Matériel et mobilier de classement
1. Introduction
Le matériel et mobilier de classement doivent permettre :
- de ranger tous les documents à conserver. Le volume de rangement par unité de
surface au sol doit être le plus élevé possible pour gagner de la place et
augmenter ainsi la capacité de classement,
- de rechercher rapidement les documents que l’on désire consulter afin de
réduire le coût du classement : les moyens de visualisation facilitent cette
recherche,
- de replacer facilement le document enlevé,
- de déceler une absence ou une inversion de document.
Quelques définitions :
Le classement : c’est le travail qui consiste à disposer dans un ordre prévu, et
suivant les classes de la classification, les objets à classer.
Classer : c’est assigner la classe à laquelle la chose appartient ou doit
appartenir. C’est déterminer la place qu’un élément particulier prendra dans un
système de classement. C’est encore mettre un certain ordre, ranger dans une
certaine catégorie.
La classe : c’est un ensemble d’individus, d’objets qui sont de même nature et
qui présentent les mêmes caractéristiques.
Le classeur : c’est le portefeuille ou le meuble qui contient des pièces ou des
documents en position de classement.
La classification : c’est la distribution méthodique de certaines choses par
classes suivant un certain plan. La classification c’est le plan de classement.
2. Que classe-t-on ?
On classe des dossiers, des fiches, des supports d’information propres à l’informatique,
des imprimés, des livres et des revues, des échantillons, des plans et des dessins,…
Remarques :
- Dossier : un dossier est destiné à contenir toutes les pièces qui doivent être
classées sous la même rubrique.
Ex : Un dossier avocat contient toutes les pièces se rapportant à une même
affaire (divorce, litige,…)
Un dossier client contient toute la correspondance échangée avec ce client
(lettres, factures,…)
- Fiches : les fiches regroupent des renseignements concernant des personnes
(fichier des clients, du personnel), des produits
- Supports informatiques : CD-Rom, disquette, disque dur externe,…
- Imprimés : ce sont des bons de commande, des factures, des imprimés
publicitaires,…
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Compléter le tableau récapitulatif sur les procédés de classement à l’aide des
documents (inscrire le bon numéro à l’endroit voulu).
MEUBLE DOSSIER DEFINITION
CLASSEMENT
HORIZONTAL
CLASSEMENT DEBOUT
CLASSEMENT VERTICAL
SUSPENDU A VISIBILITE
SUPERIEURE
CLASSEMENT VERTICAL
SUSPENDU A VISIBILITE
LATERALE
Valentine est secrétaire chez ART DECO, elle trouve sur son bureau une « pile » de
documents à classer dans le meuble de rangement dont elle dispose.
Vous devez l’aider à réaliser son classement. Pour cela, vous réfléchissez aux divers
procédés de classement utilisés.
a) indiquez dans les bulles le procédé utilisé, écrire en bleu (ex : classement
vertical)
b) précisez dans les pavés les dossiers ou le matériel, écrire en vert (ex : chemises,
dossiers à sangles)
Compléter : extensible, simple, sûr, rapide
Un bon classement doit être :
................................................. c’est-à-dire facile à utiliser
………………………………. garantissant un classement complet,sans erreurs
………………………………. permettant un accès rapide
……………………………… pouvant s’agrandir sans problèmes matériels
