants et les administrations…, son
comportement sera toujours apprécié.

C’est pourquoi, la secrétaire doit s’efforcer d’affirmer et de développer

ses qualités morales, intellectuelles et humaines auxquelles se greffent
des connaissances pratiques, une culture générale étendue et une bonne
éducation. Elle accomplit des travaux de responsabilité qui supposent des
qualités d’intelligence, de méthode, d’initiative, un état d’esprit et un
comportement témoignant de la volonté d’une collaboration totale et d’un
entier dévouement au service de l’entreprise.
Ces qualités sont :

 Les qualités physiques :

- être propre et porter des tenues correctes ;

- Parler calmement sur un ton aimable en évitant tout langage familier

et agressif (l’expression joue un rôle considérable dans ce métier de
relations publiques).

 Les qualités intellectuelles :

- la mémoire :

La secrétaire doit être capable de retenir les physionomies, les noms, les
numéros de téléphone, les dates, etc. Elle est la mémoire du directeur
dont elle rappelle les rendez-vous, les engagements, etc. Pour ce faire,
elle fera preuve de beaucoup d'attention, de concentration et de vigilance
pour éviter au Directeur de répéter certaines instructions déjà données.

- l'initiative :

C'est l'aptitude pour la Secrétaire à prendre des décisions en l'absence du Directeur,

pour cela, elle doit savoir adroitement décider et trancher lorsque les circonstances
le recommandent.

- l'ordre et la méthode :

Un des principaux rôles de la Secrétaire est d'éviter l'encombrement. En effet,

l'information recherchée doit être retrouvée facilement ; les documents bien classés,
le matériel et le mobilier bien rangés, disposés avec finesse, de manière esthétique
et agréable au regard.

- le sens de l'écoute :

Elle doit comprendre ce qu'on demande et prendre des positions, si ce n'est des
responsabilités sur les tâches qu'elle exécute. Elle est le plus à même pour être
aussi, l'interface du temps de travail et de la vie privée des personnels de pôles dont
elle dépend.

 Les qualités morales :

- L'honnêteté :

La fonction de Secrétaire a pour fondement la confiance. Il ne peut donc

être toléré d'elles des retards, des absences injustifiées, ni des
comportements tendant à dénigrer l'entreprise. Elle doit reconnaître et
signaler ses erreurs, veiller à l'entretien du matériel, gérer correctement
les fournitures mises à sa disposition.

- La discrétion :

La première qualité qu'un Directeur exige de sa Secrétaire est la discrétion. Donc,

"Secrétariat" ou "Secrétaire" signifie en premier lieu "Dépositaire de secret". Elle doit
être prudente dans ses faits et gestes quotidiens et faire preuve de modestie.

- la persévérance :

C'est la constance dans l'effort. En effet, le métier de Secrétaire est "ingrat et

contraignant". Pour cela, la Secrétaire doit s'armer de courage et de patience.

 Les qualités humaines :

Parce que le métier est essentiellement un métier de relation, le comportement de la

Secrétaire ne doit pas laisser à désirer. Outre le dynamisme, la bonne santé
qu’exigent la profession, la Secrétaire doit :

- avoir un tact irréprochable ;

- faire preuve de patience, de maîtrise de soi, du sens d'écoute vis-à-vis
des collègues de service, des usagers et du patron ;
- être sociable, serviable et de bonne humeur.
DOSSIER 2 : ORGANISATION DU POSTE DE TRAVAIL

2.1 DEFINITION DU POSTE DE TRAVAIL

Le poste de travail désigne l’ensemble des mobiliers et matériels utilisés

par une personne dans l’exercice de son activité.
Mobiliers et matériels doivent respecter des règles ergonomiques et être
aménagés judicieusement.
L’ergonomie étudie comment adapter le travail à l’homme afin de
diminuer sa fatigue et protéger sa santé. . Chaque élément du poste de
travail doit être disposé pour faciliter le travail de l’utilisateur. Le plan de
travail doit être spacieux et organisé. Les divers documents et matériels
doivent être disposés en tenant compte de la fréquence d’utilisation de
chacun d’eux. Le poste de travail doit être bien implanté dans la pièce par
rapport :
- à l’espace (une surface minimale m2 est souhaitée pour un bureau d’une
personne)

- aux autres postes (il faut éviter de mettre deux opérateurs face à face et
prévoir des zones de circulation suffisantes).

L’environnement et l’aménagement du poste de travail assurent à

l’employé un confort et une ambiance permettant d’atteindre le plus haut
degré d’efficacité avec le minimum de fatigue.

En effet, l’aménagement du bureau et de l’espace de travail conditionne

l’atmosphère des travaux administratifs et joue un rôle très important sur
le plan du rendement et l’efficacité du personnel.

2.2 PRINCIPALES CARACTERISTIQUES

Les espaces doivent avoir des caractéristiques qui sont des facteurs
importants de la bonne exécution du travail et qui ont une influence
favorable sur les visiteurs (ameublement, couleur, silence …).

Il faut donc une protection efficace contre le bruit, un bon éclairage, un

choix rationnel des couleurs et un conditionnement de l’air.

Protection contre le bruit :

Une intensité sonore élevée provoque une fatigue nerveuse. Pour se

protéger contre les bruits extérieurs, on utilise souvent des doubles
fenêtres, des papiers insonorisant, des cloisons. Contre les bruits internes,
on utilise des revêtements de sol (moquette, tapis) et revêtements
muraux (liège).

L’éclairage :
Un mauvais éclairage nécessite un effort visuel important. Le bon
éclairage ne doit pas être éblouissant, ni altéré de zone d’ombre. Il doit de
préférence venir de gauche ou de face.

Les couleurs :

De nombreuses études ont démontré l’influence des couleurs sur le

caractère des personnes. Le jaune est par exemple un stimulant
intellectuel, les verts clairs et bleus sont recommandés dans les bureaux.
Par contre, il faut éviter le rouge qui rend nerveux et le noir qui déprime
ou le violet qui incite à la mélancolie.

La climatisation :

Le froid et la chaleur perturbent le travail. Il faut obtenir dans une pièce

une atmosphère constante.

Les meubles de bureau :

Le mobilier de bureau a fait l’objet de définition, de classification et de

spécialisation normalisée. Les bureaux sont adaptés à l’usage qu’on veut
en faire ; la hauteur est différente selon qu’on veut effectuer une écriture
manuelle ou à la machine. Les tiroirs du bureau sont placés à droite. Les
bureaux sont souvent équipés d’une tablette annexe laissant libre la
surface du bureau proprement dit. Ce genre de bureau est accompagné de
chaises roulantes, pivotantes et réglables à hauteur.

Regardez votre environnement avec un regard critique : commençons par

votre bureau … Est-il encombré ? Et si oui par quoi ?

En effet que doit-on trouver sur votre bureau ? L’essentiel, rien que
l’essentiel.

. Le téléphone, placé à votre gauche, ce qui évite les torsions et autres

gestes risqués pour placer l’écouteur sur la bonne oreille… Si le fil est trop
court, il suffit de demander une rallonge !

. Les fiches téléphoniques : le bloc toujours près du téléphone avec un

stylo à côté afin de pouvoir noter rapidement tous les messages.

. L’agenda toujours ouvert devant vous avec la gomme et le crayon à

papier.

. L’échéancier placé de l’autre côté, à porter de main en permanence sur

le bureau.

. Le dossier sur lequel vous êtes en train de travailler.

Tout le reste n’est que gadget inutile, corbeilles ou dossiers encombrants
que vous pourriez très bien mettre ailleurs.

Allez ! Faites un petit effort et appliquez le proverbe : « chaque chose à sa

place et une place pour chaque chose ».

2.3 QUELQUES REGLES SIMPLES A APPLIQUER

. Le plan de travail :

Vous devez disposer de deux zones de travail : l’une pour supporter votre
micro-ordinateur ou machine de traitement de textes, l’autre pour pouvoir
travailler sur un dossier. Il doit être réglable en hauteur ainsi que votre
chaise ou votre fauteuil. Ce dernier doit comporter des accoudoirs vous
permettant d’avoir les avant-bras à l’horizontal. Vos pieds doivent être
bien posés à terre ou au mieux sur un repose-pied.

- L’écran : il doit être placé de 35 à 70 cm des yeux selon votre

accommodation et juste en dessous d’une ligne horizontale passant par
l’œil.
- Le porte-copie : il est recommandé pour éviter les mouvements du
cou et les différences d’éclairage de l’écran et du papier posé à plat.
- L’éclairage : éviter de placer votre écran près d’une fenêtre (face ou
dos à la lumière). Si la disposition des lieux ne vous permet de faire
autrement. utilisez un écran libre et faites un store sur votre fenêtre.
 L’éclairage de votre bureau ne doit pas être trop violent, utilisez plutôt
une lampe d’appoint sur votre bureau.

Remarque :

Il est évident que le bureau individuel est le seul qui soit parfaitement
confortable. Les bureaux des groupes occupés par plusieurs agents
réunissent à des degrés divers des inconvénients d’éclairage, d’aération,
de bruit et de promiscuité qui nuisent à la qualité du travail et de son
rendement.

2.4 RECHERCHE DE L’EFFICACITE PERSONNELLE

Le travail administratif est soumis à des interruptions fréquentes appel

téléphonique, accueil et information des visiteurs…

Aussi, pour mener à bien son activité, il faut impérativement savoir

organiser son temps :

- Fixer des priorités : hiérarchiser les tâches selon leur degré

d’importance et leur urgence.

- Planifier les tâches : les noter dans un agenda ou sur des listes de
contrôle.

- Tenir à jour agenda et listes de contrôle en mettant en évidence les

tâches non réalisées, les répertorier systématiquement sur la liste des
tâches à réaliser le lendemain en priorité.

- Tenir compte des tâches à réaliser selon une périodicité à respecter :

.Tous les jours enregistrer le courrier et le ventiler

.Toutes les semaines mettre à jour les plannings, préparer les

réunions hebdomadaires, rappeler son agenda au patron.

.Tous les mois préparer les activités mensuelles échéancier,

planning.

- Prévoir des marges suffisantes pour faire face à un retard éventuel.

- Prévoir des solutions de remplacement en cas d’aléas, absence ou

retard d’un salarié, panne d’un matériel.
- Tenir compte de son propre rythme de travail, certains travaillent vite
et bien dans l’urgence, à la dernière minute ; d’autres ont besoin de
sérénité, de prendre de l’avance.

- Avoir dans son travail le souci constant de la qualité.

CAS PRATIQUE 1

Les différentes définitions de fonction de la secrétaire, et ce qui se cache derrière les

petites annonces !
Vous trouverez ci-après, une annonce d’offres d’emplois relevée dans un journal de
la place. Elle correspond à un poste de secrétaire. Après l’avoir consultée, vous
essaierez d’en dégager les caractéristiques et les sous-entendus :
Travail demandé :

Quelle type d’entreprise passe l’annonce, quelles sont ses exigences, quelles
peuvent être les conditions de travail ?
Quelle est la fonction proposée ? Vous établirez la définition du poste, c’est-à-dire le
rôle et les attributions de la personne concernée.

UNE SOCIETE IMMOBILIERE

Recherche SECRETAIRE CONFIRMEE
Ayant au moins 3 ans d’expérience.
Elle devra prendre en charge l’organisation du secrétariat d’une activité.
Le poste exige une bonne présentation et le sens des relations humaines.
Envoyez C.V + photo à l’ANPE qui transmettra.

CAS PRATIQUE 2

Capacités requises pour exercer la fonction de secrétaire.

Lorsqu’il s’agit de définir le profil idéal de la secrétaire, on tombe souvent dans des
considérations qui tiennent au caractère particulier de la fonction et à la nature des
relations qu’elle implique.

Travail demandé :

Etablissez la liste des capacités, qualités, élément de personnalité qui vous

paraissent nécessaires pour exercer la fonction de secrétaire.

CORRIGE CAS 1

Les différentes définitions de fonction

- L’annonce émane d’une grande société de construction.

- Le responsable d’un secteur d’activité recherche sa secrétaire.

- La personnalisation est ici forte ; il faut être compétent et aimer les contacts, car
on demande non seulement d’assurer le secrétariat particulier de votre
responsable, d’établir les liaisons internes, mais aussi d’assurer des contacts
commerciaux.

- Il s’agit d’un poste à responsabilité avec possibilité d’évolution.

CORRIGE CAS 2

Capacités requises pour exercer la fonction

Les exigences parfois démesurées des responsables à l’égard de leurs secrétaires.

On a tendance à valoriser les qualités personnelles et oublier les capacités et
compétences professionnelles.

Les principaux critères sont ceux retenus lors de recrutements de secrétaires :

- Niveau de connaissances (générales, professionnelles et techniques)

- Capacités d’expression et de relation (expression verbale et écrite, travail en
équipe, ouverture d’esprit etc.)
- Organisation et méthode (ordre, méthode)
- Efficacité personnelle (rapidité, soin, discipline)
- Caractère et personnalité (discrétion, équilibre caractériel, capacité d’adaptation).

DOSSIER 3 : LE CLASSEMENT DES DOCUMENTS

Les objets que l’entreprise est amenée à classer sont souvent des lettres,
des fiches, des documents commerciaux, des revues, des fournitures etc.

Bien ranger ces objets permet de les retrouver facilement et de les

conserver longtemps. Du matériel et des procédés existent. Leur choix
dépend du budget de l’entreprise, de la place dont elle dispose et de
l’importance du classement à effectuer.

Les objectifs à atteindre avec les utilisateurs.

Le classement doit et avant tout être de qualité c’est à dire conforme aux
exigences de vos clients internes et externes. Si un de vos patrons vous
demande un dossier, il en a besoin maintenant. Si un de vos externes vous
demande un renseignement, vous devez pouvoir le lui fournir
immédiatement par téléphone, de façon rapide et fiable.

Le plan de classement est un véritable guide pour que tout s’y retrouve.

Le classement doit être :

- accessible à tous

- à jour

- de qualité

- de moindre coût

La recherche doit être rapide et fiable.

Compte tenu de tout ce qui précède, nous voyons déjà que les improvisations
doivent être éliminées d’office de même que certains procédés uniquement basés
sur la mémoire de l’employé chargé de ce travail.

Les documents peuvent être classés de différentes façons appelées ordres de

classement.

Des divers ordres de classement, il y en a trois (3) qui sont originaux : Alphabétique,
Numérique et Idéologique.

3.1 LES ORDRES PRINCIPAUX

- Le classement alphabétique

Il suit l’ordre des lettres de l’alphabet français.

BATOURE HASSAN

ADAMOU SANI

ABDOULAYE MOUSSA
 Ainsi, pour appliquer le classement alphabétique, il faut s’appuyer sur la norme
AFNOR (Association Française de Normalisation).

Pour chaque dénomination, il faut :

- déterminer le terme directeur de classement

- indexer la dénomination
- classer l’ensemble des dénominations.

Exemple
Rubrique à classer

Les Archives du Niger

Terme directeur : mot principal

NIGER
Indexage : façon d’indexer une rubrique

Rubrique indexée et classée

Terme directeur – mots suivants (mots précédant le terme directeur)

NIGER (les Archives du)

- Le classement numérique

Il suit l’ordre de succession des nombres entiers naturels.

 N° d’ordre Dossiers
001 Idrissa ABOU
002 Binta HAROUNA
003 Alimata KONE
004 Chaibou TANKARI

Pour faciliter la recherche, il faut établir un second répertoire à l’intérieur duquel les
dossiers sont indexés et classés alphabétiquement suivi de leur n° d’ordre.

- Le classement idéologique

Il suit un plan de classement divisé en parties ou en sujets.

3.2 LES ORDRES DERIVES

Les autres : alphanumérique, chronologique, géographique et décimal sont des

combinaisons.

- Le classement alphanumérique

Il est la combinaison du classement alphabétique et du classement numérique. C’est

le regroupement des dossiers ou des documents par lettre et ensuite par numéro
dans l’ordre d’arrivée.

Exemple :

1 Moussa
2 Maman

- Le classement chronologique

Il est basé sur les dates (d’arrivée, de création ou de publication)

Exemple :

Lettre du 16 octobre 2022

Lettre du 17 octobre 2022
- Le classement géographique

Il s’agit de classer les documents selon la division géographique d’un territoire

(région, département, commune…).

Exemple :

Maradi
Hôtel Jean Gorzo
Hôtel Larewa
Niamey
Hôtel Gawey
Hôtel Ténéré

- Le classement décimal

Il est la combinaison du classement numérique et du classement idéologique. Le

plan de classement est divisé en dix parties (0 à 9), chaque partie étant à nouveau
divisée par dix : CDU

Exemple :
L’ensemble des connaissances humaines est divisé en 10 classes numérotées de 0
à 9.

3.3 LES DOSSIERS

Un dossier est un support destiné à ranger et à protéger les documents.

Exemple : chemises, classeurs, chronos…

Un dossier peut être rangé de différentes façons appelées modes de classement.

LES MODES ET MATERIELS DE CLASSEMENT

Un mode de classement est le classement matériel du document sur un support

(armoire par exemple).
Il peut se faire de trois façons :

- Le classement horizontal :
Il consiste à classer les documents les uns sur les autres, le dos indexé face à
l’utilisateur.

Exemple : chemise ou dossier à sangle

- Le classement debout :

Les documents sont classés les uns à côté des autres sur le petit côté.
Exemple : livre, classeurs

- Le classement vertical :

Il consiste à classer les documents les uns derrière les autres posés sur leur dos ou
suspendus dans un hamac.

Exemple : dossiers, fiches

 CAS PRATIQUE N°1

Classement

Le DRH de votre service vous remet les dossiers des agents ci-dessous à classer :

1 - Abdou BOUBACAR, cadre, arrivé en 1995

2 - Samira AMINOU, exécution, arrivée en 2005
3 - Ibrahim ABDOULAYE, maitrise II, arrivé en 1990
4 - Hadi BASSIROU, cadre, arrivé en 2010
5 - Aminata ABDOU, maitrise I, arrivée en 2015
6 - Ousmane ADAMOU, exécution, arrivé en 1998
7 - Fanta ABBA, maitrise II, arrivée en 2002
8 - Sami ABDO, maitrise I, arrivé en 1988
9 - Hama ABDI, cadre, arrivé en 2012
10 – Seydou BOUBE, exécution, arrivé en 1980

Travail demandé :

En vous aidant des éléments méthodologiques et des outils présentés lors des discussions
théoriques, procédez au classement de ces dossiers selon l’ordre :

- alphabétique
- numérique
- idéologique
 CAS PRATIQUE 2

Classement
Votre patron, qui ne s’y retrouve plus dans ses affaires, vous confie en vrac les documents ci-
dessous :

- Une revue trimestrielle

- Des ouvrages juridiques

- Une attestation de sage

- Un mode d’emploi d’un photocopieur

- Un programme de formation au management

- Une offre d’emploi

- Une convention collective

- Un article du journal officiel

- Un livret de journées portes ouvertes

Travail demandé :

Vous allez proposer un système de classement en regroupant les documents par familles, ensuite le
nom d’identification de chaque famille et enfin vous direz quel système de rangement vous
retiendrez.

DOSSIER 4 : LES IMPRIMES

23
Le travail administratif consiste à saisir, collecter, stocker, traiter et diffuser les
informations. Or, la mémoire humaine étant limitée, tout travail administratif
nécessite donc un support matériel.

Parmi les différents supports, le plus important et le plus courant est l’imprimé
qui peut être appelé suivant les cas :

- Formulaires
- Questionnaires
- Fiches.

4.1 DEFINITION ET ROLE

Un imprimé est un support préparé pour recevoir l’enregistrement écrit d’une

information en vue d’un traitement ultérieur.

L’imprimé prépare le travail administratif :

- Il évite de repenser pour chaque opération, l’enregistrement à faire,

- Il facilite le traitement.

C’est une mémoire :

- Il conserve l’information et permet d’effectuer des contrôles et des

synthèses ;
- Il sert également de preuve.

C’est un véhicule d’information :

Il permet de transmettre l’information aux personnes chargées d’effectuer

un traitement aux destinataires des informations élaborées.

L’imprimé doit être clair, sûr et économique.

4.2 CLASSIFICATION DES IMPRIMES

On distingue :

- Les imprimés de liaison :

Ils servent à transmettre une information et sont conçus pour faciliter

l’enregistrement. A la fin du processus, ils sont rarement réutilisés. Une fois
l’information transmise, ils peuvent alors être classés provisoirement ou même
détruits. Ils sont généralement réalisés sur du papier léger.

Ex : bon de commande, demande d’ouverture d’un compte bancaire.

- Les imprimés de position :

24
Ils permettent d’enregistrer et de conserver les informations nécessaires à
l’accomplissement des tâches de services. Ils sont conservés longtemps et sont
fréquemment consultés et doivent donc être réalisés sur des fiches cartonnées.

Ex : fiche du personnel, fiche client

4.3 PRESENTATION DES IMPRIMES

Que les imprimés soient remplis à la main ou à la machine, on distingue trois

sortes de dispositions souvent combinées.

- L’imprimé en ligne :

Le texte est écrit sur des lignes continues.

Pour éviter l’aspect confus et des indications peu lisibles, il faut porter le début
des différentes lignes à l’aplomb d’une même ligne verticale ou de quelques
verticales appelées lignes maîtresses.

Exemple :
Nom :
…………………………………………………………………………………………………
……………
Prénom : ……………………………………………………………………………………
………………….
Date et lieu de naissance :
………………………………………………………………………..
Service :
…………………………………………………………………………………………………
…….
Fonction :
…………………………………………………………………………………………………
…..
- L’imprimé à cases :

Les renseignements sont portés dans des cases.

Avec cette disposition, chaque case correspond à une donnée. La saisie des
données est donc plus simple et plus sûre. Elle peut être simplifiée chaque fois
que possible par l’utilisation des cases à cocher. La saisie peut également être
facilitée par l’utilisation des cadres ou des peignes (chaque disposition
correspond à une lettre ou un chiffre).

Exemple
Etes-vous marié (e) ? Oui Non
25
 Quel (s) diplômes avez-vous ?
CAP
BEP
BAC
BTS
Autres

- L’imprimé à colonnes ou en tableaux :

Chaque colonne de l’imprimé porte un titre et reçoit des renseignements de

même nature. Il est utilisé pour l’établissement des tableaux statistiques ou
comptables.

Etablissements fréquentés Dates Diplômes

4.4 REALISATION DE L’IMPRIME

L’imprimé est souvent réalisé sur un format de base A0.

Pour la conception de l’imprimé, une analyse préliminaire est nécessaire.

- Quoi ? : quel est le rôle de l’imprimé, est-il utile ?

- Où ? : où est-il établi ?
- Quand ? : quelle est la succession des différentes opérations ?
- Qui ? : qui remplit l’imprimé ? qui l’exploite ?
- Comment ? : comment est-il établit ? à la main ou à la machine ?

26
DOSSIER 5 : LES FICHES

Les fiches classiques sont des imprimés conçus pour recevoir des informations
et les conserver en vue d’un traitement ultérieur.

Une fiche est une feuille de papier ou de carton sur laquelle on inscrit des
renseignements sous forme simplifiée.

Véritable mémoire, elle conserve sous une forme facilement exploitable, la

plupart des informations nécessaires à la bonne marche des entreprises.

On distingue :

5.1 LES FICHES ORDINAIRES

C’est un rectangle de papier fort ou de bristol utilisé en paysage ou en portrait

classé verticalement dans un fichier.

REPUBLIQUE DU NIGER
REGION DE NIAMEY Niamey, le
COMMUNAUTE URBAINE DE NIAMEY

CERTIFICAT DE REPRISE DE SERVICE

Je soussigné, Monsieur le Secrétaire Général de la Communauté Urbaine de

Niamey, certifie que, M…………………………………………
Mle……………………………….
Emploi………………………………………………………………………………………………
……………………..
A repris le service
le…………………………………………………………………………………………..

En foi de quoi, le présent certificat lui est délivré pour servir et valoir ce que de
droit.

Pour le Président P.O

Le Secrétaire Général

27
Indexer un document, c’est inscrire dans sa partie visible le titre de la rubrique,
les tranches de classement.

Quant à la signalisation c’est le moyen visuel qu’on utilise pour mettre en

évidence certains caractères fixes ou communs à un groupe de fiches.

Exemple : couleur de la fiche, onglets, papillons, curseurs.

5.2 LES FICHES VISIBLES

Selon le sens de décalage, on distingue :

- Les fiches à épaule ou en T :

Elles sont en forme de T. Pour leur classement, elles sont glissées dans des
fentes d’un panneau mural métallique. La partie supérieure de la fiche reste
visible donc et c’est sur cette partie que s’effectuent l’indexage et la
signalisation.

- Les fiches horizontales visibles :

Elles sont décalées horizontalement les unes après les autres de façon à laisser
visible le bord supérieur ou inférieur.

- Les fiches verticales décalées :

Elles sont décalées latéralement de façon à laisser visible la marge gauche.

- Les fiches suspendues :

Elles sont suspendues à un cadre et la partie supérieure est protégée par une
gaine en matière plastique transparente.

5.3 LES FICHES A PREPERFORATIONS

Ces fiches sont conçues pour faciliter les travaux de sélection. Elles comportent
une zone non perforée et une zone de perforations où sont indiqués les
caractéristiques donnant lieu à sélection.

DOSSIER 6 : LE QUESTIONNAIRE

6.1 Définition

Le questionnaire est un imprimé spécial qui contient une liste de questions auxquelles l’enquêté
doit répondre par écrit. C’est donc un moyen de communication entre l’enquêteur et l’enquêté.
C’est pourquoi, il est important de bien le rédiger, le concevoir car de sa qualité et de sa précision
dépend la validité et l’intérêt de toutes les informations collectées.

Il remplit donc deux buts essentiels :

28
 - Inviter l’enquêté à parler,
- Fournir des informations adéquates à l’enquêteur.

6.2 Contenu des questions

Il faut :

- Prévoir quelle est l’information que l’on recueille avant même de formuler toute question ;
- Savoir à qui les questions doivent être posées avant de chercher leur formulation.

On distingue :

- Les questions de fait : elles concernent les données objectives, des informations chiffrées ;
- Les questions d’opinion : elles concernent les informations subjectives c’est-à-dire ce que les
gens pensent ou ressentent.

Choix de types de questions :

- Questions fermées : ce sont celles dont on répond par oui ou par non ;
- Questions ouvertes : ce sont celles dont l’enquêté est laissé libre de répondre comme il
pense ;
- Questions de cafétéria : elles sont appelées ainsi parce qu’elles permettent de choisir entre
différentes réponses formulées à l’avance.

Libellé des questions : six règles essentielles :

- Toute question ne doit contenir qu’une idée

- Il faut utiliser des mots simples
- La question ne doit pas être ambiguë
- Utiliser des phrases courtes et pas de négation
- L’imprimé doit pouvoir reprendre les questions
- Questions objectives.

CAS PRATIQUE N°1

Vous travaillez en qualité de secrétaire à la Direction de la Gestion des Carrières au Ministère de la

Fonction Publique. Cette Direction s’occupe entre autres :

- De l’intégration dans le corps,

- Du reclassement,
- De la mise en position de stage,
- De la mise en disponibilité,
- Du détachement
- De la mise en retraite, etc.

29
Vu l’importance des dossiers à gérer, le Directeur reçoit chaque jour des visiteurs, souvent sans
motif valable. Pour filtrer la visite, il vous demande de réfléchir et de mettre en place un formulaire
que remplira chaque visiteur avant d’entrer.

Travail demandé : concevez cet imprimé.

CORRIGE DU CAS

DGC

FICHE DE VISITE

Date :……………………………………………. Heure :

……………………………………………………

Nom du visiteur :……………………….. Service :

……………………………………………….

Objet de la visite :
…………………………………………………………………………………………….

A rendez-vous :…………………………… N’a pas rendez-vous :

……………………….

CAS PRATIQUE N°2

Dans l’entreprise qui vous emploie, votre patron veut réorganiser le fichier du
personnel. Le fichier existant présente plusieurs inconvénients :

- Les renseignements portés sur les fiches sont insuffisants ;

- Les fiches classées sont en mauvais état.

Travail demandé : votre Directeur vous demande d’établir un projet de fiche du

personnel.

30
DOSSIER 7 : LES REPERTOIRES

7.1 Définition
Les répertoires sont des recueils de renseignements classés méthodiquement.
7.2 Le rôle des répertoires
Ils facilitent les mises à jour, la recherche des informations et le reclassement des documents.
7.3 Utilisation des répertoires
Ils sont utilisés :
- Dans une entreprise pour répertorier les noms, les adresses et les numéros de téléphone du
personnel, des clients, des fournisseurs, pour faciliter la recherche des numéros de compte et
des dossiers, pour répertorier des renseignements géographiques sur les clients, pour
répertorier des articles vendus…
- Dans une bibliothèque pour les auteurs, les ouvrages et les sujets.

Dans chacun de ces cas, on a besoin de différents modèles de répertoires.

7.4 Les différents modèles de répertoires
 Les répertoires reliés :
Il s’agit de :
- des carnets pour le vocabulaire (élèves)
- des échéanciers pour le contrôle des dates de règlement
- des registres ou cahiers de textes
- des annuaires téléphoniques pour les noms, adresses et numéros de téléphone
- des dictionnaires pour les explications des mots
- des tables de matières…
Une ou plusieurs pages de chacun de ces documents sont réservées à chacune des lettres de
l’alphabet et on y inscrit les renseignements au fur et à mesure qu’on les connaisse.

Avantages et inconvénients des répertoires

 Avantages

31
- accès rapide
- cout peu élevé
- encombrement faible
- grande sécurité toutes les feuilles sont reliées

 Inconvénients
Les recherches sont longues : les rubriques sont enregistrées suivant l’ordre d’arrivée.

 Les répertoires à feuillets mobiles

Ce sont des classeurs à anneaux ou à tige qui jouent ce rôle : le repérage des rubriques est
facilité pars les intercalaires munis d’onglets comportant soit un numéro ou une lettre.

N.B : c’est un classement précis puisque les fiches peuvent être intercalées au fur et à mesure
de leur création, à la place exacte qui correspond à leur classement.

 les répertoires à bandelettes

Lorsque la rubrique tient en une seule ligue (nom, adresse, téléphone) on peut employer les
répertoires à bandelettes. On utilise des feuilles composées de 25 à 50 bandelettes
prédécoupées. Les libellés des mentions reportées sont inscrits à la main ou à la machine. Les
bandelettes sont placées dans des gaines transparentes, puis placées et fixées dans des
gouttières d’un support en métal ou en plastique. Ce support peut-être accroché au mur ou
autour d’un axe.
Remarque : ce répertoire présente l’avantage d’être d’une grande capacité, de manipulation
très facile et d’un cout très onéreux (cher). Il a la possibilité aussi de recevoir une signalisation
fixe ou mobile (l’emploi des bandelettes des couleurs différentes facilite la sélection) mais il y’a
des risques de détérioration des bandelettes lorsque celles-ci ne sont protégées par les gaines
en plastiques transparentes. L’insertion des nouvelles bandelettes est parfois difficile.

32
DOSSIER 8 : LA VISUALISATION DE L’INFORMATION

8.1 LES TABLEAUX

Un tableau est la représentation regroupée et synthétique des renseignements

sous forme de chiffres. Il s’agit de la présentation (en lignes ou colonnes)
d’information contenue dans un texte. Cette disposition a le mérite de fournir
des faits ou des chiffres sous forme d’un classement qui facilite les
comparaisons.

8.1.1 Classification

Il convient de distinguer :

- Les tableaux des chiffres (statistiques) : qui sont utilisés pour

représenter des renseignements statistiques (chiffre d’affaires, état
de stock…) ;
- Les tableaux de données : qui rassemblent en un document
synthétique des connaissances ou des faits qu’il serait difficile de
confronter s’ils donnaient lieu à un rapport écrit.

Ils peuvent être conçus à « une entrée » (c’est lorsque les données
sont classées en fonction d’un seul caractère :

Agences Article A Article B Article C

Agadez …………….
Maradi………………
Diffa………………
Dosso……………..

Ou « à double entrée » (lorsque les données sont classées en fonction de deux

caractères) :

Agences A B C
Effectif

Hommes……..
33
Femmes………
Total…….

8.1.2. Impératifs d’un bon tableau

- En général, un tableau comporte une colonne de libellés et une série

de colonnes comportant des renseignements précis ;
- Un bon tableau doit être d’une lecture facile ;
- Il est préférable de présenter les chiffres en colonnes verticales. La
largeur des colonnes doit être déterminée en fonction de la mention
la plus grande à inscrire ;
- Un bon tableau doit être pourvu d’un titre (éventuellement d’un
sous-titre) à la fois concis et précis.

8.2 LES GRAPHIQUES

8.2.1 Définition

Ce sont de représentations schématiques d’un ou de plusieurs faits chiffrés en

vue de faire ressortir leur évolution, leur proportion ou leur répartition.

8.2.2 Différents types de graphiques

On distingue deux grandes catégories de graphiques :

- Les graphiques d’évolution qui permettent de suivre l’évolution

d’une ou de plusieurs grandeurs dans le temps (semaine, mois,
trimestre). Ils sont généralement représentés en lignes droites
continues ou discontinues.
- Les graphiques de répartition : ils permettent de visualiser la
répartition d’un ensemble en parties ou classes.

A) Les graphiques d’évolution

1. Graphiques à coordonnées orthogonales ou rectangulaires

ou graphiques cartésiens

Ils sont généralement représentés sur des feuilles quadrillées ou papiers

millimétrés. Sur ce type de graphique, le temps est porté sur une ligne
horizontale appelée abscisse et la grandeur dont on vent suivre les variations
est portée sur une ligne verticale appelée axe des ordonnées.

2. Graphiques à coordonnées polaires

La grandeur est représentée sur le rayon d’un cercle à partir du centre O appelé
pole. On trace autant de rayons qu’il y’a de périodes.

34
On joint ensuite les points représentés sur les rayons. Ce type de graphique est
bien adapté pour mettre en évidence les variations périodiques d’une grandeur.

3. Graphiques de Gantt

Crée par l’ingénieur américain Henri GANTT (1861/ 1915) ce type de graphique
permet de comparer des prévisions et des réalisations. Il est surtout utilisé pour
le suivi des productions.

Les périodes ainsi que les prévisions sont représentées par des colonnes égales,
elles-mêmes subdivisées selon l’importance de la prévision.

4. Graphiques ou diagrammes en ‘’Z’’

Ce type de graphique qui a la forme d’un ‘’Z’’ est du même système que le
graphique à coordonnées orthogonales. Il permet la représentation combinée de
3 grandeurs :

- Les valeurs mensuelles sur 1 an, appelées courbe des variations

périodiques
- Les valeurs mensuelles cumulées en 1 an, appelées courbe cumulée.
- Le total mobile des 12 derniers mois ; appelé courbe de tendance.

L’objectif principal recherché est de faire ressortir, à travers la courbe des

tendances, l’accroissement ou la diminution des activités d‘une entreprise.

B) Les graphiques de répartition

1. Diagramme à bâtons, à colonnes, à tuyau d’orgues ou à barres

Ces graphiques sont utilisés pour représenter des variations discontinues. La

longueur de chaque bâton, tuyau on colonnes est proportionnelle à la quantité
à représenter.

2. Graphique à bande ou à traçons

Ce graphique est utilisé pour faire apparaitre l’importance relative des éléments
par rapport à un ensemble. On choisit une bande correspondant à 100% puis on
divise cette bande en partie proportionnellement à leur valeur. Les valeurs sont
toujours exprimer en %.

3. Graphiques à secteurs ou circulaire

Ils jouent le même rôle que le graphique à bande. Mais la représentation des
nombres se fait à partir d’un cercle ou d’un demi-cercle divisé en secteurs,
proportionnellement à l’importance de chaque élément. Les valeurs sont
exprimées en degré.

35
Ce type de graphique n’est utilisé que lorsque le nombre d’éléments ne
dépasse pas 5.

Au-delà, il est préférable d’utiliser le graphique à bande.

4. Graphiques figuratifs

Comme son nom l’indique, ce graphique permet de représenter par des dessins,
les valeurs relatives des grandeurs étudiées. Ils sont souvent complétés par une
légende chiffrée compte tenu de leur imprécision.

8.3 LES PLANNINGS

8.3.1 Définition

On appelle « planning » la représentation graphique du plan détaillé de l’activité d’une entreprise

qui permet de prévoir, d’organiser et de contrôler cette activité en fonction du temps.

Il vise à :

- Donner une vue synoptique d’une activité déterminée : commande en cours…

- Repartir le travail : charge des machines, emploi du temps de personnel…
- Attirer l’attention sur des faits : relance des fournisseurs ;
- Contrôler les résultats : commandes livrées, paiements effectués.

8.3.2. Classification des plannings

Les plannings sont en principe réalisés à partir d’un panneau mural sur lequel on visualise à l’aide
des différents symboles (couleurs, formes…) :

 Des faits réalisés à un moment donné : ce sont des plannings dits statiques, car ils
matérialisent des faits fixes, connus, déjà contrôlés, donc en principe non susceptibles d’être
modifiés. Ils traduisent en fait un véritable plan de travail. On les appelle aussi « plannings
de position » : situation des stocks par exemple.
 Des prévisions et réalisations correspondant à une tâche déterminée ; prévision et
réalisation d’une fabrication par exemple. C’est le cas des plannings dits dynamiques car ils
présentent des faits variables, doués de mouvement, capables de changer profondément
quant à leur date, leur nombre, leur nature : planning de départ en congé, d’occupation des
salles par exemple.

8.3.3 Elaboration des plannings

36
 Un plan doit être préparé en fonction du problème à résoudre. Mais avant toute réalisation, il faut
se poser les questions suivantes :

- Quoi ? : quel est l’objet du travail ? (initiation à l’informatique par exemple) ;

- Qui ? : qui exécute le travail ? (les étudiants) ;
- Où ? : à quel endroit ? (salle d’informatique) ;
- Comment ? : comment le travail est-il décomposé ? (par discipline) ;
- Avec quels moyens ? : Cahiers, livres…
- Quand ? : quand faut-il commencer ? quelle est la durée ?

Après avoir répondu à ces questions de façon la plus précise possible, on procède à la mise en place
de planning.

Dans la plupart des cas :

- L’échelle des abscisses : est une échelle de temps ou une échelle de quantités, numérotée
en fonction des besoins (heures, mois…) ;
- L’échelle des ordonnées : est une échelle des référence (article, poste, agents…).

Exemple : tracé d’un planning :

Mois janvier
Activités 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
A………..
B……….
C……….
D………
E……..

8.3.4. Différents types de plannings

- Plannings à fiches : il se présente sous la forme de tableaux muraux, de tableaux pivotants

(fiches à épaules) ;
- Plannings à bandelettes (ou à gouttières profondes : ils sont constitués de panneaux en
métal ou en plastique, munis de gouttières (ou gorges) ;
- Plannings à rubans : la visualisation se réalise au moyen d’un ruban que l’on déroule. A
chaque ligne du plateau porte fiches placé à gauche du planning correspond une glissière
dans laquelle coulissent un ou plusieurs rubans de plastique de couleur ;
- Plannings a fils : (ou a cordonnets) : il comprend un panneau métallique perforé et un
plateau porte fiches. A chaque fiche de plateau correspond deux lignes de perforations. Une
ligne supérieure (en générale réservée aux prévisions, permet l’introduction dans les
perforations des chevilles de formes et couleurs variées) ; une ligne inferieure (qui permet
par l’avancement d’un fil fixé à une cheville de visualiser la durée totale prévue pour
l’opération ou la réalisation) ;

37
 - Plannings à alvéoles carrées : plannings de suivi des commandes par exemple ;
- Plannings magnétiques : sur une surface aimantée, sont posés des symboles métalliques ;
ou sur un panneau métallique, sont posés des symboles aimantés de forme et de couleur
variées : établissement rapide du planning, bonne visibilité, utilisation agréable…

Exercice d’application

Les vacances du personnel de votre entreprise s’étalent habituellement de juin à septembre.

Trois semaines sont précises durant cette période d’été ; la quatrième semaine est prise par tout le
personnel pour les fêtes de fin d’année.

Le questionnaire d’enquête effectuée auprès du personnel a donné les résultats suivants pour
les dates de départ en congés :

- Direction générale : M. RAOUL, chef de service, du 16 juin au 8 juillet. Melle FATI, secrétaire,
du 15 juillet au 8 aout.

38
 - Service ventes : M. BOUKARI, chef de service du 15 aout au 8 septembre. M CHAIBOU :
adjoint, du 8 juillet au 30 juillet.
- Service représentants : M QUENUM, du 1er au 22juillet. M. RAOUL : du 1er au 22 aout : M.
SOULEY : du 22 aout au 15 septembre ; M. TIMBO : du 22 juin au 15 juillet. Melle ZARA :
secrétaire, du 22 juillet au 15 aout. Melle YAZI : secrétaire sténodactylographie (vous lui
fixez une période).
- Service statistiques : M. EMILLE chef, de service, du 1er au 22 septembre. Melle YAYA :
secrétaire, du 15 juin au 8 juillet.
Travail à faire :

Représenter le planning de départ en congé du personnel de cette entreprise.

DOSSIER 9 : LES DOCUMENTS COMMERCIAUX

9.1 DEFINITION

Les documents commerciaux sont des écrits qui constatent les opérations
passées avec un fournisseur ou un client, et plus généralement avec toute
personne en relation avec l’entreprise : transporteur, banquier, assureur…

9.2 IMPORTANCE

La prudence recommande au commerçant de se réserver le moyen de

prouver son bon droit en justice ; cela en prévision des litiges. Les documents
commerciaux constituent donc des moyens de preuve.

9.3 PRESENTATION

39
 A l’origine, beaucoup de documents commerciaux se présentaient sous
forme de simples lettres (lettre de change, lettre de voiture, lettre de crédit ou
lettre de commande) que l’on rédige encore dans les bureaux.

Depuis 1939, l’AFNOR a entrepris de normaliser certains de ces documents.

9.4 DIFFERENTS TYPES DE DOCUMENTS COMMERCIAUX

LE BON DE COMMANDE

C’est un document commercial qui permet à un client de demander à un

fournisseur la fourniture de matériel, d’objet ou de service en mentionnant tous
les renseignements nécessaires au fournisseur.

LE BULLETIN DE COMMANDE

Il se différencie du bon de commande par les mentions portées dans l’entête

et l’existence de certaines clauses.

Il est adressé au client par le fournisseur.

LE BON DE LIVRAISON

Il est établi par le fournisseur lors de la préparation de la commande et remis

au client au moment de la livraison. Il permet de vérifier les marchandises
livrées, leur conformité avec la commande.

LA FACTURE
Elle se sert à constater le prix d’une vente ou d’une prestation de service.

On distingue :
- Les factures simples
- Les factures d’expédition
- Les factures pro-forma
- Les factures d’avoir
- Les relevés de factures
- etc.

LE CHEQUE
Le chèque est un moyen de paiement au comptant. C’est un écrit par lequel
une personne appelée tireur donne l’ordre à une autre personne le tiré de payer
une certaine somme à une troisième personne le bénéficiaire.
On distingue :
- Le chèque barré
- Le chèque de voyage
- Le chèque certifié
- etc.

40
 LA LETTRE DE CHANGE OU TRAITE

C’est un instrument de crédit. C’est un écrit par lequel une personne appelée
tireur donne l’ordre au tiré de payer à une échéance fixée une somme
déterminée à lui-même ou à une tierce personne.

LE BILLET A ORDRE

C’est un écrit par lequel un débiteur ou souscripteur s’engage à payer à

l’ordre d’une autre personne, appelée bénéficiaire, une somme déterminée à
une échéance fixée.

DOSSIER 10 : LA GESTION DU COURRIER

Pour faire face à des relations diverses avec ses partenaires et correspondants, l’administration
utilise plusieurs moyens de communication dont le courrier reste et demeure le moyen
privilégié

Le problème du courrier se pose avec acuité dans tout organisme d’une certaine importance et
notamment dans l’administration. Il s’agit d’une part, de recevoir et distribuer aux

41
destinataires qualifiés, d’autre part de rassembler et expédier toute la correspondance avec les
tiers.

Ces opérations doivent être effectuées dans les meilleures conditions de :

- Rapidité
- Régularité
- Sécurité
- Economie

Cependant, le respect de ces qualités est étroitement lié à l’organisation générale et aux règles
de fonctionnement de l’organisme concerné.

Dans les administrations publiques en particulier, nombreux sont encore les services du
courrier dont les méthodes de travail n’ont pas réellement évoluées depuis des années alors
que dans le même temps, la masse des correspondances se trouvait assez considérablement
accrue.

N’étant plus de ce fait adaptés aux nécessités et aux techniques modernes, ces services ont
pratiquement cessé d’être en mesure de tenir le rôle dynamique qui doit être le leur et tout au
contraire, par la lenteur de leurs interventions, contribuent souvent à ralentir la liquidation des
dossiers.

Cependant, en dépit de tous les progrès techniques enregistrés en matière de communication,

le courrier demeure le moyen de communication le plus utilisé par l’administration ou les
entreprises dans leurs relations écrites avec leurs partenaires tant internes qu’externes.

C’est en effet au service courrier qu’il appartient de coordonner les activités relatives à la
gestion des correspondances. Aussi, d’une manière générale, tous ceux qui, à un titre ou à un
autre, ont la charge de créer ou d’assurer le fonctionnement d’un service courrier (de quelque
importance qu’il puisse être) sont conscients de l’importance de cette activité.

La présente séquence vise donc à donner quelques éléments sur les méthodes de gestion des
courriers notamment dans les services publics tant à l’arrivée qu’au départ.

Ces opérations qui sont réalisées par le bureau d’ordre ou par les secrétariats sont
décomposées en tâches élémentaires (mais essentielles) : elles constituent le processus du
traitement des courriers.

10. 1 DEFINITION DU COURRIER

Plusieurs définitions ont été données au mot « courrier »

Dans la gestion administrative et commerciale, le courrier est généralement défini comme

l’ensemble des correspondances reçues ou expédiées par une administration ou une
entreprise.

42
Sur le plan postal, l’édition « Secteur Postal en Afrique » définit le courrier comme « l’ensemble
des lettres, de communications sur papier ou sur support électronique, des colis, périodiques
envoyés ou reçus par la voie de la poste aux lettres » ;

Le Robert désigne le courrier par « l’ensemble des correspondances (lettres, imprimés,

paquets) reçues par une personne par la voie de la poste » ;

L’Organisation Mondiale du Commerce (OMC) traduit le courrier par « l’ensemble des lettres,
colis, petits paquets, imprimés, périodiques, reçus ou envoyés par les réseaux de la poste aux
lettres »

En résumé, le courrier désigne une communication écrite entre personnes (généralement

deux) : un expéditeur qui l’envoie et un destinataire qui le reçoit. Parmi les différentes tâches
administratives d’une organisation, le traitement du courrier absorbe une grande partie du
temps des agents : d’où son importance.

10. 2 IMPORTANCE DU COURRIER

L’un des piliers d’une bonne gestion est l’existence d’un système efficace d’information
constitué en grande partie de divers documents et autres supports utilisés par les agents afin
de mener à bien leurs activités, s’informer ou communiquer.

Le courrier répond à certaines exigences.

En effet, il constitue :

- Un moyen de preuve : qui peut être invoqué en cas de contestations (en matière
commerciale, « les correspondances reçues et les copies des lettres envoyées doivent
être classées et conservées pendant dix ans « : article 11 du Code Commerce) ;
- Une trace des engagements pris : car il est la confirmation de certains engagements
conclus : afin d’éviter toute mauvaise interprétation. La lettre vaut contrat pour les
parties. Aussi, certains accords conclus oralement doivent nécessairement être
confirmés par lettre ;
- Une « mémoire » : le courrier constitue la trace des activités, des faits réalisés, du
savoir-faire de l’organisme. Il est donc une aide à la mémoire humaine puisqu’on peut
s’y référer en cas de besoin ;
- Un élément stratégique : en effet, la compréhension du passé, la connaissance de ses
héritages est indispensable à la prise de décisions stratégiques.

10. 3 CLASSIFICATION DES COURRIERS

Dans la pratique, il convient de distinguer :

- Le courrier commercial : constitué de l’ensemble de lettres que les commerçants

échangent entre eux ou avec des tiers non commerçants à l’occasion des
opérations de leur commerce (documentation, commande, réclamations…) ;
- Le courrier administratif (qui nous intéresse ici) : regroupe l’ensemble des
documents produits et échangés entre les services publics…

43
Il est essentiellement constitué :

 Des différents types de lettres administratives : lettre purement administrative, la lettre

semi-administrative, la lettre personnelle, les lettres particulières.
 Des documents d’information générale : la convocation, l’avis, le communiqué,
l’attestation, la note de service, la note succincte, la circulaire, le message-radio.
 Des documents d’étude : le compte rendu, le procès-verbal, le rapport.
 Des actes des pouvoirs publics : la loi, l’ordonnance, le décret, l’arrêté, la décision.

Le courrier personnel : il s’agit du courrier privé remis directement aux destinataires.

10. 4 TRAITEMENT DU COURRIER

Le travail administratif consiste à rassembler les informations élémentaires, à les mettre en

ordre et à les exploiter pour en tirer une information permettant de prendre une décision
optimale.

Cependant, pour que l’exécution des tâches se fasse rapidement et avec sécurité, le travail
administratif doit être organisé : c’est-à-dire rechercher les méthodes et moyens qui
permettent d’effectuer ce travail dans les meilleures conditions et avec le maximum de
sécurité.

Le traitement du courrier obéit au même principe. Il regroupe en effet l’ensemble des

opérations qui permettent, à partir d’informations de base (masse de documents reçus),
d’obtenir des résultats élaborés (documents directement exploitables).

En général, ce travail est effectué par les différents secrétariats de direction et « Bureaux
d’Ordre » mis en place dans les organisations.

L’opération de traitement du courrier s’effectue à deux niveaux :

- La réception du courrier : c’est l’opération matérielle consistant à aller chercher auprès du

transporteur ou à recevoir de celui-ci les différents documents adressés à l’organisme :
courrier « arrivée » ;

- Le départ consiste à recueillir les documents de correspondance émanant de l’organisme, à

les conditionner pour l’expédition : courrier « départ ».

44
Le courrier « arrivée »

Le courrier « arrivée » regroupe l’ensemble des documents reçus par l’organisme (entreprise,
collectivité, Administration…)
Le processus du traitement du courrier à l’arrivée comprend : le tri, le dépouillement, le datage
et le numérotage, l’enregistrement, la distribution.

- Le tri

Il consiste à la reconnaissance visuelle des caractères inscrits sur les envois (les adresses). Il
vise à différencier et à établir une répartition par destination du courrier dans l’organisme.
Quel que soit le mode d’arrivée (poste, planton …), l’ensemble du courrier, reçu en un même
point, doit finalement être acheminé vers les destinataires multiples. Cette distribution
nécessite que soient exécutés des « tris » destinés à orienter vers les destinataires qualifiés.

A ce niveau, le tri vise à identifier le courrier et à le séparer en différents lots :

Plis urgents et secrets : en principe, le Service courrier doit, en toutes circonstances, être en
mesure d’acheminer tout le courrier par les voies les plus rapides ; à cet effet, la mention
« urgent » devient en principe sans objet. Elle devrait être réservée, très exceptionnellement,
aux plis qui doivent être acheminés par des voies inhabituelles : porteur « express », agent de
liaison…
Quant au caractère « secret » de certaines correspondances, il n’a en général d’effet que
de renforcer le respect des consignes de sécurité. Cependant elle peut avoir pour inconvénient
d’attirer inopportunément l’attention : pour éviter cet inconvénient, il est recommandé de
placer les plis sous deux enveloppes, la première ne comportant aucun signe particulier.

Dans tous les cas, les mentions d’urgence et de secret doivent toujours être utilisées
avec le plus grand discernement et devraient rester exceptionnelles.

Courrier personnel : le courrier est normalement adressé impersonnellement à la plus haute

autorité de l’organisme destinataire. Cependant, certains envois sont libellés au nom de tel ou
tel membre du personnel, ce qui pose certaines difficultés.

En fait, ce courrier peut recouvrir deux types de différentes de correspondance : du

courrier administratif (motivé par la nature même des fonctions remplies par le destinataire,
adressé en nom personnel) du courrier personnel proprement dit.

Dans tous les cas, le courrier personnel doit être remis au destinataire sous plis fermés. Dans
de nombreuses administrations, afin d’éviter toute indiscrétion la totalité du courrier dont
l’adresse comporte un nom propre est remis non ouvert à son destinataire. Cette façon d’agir
présente cependant de nombreux inconvénients notamment retarder la liquidation et l’examen
des affaires.

Courrier recommandé : la recommandation du courrier est justifiée par la nécessité d’éviter la

contestation sur la réalité de la réception d’un pli et sur la date de celle-ci ou le souci de
satisfaire à des prescriptions légales.

45
 - Le dépouillement

L’ouverture des enveloppes (dépouillement) concerne le courrier administratif, le courrier

personnel étant transmis directement aux destinataires.
A ce niveau, toutes les enveloppes doivent être ouvertes à l’exception de celles présentant
manifestement un caractère strictement personnel.
Cette tâche s’effectue manuellement (coupe-papier) ou à l’aide d’une machine spéciale à ouvrir
le courrier.
Néanmoins, il convient de prendre un certain nombre de précautions :
Avant de jeter l’enveloppe s’assurer qu’elle ne contient aucun document ; l’enveloppe sera
ouverte de deux cotés, ce qui facilitera l’extraction des documents et l’on est certain de n’avoir
rien oublié ;
L’adresse de l’expéditeur qui figure sur l’enveloppe est même que celle de l’en-tête de la lettre ;

La pièce jointe indiquée dans la lettre existe bien et l’agrafer automatiquement à la lettre ;
L’enveloppe n’est pas nécessaire juridiquement ;
Ce n’est pas une lettre recommandée : si c’est le cas, l’enveloppe doit être agrafée à la lettre ;

La signature de l’expéditeur soit lisible : dans le cas contraire concerne l’enveloppe si le nom de
l’expéditeur y figure une lettre concerne plusieurs personnes ou plusieurs services, il faut en
faire des photocopies

- Le datage et le numérotage

Une fois dépouillé, le courrier est automatiquement numéroté (numéro attribué par ordre
d’arrivée) et daté. Ces éléments permettent une meilleure identification du courrier et
permettent de le retrouver facilement lors des recherches. (Numéro d’enregistrement : 732.
Date d’arrivée : 17 octobre 2022).

- L’enregistrement du courrier

L’enregistrement du courrier est le report sur un document d’un certain nombre d’indications
permettant à tout moment d’identifier le message reçu, de connaitre sa date d’arrivée et,
éventuellement, la suite qui lui a été réservée.

L’enregistrement du courrier à l’arrivée a pour avantages de répondre soit à une obligation

légale ou réglementaire (preuve d’une « date certaine »), soit d’obtenir une décharge du
courrier remis aux destinataires, de créer un instrument de contrôle ou de relance.

L’acte matériel d’enregistrement est classiquement réalisé sur un « registre » dont le tracé est
présenté comme suit :

Une fois enregistré, le courrier (accompagné d’une fiche de transmission) est classé dans un
parapheur et soumis à la lecture du responsable.

46
 - La distribution

La distribution (ventilation) intervient après les annotations portées par le responsable sur la
fiche d’accompagnement.

C’est l’opération qui a pour objet de transporter et de mettre la disposition du destinataire

compétent le document reçu. Cette tâche relève des différents secrétariats ou du Bureau
d’Ordre ; à cet effet, afin de garder trace, le courrier transmis est distribué à l’aide d’un « cahier
de transmission interne » signé par le destinataire à titre de décharge.

Le tracé du « cahier de transmission » se présente comme suit :

N° et date de la
Nombre de
N° ordre correspondanc Destinataire Objet Signature
pièces
e

Dans certains services, il est généralement un secrétariat particulier chargé de :

Travaux de secrétariat à caractère particulier ;

La gestion de l’agenda et du traitement du courrier « arrivée » ;

47
La centralisation des projets de correspondances confidentielles ou le secrétariat général pour
collationnement, enregistrement, multiplication et expédition ;

L’exécution de toutes tâches à lui confiées. Aussi l’organigramme prévoit un bureau d’ordre
dont la mission essentielle est le traitement du courrier tant à l’arrivée qu’au départ. Il veille à
la reprographie, à la diffusion des actes et à leur classement.

A titre d’exemple, le circuit du courrier « arrivée » peut se présenter comme suit :

COLLECTE DU COURRIER

TRI DU COURRIER

OUVERTURE DES ENVELOPPES

VERIFICATION DES PIECES JOINTES

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DATAGE ET NUMEROTAGE
 TRAITEMENT DU COURRIER « ARRIVEE »

Le courrier « départ »

Il est constitué des différentes correspondances envoyées par l’organisme. Le traitement de ce

courrier comporte un certain nombre d’étapes :

- Rédaction et présentation du courrier

Le courrier est généralement rédigé par les différents responsables et remis aux secrétaires
pour la mise en page. Néanmoins certains patrons peuvent confier la rédaction du courrier à
leur secrétariat qualifié en la matière.

La rédaction du courrier administratif doit être conforme aux règles de la rédaction

administrative.

- Conditions de forme

La lettre du départ est une sorte d’ambassadeur qui représente l’organisme qui l’expédie ; de
ce fait, sa présentation ne doit pas laisser à désirer.

Dans ce domaine, les normes de présentation doivent être respectées afin que le courrier soit
directement exploitable. Ce travail est généralement effectué soit par pool de secrétaires ou par
des assistants de direction qualifiés ou même par les responsables eux-mêmes.

Après saisie et correction, le document est ensuite imprimé en un certain nombre

d’exemplaires selon le système en vigueur dans chaque organisme.

- La signature du courrier

49
Pour être signé, le courrier est classé dans les parapheurs et soumis à la signature des
responsables. Ce système à l’avantage d’assurer un meilleur contrôle des documents en vue
d’éviter des oublis et des pertes.

- Le datage et numérotage

La date de départ d’une lettre est importante ; à cet effet, le courrier doit être daté, numéroté et
cacheté pour être facilement retrouvé en cas de besoin.

- L’enregistrement

Avant tout envoi, le courrier doit être enregistré comme à l’arrivée en vue de laisser traces.

Il s’effectue dans un registre « courrier départ » :

- Le pliage et mise sous enveloppe

Avant de procéder à la mise sous enveloppe, il faut bien vérifier que toutes les pièces jointes et
annexes annoncées dans la lettre sont présentes et les accrocher éventuellement au courrier
par un coin de lettre métallique.

L’orque le courrier est très important, on a recourt de plus en plus à des machines modernes : à
plier des documents, à fermer les enveloppes, à adresser qui sont de plus en plus remplacées
par des étiquettes informatisées,...

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 - L’affranchissement du courrier

Il consiste à apposer un timbre à l’enveloppe après l’avoir pesée en vue de son acheminement
destinataire. A cet effet, une machine à affranchir peut être utilisée.

- L’expédition du courrier

Une fois affranchi, le courrier est prêt à l’envoi. Il peut être posté ou remis au planton qui le
distribue dans les différents services. A cet effet, il est enregistré dans un « registre de
transmission » qui doit être signé par le destinataire à titre de décharge.

Le tracé » du registre se présente comme suit :

Tracé registre de transmission

Nombre de
Date N° ordre Destinataire Objet Signature
pièces

51
Le circuit du courrier au départ se présente comme suit :

REDACTION DU COURRIER

(
SAISIE DU COURRIER

(1)
CORRECTION ET IMPRESSION

SIGNATURE

(2)

DATAGE ET NUMEROTAGE

ENREGISTREMENT DU COURRIER
(3)

EXPEDITION DU COURRIER

TRAITEMENT DU COURRIER « DEPART »

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10.5 GESTION DU COURRIER ELECTRONIQUE

Comme indiqué, le courrier électronique ou courriel (ou par anglicisme E-mail ou mail qui
signifie « courrier » en anglais) est un système de transmission de messages écrits et de
documents envoyés électroniquement via un réseau informatique (Internet) dans la boîte aux
lettres électroniques d’un destinataire choisi par l’émetteur.

Par leur contenu et leur forme, les messages envoyés par courrier électronique donnent à leurs
destinataires une image de l’expéditeur. Son rôle est croissant dans le maintien de liens sociaux
surtout en cas d’éloignement géographique.

Ainsi, il subit le même système de traitement que le courrier ordinaire notamment en ce qui
concerne l’enregistrement et la conservation.

- A l’arrivée, on enregistre uniquement les courriers qui sollicitent une réponse ou un

suivi en interne : date d’arrivée, émetteur, objet, destinataire et suite à donner.
- Au départ : sont enregistrés le numéro chrono, le destinataire, l’objet, le chemin d’accès,
le rédacteur, la date d’expédition.

Ce système permet à tous de se tenir informés de l’ensemble des courriers « arrivées ».

Cependant, l’on évitera de garder en mémoire ces informations sur l’ordinateur que pendant
trois à six mois d’enregistrement.

10.6 CLASSEMENT DU COURRIER

Le classement est généralement défini comme le rangement méthodique des documents en vue
d’une recherche ultérieure aisée.

En effet, l’un des piliers d’une bonne gestion est l’existence d’un système efficace d’information
constitué en grande partie par divers documents et autres supports utilisés par les agents pour
mener à bien leurs activités ; s’informer ou communiquer.

Le courrier classé et bien conservé doit remplir cette mission. C’est pourquoi, outre sa
rédaction, sa présentation, son expédition doivent se conformer à une certaine norme, son
classement aussi ne doit pas laisser à désirer.

Dans le processus du traitement du courrier, l’importance du classement n’est plus à

démontrer. En effet, une fois traitées, les correspondances doivent être conservées dans de
meilleures conditions et classées afin d’être retrouvées rapidement en cas de nécessité. Le
système à mettre en place doit répondre aux caractéristiques suivantes :

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Le classement des correspondances s’effectue généralement dans des chronos (selon l’ordre
chronologique) et rangés debout dans des armoires. Il est généralement prévu un « chrono
courrier départ » et un « chrono courrier arrivée ».

Cependant, le classement du courrier peut être adapté aux besoins de l’organisme afin de
faciliter les recherches : par exemple, les actes des pouvoirs publics (arrêtés, décisions,
décrets…) peuvent être rangés selon l’ordre idéologique et classés dans des chronos ou des
chemises à sangles.

EN CONCLUSION

Le courrier est donc toute forme de correspondance écrite, textuelle, magnétique ou

électronique qui arrive ou qui part d’un service bien déterminé, en vue de subir un traitement
ou une réaction à travers les informations qu’il contient.

Il est donc important d’apporter une attention particulière à cette activité. Or, beaucoup
d’agents y travaillent sans notion préalable dans le domaine. L’objectif visé par la présente
séquence est d’apporter des éléments essentiels sur le traitement du courrier à la portée de
chacun.

Ainsi, à partir des différents aspects développés, le responsable du Service de courrier dispose
désormais de tous ces éléments qui lui permettront en toute connaissance de cause d’assurer
cette tâche avec beaucoup plus d’efficacité et de professionnalisme.

CAS PRATIQUE

Au courrier reçu ce matin, figurent les correspondances ci-dessous :

- Lettre n° 125/AA du 27 septembre 2022 de l’Agence ANFANI à Niamey : demande

d’interview ;
- Lettre n°144 du 26 septembre 2022 de la Société Nigérienne de Mousse à Maradi :
erreur de livraison ;
- Relevé de factures n° 320 du 25 septembre 2022 de Ténéré Voyages à Agadez ;
- Demande de stage du 24 septembre 2022 de l’Agent SAMINOU ;
- Lettre n° 428/DG/CNSS du 27 septembre 2022 de la Direction Générale de la CNSS à
Niamey : réunion.

Travail demandé :

Enregistrez au registre correspondant les différentes lettres (le dernier numéro

sur le registre est le 520).

CORRIGE DU CAS

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 REGISTRE COURRIER ARRIVEE

DATES N° D’ORDRE EXPEDITEUR OBJET OBS

24 /09/2022 521 M. Saminou Demande de stage
25/09/2022 522 Ténéré-Voyages Agadez Relevé de factures n° 320
26/09/2022 523 Société Nigérienne de Erreur de livraison
Mousse Maradi
27/09/2022 524 Agence ANFANI Demande d’interview
27/09/2022 525 CNSS Réunion

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