DU FORMAT PAPIER

AU NUMÉRIQUE, LES
DIFFÉRENTES ÉTAPES
DE LA NUMÉRISATION
En savoir plus

Factures, dossiers clients, documents comptables : la production

documentaire des entreprises augmente de manière exponentielle. Or le
processus de traitement, de gestion et d'archivage des documents papier
est fastidieux. La numérisation permet de faciliter grandement ces
processus et faire circuler l'information efficacement. Cependant,
certaines étapes doivent être respectées si votre entreprise souhaite créer
des archives sécurisées et exploitables. Du transport de vos documents
papier au scanner jusqu'aux systèmes de stockage, voici les différentes
étapes de la numérisation des documents.

QU’EST-CE QUE LA
NUMÉRISATION DES
DOCUMENTS ?
Avant de se lancer dans un projet de numérisation, votre entreprise
doit comprendre en quoi consiste la numérisation.
LA NUMÉRISATION : PASSER D’UN
DOCUMENT PAPIER À UN DOCUMENT
NUMÉRIQUE
La numérisation consiste à transformer un document papier, ou n'importe
quel support physique, en document électronique. Les données ainsi
obtenues sont ensuite placées dans un espace de stockage
numérique. L'indexation des fichiers numérisés en permet ensuite la
gestion et le traitement. Les entreprises qui souhaitent utiliser la
numérisation pour se débarrasser de leurs archives physiques doivent
néanmoins respecter différents critères établis par l’article 1379 du
Code civil et que nous développons plus loin dans cet article.

LA NUMÉRISATION DES DOCUMENTS

S’INSCRIT DANS UNE DÉMARCHE DE
DÉMATÉRIALISATION
La définition de la numérisation est souvent confondue avec la définition
de la dématérialisation. Ces deux processus ont pourtant des objectifs
bien différents. La numérisation consiste simplement à créer un système
cohérent à partir de copies de documents papier. La
dématérialisation, quant à elle, a pour objet de se passer
définitivement du papier. Factures, fiche de paie et dossiers clients
sont générés nativement dans des formats électroniques. La numérisation
n'est ainsi qu'une étape de la dématérialisation.

LA NUMÉRISATION DU DOCUMENT
D’ENTREPRISE : DE NOMBREUX
AVANTAGES
Transformer l'ensemble de ses documents papier en données est un projet
d'envergure. Mais, si de plus en plus d'entreprises amorcent ce virage,
c'est que la numérisation propose un certain nombre d'avantages.
  Les informations circulent rapidement et efficacement entre les
collaborateurs.
 La gestion et le traitement des documents papier sont onéreux. La
numérisation permet ainsi de réaliser des économies
 Le traitement documentaire peut se faire simultanément, les équipes
peuvent travailler de concert sur un même dossier.
 Le temps que les équipes ne consacrent plus à la recherche d'informations
peut être utilisé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
 La conservation des documents au format numérique est plus sécurisée
qu'un archivage physique.
 La mise en place de l'archivage numérique permet de gagner de la place.
 Enfin, la numérisation limite la production de papier et participe à
préserver l'environnement.

Pour toutes ces raisons, les entreprises sont chaque année plus
nombreuses à solliciter la numérisation de leurs documents.

LA NUMÉRISATION DES
DOCUMENTS
LE SCAN CENTER NUMÉRISE TOUS VOS
DOCUMENTS QUEL QUE SOIT LE FORMAT, LA
QUANTITÉ OU L'ÉTAT
Des bénéfices concrets et mesurables
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Pérennisez et sécurisez vos documents

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QUELLES SONT LES ÉTAPES À
SUIVRE POUR LA
NUMÉRISATION DES
DOCUMENTS DE VOTRE
ENTREPRISE ?
Transformer ses archives papier en données ne peut pas se faire d'un
coup de baguette magique. Il s'agit d'un processus long et fastidieux pour
une entreprise souhaitant numériser ses documents en interne. Certaines
étapes doivent être respectées pour obtenir un archivage électronique
de qualité.

PREMIÈRE ÉTAPE : DÉLIMITER LE

PÉRIMÈTRE DE VOTRE PROJET DE
NUMÉRISATION
Avant toute chose, votre entreprise doit cadrer son projet. Quels sont les
objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à la numérisation ?
Souhaitez-vous numériser l'ensemble de votre fond documentaire ? Si non,
quels services de votre société seront concernés ? Quelles ressources
souhaitez-vous numériser en priorité ? Délimiter votre projet vous
permettra d'établir un budget et de répondre précisément à vos
besoins. Indirectement, cette étape préliminaire vous fera gagner du
temps et de l'argent.

DEUXIÈME ÉTAPE : EFFECTUER UN

INVENTAIRE DES DOCUMENTS À
NUMÉRISER
Il s'agira ensuite de réaliser l'inventaire des documents
numériques que vous souhaitez créer. Pour cela, impliquez les services
concernés dans le projet. Les collaborateurs sont les personnes les mieux
placées pour inventorier les documents papier à scanner en priorité. Avoir
un inventaire exhaustif de tous les documents à numériser, de leur format
et leur type de support est essentiel. Il s'agit donc de l'une des étapes de
la numérisation des documents les plus importantes. Cette information est
notamment cruciale si vous souhaitez faire confiance aux services d'un
prestataire externe.

TROISIÈME ÉTAPE : CHOISIR DE

NUMÉRISER EN INTERNE OU DE FAIRE
CONFIANCE À UNE ENTREPRISE
SPÉCIALISÉE
En effet, c'est à ce moment que votre entreprise doit se demander si elle
souhaite procéder elle-même à la numérisation de ses documents ou pas.
La numérisation d'un ensemble documentaire nécessite des ressources
humaines et matérielles considérables. Externaliser ce projet permet
d'éviter de nombreuses déconvenues et, bien souvent, de réaliser des
économies. Vos archives de fichiers numérisés deviendront vos futurs
outils de travail. De leur qualité dépendra donc la productivité de vos
différents services. Votre entreprise ne devrait se lancer seule dans la
numérisation de ses documents qu'à condition d'être certaine d'avoir les
connaissances et ressources nécessaires.

QUATRIÈME ÉTAPE : CRÉER UNE COPIE

NUMÉRIQUE DE CHAQUE DOCUMENT
PAPIER
Une fois votre projet délimité et votre inventaire effectué, vous pourrez
passer à la numérisation de vos documents. Pour un document
classique tel qu'une facture au format A4, un scanner suffit. Un appareil
photo doté d'un logiciel de reconnaissance de caractères peut également
faire l'affaire. En revanche, les choses se compliquent pour tout document
au format inhabituel. Les documents au grand format comme les plans
techniques ou les œuvres d'art nécessitent un matériel particulier. Il vous
faudra soit acquérir ces machines onéreuses, soit vous rendre dans un
centre de numérisation. Ces centres proposent tout le matériel
nécessaire pour scanner n'importe quel format de documents. Reste la
question du transport jusqu'à ces centres, certains documents étant
fragiles. Les prestataires de numérisation prennent en charge l'ensemble
de ce processus.

CINQUIÈME ÉTAPE : METTRE EN PLACE

UN ARCHIVAGE NUMÉRIQUE SÉCURISÉ
ET PERFORMANT
Les données générées par la numérisation de vos documents peuvent être
stockées dans une simple clé USB ou un disque dur. Elles perdraient
néanmoins une grande partie de leur intérêt puisqu'elles ne seront pas
organisées. La recherche documentaire ne sera pas facilitée. De plus, seul
un système de stockage parfaitement sécurisé et en conformité avec le
droit vous permettra de supprimer vos documents papier. La mise en
place d'un archivage numérique sécurisé et parfaitement organisé
est donc une étape quasi-obligatoire. Un prestataire vous proposera une
solution de stockage adaptée à vos besoins et répondant aux exigences
de sécurité établies par le Code civil.

SIXIÈME ÉTAPE : METTRE EN PLACE UN

LOGICIEL DE GESTION ÉLECTRONIQUE
DES DOCUMENTS (GED)
Cette étape est facultative mais vous permettra de profiter pleinement de
tout le potentiel de votre ensemble de données. Un logiciel de gestion
électronique des documents (GED) est conçu pour permettre le
traitement de vos documents électroniques. En ligne, vos collaborateurs
peuvent valider une facture, laisser des notes sur un dossier client ou
encore transmettre en quelques clics des informations aux services
concernés. En d'autres termes, la GED vous fournit l'espace de travail
idéal pour exploiter votre nouvel ensemble
documentaire numérique.

SEPTIÈME ÉTAPE : VOUS ASSURER DE

LA VALEUR LÉGALE DE VOS
DOCUMENTS NUMÉRIQUES
Si votre entreprise souhaite se débarrasser totalement du format papier,
la numérisation de vos documents doit respecter un certain nombre de
critères. Ces normes ont pour objet de garantir la fidélité des données et
éviter qu'elles puissent être falsifiées. Le respect de ces normes permet à
toute facture, bulletin de paie et autres documents d'entreprise d'obtenir
une valeur probatoire. Ces règles, énoncées par l’article 1379 du Code
civil, sont les suivantes.
 Le procédé de reproduction par voie électronique doit produire des
informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci (en
particulier la date de création de la copie) ;
 L'intégrité est attestée par une empreinte électronique. Cette condition est
présumée par l'usage d'un horodatage qualifié ou signature électronique ;
 Copie conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de
sa forme ou son contenu ;
 L'accès aux dispositifs de reproduction et conservation fait l'objet de
mesures de sécurité appropriées.

Destruction des documents papier / article 1379 : « La copie fiable a la

même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation
du juge. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie
résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de
l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé
conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’État ».
HUITIÈME ÉTAPE : EFFECTUER UN
CONTRÔLE RÉGULIER DE VOTRE
SYSTÈME D’ARCHIVAGE NUMÉRIQUE
Enfin, une fois vos documents numérisés, un contrôle régulier doit être
effectué. Il s'agit de vérifier que l'indexation est toujours optimisée, que
des droits d'accès n'ont pas été attribués par erreur, qu'aucun document
n'a été dégradé, etc. Réaliser un audit régulier vous permettra d'identifier
rapidement d'éventuels problèmes. Dans le cas contraire, ces problèmes
pourraient entraîner des répercussions sur tout votre ensemble
documentaire. Les ressources à mettre en œuvre pour corriger le
problème peuvent rapidement devenir conséquentes. Si vous souhaitez
que vos documents numériques aient une valeur probatoire, effectuer des
audits réguliers vous assurera également d'être en règle en cas de
contrôle.

Vous l'aurez compris, numériser vos documents papier n'est pas un projet
à prendre à la légère. Respecter toutes les étapes de la numérisation des
documents est essentiel si vous souhaitez profiter de tous ses
avantages. Pour cela, le mieux reste d'être accompagné par un
prestataire qualifié. Vous vous dirigerez alors sereinement vers l'objectif
zéro papier au cœur des préoccupations des entreprises.