SÉANCE 1 :LES PRINCIPES
FONDAMENTAUX DE LA GESTION DU
TEMPS
Objectifs:
• Repérer la valeur du temps
• Identifier et éviter les voleurs de temps
II. LA VALEUR DU TEMPS :
• Le temps est une ressource rare et précieuse dont chacun dispose d’une quantité égale.
Le temps est déterminé par l’ordre des évènements,
• Le Capital Temps : Tous les jours, nous disposons tous de 24 heures : à employer
judicieusement, à vivre aujourd’hui 24 heures : à bien répartir entre :
✓Le temps de l’action
✓Le temps de la réflexion
✓Le temps du rêve
✓Le temps de la production
✓Le temps de la consommation
✓Le temps de loisir
✓Le temps de récupération
Critères :
• le temps est un paramètre qui permet de situer les évènements dans leurs
chronologies. Ce sont les évènements qui donnent de la réalité au temps.
• le temps est une ressource non renouvelable.
• le temps ne s’achète pas, ne se manufacture pas, ne s’emprunte pas.
• le temps, c’est de l’argent
Puisque le temps nous manque souvent, il est important d’acquérir les habilités
permettant de mieux le maitriser et le contrôler.
• On trouve de plus en plus de difficulté à trouver suffisamment de temps pour
accomplir tout ce que l’on a prévu de faire durant une journée : Tâches, activités de
loisir, rencontres, appels téléphoniques. L’avancée technologique a également contribué
à l’accélération et le manque du temps.
• En réalité, la gestion de temps combine entre la gestion de soi, la gestion de nos choix,
la gestion de nos activités, la gestion de valeur (notamment notre valeur : comment
nous exploitons notre temps pour augmenter notre valeur ?)
• Ce qui compte le plus, c’est ce que l’on fait avec le temps dont on dispose !
POURQUOI AVEZ-VOUS BESOIN DE
GERER VOTRE TEMPS ?
• Le temps est précieux • Pour un meilleur rendement
• Le temps est irréversible • Pour éviter les problèmes personnels
• Le temps perdu ne se rattrape jamais • Pour être en position de force
• Pour gérer efficacement le stress • Pour atteindre ses objectifs
• Pour éviter toute pression • Pour s’adapter aux changements et aux
• Pour une bonne prise de décision imprévus
II. LES VOLEURS DU TEMPS :
• Perdre du temps peut signifier le surf sur Internet sans objectif précis, le "Chat"
(Bavardage sur le net), les réseaux sociaux (Facebook, WhatsApp..), dépenser
beaucoup de temps
• Cependant, les voleurs de temps dans le temps de travail empêchent
sérieusement se concentrer, à être productif et efficace. il arrive souvent de ne
pas être conscient de certains de voleurs de temps, ce qui empêche la plupart
des personnes de les éviter et préserver leur capital temps.
SÉANCE 2 : GESTION DES PRIORITÉS -
DÉFINIR CE QUI EST IMPORTANT /
URGENT
Objectifs:
• Opérer la classification des activités en termes d’urgence, importance selon la matrice
de temps
• Maitriser les différentes lois et principes du temps
• Appliquer ces différentes lois et principes du temps
• Prioriser l’importance sur avec la Matrice de Temps *
• La Matrice de Temps est à la fois un concept et un outil un contournable en gestion
du temps. Elle est connue par sa simplicité et les résultats qu’elle procure à travers la
distinction et la priorisation de l’importance sur l’urgence.
• Cet outil nous permet de classer chaque activité dans le cadrant adéquat afin de nous
permettre de faire le traitement approprié à chaque type d’action. . Les deux facteurs
qui définissent une activité, sont « l’urgent » et « l’important ».
L’Urgence signifie que cela demande une attention immédiate. les urgences nous
pressent et agissent sur nous et nous amènent à réagir sur le champ. Elles sont souvent
faciles et agréables à faire. Cependant, elles sont généralement non importantes.
Exemple : Un téléphone qui sonne est urgent. Quoique que vous fassiez de si nécessaire,
lorsque le téléphone sonne, il prend de la priorité par rapport au reste des activités.
L’Importance concerne les résultats qui contribuent à votre mission, à vos valeurs, à vos
objectifs hautement prioritaires. Alors que nous réagissons aux urgences, les choses
importantes qui ne sont pas urgentes exigent plus d’initiative, plus de proactivité. Si nous
n’identifions pas clairement les résultats que nous voudrions atteindre dans nos vies et ce
qui est important pour nous, et agir pour leur réalisation, nous serons facilement
détournés pour répondre à l’urgent.
• Choisir de consacrer 60% à 80 % de notre
temps à faire des tâches importantes, nous
amène à être plus efficace et à nous
rapprocher plus rapidement vers l’atteinte de
nos objectifs. Il y a donc un avantage évident à
prioriser l’importance sur l’urgence.
OBSERVATION ET COMMENTAIRES DES QUATRE QUADRANTS
DE LA MATRICE DE TEMPS :
• Quadrant 1 est à la fois Urgent et Important. Il concerne des résultats significatifs
nécessitant une attention immédiate. Les activités du Quadrant I représentent les
crises ou les problèmes. Il est à noter que la plupart des actions du quadrant 2 qui
n’ont pas été faites à temps passent au Quadrant 1 et deviennent Urgentes. Le travail
de préparation et de prévention en quadrant 2 permet de réduire l’ampleur du
quadrant 1.
Les personnes qui dépensent 90% de
leur temps dans le Quadrant I et 10%
dans le Quadrant IV pour se soulager,
en négligeant les Quadrants II et III
sont les personnes qui gèrent leur vie
par les crises. Ces personnes
récoltent beaucoup de stress et
d’épuisement.
• Il y a d’autres gens qui dépensent beaucoup de temps dans Urgent et Non Important
du Quadrant 3, croyant être dans le Quadrant I. Ils dépensent la plupart de leur temps
dans les urgences, pensant qu’ils sont importants. Mais en réalité, ils réagissent
souvent aux exigences de leur environnement au lieu de se consacrer à leurs buts les
plus importants.
• Les gens qui dépensent leur temps exclusivement dans les Quadrants 3 et 4 vivent
une vie d’irresponsabilité (irresponsabilité totale, licencié de leur travail, dépendants
des autres pour le nécessaire)
Les personnes efficaces passent plus de temps sur Quadrant
2, permettant ainsi de réduire la dimension du Quadrant 1.
Elles font attention de rester loin des Quadrants 3 et 4, car
malgré leur urgence, ils ne sont pas importants
• Le point de départ est de puiser le temps des activités du quadrant 3 et 4 pour se
focaliser sur le Quadrant 2. Même si les activités du quadrant 1 ne peuvent être
évitées, elles vont baisser progressivement grâce au principe de proactivité en
priorisant le quadrant 2.
• 1-Urgent et important :
• Les tâches urgentes et importantes doivent être entreprises le plus tôt possible et c’est, idéalement, vous qui
devrez les prendre en charge. Puisqu’elles peuvent avoir une importance vitale pour l’avenir de votre entreprise et
que vous êtes, probablement, le seul à avoir une idée claire des objectifs à long terme, c’est à vous qu’il revient de les
accomplir; à moins, bien entendu, que vous donniez un mandat clair à un collaborateur.
• En gérant mieux votre temps, vous remarquerez que le nombre des activités urgentes et importantes
diminuera graduellement.
• 2- Peu urgent mais important :
• Il s’agit d’activités importantes pour l’avenir de l’organisme , mais qui peuvent attendre. Ce sont les activités à
planifier.
• 3- Urgent mais peu important :
• Ce sont les activités à déléguer aux collaborateurs.
• 4- Peu important et peu urgent :
• Ce sont des activités qui peuvent être ignorées temporairement ou classées rapidement si on a du temps.
PRINCIPE PARETO:
• Selon la loi de Pareto appliquée à la gestion de temps, il est important de mettre l’accent sur les 20 % des
activités les plus déterminantes. Cette partie importante permettrait d’assurer la réalisation de 80% des
objectifs.
20% d’entrées (Temps, ressources, effort)
contribuent à 80% de résultat (Valeur)
• Prévention des tâches inutiles: Il s’agit d’identifier et d’éviter les 80 % des tâches qui prennent du temps
sans apporter de résultats probants afin de pouvoir se focaliser sur l’essentiel !
• Garder un œil sur les tâches à haute valeur: Les efforts doivent être rationalisés afin de se concentrer
sur les 20% importants. Ces efforts se révèlent alors fructueux et apportent de meilleurs résultats. En
réalisant environ 20% des tâches, on peut accomplir pratiquement 80 % des résultats (de son rôle), le reste du
temps pourra servir à traiter les autres activités.
D’autres lois et principes du temps :
Les travaux de chercheurs et spécialistes comme Sune Carlson,Vilfredo Pareto ou Ivan Illich mettent en
lumières quelques lois du temps pour être plus efficace et rompre avec les mauvaises habitudes.
▪ Loi de Murphy : gardez du temps pour l’imprévu Chaque chose prend toujours plus de temps qu’on ne le
prévoyait au départ.
▪ Loi de Parkinson : fixez-vous des délais Un travail tend à se « dilater » pour occuper tout le temps disponible.
Cela veut dire que même si l’on dispose d’un laps de temps important pour accomplir une tâche, on
consomme la totalité du temps imparti. Cela veut dire aussi que sans délai, la tâche à tendance à s’éterniser…
▪ Loi d’Illich : accordez-vous des pauses Ivan Illich, penseur autrichien décédé en 2002, a énoncé la loi du
rendement au bureau : « Au-delà d’une certaine durée, on devient moins productif, voir contre-productif ». La
concentration optimale dure en moyenne 45 minutes.
▪ Loi de Laborit : faites-le plus difficile en premier Chaque individu a une inclination naturelle à, d’abord, faire les
choses qui lui font plaisir.
▪ Loi de Carlson : regroupez les tâches de même nature, se protéger des distractions « Un travail réalisé en
continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Cela signifie que les
interruptions sont mauvaises pour la productivité.
SÉANCE 3 : PLANIFICATION
EFFICACE DES ACTIVITÉS:
Objectifs:
• Déterminer ses objectifs et analyser les activités nécessaires à leurs atteintes
• Planifier son emploi du temps : Activités et tâches, délais et échéances,
ressources.
• Organiser et équilibrer les domaines de vie
Définition des objectifs :
• On ne peut pas se diriger vers une destination si on ne sait pas précisément ou
on veut aller.
• Déterminer ce que l’on veut vraiment dans notre vie (Personnelle,
professionnelle, familiale, relationnelle, …) est la pierre angulaire d’une vie de
qualité pleine de sens. Si l’on ne choisit pas ce que l’on veut (être, avoir,
accomplir), qui les choisira pour nous ?
Choisir les Objectifs. L’étape suivante consiste à penser à • définir votre unique mission, incluant vos
deux ou trois résultats importants que vous voulez valeurs et objectifs à long terme. Cela donne
accomplir dans chaque rôle pendant les sept jours
suivants. Ceux-ci doivent être enregistrés comme une direction et un but à la manière dont
objectifs. vous dépenser votre temps.
Identifier les Rôles. La première tâche est d’écrire les
• à dépenser du temps dans le Quadrant II, à
•
rôles [Link] avez un rôle en tant qu’individu. comprendre et à centrer votre vie sur les principes, à
Vous pouvez lister un ou plusieurs rôles comme membre donner une claire expression aux objectifs et valeurs
de famille – mari ou épouse, mère ou père, fils ou fille par lesquels vous voulez diriger quotidiennement
etc. votre vie.
équilibrer votre vie en identifiant vos rôles et en
•
•Vous pouvez faire une liste de quelques rôles dans votre
établissant vos objectifs et en programmant
travail, indiquant des domaines dans lesquels vous voulez
hebdomadairement vos activités dans chaque rôle
investir du temps d’une manière régulière. .
principal.
• Une gestion du temps efficace se caractérise par une pleine conscience de ce qui
est le plus important dans la vie personnelle et professionnelle. Une bonne
planification de nos actions aide à faire progresser la réalisation des choses les plus
importantes. C’est la raison pour laquelle la planification est un outil de base de la
gestion du temps.
• Une bonne planification doit être dynamique pour être en adéquation avec notre
personnalité et de style de vie tout en favorisant l’atteinte de nos objectifs.
Définition du planning :
• C’est le processus qui consiste à établir des
objectifs, développer des stratégies et
souligner les tâches et les calendriers pour
accomplir les objectifs
Règles et méthodes de planification :
1) la routine Hebdomadaire : La meilleure • À la fin de chaque journée, nous devrions
fréquence est d’établir un planning vérifier la façon dont nous avons réalisé nos
hebdomadaire qui pourra être ajusté au actions selon le plan. Il est extrêmement
quotidien selon les évènements et les important de ne pas sauter toutes les tâches
changements survenu durant la semaine. La importantes… Les tâches importantes
journée du vendredi est souvent adéquate inachevées pourraient être planifiées à
pour établir le planning hebdomadaire de la nouveau le lendemain.
semaine suivante.
2) La routine quotidienne : nous devons
commencer la journée par la planification (5, Chaque minute investie en
10 ou 15 minutes). Ceci est le moment le planification, nous fait
plus important de la journée pour gagner 10 minutes dans
déterminer ce que nous devons faire et l’exécution.
quand. Cette routine peut être déplacée le
soir selon les préférences de chacun.
• Comment s’organiser et travailler avec un agenda?
Chaque personne a plusieurs domaines dans sa vies (domaine personnel, domaine scolaire
ou / et professionnelle, domaine amical et social, domaine de loisir, domaine familial…).
Les différents principes de priorisation des tâches sont des outils précieux dans
l’établissement de l’agenda.
Il est nécessaire de tenir en compte des besoins fondamentaux avant de faire un planning :
- Il faut dormir 8 heures en moyenne pour être en forme et efficace
- Il faut prendre 3 repas par jour et parfois 5 petits repas (avec les goûters).
• Notion de durée d’une tâche :
• L’évaluation de la durée nécessaire pour effectuer une tâche est primordiale avant
d’établir le planning.
• Il est utile de mesurer le temps passé afin de savoir combien de temps on doit prévoir si
on est amené à refaire cette tâche
Le fait de tout noter permet de ne rien oublier et tout prévoir en avance.
Utiliser les différents principes de priorisation des tâches dans l’établissement de l’agenda.
N’hésitez pas à utiliser des couleurs différentes pour chaque type d’activités à réaliser (les
loisirs en vert et le travail à la maison en bleu, les études en jaune…).
éviter les plannings trop chargés et commencer petit à petit
Prévoir des créneaux libres pour les imprévus après chaque activité
Prévoir le temps de repos est de relaxation durant la journée pour se ressourcer
A l’issue de cette formation, nous rappellerons 3 règles :
Bien s’organiser demande du temps et on ne peut pas bien s’organiser
d’un seul coup. Il faut donc essayer tous les jours de mieux s’organiser et
noter ses progrès.
L’organisation et la gestion du temps sont des questions communes à
tous les individus (enfants, parents, professionnels…) et nous sommes
tous confrontés aux mêmes difficultés sur ces questions.
Il n’y a pas une méthode ou un système parfait en matière
d’organisation et gestion de temps. Il est important d’adapter les
méthodes et outils aux besoins de chaque individu.
