PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

INTRODUCTION

La vie d’une entreprise repose sur un certains nombre de fonctions qui assurent son bon
fonctionnement, il s’agit essentiellement de la gestion des ressources humaines, la gestion
financière et la gestion d’approvisionnement en biens et services. Ces actes jouent un rôle
indispensable dans l’entreprise.

En obéissant a la recommandation faite à l’étudiant de fin de cycle, d’effectuer un stage

en entreprise pour allier théorie et pratique, nous avons effectué un stage a la UNITED BANK
FOR AFRICA (UBA) à l’agence panoramique ou nous avons été affecte au service Achats et
Logistique (Dans le Service des Opérations). Notre séjour dans ce service nous a permis de
comprendre comment se déroule le processus d’approvisionnement en biens et services mais
aussi l’importance de ce service dans la banque. Aussi, comment fonctionne le service Achats
et Logistique ?

Pour de démontrer le rôle important du service Achats et Logistique, nous avons jugé
bon de mener notre étude sur les « PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET
APPROVISIONNEMENT : Cas UBA Gabon S.A ».

Notre étude a nécessité essentiellement la technique documentaire ainsi que des

investigations et l’observation directe. Notre référence a été constituée d’une gamme
sélectionnée de documents qui abordent notre sujet de façon objective. La période
d’observation s’est étalée sur deux mois et s’est faites au sein de l’entreprise.

En dehors de l’introduction et la conclusion, nous avons organisé notre travail en deux

grandes parties. Dans la première partie, nous présentons l’United Bank for Africa GABON,
le service Achats et logistique et les tâches effectuées. La deuxième partie quant à elle, sera
axée de manière pratique sur les procédures, traitements des achats et l’approvisionnement au
sein de l’United Bank for Africa (UBA).

En traitant ce sujet, nous nous attèlerons à faire une analyse du service Achats et
Logistique de la United Bank for Africa ; puis nous apporterons quelques suggestions quant à
la qualité et l’efficacité du service Achats et Logistique.

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PREMIERE PARTIE : Présentation du groupe et du service d’accueil

Dans cette partie, nous allons présenter façon exhaustive la banque UBA Gabon depuis sa
création et nous présenterons également le service qui nous a accueilli.

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CHAPITRE I : PRESENTATION D’UBA GABON S.A

Dans le premier chapitre, il est question pour nous de localiser UBA Gabon S.A, de la
présenter et de décrire ses différentes activités. UBA joue un rôle assez important dans le
national.

Section 1 : Historique, nature juridique et situation géographique.

Nous donnerons dans cette section tout ce qui concerne l’historique, la nature juridique et la
situation géographique de UBA.

1.1. Aperçu historique

Créée en 1961 au NIGERIA à Lagos, UNITED BANK FOR AFRICA est devenue le plus
grand groupe bancaire d’Afrique de l’Ouest et du Centre en absorbant la Standart Trust
Bank et la Continental Trust Bank en 2005. Apres l’absorption de ces deux banques, nait
le désir de l’UBA d’étendre son leadership du marché financier tout en participant
activement au développement économique du continent africain.

La mission d’UBA se résume a « être un modèle pour toutes les entreprises africaines
en créant une valeur ajoutée pour nos partenaires, en étant respectueux des standards
professionnels et éthiques, tout en bâtissant une institution pérenne ».Ainsi, l’identité
d’UBA se traduit à travers son logo et les différentes couleurs de celui-ci.

Ce logo de par ses couleurs possède une « graine de moutarde » et la typographie

d’UBA est fortement représentée par le rouge et le blanc.

 Le rouge représente la force et l’innovation.

 Le blanc représente le coté pur et éclatante du groupe.
 La graine de moutarde reflète la croissance, l’évolution et la fertilité.

En droite avec sa volonté d’expansion à travers le continent africain et de participer

au développement de l’économie de la zone CEMAC, UBA a obtenu l’agreement en
qualité de banque au Gabon en mai 2009. Mais c’est le lundi 16 novembre qu’UBA
Gabon va ouvrir ses portes au public. UBA fut la première banque subsaharienne (hors

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Afrique du Sud) à avoir une agence aux Etats- Unis (New York) en 1984, à entrer en
bourse a la Nigériane stock exchange en 1970.
La banque a l’ambition claire d’être la plus dominante et le leader des prestations de
services financiers en Afrique.

1.2. Nature juridique

UBA Gabon est une société anonyme au capital libéré de XAF [Link]. Elle est
inscrite au registre du commerce et du crédit mobilier sous le numéro 2008 B 07690. Elle
a été créée au GABON sous la décision n 111/CI/09/CNC du 05/05/2009 et sous la
direction de la COBAC D.2009/043 du 15/04/2009.

Société anonyme dont le capital social est détenu par un nombre varie d’institutionnels de
prives locaux et internationaux notamment la Banque Africaine de Développement
(BAD), la Société Financière Internationale. C’est l’une des plus importantes financières
d’Afrique ouvertes a plus de sept milliards de clients dans 750 succursales, pour 19 pays
africains et une présence à New York, Londres et à Paris.
Etat de l’Afrique centrale, le Gabon fait partie de la zone franc et a pour monnaie le
franc CFA dont la parité avec l’Euro est garantie par le Trésor Public Français. Le
Gabon est membre des regroupements comme la CEMAC (Communauté Economique
et Monétaire de l’Afrique Centrale) et l’OHADA (Organisation pour l’Harmonisation
en Afrique du droit des Affaires).

En rappel, le plan comptable en vigueur est le plan OHADA et il ne s’applique pas a

certain secteurs d’activités tels que :
 Les assurances : Code CIMA (Conférences Interafricaine des Marches
d’Assurance) ;

 Les banques et établissements financiers : Code COBAC (Commission

Bancaire de l’Afrique Centrale).

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1.3. Situation géographique

La Direction Générale de la United Bank for Africa ( Agence panoramique ) se trouve

dans la zone du centre-ville de Libreville, plus précisément l’immeuble en face de
CENTR’AFFAIRES Rénovation. L’Agence Panoramique se trouve au rez de chausse.
Elle se compose de deux compartiments : le compartiment de l’agence proprement dit et
le compartiment Prestige.

L’agence Panoramique est la partie visible de l’agence. C’est le lieu où les premiers
services sont offerts aux clients. Il se compose de :

Bureau du chef d’agence à l’entrée et à gauche ;

Bureau des gestionnaires des clients particuliers ;

L’accueil dans l’agence (Front) ;

Cabines des caissiers ;

Bureau du chef de caisse

La salle prestige est la partie cache de la banque. Il est constitué des :

 Bureaux des gestionnaires des grandes entreprises ;

 Bureaux des trésoriers ;
 Bureaux du responsable de clientèle privilégiée.

Aussi, aux deuxième et troisième étages se trouve respectivement, les bureaux du Directeur
des Operations, celui des informaticiens, et, la direction générale, la direction générale
adjointe, le département financier, la Direction des Ressources Humaines, la direction du
risque, la Direction des Audits Interne et le service Achats et Logistique.

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Section 2 : Organisation, fonctionnement et activités.

Dans cette question, nous verrons comment UBA s’organise et fonctionne à travers ses
différentes activités.
1.1. Organisation et fonctionnement

Comme dans toutes structures bien organisées, la performance est évaluée par des
indicateurs mais aussi par toutes les directions qui existent au sein de l’organisation.

Ainsi, comme le montre l’organigramme en annexe 1, la banque UBA Gabon comporte

onze(11) directions à savoir :

 La Direction Générale,
 La Direction Générale Adjointe,
 La Direction d’Audit et de Contrôle Interne,
 La Direction des Risques,
 La Direction des Affaires Juridiques et de la Conformité,
 La Direction des Grandes Entreprises,
 La Direction de la Banque Détail et de Réseau,
 La Direction de la Trésorerie,
 La Direction des Operations,
 Le Direction Financière,
 La Direction des Ressources Humaines,

1.1.1. La Direction Générale

La Direction Générale coordonne toutes les autres directions de la banque. Elle définit
la politique générale de l’organisation et travaille en étroite collaboration avec le
Conseil d’Administration. Le Directeur General est assisté par un directeur général
adjoint.

2.1.2 La Direction Générale Adjointe

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La direction générale adjointe a pour mission de définir la politique commerciale de la

banque, d’assurer le contrôle de sa mise en œuvre, de participer à sa définition.

2.1.3 La Direction de l’Audit interne et du contrôle interne

La direction de l’Audit est l’organe de contrôle par excellence des activités menées dans le
cadre du fonctionnement de la banque. Cette direction vérifie si les procédures mises en place
sont respectées par la banque et veille à ce qu’elles soient toujours utilisées de manière
performante puis elle propose des ajustements à la Direction Générale. Elle contrôle tout et
s’assure qu’il n’y a pas de fraude au sein de la Banque.

Elle met l’accent sur le contrôle des procédures et la gestion des ressources financières mises
à la disposition de la banque.

2.1.4 La Direction des Risques

Cette direction travaille conjointement avec la Direction Générale Adjointe. Elle est chargée
essentiellement du traitement des crédits à la clientèle de la banque et du contentieux.

Elle est au cœur même de l’activité de la banque car elle a pour responsabilité l’examen et
l’analyse des dossiers de crédits proposés par les gestionnaires. Ainsi, tout dossier d’ouverture
de compte comportant un risque éventuel est soumis à l’appréciation du directeur du risque
pour une évaluation.

Elle veille au respect des règles de lutte contre le blanchiment des capitaux.

Ainsi, les dossiers de crédit ou d’ouverture de compte comportant un risque éventuel sont
soumis à l’appréciation du service juridique pour validation ou rejet.

2.1.5 La Direction des Grandes entreprises

Elle a aussi pour mission de vendre les produits de la banque aux grandes entreprises dont le
chiffre d’affaires est de 9 720 000 000FCFA. Ce service est donc sous la direction d’un
Directeur Général Adjoint, qui dirige aussi le département chargé des entreprises locales, et
supervise l’organisation internationale et du secteur public.

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2.1.6 La Direction de la banque de détail et de réseau

Elle est chargée de vendre les services de la banque à une clientèle de masse. Le Directeur qui
est à la charge de cette direction oriente l’activité commerciale de la banque conformément à
la stratégie mise en place par la banque. Elle coordonne toutes les activités des agences. Elle
exerce une activité de crédit et d’offre de produits de placements auprès de la clientèle
individuelle : particuliers, entreprises de petites tailles ou de tailles moyennes. Elle distribue
une gamme de produits ou de services divers.
Cette direction compte en son sein, deux cash point et une agence (agence panoramique). Les
cash point situe au neuf étage et à la gare routière ont pour activités principales : le dépôt et le
retrait d’espèces. Ces cash point ont été mis en place dans le but de se rapprocher de la
clientèle. Quant à l’Agence Panoramique, elle accompli toutes les activités dans une banque :
émission de chèques, transfert d’argent, retrait et dépôts d’espèces, avance sur salaire, etc.

2.1.7 La Direction de la Trésorerie

Cette direction gère les ressources disponibles de la banque ; veille à l’équilibre entre les
comptes de dépôts a intérêts créditeurs, susceptibles de creuser la trésorerie et ceux a intérêts
débiteurs, donc susceptibles de renflouer la trésorerie. Elle met quotidiennement a la
disposition du service commercial les différents taux de change car, elle a en charge la gestion
des devises ventes et achats. Elle valide la mise en place des DAT (dépôts à terme) et changes
manuels, les transferts égal ou supérieurs à 100.000.000 FCFA.

2.1.8 La Direction des Opérations

La Direction des Opérations est chargée des opérations bancaires ; elle assure toutes les
transactions locales et internationales et est dotée de plusieurs services : les opérations, la
banque électronique, de l’informatique et des services généraux, commerce international.
Elle constitue la plus grande direction de la banque aussi bien au niveau de l’intensité des
tâches que dans le nombre d’agents, c’est la Direction des Opérations de toutes les opérations
courantes de la banque.
En agence, elle crée les comptes en identifiant qui s’y attache, vérifie que la demande
d’ouverture de compte contient tous les éléments nécessaires, assure le paramétrage des

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comptes crédits, le blocage des fonds d’octroi de crédits, assure la caisse et le suivi de tous les
produits proposés par la banque, les mises à disposition, les chéquiers et entretient les
comptes (crédite ou débite les comptes).
Elle est en contact avec la Banque Centrale à travers la compense, la demande de fonds et le
suivi du compte B.E.A.C de la banque. Le service des opérations est de ce fait, au cœur de
l’activité bancaire.
Ces différents départements sont supervises par un directeur, dont la mission est de
coordonner l’ensemble des activités et de veiller au bon fonctionnement du service des
opérations en général.

2.1.9 La Direction Financière

La Direction Financière a pour mission principale la gestion comptable et financière de

l’entreprise, la gestion de la trésorerie, des dépenses courantes en particulier les achats et les
règlements des fournisseurs. Elle est aussi chargée de comptabiliser les différentes opérations
chiffrées et de présenter les données comptables et financières de l’entreprise.
Elle veille en outre à la bonne exécution du budget d’investissement alloué à chaque
direction. Elle est chargée de la gestion passive et active du bilan de la banque, et des relations
avec la Banque des Etats de l’Afrique centrale. Elle traite des questions financières de la
banque et s’occupe également de la comptabilité. La Direction Financière a pour but de lutter
contre les opérations frauduleuses.

2.1.10La Direction des Ressources Humaines

La Direction des Ressources Humaines s’occupe de la gestion du personnel et veille au
respect des valeurs de la banque et du code vestimentaire.
Les valeurs d’UBA sont :
Valeurs de base Du point de vue institutionnel Du point de vue personnel
Nous considérons et traitons nos Servir nos clients avec respect et

Humilité clients comme l’essence même de courtoisie

notre raison d’être en tant
qu’institution
Nous nous mettons toujours à la Se surpasser en servant nos

Empathie place de nos clients clients et nos populations

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Nous faisons preuve de Appliquer la devise ‘‘notre

Intégrité transparence dans nos relations parole c’est notre engagement’’

avec nos clients lorsque nous rendons service.
Nous faisons appel à notre esprit Aller au-delà des attentes du

Résilience entrepreneurial pour exceller dans client lorsque nous sommes en

toutes les situations de défis face de situation de défis

Source : UBA

La Direction des Ressources Humaines est chargée de recenser les besoins en termes de
compétences et les transforme en offre d’emploi. Assure le volet de formation, le suivi de la
carrière de chaque employé tout en prévenant les différents conflits éventuels qui pourraient
survenir a un moment donne, grâce au dialogue permanent entre les délégués du personnel.
Elle effectue le suivi des paies ; des congés, des contentieux, primes. Elle veille à la
coordination de la couverture sociale de l’ensemble du personnel, à l’amélioration des
relations humaines et favorise le dialogue social au sein de l’entreprise.

Toutes ces directions participent à la réalisation des objectifs de la direction générale de

l’entreprise tout en définissant les taches de chaque employé.

2.1.11 La Direction des Affaires Juridiques et de la conformité

1.2. Les activités d’UBA Gabon

UBA Gabon offre une gamme variée de produits financiers dans le but de toucher un
maximum de consommateurs.

2.2.1 L’octroi des crédits

En effet, l’activité première d’une banque est l’octroi des crédits à sa clientèle et la collecte
des dépôts de celles-ci.
Dan l’octroi de crédits, la banque UBA a mis en place des lignes de crédits selon le type de
clients dans le but de prendre en compte le besoin de chaque segment de sa clientèle et ainsi
mieux la satisfaire.
Parmi ces lignes de crédit nous pouvons citer :
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 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

 Le crédit à la consommation (le crédit cadre, l’avance sur salaire…)

 Le crédit immobilier (l’achat, la construction, l’aménagement …)
 Le crédit destiné aux Eglises…

2.2.2 Les produits d’épargne

La banque offre à sa clientèle un produit appelé compte qui peut être physique à travers un
relevé et peut constituer un justificatif des opérations de retrait ou de dépôt pour le banquier et
son détenteur. Parmi ces produits nous avons :
 Le compte courant qui est un compte dans lequel les fonds déposés sont payables sur
demande. Son avantage réside dans la facilité d’ouverture et permet l’octroi de crédit.

 Le compte d’épargne qui est un compte d’épargne avec intérêts conçu pour ceux qui
souhaitent faire des économies dans le but de réalise divers projets.

 Le DAT qui consiste à bloquer une somme pendant une période avec un minimum de
trois mois pour pouvoir profiter des intérêts mensuels, trimestriels ou annuels.

2.2.3 Les transferts internationaux

Un transfert international est un mouvement de devises d’un pays vers un autre.
Nous avons :
 Western union UBA qui est un service de transfert dans le monde,

 Africash qui est un service de transfert d’argent instantané qui repose sur une
infrastructure centralisée couvrant toutes les filiales de Groupe.
C’est un produit innovant, moderne et hautement adaptable en termes de
réglementation de change et de frais de transferts.

 Afritrade qui est un produit attractif en termes de transactions commerciales à

travers l’Afrique. Les transactions sont acheminées directement à travers notre
réseau de 16 pays avec plus de sept cent cinquante (750) agences à travers
l’Afrique.

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Les modes de paiement destinés à l’exportation/importation comprennent les lettres de

crédit, les billets à ordre, les transferts directs. Le bénéficiaire peut être acquéreur en
monnaie locale ou étrangère.
 Le SWIFT qui est un transfert international pour des transferts très élevés la plus
part des pays du monde entier via les collaborateurs.

2.2.4 Les services de Banque électronique

UBA offre également des services de Banque électronique afin de toujours satisfaire au mieux
sa clientèle.
 Cartes de Débit UBA qui sont des cartes rattachées au compte chèque et/ou
épargne du client donnant accès aux services bancaires 24h/24, 7j/7.
Ce sont des cartes utilisables sur les différents canaux de paiement.

 La Carte X-change qui est une carte salaire ou porte-monnaie électronique pour
son détenteur. La particularité de cette carte est que son détenteur peut ne pas avoir
un compte UBA. Elle donne accès aux services bancaires 24h/24,7j/7 et également
utilisable sur les différents canaux de paiement et le détenteur peut en avoir
plusieurs.

 Cartes Internationales qui sont des cartes visas.

 Internet et Mobile Banking : les clients ont accès aux services bancaires ci-dessous
via Internet et leurs téléphones mobiles :
 Informations sur le compte du client,
 Affichage et impression des relevés de compte,
 Transferts de fonds (entre le compte du client, dans le compte d’un tiers
ainsi qu’à des bénéficiaires bien identifiés).
Nous avons aussi en termes de produits électroniques la Carte Visa prepaid qui est en
projet.

La banque UBA a vu des nouvelles agences s’ouvrir au début des années 2012 dans
Libreville et ses environs, 9 Etages et Mont-Bouët. L’ouverture d’autres agences à

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PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

Oloumi et dans la province de l’Ogooué Maritime, plus précisément à Port-Gentil est

prévu au dernier semestre de l’année 2014.
UBA compte également se rapprocher de sa clientèle à travers le pays en ouvrant une
agence dans les neuf provinces du pays et implanter des DAB à des points
stratégiques hors agences.

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 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

CHAPITRE 2 : PRESENTATION DU SERVICE D’ACCUEIL ET DES TÂCHES

EFFECTUEES

Dans ce chapitre, nous allons présenter le service qui nous a accueillis et les tâches que nous
avons effectuées.

Section 1 : Présentation du service d’accueil : service Achats et Logistique.

Dans cette section, nous présenterons succinctement le service Achats et Logistique.

1.1. Mission et objectifs

Le service achats et logistique a pour mission principale d’assurer le suivi de la politique

d’approvisionnement en biens et services de l’entreprise. Il est sous la direction de la
Direction des Operations.

Les objectifs de ce poste est d’assurer la maintenance des infrastructures et logistiques et

d’assurer un environnement de travail propice aux agents UBA.

1.2. Devoirs et responsabilités

 Maintenir le bon fonctionnement des équipements électriques, les climatiseurs et

équipement de sécurité.
 Assurer constamment l’entretien des infrastructures, l’environnement de travail,
l’accès facile dans l’immeuble qui répond aux normes internationales.
 Assurer la fonction administrative du département logistique, ainsi, assurer l’efficacité
de tous les autres départements en les approvisionnant en matériaux, fournitures,
imprimes de banque, etc.
 Gérer les fournitures et le parc automobile.
 Affecter ou faire la demande d’achat et réparation d’équipements.
 Minimiser les couts d’achat des matériaux, équipements, etc.
 Superviser le calendrier des agents en ce qui concerne la logistique (voyages des
agents missionnaire, des agents de liaison, et des techniciennes de surface.)

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Le service « ACHATS ET LOGISTIQUE » travail en étroite collaboration avec la direction

financière dans le règlement et la comptabilisation des factures.

Section 2 : Les tâches à effectuer

Nous parlerons dans cette section, des que nous avons effectué et comment nous les avons
effectué.

1.1. Présentation des tâches à effectuer

Dès notre arrivée au sein de l’United Bank for Africa, nous avons immédiatement été affectés
aux services généraux « ACHATS ET LOGISTIQUE ». Nous avons directement été édifiés
sur les tâches que nous devions effectuées tout au long de notre stage qui s’est étalé sur une
période allant du 01 Septembre au 30 Octobre 2014.

Les tâches à effectuer sont les suivantes :

 Etablissement de bon de commande

 Analyse qualité/prix des fournitures et équipements proposes par les fournisseurs.
 Gestions des stocks (inventaire)
 Enregistrement des factures et suivi du règlement de fournisseurs.
 Comptabilisation des factures fournisseurs.
 Archivages des documents et des pièces comptables.

1.2. DESCRIPTION DES TACHES EFFECTUEES.

2.2.1 Etablissement de bons de commande

Il s’agissait pour nous, après réception du devis ou facture pro-forma du fournisseur, de

passer commande chez ce dernier en précisant les attributs (désignation, prix, références, etc.)
des produits ou services voulus par le biais d’un bon de commande. Dans ce Bon de
Commande, pour qu’il soit fiable pour le fournisseur il faut qu’il y ait le visa du responsable
de services généraux, celui de la direction des opérations et celui de la direction générale.

2.2.2 Analyse qualité/prix des fournitures et équipements

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 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

Cela consistait pour nous à comparer les prix des fournisseurs qui offrait les mêmes
produits afin d’en choisir le meilleur en matière prix mais surtout en matière de qualité.

2.2.3 Gestion des stocks

La gestion des stocks consistait pour nous a veiller sur toutes les entrées en termes de
matériels de bureau, imprimes de banque, fournitures de bureau après livraisons en les
rangeant dans le magasin, puis en faire la situation chaque fin de semaine en comptabilisant
leurs sorties hebdomadaire. Aussi, elle permet de refaire les commandes lorsque les stocks
sont bas.

2.2.4 Enregistrement des factures et suivi du règlement de fournisseurs

Il s’agissait pour nous après réception des factures fournisseurs d’enregistrer ces dernières
dans le registre des factures après les avoir photocopier pour remettre les originales au
responsable du service financier pour les traiter. Lorsque les factures sont établies nous
devons établir le Template of payement. Par la suite le document établi doit être signé par les
personnes habilitées pour donner une valeur juridique et authentique.

Le suivi des factures en attente de payement consistait pour nous de veiller à ce qu’après
signature le service clearing ait établi des chèques, que le Responsable des Opérations ait
effectué des virements ou que l’argent soit dégagé pour les fournisseurs qui souhaitaient se
faire payer en espèces.

2.2.5 Comptabilisation des factures fournisseurs

Il s’agissait pour nous de comptabiliser les factures fournisseurs après que la direction des
opérations et la direction générale aient accordée le paiement en débitant le compte
approprié. (Compte charge)

2.2.6 Archivages des documents et pièces comptables

Il s’agissait de classer, après approvisionnement de matériel de bureau, fournitures ou

imprimes de banque dans les différents services, après réception de facture ou tout autre
document selon le cas, dans des classeurs appropriés.
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 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

DEUXIEME PARTIE : PROCEDURE ET TRAITEMENT COMPTABLE DES

ACHATS, RESULTATS ET ANALYSE ET SUGGESTIONS.

Dans cette partie, nous verrons comment UBA Gabon procède et traite de façon comptable
ces achats.

CHAPITRE II : PROCEDURE DES ACHATS

Dans ce chapitre, nous verrons tout le procédé pour passer à l’achat.

Section 1 : Politique et procédures d’approbation des dépenses

Cette section, traitera de la politique et les procédure d’approbation des dépenses faites pour
acheter.

1.1. Définition des achats

Au sens comptable, les achats représentent l’ensemble des biens (marchandises, matières
et fournitures) et services de productions acquis par l’entreprise en vue de la vente après
transformation ou non, ou l’emploi comme matières consommables ou fournitures
utilisées dans le cours des activités normales de l’entreprise.

1.2. Principes généraux

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 Toute dépense doit se conformer au principe qu’elle est engagée dans le seul de
satisfaire les besoin propre de la banque UBA.
 Les dépenses doivent être raisonnables et non extravagantes.
 Toutes les dépenses exceptées les allocations journalières de congés, doivent être
matérialisées par une facture acquittée ou un reçu.
 Tous les matériaux, travaux d’impression, équipements et autres immobilisation
doivent être obtenus au prix le plus bas pour la banque, en tenant compte de la qualité,
la quantité, la durabilité, la disponibilité, le service après-vente( facultatif) et de tous
autres facteurs pouvant affecter leur utilisation. Toutefois, il faudra d’une part obtenir
les meilleurs références possible sur les fournisseurs et d’autres part, négocier afin
d’obtenir le meilleur prix possible.
 Toutes dépenses doit être approuvées par le directeur général, dans les limites de ses
pouvoirs, et justifiées par écrit sur la base d’un impératif opérationnel.
 Tous les voyages afférents a une mission sont prévus par le groupe UBA depuis
LAGOS et doivent être matérialisés par une signature du Directeur General sur l’ordre
de mission. L’approbation de ce document donne droit à l’achat de titres de transport
et a des frais de mission destinés à couvrir les notes d’hôtel et d’autres charges qui
incombent à la banque. Il donne également droit au paiement de per diem destinés à
couvrir tous les autres frais pour lesquels des factures ne pourraient être délivrées.
 Le comité exécutif du conseil d’administration de la banque devra au préalable
approuver toutes dépenses d’investissement hors budget.

1.3. Formalisation du besoin

1.3.1 Expression du besoin

Les besoins sont exprimés par chaque département de la banque UBA. Ils parviennent
au service achats et logistique par email ou sur la base d’une fiche de demande de
fournitures ou matériels appelé « stationnery request ». Une fois le besoin reçu, le
service achat et logistique peut passer à l’action en vérifiant tout d’abord leur stock de
fourniture.

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 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

Si stock il y a ; le département ou service qui a exprimé le besoin sera servi à

l’instant. De plus, le service achat et logistique doit s’assurer que la quantité demandée
correspond au besoin mais aussi au nombre d’agents où le besoin se fait ressentir

Dans le cas contraire, le processus d’achat est lancé. Les achats doivent être effectués
suivants une procédure régulière et transparente via les fournisseurs. Les décisions
d’achat s’effectuent en respectant le principe « rapport qualité/prix » pour l’acquisition
de biens et de services de qualité dans les délais requis. Le rapport qualité/prix (pour
d’autres fournisseurs) signifie que le service Achats et Logistique d’ UBA
sélectionnera le fournisseur le mieux disant c’est -a- dire le fournisseur dont la
proposition est la moins chère parmi les offres technique conformes.
Pour les fournisseurs exclusifs nous leur faisons parvenir un e-mail et ils nous font
parvenir une facture pro-forma ou un devis qui est soumis a l’appréciation du directeur
des opérations.

1.3.2 Comités dépenses

Le dépouillement des appels d’offres est du ressort du comité dépense, il est compose
du :
- Directeur General (Mr Mamadou SANON),
- Directeur General (Adjoint Mr Etienne RAMBA)
- Directeur des Operations (Mme Eugenia ONYEKWELU)
- Directeur de la Trésorerie (Mme Danielle MOUTOUMBI)
- Directeur Financier (Mr Cyrano ZUE)
- Responsable service Achats et Logistique (Mr Berthier KOMBILA)

1.3.3 Etablissement du bon de commande et demande d’approbation

Apres réception de la facture pro-forma ou du devis du fournisseur un bon de

commande est établi à l’ endroit du fournisseur. Ce bon de commande doit contenir les
désignations des produits, les quantités, le prix unitaire, le montant TTC et hors taxes (HT),
le montant de la TVA et le somme due (montant) arrêtée en lettre selon le devis ou la facture
pro-forma du fournisseur. Le bon de commande accompagné du devis ou de la facture pro-
forma du fournisseur est soumis au directeur des Operations pour signature, puis au
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 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

Responsable des Audits Internes et enfin au Directeur General, régional d’UBA pour
signature.

Ces signatures montrent l’approbation de la banque pour l’achat de fournitures ou des travaux
à effectuer pour la banque.

Une fois l’approbation de la banque obtenue, le responsable du service achats et logistique

(services généraux) doit lancer la commande. Le bon de commande est alors entièrement
photocopié (bon de commande, facture pro-forma ou devis) et le fournisseur est convoqué
pour le récupérer ou il lui est envoyé au siège de sa société. Ce dernier accusera réception de
son bon de commande sur la photocopie du bon de commande qui sera conservé comme
archive.

1.4. Approvisionnement et réception des commandes

1.4.1 Approvisionnement

Apres réception du bon de commande, le fournisseur devra préparer la commande et la livrer

directement. Le lieu de livraison normal est le siège UBA Gabon donc à l’immeuble
panoramique (3eme étage » bureau corporate services). Le transport est généralement assurer
par le fournisseur qui prend en charge tous les risques et coûts jusqu’au lieu de livraison. Dans
d’autres cas le responsable du service corporate services ou son assistante devra se rendre
chez le fournisseur si ce dernier bénéficie d’un « LIBRE SERVICE » dans sa société muni du
bon de commande pour avoir accès aux marchandises et se les approprier.

Tous les articles reçus doivent être immédiatement vérifiés en présence du fournisseur en
comparant les articles qui sont effectivement réceptionnés avec la liste du bon de commande
et celle du bon de livraison que le fournisseur aura apporté. Aussi un responsable du bureau
de l’audit interne se doit d’être présent lors de la réception des articles pour apposer son visa.

20
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

1.4.2 Réception des commandes

Le réceptionnaire rédige un rapport de réception ou émarge le bordereau de livraison.

Tous dommages ou manquant doit être mentionné sur le rapport de réception ou
bordereau de livraison.

En cas de dommages ou de livraison non conformes bon de commande, une

réclamation (écrite) sera faite immédiatement. Si les anomalies de livraison ne sont
pas rectifiées par le fournisseur, des négociations pour obtenir une livraison conforme
aux biens commandés ou pour un réajustement du prix d’achat afin de refléter le coût
des biens effectivement réceptionnés et conformes.
Les biens endommagés devront être remplacés.

Cependant, pour ce qui concerne les livraisons partielles sur commande, chaque
livraison partielle doit être matérialisée par un bon de livraison avec
mention « LIVRAISON PARTIELLE » et mettant en évidence la commande livrée et
ce, jusqu’à la livraison totale des quantités indiquées sur le bon de commande. Le
fournisseur doit expliquer la ou les raisons justifiant ces livraisons partielles. De plus,
en cas de livraisons partielles, il est établi un échéancier des livraisons, visé par un
représentant du fournisseur habileté à cet effet. Le fournisseur sera tenu de respecter
cet échéancier.

Le responsable des services généraux vise sur le bon de livraison après avoir vérifié sa
conformité avec le bon de commande. L’original du bordereau tenu au classement des
services généraux

Pour les entretiens et les réparations, un agent utilisateur des biens devra en plus d’un
agent des services généraux viser sur le bon de livraison (ou fiche d’exécution des travaux)
pour certifier que l’entretien ou la réparation a été faite avec satisfaction. Toutes les personnes
ci-dessus désignées devront viser le bordereau présenté par le fournisseur ou prestataire du
service pour matérialiser leur accord sur la conformité de notre bon de commande. L’original
du bon de livraison, ainsi signé sera remis aux services généraux pour classement.

21
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

1.4.3 Conditions particulières relatives aux achats et aux dépenses

 Les achats de biens et services ne peuvent être effectués par les Services
Généraux que sur la base de bons de commande dument autorisé.

 Les imprimés font l'objet d'un appel d'offres une fois par an. La meilleure
proposition par imprimer est retenue. La meilleure proposition sous-entend le
meilleur rapport "Qualité/Prix".

 Les fournisseurs sont retenus sur la base de leur proposition. Un contrat de

prestation de service est passé avec eux pour la production des imprimés pour
une période d'un an. Pour ce faire, les Services Généraux évaluent la
consommation en imprimés de l'année précédente et la majorent de 10%. Ceci
permet de déterminer globalement la quantité à commander par imprimé sur la
période d'un an.

 Les fournisseurs qui le désirent peuvent, pour une commande d’un montant
supérieur à 500.000 F. CFA, faire une demande d’avance.
 Une copie de la facture ou de la demande d’avance devra être immédiatement
agrafée au BC qui devra porter une mention spéciale de l’avance.

Le Service des Opérations chargé des paiements de factures devra :

 Apposer le cachet de comptabilisation sur la facture et, après vérification des éléments
produits, y indiquer le compte de charges à imputer et le compte de règlement (crédit
en compte, chèque bancaire ou virement interbancaire).

 Transmettre l'ensemble au Contrôleur Financier pour vérification.

22
PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

 Le Contrôle Financier procède au contrôle de l'exhaustivité de l'imputation (n°

de compte) et du règlement matérialisé par un visa avant la comptabilisation
définitive de la facture.

 Le service des Opérations chargé du règlement des factures après visa du

contrôleur financier et l’approbation finale de la facture, procède à la saisie de
l'opération et appose sur la facture les cachets "PAYE", "POSITIONNE" ou
"CREDITE" (en cas de virement) ainsi que les mentions du chèque bancaire et
ou du virement, le cas échéant.

 Le chef de service autorise la saisie et, s’il est signataire autorisé, signe le
chèque ou le bon de virement qu’il transmet ensuite à un niveau supérieur pour
l’apposition d’une seconde signature autorisée à cet effet.

 Les chèques correspondant aux factures traitées sont tenus à la disposition des
fournisseurs aux Services Généraux. En tout état de cause, ils doivent être
remis aux bénéficiaires dans les 5 jours ouvrés qui suivent l'émission du
chèque. Il devra être demandé aux fournisseurs et prestataires de service
d’ouvrir un compte à nos guichets pour le règlement.

 Les Services Généraux, avant la remise du chèque, font décharger le

fournisseur sur la copie du chèque et y inscrivent les références de sa pièce
d’identité.

 Les bons de virement sont transmis au Compensateur pour traitement. Ils

devront être transmis aux banques de bénéficiaires le lendemain ouvrable.

 Le reste des pièces est adressé au service du Contrôle Interne pour contrôle et
archivage.

Le Contrôle Interne procède :

23
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

 à la vérification du respect de la procédure d'achat et appose son visa avant

l'archivage des factures

 à des contrôles périodiques sur le délai de remise des chèques aux fournisseurs.

 Les contrôles font l'objet de rapports trimestriels à la Direction Générale.

La procédure suivante doit être observée pour toutes dépenses :

 Seuls le Directeur Général, le Directeur Général Adjoint, et le Directeur des

Opérations sont habilités à approuver les dépenses.
 Nul ne peut approuver ou vérifier ses propres dépenses.
 Les dépenses du Directeur Général seront approuvées par le Directeur Général
Adjoint ou à défaut par le Directeur des Opérations.

1.4.4 Gestion des stocks d’approvisionnement

La gestion des stocks de fourniture de bureau, imprimés de banque et toner

Les stocks se trouvent au centre du processus de création de richesse par l’entreprise. Ils
assurent le lien des achats et approvisionnement avec la production et le passage de la
production vers la vente. La composition des stocks varie en fonction de la nature des
activités de l’entreprise. Dans notre cas, les stocks sont des actifs acquis qui sont détenus sous
forme de fournitures devant être consommées dans le processus de prestation de service.

Aussi, au service Achats et Logistiques d’UBA, nous parlerons de gestion de stocks,

en ce qui concerne les biens d’approvisionnement (fournitures de bureaux, imprimes
de banque, cartouche d’encre(TONER)). Pour se faire, nous n’utilisons pas ou n’avons
pas une méthode de gestion de stocks conventionnelle.
Il s’agissait pour nous de faire un pointage chaque fin de semaine sur la situation des
différents stocks existant des biens de l’entreprise. Sur des fiches créées sur fichier
Excel nous comptabilisions les entrées en termes d’achats (approvisionnements) et de
sorties (consommations) durant une période s’étalant sur une semaine de travail ceci a
l’aide des bons de livraison et des stationnery request. (Annexes)

24
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

La maîtrise de gestion et l’efficacité du contrôle interne passent par la maitrise des

stocks et des consommations. En d’autres termes, un contrôle mensuel physique des
stocks des consommables est tenu par la Direction de l’Audit Interne.

Section 2 : Traitement des Factures Fournisseurs

Dans cette section, nous verrons comment sont traitées les factures des fournisseurs d’UBA
Gabon.

2.1: Saisie des factures

UBA comme toutes les entreprises ou d’autres banques a besoin de fournisseurs pour
fonctionner correctement.

2.1.1 Procédures générales

Dès le lendemain de la livraison totale, le fournisseur ou prestataire de service peut

déposer sa facture pour règlement. A cet effet, il est tenu de joindre à sa facture une copie
de notre bon de commande ou d’y mentionner le numéro du bon de commande
correspondant. Aucune livraison partielle ne fera l’objet ni d’une facture ni d’un
règlement partiel.
Les factures, une fois enregistrées par le service courrier sont transférées aux services
généraux pour vérification(Corporate service)

Les services généraux doivent :

 Enregistrer systématiquement les factures dans le registre prévu cet effet.

 Vérifier que les factures sont effectivement munies de l’exemplaire du bon de
commande correspondant à la facturation et du bon de livraison dument vise.
 Effectuer un rapprochement entre le bon de commande, le bordereau de livraison
et la facture.
 Apposer sur la facture le cachet « BON A PAYER ».
25
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

 Transmettre la facture au département financier en charge des paiements de

factures pour comptabilisation et règlement.
 Tout règlement doit se faire sur la base de factures originales. Au cas où des
avances auraient été perçues, la dernière facture originale doit en tenir compte.
 Une factures ne peut être totalement réglée que lorsque la livraison y afférente a
été totalement effectuée ou les travaux totalement exécutés.

Les factures doivent être traitées des réceptions par les services concernes.

2.1.2 Comptabilisation des factures

Apres que le service charge des opérations (corporate service) ait vérifié la conformité du
bon de commande avec la facture définitive et le bon de livraison du fournisseur, il la
transmettra au responsable du département financier pour un contrôle exhaustif.

Le responsable du département financier y indiquera le compte de charges à imputer et le

compte de règlement (crédit en compte, chèque bancaire ou virement interbancaire). Le
règlement est matérialisé par un visa avant la comptabilisation définitive de la facture qui est
soumise à l’approbation finale du Directeur des Operations et du Directeur General.

Le département financier procède à la saisie de l’opération après approbation finale. Selon le

cas, on peut créditer un compte, établir un chèque bancaire, procéder à un virement
interbancaire.

2.2 : Règlement des factures

2.2.1 Paiement des factures

Le département Financier est chargé de traiter correctement les fournisseurs. En effet, le Service
Achats et Logistique traite directement avec certains fournisseurs. Lorsque les factures sont établies
nous devons établir le Template of payement (confère annexe 5).

26
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

Après l’établissement de ce Template of payement, nous devons joindre la facture originale. Par la
suite le document établi doit être signé par les personnes habilitées pour donner une valeur juridique et
authentique.

2.2.2 Le suivi des factures en attente de paiement

Le suivi des factures en attente de payement consistait pour nous de veiller à ce qu’après signature le
service clearing ait établi des chèques, que le Responsable des Opérations ait effectué des virements
ou que l’argent soit dégagé pour les fournisseurs qui souhaitaient se faire payer en espèces.

Certains fournisseurs déterminent des dates de payement. Notre travail consistait à veiller à ce que les
délais de payement ne soient pas dépassés pour éviter que les relations puissent se dégrader et avoir
recours à leurs huissiers et payer un surplus du montant à payer.

Au sein de chaque entreprise il y’a des charges qui nécessitent une urgence de règlement. Pour cela, la
liquidité intervient après la réception d’une autorisation.

La liquidation consiste à annuler les comptes par le crédit du cash advance et le débit de la dépense
effectuée.

2.3 Classification des approbations de charges

Le Responsable des achats et logistique doit établir une liste des charges pour règlement au Directeur
Général et aux autres dirigeants de la banque.

Mais seule le Directeur Générale donne accord pour le payement de ces charges.

Les approbations sont des lettres que le Directeur Général envoie par e-mail au Contrôleur Financier
qui atteste du règlement de ces charges.

Les chèques correspondant aux factures traitées sont tenus à la disposition des fournisseurs aux
services Achats et Logistique. En tout état de cause, ils doivent être remis aux bénéficiaires dans les
jours ouvres qui suivent l’émission du chèque. Il devra être demande aux fournisseurs et prestataires
de service d’ouvrir un compte à nos guichets pour règlement.

2.4 Archivages et classement des factures

Il s’agit de ranger les factures selon la date de livraison, le nom des fournisseurs. Les
documents

Sont archivés dans les classeurs. Nous avons aussi des classeurs pour ranger des bons de

27
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

Commande, des bons de livraison, pour des cash advances et des justificatifs de dépenses, les
contrats, et les stationnery request, les dossiers d’immigration, les contrats et divers.

CHAPITRE IV : RESULTATS, ANALYSE ET SUGGESTIONS

Dans ce chapitre, donnerons les résultats à partir de certaines analyses du problème.

Section 1 : Résultats
Cette section traitera uniquement des rtésultats.
1.1 L’objet étudié
Dans l’entreprise UBA Gabon, nous avons étudié les procédures, traitement des achats et des
approvisionnements. Cette étude a porté sur le comment le service Achats et Logistique
fonctionne pour assurer le fonctionnement inter-services par le suivi des achats et
approvisionnement des biens dont l’entreprise a besoin pour être efficace au service des
clients. Nous avons trouvé que, Le service achats et logistique a pour mission principale
d’assurer le suivi de la politique d’approvisionnement en biens et services de l’entreprise et
c’est grâce à ce service que l’entreprise peut assurer la maintenance des infrastructures et
logistiques assurer un environnement de travail propice aux agents UBA mais aussi, maintenir
le bon fonctionnement des équipements électriques, les climatiseurs et équipement de
sécurité. Assurer constamment l’entretien des infrastructures, l’environnement de travail,
l’accès facile dans l’immeuble qui répond aux normes internationales. Minimiser les couts
d’achat des matériaux, équipements et surtout superviser le calendrier des agents en ce qui
concerne la logistique (voyages des agents missionnaire, des agents de liaison, et des
techniciennes de surface.).

1.2 La cohésion dans l’entreprise

Il règne en effet une cohésion au sein d’UBA Gabon entre les différents services qui sont tous
liés au service Achats et Logistique et c’est justement cette bonne coopération, cet effet de
synergie qui est à l’origine de la performance du traitement des achats et des
approvisionnements. La fonction Achats est chargée de procurer les matières premières et
composantes nécessaires à la production. Ces composants doivent être livrés dans les délais,

28
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

tout en étant conformes en qualité et en quantité au cahier des charges (c’est à dire aux
besoins) de l’entreprise. Sur le plan financier : la politique d’achats contribue à la rentabilité
de l’entreprise en influant sur les coûts des composants et donc sur la marge de l’entreprise.
Sur le plan commercial : la fonction d’approvisionnement permet de fournir des produits de
bonne qualité tout en évitant les ruptures de stocks (qui sont très mauvaises pour l’image
d’une entreprise). Sur le plan stratégique : la fonction achats va contribuer à la compétitivité
de l’entreprise tant en termes de coûts que de délais. La fonction achats permet l’acquisition
des matières premières, des produits semi-finis ou finis et des services dont l’entreprise a
besoin. Elle conditionne de ce fait la rentabilité de l’entreprise, la qualité et le prix des
produits vendus, les délais de fabrication et de livraison. Même si de nombreuses entreprises
ont conservé à la fonction achats un caractère purement administratif, les directions générales
tendent de plus en plus à intégrer les activités d’achat dans une réflexion plus globale de
l’entreprise. Cette nouvelle conception de la fonction achats n’est pas sans conséquence sur le
métier même de l’acheteur. L’acheteur moderne intervient très en amont de l’acte d’achat, au
niveau de la définition des besoins et plus seulement pour la négociation.

Toute politique d’approvisionnement repose sur la réalisation d’objectifs, qui sont également
vus sous l’angle de la contrainte. Six variables clés sont souvent mentionnées dans la plupart
des documents relatifs à la planification des approvisionnements, et systématiquement
discutés lors des négociations. Les prix et les coûts (mise en concurrence des fournisseurs
potentiels, achats en quantité importante, standardisation, minimisation des coûts
d’acquisition et possession des stocks), la continuité (prévision des besoins, analyse de la
santé financière des fournisseurs, relations de partenariat avec les fournisseurs), la flexibilité
(choix des fournisseurs pouvant s’adapter rapidement à l’évolution des besoins, amélioration
des relations clients/fournisseurs), la qualité (intervention du client dans la conception et la
fabrication des fournitures, recherche d’une régularité des fournitures, choix des méthodes de
contrôle), la sécurité (continuité des livraisons, sécurité des entrepôts, solidité des
fournisseurs), les délais (régularité des livraisons, recherche d’une diminution des délais,
fiabilité du fournisseur). Deux types de grandes tâches sont effectués au sein de la fonction
Achats :

La Recherche des fournisseurs, face à de nouveaux besoins de matières premières ou de

composants, l’entreprise procède à une recherche de fournisseurs.
L’entreprise écrit donc un cahier des charges qu’elle fait connaître à ses fournisseurs. Elle

29
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

établit des critères qui peuvent varier selon la nature de l’achat : délais, qualité, conditions de
garantie…

Et l’Evaluation et choix des fournisseurs qui a pour but d’apprécier la capacité des
fournisseurs à répondre aux besoins de l’entreprise. A partir des critères précédemment établis
par l’entreprise, on donne une note à chaque fournisseur. Le fournisseur ayant la meilleure
note sera celui sélectionné par l’entreprise. Achats « autonome ». La gestion des relations
avec les fournisseurs est ici fréquemment confiée à la Direction technique (ou commerciale)
notamment dans les PME. Même lorsqu’un service achats indépendant existe, celui-ci est
généralement subordonné aux décisions issues de la fonction production, commerciale ou
financière.
L’approche traditionnelle de la gestion des achats consiste à mettre en concurrence les
différents fournisseurs potentiels et de sélectionner ceux qui offrent les meilleurs produits, les
conditions de vente les plus intéressantes...Cette approche repose sur une série de 7 points :

 Il s’agit de prendre connaissance du marché en amont. Le service achats procède à une

étude permanente et approfondie du marché en amont. L’acheteur recense les
fournisseurs potentiels, leur capacité, leur taille...; analyse l’évolution de produits et
matières premières. Les techniques sont multiples (études de marché, analyse de la
documentation commerciale, technique ou économique, consultation de fichiers).
 A moyen et long terme, la détermination des besoins incombe au système de
planification de l’entreprise. A court terme cependant, les besoins peuvent être non
répétitifs (traités au coup par coup) ou répétitif (on passe à la gestion de stocks).
 L’acheteur doit ensuite faire appel aux fournisseurs actuels et négocier une
amélioration de leurs conditions. Le service achats peut également dans le cas de
marchés importants, effectuer un appel d’offres (l’Etat utilise beaucoup cette
pratique). Il s’agit ici de provoquer l’offre :

 L’acheteur devra évaluer et sélectionner les fournisseurs. Les techniques d‘évaluation

sont multiples (grilles d’analyse, tableaux de comparaison, analyse financière des
fournisseurs...). Mais le choix définitif tient compte de trois critères (rapport qualité-
prix, relations commerciales avec le fournisseur, volonté de privilégier les partenaires
locaux).

30
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

 Les achats hors production, ou achats indirects, prennent une place de plus en plus
importante dans les grands groupes. Leur définition est assez large. Dans les groupes
industriels, ils couvrent tous les achats qui ne sont pas intégrés dans la production du
produit final vendu et qui contribuent au fonctionnement des différents départements
de l’entreprise :

• construction des bâtiments et gestion immobilière ;

• énergie et autres utilités ;

• maintenance des sites et fournitures industrielles ;

• informatique, services généraux ;

• ressources humaines : travail temporaire, recrutement, formation ;

• prestations intellectuelles : conseil, bureau d’études, marketing ;

• voyages ;

• etc.

Le service logistique permet alors de gérer ce qu’on appelle la chaîne logistique tout en se
posant les questions suivantes :

• Quoi? : l'ensemble, des processus et des informations associés ;

• Où ? : en vue de l'approvisionnement, la détention, la circulation et la mise à
disposition des produits depuis leur conception jusqu'au client final ;
• Comment ? : et ce, aux conditions déterminées
• Quand ? : et durant tout le cycle de vie des produits.

Ainsi, la chaîne logistique prend en charge l'ensemble de la gestion des flux de matières (ou
marchandises). Pour ce faire, elle gère directement les activités concernées, ou en tout cas est
susceptible d'assurer une collaboration étroite avec les acteurs ou tiers concernés, ceci en vue
de maîtriser / piloter :

• les flux et stocks de produits finis, en cours, semi-finis, matières premières

concernées, etc.-

31
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

 Mais aussi : les ressources (ressources humaines internes ou prestataires externes :

fournisseurs, entreposage, magasinage, transport, transitaires, etc.) ; les équipements
nécessaires à la réalisation de la prestation logistique (entrepôts, outillages, machines,
manutention, véhicules propres, etc.) ; les fournitures (emballage, consommables,
sources d'énergie et carburants, etc.) ; les services (planification, magasinage,
emballage, manutention, transport, export, douane, facturation, litiges, etc.) ; les
systèmes d'information et de contrôle de gestion.

La chaîne logistique, éventuellement vise à garantir l'organisation et la qualité du service

logistique en conformité avec les dispositions figurant au cahier des charges logistique. Le
service Achats Logistique peut représenter aujourd'hui un élément important de la
compétitivité prix ou hors prix. Dans certaines activités, la maitrise du service logistique peut
fonder un réel avantage concurrentiel, opposable aux compétiteurs présents sur le marché
avec à la clé l'opportunité d'augmenter les ventes et / ou les parts de marché.

Section 2 : Analyse et Suggestions

Cette section traite de l’analyse du problème avec des suggestion pour l’amélioration de la
performance du service.

2.1 Analyse

L’entreprise était perçue par ses dirigeants essentiellement comme un agent de production
situé au centre de son environnement. Elle était entourée, en premier lieu, de fournisseurs de
capitaux, de matières premières et de travail ; en second lieu, de concurrents et enfin de
clients potentiels. La fonction principale de l’entreprise n’est plus de produire avec pour
obligation accessoire d’écouler sa production, mais de vendre afin de pouvoir continuer à
produire. Dans cette vision le marketing c’est tout ce qui concourt à la création, à la
conservation et à l’élargissement de la clientèle de l’entreprise.

Ainsi, UBA s’est vu étendre quant à ses fonctions et quant à son champ d’application :
 Etude du marché ;
 Suivi de la position concurrentielle ;
 Contrôle de l’efficacité des actions marketing ;
32
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

 Marketing stratégique - Choix des marchés cibles ;

 Conception du produit et des services qui l’accompagnent ;
 Fixation des prix ;
 Choix des canaux de distribution et relations producteurs-distributeurs ;
 Elaboration d’une stratégie de marque et de communication ;
 Marketing opérationnel ;

Le résultat visé correspond à un ensemble d'objectifs (qualité, productivité, sécurité, sûreté)

qui :

• dépendent les uns des autres ;

• doivent s'articuler en amont et en aval avec l'ensemble des processus de
l'Organisation ; doivent prendre en compte les attentes et besoins de la Clientèle
servie. Ceci explique l'importance critique de la fonction logistique pour de
nombreuses entreprises :
• il n'est pas rare que les budgets logistiques représentent des sommes non négligeables.
Ce qui vaut fréquemment aux directeurs logistiques de siéger dans les comités de
direction, voire de rédiger et/ou présenter leur rapport d'activité aux représentants des
actionnaires.
• Périmètre et domaines d'application entre les parties prenantes de la chaîne
logistique, circulent plusieurs catégories de flux :
• des flux de marchandises qui vont de l'amont vers l'aval, (et de l'aval vers l'amont si
l'on intègre la « reverse logistics » ) ;
• des flux financiers (qui vont en sens inverse) ;
• pour lesquels les supports sont le plus souvent électroniques : (informations et moyens
de paiements gérés électroniquement), (chèque, mandat, carte de crédit, etc.)sauf
lorsque le paiement est fait en espèces; des flux d'information (qui vont dans les deux
sens) :
• de l'amont vers l'aval : en suivant les flux physiques, de l'aval vers l'amont : remontée
d'information en provenance du consommateur, pour lesquels les systèmes supports
sont de nature variée.

2.1.2 Les coûts de la chaîne logistique

33
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

Gérer la chaîne logistique, c'est fluidifier les flux en optimisant autant que possible les coûts,
soit principalement :

• coûts de conception des produits : UBA Gabon ne conçoit ni ne produit les

marchandises dont elle a besoin pour fonctionner ;
• coûts d'approvisionnement : UBA ne paie aucun coût d’approvisionnement dans la
mesure où le stockage se fait dans son magasin ;
• coûts de production : le coût de production est incorporé dans le coût de la
marchandise ;
• coûts d'immobilisation financière et de possession des stocks : UBA possède son
stock ;
• coûts d'acheminement ou de transfert : dans certains cas comme l’acheminement de
l’argent, UBA paie à la SGS pour l’acheminement d’une certaine somme.
• Etc. ;

2.2 Remarques

Au niveau de la banque elle-même, les constats se résument ainsi qu’il suit :

 La banque enregistre un sous-effectif du personnel ;

 Plusieurs services se retrouvent logés dans le même bureau ce qui engendre trop de
mouvements et un manque de concentration chez chacun ;
 Une absence de service d’archivage, entrainant le fait que les documents soient laisses
dans les couloirs en particuliers les dossiers des demandes de stage et de demande
d’emploi, aussi d’autres document des ressources humaines ;
 Les ordinateurs nécessitent presque tous les jours l’intervention des réparateurs
(informaticien technicien) à cause de leur durée d’utilisation ;

En ce qui concerne le service Achats et Logistique, il s’agit :

 La salle de rangement (économat) des fournitures de bureau, imprimés de banque,
toner est très petite et certains de ses placards sont utilisés pour y archiver les
documents; d’où le matériel y est à l’étroit ;

34
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

 Dans la gestion des stocks, la rupture en stock de certains matériels qui ralenti
l’activité des départements de la banque.

2.3 Suggestions

 La banque devrait recruter plus de personnel pour renforcer les équipes présentes et
assurer les taches d’assistant.
 Les bureaux doivent être séparés pour cheque services.
 Mise en place d’un service d’archivage pour une meilleure conservation des données
car les documents entasses dans les couloirs donnent une mauvaise image de
l’entreprise
 En dépit du fait que la rémunération du stagiaire ne revêt pas un caractère obligatoire,
et qu’elle respecte l’article 10 de notre convention de stage, la banque pourrait
envisager l’instauration d’une aide pour le transport des transports à défaut de mettre
en place des bus de transport.

Les suggestions concernant le service Achats et Logistique sont les suivantes :

 La création d’une salle plus grande pour y faire un nouvel économat.

35
 PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

CONCLUSION GENERALE

En somme, nous pouvons dire que notre stage a la UNITED BANK FOR AFRICA a été très
enrichissant car il nous a permis de connaitre au niveau interne et acquérir une certaine
expérience en entreprise. UBA, est une banque de dimension internationale grâce à son
étendue aussi bien dans la majorité des pays africains qu’aux Etats-Unis.

Nous avons réalisé notre travail dans le domaine de la gestion d’approvisionnement en biens
et services par une étude des différentes étapes qui constituent l’achat des biens et des services
à UBA.

Notre travail s’est matérialisé par le fait de l’avoir scinde en deux grandes parties contenant
chacune deux chapitres. Il était question premièrement pour nous de localiser UBA Gabon
S.A, de la présenter et de décrire ses différentes activistes. UBA joue un rôle assez important
dans le développement économique national. Puis nous avons présente le service dans lequel
nous avons été affecté, de détailler les différentes taches effectuées. Cette affectation nous
ayant permis de voir le rôle que ce service joue dans le bon fonctionnement et le
développement de la banque. Aussi, nous avons présenté théoriquement et pratique les
différentes procédures liées aux achats de la banque. A travers ce chapitre, nous avons relevé
et retenu les divers mécanismes de la United Bank for Africa dans la gestion
d’approvisionnement. Enfin, nous avons fait un travail pratique quant au traitement des
factures fournisseurs de la banque. En effets, cela nous a permis de comprendre que nous
devons toujours avoir en mémoire les notions apprises auparavant, car les notions de
comptabilité dès nos premières années nous auront été très importantes.

Pour répondre au problème posé quant à l’apport en termes de qualité et d’efficacité du

service Achats et Logistique, nous dirons que l’aptitude à gérer et à maitriser les stocks est
une compétence critique pour la performance de l’entreprise. Aussi, bien que n’utilisant pas
de méthode conventionnelle de gestion de stocks, le service Achats et Logistique d’UBA,
relevé quotidiennement le challenge qui est « d’assurer l’efficacité de tous les autres
départements de la banque en les approvisionnant en matériels, fournitures de bureau,
imprimes de banque mais aussi en leur assurant un environnement de travail propice et sain
grâce au maintien des infrastructures et logistiques.

36
PROCEDURES, TRAITEMENTS DES ACHATS ET APPROVISIONNENT : CAS UBA Gabon

ANNEXES

37