Atelier Marchés Publics-

Rappel des grands principes-

Comment éviter les erreurs les plus fréquentes?
27 septembre 2023
  Documents de référence:
➢ Décision de la Commission du 14.5.2019 établissant les lignes directrices pour
la détermination des corrections financières à appliquer aux dépenses
financées par l’Union en cas de non-respect des règles en matière de marchés
publics
➢ Guide d’orientation sur les marchés publics à destination des praticiens /
Comment éviter les erreurs les plus fréquentes commises dans le cadre des
projets financés par les Fonds structurels et d’investissement européens

Introduction
 Correction financière comprise entre 5% et
100% du montant appliquée aux dépenses
présentant des indices de fraudes et
d’irrégularités

 ≠ Diminution du subside

 Quoi que…
 I. Préparation et planification

II. Publication et transparence

Principales III. Soumission des offres et sélection

étapes des soumissionnaires

IV. Evaluation des offres et

attribution du marché

V. Exécution du marché
 3 grands principes régissent
Grands les marchés publics
Principes
applicables Le principe de libre concurrence
aux
marchés Le principe d’égalité de
traitement
publics
Le principe de transparence.
 Principe en vertu duquel les
commandes sont attribuées en suite
de la possible comparaison de
plusieurs demandes de participation
ou d’offres d’opérateurs économiques
différents.
Principe de
libre
concurrence Exemple: Consultation de plusieurs
soumissionnaires potentiels et
conservation d’une preuve écrite,
respect des règles de publicité en
fonction des différents seuils
applicables,…
 Principe selon lequel les personnes se
trouvant dans une même situation doivent
recevoir un même traitement. Le principe
n’exclut pas qu’une différence de traitement
soit établie selon certaines catégories de
personnes, pour autant que le critère de
Principe différenciation soit susceptible de justification
d’EGALITE objective et raisonnable.

Exemple: Indication claire des critères de

sélection, d’accès au marché et d’attribution.
  Ce principe suppose que tous les
éléments pris en considération par le
pouvoir adjudicateur pour identifier
l’offre économiquement la plus
avantageuse et leur importance
relative soient connus des
Principe de
TRANSPARENCE soumissionnaires potentiels au
moment de la préparation des offres.

 Exemples: Passation des marchés

publics en ligne, rapport d’attribution
détaillé,…
 1) Evaluation des besoins

2) Désigner une équipe chargée de la

gestion du marché en évitant les conflits
I. d’intérêts
Préparation 3) Analyse du marché existant
&
planification 4) Définition de l’objet du
marché
5) Choix de la procédure

6) Planification de la procédure
  L’étape préparatoire de la passation d’un
nouveau marché public est de loin la phase la
plus cruciale du processus.
 Grâce à une préparation minutieuse et
1) Evaluation consciencieuse vous éviterez des erreurs lors de
des besoins la passation et de l’exécution de votre marché
mais aussi et surtout, vous recevrez des offres
répondant parfaitement à vos besoins et ferez
ainsi des économies futures sur d’éventuels
coûts supplémentaires.
 ❖ Identifiez vos besoins précisément
❖Evaluez avec attention le montant de vos
besoins

Bien ❖Erreur type rencontrée lorsqu’on sous-estime

ces étapes:
évaluer
ses
« J’ai BESOIN d’acheter une imprimante pour
besoins imprimer des documents=> mauvaise identification
futurs du besoin, ici le vrai besoin est de pouvoir imprimer
des documents et donc mon marché va s’élargir et je
vais analyser les opportunités suivantes:
acheter/louer/prendre un leasing particulier/… ».
2) Désigner ❖Il est nécessaire de désigner une équipe en
interne responsable de la gestion du marché
une équipe depuis sa passation jusqu’à son exécution afin de
chargée de la pouvoir bénéficier des différentes expertises
(techniques, achats, administratives,…)
gestion du nécessaires. Ces connaissances sont cruciales pour
marché en la réussite du marché ainsi que pour éviter des
coûts supplémentaires.
évitant les
❖Lorsque vous devez passer un marché qui dépasse
conflits vos champs de compétences, il faut parfois
d’intérêts s’adjoindre les services d’experts externes.
 ❖Lors de l’établissement de cette équipe, il faut veiller
à exclure toute personne pouvant être en conflit
d’intérêt.
❖Il y a conflit d’intérêt lorsque la capacité d’une
personne à jouer son rôle avec impartialité et
objectivité est compromise. Présomption de conflit
d’intérêt art. 6§3 L. du 16 juin 2017 sur les marchés
publics.
Les ❖Afin de s’assurer de l’absence de tout conflit d’intérêt,
il faut mettre en place une procédure de vérification
conflits qui inclus la signature du formulaire « Déclaration
d’absence de conflit d’intérêts » de la cellule FEDER,
d’intérêts et en vous basant sur la note de guidance qui vous a
été communiquée.
❖Ce formulaire s’applique aux personnes et à
l’ordonnateur chargés de la procédure ainsi qu’à toute
personne (directement) associée aux phases
d’ouverture et d’évaluation.
❖ATTENTION: des conflits d’intérêts non déclarés
entraînent des corrections financières!
 L’analyse du marché vous permet:

 D’acquérir une connaissance et une compréhension

3) Analyse du préalable des solutions potentielles disponibles et
marché susceptibles de répondre aux besoins identifiés;
 De cerner davantage et de mieux définir l’objet du
marché ainsi que le budget qui lui est alloué;
 D’appliquer le principe de bonne gestion des
ressources financières et d’assurer le meilleur
rapport qualité/prix
  Cette analyse du marché sera plus minutieuse et
vaste lors d’un gros marché mais permettra de
mieux cibler nos besoins et ainsi mettra les chances
de notre côté pour recevoir de bonnes offres
correspondant exactement à nos besoins.
 Exemple de problèmes rencontrés en l’absence
d’une bonne analyse de marché:
➢ les prix du marché pour des travaux x, y, z n’ont pas été
3) Analyse du analysés avant de lancer le marché. Il y a eu une
publication mais beaucoup de perte de temps car aucune
marché offre reçue en raison d’une estimation trop basse des
coûts du marché, il a fallu recommencer toute la
procédure…

 ATTENTION: l’analyse du marché ne doit pas

mener à une distorsion de la concurrence. Pour
cela, toute information transmise à une entreprise
consultée préalablement doit l’être à l’ensemble
des entreprises consultées lors de la passation du
marché.
  Après l’évaluation du besoin, la désignation de
l’équipe en charge dudit marché et l’analyse du
marché existant, il faut définir l’objet de notre
marché. Il est essentiel d’identifier clairement
l’objet de manière à sélectionner le bon type de
marché ainsi que la procédure de passation de
marché appropriée.
4) Définition  Pour ce qui est du « type de marché », il faudra
de l’objet choisir entre:
➢Marché de travaux;
➢Marché de service;
➢Marché de fournitures;
➢Marché mixte: l’objet principal (si travaux et
fournitures/services) ou la valeur la plus élevée (si
fournitures et services) déterminera si on est en
présence d’un marché de travaux/services/fournitures
  Vous pouvez décider de diviser votre marché en
plusieurs lots ou non mais,
 ATTENTION: un marché estimé au-dessus de
Marché 140.000 euros HTVA devra obligatoirement
unique ou envisager d’allotir, si vous choisissez de ne pas le
faire, il faudra le motiver sur base de la
marché à législation.
lots  Pourquoi est-ce intéressant de diviser un
marché en lots?
➢Cela permet d’ouvrir la concurrence aux petites
PME et de renforcer ainsi la concurrence
  Cette durée que vous devrez définir correspondra à
la période entre la signature du marché et
l’acceptation des produits ou des réalisations.
 ATTENTION: il est primordial d’établir un
calendrier réaliste pour l’ensemble du processus de
Définir la passation du marché.
durée du  A titre d’exemple:
marché ➢il faut tenir compte des éventuels recours,
➢il ne faut pas non plus dresser un calendrier trop
optimiste au risque de rencontrer de graves soucis
lors de l’exécution dus aux délais irréalistes de
préparation des offres laissés au soumissionnaires.
  Il s’agit de fixer un budget réaliste pour le marché
en vue d’obtenir les résultats escomptés, tout en
garantissant un bon rapport qualité/prix, c’est un
point essentiel de la préparation du marché et qui
La valeur peut être fixée de manière rigoureuse suite à une
analyse du marché existant.
du
marché
 Elle doit être estimée au début du processus de
passation, lors de la définition de l’objet.
  Comment calculer la valeur du marché:

Il faut tenir compte (article 7 A.R du 18 avril 2017):

➢Du volume total des services/fournitures/travaux à
Comment acquérir durant toute la durée du marché;

calculer la ➢De l’ensemble des lots, des options, phases et des

éventuelles reconductions;
valeur du ➢Estimer la valeur sur base de marchés antérieurs
marché: analogues et/ou sur base d’études ou de
consultations préliminaires;
➢Valeur calculée HTVA;
  Cela signifie qu’il est interdit de fractionner
artificiellement le marché. Chaque marché pour
Interdiction lequel il existe une relation fonctionnelle et
de scission temporelle avec un autre marché doit être
regroupé à celui-ci.
du marché  Inutile donc d’essayer de contourner les seuils de
publicité nationale ou européenne.
  Il existe 5 grandes procédures ainsi que des critères
spécifiques applicables à des situations
particulières:
➢Procédure ouverte;
➢Procédure restreinte;
➢Procédure concurrentielle avec négociation;

5) Choix de la ➢Procédure négociée directe avec publication

préalable;
procédure ➢Procédure négociée sans publication préalable;
➢Marché de faible montant
➢N.B.: il existe d’autres procédures applicables à des
situation particulières et moins courantes: dialogue
compétitif/partenariat d’innovation/ concours/achats
publics avant commercialisation cfr. Tableau p.36 du
« guide d’orientation sur les marchés publics à
destination des praticiens. »
  Les exigences et objectifs spécifiques de chaque
Critères à procédure;
prendre en  Les bénéfices d’une concurrence pleine et entière/
compte d’une concurrence restreinte;
lors du  La charge administrative imposée par chaque
procédure;
choix de la
 Les délais qui s’imposent à nous v. ceux qu’impose
procédure chaque type de procédure.
  Avec la procédure restreintes, elles constituent les
procédures habituellement utilisées pour la
passation de marchés courants de travaux, services
ou de fournitures.
 La procédure ouverte est privilégiée lorsque la
Procédure concurrence est limitée à quelques candidats.
ouverte  En effet, tous soumissionnaires intéressés peuvent
soumettre une offre et toutes les offres devront
être prises en considération!
 Cette procédure favorise la concurrence et donc
vous garantit un meilleur rapport qualité/prix.
  Procédure généralement utilisée lorsque le marché
présente un niveau de concurrence élevé.
 Il s’agit d’un processus en deux étapes dans lequel
seuls les soumissionnaires présélectionnés peuvent
présenter des offres:
1) préqualification: vous énoncez vos exigences
Procédure dans un avis de marché et les soumissionnaires
potentiels sont invités à manifester leur intérêt.
restreinte Les documents de marché (CSC,…) doivent être
disponibles dès la publication de l’avis de
marché.
2) sélection et évaluation: vous présélectionnez
un minimum de 5 candidats disposant du niveau
requis d’expertise et de capacité professionnelle,
technique et financière.
  Procédure qui prévoit l’établissement d’une liste d’au
moins 3 candidats présélectionnés qui seront invités
à remettre une offre et à s’engager à une phase de
négociations;
 Procédure en deux phases:
Procédure 1) Préqualification: vous publiez un avis de marché au
concurrentie besoin et tous les soumissionnaires intéressés peuvent
demander à prendre part à la procédure en démontrant
lle avec qu’ils possèdent les qualifications nécessaires à
l’exécution du marché;
négociation 2) Négociation et évaluation: vous choisissez au minimum
3 candidats en les invitant à soumettre une offre initiale
qui servira de base pour les négociations. Vous
évaluerez les offres dans leur version finale.
  Procédure qui ne peut être utilisée que dans les cas suivants
(art.38 L. 16 juin 2017 sur les marchés publics):
➢ EN CAS DE TRAVAUX, FOURNITURES ou SERVICES remplissant un ou
plusieurs des critères suivants
1) les besoins du pouvoir adjudicateur ne peuvent être satisfaits
sans adapter des solutions immédiatement disponibles;
2) ils incluent la conception ou les solutions innovantes

3) le marché ne peut être attribué sans négociations préalables

Procédure du fait de circonstances particulières liées à sa nature, à sa
complexité ou au montage juridique et financier ou en raison
des risques qui s’y rattachent
concurrenti 4) le pouvoir adjudicateur n’est pas en mesure de définir les
spécifications techniques avec une précision suffisante en se
elle avec référant à une norme, une évaluation technique européenne,
une spécification technique commune ou une référence
négociation technique
5) l’accès du marché est réservé en application de l’article 15 et
le montant estimé du marché hors taxe sur la valeur ajoutée
est inférieur au seuil fixé pour la publicité européenne

6) le montant estimé du marché hors taxe sur la valeur ajoutée

est inférieur à 150.000 euros;
➢ EN CAS DE MARCHE DE TRAVAUX, FOURNITURES OU SERVICES: Dans le
cas où, en réponse à une procédure ouverte ou restreinte, seules des
offres irrégulières ou inacceptables ont été présentées.
❖ Exemple de procédure concurrentielle avec négociation: p.43
du guide d’orientation sur les marchés publics à destination des
praticiens
  Les marchés publics ne peuvent être passés par
procédure négociée directe avec publication préalable
que dans les cas suivants :
Procédure
1) pour les fournitures et les services dont le montant
négociée estimé est inférieur au seuil correspondant fixé pour la
publicité européenne soit 215.000 euros;
directe avec
2) pour les travaux dont le montant estimé est inférieur
publication à 750.000 euros.
préalable • Dans la procédure négociée directe avec publication
préalable, tout opérateur économique intéressé peut
soumettre une offre en réponse à un avis de marché.
  Il s’agit d’une procédure dérogeant sensiblement
aux principes fondamentaux d’ouverture, de
transparence et de concurrence, de ce fait, elle
Procédure n’est applicable qu’aux cas visés par la législations
négociée et reste donc une procédure exceptionnelle

sans  Il ne peut être traité par procédure négociée sans

publication préalable, mais si possible après
publication consultation de plusieurs opérateurs économiques,
que dans les cas prévus par la législation.
préalable
 ➢ EN CAS DE TRAVAUX/FOURNITURES/SERVICES:
1) la dépense à approuver, hors taxe sur la valeur ajoutée, est
inférieure à 140.000 euros;

Cas 2) dans la mesure strictement nécessaire, lorsque l’urgence impérieuse

résultant d’événements imprévisibles pour le pouvoir adjudicateur
ne permet pas de respecter les délais exigés par la procédure
permettant ouverte, restreinte ou concurrentielle avec négociation. Les
circonstances invoquées pour justifier l’urgence impérieuse ne
l’utilisation peuvent, en aucun cas, être imputables au pouvoir adjudicateur

de la 3) aucune demande de participation ou demande de participation

appropriée, aucune offre ou offre appropriée n’a été déposée à la
suite d’une procédure ouverte ou restreinte, pour autant que les
procédure conditions initiales du marché ne soient pas substantiellement
modifiées et, pour les marchés dont le montant est égal ou
supérieur aux seuils fixés pour la publicité européenne, qu’un
négociée rapport soit communiqué à la Commission européenne à sa
demande.
sans 4) Les travaux, fournitures ou services ne peuvent, être fournis
que par un opérateur économique déterminé pour l’une des
publication raisons suivantes:
o l’objet du marché est la création ou l’acquisition d’une œuvre d’art ou d’une
préalable performance artistique unique
o il y a absence de concurrence pour des raisons techniques
o la protection de droits d’exclusivité, en ce compris les droits de propriété
intellectuelle.
Cas
permettant ➢EN CAS DE FOURNITURES OU SERVICES:
l’utilisation • Qui sont achetés à des conditions particulièrement
avantageuses, soit auprès d’un fournisseur cessant
de la définitivement ses activités commerciales, soit auprès
procédure des curateurs, des mandataires chargés d’un transfert
sous autorité de justice ou liquidateurs d’une faillite,
négociée d’une réorganisation judiciaire ou d’une procédure de
même nature existant dans les législations ou
sans réglementations nationales
publication
préalable
 ➢ EN CAS DE FOURNITURES:
• les produits concernés sont fabriqués uniquement à des fins
de recherche, d’expérimentation, d’étude ou de
développement, cette disposition ne comprenant pas la
production en quantités visant à établir la viabilité
Cas commerciale du produit ou à amortir les frais de recherche et
de développement
permettant • des fournitures complémentaires sont à effectuer par le fournisseur
l’utilisation initial et sont destinées, soit au renouvellement partiel de fournitures
ou d’installations, soit à l’extension de fournitures ou d’installations
existantes, lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir
de la adjudicateur à acquérir des fournitures ayant des caractéristiques
techniques différentes entraînant une incompatibilité ou des
procédure difficultés techniques d’utilisation et d’entretien disproportionnées. La
durée de ces marchés, ainsi que des marchés renouvelables, ne peut
pas, en règle générale, dépasser trois ans
négociée • il s’agit de fournitures cotées et achetées à une bourse de matières
sans premières
➢ EN CAS DE SERVICES:
publication • lorsque le marché de services considéré fait suite à un concours et
préalable doit, conformément aux règles y applicables, être attribué au lauréat
ou à un des lauréats de ce concours. Dans ce dernier cas, tous les
lauréats doivent être invités à participer aux négociations.
  Ils ne constituent pas une procédure spécifique
mais plutôt un outil recommandé lorsque vos
besoins sont définis et répétitifs.
 Envisagez un accord-cadre, notamment, si vous ne
connaissez pas exactement ma valeur de votre
marché ou si vous ne savez pas exactement quand
votre besoin se concrétisera.
Les  Concrètement, vous ferez, à la l’aide de la
accords- procédure que vous aurez sélectionnée, un appel à
cadres la concurrence mais vous aurez la possibilité de
sélectionner plusieurs pouvoirs adjudicataires. Cela
vous évitera de passer plusieurs procédures
consécutives.
 Les soumissionnaires retenus bénéficieront de
l’exclusivité du contrat-cadre qui régira la manière
dont les marchés seront attribués à chacun de
ceux-ci ainsi que les conditions applicables.
  Entretient des espaces publics sur 2 ans;

Exemple  Entreprise de formation qui loue souvent des

espaces et a régulièrement besoin de marchés de
d’accord- catering;
cadre:  Contrat consultance comptable;
…
  Cette planification se fait prend peu de temps et à
l’avantage de permettre d’organiser l’exécution et
la gestion futures du marché notamment sur base
des délais imposés par la procédure retenue.
 Concrètement, vous y définirez:
6) Planification 1) Ce qui doit être fait;
de l’ensemble 2) Quand ça doit être fait;
de la procédure 3) Avec quelles ressources.
• Cette étape ne doit pas être minimisée car c’est
d’elle que dépendra la survenue ou non d’erreurs ou
de problèmes potentiels ultérieurement.
• Exemple de tableau de planification en p.53 du
guide d’orientation.
  La phase de publication et de transparence a
pour objectif d’attirer des offres
concurrentielles permettant une exécution
satisfaisante du marché.

II. Publication  A cet effet, il est nécessaire:

et 1. Elaborer des documents de marchés clairs et
complets
transparence
2. Fixer des délais suffisants

3. Annoncer/Publier correctement le marché

  Le nombre et la nature des documents de
marché dépendent du type de procédure
choisie
1. Elaborer
des
 Il s’agit principalement des documents
documents suivants: Invitation à soumissionner, avis de
de marchés marché, cahier spécial des charges, DUME,…
clairs et
complets  Une attention particulière doit être portée sur :
1. Définition des spécifications techniques et
des normes

2. Définition des différents critères

  Les spécifications ont pour objectif de fournir au
marché une description claire, précise et complète
des besoins du PA et donc de permettre aux
Définition opérateurs économiques de proposer une solution
qui réponde à ces besoins;
des
 Des spécifications techniques solides améliorent la
spécifications qualité globale de la procédure alors que des
techniques et spécifications mal rédigées constituent l’une des
causes majeures de modifications ultérieures du
des normes marché -> CORRECTION FINANCIERE
 Interdiction des spécifications
DISCRIMINATOIRES
Mention « ou équivalent »
Définition
des
différents
critères
• Ne PAS MELANGER LES DIFFERENTS TYPES DE
CRITERES
• EVITER les modèles ou formules types
• INTERDICTION des critères non clairement définis,
illégaux, disproportionnés et/ou discriminatoires
• INTERDICTION d’apporter des modifications
substantielles aux critères définis
  Plus ou moins de temps pour la préparation des
offres, en tenant compte de la taille et de la
complexité du marché

2. Fixer des  RESPECT des délais minimaux imposés par la

délais législation -> CORRECTION FINANCIERE
suffisants
 RAPPEL: Délais réduits en cas de publication d’avis
de pré-information et/ou soumission des offres par
voie électronique et/ou de procédure accélérée

 POSSIBILITE de prolongation des délais

initialement fixés
 Marchés SANS Marchés AVEC
publicité publicité

 Consultation de
3. minimum 3  Publicité nationale
Annoncer/Publier opérateurs (BA) avec ou sans
économiques publicité européenne
correctement le susceptibles de (JOUE)
marché répondre aux besoins
définis dans les
documents du marché

 CORRECTION  CORRECTION
FINANCIERE FINANCIERE
III. Soumission des  L’objectif de cette phase est de faire en sorte que
offres et sélection les offres conformes soient reçues et
des sélectionnées conformément aux règles et
critères fixés dans vos documents du marché!
soumissionnaires
  PREREQUIS- Instructions de dépôt des offres claires
et précises (lieu, adresse, date, heure, nombre de
copies exigées, plateforme en ligne disponible pour
tous les soumissionnaires potentiels,…);

 N.B: si vous prolongez le délai de réception des offres,

PHASE I- c’est possible à condition d’en informer tous les
soumissionnaires potentiels;
Vérification
de la  CONSEIL: Garder une trace de l’envoi et de la
régularité réception des offres. Exemple: liste des offres
entrantes avec les noms, dates et heures de réception;
des offres
 Vérification de la régularité formelle des offres et
REJET des offres non-conformes et ne pouvant pas
être clarifiée en raison de la règlementation avec
motivation auprès du soumissionnaire concerné
  Evaluation des offres régulières afin d’en
sélectionner une ou plusieurs en fonction du type
de procédure choisie.
➢Sélection sur base des motifs d’exclusion et des
critères de sélection fixés dans les documents du
marché (CSC);
PHASE II- ➢Si un soumissionnaires ne satisfait pas à un motif
Sélection d’exclusion ou à un critère de sélection, il faudra
considérer l’offre comme non admissible mais, à ce
des offres stade, il vous est encore permis de demander des
clarifications aux soumissionnaires (attention
régulières toujours à ne pas discriminer un ou plusieurs
soumissionnaire(s)).
➢Lors d’une procédure en 2 étapes (avec une
présélection de plusieurs offres), il est impératif, à
ce stade, de sélectionner minimum 5 offres (3 en
procédure concurrentielle avec négociation)
➢INTERDICTION de traiter les soumissionnaires de
manière INEGALITAIRE
 OBJECTIF: Identifier de manière transparente et
équitable parmi les offres qui satisfont aux motifs
d’exclusion et aux critères de sélection l’offre
économiquement la plus avantageuse
IV.
EVALUATION PAR QUI? : Comité d’évaluation mis en place en
DES OFFRES fonction du marché (ampleur, difficulté
technique,…)
ET
ATTRIBUTION EVITER les conflits d’intérêts non déclarés
DU MARCHE
COMMENT?: En fonction de la méthode
d’évaluation et du type de critères d’attribution fixés
dans les documents du marché (Prix uniquement,
Coût uniquement, meilleur rapport/qualité/prix).
 De modifier les critères d’attribution définis dans
les documents du marché

De modifier une offre pendant l’évaluation par le

INTERDICTION soumissionnaire ou par le pouvoir adjudicateur
Possibilité d’effectuer une demande de
clarification

De négocier dans le cadre d’une procédure ouverte

ou restreinte
 RAPPORT D’ÉVALUATION EXEMPLE- JUSTIFICATION
CLAIR ET DÉTAILLÉ EN LE REJET DES OFFRES
FONCTION DU MARCHÉ ANORMALEMENT BASSES
Attribution
du marché

PISTE D’AUDIT
SUFFISANTE
  La finalité de cette étape de la procédure est de
veiller à ce que, tant vous que le l’entreprise
retenue, s’acquittiez de vos obligations respectives;
 Cela consiste a vérifier que la commande initiale
correspond à la livraison finale tant au niveau du
contenu que du prix.
V. Exécution  Lors de cette phase, il est important de
du marché documenter l’ensemble de la procédure
(planification/préparation des documents du
marché/ publicité/sélection et évaluation/
attribution/ exécution/clôture) et de justifier
chaque décision importante pour pouvoir ensuite
assurer la vérification et le contrôle de l’ensemble
du processus.
  En principe, si vous souhaitez faire l’acquisition de
travaux, fournitures ou services supplémentaires,
vous devriez passer un nouveau marché;
Gestion des  Toutefois, il existe des hypothèses prévues par le
législateur vous permettant de déroger à ce
modifications principe lorsque vous êtes face à des situations
du marché exceptionnelles qui doivent toujours être justifiées.
 ATTENTION: les modifications au marché sont
toujours sous la loupe des autorités qui vous
contrôlent!
  Il existe 2 « types » de modifications possibles
pour un marché en cours:
1) Lorsque ça a été prévu dans les documents du
marché (clause de réexamen);
2) Lorsque vous vous trouvez dans une des
Gestion des hypothèses visées aux articles 38/1 à 38/6 et
modifications 38/13 à 38/19 de l’A.R du 14 janvier 2013 mis à
jour par l’A.R du 22 juin 2017.
du marché:
▪ Pour vous aider en cas de modification à votre
marché référez-vous au tableau p.113-115 du Guide
d’orientation. Celui-ci vous permettra de savoir si la
modification que vous envisagez est légale ou non.
  Pour faire simple, retenez surtout:
➢ la règles des minimis:
1) Modification autorisée si elle représente moins
de 10% pour les marchés de S/F et moins de 15%
pour les marchés de T;
Gestion des 2) Si plusieurs modifications successives, il faut
modifications cumuler leurs valeurs et ne pas dépasser le
plafond des 10/15% ci-dessus;
du marché:
3) Les modifications ne peuvent jamais changer la
nature globale du marché initial;
➢La règle de l’interdiction de toute modification
substantielle:
  Une modification est considérée comme
substantielle si elle remplit au moins une des
conditions suivantes:

1) La modification introduit des conditions qui, si

elles avaient été incluses dans la procédure de
passation initiale, auraient permis l’admission
d’autres candidats, l’acceptation d’une offre
différente ou auraient attiré plus d’opérateurs
économiques;
Gestion des
modifications 2) La modification modifie l’équilibre économique
du marché: du marché en faveur de l’adjudicataire d’une
manière qui n’était pas prévue;

3) La modification élargit considérablement le

champ d’application du marché;

4) Lorsqu’un nouvel adjudicataire remplace l’initial

dans d’autres cas que ceux prévus à l’article 38/3.
  Vous pouvez résilier un marché en cours
d’exécution, sous certaines conditions, pour l’un
des motifs suivants:
1) Le marché a fait l’objet d’une modification
substantielle sans passation d’un nouveau
marché;
Résiliation 2) Le contractant aurait dû être exclu de la
du marché procédure sur base des motifs d’exclusions fixés
dans les documents du marché/la législation
en cours applicable;
3) Le marché n’aurait pas dû être attribué au
contractant en raison des obligations prévues
dans les traités et la directive 2014/24/EU
4) Si votre contractant ne s’est pas acquitté de ses
obligations
  Une fois que vous avez formellement accepté les
Clôture du livraisons finales et acquitté les factures
correspondantes, votre marché peut être clôturé,
marché félicitations!
  Veillez à bien rédiger votre cahier des charges car vous
devrez respecter ce que vous y avez indiqué (délais
d’exécution, révision des prix, lieu et moment du dépôt
des offres, critères de sélection, critères d’attribution,
bonnes références légales pour le mode de passation
choisi,…);
 Méfiez-vous des cahiers des charges types car vous
devrez contrôler le respect de chaque clause s’y trouvant!
 Pour les marchés de -30.000 euros il n’est pas obligatoire
de rédiger un cahier des charges ni de respecter les règles
Remarques de l’A.R exécution mais il faut toujours veiller à rester
sous les 30.000 euros en cas de modifications
générales: éventuelles!
 Gardez les preuves de toutes les étapes de votre marché
notamment lors de la passation toutes les preuves des
vérifications que vous ferez;
 Vérifiez que les offres sont valablement signée: une
signature manuscrite et pas un copié-collé ou signature
électronique si requise ET signature par la personne
ayant le pouvoir de signature au sein de l’entreprise du
soumissionnaire!
  Quel est votre besoin? Identifier votre besoin avec
précision et vérifier si ce-dernier est susceptible de se
répéter dans l’année à venir;

 Estimer le montant de votre besoin: Nécessaire

notamment pour le choix de mode de passation et
pour vérifier les seuils de publicité belge et
En résumé, européenne;

voici les
 Choix du mode de passation en fonction du type de
étapes à besoin et de son montant : Il faudra choisir entre,
pour ne citer les modes de passation les plus courants:
suivre: la procédure ouverte/restreinte/concurrentielle avec
négociation/ négociée sans publication
préalable/négociée directe avec publication préalable/
marché de faible montant. Le montant estimé du
marché vous permettra également de déterminer si le
marché nécessite ou non une publication belge et/ou
européenne;
  Définir la nécessité ou non d’établir un cahier
spécial des charges: Pas nécessaire pour un
marché de faible montant et donc de moins de
30.000 € HTVA. ATTENTION, si vous établissez tout
de même un cahier spécial des charges, vous serez
obligé de le respecter! Obligation d’une mise à
En résumé, disposition gratuite du cahier spécial des charges
voici les par voie électronique et ce dès la publication du
marché, sauf exceptions
étapes à
 Lancer l’appel à la concurrence : minimum trois
suivre: soumissionnaires potentiels doivent être consultés
(la loi en impose plusieurs, nous conseillons donc
d’en consulter minimum trois);
 Analyse des offres:
 ANALYSE DES CANDIDATURES/OFFRES:
➢Si vous avez opté pour une procédure restreinte,
elle se déroulera en deux phases.

En résumé,  D’abord analyser les candidatures sur base des

critères de sélection puis, et seulement pour les
voici les candidats retenus suite à cette analyse, vous leur
demanderez de remettre offre en leur
étapes à communiquant le cahier spécial des charges.
suivre:
 Sur base des offres reçues, vous analyserez la
régularité des offres (signature, remise dans les
délais et formes requises, …) et, seulement en
dernier lieu, vous attribuerez le marché sur base de
vos critères d’attribution.
 ➢Si vous avez opté pour une procédure restreinte,
elle se déroulera en une phase.

En résumé,  Vous réception et analyse des offres en suivant

voici les cette chronologie:

étapes à
suivre: 1) Critères de sélection;
2) La régularité de l’offre;
3) Vous attribuez le marché sur base de vos critères
d’attribution
  Rédaction du rapport d’analyse des
offres/d’attribution: ce rapport reprend les
éléments ayant permis de classer tel ou tel candidat
en première, deuxième,…position. Il doit être
motivé avec un minimum de précision.
En résumé,
voici les
 Rédaction de la décision motivée d’attribution et
étapes à notification aux soumissionnaires: les décisions
suivre d’attribution et de non-attribution doivent être
notifiées aux différents soumissionnaires et, en
fonction du montant du marché, reprendre les
motifs de sélection ou de non-sélection.
Questions/ Réponses
MERCI POUR VOTRE ATTENTION!