Université de Haute Alsace

Maîtrise MECADOCTE
(MÉtiers de la Culture, des Archives et de la DOcumentation pour les Collectivités TErritoriales)
Techniques d’archives et de documentation

Année universitaire 2000 / 2001

Tableaux de gestion
des archives de l’U.H.A.
(Tome III)

Rapport de stage
(Version revue et corrigée)
effectué du 4 au 31 janvier et du 1 mai au 31 juin 2001

par LE GOÏC Matthieu

Directrice de stage : BRULEAUX Anne-Marie

Rédaction : Août 2001

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 Table des matières.

Tableaux de gestion des archives de l’U.H.A. (p. 4 à p. 55 )

Introduction .......................................................................................................................... p. 5

I. Les services centraux..........................................................................................p. 8 à p. 47

A. Cabinet de la Présidence et du Secrétariat Général........................................ p. 9

B. Service des Affaires Générales et des Relations Internationales. ................ p. 13
C. Service du Personnel, des Traitements et des Concours. ............................. p. 14
D. Services Financiers / Agence Comptable..................................................... p. 15
E. Service du Budget. ....................................................................................... p. 19
F. Service des Marchés Publics et Bureau d’Aide à la Recherche. .................. p. 23
G. Cellule de Valorisation................................................................................. p. 27
H. Service de la Scolarité. ................................................................................. p. 28
I. Service chargé du C.E.V.U., des V.A.P., de l’accueil des adultes............... p. 32
J. Services Techniques Immobiliers et Maintenance....................................... p. 36
K. Service Hygiène et Sécurité. ........................................................................ p. 41
L. Service Informatique. ................................................................................... p. 44
M. Service de Communication. ......................................................................... p. 45

II. Les services communs. ....................................................................................p. 48 à p. 50

A. Service Commun de Documentation (S.C.D.). ............................................ p. 49
B. Service Commun Universitaire d’Information et d’Orientation
(S.C.U.I.O.). ................................................................................................. p. 49
C. Centre de Langues en Autoformation Multimédia (C.L.A.M.). ................... p. 49
D. Centre Universitaire de Formation d’Enseignants et de Formateurs
(C.U.F.E.F.). ................................................................................................ p. 49
E. Service d’Enseignement et de Recherche en Formation d’Adultes
(S.E.R.F.A.). ................................................................................................. p. 50

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 F. Centre de Ressources Informatiques (C.R.I.). .............................................. p. 50
G. Service Universitaire de Médecine Préventive et de Promotion de la Santé.p. 50
H. Service des Animations Culturelles. ............................................................ p. 50
I. Service Universitaire des Activités Physiques, Sportives et de Plein Air
(S.U.A.P.S.P.A.)............................................................................................ p. 50

III. Les unités d’enseignement, de formation et de recherche. ...................... p. 51 à p. 55

A. Faculté des Lettres et Sciences Humaines (F.L.S.H.). ................................. p. 52
B. Faculté des Sciences Économiques, Sociales et Juridiques (F.S.E.S.J.). ..... p. 52
C. Faculté des Sciences et Techniques (F.S.T.). ............................................... p. 52
D. Département d’Université de Colmar (D.U.C.). .......................................... p. 53
E. Gestion des Risques et Environnement (G.R.E.). ........................................ p. 53
F. I.U.T. de Mulhouse. ..................................................................................... p. 53
G. I.U.T. de Colmar. ......................................................................................... p. 54
H. École Nationale Supérieure de Chimie de Mulhouse ([Link].)........... p. 54
I. École Nationale Supérieure des Industries Textiles de Mulhouse
(E.N.S.I.T.M.). .............................................................................................. p. 54
J. École Supérieure des Sciences Appliquées pour l’Ingénieur de Mulhouse
(E.S.S.A.I.M.)................................................................................................ p. 54

- Page 3 -
Tableaux de gestion
des archives de
l’U.H.A.

- Page 4 -
 Introduction.

L’Université de Haute Alsace s’est préoccupée cette année de la gestion de ses

archives et pour ce faire elle a sollicité l’aide d’un stagiaire de la formation
M.E.C.A.D.O.C.T.E.. Dans l’optique d’organiser au mieux l’archivage des documents
produits et/ou reçus par les services de l’U.H.A., il me fallait mettre en place, pour chacun
d’eux, un tableau de gestion de leurs archives. L’un de mes objectifs de stage fut donc de les
réaliser.

Pour ce faire, après avoir mis à jour l’organigramme des services de l’U.H.A., j’ai
organisé mes premières réunions de présentation. Celles-ci furent l’occasion de rappeler la
législation en vigueur sur les archives et d’expliquer les raisons et la teneur de mon travail.
Mais elles m’ont surtout permis de diffuser un formulaire d’enquête préalable à la réalisation
des tableaux de gestion des différents services de l’Université. J’avais ainsi demandé à ce
qu’on me fournisse les informations suivantes :
• Les catégorie des documents traités et la composition type des dossiers afin d’obtenir
une liste complète des dossiers produits et/ou reçus par chaque service.
• Le type de classement adopté, déterminant pour le mode de versement et le choix
éventuel d’un échantillonnage.
• L’accroissement annuel qui permet d’envisager le métrage à équiper.
• La durée d’utilité courante parce que dans le cadre d’un préarchivage, elle permet de
connaître les besoins qu’ont les services de se référer à leurs dossiers.
• La durée d’utilité administrative, respectant en premier lieu les délais de prescription
en matière civile, commerciale ou pénale, fondée sur les textes ou déduite des besoins
fonctionnels du service.
Je tiens à préciser que j’ai pu obtenir sans trop de difficultés des rendez-vous avec tous
les services de l’Université. Et que tous les services de l’Université ont répondu au formulaire
d’enquête que je leur avais remis, certes plus ou moins bien, parfois d’une manière
incomplète, pas toujours dans les délais impartis, mais quoi qu’il en soit je tiens ici à les en
remercier parce que sans leur aide mon travail n’aurait pu aboutir.

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 A partir de ces réponses, une deuxième réunion devait être organisée pour finaliser les
tableaux. Ainsi, après m’être assuré que la liste des dossiers était bien complète, je devais
discuter avec le service des durées d’utilisation des documents et du sort final que je leur
avais attribué : une législation, obsolète, et des tableaux de gestion d’autres universités, très
contradictoires, n’avaient pu que rarement me donner de certitudes ! Cependant, ce travail
s’est avéré trop important, à la fois par sa quantité mais aussi parce que de sa qualité
dépendait le bon archivage des documents de l’Université de Haute Alsace. Dans ce rapport,
j’ai tenu à faire le point sur toutes les réponses que j’ai obtenues des services de l’Université,
mais seuls les tableaux de gestion des services centraux ont été terminés. Ainsi, précédés
d’une petite introduction synthétique1 et des coordonnées du service, ils constituent une
synthèse qui permet :
• En lecture horizontale, l’identification des documents, de leurs durées d’utilisation
courante et administrative, du traitement qui leur est réservé à l’issue de cette dernière
durée et enfin des observations afférentes aux documents, à la D.U.A. et à la
justification du traitement final.
• En lecture verticale, le repérage visuel de toutes les catégories de documents afférentes
à une attribution, et toutes les attributions relevant du service.
A noter, qu’une circulaire introductive et explicative sera rédigée et signée
conjointement par les administrations participantes : elle constituera la validation officielle de
ces tableaux qui seront alors diffusés auprès des services concernés.

Chaque correspondant « archives » devra veiller à l’application de ces tableaux de

gestion : je rappellerai ici que même si l’élimination de certains documents est prévue, elle ne
doit pas se faire sans l’autorisation préalable du Directeur des Archives départementales. De
même, la conservation définitive des documents au terme de leur durée d’utilité
administrative revient aux Archives départementales et non à l’Université de Haute Alsace.
Par ailleurs, pour rester valable, ces tableaux de gestion des services de l’U.H.A.
devront faire l’objet d’un suivi dont le but sera triple :
• Fournir des explications complémentaires.
• Modifier, au besoin, les critères de tri.
• Adapter les tableaux à l’évolution des producteurs, de leurs compétences et des
procédures mises en œuvre.

1
Rédigée dans le but d’une lisibilité accrue de ce rapport !

- Page 6 -
 Ce travail n’exclut donc pas la parution de notes complémentaires et de nouvelles
dispositions, voire la refonte totale des tableaux. Leur suivi et leurs mises à jour exigent
toutefois un service central doté des moyens matériels et humains nécessaires…

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I. Les services
centraux.

- Page 8 -
 A. Cabinet de la Présidence et du Secrétariat Général.

En l’absence de toute législation et de tableaux de gestion de services similaires, le

choix des durées d’utilisation et du sort final des documents a été longuement discuté avec le
service.
Ainsi, ce service produit des dossiers importants qui seront à terme triés et conservés
(dossiers des contrats État-Université, arrêtés du Président, notes de service.). Par ailleurs,
certains dossiers n’ont d’importance que par leur caractère informatif mais sont dépourvus
d’intérêt historique : les dossiers qui se rapportent au personnel, à la comptabilité et à la
scolarité seront par conséquent presque tous éliminés après une D.U.A. qui s’échelonne entre
5 et 10 ans. Les dossiers de moindre importance ou conservés dans d’autres services seront
détruits plus rapidement.
Enfin, étant donné la vision d’ensemble que peut apporter la correspondance de ce
service sur toutes les affaires qui se rapportent à l’Université et plus particulièrement aux
services centraux, le choix a été fait de la conserver alors qu’elle sera éliminée dans tous les
autres services de l’U.H.A.2.

2
Mis à part celle du Service du Personnel, des Traitements et des Concours ainsi que celle des Services
Financiers dans lesquelles le Cabinet de la Présidence et du Secrétariat Général n’intervient pas.

- Page 9 -
 Tableau de gestion des archives
du Cabinet de la Présidence
et du Secrétariat Général
(Juin 2001)

Chef de service : DURRWELL Geneviève ([Link]@[Link])

Coordonnées : Maison de l’Université

2 rue des frères Lumière
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 63 11
Fax : 03 89 33 63 19

Ce service, qui assure le secrétariat du Président et du Secrétaire Général, s’occupe également de la politique d’ensemble de l’U.H.A.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : HERZOG Isabelle ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Secrétaire.

- Page 10 -
 Description des documents produits DUC DUA Sort final Observations

Dossiers des contrats État – Université (contrat quadriennal, Durée du Deux fois T Conserver les documents finaux et les
contrat de plan État / Région, U2000, U3M…): documents contrat la durée notifications des versements de crédits.
préparatoires, documents finaux, notifications des versements de + 1 an du contrat Éliminer le reste.
crédits, correspondance. + 1 an

Arrêtés du Président. 5 ans 10 ans C

Notes de service. - Validité T Conserver les notes ayant une portée

générale et réglementaire. Éliminer le reste.

Personnel.

• Gestion des enseignants (recrutements, litiges…) : textes - 5 ans E

réglementaires, correspondance.

• Gestion des ingénieurs administratifs et techniciens ouvriers - 5 ans E

spécialisés et de santé (prises de contact, renseignements,
litiges, formation…) : textes réglementaires, correspondance.

Comptabilité.

• Subventions accordées par différentes collectivités : demandes, 3 ans 10 ans E Déjà conservé par le Service du Budget.
décisions des commissions, correspondance.

• Frais de déplacements des Président, Vices-Présidents et 3 ans 10 ans E Déjà conservé par le Service du Budget.
Secrétaire Général : états de remboursement.

- Page 11 -
Scolarité.

• Projets pédagogiques, tutorats : enquêtes, correspondance. - 5 ans C

• Enquêtes, statistiques. - 5 ans E Déjà conservé par l’Observatoire des Études.

Distinctions honorifiques.

• Docteurs honoris causa : demandes, correspondance. 2 ans 10 ans C

• Palmes académiques, etc… : demandes, correspondance. - 2 ans T

Manifestations (inaugurations, accueils de personnalité, 2 ans 5 ans T

séminaires, colloques, etc…) et activités culturelles : budget,
programme, factures, correspondance.

Divers (sécurité, vols / effractions, stationnement, véhicules de - 5 ans E

services…) : dépôts de plaintes, correspondance.

Revue de presse. - Au gré du E Déjà conservé par le Service de

service Communication.

Correspondance : courrier départ (chronos), courrier arrivé Au gré du 10 ans C

(dossiers par thème ou composante). service
(suivant
remplissa
ge des
classeurs)

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 B. Service des Affaires Générales et des Relations Internationales.

Suite à l’absence prolongée de M. Cheneval, aucun formulaire d’enquête ne m’a été

rendu. Par conséquent, il m’a été impossible d’établir un tableau de gestion pour les archives
de ce service.
Toutefois, sa réalisation devrait intervenir courant septembre. A noter malgré tout que
parmi les documents de ce service, on trouve :

Descriptions des documents produits D.U.C. D.U.A Sort Observations

. final

Conseils de l’U.H.A. : convocations, 1 an 10 ans T Conserver les procès-verbaux des

listes d’émargement, ordres du jours, séances et les pièces à l’appui des
procès-verbaux des séances, notes, décisions. Éliminer le reste.
rapports, textes réglementaires, Numériser ce qui doit être versé aux
documentation, correspondance. Archives départementales de manière
à ce que l’U.H.A. garde la mémoire
de ses conseils.

Élections universitaires : documents Dès la 10 ans T Conserver les déclarations de

fin des
relatifs à l’organisation des élections, candidatures, les listes électorales et
élections
déclarations de candidatures, listes les procès-verbaux des résultats.
électorales, bulletins de vote, feuilles Éliminer le reste. Avant de verser ces
de dépouillement, procès-verbaux des documents aux Archives
résultats. départementales, l’U.H.A. devrait
garder trace des résultats des
élections.

- Page 13 -
 C. Service du Personnel, des Traitements et des Concours.

Ce service m’ayant rendu son formulaire d’enquête début juillet, je n’ai pas pu établir
son tableau de gestion de manière à l’intégrer dans mon rapport. A noter qu’il est en cours de
réalisation et qu’il devrait être terminé pour le mois de septembre, d’autant que deux
circulaires se rapportent au traitement de ces documents : la circulaire FP /3 18213 du 20
octobre 1993 et la circulaire AD 95-14 du 27 janvier 1995.
Les réponses apportées par le service sont cependant suffisantes pour cerner sa
production documentaire : la plus grande partie s’organise autour des dossiers de personnels
et de ses pièces annexes (historiques des carrières dans l’établissement, fiches individuelles
pour le paiement des rémunérations, des prestations familiales, déclarations annuelles des
salaires à l’U.R.S.S.A.F., à l’I.R.C.A.N.T.E.C., récapitulatifs des rémunérations mensuelles,
dossiers de validation de services auxiliaires pour la retraite du régime « fonctionnaire »,
primes diverses, autorisations d’absences, ordres de missions, cumuls de rémunérations, états
de mise en paiement des heures supplémentaires, notations, etc…).

3
Instructions pour le versement, le tri et la conservation des dossiers de personnel, et ses annexes.
4
Tri et conservation des dossiers de personnel des services déconcentrés de l’État et des collectivités territoriales

- Page 14 -
 D. Services Financiers / Agence Comptable.

En ce qui concerne les archives comptables, je n’ai jamais trouvé les mêmes
préconisations en matière de tri et de conservation ! De fait, c’est avec les Services Financiers
que le choix des D.U.A. et du sort final a été discuté.
Ainsi, les jugements de la Cour Régionale des Comptes, les comptes financiers de
l’Université et les journaux comptables sont les seuls documents qui, à long terme (30ans),
seront conservés. Les autres, qui n’ont souvent qu’un intérêt fonctionnel, seront détruits après
que le Trésor Public ou la C.R.C. aient statué.
On notera toutefois deux exceptions : les contrats de recherche qui seront conservés
définitivement de même que la correspondance du service5.

5
Sur ce point, se référer à la partie qui concerne le Cabinet de la Présidence et du Secrétariat Général, p. 8 de ce
rapport.

- Page 15 -
 Tableau de gestion des archives
des Services Financiers / Agence Comptable
(Juin 2001)

Chef de service : LIEBER Charles ([Link]@[Link])

Coordonnées : Maison de l’Université

2 rue des frères Lumière
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 63 14
Fax : 03 89 33 63 19

Ce service assure la gestion comptable et financière pour l’ensemble de l’Université de Haute Alsace.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : MOSER François ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Adjoint au chef de service.

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 Description des documents produits DUC DUA Sort final Observations

Contrôle de la chambre régionale des comptes : jugements. - Permanente C

Compte financier : comptes financiers, balances, bilans, justificatifs 1 an 30 ans T Conserver les pièces ayant un intérêt pour la
des décomptes des disponibilités, états de développement des justification des comptes financiers. Éliminer
soldes, résultats, réserves, fonds de roulements, situations de fin le reste.
d’année, listes des pièces comptables, observations de la trésorerie
générale, etc…

Comptabilité : journaux des opérations comptables (J.O.C.), 1 an 30 ans C

journaux des opérations diverses (J.O.D.).

Trésorerie : journaux des opérations de trésorerie, bordereaux de 1 an Après E

virement, extraits de comptes bancaires et de comptes chèques quitus du
postaux. juge des
comptes

T.V.A. : copies de factures, copies de bordereaux de mandats. 1 an 4 ans E

Cours complémentaires : états de paiement nominatifs. 1 an Après E Déjà conservé par le Service du Personnel,
quitus du des Traitements et des Concours.
juge des
comptes

Droits d’inscriptions : bulletins de versement, états des versements, 1 an Après E

demandes de remboursement, ordres de paiement, états des quitus du
remboursements. juge des
comptes

- Page 17 -
Marchés publics : cahiers des charges, déclarations des entreprises Jusqu’au 10 ans E Déjà conservé par les Services Techniques
retenues, copies des actes d’engagements, décomptes, paiements, dernier Immobiliers.
etc… règlement

Contrats de recherche : originaux des contrats, avenants, copies de 1 an si T Conserver les contrats et leurs avenants.
factures. soldé Éliminer le reste.

Conseils de l’U.H.A. : procès-verbaux des séances. - E Déjà conservé par le Service des Affaires
Générales et des Relations Internationales.

Chrono / correspondance. 2 ans C

- Page 18 -
 E. Services Financiers / Service du Budget.

Les seules archives qui seront conservées pour ce service sont celles qui se rapportent
au budget et aux documents relatifs aux subventions.
Le reste, et notamment les bons de commandes, les factures, etc… sera éliminé.

- Page 19 -
 Tableau de gestion des archives
des Services Financiers / service du Budget
(Juin 2001)

Chef de service : LIEBER Charles ([Link]@[Link])

Coordonnées : Maison de l’Université

2 rue des frères Lumière
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 63 04
Fax : 03 89 33 63 19

Ce service assure la gestion du budget de l’Université de Haute Alsace ainsi que le suivi des recettes et des subventions.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : MANDRY Marie-L. ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Responsable du service.

- Page 20 -
 Description des documents produits DUC DUA Sort final Observations

Budget : documents préparatoires, prévisions, budget final, 1 an Après T Conserver le budget final et les décisions
décisions modificatives. quitus du modificatives. Éliminer le reste.
juge des
Subventions. comptes

• Reçues : avis d’attribution, tableaux d’amortissement, notes de Tant Après C

suivi, états de la dette, correspondance. qu’elles quitus du
ont cours juge des
comptes

• Versées : arrêtés d’attribution, états des bénéficiaires, états de Tant Après C

ventilation. qu’elles quitus du
ont cours juge des
comptes

Factures clients et fournisseurs. 1 an Après E

quitus du
juge des
comptes

Bordereaux recettes et dépenses. 1 an Après E

quitus du
juge des
comptes

C.N.A.S.E.A. : avis de paiement, copies de relevés de compte. 1 an Après E C.N.A.S.E.A. = Centre National pour
quitus du l’Aménagement des Structures des
juge des Exploitations Agricoles.

- Page 21 -
 comptes

Listes de procédures collectives. 1 an 5 ans E

Souches des carnets de bons de commandes. - 2 ans E

- Page 22 -
 F. Services des Marchés Publics et Bureau d’Aide à la Recherche.

Les réponses qui m’ont été données me semblent incomplètes et notamment pour la
partie recherche : il en résulte un tableau de gestion qui ne donne pas beaucoup
d’informations et qu’il faudra bientôt remettre à jour !

- Page 23 -
 Tableau de gestion des archives
du service des Marchés
et du bureau d’Aide à la Recherche
(Juin 2001)

Chef de service : BACH Anne-Marie ([Link]@[Link])

Coordonnées : Maison de l’Université

2 rue des frères Lumière
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 64 06
Fax : 03 89 33 63 19

Ce service assure la gestion des procédures de marchés de fournitures courantes et de prestations de service ainsi que la gestion de la recherche à
l’Université de Haute Alsace.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : BACH Anne-Marie ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Chef de service.

- Page 24 -
 Description des documents produits DUC DUA Sort final Observations

Marchés publics : annonces, dossiers de consultation, demandes de De 1 à 10 ans E

dossiers, procès-verbaux de réceptions des offres, ouvertures des 3ans
plis, rapports de présentation, refus d’attribution, notifications,
correspondance.

Recherche.

• Conseil scientifique : convocations, ordres du jour, comptes- 1 an 10 ans C

rendus de réunions, notes, rapports, correspondance.

• Contrat de plan État-Région : documents préparatoires, - Durée du E Le Cabinet de la Présidence et du Secrétariat

correspondance. contrat Général conserve le document final.
+ 1an

• Contrat Pluriannuel de Développement pour la Recherche : Durée du Deux fois C

documents préparatoires, attributions des crédits, révision à mi contrat la durée
parcours du C.P.D.R., récapitulatifs des demandes et + 1 an du contrat
attributions. + 1 an

• Budget recherche : documents préparatoires, demandes de 1 an Après C

subventions, notifications et répartition des crédits, quitus du
récapitulatifs annuels. juge des
comptes

• Contrats et conventions de recherche. Durée du Après C A noter que le plus souvent, les Services
contrat quitus du Financiers / Agence Comptable conserve ces
juge des contrats.
comptes

- Page 25 -
• Rapports scientifique d’activités, brevets. 1 an 5 ans E Déjà conservé par les laboratoires.

• Correspondance. 1 an 5 ans E

- Page 26 -
 G. Cellule de Valorisation.

La personne qui gérait ce service est partie et ne m’a pas rendu de formulaire
d’enquête. De fait, il m’a été impossible de réaliser un tableau de gestion des documents de ce
service.

- Page 27 -
 H. Service de la Scolarité.

Tous les documents qui concernent les diplômes seront conservés définitivement, ainsi
les dossiers d’habilitation, les procès-verbaux des examens, les listes d’émargement de retrait
de diplômes et tous les documents qui se rapportent aux thèses seront versés aux Archives
départementales après expiration d’une D.U.A. de 30ans. Il en va de même pour les
statistiques.
A noter que pour les dossiers d’étudiants, un échantillonnage sera effectué après une
durée d’utilité administrative de 60 ans. Les autres documents du service seront détruits sous
2 à 5 ans.

- Page 28 -
 Tableau de gestion des archives
du service de la Scolarité
(Juin 2001)

Chef de service : HAUTH Béatrice ([Link]@[Link])

Coordonnées : Maison de l’Étudiant

1 rue Alfred Werner
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 66 33
Fax : 03 89 33 64 79

Ce service assure la gestion de la scolarité pour l’ensemble de l’Université de Haute Alsace et en particulier pour le Centre Universitaire de
Formation des Enseignants et Formateurs, la Faculté des Lettres et Sciences Humaines, la Faculté des Sciences Économiques, Sociales et
Juridiques et la Faculté des Sciences et Techniques.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : COIGNARD Sylvie ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Adjointe au chef de service.

- Page 29 -
 Description des documents DUC DUA Sort final Observations

Conseil d’Administration l’Université de Haute Alsace : procès- - 5 ans E Déjà conservé par le Service des Affaires
verbaux des séances. Générales.

Conseil des Études et de la Vie Universitaire : procès-verbaux des - 5 ans E Déjà conservé par le Conseil des Études et
séances. de la Vie Universitaire.

Conseil Scientifique Restreint : procès-verbaux des séances. - 5 ans E Déjà conservé par le Bureau d’Aide à la
Recherche.

Inscriptions.

• Modalités : textes réglementaires, calendrier, dossier type, - Au gré du E

notes. service

• Étudiants étrangers : demandes d’admission préalable. - 2 ans E

• Droits d’inscription : demandes de remboursement. - 2 ans E Déjà conservé par les Services Financiers
/Agence Comptable.

Dossiers individuels des étudiants.

• Dossiers d’inscription, pièces justificatives. 1 à 10 ans 60 ans T Conserver les dossiers d’étudiants dont les
selon les noms commencent par B et T. Eliminer le
filières reste.

• Fiches de transfert. - 2 ans E

- Page 30 -
Dossiers individuels des auditeurs libres : textes réglementaires, - 5 ans E
fiches de candidature, fiches d’inscription.

Diplômes.

• Demandes d’habilitation :
• dossiers de présentation des diplômes. 1 an 5 ans C
• arrêtés ministériels, correspondance. - 30 ans C

• Procès-verbaux des jurys d’examens. 1 an 30 ans C

• Listes d’émargement pour le retrait des diplômes. 1 an 30 ans C

Les diplômes non retirés sont conservés
• Diplômes non retirés. - - - indéfiniment par le service.

• Thèses :
• rapports de soutenance, résumés des thèses. 1 an 30 ans C
• livres des thèses : attestations reliées. 1 an 30 ans C Déjà conservé par le Service Commun de
• catalogue des thèses : brochures contenant tout les résumés. - Au gré du E Documentation.
service

Bourses : états de paiement. - 2 ans E

Prêts d’honneur : dossiers refusés, correspondance. - 2 ans E

Statistiques. 5 ans 30 ans C

Textes réglementaires, documentation… - Au gré du E

service

- Page 31 -
 I. Service chargé du C.E.V.U., des V.A.P.
et de l’accueil des adultes.

De ce service, ne seront archivés définitivement que les procès-verbaux du C.E.V.U.,

les dossiers qui portent sur les actions qu’il mène et enfin les dossiers individuels de
validation d’acquis professionnels.
Les autres dossiers seront éliminés parce qu’ils n’ont pas d’intérêt ou bien parce qu’on
les retrouve dans d’autres services.

- Page 32 -
 Tableau de gestion des archives
du Service chargé du C.E.V.U., des V.A.P. et de l’accueil des adultes
(Juin 2001)

Chef de service : BRILLARD Alain ([Link]@[Link])

Coordonnées : Maison de l’Étudiant

1 rue Alfred Werner
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 60 98
Fax : 03 89 33 64 79

Ce service assure le secrétariat du Conseil des Études et de la Vie Universitaire et la gestion de la Validation d’Acquis Professionnels. Il est
également chargé de l’accueil et de l’orientation des adultes en reprise d’études ainsi que de la gestion des dossiers de formation continue.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : HUBERT Isabelle ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Secrétaire.

- Page 33 -
 Description des documents produits DUC DUA Sort final Observations

Contrat de plan État Région, contrat d’établissement. - 5 ans E Déjà conservé par le Cabinet de la Présidence
et du Secrétariat Général.

Conseil des Études et de la Vie Universitaire.

• Dossiers de séances : convocations, ordres du jour, pièces à 5 ans 10 ans T Conserver les comptes-rendus de réunions et
l’appui des décisions [documents de travail], comptes-rendus les pièces à l’appui des décisions. Eliminer le
de réunions. reste.

• Réalisations [Charte des examens, réorientation, évaluation des - Validité T Conserver les documents finaux. Eliminer le
enseignements, guide des stages…] : documents préparatoires, reste.
documents finaux, correspondance.

• Habilitations des enseignements. - Validité E Déjà conservé par le Service de la Scolarité.

• Enquêtes du Ministère, de l’observatoire des études… - Au gré du E Déjà conservé, soit au Cabinet de la
service Présidence et du Secrétariat Général, soit au
Service des Affaires Générales, soit au
Service Commun Universitaire d’Information
et d’Orientation.

• Chrono / Correspondance. - 5 ans E

Validation d’Acquis Professionnels.

• Textes réglementaires, enquêtes. 5 ans 10 ans E

• Dossiers individuels [pièces justificatives et demandes], 10 ans C

- Page 34 -
 composition des jurys, résultats de la commission. 5 ans 30 ans C

• Statistiques, tableaux récapitulatifs. -

Accueil des adultes : documentation. - Au gré du E

service

Formation continue : dossiers individuels des demandeurs 2 ans - - Transmis au S.E.R.F.A.

d’emplois et des salariés, états de présence, factures,
correspondance.

Textes réglementaires, journaux, documentation, etc… - Au gré du E

service

- Page 35 -
 J. Services Techniques Immobiliers.

Les dossiers de travaux, très intéressants pour ce qui est de l’histoire du bâti de
l’Université, seront versés aux Archives départementales après tri et expiration d’une D.U.A.
assez longue (30 ans) du fait des possibilités de recours qu’a l’U.H.A. en cas de fraude des
entrepreneurs.
Les autres documents n’ont jamais plus qu’un intérêt fonctionnel et ne seront pas
conservés plus de 5 ans dans les locaux de l’Université !

- Page 36 -
 Tableau de gestion des archives
des Services Techniques Immobiliers
et Maintenance.
(Juin 2001)

Chef de service : MOSSER Georges ([Link]@[Link])

Coordonnées : Maison de l’Université

1 rue Alfred Werner
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 60 74
Fax : 03 89 33 64 79

Ce service assure la gestion des travaux de construction et de réhabilitation des bâtiments de l’Université de Haute Alsace. Il s’occupe également
de la gestion des fluides, des marchés téléphoniques et des travaux de maintenance.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : MATTAUER Martine ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Secrétaire.

- Page 37 -
 Description des documents produits DUC DUA Sort final Observations

Contrat d’établissement. - 5 ans E Déjà conservé par le Cabinet de la Présidence

et du Secrétariat Général.

Dossiers de travaux [Constructions, réhabilitations, mise en En 30 ans T suivant

sécurité, etc….]. fonction sauf instructions
de la mention ci dessous
liquidation contraire
des
marchés

• Consultations des architectes et autres prestataires

[ordonnancement, pilotage, coordination / sécurité, protection,
santé / contrôle technique] :
• dossier de consultation. C
• offres non retenues et soumissions. 5 ans E
• procès-verbaux d’adjudication. C

• Préliminaires : programme, avant-projet sommaire, avant-projet C

détaillé, dossier de financement [subventions, emprunt].

• Consultations des entreprises :

• dossier de consultation [marché]. C
• offres non retenues et soumissions. 5 ans E
• procès-verbal d’adjudication. C

• Exécution des travaux :

• dossier et plans d’exécution. C
• planning. E

- Page 38 -
 • ordres de service. E
• comptes-rendus de chantier. C
• procès-verbaux de réception provisoire. E
• procès-verbal de réception définitive. C

• Comptabilité des travaux :

• situations, certificats de paiement [acomptes]. E
• décompte général et définitif, paiements pour solde. C

• Correspondance. C

Sécurité.

• Textes réglementaires, normes… - Au gré du E

service

• Commissions : textes réglementaires, procès-verbaux de - 5 ans E Déjà conservé par le service Hygiène et
réunions, notes, rapports, documentation, correspondance. Sécurité.

• Mise en sécurité, enquêtes du Ministère : correspondance. - 5 ans E Idem.

Fluides [chauffage, électricité, eau, gaz], recensement : copies de - 5 ans E

factures, tableaux des consommations annuelles, correspondances.

Téléphone : marchés, correspondance. - Validité E

GSM [Téléphones portables] : bons de commandes, ouverture de - Validité E

lignes, documentation, correspondance.

Refacturation : relevés de compteurs, factures, correspondance. 2 ans 10 ans E

Formation du personnel : correspondance - 5 ans E

- Page 39 -
Arrêtés de dotation et plans des bâtiments de l’Université. - Permanente C

Travaux de maintenance et d’équipement.

• Contrats, notes, rapports, documentation, correspondance. - 5 ans E

• Répartition des crédits : notes, rapports, correspondance. - 5ans E

Guides, documentation… - Au gré du E

service

Chrono / Correspondance. 2 ans 5 ans E

- Page 40 -
 K. Service Hygiène et Sécurité.

Peu d’archives à conserver pour ce service, mais néanmoins des documents qui restent
une source importante d’informations relatives aux problèmes d’hygiène, de sécurité et de
conditions de travail à l’Université de Haute Alsace.

- Page 41 -
 Tableau de gestion des archives
du Service Hygiène et Sécurité.
(Juin 2001)

Chef de service : SCHNEBELLEN Lucien ([Link]@[Link])

Coordonnées : Institut Universitaire Technologique

61 rue Albert Camus
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 74 07 / 06 85 71 02 15
Fax : 03 89 33 74 05

Ce service assure la gestion des problèmes d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail au sein de l’Université de Haute Alsace. Il s’occupe
également de la formation des personnels en matière de sécurité du travail.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : SCHNEBELLEN Lucien ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Chef de service.

- Page 42 -
 Description des documents produits DUC DUA Sort final Observations

Comité Central d’Hygiène et de Sécurité : rapports de - 5 ans E Ce comité dépend du Ministère de

l’Observatoire National de la Sécurité des Établissements Scolaires l’Éducation Nationale qui par conséquent
et de l’Enseignement Supérieur, dossiers de séances. gère lui même l’archivage de ces documents.
.
Commission de Sécurité : dossiers de séances. - 5 ans E Cette commission dépend de la Préfecture du
Haut-Rhin qui par conséquent gère elle
même l’archivage de ces documents.

Comité d’Hygiène et de Sécurité : convocations, listes - 5 ans T Conserver les procès-verbaux des séances.
d’émargement, ordres du jour, notes, rapports, procès-verbaux des Eliminer le reste.
séances, correspondance.

Accidents.

• Personnel : études sur les accidents graves, statistiques. - 5 ans C

• Étudiants : copies des déclarations d’accidents. - 5 ans E Les déclarations sont transmises au Rectorat
qui par conséquent gère lui même l’archivage
de ces documents.

Formation du personnel : convocations, programmes. - 5 ans E

Textes réglementaires, documentation… - Au gré du E

service

Chronos / correspondance. - 5 ans E

- Page 43 -
 L. Service Informatique.

Les réponses apportées par le Service Informatique ont été insuffisantes pour pouvoir
établir un tableau de gestion des documents, qui par ailleurs sont peu nombreux.
A noter toutefois, que ce service gère les sauvegardes informatiques des services
centraux et par conséquent, il sera associé à une prochaine réflexion sur l’archivage des
documents électroniques !

- Page 44 -
 M. Service de Communication.

Le Service de Communication produit des archives particulièrement intéressantes : les

différents publications de l’Université, sa charte graphique et son site Internet, les affiches des
campagnes publicitaires, les revues de presses sont des documents qui, à court terme (5ans),
seront versés aux Archives départementales.
A noter, l’utilité de numériser les photographies, voire les cassettes vidéos, de manière
à ce que l’utilisation fréquente de ces documents ne les endommage pas. Par ailleurs,
l’exploitation d’une photothèque pourrait être utile dans le cadre de la politique de
communication de l’Université.

- Page 45 -
 Tableau de gestion des archives
du Service Communication.
(Juin 2001)

Chef de service : ANTONY Claire ([Link]@[Link])

Coordonnées : Maison de l’Étudiant

1 rue Alfred Werner
68093 Mulhouse cedex
Tél. : 03 89 33 60 97
Fax : 03 89 33 64 79

Ce service est chargé développer la communication de l’Université de Haute Alsace et notamment d’assurer les campagnes d’information et la
gestion de son site Internet.

_________________________

Nom du correspondant "archives" : ANTONY Claire ([Link]@[Link])

Qualité au sein du service : Chef de service

- Page 46 -
 Description des documents produits DUC DUA Sort final Observations

Publications : plaquettes de l’U.H.A., journaux internes, guide des - 5 ans T Conserver deux exemplaires de chaque
études, guides de l’étudiant étranger, plaquettes de formation, publication. Éliminer le reste.
agendas de l’étudiant, etc…

Charte graphique, charte de nommage :

• documents préparatoires. - Validité E

• documents finaux. - Validité C

Site Internet de l’Université. - Validité C Effectuer régulièrement des copies de

sauvegarde.

Manifestations (Journées de rentrées, portes ouvertes, fête de la 2 ans 5 ans E Les informations importantes, relatives à ces
Science) : plaquettes, programmes, correspondance. manifestations, se retrouvent dans la revue
de presse.

Dossier de presse : documentation, correspondance. 2 ans 5 ans E

Campagnes publicitaires : documents électroniques sous Photoshop - Validité T Conserver les affiches en deux exemplaires.
et Illustrator, affiches, insertions publicitaires. Éliminer le reste.

Revue de presse. 2 ans 5 ans C

Cassettes vidéo, photographies. - Au gré du C Numériser ces documents.

service

- Page 47 -
II. Les services
communs.

- Page 48 -
 II. Les services communs.

A. Service Commun de Documentation (S.C.D.).

Formulaire rendu : Direction – Secrétariat de Direction Les documents propres aux

différentes sections du service, ceux de la B.U.S.I.M., de la B.U. de
Colmar n’apparaissent pas dans les réponses.
Réponses apportées : Une liste très incomplète des dossiers avec le type de classement et la
D.U.C.. A noter toutefois qu’un plan de classement des documents du
S.C.D., très détaillé, m’a été joint en annexe : cependant il n’est
appliqué que par la Direction et son secrétariat et ne précise pas les
autres informations qui étaient demandées.

B. Service Commun Universitaire d’Information et d’Orientation

(S.C.U.I.O.).

Formulaires rendus : Direction – Secrétariat de Direction Rien ne manque !

Réponses apportées : Une liste des dossiers très complète, le type de classement adopté et
parfois la D.U.C. des documents.

C. Centre de Langues en Autoformation Multimédia (C.L.A.M.).

Formulaires rendus : Direction – Secrétariat de Direction Rien ne manque !

Réponses apportées : Toutes les réponses attendues !

D. Centre Universitaire de Formation des Enseignants et des Formateurs

(C.U.F.E.F.).
Formulaire rendu : Secrétariat de Direction Les documents de la Direction n’ont pas
été pris en compte.
Réponses apportées : Toutes les réponses attendues, seule la D.U.A. n’a pas été précisée.

- Page 49 -
 E. Service d’Enseignement et de Recherche en Formation d’Adultes
(S.E.R.F.A.).

Formulaires rendus : Les réponses apportées ne sont pas associées à un service

producteur ! De fait, il est difficile d’estimer si les documents de
tous les services ont été pris en compte.
Réponses apportées : Une liste des dossiers peut-être incomplète.

F. Centre des Ressources Informatiques (C.R.I.).

Formulaire rendu : Ensemble du service Rien ne manque !

Réponses apportées : Toutes les réponses attendues !

G. Service Universitaire de Médecine Préventive

et de Promotion de la Santé.

Formulaire rendu : Ensemble du service Rien ne manque !

Réponses apportées : Toutes les réponses attendues !

H. Service des Animations Culturelles.

Formulaire rendu : Ensemble du service Rien ne manque !
Réponses apportées : Manquent parfois le type de classement ou l’accroissement annuel,
sinon, mise à part la D.U.A. des documents, toutes les réponses y
sont.

I. Service Universitaire des Activités Physiques, Sportives et de Plein

Air (S.U.A.P.S.A.).
Formulaire rendu : Ensemble du service Rien ne manque !
Réponses apportées : Toutes les réponses attendues !

- Page 50 -
 III. Les unités
d’enseignement, de
formation et de
recherche.

- Page 51 -
 III. Les unités d’enseignement, de formation et de
recherche.
A. Faculté des Lettres et Sciences Humaines (F.L.S.H.).

Formulaires rendus : Secrétariat de Direction – Services Financiers – Service de la

Scolarité N’ont pas été pris en compte les documents de la
Direction et des départements.
Réponses apportées : Pour chaque service une liste des dossiers plus ou moins complète.
Avec en plus, pour les Services Financiers, le type de classement
adopté et la D.U.C..

B. Faculté des Sciences Économiques, Sociales et Juridiques

(F.S.E.S.J.).
Formulaires rendus : Secrétariat de Direction – Service des Relations Internationales –
Services Financiers – Service de la Scolarité Manquent des
réponses pour la Direction et les départements.
Réponses apportées : Pour chaque service, une liste des dossiers assez complète, le type de
classement adopté et la D.U.C..

C. Faculté des Sciences et Techniques (F.S.T.).

Formulaires rendus : Secrétariat de Direction / Service du Personnel – Services Financiers

– Service de la Scolarité Les documents de la Direction, des
départements, des I.U.P., des laboratoires n’apparaissent pas dans les
réponses.
Réponses apportées : Pour chaque service, une liste complète des dossiers. Pour le
Secrétariat de Direction / Service du Personnel, le type de classement

- Page 52 -
 adopté, de même que pour les Services Financiers avec en plus la
D.U.C. des documents.

D. Département d’Université de Colmar (D.U.C.).

Formulaires rendus : Un seul pour l’ensemble du D.U.C. ! Manque un détail par service.

Réponses apportées : Liste très incomplète des dossiers, pour lesquels on trouve cependant
le type de classement adopté, l’accroissement annuel (10 m.l. / an ?),
et la D.U.C. ramenée systématiquement à 2 ans.

E. Gestion des Risques et Environnement (G.R.E.).

Formulaires rendus : Secrétariat de Direction – Service Gestion – Service de la Scolarité

N’ont pas été pris en compte les documents de la Direction, des
Services Techniques, des laboratoires…
Réponses apportées : Pour chaque service, une liste des dossiers qui me semble très
incomplète et le type de classement adopté.

F. I.U.T. de Mulhouse.

Formulaires rendus : Secrétariat de Direction – Services Financiers – Service de la

Scolarité – Département Gestion des Entreprises et des
Administrations – Département Génie Électrique et Informatique
Industrielle – Centre de Formation d’Apprentis Universitaire
Manquent les réponses de la Direction, du Département Génie
Mécanique et Productique, du Département Science et Génie des
Matériaux, du Département Gestion Logistique et Transport, des
laboratoires…
Réponses apportées : Pour chaque service, une liste complète des dossiers, le type de
classement adopté, parfois l’accroissement annuel, et la D.U.C.. A
noter toutefois que pour le Service de la Scolarité on ne trouve
qu’une liste incomplète des dossiers et le type de classement adopté.

- Page 53 -
 G. I.U.T. de Colmar.

Formulaires rendus : Secrétariat de Direction – Soutien à la Pédagogie – Département

Génie Biologique – Département Hygiène/Sécurité/Environnement
Les documents de la Direction, du Département Techniques de
Commercialisation, du Départements Carrières Juridiques, du
Département Génie des Télécommunications et Réseaux, des
laboratoires…
Réponses apportées : Pour chaque service, toutes les réponses attendues !

H. École Nationale Supérieure de Chimie de Mulhouse ([Link].).

Formulaires rendus : Secrétariat de Direction Manquent les réponses de tous les autres
services !
Réponses apportées : Une liste incomplète des dossiers, leur type de classement et un ordre
d’idée sur l’accroissement annuel.

I. École Nationale Supérieure des Industries Textiles de Mulhouse

(E.N.S.I.T.M.).

Formulaires rendus : Secrétariat de Direction – Services Financiers – Service de la

Scolarité Manquent des réponses pour la Direction, les Services
Techniques, le corps enseignant, les laboratoires…
Réponses apportées : Pour chaque service, une liste des dossiers plus ou moins complète, le
type de classement adopté, l’accroissement annuel et D.U.A. des
documents.

J. École Supérieure des Sciences Appliquées pour l’Ingénieur de

Mulhouse (E.S.S.A.I.M.).

Formulaires rendus : Secrétariat de Direction – Services Financiers – Service de la

Scolarité Les documents de la Direction, du Service de la

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 Documentation, des Services Techniques et de Maintenance, du corps
enseignant, de la Direction des Études, de la Direction Scientifique,
des laboratoires, etc… n’apparaissent pas dans les réponses.
Réponses apportées : Pour chaque service, toutes les réponses attendues, sinon qu’il a
parfois été précisé la D.U.C., parfois la D.U.A., moins souvent les
deux.

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