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SECTION 2 : LA GESTION DES EFFECTIFS

I. LA NOTION D’EFFECTIF
La connaissance du personnel employé dans l’entreprise constitue un préalable à la mise en
place d’une politique de l’emploi. Toute décision dans le sens de la gestion des RH doit être
prise en considération des caractéristiques de l'effectif et la diversité des statuts.

Le terme effectif est d’un emploi délicat car il recouvre des réalités différentes. L’effectif se
compose des salariés liés à l’employeur par un contrat de travail, quels qu’en soient la forme,
la durée, le caractère permanent ou à temps partiel, même si l’exécution du contrat est
suspendue.

Aussi est-il nécessaire de compléter le terme effectif d’un ou plusieurs qualificatifs permettant
de le définir. Du fait des mouvements de personnel (embauches et départs) ainsi que des
changements dans l’exécution du contrat de travail, il est également utile de préciser le
moment de la mesure de l’effectif et la période concernée. Enfin, pour déterminer certains
seuils légaux d’effectifs, des travailleurs non liés par un contrat de travail peuvent être pris en
compte.

II. LES TYPES D’EFFECTIF

 Effectif théorique ou habituel ;
 L’effectif inscrit ;
 L’effectif permanent ;
 L’effectif fiscal ;
 L’effectif payé ;
 L’effectif au travail ;
 L’effectif présent ;
 Les effectifs instantanés ;

1. Effectif théorique ou habituel :

L’effectif habituel correspond au nombre de salariés liés à l’employeur par un contrat de

travail

 Contrat à durée déterminée ou indéterminée.

 Emploi à plein temps ou à temps partiel.

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 Contrat en cours d’exécution ou suspendu (accident de travail, maladie, grossesse et

 maternité, obligation du service national, fermeture provisoire, grève, etc.).
 L’effectif à prendre en compte se compose donc des salariés permanents sous contrat
 à durée indéterminée travaillant à temps plein, y compris les salariés en période
d’essai ou de préavis, les représentants exclusifs, les salariés dont le contrat est
suspendu (accident de travail, maladie, grossesse et maternité, obligation du service
national, fermeture provisoire, grève, etc.). Les salariés sous contrat intermittent, les
travailleurs intérimaires.

Les travailleurs à temps partiel sont pris en compte au prorata de l’horaire inscrit dans leur
contrat de travail. Les apprentis sont exclus de l’effectif.

2. L’effectif inscrit :
Il regroupe, sans tenir compte de la nature du contrat du travail, les salariés figurant sur le
registre du personnel. Ce registre obligatoire, regroupe notamment les documents relatifs aux
entrées et sorties du personnel, engagements, licenciements, démissions, expiration des
contrats à durée déterminée. Il contient pour chaque personne intéressée les noms, prénoms,
nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d’entrée et de sortie,
éventuellement autorisations d’embauchage ou de licenciement.

Pratiquement toutes les catégories de salariés que l’on est susceptible de rencontrer dans
l’entreprise (qu’ils soient sous la subordination juridique du chef d’entreprise ou non) se
trouvent ainsi répertoriées.

Il faut distinguer l’effectif inscrit instantané, saisi à un instant donné, et l’effectif moyen
calculer sur une certaine période.

3. L’effectif permanent :

Il se compose des salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée inscrits à
l’effectif pendant toute l’année considérée.

En effet, effectif permanent = effectif initial – départs – contrats à durée déterminée – contrats
à temps partiel.

L’effectif permanent regroupe les personnes qui faisaient partie du personnel au début de
l’exercice, à temps plein et par contrat à durée indéterminée, et qui en font toujours partie au
dernier jour de l’exercice sans avoir quitté l’entreprise et y être rentrées ensuite.

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4. L’effectif fiscal :

Il regroupe tous ceux qui ont figuré peu ou prou à l’effectif et qui, de ce fait, ont perçu de l’entreprise
une rémunération au titre de l’exercice.

Effectif fiscal = effectif initial + entrées de l’exercice

L’effectif fiscal regroupe aussi bien les titulaires de contrats à durée indéterminée à plein temps que
les temps partiels, les contrats à durée déterminée, les vacataires, les saisonniers… dès lors qu’ils ont
perçu une rémunération pendant l’année. N’en font donc pas partie tous ceux qui, titulaires d’un
contrat de travail, n’ont, du fait de sa suspension, perçu durant l’exercice aucune rémunération.

5. L’effectif payé :

Les personnes dont le contrat de travail est suspendu appartiennent toujours à l’effectif inscrit
et donc, éventuellement, à l’effectif permanent. Il est cependant possible qu’elles ne
perçoivent pas de rémunération et ne fassent donc pas partie de l’effectif payé.

L’effectif non payé correspond au nombre de personnes n’ayant pas perçus une rémunération
du fait de la suspension du contrat de travail (absences, congés sans solde, etc.).

 Effectif payé = Effectif inscrit – effectif non payé

 Effectif non payé = Effectif inscrit – effectif payé.

6. L’effectif au travail :

L’effectif au travail correspond au nombre de personnes effectuant dans l’entreprise une

période de travail.

La notion de travail effectif est importante. Elle désigne toute période de travail effectué dans
l’entreprise et intervient notamment pour calculer les droits à congé. Sont assimilés par la loi
à un temps de travail effectif, et donc intégrés dans le temps de présence, notamment :

 la période de congés payés ;

 la suspension du contrat par suite d’accident de travail ;
 les congés de formation, d’éducation ouvrière… ;
 les congés pour événements familiaux.

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7. L’effectif présent :

L’effectif présent correspond au nombre de personnes effectuant dans l’entreprise une période de
travail ainsi que le nombre de personnes dont la situation est assimilée à une période de travail
(Personnes en congés payés, Personnes en récupération, etc.).

8. L’interdépendance entre les différents effectifs instantanés un jour donné :

Le schéma présenté ci-après précise l’interdépendance entre les différents effectifs

instantanés un jour donné (les personnes entrées ce jour-là sont comprises, les personnes
quittant l’entreprise à la fin de ce jour le sont également) :

Effectif au travail

Personne dont la situation est assimilée à une période de travail

Effectif Présent

Personnes absentes dont la rémunération est maintenue

Effectif Payé

Personnes absentes dont la rémunération est suspendue

Effectif inscrit

SECTION 3 : LA STRUCTURE DE L’EFFECTIF

La connaissance des diverses caractéristiques de la population est essentielle pour la mise

en œuvre de la gestion prévisionnelle de l’emploi. Les caractéristiques à prendre en compte
sont nombreuses. Le bilan social de l’entreprise en retient cinq dans la rubrique «effectifs»:

 Age ;
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 Sexe ;
 Ancienneté ;
 Qualification ;
 Nationalité.

D’autres caractéristiques peuvent également être retenues : formation initiale, situation de

famille, etc.

1. LA PYRAMIDE DES AGE :

À partir du registre du personnel, qui comporte la date de naissance de chacun des salariés
inscrits à l’effectif, il est possible de construire la pyramide des âges du personnel inscrit à
une date donnée. Cette pyramide peut être établie de façon plus ou moins détaillée selon la
finesse des classes d’âge retenues. Elle peut être fournie pour l’effectif global ou pour chaque
sexe, chaque catégorie socioprofessionnelle…

L’analyse d’une pyramide des âges présente un grand intérêt pour le gestionnaire des
ressources humaines. L’âge a un impact important sur les comportements professionnels.

La pyramide des âges permet également de faire des projections dans le temps, de visualiser
les départs à la retraite.

2. LA RÉPARTITION PAR SEXE :

Elle présente également un intérêt certain du fait de l’importance de la réglementation
relative au travail féminin et à l’égalité professionnelle.

Le droit consacre des règles propres à la maternité et des dispositions spécifiques aux femmes
pour la durée du travail et les conditions de travail.

3. LA RÉPARTITION SELON LA NATIONALITÉ :

Cette répartition nous renseigne sur la provenance du personnel exerçant dans l’entreprise
ainsi que sur l’adéquation entre les emplois crées et proposés par l’entreprise et le marché du
travail.

4. LA PYRAMIDE DES ANCIENNETÉS :

Elle présente d’autant plus d’intérêt que l’ancienneté influe sur les aspirations et le comportement
professionnel du salarié, d’une part, et sur son statut dans l’entreprise, d’autre part.

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Des avantages sociaux spécifiques peuvent exister en fonction de l’ancienneté : congés payés,
primes…

L’analyse de la pyramide des anciennetés est indissociable de celle de la pyramide des âges.

5. LA STRUCTURE DE QUALIFICATION :

La structure de qualification est établie sur la base de la distinction des différentes tâches qui
affectent le personnel selon que ces derniers sont des cadres, des ouvriers hautement qualifiés, ouvriers
simples, etc.

6. AUTRES CARACTÉRISTIQUES
Le registre du personnel n’est tenu de comporter que les informations ci-dessus qui sont
reprises dans le bilan social.

Cependant, les entreprises disposent de fichiers plus riches, notamment sur le niveau de
formation à l’entrée, la situation de famille, voire l’expérience professionnelle antérieure. Ces
informations présentent pour la connaissance de la population employée dans l’entreprise un
grand intérêt. Ainsi, l’évolution du niveau moyen de formation des nouveaux embauchés et
son incidence sur la structure de la population en fonction de ce critère sont l’une des
caractéristiques importantes à prendre en compte et à comparer avec les tendances nationales.

D’autres informations, plus qualitatives (appréciations, souhaits…), sont nécessaires pour

connaître le potentiel disponible.

Les progiciels de GRH permettent aujourd’hui de traiter un très grand nombre de données sur
les salariés dans l’entreprise.

De nombreux écrans personnalisables sont disponibles pour chaque salarié. Outre l’état civil
et les données administratives, ils permettent de suivre tous les historiques en détail :
historique professionnel, rémunérations, formation, entretiens d’évaluation, orientations
choisies, objectif à atteindre, souhaits, hypothèses d’évolution et de remplacement.

L’accès aux informations pertinentes permet de prendre des décisions personnalisées. Le

partage de ces informations rend possible aussi le partage des décisions et l’implication de la
hiérarchie.

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