I- LA COMMUNICATION
La communication c’est l’action de transmettre une information à
partir d’un émetteur vers un récepteur en passant par un canal avec
possibilité de feedback ou rétroaction. Elle est l’ensemble des processus
physique et psychologique par lesquels s’effectue un échange
d’information mis en relation d’une ou plusieurs personnes.
1-LES TYPES DE COMMUNICATION
Cette partie du cours va nous permettre d’abord successivement la
communication verticale et horizontale (latérale), la communication
institutionnelle et la communication produit/marque.
Les deux types de communication sont :
La communication verticale ou descendante
Cette forme de communication va des supérieurs à ceux qui
sont au plus bas de l’échelle au sein d’une structure. Ainsi
pour la direction, leur rôle est d’informer. Les informations
verticales ou descendances sont directement liées aux
relations hiérarchiques.
Il s’agit d’ordre, de directives de consignes, de données
opérationnelles transmises d’un niveau hiérarchiques
supérieur vers un niveau hiérarchique inferieur. Notons en
substances que la communication verticales est un outil
classique de management. Elle est utilisée pour former,
informer et diriger le personnel.
La communication horizontale (latérale)
Cette forme de communication s’adresse aux employés ou
cadre d’un même niveau et l’échange se produit d’égal entre
différents secteurs services ou départements.
Leur rôle est d’instaurer une véritable communication entre les
membres du personnel d’un même service ou diffèrent.
Elle permet de confronter les pointes de vue, d’échanger des
idées, de lever les malentendus, de mieux se connaitre, cela
suppose une prise de conscience de l’intérêt ce cette
communication et une volonté de la part de la direction
générale pour la développer.
La communication horizontale permet donc de rassembler son
personnel, de fonder l’esprit maison, et indirectement de mieux
coordonner le processus de production.
2- LES BRUITS DE LA COMMUNICATION
Lors d’un processus de communication plusieurs obstacles peuvent
intervenir empêchant la com de s’effectuer dans les meilleures conditions :
c’est ce que l’on appelle bruit dans le vocabulaire de communication ; il
existe plusieurs types de bruits.
2-a LES BRUITS TECHNIQUES
Ce sont les défaillances liées aux supports techniques utilises
pendant la communication.
2-b LES BRUITS ORGANISATIONNELS
C’est l’ensemble des obstacles dus à l’organisation de la structure
dans laquelle on se trouve. Ce sont des situations liées au
fonctionnement ; au programme de la structure et qui peuvent être
défavorable a une communication quelconque.
2-c LES BRUITS SEMIOTIQUES
Lors d’une com le comportement de certaines personnes
occasionnant de véritable bruit sonore ou de nature à détourner l’attention ;
peut gêner la transmission et la bonne réception du message
2-d LES BRUITS SEMANTIQUES
Ce sont des obstacles lies au vocabulaire ; au sens des mots : C’est
ce qui a lieu lorsqu’on utilise un vocabulaire trop technique trop difficile
pour le récepteur.
2-e LA REDONDANCE
C’est tout phénomène de répétition dans un message écrit ou oral :
Elle devient un obstacle lorsqu’une répétition trop accrue ou abusive peut
provoquer la lourdeur du message ; le désintéressement au message de la
part du récepteur :
II- GENERALITE SUR LA REDACTION ADMINISTRATIVE
Le petit robert définit l’administration comme une fonctionne
consistant à assurer l’application des lois et la marche des services publics
conformément aux directives gouvernements ; elle est aussi l’ensemble
des services et agents chargés de cette fonction. Le terme
« administration » dans son contexte qui nous intéresse à deux acceptions
possible ; avec a minuscule, il désigne un service public comme
l’administration hospitalière, l’administration communale, régionale… avec
A majuscule, il correspond à l’ensemble des services de l’Etat ; ainsi on
parlera de l’Administration tout court.
La particularité de l’administration est de communiquer d’une manière qui
est propre ; l’écrit administratif se distingue de celui de la presse, du
roman, de la poésie… En effet, l’administration respecte un certain nombre
de règles dans sa façon d’écrire, de correspond et de communiquer.
ROBERT Catherine, dans son ouvrage sur le style administratif, dit ceci :
« qu’on le croit ou non, il y a un style administratif puisque l’administration a
et aura généralement une manière particulière d’écrire et d’exprimer sa
pensée ». Découvrons donc cette particularité de la rédaction
administrative.
1-LES CARACTERISTIQUES GENERALES DE L’ECRIT
ADMINISTRATIF
Les écrits administratifs ont de nombreux caractères communs ; les
principaux sont :
Le respect de la hiérarchie
La dignité
Le sens de la responsabilité
La courtoisie
La prudence
La précision
L ’objectivité et l’efficacité
1-a LE RESPECT DE LA HIERARCHIE
L’administration est une vaste structure pyramidale dans laquelle le
pouvoir hiérarchique s’exerce du haut vers le bas et la subordination du
bas vers le haut. Ce type de crée forcement une discipline et un respect qui
se traduisent dans l’écrit administratif par l’emploi de certains termes selon
que l’auteur est un supérieur ou un subordonné.
Exemple :
Le supérieur L’égal le subordonné
- Fait connaître - Fait connaître - Suggère
- Informe - Informe -soumet à
- Envoie - Envoie l’approbation
- Prie de... - -joint
- - Convient de…. -
-.............................. -.............................. - Propose, soumet à ...
-...................................
1-b LA DIGNITE
Elle se traduit par un style soigné car le style reflète la personnalité
du signataire. Il faut éviter les fautes, les mauvaises présentation et toute
construction qui pourrait indisposer vos lecteurs.
1-c LE SENS DE LA RESPONSABILITE
Tout signataire d’un document administratif endosse la
responsabilité même s’il n’est pas l’auteur. « Je » traduit cette
responsabilité et proscrit le « on », pronom indéfini.
Dans certain cas, le « nous » de modestie est utilisé par l’agent qui en
réalité s’efface derrière une fonction de représentation de l’Etat.
Dans d’autres cas, la 3eme personne du singulier est utilisée : c’est cas
des actes règlementaires.
Exemple :
On n’écrira pas : On écrira :
- On m’a dit…. - il me revient que
- J’ai appris par Ousmane - j’ai été saisi de
- Nous estimons que - j’estime que
1-d LA COURTOISIE
L’Administration doit être polie. Pour ce faire, il faut éviter les
expressions désobligeantes, triviale et blessantes.
Exemple :
On ne dira pas On écrira
-Je refuse votre demande - Il ne m’est pas possible de
donner une suite
-Je classe sans suite votre dossier - J’ai le regret de vous faire
connaître qu’il ne
-Votre rapport est un tissu de sottise votre... ;
-Votre rapport manque de reali
1-e LA PRUDENCE
L’Administration est prudente et l’écrit administratif ne doit
tenir pour vrai que les faits dont l’existence aura été clairement
démontrée. Il faut vérifier toujours l’information, éviter la rumeur
et vos propres suppositions car votre faute sera rejetée sur
toute l’administration voire le pouvoir politique. On utilisera le
conditionnel dans les formes verbales.
Exemple :
On ne dira pas : il a été porté à ma connaissance que vous avez
pris l’habitude d’encaisser des frais pour des consultations.
On dira : il a été porté à ma connaissance
que vous auriez pris l’habitude….
1-f LA PRECISION
Il importe d’être précis pour tout ce qui est certain et vérifiable.
La précision est indispensable tant dans le corps du document
que dans les éléments d’identification de l’écrit.
1-g L’OBJECTIVITE ET L’EFFICACITE
Pas de sentiments trop personnels. Eviter l’interrogation,
l’exclamation et l’impératif qui reflètent une certaine émotion.
Vous n’écrivez pas en votre nom et vous écrivez que pour
résoudre des problèmes. L’efficacité et la clarté permettent de
vous faire comprendre sans menacer ou vous apitoyer.
Exemple : Ne dites pas : dans l’espoir d’avoir de vos bonnes
nouvelles.
Dites : dans l’attente de vos nouvelles
III-PREPARATION DE LA REDACTION
Pour réussir une rédaction administrative, il faut d’abord
acquérir une bonne habitude d’exprimer sa pensée, de
développer ou de résumer celle des autres. Il faut avoir à
l’esprit que « ce qui se conçoit bien s’énonce clairement et les
mots pour le dire viennent aisément ». En tout état, on ne peut
écrire et bien écrire que :
Quand on a quelque chose à dire
Quand on exprime clairement sa pensée et dans un
ordre logique Cela suppose trois opérations :
Connaître, comprendre : c'est-à-dire avoir quelque chose
à dire
Rassembler les éléments : il s’agit de la recherche et de
l’assemblage des outils nécessaires à la rédaction
(textes, lois, décisions ...).
Etablir un plan de rédaction. Tout plan de rédaction
comporte : une introduction, un développement et une
conclusion.
L’introduction : a pour objet de préparer, de prévenir et de
mettre à coup d’œil le lecteur au parfum de ce qui va suivre.
Elle est brève, claire et précise.
Le développement : c’est là que vous exposez les faits, les
idées, les arguments. Le développement ne doit pas
excéder quatre parties qu’on s’efforcera d’équilibrer. La loi
de l’intérêt croissant (aller du fait le moins important au fait
le plus important) doit aussi être respectée.
La conclusion : c’est la partie qui tire les conséquences de
ce qui est développé dans le corps du sujet. Elle doit être
très brève.
1- la rédaction proprement dite.
Cette phase consiste à choisir le ton adapté et le rythme
correspondant aux intentions de la pensée. Le rythme des
phrases doit correspondre aux intentions de la pensée à
développer. Il sera lent pour exprimer la solennité, le calme. Il
sera rapide pour exprimer l’émotion, la joie...
2- la relecture et l’autocorrection.
La rédaction du texte étant achevée, il reste à relire et corriger les
éventuels coquilles. Il faudra relire lentement et souvent à haute
voix.
IV- LES OUTILS ET PROCEDURES DE REDACTION DES
DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :
En général, tout écrit émanant de l’administration est un
document administratif. On en distingue trois types dont les
méthodes de rédaction peuvent varier d’un document à l’autre.
Je vous propose de découvrir en quoi consistent ces
documents administratifs et, surtout, je voudrais de façon
pratique, donner l’essentiel des outils et procédures de
rédaction de chacun de ces documents.
1- Rédaction des documents de communication interne
Les documents relevant de la communication interne sont des
documents couramment utilisés dans les échanges
d’information entre les services d’un même organisme. Ils sont
utilisés dans tous les cas où le destinataire et le signataire
appartiennent à la même unité administrative ou de travail ; Ex :
le Gouverneur, le Haut-commissaire et le Préfet d’une part, le
Président du conseil régional, le SG du conseil régional d’autre
part.
Ces documents peuvent être classés en :
Documents d’information ascendante
Documents d’information réciproque
Documents d’information descendante
2- Les documents d’information ascendante
Quand l’information va du subordonné vers le supérieur, on utilise
généralement, à l’intérieur d’une même administration, la note ou le
rapport.
3- la note
La note remplace la lettre. Son objet est de fournir des informations, de
demander des instructions après l’exposé d’un problème ou de
prononcer des recommandations.
Quand écrire une note ?
En réponse à une demande de l’autorité hiérarchique ou chaque
fois qu’une question de service assez importante doit être réglée.
Présentation de la note
L’intitulé : une note émanant d’un supérieur ou entre collègue
est intitulée « note pour. » (Donc la note est ascendante,
réciproque et descendante). Si elle émane d’un subordonné : «
note à l’attention de …. »
La note ne comporte : ni la mention objet, ni de formule d’appel,
ni de formule de courtoisie. Elle porte toujours un numéro
d’enregistrement.
La note est : accompagné le plus souvent de documents auxquels
elle se réfère. Dans ce cas elle porte la mention « pièces jointes ».
Elle est concise, claire et logique.
4- Le rapport
Le rapport s’apparente au compte rendu (on le verra plus loin).
Le subordonné y présente au supérieur des éléments
d’information soit pour lui permettre de prendre des décisions
soit d’être au courant d’une situation. Il est cependant plus
exhaustif et plus complexe.
Le rapport est un document de base qui influera sur la décision de
l’autorité ; l’agent public peut donc y exprimer son point de vue
personnel et ses propositions. Qu’il soit
Un rapport simple ou d’étude
Un rapport de mission
Un rapport d’inspection
Un rapport de présentation en Conseil des Ministres, Le
rapport comprend généralement :
Une introduction : ex : j’ai l’honneur de vous soumettre par le
présent rapport les résultats de l’étude que vous m’avez ordonné au
sujet de l’incendie du ......................
Un développement : qui comprend le diagnostic, l’inventaire
critique des solutions possibles et la mise en valeur de la
solution préconisée lorsque le sujet est complexe. Il s’agit de
présenter des faits rationnels, utiles et raisonnables.
Une conclusion : qui récapitule simplement vos propositions sans
créer d’autres soucis.
Présentation du rapport
MINISTERE DE....... COTE D’IVOIRE
DIRECTION DE…. Union-Discipline-Travail
N°_____/ M
Lieu, Date
Rapport
à Monsieur le Ministre de....
Objet :
Réf. :(éventuellement)
P.J. :(éventuellement)
.......................................................................................
....................................................................................................
.............................................................................................
.....................................................................
Qualité de l’auteur
Signature
Prénoms et Nom
5- la lettre
Comme déjà dit, la lettre est le document le plus
couramment utilisé par l’administration pour faire parvenir un
message. On distingue deux types de lettes : la lettre à forme
personnelle et la lettre entre services.
5-a la lettre à forme personnelle
La lettre à forme personnelle est celle adressée par
l’administration à toute personne étrangère à l’administration ou celle
adressée à administration à une personne extérieure. Par personne, il faut
entendre aussi bien une personne physique, qu’une personne morale de
droit privé, telle qu’une entreprise industrielle, commerciale, bancaire ou
toute organisation.
La lettre à forme personnelle est aussi celle utilisée dans
l’administration lorsque le signataire écrit en son nom et non
en tant que titulaire d’une fonction (demande de congé,
demande d’autorisation d’absence, etc.)
La lettre à forme personnelle comporte les mentions suivantes :
l’expéditeur, le destinataire, le lieu et la date, l’objet, la mention
« pièces jointes » (éventuellement), la mention « référence »
(éventuellement) ; la mention « ampliation » (éventuellement) ;
la formule d’appel (le titre le plus important si la personne en
possède plusieurs) ; la formule de politesse. C’est la présence
de ces deux dernières formules qui distingue, pour l’essentiel,
la lettre à forme personnelle de la lettre entre services.
5-b La lettre entre service
La lettre entre services ou lettre à forme administrative est
adressée par une administration à une autre administration, ou par
une administration à l’un de ses agents (le président du conseil
régional de l’EST au Gouverneur). En effet dans une même unité
administrative on échange plutôt des notes.
La lettre administrative doit tenir compte du principe de la hiérarchie
dans les rapports verticaux et dans les rapports horizontaux entre
unités administratives.
6- Le Procès-Verbal
Le PV est un compte rendu qui a force probante. Pour une même
réunion, il peut être rédigé plusieurs comptes rendus mais un seul P.V.
On distingue le P.V judiciaire des PV administratifs : PV de passation,
de constatation de dégâts, de vente….
Le PV judicaire est cité comme premier élément de preuve en matière
pénale dans le code de procédure pénale.
Présentation d’un procès-verbal de réunion
MINISTERE DE....... COTE D’IVOIRE
DIRECTION DE…. Union-Discipline-Travail
PROCES VERBAL DE REUNION
DE......... (Objet)......................
Introduction : l’an deux mille.............et le ..................
(Date)..................
- Lieu.........................................................................
- Président de séance
- Secrétaire de séance
- Liste des participants
- Ordre du jour
- Mentionner le quorum (pour les conseils) - Mentionner
s’il s’agit d’une réunion à huit clos.
Développement :
- Relation des débats, des incidents, des décisions, des
recommandations......
Conclusion : ainsi fait les jours et an que dessus.
7-Le compte rendu
C’est un document descriptif qui sert à relater les faits que
le rédacteur a pu constater. Son objet est soit « d’informer » un
supérieur hiérarchique, soit tout simplement de conserver une
trace écrite d’un événement.
Il faut distinguer le compte rendu hiérarchique du compte rendu de
réunion.
Le compte rendu hiérarchique : à ce niveau on peut
citer
Les comptes rendus de missions
Les comptes rendus d’activités
Les comptes rendus d’incident.
Le compte rendu de réunion : qui peut être analytique ou
intégral (compte rendu très proche du P.V).
Exemple d’un Compte rendu
MINISTERE DES SPORTS REPUBLIQUE DE CÔTE D’IVOIRE
-------------------- Union – Discipline - Travail
DIRECTION GENERALE
COMPTE RENDU DE LA VISITE AU STADE CHARLES KONAN BANNY
DATE : 14/09/2023
RENCONTRE LIEU : SALLE D’ORGANISATION
ONS- Agence
marketing CAF HEURE : 14H40min
PRESENTS
CHEF DE LA
[Link] MEHDI Voir liste de présence
DELEGATION
- Identification des espaces au sein des différentes Stades de
la CAN 2023 pour le branding de la CAF.
OBJET - Prises des mesures des espaces a brander.
Arrivée ce 14 septembre 2023 à 14h40min, l’agence
CAF Marketing, conduite par M. Benitha Mehdi a été accueillie
CONTENU
par la Délégation de Yamoussoukro, au sein des locaux du
Stade Charles Konan BANNY.
La rencontre a débuté par une réunion introductive suivie
d’une présentation PowerPoint du Stade CKB réalisée par le
Délégué, M. Sidibé.
A la suite de cette présentation, s’en est suivie une visite
guidée afin de prendre connaissance de stade en vue de
mieux préparer les travaux de prise de mesures.
La journée du 15 septembre a été essentiellement consacrée
aux prises de mesures des espaces et locaux destinés au
branding de la CAF. Ces espaces et locaux sont entre autres :
Les grilles des parkings aire régie et parking joueurs ;
Les grilles des deux tunnels ;
Les grilles de ségrégation des zones ouest- nord, nord-
est ; est-sud et ouest-sud ;
La ceinture grillagée au niveau des déambulatoires ;
Les grilles des cotés nord et sud des VIP ;
Les salons VIP et VVIP, le Salon du Président ;
Les vitres de la salle de contrôle ou COS ;
Les vestiaires des joueurs ;
La zone mixte ;
La salle de conférence ;
La zone d’interview flash
A la suite de cette mission qui a duré plus d’un jours, l’équipe
de la CAF est retournée satisfaite de la visite et donne-rendez-
vous d’ici quelques semaines, en attendant la validation des
propositions qui seront faites, pour la pose des différents
supports marketing au sein du stade.
ILLUSTRATION
Fin de la rencontre : 14h35min
