Manuel de l’utilisateur

Volume 4
FINANCES

PARAMÉTRAGE SYSTÈME/COMPTES
COMPTABILITÉ GÉNÉRALE
GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE
DEVISES MULTIPLES
COMPTABILITÉ CLIENTS
COMPTABILITÉ FOURNISSEURS
FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES
GESTION DE LA PAIE
CALCUL DU COÛT DE REVIENT
GESTION DE TRÉSORERIE
IMMOBILISATIONS

78-0334B
MFG/PRO Version 8.6C
Imprimé aux Etats-Unis
1999
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 Table des matières
A PROPOS DE CE MANUEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Autres manuels relatifs à la version 8.6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Commandes du clavier de l'interface Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Commandes du clavier de l'interface à caractères . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

CHAPITRE 1 INTRODUCTION À LA GESTION FINANCIÈRE . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Paramétrage système/comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Comptabilité générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Générateur d'états de la comptabilité générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Devises multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Comptabilité clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Comptabilité fournisseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Facturation automatique des entrées de marchandises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Gestion de la paie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Gestion de trésorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Calcul du coût de revient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Immobilisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

CHAPITRE 2 PARAMÉTRAGE SYSTÈME/COMPTES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Paramétrage des informations générales sur le système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Définition des comptes CG par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
IV MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

CHAPITRE 3 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Flux de la comptabilité générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Configuration de la comptabilité générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Définition des entités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Devise de base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Calendrier CG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Agrégats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Plan comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Codes allocation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Fichier Paramétrage comptabilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Configuration des journaux CG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Création et modification des journaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Affectation d’écritures CG à des journaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Révision des entrées de journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Traitement des écritures CG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Ecritures générées par d’autres modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Création d’écritures CG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Ecritures standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Correction des opérations comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Contre-passations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Fonction Comptabilisation des écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
Fonction COPIES d’écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
INTERRO des soldes de comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
INTERRO écritures par compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
Zoom des écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Gestion des budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
Génération d'états standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Génération d'états personnalisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Utilisation d'entités multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Exemple : Entités multiples, base de données unique . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Exemple : Entités multiples, bases de données multiples . . . . . . . . . . . . . . 65
 TABLE DES MATIÈRES V

Exemple : Plans comptables multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Etats consolidés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Clôture des périodes comptables et de l'exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Procédure de clôture de période . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Clôture d'exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Consolidation d'écritures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Suppression des budgets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Régularisations rétroactives . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

CHAPITRE 4 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE . . . . . . . 73

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
Mise en œuvre du générateur d'états . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Création de comptes CG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Paramétrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Synchronisation des bases de données . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
Sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Définition de la plage de périodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Modification du jeu de caractères . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Définition des unités d'édition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Méthode d'arrondi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Configuration des éléments d'un état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Planification d'un état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Codes analyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
Groupes de lignes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Groupes de colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Création d'une colonne de budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Définition d'états . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Utilisation des hiérarchies de contrôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Utilisation des interrogations globales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Titres et pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Fonction MAINT périodes de base d'état . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Exécution d'états . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Vérification des erreurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Formules non valides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
VI MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Eléments redondants ou manquants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Contenu détaillé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Gestions des images d'états . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

CHAPITRE 5 DEVISES MULTIPLES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Création de taux de change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Fluctuations du taux de change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Gains/pertes de change . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Taux de change et banques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Conversion des devises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Révalorisation écritures import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

CHAPITRE 6 COMPTABILITÉ CLIENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Utilisation de plusieurs devises pour les paiements . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Banques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Sites/entités multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Gestion des transactions CG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
Types de transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Contrôle batch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Procédures de fin de période . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Emission de notes de débit/crédit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Traitement des règlements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
Paiements imputés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Règlements non imputés et réceptions non CC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Règlements retournés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Règlements partiels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Règlements excessifs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Imputation des crédits aux débits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Traitement des effets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Gestion des comptes ouverts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Pièces âgées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Analyse/MAJ du crédit client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
 TABLE DES MATIÈRES VII

Montants contestés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

Relevés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
Utilisation des lettres de relance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Niveaux de relance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Interaction entre niveaux de relance et états . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
Calcul des frais financiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Purge des enregistrements d'historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

CHAPITRE 7 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Flux de la comptabilité fournisseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Effets sur la comptabilité générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160
Contrôle par lots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Données fournisseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Banques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Devises multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Sites/Entités multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Utilisation des pièces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Enregistrement dans le registre des pièces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Avoirs fournisseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Frais divers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Gestion des pièces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Calcul des écarts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
Pièces à entités multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179
Modification d'une pièce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Pièces récurrentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180
Traitement des paiements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Sélection automatique des paiements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Sélection manuelle des paiements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Registre de sélection des paiements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
Génération des paiements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
Sélection de la banque du fournisseur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
Réimpression et annulation des paiements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Enregistrement des chèques manuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
VIII MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fonction MAINT compensation de chèques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

Etat de spécification des paiements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Rapprochement des chèques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Paiements en devises multiples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
Gestion des effets CF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Traitement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Gestion comptable des effets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Configuration du traitement des effets CF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Utilisation des états CF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Etats des pièces âgées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Historiques de contrôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
Etat 1099 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
Suppression des historiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

CHAPITRE 8 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 203

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Mise en œuvre de la FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Conversion en vue de la FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
Configuration du fichier de paramétrage CF pour la FAEM . . . . . . . . . . 206
Configuration de la FAEM pour les fournisseurs, les sites et les articles . 207
Activation de la FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
Impression d'états FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Traitement à l'aide de la FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Ordres d'achat et FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Ordres ouverts et FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Ordres planifiés et FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Réception expédition adaptés à la FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Réception d'ordres d'achat par la FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
Création de pièces par la fonction Traitement système FAEM . . . . . . . . . . . . . . . 216
Affichage des informations relatives aux pièces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 217
Récapitulatif des champs de la FAEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
 TABLE DES MATIÈRES IX

CHAPITRE 9 GESTION DE LA PAIE (ETATS-UNIS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221

CHAPITRE 10 CALCUL DU COÛT DE REVIENT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223

Méthodes de calcul du coût de revient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Coût standard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Coût moyen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224
Dernier coût . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Aucun . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Groupes de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
Catégories de groupes de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
Types de groupes de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Spécifications des groupes de coûts actuels et CG . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
Gestion des groupes de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
Processus de calcul du coût de revient d'un article . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230
Calcul du coût de revient d'une gamme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
Coûts de matière . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
Fonction Calcul des coûts nomenclature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Fonction MAINT des coûts articles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234
Coûts FGV et frais généraux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
Considérations relatives au traitement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239
Gestion des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Création de coûts CG . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
Planification des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244
Groupes de coûts historiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Types et ID de transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 245
Suppression et archivage des transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Comptes de coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Comptes de stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
Comptes d'achats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 249
Comptes de ventes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Comptes d'ordres de fabrication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
Impact du calcul du coût de revient par module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255
Etats associés au calcul du coût de revient . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258
X MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Comptabilité fournisseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258

Comptabilité générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259
Gestion de stock . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261
Articles /Sites . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Inventaire physique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266
Nomenclature . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268
Achats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269
Répétitif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270
Commandes clients /factures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272
Contrôle atelier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273
Ordres de fabrication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
Gestion des coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278

CHAPITRE 11 GESTION DE TRÉSORERIE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Journal de caisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282
Flux de trésorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
Flux de traitement de la gestion de trésorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Utilisation du journal de caisse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Enregistrement des relevés de compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
Impression du relevé de compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Utilisation de la trésorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290
Enregistrement de sources ou d'emplois divers de liquidités . . . . . . . . . . . 291
Addition/modification de dates prévues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292
Plan de trésorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 293

CHAPITRE 12 IMMOBILISATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 299

INDEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301
 A propos de ce manuel
Contenu 2

Commandes du clavier de l’interface Windows 3

Commandes du clavier de l'interface à caractères 4

2 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Contenu
Ce manuel décrit les différentes fonctions et caractéristiques du module
Gestion financière de MFG/PRO 8.6. Vous pouvez y faire référence au fur
et à mesure de la découverte de ce nouveau logiciel. Chaque chapitre
documente une des fonctions principales de ce module.

Autres manuels relatifs à la version 8.6

• Pour plus d’informations sur l’installation du logiciel, reportez-vous
aux Manuels d’installation 8.6.
• Pour plus d'informations sur la navigation au sein du système
MFG/PRO, reportez-vous au Manuel de l’interface utilisateur 8.6.
• Pour plus d'informations sur l'utilisation générale du système,
reportez-vous aux Manuels de l’utilisateur 8.6.

Conventions
MFG/PRO 8.6 est disponible sous plusieurs interfaces : WindowsTM ,
interface à caractères et une nouvelle interface destinée aux programmes
orientés objets. C'est pourquoi l'ensemble de la documentation fait appel
aux conventions suivantes :
• Les saisies d'écran correspondent à l'interface Windows.
• Les références aux commandes du clavier sont génériques. Ainsi, la
commande « Aller à » se rapporte à la touche F2 dans Windows et à la
touche F1 dans l'interface à caractères. Pour identifier les commandes
du clavier pour une interface déterminée, consultez les tableaux ci-
après.
 A PROPOS DE CE MANUEL 3

Commandes du clavier de l’interface

Windows

Commandes Entrée au
de navigation Clavier Description
Aller à F2 Passer au cadre suivant.
Fin Echap Sortir d'un cadre, d'un programme ou
d'un menu.
Précédent F9 ou flèche haut Extraire l'enregistrement précédent dans
un champ de données clé.
Suivant F10 ou flèche bas Extraire l'enregistrement suivant dans un
champ de données clé.
Entrée Entrée Passer au champ suivant dans un cadre.
Tabulation Tabulation Passer au champ suivant dans un cadre.
Tabulation arrière Maj+Tab Revenir au champ précédent dans un
cadre.
Quitter Alt+X Fermer un programme.
Exécuter Ctrl+R Lancer un programme en précisant son
nom.
Enregistrer (objet) F12 Dans un cadre clé, passer à l'entrée de
données ; au cours de l'entrée de
données, enregistrer et revenir au cadre
clé.
Imprimer (objet) Ctrl+P Imprimer les informations de
consultation ou de gestion.

Commandes Entrée au
d’aide Clavier Description
Aide ligne F1 Accéder à l'aide sur le champ en cours.
Aide procédurale Maj+F1 Accéder à l'aide sur le programme en
cours.
Consultation Alt+F1 Afficher la liste des enregistrements
existants.
Consultation recherche Alt+F2 Afficher la liste des enregistrements
existants.
A propos de Ctrl+F1 Afficher le nom du programme.
4 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Commandes Entrée au
d’aide Clavier Description
Options de consultation F7 Ouvrir la fenêtre des options de
consultation.
Basculer les options de Alt+F Activer et désactiver les options de
consultation consultation.
Graphique de Maj+F11 Ouvrir la fenêtre graphique de
consultation consultation.
Nom du champ Ctrl+F Afficher le nom du champ.

Commandes Entrée au
d'édition Clavier Description
Supprimer F5 Supprimer un enregistrement ouvert.
enregistrement
Couper Ctrl+X Couper un champ ou la sélection dans le
Presse-papiers.
Copier Ctrl+C Copier un champ ou la sélection dans le
Presse-papiers.
Coller Ctrl+V Coller les données du Presse-papiers.

Commandes du clavier de l'interface à

caractères

Commandes Entrée au Entrée via la

de navigation clavier touche Ctrl Description
Aller à F1 Ctrl+X Passer au cadre suivant.
Fin F4 Ctrl+E Sortir d'un cadre, d'un programme ou
d'un menu.
Menu F6 Ctrl+P Afficher la liste des programmes
utilisateur sélectionnés par l'utilisateur.
Précédent F9 ou flèche Ctrl+K Extraire l'enregistrement précédent
haut dans un champ de données clé et faire
défiler vers le haut les listes de
consultation de recherche.
Suivant F10 ou flèche Ctrl+J Extraire l'enregistrement suivant dans
bas un champ de données clé et faire
défiler vers le bas les listes de
consultation de recherche.
 A PROPOS DE CE MANUEL 5

Commandes Entrée au Entrée via la

de navigation clavier touche Ctrl Description
Entrée Entrée Passer au champ suivant dans un
cadre.
Tabulation Tabulation Passer au champ suivant dans un
cadre.
Tabulation Maj+Tab Ctrl+U Revenir au champ précédent dans un
arrière cadre.
Barre de Echap, M Accéder à la barre de menus.
menus (objet)
Enregistrer F12 Dans un cadre clé, passer à l'entrée de
(objet) données ; au cours de l'entrée de
données, enregistrer et revenir au
cadre clé.
Imprimer Ctrl+P Afficher les informations de
(objet) consultation ou de gestion.

Commandes Entrée au Entrée via la

d’aide clavier touche Ctrl Description
Aide ligne F2 Ctrl+W Accéder à l'aide sur le champ en cours.
Aide F2 Ctrl+W Accéder à l'aide sur le programme en
procédurale cours.
Consultation F2 Ctrl+W Afficher la liste des enregistrements
recherche existants.
Options de F7 Ouvrir la fenêtre des options de
consultation consultation.
Basculer les Alt+F Activer et désactiver les options de
options de consultation.
consultation
Nom du champ Ctrl+F Ctrl+F Afficher le nom du champ.

Commandes Entrée au Entrée via la

d'édition clavier touche Ctrl Description
Insertion F3 Ctrl+T Passer en mode d’insertion de texte.
Supprimer F5 Ctrl+D Supprimer un enregistrement ouvert.
enregistrement
Rappeler F7 Ctrl+R Rappeler la dernière valeur enregistrée
(standard) dans un champ.
6 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Commandes Entrée au Entrée via la

d'édition clavier touche Ctrl Description
Couper F8 Effacer un champ.
Copier F11 Ctrl+B Copier un champ.
Coller F11 Ctrl+B Insérer la valeur copiée.
Copie multiple F12 Ctrl+A Copier les valeurs d'un ou de plusieurs
(standard) champs et les coller dans les mêmes
champs d'un autre enregistrement.
Effacer date Maj+? Effacer la valeur des champs de date.
 CHAPITRE 1

Introduction à la
Gestion financière
Les modules financiers de MFG/PRO offrent une vaste gamme d’outils
permettant aux entreprises de gérer leurs finances.
Paramétrage système/comptes 8

Comptabilité générale 8

Générateur d'états de la comptabilité générale 9

Devises multiples 9

Comptabilité clients 9

Comptabilité fournisseurs 9

Facturation automatique des entrées de marchandises 10

Gestion de la paie 10

Gestion de trésorerie 10

Calcul du coût de revient 10

Immobilisations 11
8 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Figure 1.1 illustre l'ensemble des fonctions financières disponibles dans

MFG/PRO.
Fig. 1.1
Gestion financière
Générateur d'états
Comptabilité générale de la
comptabilité générale

Immobilisations Devises multiples

Calcul du coût
Gestion financière Comptabilité clients
de revient

Comptabilité
Gestion de trésorerie
fournisseurs

Facturation
Gestion de la paie automatique des entrées
de marchandises

Paramétrage système/comptes
• Voir Chapitre 2, Le fichier Paramétrage système/comptes définit les comptes par défaut
« Paramétrage utilisés dans MFG/PRO.
système/
comptes » à la
page 13.
Comptabilité générale
• Voir Chapitre 3, La Comptabilité générale (CG) assure le suivi des transactions financières
« Comptabilité et des soldes des comptes, et permet de générer des états financiers et des
générale » à la
page 23. comparaisons financières. Vous pouvez ainsi produire des états CG
détaillés ou résumés reprenant une seule entité ou une série d'entités.
La Comptabilité générale vous permet également de définir des journaux
regroupant et classant les écritures CG selon des critères personnalisés.
 INTRODUCTION À LA GESTION FINANCIÈRE 9

Générateur d'états de la comptabilité

générale
La fonction Générateur états CG permet de produire des relevés • Voir Chapitre 4,
financiers complets répondant à toutes les normes comptables officielles. « Générateur
d'états de la
Les documents sont établis selon des hiérarchies définies par l'utilisateur comptabilité
sur tout segment de la comptabilité générale. générale » à la
page 73.

Devises multiples
La fonctionnalité Multi-devises permet de traiter des transactions dans • Voir Chapitre 5,
des devises autres que la devise de base du système (des devises « Devises
multiples » à la
divergentes). Vous pouvez y définir des devises, gérer les taux de change page 119.
et paramétrer des codes banques.

Comptabilité clients
La Comptabilité clients (CC) permet de suivre les soldes clients, prend en • Pour plus d'infor-
charge la gestion des crédits, produit des relevés et des échéances, et mations, voir
Chapitre 6,
enregistre les règlements clients. Vous pouvez utiliser la Comptabilité « Comptabilité
clients pour émettre des effets sur des factures, enregistrer des clients » à la
page 131.
approbations, déterminer des remises sur les ventes et clôturer ou annuler
des effets.

Comptabilité fournisseurs
La Comptabilité fournisseurs (CF) gère les comptes fournisseurs, assure • Voir Chapitre 7,
le suivi des effets à payer et traite les paiements aux fournisseurs. Les « Comptabilité
fournisseurs » à
factures fournisseurs sont mises en correspondance avec l'historique de la page 155.
réception des ordres d'achat (triple contrôle).
10 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Facturation automatique des entrées de

marchandises
• Voir Chapitre 8, La fonctionnalité Facturation automatique des entrées de marchandises
« Facturation (FAEM) permet d'enregistrer un paiement en attente à un fournisseur sans
automatique des
entrées de disposer de facture. Elle enregistre automatiquement les dettes
marchandises » à potentielles à l'égard du fournisseur sur la base des quantités reçues
la page 203.
comptabilisées au prix unitaire que vous avez négocié avec le fournisseur.

Gestion de la paie
• Voir Chapitre 9, La Gestion de la paie permet de configurer un système de gestion des
« Gestion de la salaires intégré à MFG/PRO définissant l'impôt sur le revenu et les autres
paie (Etats-
Unis) » à la déductions fiscales, les écarts entre équipes, les informations sur
page 221. l'indemnisation des travailleurs et d'autres informations salariales. La
Gestion de la paie utilise la main-d'œuvre enregistrée dans les
fonctionnalités de gestion de l'atelier, de production répétitive ou dans sa
propre fonctionnalité. Les fonctionnalités disponibles comprennent
l'impression des chèques, le rapprochement, les programmes de statut de
versements automatiques et les états salariaux.

Gestion de trésorerie
• Voir Chapitre 11, La Gestion de trésorerie permet de combiner les états relatifs aux besoins
« Gestion de de trésorerie et les projections de trésorerie à des fins de planification.
trésorerie » à la
page 281. Elle permet également l'entrée des écritures CC, CF et des autres écritures
de trésorerie dans un journal de caisse afin d'effectuer des rapprochement
journaliers des relevés bancaires.

Calcul du coût de revient

• Voir Chapitre 10, Le chapitre Calcul du coût de revient décrit comment sont imputés et
« Calcul du coût comptabilisés les coûts dans MFG/PRO. Il explique ainsi le mode de
de revient » à la
page 223. calcul des coûts dans MFG/PRO et dans le module Gestion des coûts.
 INTRODUCTION À LA GESTION FINANCIÈRE 11

Immobilisations
La fonctionnalité Immobilisations permet de gérer, d'amortir, de
transférer et de retirer du service les immobilisations. Vous pouvez définir
plusieurs livres d'immobilisations pour chaque entité en utilisant
l'amortissement réel et prévu ainsi que différents scénarios (légal, général,
fiscal et analytique).
12 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES
 CHAPITRE 2

Paramétrage
système/comptes
Le fichier Paramétrage système/comptes (36.1) définit les paramètres et
les numéros de comptes utilisés par défaut dans le logiciel MFG/PRO.
Introduction 14

Paramétrage des informations générales sur le système 15

Définition des comptes CG par défaut 18

14 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Introduction
Le fichier Paramétrage système/comptes (36.1) doit être configuré avant
la saisie de toute autre information dans le système. Il s'agit d'un fichier de
paramétrage spécial utilisé par tous les autres modules de MFG/PRO. Il
définit des paramètres essentiels comme la devise de base, le système de
taxation et les comptes de la comptabilité générale (CG) par défaut.
C'est le service financier et l'équipe de projet qui sont généralement
chargés de la saisie des données dans ce fichier. Lorsque le fichier
Paramétrage système/comptes a été configuré, certaines valeurs telles que
l'entité système et la devise de base ne doivent jamais être modifiées
ultérieurement. Si vous modifiez ces valeurs, MFG/PRO ne met pas à jour
les enregistrements de la base de données pour en refléter les
changements.
Remarque Le fichier de paramétrage est situé dans le menu
Administration syst. (36). D'autres fonctions liées à ce fichier sont
décrites dans le Manuel de l’utilisateur, Volume 11 : Administration
système. Comme la configuration du fichier Paramétrage
système/comptes exige des connaissances financières, elle est traitée
séparément dans le présent volume.
Si des modifications doivent être apportées à ces paramètres, d'autres
utilitaires PROGRESS, tels que utcurr.p, ou des programmes
PROGRESS personnalisés devront être utilisés pour mettre à jour les
transactions existantes.
Il est essentiel de configurer correctement ce fichier, parce que le système
répercute ces données sur d'autres fichiers à mesure que des
enregistrements de données sont créés.
Exemple Lorsque vous désignez le compte système destiné à la
comptabilité clients, ce compte devient le compte CG par défaut pour les
nouveaux clients. Le compte CC des clients devient le compte par défaut
pour les commandes relatives à ces clients. Le compte CC des
commandes figure par défaut sur la facture et accompagne celle-ci
jusqu'au moment où la transaction est imputée en comptabilité générale.
D'autres données peuvent être incorrectes ou absentes si vous ne désignez
pas de compte ou si vous indiquez un compte incorrect.
Le fichier Paramétrage système/comptes est composé de deux sections :
 PARAMÉTRAGE SYSTÈME/COMPTES 15

• La première comprend les paramètres généraux de la base de

données, y compris l'entité, la devise du base du système et la
méthode de taxation.
• La seconde présente plusieurs cadres affichant les comptes par défaut
utilisés par divers programmes MFG/PRO.

Paramétrage des informations générales

sur le système
Fig. 2.1
Fichier
Paramétrage
système/comptes
(36.1), paramètres
généraux

Vérifier comptes CG. Si ce paramètre vaut Oui, le système vérifie si Conseil

les comptes, les sous-comptes et les centres de coûts existent dans la Paramétrez les deux
champs de
comptabilité générale et si les dates de validité des transactions sont vérification à Non
comprises uniquement dans les périodes fiscales ouvertes. lors de la mise en
œuvre initiale du
module
Vérifier projets. Si ce paramètre vaut Oui, le système valide les codes Comptabilité
projets durant la saisie des données. Les codes projets sont utilisés générale.
pour assurer le suivi des coûts d'activités spécifiques dans la
comptabilité générale. Les codes projets sont définis dans le
programme MAINT des codes projets (25.3.11).
Longueur ss-compte ss-module. Ce champ définit le nombre de Conseil
caractères du code sous-compte facultatif. Il est utilisé en conjonction Les sous-comptes
peuvent comporter
avec les comptes, les centres de coûts et d'autres codes pour identifier jusqu'à 7 caractères.
de manière unique les transactions et les budgets pour le contrôle Choisissez la valeur
zéro si vous
financier. n'utilisez pas de
sous-comptes.
Au sein du module de la comptabilité générale, une combinaison
compte/sous-compte peut compter jusqu'à 16 caractères, soit 8
caractères pour chacun des deux éléments. Cette fonctionnalité n'a
16 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

cependant pas encore été étendue aux autres modules de MFG/PRO.

Hors du module de la comptabilité générale, la combinaison
compte/sous-compte ne peut dépasser 8 caractères, et le sous-compte
est traité comme une partie du code compte.
Si vous prévoyez d'utiliser des sous-comptes, vous devez choisir une
manière de subdiviser ces 8 caractères en un compte et sous-compte.
Vous pouvez par exemple choisir d'utiliser 7 caractères pour le
compte et 1 caractère pour le sous-compte ou 6 caractères pour le
compte et 2 pour le sous-compte, et ainsi de suite.
Fig. 2.2
Longueur des sous- Au sein du module Hors du module
comptes Comptabilité générale Comptabilité générale
Nº de compte Nº de sous-compte Nº de compte
8570 210 8570 210

Total des chiffres = 16 caractères maximum 8 caractères maximum

• Voir Chapitre 5, Devise de base. Ce champ vous permet d'entrer la devise utilisée par
« Devises la société dans ses états financiers. Ce code est affiché par défaut pour
multiples » à la
page 119. les nouveaux clients et fournisseurs. Il doit obligatoirement être
défini, même si les transactions s'effectuent en plusieurs devises. Le
taux de change des autres devises est déterminé dans le module
Multi-devises.
• Pour plus d'infor- Méthode d'arrondi. Ce champ indique la méthode que doit utiliser le
mations sur système pour arrondir les montants calculés. Il est utilisé lors de la
l'arrondissement
des valeurs, voir conversion des devises dans les modules Comptabilité clients,
Manuel de l’utili- Comptabilité fournisseurs et Comptabilité générale. Trois méthodes
sateur,
Volume 11 : d'arrondi sont proposées par le logiciel. La fonction MAINT des
Administration méthodes d'arrondi (36.2.9) peut être utilisée pour changer le seuil
système.
d'arrondi, mais pas l'unité d'arrondi.
• 0 (unités ; unité d'arrondi 1,00 ; seuil d'arrondi 0,5)
• 1 (dizaines ; unité d'arrondi 0,10 ; seuil d'arrondi 0,05)
• 1 (centaines ; unité d'arrondi 0,01 ; seuil d'arrondi 0,005)
Si les besoins de votre entreprise imposent l'utilisation d'une autre
méthode, vous pouvez utiliser la fonction MAINT des méthodes
d'arrondi pour définir celle-ci.
Entité. Ce champ vous permet d'entrer le code de l'entité système par
défaut. En comptabilité, une entité est toute entreprise ou partie d'une
 PARAMÉTRAGE SYSTÈME/COMPTES 17

entreprise tenue d'établir des documents officiels et de les soumettre

aux autorités fiscales, aux actionnaires ou à d'autres intervenants. La
plupart des grandes entreprises se composent de plusieurs entités.
Comme MFG/PRO prend en charge les entreprises composées de
plusieurs sociétés, toutes les transactions sont associées à un code
entité qui identifie la partie de l'entreprise responsable de la
transaction.
MFG/PRO différencie l'entité utilisée pour la plupart des activités de • Voir « Définition
la base de données, c.-à-d. l'entité système, et l'entité par défaut des entités » à la
page 29.
utilisée dans le module Comptabilité générale, c.-à-d. l'entité
principale . Ceci vous permet de gérer les transactions de plusieurs
entités dans la même base de données.
Vous devez définir le code de la société qui générera la majorité des Conseil
transactions non CG dans la base de données. Dans la plupart des cas, Si le code entité n'a
pas encore été
vous pourrez cependant remplacer cette entité par défaut pendant la défini dans le
saisie des transactions. Une fois définie, l'entité système ne peut plus module
Comptabilité
être modifiée. générale, un
message
Dans le module Comptabilité générale, l'entité par défaut est définie d'avertissement
comme l'entité principale de la fonction MAINT des entités (25.3.1). apparaît, mais le
système vous
Le code de l'entité système est souvent le même que celui de l'entité permet de
principale. L'entité principale ne doit pas être modifiée lorsqu'elle a poursuivre le
été définie. paramétrage.

Au cours d'une même session MFG/PRO, il est possible de passer de

l'entité principale à une autre entité CG au moyen de la fonction
Modification entité actuelle (25.1). Ceci constitue une méthode
pratique pour définir l'entité par défaut lors de l'exécution de
programmes de génération d'états ou de transactions. Ce passage
d'une entité à l'autre n'affecte pas le traitement des transactions hors
du module de comptabilité générale.
Un seul code d'entité est nécessaire si votre entreprise ne compte
qu'une seule société. Dans ce cas, l'entité système est la même que
l'entité principale du module Comptabilité générale. Même lorsqu'une
entreprise consiste en un groupe de sociétés, l'entité système et l'entité
CG principale sont presque toujours identiques.
18 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Pour plus d'infor- Méthode taxe. Le système de taxation des Etats-Unis est la méthode
mations sur les de taxation par défaut. Pour sélectionner les taxes canadiennes, les
taxes, voir
Manuel de l’utili- taxes à la valeur ajoutée (TVA) ou la gestion globale des taxes (GGT),
sateur, Volume vous devez entrer Oui dans le champ approprié. Vous ne pouvez pas
6 : Fichiers de
référence. configurer une même base de données pour le traitement de plusieurs
systèmes de taxation.
Important Ne modifiez plus la devise de base, l'entité ou les taxes
lorsque votre base de données entre en exploitation.
Validation des comptes bancaires. Vous devez paramétrer ce champ à
11 ou à 12 pour activer la validation des comptes bancaires à 11 ou 12
chiffres pour les transferts électroniques de fonds vers les comptes
européens. Ce champ peut rester vide. La validation des comptes
affecte les fonctions MAINT des fournisseurs (2.3.1), MAINT des
banques (27.6.1 ou 28.9.1), MAINT banques client/fournisseur
(2.21.1) ainsi que Registre sélection paiement (28.9.6).
Langue système par défaut. Ce champ vous permet d’entrer la langue
que le système doit utiliser par défaut.
• Pour plus d'infor- Historique de contrôle. Vous devez entrer Oui pour que le système
mations sur les enregistre un historique de contrôle qui pourra ultérieurement être
historiques de
contrôle, voir récupéré dans la fonction EDIT détail audit des fichiers (36.17.2). Si
Manuel de l’utili- vous choisissez Non, il sera cependant possible de récupérer des
sateur,
Volume 11 : informations de contrôle résumées au moyen de la fonction EDIT
Administration audit des fichiers (36.17.1).
système.

Définition des comptes CG par défaut

La deuxième section du fichier Paramétrage système/comptes définit les
comptes, les sous-comptes et les centres de coûts CG par défaut qui seront
utilisés par de nombreuses fonctions de gestion.
• Voir « Fichier Chaque compte est identifié par un code compte, un code sous-compte
Paramétrage facultatif et un code centre de charge facultatif. Le fichier Paramétrage
comptabilité » à
la page 40. comptabilité générale (25.24) détermine si des codes de sous-comptes et
de centres de charge sont utilisés dans votre base de données.
Ces comptes déterminent les valeurs par défaut lorsque vous ajoutez à la
base de données des valeurs statiques telles que les clients, les
 PARAMÉTRAGE SYSTÈME/COMPTES 19

fournisseurs, les banques, les lignes de produits et les départements. Elle

apparaissent également plus tard par défaut sur certaines transactions.
Comme il ne s'agit que de comptes par défaut, aucune des données
statiques ou transactions qui y font référence ne sont modifiées si ces
comptes sont changés dans le fichier Administration système. Le
programme MAINT des numéros de compte (25.3.13) permet de définir
séparément des comptes CG avant ou après avoir défini les valeurs par
défaut du système.
Respectez les lignes directrices suivantes lors de l'établissement de
comptes système.
• Familiarisez-vous avec la manière dont le système les utilise. Un
grand nombre de ces comptes sont utilisés dans des transactions
créées automatiquement par le logiciel.
• Vous devez assigner une valeur à chaque compte, même s'il ne sera
jamais utilisé. Ceci permet de garantir qu'aucune transaction n'est
créée sans numéro de compte.
Tableau 2.1 liste tous les comptes qui sont définis dans le fichier
Administration système. La colonne Type indique comment le compte est
utilisé dans MFG/PRO. Dans la comptabilité générale, les types de
comptes pour Revenus et Dépenses ne correspondent pas précisément aux
comptes revenus et dépenses. La colonne Util. indique quelles sont les
transactions créées avec le compte.
20 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Tableau 2.1
Comptes système Compte Type Utilisation
par défaut
Comptes clients (CC) Actif Imputation factures, CC
Ventes Revenu Imputation factures
Remises ventes Dépense Imputation factures
Taxe ventes 1 Dette Imputation factures
potentielle
Taxe ventes 2 Dette Imputation factures
potentielle
Taxe ventes 3 Dette Imputation factures
potentielle
Cond. vente (Crédit) Dépense Règlement CC
Comptes ventes

Ventes cptt Actif Règlement CC, Chèques CC

Retours ventes Dépense Non utilisé
Frais fin ventes Revenus CC
Matières CPV Dépense Expédition CC
MO CRPV Dépense Expédition CC
FGV CPV (variables) Dépense Expédition CC
FG CPV (fixes) Dépense Expédition CC
Sous-trait. CPV Dépense Expédition CC
Frais ventes cumulés Dette Imputation factures
potentielle
Frais ventes imputés Revenus Imputation factures
Intérêt de retard Revenus Imputation factures
Fournisseurs (CF) Dette Pièces, Chèques
Comptabilité fournisseurs

potentielle
Remise CF Revenus Chèques
Réception art charge Dépense Pièces
Ecart util art charge Dépense Pièces
Ecart taux art charge Dépense Pièces

Tableau 2.1 — Comptes système par défaut — (1 de 3)

 PARAMÉTRAGE SYSTÈME/COMPTES 21

Compte Type Utilisation

Coût de production Dépense MO non productive, Transfert
Département

(pilotage d'atelier)
MO (absorbée) Dépense Pilotage d'atelier, Répétitif,
Clôture OF
FGV (absorbés) Dépense Pilotage d'atelier, Répétitif,
Clôture OF
Stock Actif Transactions de stock
Entrées OA (OA accumulé) Dette Réception OA, Pièce
potentielle
Ligne de produits

Achats Dépense Entrée OA (non stock)

FG imputés Dépense Entrée OA
Rebut Dépense Entrée OF
En-cours Actif OF, Post-déduction, Répétitif
Ecart stock Dépense Calcul d'inventaire
Revalorisation coût Dépense Modification coûts CG
Stock atelier Dépense Clôture OF
Ecart prix OA Dépense Entrée OA
Var Util CF Dépense Pièce
Var taux CF Dépense Pièce
Ecart coût Dépense Clôture OF
Ecart transfert Dépense Transaction multi-sites
Ecart util matières Dépense Clôture OF
Ecart taux matière Dépense Sortie OF, Clôture OF
Ecart util MO Dépense Pilotage d'atelier, Répétitif,
Variance

Réception OF
Ecart taux MO Dépense Pilotage d'atelier, Répétitif
Ecart util FGV Dépense Pilotage d'atelier, Répétitif,
Réception OF
Ecart taux FGV Dépense Pilotage d'atelier, Répétitif
Ecart util ss-trait. Dépense Clôture OF
Ecart taux ss-trait. Dépense Clôture OF
Var mixte Dépense Clôture OF pour ordres
groupés (co--produits, sous-
produits)

Tableau 2.1 — Comptes système par défaut — (2 de 3)

22 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Compte Type Utilisation

Compte MO SAV Dépense Suivi activités appel
Compte FG SAV Dépense Suivi activités appel

Service Charge service Dépense Suivi activités appel

Frais dus Dépense Suivi activités appel
Retours SAV Dépense Suivi activités appel

Tableau 2.1 — Comptes système par défaut — (3 de 3)

 CHAPITRE 3

Comptabilité générale
La comptabilité générale de MFG/PRO constitue un système de
comptes qui enregistre et rend compte de la valeur de l’actif et du
passif, des actions, des recettes et des dépenses.
Introduction 24

Flux de la comptabilité générale 25

Configuration de la comptabilité générale 28

Configuration des journaux CG 42

Traitement des écritures CG 48

Gestion des budgets 60

Génération d'états standard 62

Génération d'états personnalisés 63

Utilisation d'entités multiples 63

Clôture des périodes comptables et de l'exercice 67

24 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Introduction
Il est généralement de règle, en comptabilité, que les informations
financières d’une société soient périodiquement compilées en deux états
financiers : un bilan et un compte de résultat. Le bilan financier fait la
synthèse des ressources de la société, de son passif et de ses actions à un
moment donné. Le compte de résultat présente le profit ou la perte
réalisés pendant une période donnée. Le niveau de détail de ces états varie
souvent en fonction de leurs destinataires.
La comptabilité générale (CG) permet de rassembler les données
nécessaires à l’établissement de ces états financiers.
Fig. 3.1
Comptabilité Ecritures
générale
Ventes
Ventes

Bilan
Bilan
Achats
Achats financier
financier

Stocks
Stocks

Gestion
Gestion Comptabilité
Comptabilité Compte
Compte
de
dela
lapaie
paie générale
générale de
derésultat
résultat

Comptes
Comptes
clients
clients

Comptes
Comptes Etats
Etats
fournisseurs
fournisseurs internes
internes

Fabrication
Fabrication

Pour configurer les postes de la comptabilité générale, il convient de

commencer par déterminer quelles informations doivent apparaître dans
les états financiers. Les différents éléments d’un état financier (par
exemple la ligne de produits) peuvent être associés à un titre de rubrique
ou regroupés avec des éléments similaires sous des rubriques plus
génériques (par exemple les ventes). Dans MFG/PRO, les rubriques d’un
état sont appelées des agrégats. Les agrégats permettent de spécifier
différents niveaux de détail pour différents états et destinataires.
L’étape suivante consiste à établir un plan comptable. Les comptes
présentent les valeurs des éléments financiers comme la trésorerie, les
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 25

stocks et les ventes qui changent à la suite de transactions. Un compte

traduit la valeur d’un élément à un moment donné. Les soldes des
comptes fournissent le contenu des états financiers.
Les soldes sont mis à jour par des transactions, mais la mise à jour
n’intervient pas toujours au moment de la transaction correspondante
dans la mesure où toutes les composantes de la transaction n’ont pas
forcément lieu simultanément. En règle générale, les transactions sont
vérifiées par la direction avant d’être comptabilisées (imputées). C’est la
comptabilisation (passation des écritures) qui modifie effectivement les
soldes des comptes. Une fois passée en comptabilité, une transaction
(écriture) devient un élément permanent des états financiers et ne peut pas
être modifiée directement. Il est toutefois possible de modifier les soldes
en utilisant des écritures de régularisation.
Pour établir des états financiers plus détaillés, MFG/PRO vous permet
d’utiliser des sous-comptes et des centres de coûts. Les soldes des sous-
comptes et des centres de coûts peuvent être répertoriés séparément ou
récapitulés sous des codes comptes. Les groupes comptant plusieurs
entreprises peuvent utiliser MFG/PRO pour préparer des états consolidés
qui font apparaître l’impact des activités des différentes sociétés sur la
situation financière globale du groupe.
MFG/PRO prend également en charge les sociétés multinationales en • Voir Chapitre 5,
assurant le suivi des gains et des pertes dus aux fluctuations monétaires et « Devises
multiples » à la
en convertissant les devises pour établir des états consolidés. page 119.

Flux de la comptabilité générale

Avant d’apporter des modifications à la comptabilité générale, le système
rassemble toutes les écritures dans un fichier d’écritures non
comptabilisées. Il est possible d'y examiner les écritures pour en vérifier
les montants, les comptes d’imputation et les dates. Après vérification, les
écritures sont comptabilisées (imputées) et les soldes de la comptabilité
générale sont mis à jour.
A la fin de chaque période comptable, le calendrier de la comptabilité • Voir « Clôture
générale pour chaque type d’écriture est fermé à toute nouvelle activité. des périodes par
type d’écriture
Une période du calendrier ne peut pas être close tant qu’elle contient des CG » à la
écritures non comptabilisées. Les écritures sont généralement passées page 31.
26 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

tous les jours, mais certaines entreprises adoptent un rythme

hebdomadaire ou mensuel.
La passation des écritures débite et crédite certains montants du fichier
des écritures non comptabilisées dans le fichier des écritures
comptabilisées. Le détail des écritures comptabilisées reste dans le
système pour établir des états détaillés. Il peut être consolidé à la fin de
l’exercice. Au moment de l’imputation, le détail des écritures est utilisé
pour mettre à jour des enregistrements détaillés de solde de compte
cumulé pour la période considérée, ces enregistrements étant ensuite
utilisés pour générer des états financiers et des états récapitulatifs.
Une fois passée en comptabilité, une écriture ne peut pas être modifiée ou
corrigée directement. Pour apporter les modifications nécessaires, il
convient d'utiliser des écritures de régularisation, de correction ou
rétroactive.
Fig. 3.2
Déroulement des Ecritures
Ecritures Détail
Détail des
des
opérations de générées
générées écritures
écritures Etats
Etats
comptabilité par
par d’autres
d’autres comptabilisées
comptabilisées détaillés
détaillés
générale modules
modules (gltr_hist)
(gltr_hist)

Ecritures
Ecrituresnon
non
comptabilisées
comptabilisées Imputation
Imputation
(glt_det)
(glt_det)

Détail
Détail de
desolde
solde
CG
CG Etats
Etatsfinanciers
financiers
de
decompte
compte
Ecritures
Ecritures de
de et
et états
états
cumulé
cumulé
régularisation
régularisation récapitulatifs
récapitulatifs
(acd_det)
(acd_det)

La plupart des sociétés impriment un état résumé ou détaillé de la balance

de vérification avant d’imprimer les états. La balance de vérification
indique l'intitulé et le montant de tous les comptes, ce qui facilite le
repérage des erreurs éventuelles et la passation des écritures de
régularisation avant l’impression des états définitifs.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 27

Fig. 3.3
Enregistrement des
Fermeture du Fermeture du opérations de
Fin de la calendrier CG Impression calendrier CG à la comptabilité
période CG aux autres modules des états comptabilité générale
générale dans le
temps

5/31 6/1 6/5 6/8 6/9 6/10

Entrée/imputation des écritures dans la comptabilité générale

Une fois tous les états imprimés, la période comptable est close pour la
comptabilité générale. A la fin de la période comptable, il est possible de
consolider les écritures de cette période pour économiser de l’espace dans
la base de données. A la fin de l’exercice, le calendrier comptable est
également clôturé pour l'année et la procédure de clôture d'exercice met à
jour les bénéfices non distribués en fonction des gains ou des pertes nets.
Dans les environnements à entités multiples, les procédures varient en
fonction du nombre des bases de données. Si toutes les entités se trouvent
dans la même base de données, des états de consolidation sont imprimés
pour l’ensemble des entités. Dans le cas de bases de données multiples,
chaque entité prépare ses propres états financiers et exporte les écritures
dans un fichier ASCII. Ce fichier est importé dans une base de données
gérée par la société mère qui établit les états consolidés. Les écritures
importées sont valorisées et imputées.
Fig. 3.4
Export/import
d'écritures
comptables
Base de données Base de données
source commune

Importation
Importation
Exportation
Exportation Envoi
Envoi dudu Réception
Réceptiondu du dans
danslalabase
base
vers
vers le
lefichier
fichier fichier
fichier fichier
fichier dededonnées
données
d’écritures
d’écritures d’écritures
d’écritures d’écritures
d’écritures commune
commune

Dans les sociétés qui utilisent des devises multiples, les gains et les pertes
de change latents sont calculés et comptabilisés avant la génération des
états. Si des écritures sont consolidées à partir d’autres bases de données,
28 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

elles sont importées et gérées dans les devises du compte et de la base de

données de consolidation.
Fig. 3.5
Conversion des
devises Comptes Comptes
Base de données 1000 1100 (ref. xsée 1000) Base de données
source 2000 2200 (ref. xsée 2000) commune
3000 3300 (ref. xsée 3000)

Importation
Importation
Exportation
Exportation Envoi
Envoi dudu Réception
Réceptiondu du dans
danslalabase
base
vers
vers le
le fichier
fichier fichier
fichier fichier
fichier dededonnées
données
d’écritures
d’écritures d’écritures
d’écritures d’écritures
d’écritures commune
commune

Configuration de la comptabilité générale

Avant de traiter des écritures et de produire des états financiers, vous
devez utiliser les programmes du MENU paramétrage CG pour définir les
éléments de la comptabilité générale. La Figure 3.6 illustre les étapes à
suivre pour configurer la comptabilité générale.
Fig. 3.6
Procédure de
configuration de la Définir
Définirles
lesentités
entitéscommunes.
communes.
comptabilité
générale
De
Defaçon
façonfacultative,
facultative,définir
définirdes
des
sous-comptes,
sous-comptes,des descentres
centresde de
Définir coûts
coûtsetetdes
desprojets.
Définirles
lespériodes
périodesde
de projets.
comptabilité
comptabilitégénérale.
générale.

Da
Dafaçon
façonfacultative,
facultative,définir
définir
des
descodes
codesallocation.
allocation.
Définir
Définirles
lesagrégats
agrégatspour
pourles
les
états.
états.

Définir
Définirlelefichier
fichierParamétrage
Paramétrage
comptabilité
comptabilitégénérale.
générale.
Définir
Définirles
lescomptes
comptesCG.
CG.

• Pour définir les entités de l’entreprise, utilisez la fonction MAINT des

entités (25.3.1).
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 29

• Pour définir les périodes comptables, utilisez la fonction MAINT

calendrier comptable (25.3.4).
• Pour définir les agrégats des états comptables, utilisez la fonction
MAINT des agrégats (25.3.7).
• Pour créer le plan comptable, utilisez la fonction MAINT des
numéros de compte (25. 3 13).
• Si vous souhaitez ajouter des niveaux de rapport supplémentaires,
utilisez les fonctions MAINT numéros sous-comptes (25.3.17),
MAINT codes centres de coût (25.3.20) et MAINT des codes projets
(25.3.11) pour définir des sous-comptes, des centres de coûts et des
projets.
• Si vous souhaitez simplifier la saisie des données, utilisez la fonction
MAINT code affectation (25.3.23) pour définir des codes qui
répartiront automatiquement les montants proportionnels entre
différents comptes, sous-comptes et centres de coûts.
• Définissez les paramètres par défaut de la comptabilité générale dans
le fichier Paramétrage comptabilité (25.24).

Définition des entités

Une entité est une unité financière indépendante utilisée pour établir des
états financiers. Elle génère un bilan et un compte de résultat distincts,
planifie les budgets et sert à l’évaluation des taxes et des autres impôts.
Comme MFG/PRO prend en charge les groupements de sociétés, toutes
les écritures sont passées par entité.
Pour définir des codes entités, vous devez utiliser la fonction MAINT des
entités (25.3.1). Même les sociétés simples (une seule entité) doivent
définir un code. Pour la plupart des écritures, l’entité par défaut est
l’entité système spécifiée dans le fichier Paramétrage système/compte
(36.1). Pour les écritures passées en comptabilité générale, l’entité par
défaut est normalement l’entité CG principale spécifiée dans la fonction
MAINT des entités (25.3.1). En cours de session, vous pouvez passer de
l’entité principale à une autre entité CG.
30 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Pour plus d’infor- Plusieurs entités peuvent être gérées dans une base de données unique si
mations elles partagent les mêmes devise, plan comptable et structure de taxe.
concernant la
sécurité, voir Vous pouvez utiliser la fonction MAINT sécurité des entités (36.3.13)
Manuel de l’utili- pour restreindre l’accès des utilisateurs à des entités déterminées. Lorsque
sateur,
Volume 11 : les utilisateurs impriment des états ou exécutent des interrogations
Administration concernant telle ou telle entité, ils peuvent entrer des transactions et les
système.
imputer en comptabilité, gérer des budgets et entreprendre d’autres
opérations de mise à jour, pourvu qu’elles ne soient pas protégées.
• Voir l’exemple Dans le cas de sociétés à entités multiples, il convient de définir des
illustré dans comptes inter-sociétés : comptes clients, comptes fournisseurs et comptes
« Utilisation
d'entités de stock. Cela permet d’équilibrer les écritures au sein de chaque entité,
multiples » à la mais également entre les différentes entités.
page 63.

Devise de base
Avant de traiter des transactions, vous devez utiliser le fichier
Paramétrage système/compte (36.1) pour définir une devise de base. Ce
sera la devise par défaut des écritures, mais vous pouvez créer des
écritures dans n’importe quelle devise. La devise de base est également
utilisée par défaut pour toutes les données financières de la base de
données, notamment pour les taxes. Vous ne devez pas modifier la devise
de base une fois qu’elle est en service.

Calendrier CG
Le calendrier de la comptabilité générale permet d'enregistrer des
transactions et d’imprimer des états comparatifs pour différentes périodes.
Les calendriers déterminent également les périodes qui sont actives. Dans
MFG/PRO, les transactions sont entrées avec une date d’effet (ou date de
validité) CG. C’est cette date — et non la date de la transaction, bien
qu’elles soient souvent identiques — qui détermine la période du
calendrier CG affectée par la transaction. Même après la clôture de
l’exercice, les écritures restent dans le système et des états peuvent être
imprimés par date d’effet.
Conseil Ce dernier prend en charge 999 combinaisons de périodes dans un seul
Toutes les dates exercice. Les différentes périodes sont définies par une date de début et
doivent appartenir à
une période du une date de fin. Si vous omettez une date, vous ne pourrez pas passer
calendrier CG. d’écriture avec cette date d’effet.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 31

Clôture des périodes par type d’écriture CG

Vous devez utiliser la fonction MAINT calendrier comptable (25.3.4)

pour clore les périodes comptables par type d’écriture CG. Pour clore une
période comptable pour un ou plusieurs types d’écritures précis, vous
devez activer les indicateurs appropriés dans la fonction MAINT
calendrier comptable.
Certains types d’écritures CG sont créés par plusieurs modules. Par
exemple, les expéditions de commandes, les réceptions d’ordres d’achat,
les sorties et les réceptions d’ordres de fabrication génèrent tous des
écritures de type IC. Certains modules utilisent plusieurs types
d’écritures. Par exemple, le module de facturation des commandes clients
peut créer une écriture de type IC pour les expéditions et de type SO pour
les factures imputées. La clôture des seules écritures de type IC bloque
uniquement ce type de transactions, y compris les expéditions de
commandes supplémentaires, mais vous pouvez encore imputer des
factures de commandes clients (écriture de type SO).
Si nécessaire, vous devez activer l’indicateur CG pour clôturer tous les Conseil
autres types d’écritures. Il convient de préciser que l'intitulé de colonne Vous ne pouvez pas
clôturer un type
CG représente tous les types d’écritures générés par le module CG, d’écriture s’il existe
notamment FX, XX, XY, JL, RV et RA. encore des
transactions non
imputées (non
Si le paramètre Vérifier comptes CG du fichier Paramétrage comptabilisées)
système/compte (36.1) présente la valeur Oui, le système valide la date associées à ce type
pour la période
d’effet lors de la création d’une écriture. Si ce paramètre a la valeur Non, comptable.
le système ne valide pas la date tant que vous n’avez pas passé l’écriture
en comptabilité.
Remarque A quelques exceptions près, la vérification de la date d’effet
ne tient pas compte de l’entité. Cette vérification est effectuée uniquement
par rapport à l’entité principale de la base de données. Les seules
exceptions sont les écritures relatives aux immobilisations et aux salaires.
32 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Agrégats
Un bilan ou un compte de résultat typique comprend une hiérarchie de
rubriques, de sous-rubriques et de totaux. Si l’état est destiné à un usage
interne, les comptes CG peuvent également être identifiés à un niveau
inférieur. Dans MFG/PRO, la fonction MAINT des agrégats (25.3.7)
permet de définir ces hiérarchies. Les agrégats sont des rubriques
permettant de regrouper et de récapituler les soldes des comptes. Ils
définissent :
• le niveau de détail d’un état financier en fonction de sa destination.
Par exemple, un compte de résultat destiné à la direction peut
indiquer le chiffre d'affaires total par ligne de produits, par service ou
par entité de l’entreprise, tandis qu'un compte de résultat destiné aux
actionnaires de la société ne mentionnera que les ventes totales ;
• les données financières à inclure ;
• l’ordre dans lequel les informations apparaissent ;
• la relation entre différents soldes de comptes. Par exemple, un agrégat
correspondant à l'actif circulant peut synthétiser les soldes des
comptes de trésorerie, des comptes clients et des comptes de stock.
Dans le bilan illustré ci-après, les comptes 1040 et 1050 sont affectés à un
agrégat Trésorerie. Le système calcule automatiquement le total de cet
agrégat dans Total trésorerie. Les agrégats Trésorerie, Cptes clients et
Autres actifs en cours sont récapitulés dans Total actif circulant. Il n’est
pas nécessaire de configurer un agrégat pour Total actif circulant. Si les
indicateurs Supprimer en-tête et Supprimer total sont désactivés (valeur
Non) dans la fonction MAINT des agrégats, le système affiche
automatiquement l'intitulé et le total.
Tableau 3.1
Agrégats Actif circulant
TRESORERIE
1040 Trésorerie – Banque A $2,000.00
1050 Trésorerie – Banque B 1,000.00
Total trésorerie $3,000.00
CPTES CLIENTS
1400 Comptabilité clients 3,000.00
1500 Effets à recevoir 4,000.00
Total cptes clients $7,000.00
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 33

Actif circulant
AUTRES ACTIFS EN $8,000.00
COURS
Total actif circulant $18,000.00

Pour configurer un compte et ses agrégats, vous devez faire appel à la

fonction MAINT des numéros de compte (25.3.13). Ces éléments
définissent un nombre illimité de postes ou de niveaux de rapport pour le
bilan. Ils permettent d’imprimer des états présentant différents niveaux de
détail. Dans l’exemple précédent, le compte de trésorerie 1040 est affecté
à l’agrégat Trésorerie. Celui-ci détermine le niveau d’édition.
Tableau 3.2
Niveau Agrégat Description Exemple d’agrégats
3 10010 Trésorerie
2 10100 Actif circulant
1 10000 Actif

Lors de l’impression de l’état, vous pouvez sélectionner le niveau 4 pour

faire apparaître chaque compte d'actif circulant. Pour obtenir un état plus
synthétique, vous pouvez sélectionner le niveau 3, 2 ou 1. Le format et les
niveaux de rapport des comptes de résultat sont définis de la même
manière. Par exemple, un compte de ventes est affecté à l’agrégat 50000.
Tableau 3.3
Niveau Agrégat Description Exemple d’agrégat
pour un compte de
5 50000 Ventes ventes
4 60000 Marge brute
3 80000 Revenu des opérations
2 82000 Bénéfice (perte) avant
impôt
1 90000 Bénéfice (perte) net(te)

Si le compte de résultat est destiné à des actionnaires de la société, le

niveau de rapport 3 est normalement suffisant. En revanche, si vous
souhaitez faire apparaître des informations sur un service particulier de la
société, vous allez exécuter l’état par centre de coûts et spécifier le niveau
5 pour présenter les ventes du compte 3000.
34 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Vous pouvez également créer des agrégats vierges pour introduire

d’autres niveaux. Dans ce cas, vous devez supprimer les en-têtes et les
totaux comme indiqué pour l’agrégat 10100 à la Figure 3.7.
Pour définir les agrégats d’un état financier, il peut être utile de prendre
les états les plus récents et les plus détaillés comme modèles. Dans le cas
des bilans, vous pouvez définir des agrégats pour l’actif, le passif et les
actions, puis les agrégats qui y sont directement repris comme l'actif
circulant, le passif exigible et ce, pour chaque niveau. Dans le cas des
comptes de résultat, il est souvent plus facile de procéder dans le sens
inverse à partir du poste Bénéfice (perte) net(te) qui conclut l’état.
Fig. 3.7 Niveau
Exemples
d’agrégats d’un
bilan Actif
Actif Passif
Passif // Actions
Actions
1
Agrégat
Agrégat 10000
10000 Agrégat
Agrégat15000
15000

Passif
Passif
2 Agrégat
Agrégat 10100
10100 Agrégat
Agrégat 30000
30000
Agrégat
Agrégat20000
20000

Passif
Passif àà
Actif
Actif circulant
circulant Immobilisations
Immobilisations Passif
Passifexigible
exigible
3 long
longterme
terme
Agrégat
Agrégat11000
11000 Agrégat
Agrégat 12000
12000 Agrégat
Agrégat21000
21000 Agrégat
Agrégat 22000
22000

Comptabilité
Comptabilité Taxes
Taxes ventes
ventes
4 Trésorerie
Trésorerie clients
clients àà payer
payer
Agrégat
Agrégat 11100
11100 Agrégat
Agrégat 11200
11200 Agrégat
Agrégat 21400
21400

Trésorerie
Trésorerie Trésorerie
Trésorerie
5 USD
USD Devises
Devises
Agrégat
Agrégat 11110
11110 Agrégat
Agrégat 11120
11120

La fonction Proforma état financier (25.15.12) permet des états financiers

types. Ces états types permettent de vérifier la configuration des agrégats.

Plan comptable
Les agrégats sont habituellement composés d’un ou de plusieurs comptes.
Les comptes permettent d’éditer des états de haut niveau pour l’ensemble
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 35

d’une entité. Les écritures sont passées sur des comptes, pas dans des
agrégats.
La fonction MAINT des numéros de compte (25.3.13) permet de
configurer les comptes.
Fig. 3.8
Fonction MAINT
des numéros de
compte (25.3.13)

Compte. Lorsque vous affectez des numéros de compte (codes

comptes), il est important d’assurer une cohérence parfaite en ce qui
concerne le nombre de caractères. Comme la plupart des codes, les
comptes sont triés par ordre alphanumérique dans les états.
Type. Tous les comptes sont classifiés selon leur fonction dans les
états financiers. Les différents types sont les suivants :
• A (Actif). Ressources économiques détenues par une entreprise :
argent, bâtiment ou investissements. Ce type de compte figure
dans les bilans et les états personnalisés.
• L (Passif/Bénéfices non distribués). Sommes dues par l’entreprise
à des tiers. Ce type de compte figure dans les bilans et les états
personnalisés.
• I (Recette) ou E (Charge). Ces types de compte figurent dans les
comptes de résultat et les états personnalisés. Dans MFG/PRO,
les types I et E ne correspondent pas strictement à la définition
comptable des comptes de recettes et de charges. MFG/PRO
suppose que tout ce qui relève des ventes est associé au type de
compte I (comptes de recettes). Le total de tous les comptes I
représente 100 % des ventes. Tous les autres comptes d’un
36 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

compte de résultat doivent être de type E (comptes de charges), y

compris ceux qui pourraient être considérés comme d'autres
recettes.
• M (Note). Ce type de compte permet d’éditer des informations de
référence, telles que le nombre d’employés ou la taille d’un
bâtiment. Il n’est jamais utilisé dans les calculs.
• S (Statistique). Les comptes de ce type permettent d’éditer les
montants à totaliser dans les états personnalisés. Ils apparaissent
dans les comptes de résultat et les bilans, mais ils ne sont pas
totalisés. Ils peuvent également servir à contrôler les montants
taxables pour les comptes de TVA fournisseurs et clients. Chaque
fois qu’un montant de TVA est imputé en comptabilité générale,
le montant de base sur lequel la taxe a été calculée est imputé sur
le compte de statistique pour la TVA fournisseurs (à récupérer) ou
C
la TVA clients (à reverser).
Devise. Par défaut, il s’agit de la devise de base du système. Vous
pouvez spécifier des devises différentes de la devise de base pour les
comptes de type A (actif) ou L (passif) des bilans. Le système utilise
un indice de conversion pour importer les écritures en devises depuis
d’autres bases de données.
Agrégat. Vous devez entrer un code identifiant l’emplacement où
apparaîtra ce compte dans les états financiers. Le système affiche les
sommes correspondantes dans des agrégats pour vous permettre de
vérifier leur positionnement.
Entrées CG interdites. Si cet indicateur est activé (valeur Oui), vous
ne pouvez pas créer d’écriture pour le compte considéré à l’aide des
fonctions CG. Cette option permet d’éviter toutes incohérences entre
les états de soldes des comptes de la comptabilité générale et les états
générés dans les modules Gestion des stocks, Comptabilité clients,
Comptabilité fournisseurs et dans les autres modules utilisant les
comptes CG.
Vous ne devez pas supprimer des comptes après la mise en œuvre de
MFG/PRO. Vous pouvez à tout moment ajouter des comptes, mais il faut
généralement les configurer avant de les utiliser dans un traitement. Les
écritures ne peuvent être passées que sur des comptes actifs. Il n’est pas
possible de supprimer les comptes inactifs contenant un historique des
écritures.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 37

Dans divers états, les écritures peuvent faire référence à des sous-comptes
et des centres de coûts, en plus des numéros de compte. Dans les bilans et
les comptes de résultat, ces montants peuvent être cumulés par compte.

Sous-comptes

Pour configurer des sous-comptes, vous devez faire appel à la fonction

MAINT numéros sous-comptes (25.3.17). La plupart des états financiers
peuvent être édités par sous-compte, sous forme détaillée ou résumée. Les
sous-comptes peuvent être associés à plusieurs plages de comptes.
Fig. 3.9
Fonction MAINT
numéros sous-
comptes (25.3.17)

Pour l’instant, le module Comptabilité générale est le seul qui accepte une
combinaison numéro de compte-numéro de sous-compte comprenant 16
caractères. Dans les autres parties de MFG/PRO, la combinaison compte-
sous-compte ne doit pas dépasser les huit caractères autorisés pour le
numéro de compte. La longueur du numéro de sous-compte est
déterminée dans le fichier Paramétrage système/compte (36.1).
Lorsqu’une écriture CG est créée dans un autre module, le système scinde
automatiquement le numéro de compte en deux parties (compte et sous-
compte) en insérant un tiret pour l’édition, par exemple 3000-01.

Centres de coût

Vous devez utiliser la fonction MAINT codes centres de coût (25.3.20)

pour configurer des centre de coûts et leur associer une plage de comptes
et de sous-comptes. Les centres de coûts sont généralement utilisés pour
éditer l’activité des comptes ou des sous-comptes par service. Tous les
états financiers peuvent être imprimés par centre de coûts, sous forme
détaillée ou résumée.
38 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 3.10
Fonction MAINT
codes centres de
coût (25.3.20)

Projets
Les projets sont des activités uniques qui entraînent des dépenses. Ils
peuvent générer ou non des recettes. Pour définir des projets, vous devez
faire appel à la fonction MAINT des codes projets (25.3.11). Il est
possible d’entrer ces codes projets dans les transactions de vente, d’achat,
de fabrication, etc. pour faciliter le suivi des montants correspondant dans
la comptabilité générale. Les projets sont indépendants des comptes, des
sous-comptes et des centres de coûts ; ils peuvent être identifiés comme
actifs ou inactifs.
Les transactions ou les écritures ne font référence qu’à des projets actifs.
Si un projet passe à l’état inactif, le système ne permet pas l’association
de ce code projet aux nouvelles transactions d’achat, de vente ou de
fabrication. Cependant, pour les transactions ou les écritures existantes
qui renvoient à un projet inactif, vous pouvez encore traiter des sorties de
composants sur ordre de fabrication, des mouvements de stock divers
(sorties et réceptions non planifiées), des réceptions sur ordre d’achat, des
commandes ouvertes et des expéditions de commandes clients.
Par exemple, le suivi du coût d’une nouvelle campagne publicitaire peut
être considérée comme une activité de projet. En entrant un code projet
pour les écritures CG créées par cette activité, vous vous assurez la
possibilité de retrouver les dépenses correspondantes. Il est également
possible de définir des budgets pour les projets.
Toutes les informations sur les projets sont configurées à l’aide de la
fonction MAINT des codes projets (25.3.11). Les montants affectés aux
projets n’apparaissent pas dans les états financiers standard, mais ils
peuvent être consultés dans les interrogations et les éditions de projets.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 39

Codes allocation
Pour simplifier la saisie des données, vous pouvez utiliser la fonction
MAINT code affectation (25.3.23) et définir des codes allocation. Les
montants sont répartis entre les comptes selon des pourcentages fixes
définis par l'utilisateur.
Les écritures qui supposent l’allocation d’un montant à plusieurs comptes Conseil
peuvent mentionner un code allocation plutôt que des comptes, des sous- Les codes
allocation peuvent
comptes et des centres de coûts individuels. Les montants sont répartis renvoyer à d’autres
automatiquement entre les divers comptes d’allocation au moment de la codes allocation.
passation des écritures.
Exemple Chaque fois que la société ABC enregistre des dépenses d'eau,
de gaz et d'électricité dans la Comptabilité fournisseurs, une partie du
montant est comptabilisée comme frais de nettoyage. Les frais de
nettoyage sont ventilés selon un pro rata sur différents comptes : 40 % en
Production, 50 % en Frais généraux, 10 % en Capitalisation. Au lieu
d’entrer plusieurs numéros de compte pour chaque écriture, ABC définit
un code allocation pour ce groupe de trois comptes ; ainsi, l’opérateur de
saisie des données entre un seul code allocation au lieu de trois numéros
de comptes.
Pour renforcer l'utilité de ce système, il est possible d’imbriquer des codes
allocation. Dans l’exemple précédent, 10 % des frais de nettoyage sont
capitalisés en tant que frais d’embellissement. Ce pourcentage est réparti
équitablement entre les comptes de modernisation et de maintenance
préventive. Un code allocation est défini pour la capitalisation. Les
comptes de modernisation et de maintenance préventive se voient
attribuer un pourcentage d’allocation de 50 % chacun. En réalité, c’est
seulement 5 % des frais de nettoyage totaux qui seront imputés sur chacun
de ces deux comptes.
40 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 3.11
Codes allocation Code
Code allocation
allocation
pour
pour les
les frais
frais
de
denettoyage
nettoyage

Compte
Comptede de Compte
Comptedede
Capitalisation
Capitalisation
production
production frais
fraisgénéraux
généraux
10%
10%
40%
40% 50%
50%

Code
Code allocation
allocation
pour
pour lala
capitalisation
capitalisation

Compte
Comptede de Compte
Comptede de
modernisation
modernisation maintenance
maintenance
5%
5% préventive
préventive5% 5%
(50%
(50% of
of 10%)
10%) (50%
(50% of
of 10%)
10%)

Fichier Paramétrage comptabilité

Pour définir des paramètres par défaut applicables à toutes les entités de la
base de données, vous devez utiliser le fichier Paramétrage comptabilité
(25.24).
Fig. 3.12
Fichier
Paramétrage
comptabilité
(25.24)

Compte perte/profit. Ce champ indique les gains réalisés à ce jour

pour l’année. Vous ne pouvez pas imputer de montant à ce compte. Le
système recalcule ce solde chaque fois qu’un bilan est imprimé. Lors
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 41

de la clôture de l’exercice, le solde est comptabilisé sur le compte des

bénéfices (gains) non distribués.
Remarque Les quatre comptes suivants ne sont nécessaires que si • Voir Chapitre 5,
plusieurs devises sont utilisées. Vous aurez besoin des deux derniers « Devises
multiples » à la
comptes si vous utilisez plusieurs devises et que vous consolidez les page 119.
écritures.
Compte gain/perte change latent. Vous devez entrer dans ce champ le
numéro du compte CG qui recevra les gains ou les pertes latents liés
au change.
Cpte régul éct FX (BS)/(IS). Vous devez entrer le numéro de compte
CG du compte de bilan affecté par les écritures d'ajustement issues
des conversions de devises.
Utiliser sous-comptes/Utiliser centres coût. Vous devez entrer Oui si
vous souhaitez que le système propose ces options pendant la saisie
des données. Dans le cas contraire, vous devez entrer Non.
Autor modif écrit du module. Vous devez entrer Oui pour autoriser la
modification dans la fonction MAINT écriture standard (25.13.1) des
écritures CG issues des modules de MFG/PRO. Vous devez entrer
Non pour autoriser uniquement la modification des écritures non
équilibrées ou non imputables.
Page continue. Dans certains pays, il convient d’utiliser une
pagination continue pour les historiques de contrôle de comptabilité.
Vous devez entrer Oui si vous souhaitez imposer la pagination
continue. Dans le cas contraire, vous devez indiquer Non.
Dernière page vérif compta. Cette option est activée uniquement si le
champ Page continue... est paramétré à Oui. Ce numéro de page est
mis à jour à chaque impression de l’historique de contrôle de
comptabilité. Par exemple, si l’historique de contrôle imprimé ce jour
s’est terminé à la page 7, l’historique suivant doit commencer à la
page 8.
Séquence référence jour/continue. Vous devez entrer Jour pour que
la pagination des écritures CG reparte à zéro chaque jour ou Continue
pour que la pagination soit continue. L’option de pagination continue
empêche l’entrée de numéros de référence externes lors de la saisie
des écritures.
42 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Sécurité
• Le problème de la La fonction MAINT mots de passe menu (36.3.1) permet de définir des
sécurité est traité mots de passe en vue de limiter l’accès à certains menus et programmes.
dans le Manuel
de l’utilisateur, Les programmes suivants sont normalement protégés par un mot de
Volume 11 : passe.
Administration
système. • MAINT calendrier comptable (25.3.4)
• MAINT transaction rétroactive (25.13.2)
• Consolidation écriture (25.13.11)
• Clôture d’exercice (25.13.12)
• SUPP/ARCH des écritures CG (36.23.2) (utilisé pour supprimer les
écritures non comptabilisées)
La fonction MAINT sécurité des champs (36.3.4) permet d’autoriser les
utilisateurs à accéder aux programmes tout en limitant leurs possibilités
quant à la modification des champs dans ces programmes.
• Pour plus d'infor- La fonction MAINT sécurité des entités (36.3.13) permet de restreindre
mations, voir les possibilités de mise à jour des enregistrements CG dont bénéficient les
« Définition des
entités » à la utilisateurs pour des entités spécifiées. Cette fonction n’est pas disponible
page 29. en dehors de la comptabilité générale.

Configuration des journaux CG

Les journaux offrent des vues spécialisées et personnalisées de la
comptabilité générale (CG). Vous devez créer des journaux pour
regrouper les écritures CG conformément aux règles comptables en
vigueur ou pour organiser les états CG en fonction des usages courants.
Les journaux sont généralement utilisés dans les pays d’Europe centrale
et orientale.
Vous pouvez gérer plusieurs journaux simultanément. Ceux-ci doivent
être créés au début d’une période fiscale, de préférence en début
d’exercice.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 43

Fig. 3.13
Fonctionnement du
journal CG
Imputer
Imputertoutes
toutesles
lesécritures
écritures
CG
CGetetlancer
lancerles
lesprocédures
procédures Définir
Définirles
lesjournaux.
journaux.
de
declôture
clôtured’exercice.
d’exercice.

Définir
Définirles
lestypes
typesde
dejournaux
journaux Affecter
Affecterdes
desécritures
écritureset/ou
et/ou
en
entant
tantque
queparamètres
paramètres types
typesde
dedocuments
documentsauxaux
généraux
généraux journaux.
journaux.

De
Defaçon
façonfacultative,
facultative,définir
définirles
les Générer
Générerdesdesétats
étatssur
surl’activité
l’activité
séquences
séquencesGPNGPNpourpourles
les journalière.
journalière.
journaux.
journaux.

Les écritures peuvent être regroupées de différentes manière dans les

journaux.
• Journal Type d'écriture CG/type de document Vous pouvez créer des
journaux qui regroupent les écritures par type de document et selon le
type d’écriture, par exemple : IC–ISS-TR pour les transferts de stock
ou IC–RCT-PO pour les ordres d’achat. Un même journal peut
rassembler des écritures selon un ou plusieurs types
d’écriture/document, par exemple toutes les écritures IC–ISS-TR et
IC–RCT-PO.
• Journal Type d’écriture CG Vous pouvez créer des journaux qui
regroupent les écritures par type : IC pour la gestion des stocks, AR
pour la comptabilité clients ou AP pour la comptabilité fournisseurs.
Un même journal peut regrouper les écritures selon un ou plusieurs
types, par exemple toutes les écritures de comptabilité clients (CC) et
de comptabilité fournisseurs (CF).
• Journal système. Vous pouvez créer un journal système pour
regrouper les écritures qui ne sont affectées à aucun autre journal.
Remarque Le journal système n’est pas obligatoire. En son absence,
toutefois, les écritures comptabilisées qui n'entrent dans aucun journal
défini ne peuvent pas être éditées par les fonctions d’édition des journaux.
44 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Pour plus d’infor- MFG/PRO ajoute les entrées dans les journaux de façon séquentielle. La
mations sur la séquence d'entrée dans le journal est gérée par la fonction MAINT des
gestion des
plages de plages de numéros ([Link]).
numéros, voir
Manuel de l’utili- Une fois les journaux définis, le champ Journal est activé comme critère
sateur, Volume 11.
de sélection dans de nombreuses opérations d’édition et d’interrogation
de la comptabilité générale. Il est également possible de générer des
informations sur les journaux par édition et interrogation.
Tableau 3.4 répertorie les différentes fonctions des journaux.
Tableau 3.4
MENU journaux N° de menu Option de menu Programme
(25.8)
25.8.1 MAINT des journaux gldymt.p
25.8.2 CONSUL des journaux glbr016.p
25.8.4 MAINT des journaux par défaut gldydfmt.p
25.8.5 CONSUL des journaux par défaut glbr015.p
25.8.13 EDIT journaux - courrier gldyrp01.p
25.8.14 EDIT journaux - brouillon gldyrp02.p
25.8.16 EDIT journaux centraux - cour. gldyrp03.p
25.8.17 EDIT journaux centraux - brouil. gldyrp04.p
25.8.19 INTERRO écrit. CG journal/compte gldyiq1.p
25.8.20 Registre des écritures journal gldyreg.p
25.8.21 INTERRO journal par anal. vert. gldyiq2.p

Création et modification des journaux

Avant de créer des journaux, vous devez faire appel à la fonction MAINT
des paramètres généraux (36.2.13) pour définir des types de journaux à 2
caractères. Les types de journaux permettent de classer les journaux en
catégories à des fins d’édition. Plusieurs journaux peuvent présenter le
même type, tel qu'un type concernant tous les journaux des écritures de
comptabilité fournisseurs (CF).
Il ne faut pas confondre les types de journaux et les types d’écritures. Les
types d’écritures CG sont prédéfinis dans le système, tandis que les types
de journaux sont définis par l’utilisateur.
Vous devez utiliser la fonction MAINT des journaux (25.8.1) pour créer,
modifier et supprimer des journaux. Soyez prudent lorsque vous modifiez
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 45

le type du journal, la page suivante et la page suivante centrale. Ces

modifications peuvent affecter de façon significative l’édition d’un
journal.
Il n’est possible de supprimer un journal que si aucune écriture CG
(imputée ou non) ne lui est associée et si le journal ne constitue pas la
valeur par défaut pour des types d'écritures et/ou de pièces.
Fig. 3.14
Fonction MAINT
des journaux
(25.8.1)

Important Nous vous recommandons de créer systématiquement un

journal système tenant lieu de journal par défaut pour les écritures
comptables qui ne sont affectées à aucun autre journal.
La fonction MAINT des journaux par défaut (25.8.4) vous permet
d'associer des journaux à un type d’écritures/documents ou à un type
d’écritures. Pour gérer les numéros d’ordre des entrées de journal, vous
devez faire appel à la fonction MAINT des plages de numéros
([Link]).

Affectation d’écritures CG à des journaux

MFG/PRO regroupe les écritures de comptabilité générale (CG) par type
d’écritures ou type d’écritures/documents dans des journaux. Chaque fois
que vous générez une écriture CG, MFG/PRO commence par affecter
cette écriture au journal par défaut correspondant. Si aucun journal par
défaut n’est spécifié, l’écriture est affectée au journal système. S’il
n’existe pas de journal système, l'écriture n’est affectée à aucun journal.
La fonction MAINT des journaux par défaut (25.8.4) permet de gérer
l’affectation des écritures CG aux journaux ou de modifier le code journal
associé aux écritures.
46 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 3.15
Fonction MAINT
des journaux par
défaut (25.8.4)

Pour le journal système, vous devez laisser vierges les champs indiquant
le type d’écritures et le type de documents.
Les programmes MFG/PRO suivants qui génèrent des écritures en
comptabilité générale (CG) vous permettent de spécifier un autre journal
pour cette écriture particulière.
.

• MAINT écriture standard (25.13.1) • MAINT transaction rétroactive (25.13.2)

• MAINT contre-passations (25.13.3) • Consolidation écriture (25.13.11)
• COPIES d’écritures (25.13.4) • MAINT des règlements (27.6.4)
• Acceptation des effets (27.6.20) • Remise sur effet (27.6.22)
• Calcul des frais financiers (27.12) • MAINT des pièces (28.1)
• Paiements–chèques automatiques • Paiements–chèques manuels (28.9.10)
(28.9.9)
• MAINT notes de débit/crédit (27.1)

Pour modifier le code journal dans l’un de ces programmes, vous devez
entrer un nouveau code dans le champ Journal. Initialement, le champ
Journal indique le journal par défaut pour le type d’écritures considéré.
Fig. 3.16
Champ Journal de
la fonction
Consolidation
écriture (25.13.11)

Champ
Journal
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 47

Révision des entrées de journal

Seules les écritures comptabilisées peuvent être affichées dans les • Voir Figure 3.27
interrogations et éditions de journaux. La fonction INTERRO comptes on page 60.
par anal. vert. (25.13.20) permet d'examiner les entrées du journal et de
générer des états.
Pour examiner les données des comptes CG pour chaque journal sous
forme résumée, vous pouvez faire appel aux fonctions EDIT journaux -
brouillon (25.8.14) ou EDIT journaux - courrier (25.8.13).
Fig. 3.17
Fonction EDIT
journaux - brouillon
(25.8.14)

Chaque état affiche les informations suivantes :

• Date effet
• N° entrée
• Compte CG
• Description du compte CG
• Débit
• Crédit

Les éditions de journaux affichent également le numéro de page

(courrier), le type de journal, le code et la description du journal.
Toutefois, seule la fonction EDIT journaux - courrier peut mettre à jour le
numéro de page courrier. Les écritures de correction apparaissent
également dans les éditions de journaux. Les montants négatifs qui
apparaissent dans les colonnes de débit ou de crédit indiquent des
écritures de correction. Vous devez comptabiliser les écritures
correspondant au journal ou à la plage de journaux spécifiés avant
d’exécuter des états ou une interrogation.
48 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 3.18
Fonction EDIT
journaux - courrier
(25.8.13)

Pour examiner les données des comptes CG pour chaque journal résumé,
vous pouvez utiliser les fonctions EDIT journaux centraux - brouil.
(25.8.17) ou EDIT journaux centraux - cour. (25.8.16).

Traitement des écritures CG

Une écriture est un enregistrement qui représente les effets financiers des
activités de l’entreprise. Les écritures intègrent la comptabilité générale
de l’une des quatre manières suivantes :
• Les activités des autres modules MFG/PRO créent des entrées de
journal qui sont ensuite enregistrées dans le module Comptabilité
générale.
• Les écritures en provenance d’autres bases de données sont importées
par une base de données de consolidation.
• Les écritures de régularisation sont entrées dans le fichier journal CG.
Les écritures de régularisation représentent notamment les corrections
apportées à des écritures comptabilisées et les écritures de contre-
passation.
• Des écritures standard sont entrées en comptabilité générale pour
rendre compte de diverses activités telles que les frais bancaires, les
emprunts ou les acquisitions.
Toutes ces écritures sont, au départ, des transactions non comptabilisées.
Elles n’affectent pas les soldes de la comptabilité générale et ne sont pas
prises en considération dans les états financiers tant qu’elles n’ont pas été
imputées à l’aide de la fonction Comptabilisation des écritures (25.13.7).
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 49

Ecritures générées par d’autres modules

Dans MFG/PRO, la plupart des écritures CG proviennent des achats, des
ventes et d'autres activités annexes à la comptabilité générale.
Normalement, ces écritures mettent automatiquement à jour le fichier des
écritures CG non imputées lorsqu’elles se produisent. Dans certains cas, il
convient d'exécuter un programme distinct pour créer des écritures non
imputées. Par exemple, la fonction Imputation des factures (7.13.4)
génère des écritures CG pour les factures.
Vous devez utiliser les fonctions INTERRO écritures non compta.
(25.13.13) et EDIT écritures non compta. (25.13.14) pour vérifier les
transactions non comptabilisées avant de les imputer. Vous pouvez utiliser
la fonction MAINT écriture standard (25.13.1) pour corriger les erreurs
dans les soldes de compte et les montants des écritures. Pour autoriser la
modification de ces montants, le champ Autor modif écrit du module doit
être paramétré à Oui dans le fichier Paramétrage comptabilité (25.24).
Une fois passées, les écritures ne peuvent plus être modifiées. Chaque fois
qu’une écriture est créée, le système lui affecte un numéro de référence
CG présentant le format suivant :
<type d’écriture><aa><mm><jj><numéro d’écriture>

Ainsi, l’écriture AP9209110001 est la première créée dans le module

Comptabilité fournisseurs le 11 septembre 1992. Les codes types suivants
distinguent les écritures créées dans d’autres modules de MFG/PRO :
Tableau 3.5
Type Module Codes types
AP Comptabilité fournisseurs.
AR Comptabilité clients.
IC Ecritures qui modifient l’état des stocks : sorties et réceptions,
livraisons sur commande client, réceptions sur ordre d’achat, ordres de
fabrication, production répétitive.
PO Achats.
PR Gestion de la paie.
SO Commandes/factures. Ecriture créée par la fonction Imputation des
factures (7.13.4).
WO Ordres de fabrication. Ecriture créée par la fonction Clôture ordres de
fabrication (16.21).
50 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Il arrive souvent que d’autres modules MFG/PRO soient mis en œuvre

avant la comptabilité générale. Les activités effectuées dans ces modules
créent des écritures non comptabilisées. Avant d’entrer les soldes de
comptes CG pendant l’implémentation du module Comptabilité générale,
vous devez supprimer les écritures non comptabilisées dans les autres
modules pour qu’elles ne viennent pas gonfler les soldes CG. Pour
imprimer l'état des écritures à supprimer, vous pouvez utiliser la fonction
SUPP/ARCH des écritures CG (36.23.2). Pour supprimer véritablement
des écritures, vous devez paramétrer le champ Supprimer à Oui.

Création d’écritures CG
Les écritures créées en comptabilité générale sont présentées dans le
tableau suivant. Elle sont toutes utilisées pour assurer l’équilibre de la
comptabilité et corriger les erreurs. Le type de référence CG est indiqué
entre parenthèses.
Tableau 3.6
Ecritures CG Ecriture Utilisation
Standard (JL) Cette écriture est utilisée pour :
(1) corriger les écritures non comptabilisées en provenance
d’autres modules ;
(2) entrer les soldes initiaux au cours de l’implémentation ;
(3) entrer des valeurs pour les comptes M (notes) et S
(statistiques).
Régularisation Cette écriture est utilisée pour apporter des rectifications à un
rétroactive (RA) exercice fiscal clôturé. Rarement utilisée.
COPIE d’écritures (JL) Cette écriture est utilisée pour créer des écritures types standard
et de contre-passation à partir d’écritures passées pour plusieurs
entrées d’amortissement.
Contre-passation (RV) Cette écriture est utilisée pour rendre compte des entrées
cumulées telles que les salaires et les amortissements. Elle crée
automatiquement les entrées de contre-passation pour le
premier jour de la période suivante.
Consolidation (CS) Les écritures comptabilisées pour des périodes closes sont
condensées pour économiser de l’espace disque.
Clôture de l’exercice Entrée unilatérale qui met à jour les gains non distribués à partir
(YR) des bénéfices/pertes nets de l’exercice.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 51

Ecriture Utilisation
Revalorisation des Cette écriture est utilisée pour revaloriser les montants dans les
opérations de change comptes en devises autres que la devise de base en fonction du
(FX) taux de change en vigueur à la fin d’une période comptable.
Elle crée des écritures pour les gains/pertes non redistribués qui
sont comptabilisés sur un compte de résultat ou de bilan
déterminé.
Import d’écritures XX désigne les écritures importées dans la base de données de
comptables (XX) consolidation.
Revalorisation Cette écriture est créée par la fonction Revalorisation écritures
d’écritures importées import (25.19.17).
(XY)

Deux éléments sont communs à toutes les écritures CG : les totaux de

contrôle et les lignes multiples.
Lorsque vous entrez une écriture, vous pouvez spécifier un total de
contrôle qui permet de vérifier la saisie des données. Le total de contrôle
est la somme des débits de l’écriture exprimée dans la devise spécifiée.
Un avertissement s’affiche si les montants saisis ne donnent pas le total de
contrôle. Si les débits et les crédits ne s’équilibrent pas dans une écriture,
le montant non équilibré s’affiche dans le champ Total. Lorsque vous
accédez à une écriture existante, le total de contrôle est par défaut égal à
la somme des débits et le système affiche les montants non soldés.
Les montants des écritures sont répartis sur plusieurs lignes. Pour chaque
débit et crédit, vous devez entrer l’entité, le compte ou le code allocation,
la description de la transaction, le montant et la devise. Vous devez entrer
les crédits sous la forme de nombres négatifs. Le système n’utilise pas le
solde normal du compte pour déterminer si le montant doit être positif ou
négatif. Pour chaque ligne, vous pouvez également entrer un sous-
compte, un centre de coûts, un projet et un code allocation.

Ecritures standard
Les écritures standard sont utilisées pour :
• entrer les soldes des comptes CG du système précédent pendant
l’implémentation ;
• entrer diverses écritures CG ;
• corriger les écritures non comptabilisées ;
52 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• créer des entrées de régularisation pour les écritures comptabilisées ;

• mettre à jour les valeurs des comptes M (notes) et S (statistiques).

La fonction MAINT écriture standard (25.13.1) vous permet de modifier

les montants d’écritures non comptabilisées dans les comptes, les sous-
comptes et les projets.
Fig. 3.19
Fonction MAINT
écriture standard
(25.13.1)

La valeur Oui
indique une
correction
d’écriture
comptable.

Les écritures comptabilisées ne peuvent pas être modifiées. Pour corriger

des erreurs dans des écritures comptabilisées, vous devez passer des
écritures de régularisation ou de correction. Les écritures de régularisation
et de correction doivent se situer dans le même exercice que l’écriture
concernée. Si la période comptable est close, vous devez d’abord la
rouvrir à l’aide de la fonction MAINT calendrier comptable (25.3.4).
Dans le cas d’une écriture de correction, vous devez affecter la valeur Oui
à l’indicateur Correction. Si le montant est positif, l’opération de crédit
est mise à jour par un montant positif. Si le montant est négatif,
l’opération de débit est mise à jour par un montant négatif.
Vous devez utiliser la fonction MAINT transaction rétroactive pour
apporter des modifications aux écritures d’un exercice clôturé. Vous
pouvez entrer ces modifications sous forme d’écritures de régularisation
ou de correction.

Correction des opérations comptables

L’opération de correction est l’une des méthodes permettant de modifier
des écritures CG comptabilisées. C’est une pratique courante et même
une obligation légale dans beaucoup de pays d’Europe de l’est. L’autre
méthode de modification consiste à passer des écritures de régularisation.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 53

L’opération de correction est préférée dans certains pays parce qu’elle

fournit une vue plus nette de la manière dont les débits et les crédits sont
affectés par les corrections. Elle a pour effet de corriger les écritures CG
comptabilisées en générant de nouvelles écritures qui inversent les débits
et les crédits précédents. Par exemple, si un compte est crédité de 100 par
erreur, une écriture de correction d’un montant de –100 est entrée pour
corriger le crédit. Une entrée de régularisation débiterait le compte de
100. Le Tableau 3.7 illustre l'utilisation de cette opération.
Tableau 3.7
Ecrit. Ecrit. Effet des opérations
Mont Mont Cpte Total Total de correction
N° Compte déb. créd. Solde Débits Crédits
1 1040–Trés. 0 100 100 Créd. 0 100
2 5100–Achats 100 0 100 Déb. 100 0

3 1040–Trés. 0 –100 0 0 0
4 5100–Achats –100 0 0 0 0

Dans l’écriture d’origine (n° 1 et 2), le montant 100 a été débité par erreur
du compte 5100–Achats et crédité sur le compte 1040–Trés. Dans la
nouvelle écriture (n° 3 et 4), le compte 5100–Achats est débité de –100 et
le compte 1040–Trés est crédité de –100. Par conséquent, l’opération de
débit/crédit est annulée dans les deux comptes.
Vous pouvez créer des écritures de correction à l’aide des fonctions
MAINT écriture standard (15.13.1), MAINT contre-passations (15.13.3)
ou MAINT transaction rétroactive (25.13.2).
La fonction INTERRO écritures non compta. (25.13.13) permet d'afficher
et de vérifier les écritures de correction avant de les imputer.
Fig. 3.20
Fonction
INTERRO écritures
non compta.
La valeur Oui (25.13.13)
dans le
champ Corr
indique que
l’écriture a été
corrigée.
54 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Vous pouvez utiliser les fonctions INTERRO écritures par compte

(25.13.18) ou INTERRO écritures par référence (25.13.19) pour afficher
les écritures de correction comptabilisées.

Contre-passations
Dans la comptabilité d'engagement, une recette est reconnue au moment
où elle est gagnée et non lorsqu’elle est reçue. Une dépense est reconnue
lorsque le montant est reçu et non à la date d’échéance du paiement. La
partie d’une recette ou d’une dépense qui est engagée mais non encore
réalisée est considérée comme une charge à payer ou un produit à
recevoir.
Les produits et les services livrés avant facturation sont des exemples de
recettes non enregistrées. Les amortissements, les salaires et les loyers
payés à l’avance sont des exemples de dépenses non enregistrées. A la fin
d’une période comptable, des écritures de régularisation sont utilisées
pour ventiler les montants cumulés sur la période correcte ou pour rendre
compte des montants non réalisés jusqu’à la période comptable suivante.
Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction MAINT contre-passations
(25.13.3).
Fig. 3.21
Fonction MAINT
contre-passations
(25.13.3)

Exemple Une période de paie va du 15 décembre au 15 janvier. Vous

passez une écriture prenant effet le 31 décembre qui débite les dépenses
de salaires et crédite les charges de salaire à payer pour tenir compte de la
dépense de salaires intervenant avant la fin de l’année. Le système crée
une écriture de contre-passation prenant effet le 1er janvier pour débiter
les charges de salaire à payer et créditer les dépenses de salaire.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 55

Fonction Comptabilisation des écritures

Vous devez utiliser la fonction Comptabilisation des écritures (25.13.7)
pour mettre à jour le solde des comptes CG et transférer les écritures non
comptabilisées dans le fichier historique CG. Ce fichier est la source
d’informations permettant d’imprimer les états financiers. Les montants
des écritures non comptabilisées ne sont pas récapitulés dans les états.
Pour être comptabilisées, les écritures doivent :
• correspondre à des comptes, à des sous-comptes, à des centres de
coûts et à des projets actifs ;
• être soldées, les débits étant égaux aux crédits ;
• se situer dans une période comptable ouverte.

Les écritures qui ne satisfont pas à ces critères sont considérées comme
non soldées et restent dans le fichier des écritures non comptabilisées.
Pour identifier les écritures non soldées à corriger, vous pouvez utiliser
les fonctions INTERRO écritures non compta. (25.13.13) ou Registre
écritures non compta. (25.13.14).
Si la comptabilisation d’une écriture est interrompue, en créant des postes
non soldés à comptabiliser, vous devez supprimer l’écriture à l’aide de
l’utilitaire uxtrdel.p, puis entrer à nouveau l’écriture à l’aide de la
fonction MAINT écriture standard (25.13.1).
Les écritures à comptabiliser peuvent être sélectionnées selon leur date de
fin de validité et/ou leur type d’écriture. Toute écriture mentionnant un
code allocation est ventilée dans les comptes appropriés lors de sa
comptabilisation. Par exemple, si vous imputez 100 000 FRF au code
allocation Services publics avec 30 % pour le service 100 et 70 % pour le
service 200, deux écritures comptables sont passées.
L’historique de contrôle répertorie toutes les entrées, qu’elles soient
comptabilisées ou non. Les écritures dont la comptabilisation ne se
déroule pas correctement sont signalées par un indicateur comme non
soldées. Veillez à examiner toutes les écritures non soldées pour corriger
les erreurs et les passer à nouveau. Vous devez ainsi rechercher les
combinaisons de comptes, de sous-comptes ou de centres de coûts non
valides ainsi que les dates d’effet situées dans des périodes comptables
closes.
56 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fonction COPIES d’écritures

La fonction COPIES d’écritures (25.13.4) permet de copier une écriture
comptabilisée en vue de créer une nouvelle écriture avec un autre code de
référence et une autre date d’effet. Cette méthode est particulièrement
pratique si vous voulez configurer des modèles pour les entrées
récurrentes telles que les amortissements. Vous pouvez entrer une écriture
où tous les montants sont nuls, puis copier ce modèle et modifier les
paramètres voulus.
Fig. 3.22
COPIES d’écritures
(25.13.4)
Si vous
utilisez des
journaux,
sélectionnez
les écritures
par code
journal.

INTERRO des soldes de comptes

Utilisez la fonction INTERRO des soldes de comptes (25.13.17) pour
afficher les soldes de comptes CG pour un compte et une plage de sous-
comptes, de centres de coût et d’entités spécifiés. Pour chaque compte,
MFG/PRO stocke séparément les débits et les crédits.
Les corrections apportées aux écritures sont également affichées. Les
montants corrigés apparaissent avec un signe moins, dans la colonne des
crédits comme dans celle des débits.
Fig. 3.23
INTERRO des
soldes de comptes,
critères de sélection
(25.13.17)
L’entité
système
s’affiche par
défaut.

Après l’entrée des critères de sélection, le premier écran affiche les soldes
de comptes dans la devise de base.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 57

Fig. 3.24
INTERRO des
Les débits et soldes de comptes,
les crédits
sortie
sont affichés
séparément.

Devise de
base

Le second écran affiche les soldes de comptes dans la devise du compte si

celle-ci est différente de la devise de base.

INTERRO écritures par compte

Utilisez la fonction INTERRO écritures par compte (25.13.18) pour
revoir et analyser les comptes. Vous pouvez :
• Sélectionner des écritures imputées sur un compte à l’aide de critères
de sélection variés.
• Afficher des informations sur les écritures, notamment la devise et/ou
l’historique de contrôle.
• Définir la méthode de tri des écritures sélectionnées.
• Indiquer si le système doit afficher les sous-totaux.
• Afficher divers totaux généraux.

Fig. 3.25
INTERRO écritures
par compte -
Sur
Surlelepremier
premierécran,
écran,entrer
entrer Sur
fonctionnement
les Surleletroisième
troisièmeécran,
écran,entrer
entrer
lescritères
critèresde
desélection
sélectionetetles
les leledétail
options détaild’une
d’uneécriture.
écriture.
optionsdedetraitement.
traitement.

Sur
Surlelesecond
secondécran,
écran,entrer
entrerles
les Sur
Surlelequatrième
quatrièmeécran,
écran,entrer
entrer
écritures
écrituresdétaillées.
détaillées. les
lestotaux
totauxgénéraux.
généraux.

Figure 3.26 illustre le premier écran de la fonction INTERRO écritures

par compte.
58 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 3.26
INTERRO écritures
par compte
(25.13.18)

Critères de sélection et options

Utilisez le premier écran de la fonction INTERRO écritures par compte

pour entrer des critères de sélection, des options de traitement et des
critères de sélection détaillée.
Afficher devise (O/N). Si vous choisissez Oui, l’interrogation affiche
une ligne supplémentaire pour chaque écriture. Cette ligne indique le
taux de change de la devise, le montant en devise et le code de la
devise. Si vous choisissez Non, cette ligne ne s’affiche pas.
Afficher détail hist contrôle (O/N). Si vous choisissez Oui,
l’interrogation affiche une ligne supplémentaire pour chaque écriture.
Cette ligne indique la Description, le Code projet, le Code adresse, le
Numéro document et le Type document. Si vous choisissez Non, cette
ligne ne s’affiche pas. Vous pouvez activer les deux options Afficher
devise et Afficher détail hist contrôle. Dans ce cas, le système affiche
deux lignes supplémentaires pour chaque écriture.
Tri par. Les valeurs possibles sont Eff (par défaut), Date, Bat, Sub,
CC, Proj, Addr.
Afficher sous-totaux. Entrez Non, Seul. ou WD.
• Si vous choisissez Non, le système n'affiche pas de sous-total
pour chaque valeur Tri par.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 59

• Si vous choisissez Seul., le système affiche les sous-totaux pour

la seule option Tri par que vous avez spécifiée lors de
l'interrogation. Les écritures elles-mêmes ne sont pas affichées.
Cette option est pratique si vous souhaitez subdiviser un solde de
compte mais sans afficher le détail des écritures.
• Si vous choisissez WD, le système affiche les sous-totaux avec le
détail des écritures.

Ecran des écritures détaillées

Après avoir spécifié des critères de sélection et des options détaillés,

utilisez le deuxième écran pour entrer les écritures détaillées. Cet écran se
présente différemment en fonction des critères de sélection spécifiés dans
l'écran précédent. Indiquez le niveau de détail dans les champs décrits ci-
dessous.
Afficher informations détaillées par défaut. Pour afficher l'écran des
écritures détaillées par défaut, acceptez toutes les valeurs par défaut
des options proposées dans le premier écran. Le système affiche une
ligne pour chaque écriture.
Afficher devise. Entrez Oui si vous souhaitez afficher des
informations supplémentaires sur la devise spécifiée, notamment le
taux de change, le montant en devise et le code de la devise.
Afficher détail hist contrôle (O/N). Entrez Oui si vous souhaitez
afficher une ligne supplémentaire pour chaque écriture qui indique la
description de l'écriture, le code projet, le code adresse, le numéro de
document et le type de document.
Tri par. Indiquez les informations que vous souhaitez afficher. Par
exemple, pour afficher uniquement les informations relatives aux
centres de coût, entrez CC.
Afficher sous-totaux. Entrez Oui pour afficher les sous-totaux
uniquement.
Total général. Le dernier écran affiche un total général en devise de
base pour les écritures sélectionnées.
60 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Zoom des écritures

Utilisez la fonction INTERRO comptes par anal. vert. (25.13.20) pour
revoir les écritures résumées et détaillées. L'interrogation affiche une liste
des écritures CG concernant un compte précis.
Fig. 3.27
INTERRO comptes
par anal. vert.
(25.13.20) Spécifiez le
journal dont
vous
souhaitez
afficher les
écritures.

Pour afficher des détails sur la source d'une écriture, mettez en

surbrillance la partie de l'écriture qui vous intéresse et appuyez sur Entrée.
Vous pouvez choisir trois types d'informations détaillées.
Référence CG. Mettez ce champ en surbrillance pour afficher
l'écriture CG complète, avec tous les comptes et les montants
imputés.
Lot. Mettez ce champ en surbrillance pour afficher des informations
détaillées par lot. Par exemple, si un lot est un groupe de paiements en
comptabilité clients, le système va afficher tous les paiements entrés
dans le lot.
Document. Mettez ce champ en surbrillance pour afficher des
informations détaillées sur le document source. Par exemple, s'il s'agit
d'un paiement de client, le système affiche la répartition de ce
paiement.

Gestion des budgets

Les budgets servent à allouer des ressources de la société et à établir des
limites de dépenses pour les différents services, projets, divisions et pour
l'ensemble de la société. Utilisez la fonction MAINT des budgets (25.5.1)
pour créer les budgets d'une période comptable quelconque de l'exercice
fiscal.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 61

Vous pouvez définir des budgets pour un agrégat tout entier ou pour une
combinaison particulière de compte/sous-compte/centre de coût/projet. Il
existe quatre méthodes pour définir un budget.
• Spécifier des montants fixes pour chaque période comptable. Si le
solde d'un compte ou d'un agrégat est normalement créditeur, entrez
le budget avec des valeurs négatives.
• Entrez des montants calculés pour chaque période sur la base d'un Conseil
pourcentage du solde d'un agrégat, compte, sous-compte ou centre de Utiliser la fonction
Calcul des budgets
coût particulier. Les budgets gérés de cette manière doivent être (25.5.7).
recalculés après comptabilisation des écritures mais avant
l'impression des états financiers où les données de budget sont
incluses.
• Spécifier des montants répartis équitablement sur les différentes
périodes du calendrier. Pour ce faire, affectez la valeur Oui au
paramètre Ventiler auto et la valeur Non au paramètre Par pourcent.
• Affecter un pourcentage différent à chaque période du calendrier.
Pour ce faire, affectez la valeur Oui au paramètre Ventiler auto et la
valeur Oui au paramètre Par pourcent, puis entrez les pourcentages
affectés à chaque période.
Il est possible de gérer plusieurs budgets sous des codes budgets
différents. Utilisez la fonction COPIE des budgets (25.5.5) pour copier le
budget d'une année sur l'année suivante. Il est également possible de gérer
des budgets pour plusieurs entités. Lorsqu'un budget est devenu inutile,
vous pouvez le supprimer à l'aide de la fonction Suppression des budgets
(25.5.23).
Les valeurs définies dans les budgets peuvent être affichées dans les
bilans et les comptes de résultats. Il est également pratique d'éditer des
états comparatifs pour les bilans, les comptes de résultats et l'activité des
centres de coût et des projets pour rapprocher les résultats réels des
prévisions budgétaires. Affectez au paramètre Util Budget la valeur Oui
pour que ces états comparent l'activité réelle à des codes de budget
spécifiés.
62 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Génération d'états standard

MFG/PRO propose toutes sortes d'états financiers.
• Etats d'écritures (25.13)
• Etats financiers et autres états standard (25.15)
• Etats personnalisés (25.17)
• Etats associés à l'importation/exportation d'écritures (25.19)

Un état peut être imprimé sous forme résumée ou détaillée avec toutes les
écritures. Vous pouvez exécuter des états pour une plage d'entités, de
sous-comptes ou de centres de coût. Les états comparatifs permettent de
comparer les résultats réels aux prévisions budgétaires, deux budgets
entre eux ou des résultats réels entre eux, sur une même période ou des
périodes différentes. Il est également possible de faire apparaître les
écarts.
La plupart des états d'écritures peuvent s'imprimer dans la devise de base
ou dans la devise propre au compte. Les états en devise de base
convertissent si nécessaire les montants en autres devises avant de
s'imprimer. Les bilans et les comptes de résultats sont toujours imprimés
en devise de base.
Un historique complet et détaillé des écritures est géré dans le fichier
d'historique CG. Ce dernier n'est pas supprimé lors de la clôture de la
période ou de l'exercice. Vous pouvez à tout moment imprimer des états
comparatifs. Vous avez la possibilité de consolider le détail des années
précédentes pour économiser de l'espace disque.
Tableau 3.8 dresse la liste des états CG standard (25.15).
Tableau 3.8
Etats standard de état Description
comptabilité
générale Solde de compte L'état résumé fait apparaître les soldes par période. L'état
détaillé indique également les écritures. Tous les deux affichent
les descriptions des sous-comptes et des centres de coût.
Balance de vérification L'état résumé indique les soldes de début et de fin ainsi que les
activités dans chaque période comptable. L'état détaillé fait
également apparaître les écritures. Tous les deux affichent les
descriptions des sous-comptes et des centres de coût.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 63

état Description
Balance de vérification L'état résumé indique la balance finale exacte et les écarts pour
de budget chaque compte CG. Il fait également apparaître les descriptions
des sous-comptes et des centres de coût.
Bilan Répertorie l'actif et le passif à une date précise.
Compte de résultats Liste les comptes de recettes et de dépenses pour une période
donnée.
Activités des centres Liste les soldes des centres de coût.
de coût
Activités des projets L'état résumé énumère les activités des projets sur une période
donnée. L'état détaillé fait également apparaître les écritures.
Comparaison Disponibles pour les bilans, les comptes de résultats, les
activités des centres de coût et des projets. Les états
comparatifs permettent de comparer les chiffres réels aux
montants prévus par les budgets. L'état comparatif d'un compte
de résultats peut également s'imprimer en 4 ou 12 colonnes
pour comparer les activités par trimestre ou par mois.

Génération d'états personnalisés

MFG/PRO permet de créer un nombre illimité d'états personnalisés à
l'aide des programmes du MENU états personnalisés (25.17). Pour créer
un état personnalisé, il faut définir des agrégats et leurs affecter des
comptes, des sous-comptes et des centres de coût. Les agrégats utilisés
dans les états personnalisés ne sont pas forcément liés aux agrégats
nécessaires à la configuration du module Comptabilité générale.
Le format des états personnalisés ressemble beaucoup à celui des bilans et
des comptes de résultats. Les agrégats contrôlent l'ordre dans lequel les
comptes CG apparaissent dans l'état, la manière dont ils sont totalisés et
l'emplacement des coupures de page. Les mêmes codes d'agrégats
peuvent être utilisés dans plusieurs états personnalisés.

Utilisation d'entités multiples

Comme nous l'avons indiqué plus haut, le déroulement des activités CG
est quelque peu différent pour les sociétés qui englobent plusieurs entités
financières. Dans ce cas, les écritures sont généralement exportées et
importées d'une entité à l'autre. Le flux de traitement varie légèrement
selon le nombre de bases de données dans le système et selon que la
64 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

numérotation des comptes est ou non cohérente d'une base de données à

l'autre.

Exemple : Entités multiples, base de données unique

Une entreprise de Los Angeles comprend deux sociétés distinctes : une
unité de fabrication et un bureau de services sur site. Les écritures des
deux sociétés sont stockées dans la même base de données. Chaque
société édite ses propres états financiers et l'entreprise mère prépare des
états consolidés.
Dans chaque société, le traitement des écritures et les états de fin de
période comptable sont les mêmes que dans une société à entité unique.
Lorsque chaque entité a imprimé ses propres états, des états financiers
sont générés pour l'ensemble des entités.
En général, des états financiers sont également préparés pour chaque
entité. Pour ce faire, il faut que les écritures soient équilibrées au sein de
chaque entité mais aussi entre les entités. Certaines situations peuvent
toutefois aboutir à des écritures non équilibrées.
Par exemple, si une société transfère du stock vers une autre société de la
même entreprise, l'écriture est équilibrée entre les deux entités concernées
mais pas au sein de chacune d'elles. Affectez la valeur Oui au champ
Entités équilib. dans le Paramétrage comptabilité (25.24) pour que le
système crée automatiquement des écritures de régularisation pour les
comptes inter-sociétés appropriés. Si ce paramètre a pour valeur Non,
seuls les états consolidés pourront être générés puis que les entités
individuelles risquent de ne pas avoir une balance équilibrée.
Exemple L'entité A reçoit un article de l'entité B. Le paramètre Entités
équilib. a la valeur Non. Figure 3.28 illustre les résultats comptables.
Fig. 3.28
Ecritures non Entité 1000 Entité 2000
équilibrées
Stock Trésorerie Stock Trésorerie
800 1000 1000 800

-200 +200
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 65

Il n'est pas toujours possible de stocker plusieurs entités dans une même
base de données. Les sites des différentes entités ne sont pas toujours
assez proches l'un de l'autre pour utiliser la même base de données, et il
faut souvent recourir à des bases de données distinctes pour des raisons de
sécurité. Si un employé a accès à une fonction CG, il a accès à toutes les
entités, sauf à celles protégées par la fonction MAINT sécurité des entités
(36.3.13). Vous avez la possibilité de créer une base de données distincte
destinée uniquement aux données consolidées.

Exemple : Entités multiples, bases de données multiples

Dans cet exemple, chaque entité est dotée de sa propre base de données.
Dès lors, les écritures de chaque entité doivent être transférées à un
endroit unique pour permettre la génération des états financiers pour
l'ensemble de l'entreprise. En revanche, chaque entité peut disposer de
son propre plan comptable.
Après avoir imprimé ses propres états financiers, chaque entité exporte
les enregistrements d'écritures de la période concernée sous la forme d'un
fichier ASCII à l'aide de la fonction Export d'écritures comptables
(25.19.14). Le fichier d'exportation est généré à partir du fichier
d'historique CG et répertorie les écritures par compte. Les soldes des
comptes qui utilisent une devise différente de la devise de base sont
exprimés à la fois dans la devise du compte et dans la devise de base du
système. Pour économiser de l'espace, la fonction Export d'écritures
comptables est normalement configurée pour consolider les écritures. La
consolidation résume les écritures d'un compte en une écriture unique qui
indique le solde final du compte.
Fig. 3.29
Import/export
Base de données Base de données
d'écritures
source commune

Importation
Importation
Exportation
Exportation Envoi
Envoidu du Réception
Réceptiondu du dans
dans lalabase
base
vers
versle
lefichier
fichier fichier
fichier fichier
fichier dede données
données
d’écritures
d’écritures d’écritures
d’écritures d’écritures
d’écritures commune
commune

Une fois exportées, les écritures ne peuvent pas être exportées à nouveau.
Veillez à effectuer une sauvegarde de votre système avant d'exécuter la
66 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

fonction Export d'écritures comptables. Les écritures de clôture d'exercice

fiscal (type YR) et les écritures rétroactives (type RA) ne peuvent pas être
exportées. La procédure de clôture d'exercice doit être exécutée sur les
deux bases de données pour clore l'exercice. Si une écriture de
régularisation rétroactive est entrée dans la base de données source, elle
doit être entrée manuellement dans la base de données commune.
L'entité responsable de la consolidation importe ensuite chaque fichier
ASCII à l'aide de la fonction Import d'écritures comptables (25.19.15) et
prépare les états financiers selon la procédure normale. Il existe plusieurs
niveaux de consolidation des bases de données. Ainsi, il est possible
d'imprimer des états au niveau national ou régional, puis au niveau
multinational.

Exemple : Plans comptables multiples

L'exemple précédent supposait que toutes les entités et bases de données
du système utilisaient un plan comptable cohérent. Cela n'est pas toujours
possible. Par exemple, la réglementation française impose aux entreprises
d'utiliser les mêmes numéros de comptes. Si la société mère est étrangère,
elle peut tenir à utiliser son propre plan comptable dans ses états.
Dans ce cas, il faut établir une table de correspondance entre les numéros
de comptes à l'aide de la fonction MAINT correspondance compte orig
(25.19.4) avant de transférer les écritures entre les bases de données. Ces
correspondances sont configurées dans la base de données de
consolidation ou réceptrice.
Par exemple, la base de données de consolidation 40000 contient les
comptes 1100, 2200 et 3300. La base de données d'exportation 30000
nomme les comptes équivalents 1000, 2000 et 3000. Dans la base de
données 30000 une référence croisée est établie de 1000 à 1100, de 2000 à
2200 et de 3000 à 3300.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 67

Fig. 3.30
Correspondances
Comptes Comptes entre numéros de
Base de données 1000 1100 (ref. xsée 1000) Base de données compte
source 2000 2200 (ref. xsée 2000) commune
3000 3300 (ref. xsée 3000)

Importation
Importation
Exportation
Exportation Envoi
Envoidu du Réception
Réceptiondu du dans
dans lalabase
base
vers
versle
lefichier
fichier fichier
fichier fichier
fichier dede données
données
d’écritures
d’écritures d’écritures
d’écritures d’écritures
d’écritures commune
commune

Etats consolidés
Une fois les écritures importées et comptabilisées pour toutes les entités,
les états consolidés peuvent être créés. Pour imprimer ces états, entrez une
plage d'entités comme critère de sélection. Vous pouvez produire des états
concernant toutes les entités, un groupe d'entités ou une entité unique.
Vous pouvez également imprimer un historique de contrôle des écritures
comptables qui sont ou vont être consolidées.

Clôture des périodes comptables et de

l'exercice
Il convient de suivre des procédures comptables spéciales lors de la
clôture des périodes du calendrier comptable. La clôture de l'exercice est
un cas à part.

Procédure de clôture de période

Avant de procéder à la clôture d'une période dans le module Comptabilité
générale, vérifiez que le traitement de toutes les écritures est terminé dans
les autres modules. Il s'agit de créer des écritures non imputées pour les
factures et les expéditions de commandes clients (7.13.4), les ordres de
fabrication (16.21), et les chèques de paie (29.17.15).
La clôture d'une période dans le module Comptabilité générale suppose
les étapes suivantes dans toutes les bases de données :
• Utilisez la fonction Comptabilisation des écritures (25.13.7) pour
imputer les écritures issues des autres modules.
68 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Utilisez la fonction MAINT calendrier comptable (25.3.4) pour

fermer le calendrier aux autres modules de MFG/PRO.
• Utilisez la fonction MAINT écriture standard (25.13.1) pour corriger
les écritures non équilibrées qui n'ont pas été comptabilisées.
• Entrez et imputez des écritures de régularisation dans le module
Comptabilité générale à l'aide de la fonction MAINT contre-
passations (25.13.3). Copiez les écritures à l'aide de la fonction
COPIE d'écritures (25.13.4).
• Créez les écritures de régularisation pour les gains/pertes de change
latents à l'aide de la fonction Revalorisation des opérations de change
(25.13.9).
• Utilisez la fonction Comptabilisation des écritures (25.13.7) pour
imputer les écritures de gain/perte latentes.
• Imprimez et vérifiez la balance de vérification à l'aide de la fonction
Balance vérification - résumé (25.15.4).
• Générez et vérifiez les états Bilan (25.15.8) et Compte de résultat
(25.15.13).
• Imprimez et vérifiez les états personnalisés dans Impression états
personnalisés (25.17.13).
• Entrez et imputez les corrections nécessaires, puis imprimez à
nouveau les états.
• Eventuellement, imprimez le Registre des écritures (25.13.21).
• Utilisez la fonction MAINT calendrier comptable (25.3.4) pour
fermer le calendrier à la comptabilité générale.
• Dans le cas d'entités multiples uniquement, utilisez la fonction Export
d'écritures comptables (25.19.14) pour générer un fichier ASCII.
Dans les bases de données de consolidation uniquement :
• Utilisez la fonction Import d'écritures comptables (25.19.15) pour
importer les écritures depuis les autres bases de données.
• Utilisez Comptabilisation des écritures (25.13.7) pour imputer les
écritures importées.
• Exécutez la fonction Revalorisation des opérations de change
(25.19.13).
• Utilisez la fonction Comptabilisation des écritures (25.13.7) pour
imputer les écritures de change (FX).
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 69

• Entrez les corrections nécessaires dans la fonction MAINT écriture

standard (25.13.1).
• Exécutez la fonction Revalorisation écritures import. (25.19.17).
• Entrez les corrections nécessaires dans la fonction MAINT écriture
standard (25.13.1).
• Utilisez la fonction Comptabilisation des écritures (25.13.7) pour
imputer les écritures XY (25.13.7).
• Eventuellement, imprimez le Registre des écritures (25.13.21).
• Utilisez la fonction MAINT calendrier comptable (25.3.4) pour
fermer le calendrier comptable à la comptabilité générale.

Clôture d'exercice
La procédure de clôture d'exercice comprend les étapes suivantes :.
• Exécutez toutes les étapes de la procédure de clôture de période.
• Imprimez les états financiers annuels.
• Apportez les corrections nécessaires.
• Sauvegardez les bases de données.
• Utilisez la fonction MAIN calendrier comptable (25.3.4) pour fermer
le calendrier comptable du mois (25.3.4).
• Clôturez l'année dans Clôture d’exercice (25.13.12). La clôture de
l'exercice crée une écriture unilatérale (type YR) qui met à jour le
compte des gains non distribués à partir du bénéfice ou de la perte
net(te). Elle ferme également le calendrier comptable pour toutes les
périodes de l'année. En règle générale, cette opération n'est effectuée
qu'après le contrôle des états financiers de fin d'exercice.
Pour que les états financiers de l'année en cours s'impriment
correctement, il faut que les exercices précédents aient été clos. Si vous
imprimez un bilan ou une balance de vérification pour un exercice alors
que l'exercice précédent n'est pas clos, les états ne seront pas équilibrés.
En effet, les gains non distribués n'auront pas été mis à jour pour tenir
compte des gains/pertes net(te)s de l'année précédente.
Important Sauvegardez toujours la base de données avant de clore
l'exercice. Il n'est pas possible de rouvrir un exercice clos. Cette fonction
doit être protégée par mot de passe.
70 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Consolidation d'écritures
Vous pouvez conserver les écritures détaillées sur votre système aussi
longtemps que vous le désirez, en fonction de la capacité du disque, sans
nuire à la vitesse de traitement des états. A un moment donné, il se peut
que vous deviez consolider des écritures anciennes pour récupérer de
l'espace disque (généralement après clôture d'exercice).
Utilisez la fonction Consolidation écriture (25.13.11) pour combiner les
écritures comptabilisées dans chaque période par entité, compte, sous-
compte, centre de coût et type de transaction. A chaque écriture est
associé un numéro de référence pour la comptabilité générale (CG) qui
commence par CS. La date d'effet d'une écriture devient la date de fin de
validité spécifiée par la requête de consolidation.
Limitez les opérations de consolidation aux écritures situées dans une
certaine plage de dates d'effet (il s'agit en général d'une période
comptable), d'entités ou de types d'écritures. Vous pouvez ainsi consolider
les deux moitiés de l'écriture. S'il est vrai que vous pouvez spécifier une
plage de comptes, sous-comptes ou centres de coût, vous risquez ce
faisant de créer des écritures partiellement consolidées qui se révèlent non
équilibrées par centre de coût ou par type. Par exemple, si vous spécifiez
une plage de comptes, il peut arriver que seule la partie crédit de l'écriture
soit consolidée.
Prenez soin de toujours sauvegarder votre base de données avant de
procéder à la consolidation. Le système ne conserve pas d'historique de
contrôle pour le processus de consolidation, et il n'existe aucun moyen de
restaurer les données d'origine en cas d'erreur. Cette fonction doit être
protégée par un mot de passe.

Suppression des budgets

Si vous devez économiser l'espace de la base de données, utilisez la
fonction Suppression des budgets (25.5.23) pour supprimer les budgets à
la fin de l'exercice. Vous pouvez supprimer les budgets par code budget,
par entité, par compte, etc.
 COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 71

Régularisations rétroactives
Après clôture, une année d'exercice ne peut plus être ouverte à nouveau.
Pour apporter une modification aux écritures d'un exercice clos, il faut
utiliser la fonction MAINT transaction rétroactive (25.13.2). Cette
fonction crée des écritures de type RA (rétroactives) qui ajustent les gains
non distribués.
Bien qu'elle fasse partie du menu, cette fonction est presque toujours
difficile à utiliser sans outrepasser les règles de comptabilité
communément admises. Par exemple, supposons que vous créez en mars
une écriture de régularisation pour le mois d'octobre de l'exercice
précédent. Vous allez devoir imprimer à nouveau tous les états financiers
d'octobre à mars et retirer de la circulation tous les exemplaires des
anciens états. Il est plus simple et généralement plus réglementaire
d'effectuer la régularisation dans l'exercice courant.
72 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES
 CHAPITRE 4

Générateur d'états de
la comptabilité
générale
Le Générateur d'états de la comptabilité générale (CG) permet de
produire des états financiers complets et conformes à la réglementation
en vigueur. La génération d'états est fondée sur des hiérarchies définies
par l'utilisateur sur n'importe quel segment de la comptabilité générale.
Introduction 74

Mise en œuvre du générateur d'états 75

Configuration des éléments d'un état 81

Définition d'états 104

Exécution d'états 111

Vérification des erreurs 114

Gestions des images d'états 116

74 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Introduction
La plupart des sociétés sont tenues de produire des états financiers. La
structure et la complexité de ces états est déterminée par l'utilisateur qui doit
parfois répondre à des besoins tant internes qu'externes très variés. Ainsi, un
état financier détaillé peut être nécessaire pour répondre à des exigences
légales tandis que la direction interne de la société n'aura besoin que d'un
résumé du même état.
Le MENU générateur états CG de MFG/PRO vous permet de définir et de
générer des états financiers qui ne sont pas prévus par le système de rapport
financier standard. Pour collecter les données nécessaire à la génération des
états, la fonction fait appel à des codes analyse comptable. Les codes
analyse CG sont notamment utilisés pour regrouper des comptes, des sous-
comptes, des centres de coûts, des entités, des projets, etc. Vous avez donc
la possibilité de définir des états financiers qui répondent aux critères que
vous définissez vous-même.
Le générateur d'états CG utilise sa propre base de données et extrait les
soldes des comptes de la base de données MFG/PRO standard. La base de
données du générateur d'états CG stocke les informations financières sous
forme de soldes, et non sous forme d'écritures CG. Le système récupère des
informations précalculées au lieu d'effectuer des calculs au moment de
générer les états. La base de données séparée permet au système de générer
les états plus rapidement.
Figure 4.1 illustre le flux général des informations depuis la base de
données standard vers la base de données du générateur d'états et vers les
états que vous créez.
Fig. 4.1
Flux des Base
Base
Basede dedonnées
données
Basede dedonnées
données Définition
Définition d’états
d’états
informations du standard
standard Synchronisation
Synchronisation
du
du générateur
générateur (extrait
(extraitles
les Etats
Etats finaux
finaux
d’états
d’états(stock
(stock
Générateur (stock
(stock les
lesécritures)
écritures) les
données)
données)
les soldes)
soldes)
d'états CG
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 75

Mise en œuvre du générateur d'états

La procédure de mise en œuvre du générateur d'états comprend plusieurs
étapes, dont certaines sont facultatives. La Figure 4.2 schématise le
déroulement des opérations.
Fig. 4.2
Procédure de
Créer
Créerdes
descomptes
comptesCG CGpour
pourles
mise en œuvre les
bénéfices
bénéficesnon-distribués
non-distribuésetetlala Définir
Définirlalaplage
plagede
depériodes.
périodes.
contre-passation produit EA.
contre-passation produit EA.

Configurer
Configurerlelefichier
fichier Modifier
Modifierlelejeu
jeude
decaractères.
caractères.
Paramétrage.
Paramétrage.

Synchroniser
SynchroniserlalaBdD
BdDdu
du Etablir
Etablirune
uneunité
unitéd’édition
d’éditionde
de
générateur
générateurd’états
d’étatsavec
aveclala mesure.
mesure.
BdD du système.
BdD du système.

Définir
Définirles
lesparamètres
paramètresde
de Définir
Définirune
uneméthode
méthoded’arrondi
d’arrondi
sécurité.
sécurité. pour
pourl’unité
l’unitéd’édition.
d’édition.

tâche facultative

Important Cette procédure suppose que vous avez terminé la mise en

œuvre du module Comptabilité générale.

Création de comptes CG
La base de données standard stocke les écritures CG. En revanche, la base
de données du générateur d'états stocke des soldes. Pour cela, il faut que les
comptes soient soldés au sein de chaque période comptable.
Pour assurer la balance des comptes dans chaque période au moment de la
synchronisation des deux bases de données, le système compense les
comptes du compte de résultat à l'aide de la contre-passation du produit EA
et les comptes du bilan à l'aide des bénéfices non distribués EA.
Vous devez veiller à ce que ces comptes sont configurés dans la
comptabilité générale et à n'imputer aucune écriture à ces comptes. En effet,
ils ne sont utilisés que par le générateur d'états CG et n'affectent pas les
fichiers standard de la comptabilité générale.
76 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

1 Utilisez la fonction MAINT des numéros de compte (25.3.13) pour

configurer la Contre-passation produit EA. Renseignez les champs
comme suit :
• Type : Passif
• Agrégat : Zéro
• Entrées CG interdites : Non
• Active : Oui

2 Pour les Bénéfices non distribués EA, utilisez votre compte de résultat
existant ou configurez un nouveau compte en utilisant les mêmes
paramètres que pour la Contre-passation produit EA.
3 Utilisez la fonction MAINT sécurité des comptes CG (36.3.9) pour
empêcher l'imputation d'écritures à ces comptes.
Lorsque vous produisez une balance de vérification à l'aide du générateur
d'états CG, vous devez y faire apparaître les comptes Contre-passation
produit EA et Bénéfices non distribués EA.

Paramétrage
Dans la fonction Paramétrage générateur états CG (25.21.24), vous devez
définir les deux comptes nécessaires à la synchronisation des bases de
données.
• Numéro du compte Contre-passation produit EA
• Numéro du compte Bénéfices non distribués EA

Vous pouvez également modifier la période en cours. Le système utilise

l'année et la période en cours dans les états qui définissent une période par
rapport à la période courante, par exemple six mois avant le mois en cours.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 77

Fig. 4.3
Fonction
Paramétrage
générateur états
CG (25.21.24) Vous pouvez
accepter les
valeurs par
défaut pour tous
les champs, à
l'exception de
ces deux-ci. Ils
doivent en effet
recevoir des
numéros de
compte
valables.

Synchronisation des bases de données

La fonction Synchronisation données CG (25.21.21) permet de charger les
données dans la base de données du générateur d'états CG. Cette base de
données est la source de tous les états que vous créez.
Conseil Vous devez exécuter la fonction de synchronisation pour initialiser la base
En règle de données du générateur d'états. Ensuite, vous devez l'exécuter
générale, il faut
synchroniser les régulièrement pour tenir la base de données à jour. Lors de la première
données tous les exécution de la fonction Synchronisation données CG, le système crée de
jours après
chaque passation nouveaux enregistrements et index dans la base de données du générateur
d'écritures. d'états.
Pendant un passage de maintenance régulière, la fonction de
synchronisation recalcule les soldes de comptes. Si les soldes ont changé, la
base de données du générateur d'états est mise à jour. Si la base de données
principale a reçu de nouveaux éléments, tels qu'un nouveau compte, la
fonction de synchronisation vérifie les fichiers de codes analyse et les met à
jour, si nécessaire.
Pour réduire le temps d'exécution quotidien de la synchronisation, vous
pouvez planifier une exécution spéciale à des dates spécifiées jusqu'à la fin
de l'année. Cette exécution spéciale va configurer les enregistrements et les
index pour les périodes futures, de sorte que la synchronisation quotidienne
pourra mettre à jour rapidement ces enregistrements. Sinon, la fonction de
synchronisation doit créer les nouveaux enregistrements chaque fois. La
synchronisation spéciale doit être effectuée en début d'année.
78 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 4.4
Fonction
Synchronisation
données CG
(25.21.21)

1 Pour cette première exécution, entrez la dernière période de l'année

pour la période réelle et la période du solde.
2 Acceptez la valeur par défaut Non pour les indicateurs Recalculer et
Supprimer.
3 Entrez l'ID de lot. Vous pouvez utiliser la même identification que pour
la fonction Comptabilisation des écritures, mais vous devez veiller à
exécuter cette fonction avant Synchronisation données CG. Utilisez la
fonction MAINT détail demande traitement (36.14.3) pour affecter au
champ priorité une valeur nulle ou inférieure à la priorité de la fonction
Comptabilisation des écritures.

Sécurité
• Pour plus Vous pouvez envisager de définir un mot de passe pour plusieurs options de
d'informations menu :
sur la sécurité,
voir Manuel de • Paramétrage générateur états CG (25.21.24)
l’utilisateur,
Volume 11 : • Synchronisation données CG (25.21.21)
Adminis-
tration • MAINT des trimestres (25.21.23)
système.
• MAINT des méthodes d'arrondi ([Link])
• MAINT codes unité d'édition ([Link])
• MAINT détail langue utilisateur ([Link])
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 79

• Modification sécurité gestion ([Link])

Vous pouvez prévoir une protection pour chaque ligne, colonne, code
analyse ou enregistrement. Les mots de passe sont donc inutiles pour ces
éléments. Vous pouvez toutefois établir une protection pour ces options de
menu.
Vous devez faire appel à la fonction Modification sécurité gestion
([Link]) pour ajouter ou supprimer des ID dans la liste des utilisateurs
autorisés à modifier un élément donné. Vous devez y entrer le code de
l'élément dans le champ approprié, puis définir une nouvelle liste de
sécurité pour l'élément considéré.

Définition de la plage de périodes

Vous pouvez configurer les définitions d'états en utilisant des trimestres
plutôt que des plages de périodes. Pour spécifier le début et la fin de la
période pour chaque trimestre d'une année donnée, vous devez utiliser la
fonction MAINT des trimestres (25.21.23). Pour des raisons de cohérence,
il est recommandé de commencer par la première année du calendrier
comptable et de continuer pour toutes les années qui suivent jusqu'au
moment présent.
L'année et les périodes doivent être définies dans le calendrier comptable.
Une fois que vous avez configuré les trimestres, vous pouvez y faire
référence dans la fonction MAINT des groupes de colonnes. Vous pouvez
également définir de nouveaux trimestres, si nécessaire.
Cette fonction à tout moment peut être mise en œuvre à tout moment. Le
nombre de périodes que peut recouvrir un trimestre n'est pas limité.
Les trimestres sont utilisés pour l'édition des états. Ils n'ont pas d'autre rôle.

Modification du jeu de caractères

La fonction MAINT détail langue utilisateur ([Link]) permet de
modifier les caractères utilisés comme codes dans certains champs.
Exemple Un champ vous propose les choix A, B ou C, mais vous
souhaitez définir la lettre S à la place de B.
80 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Vous pouvez modifier le jeu de caractères des codes et l'intitulé du champ.

Les modifications effectuées affectent tous les champs concernés.

Définition des unités d'édition

Vous devez créer des codes unités d'édition pour définir les unités et les
méthodes d'arrondi utilisées par un état pour une section donnée. Les codes
unités d'édition peuvent être utilisés dans les lignes, les colonnes,
l'enregistrement de l'état ou en tant que valeur venant remplacer le temps
d'exécution.
Un code unité d'édition se compose de deux parties :
• une unité d'échelle qui permet de convertir les montants d'un état dans
les unités d'édition désirées. Pour ce faire, le système divise le montant
d'origine par l'unité d'échelle ;
• une méthode d'arrondi qui indique de quelle manière le montant est
arrondi une fois converti dans les unités désirées.
Le système crée automatiquement trois codes lorsque vous exécutez la
fonction MAINT codes unité d'édition ([Link]) pour la première fois.
Tableau 4.1
Codes unités Code unité d'édition Unité d'échelle Méthode d'arrondi
d'édition générés
par le système W (unités entières) 1.00 1 (unités)
T (milliers) 1,000 1 (unités)
M (millions) 1,000,000 1 (unités)

Vous devez définir les méthodes d'arrondi nécessaires dans la fonction

MAINT des méthodes d'arrondi ([Link]) avant de créer les codes unités
d'édition dans la fonction MAINT codes unité d'édition.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 81

Méthode d'arrondi
• Pour plus La méthode d'arrondi spécifie de quelle manière les montants calculés par le
d'informations système sont arrondi à la dizaine, la centaine, etc. la plus proche. La règle en
sur les
méthodes la matière diffère souvent d'un pays à l'autre. Ainsi, les montants peuvent
d'arrondi, voir être arrondis à la dizaine la plus proche dans un pays et à la centaine la plus
Manuel de
l’utilisateur, proche dans un autre.
Volume 11 :
Adminis- Dans la définition d'un état, vous pouvez sélectionner une méthode
tration
système. d'arrondi pour chaque code unité d'édition. Le système propose trois
méthodes d'arrondi standard. Vous pouvez les modifier ou en créer de
nouvelles à l'aide de la fonction MAINT des méthodes d'arrondi
([Link]).

Configuration des éléments d'un état

La définition d'un état se compose de spécifications d'extraction de données
(interrogations). L'interrogation la plus simple consiste à extraire un
élément CG d'une période déterminée. Par exemple, vous pouvez définir un
état concernant le compte 1040 pour la période 1.
Un état se compose de trois éléments principaux :
• Groupes de lignes : éléments CG
• Groupes de colonnes : périodes
• Enregistrements : interrogation globale facultative

Vous pouvez spécifier un élément CG unique ou un code analyse (un groupe

d'éléments). Les éléments CG sont les comptes, les sous-comptes, les
centres de coûts, les projets et les entités. Vous pouvez également utiliser
des codes analyse pour configurer des hiérarchies de contrôle. Ces dernières
permettent de trier les données d'un état en plusieurs itérations différentes.
Avant de définir concrètement un état, vous devez déterminer son
utilisation, puis configurer les éléments dont vous aurez besoin.
82 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 4.5
Procédure de
configuration des
éléments d'un
état Planifier
Planifierl’utilisation
l’utilisationdes
desétats.
états. Définir
Définirles
lesgroupes
groupesde
delignes.
lignes.

Définir
Définirles
lesgroupes
groupesde
de
Configurer
Configurerles
lescodes
codesanalyse.
analyse. colonnes.
colonnes.

Planification d'un état

Si les éléments d'un état sont correctement définis, ils peuvent être
combinés de diverses façons pour créer de multiples variantes. Le
Tableau 4.2 récapitule quelques aspects de l'étape de planification.
Tableau 4.2
Etapes de Point à considérer Exemple Action
planification du
générateur d'états De quel groupe Tous les comptes de Créez des codes analyse pour ces
d'éléments particulier ventes. groupes.
avez-vous besoin ? Affichez un total pour les éléments du
code analyse ou une liste détaillée.
De quelles Tous les comptes de Définissez une combinaison
combinaisons ventes pour les centres quelconque de compte, sous-compte,
d'éléments avez-vous de coûts 100, 200 et centre de coûts, projet ou entité.
besoin? 300.
Avez-vous besoin de Une itération pour Configurez une structure de contrôle
plusieurs itérations chaque entité. pour trier les données en différentes
d'un état? itérations.
Avez-vous besoin de Entrez des formules dans les lignes et
calculs? les colonnes.
Quels noms souhaitez- Entrez le nom de votre choix pour
vous donner aux chaque élément de l'état ou le même
éléments de l'état? nom pour tous les éléments.

Codes analyse
• Voir Les codes analyse CG servent à regrouper les éléments CG d'un type donné
« Utilisation (comptes, sous-comptes, centres de coûts, projets ou entités). Un code
des hiérarchies
de contrôle » à analyse peut également associer d'autres codes analyse en une structure plus
la page 107.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 83

complexe. Cette fonctionnalité est utile si l'état doit synthétiser les données
d'une manière unique, par exemple dans le cadre d'une structure de contrôle.
Les codes analyse ont des effets variés sur les états. Lorsqu'il sont utilisés
dans une ligne, les éléments CG contenus dans un code analyse peuvent
apparaître sous la forme de lignes dans l'état, à condition que vous
choisissiez d'éclater le code analyse. Sinon, le système utilise
principalement le code analyse comme critère d'extraction des données. Par
exemple, si vous n'éclatez pas le code analyse dans une ligne, il génère un
chiffre de résumé unique pour tous les éléments qu'il contient.
Le système vérifie les codes analyse pendant la synchronisation et les met à
jour si nécessaire. Si un code analyse spécifie des comptes entre 2000 et
2999 et que vous ajoutez le compte 2301 au plan comptable, le système
ajoute le nouveau compte au code analyse.
Fig. 4.6
Fonction
MAINT des
codes analyse
(25.21.1)
Des écrans
différents
s'affichent en
fonction de la
cible du
lien :
élément ou
code.

Type CG. Ce champ vous permet d'entrer des comptes, des centres de
coûts, des sous-comptes, des projets ou des entités.
Code analyse. Entrez un code alphanumérique à 8 caractères.
Lien à. Vous devez entrer dans ce champ soit Elément pour sélectionner
un ou plusieurs numéros de comptes CG, soit Code pour établir un lien à
d'autres codes analyse.
Statut. Vous devez entrer ici Test ou Réel. Vous pouvez entrer d'abord
Test, puis Réel lorsque vous avez réussi à générer un état avec le code
analyse considéré. Ce paramètre est purement indicatif ; il n'a aucune
incidence sur le traitement de l'état.
Comment. Lorsque ce champ est paramétré à Oui, le système vous
permet d'ajouter des remarques.
84 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Conseil Groupe sécurité. Pour accorder un accès complet à tous les utilisateurs,
Utilisez la vous devez laisser ce champ vierge. Pour définir des conditions d'accès,
fonction
Modification vous devez définir des groupes de sécurité. Si vous ajoutez des groupes
sécurité gestion de sécurité, vous ne devez pas oublier de mentionner votre propre ID
pour annuler le
blocage de utilisateur. Si vous spécifiez plusieurs ID utilisateurs, vous devez les
sécurité. séparer par une virgule.
Vous pouvez utiliser la fonction MAINT des codes analyse de deux
manières : en liant des éléments CG ou en combinant des codes analyse.

Liaison de codes analyse à des éléments CG

Vous devez affecter au paramètre Lier à la valeur Elément pour créer un

code analyse qui relie des éléments CG.
Fig. 4.7
Fonction
MAINT des
codes analyse,
sélection des
éléments

Conseil De/A code CG. Vous pouvez entrer dans ces champs un code ou une
Pour utiliser plage de codes CG, par exemples des comptes ou des centres de coût, en
l'option Joker,
laissez ces fonction du type de code analyse que vous avez défini.
champs vierges.
Joker. Vous pouvez définir ici une chaîne de caractères et un caractère
joker (point ou astérisque). Le point (.) remplace un caractère
quelconque à la même position. Ainsi, .400 remplace 3400, 4400, 5400,
6400, etc. L'astérisque (*) remplace une chaîne de caractères
quelconque (même nulle) à la même position. Ainsi, 35* remplace
3510, 350, 35950.
Vous pouvez affiner la sélection en supprimant certains éléments présentés
dans le cadre Sélection élément CG. Pour ce faire, appuyez sur la barre
d'espacement pour activer et désactiver tour à tour la sélection des éléments.
L'astérisque signale les éléments sélectionnés.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 85

Combinaison de codes analyse

Pour lier des codes analyse, vous devez affecter au paramètre Lien la valeur
Code. Cette solution permet de résumer les données de diverses façons.
Exemple La direction de la société souhaite consulter les résultats des
régions 1 et 2. Vous avez défini des codes analyse pour les centres de coûts
de chaque région. Au lieu d'établir un lien aux centres de coûts des régions 1
et 2, il suffit de lier les codes analyse déjà créés pour ces régions.
Fig. 4.8
Fonction
MAINT des
codes analyse,
sélection des
codes

Code lien Séquence

Code lien. Ce champ vous permet d’entrer les codes analyse que vous
souhaitez utiliser. Vous pouvez ajouter un code analyse à celui que vous
définissez ou sélectionner un code déjà rattaché et en modifier l'ordre
ou le supprimer. Le cadre d'affichage situé en haut à gauche indique les
codes analyse vers lesquels vous avez établi des liens et leur ordre
séquentiel. Le cadre de droite affiche la structure de chaque code
analyse et indique s'il est lié à des éléments CG ou à d'autres codes
analyse. En cas de lien à un autre code, les codes analyse liés
s'affichent.
Séq. Ce champ vous permet de définir le numéro d'ordre du code
analyse sélectionné dans le champ Code lien. Vous devez préciser un
nombre décimal pour insérer un code entre deux codes existants. Les
numéros d'ordre sont reconvertis en nombres entiers lorsqu'un nouveau
86 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

code est inséré ou supprimé. Le cadre situé en haut à gauche indique

l'ordre actuel des codes analyse que vous avez combinés. Le cadre de
droite représente la même structure, mais de façon plus détaillée, avec
les éléments CG correspondant à chaque code analyse.

Affichage des codes analyse

Trois programmes affichent des informations sur les codes analyse.

Tableau 4.3
Outils de N° de menu Nom Fonction
vérification des
codes analyse 25.21.2 INTERRO des codes Afficher la vue éclatée d'un code analyse.
analyse
[Link] Liste des codes analyse Afficher la vue éclatée d'un ou de plusieurs codes
analyse.
25.21.3 INTERRO des cas Indiquer quels codes analyse renvoient à un
d'emploi élément CG particulier.

Modification du nom des codes analyse

Le nom d'un code analyse ne peut pas être identique à un code élément CG,
quel que soit le type CG. L'ajout d'un élément CG peut créer un conflit avec
un code analyse existant. Comme il n'est pas possible d'éliminer ni de
renommer l'élément CG, vous devez faire appel à la fonction Changement
libellé code analyse ([Link]) pour modifier le nom du code analyse
existant.

Groupes de lignes
Un groupe de lignes est un ensemble de spécifications d'extraction de
données que le système utilise pour créer les lignes d'un état. Les groupes de
lignes sont réutilisables. Vous pouvez les combiner avec divers groupes de
colonnes pour produire des états différents à l'aide de la fonction MAINT
des états.
Vous devez déterminer préalablement la structure des lignes, car une fois
créées, vous ne pourrez plus les déplacer. Vous pouvez en revanche insérer
des lignes ou les supprimer, si nécessaire. Toute modification apportée à un
groupe de lignes affecte les états qui l'utilisent.
Il existe trois types de groupes de lignes.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 87

• Lignes de texte. Les lignes de texte impriment une ou plusieurs lignes

dans la colonne des titres de ligne.
• Voir « Codes • Lignes de données. Ces lignes déterminent les spécifications
analyse » à la d'extraction des données. Vous devez créer une ligne de données pour
page 82.
chaque segment de données à inclure dans l'état. Vous pouvez spécifier
un élément CG unique (par exemple le compte 1000) ou un code
analyse. Les codes analyse définissent un groupe d'éléments CG
similaires (par exemple tous les comptes de stock). Si vous utilisez un
code analyse, vous pouvez l'éclater pour faire apparaître dans l'état le
détail des éléments CG inclus dans le code analyse.
• Lignes de calcul. Ces lignes effectuent une opération sur une ou
plusieurs lignes. Les lignes de calcul ne peuvent faire référence qu'à des
lignes situées au-dessus d'elles.
Pour définir un groupe de lignes, vous devez utiliser la fonction MAINT des
groupes de lignes (25.21.5).
Fig. 4.9
Fonction
MAINT des
groupes de lignes
(25.21.5)

Groupe de lignes. Ce champ vous permet d'entrer huit caractères au

maximum pour identifier de manière unique le groupe de lignes.
Copie code. Vous pouvez définir ici le code d'un groupe de lignes pour
créer un nouveau code sur la base du code spécifié. Dans ce cas, toutes
les lignes du groupe spécifié sont copiées. Ce champ ne peut être
modifié que lorsque l'enregistrement est nouveau. Vous pouvez copier
uniquement les groupes de lignes auxquels vous avez accès.
Description. Vous pouvez entrer dans ce champ une brève description
du nouveau groupe de lignes (24 caractères au maximum).
88 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Largeur ligne. Ce champ vous permet d’entrer la largeur, en nombre de

caractères, de la colonne qui affichera les titres de ligne pour ce groupe
dans vos états. Vous pouvez accepter la valeur par défaut issue du
fichier Paramétrage générateur d'états CG ou préciser une nouvelle
largeur de ligne.
• Voir Contrôle état par. Vous pouvez entrer, si vous le souhaitez, le code CG
« Utilisation auquel s'applique le code analyse de la structure de contrôle. Ce
des hiérarchies
de contrôle » à paramètre détermine le type de code analyse sélectionné dans le champ
la page 107. Emploi code analyse. Vous pouvez affecter une structure de contrôle
dans les fonctions MAINT des groupes de lignes ou MAINT des états.
Emploi code analyse. Ce champ définit le code analyse utilisé pour
configurer une structure de contrôle. L'utilisation de la fonctionnalité de
la structure de contrôle est facultative.
Pages continues. Vous devez entrer Non pour recommencer la
numérotation des pages à 1 pour chaque groupe de la structure de
contrôle.
Statut. Vous devez choisir la valeur Test ou Réel. Ce paramètre est
purement indicatif ; il n'a aucune incidence sur le fonctionnement des
éléments de l'état. Vous pouvez ainsi choisir Test pour développez les
groupes de lignes, puis passez à l'option Réel après avoir exécuté
correctement l'état.
Comment. Vous devez entrer Oui pour afficher les commentaires.
Groupes sécurité. Pour accorder un accès à tous les utilisateurs, vous
devez laisser ce champ vierge. Le fait de spécifier des groupes de
sécurité restreint l'accès aux utilisateurs indiqués. Si vous ajoutez des
groupes de sécurité, vous ne devez pas oublier de mentionner votre
propre ID utilisateur. Pour séparer chaque ID utilisateur spécifiée, vous
devez utiliser la virgule.
Fig. 4.10
Fonction Le paramètre
MAINT des Type
groupes de détermine
lignes, deuxième l'écran qui
écran
apparaît
ensuite.

Ligne. Ce champ vous permet d'entrer un identificateur unique à quatre

caractères pour cette ligne.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 89

Type. Ce champ sert à définir la fonction de la ligne : Texte, Données

ou Calcul. Une fois que vous avez terminé la procédure de définition
d'une ligne, vous ne pouvez plus changer son type.
Indent. Vous devez entrer ici le nombre de caractères définissant le
retrait du titre de la ligne dans l'état.
• Voir « Largeur Libellé. Vous pouvez entrer dans ce champ un titre de ligne
ligne » à la alphanumérique. Il peut cependant rester vierge. Dans le cas des lignes
page 88.
de texte, le titre s'affiche avant le texte. Dans le cas des lignes de
données et de calcul, le titre apparaît le long des numéros de lignes. Si
une ligne contient des lignes éclatées d'informations détaillées, le
système utilise les noms des éléments CG comme libellés et le titre
apparaît sur la ligne de titre et la ligne de total. La longueur du titre est
déterminé par le champ Largeur ligne.

Création de lignes de texte

Si vous entrez T pour « Texte » dans le deuxième écran de la fonction

MAINT des groupes de lignes, un cadre Ligne de texte s'affiche.
Fig. 4.11
Fonction
MAINT des
groupes de
lignes, ligne de
texte

• Voir « Largeur Texte. Ce champ vous permet d'entrer le texte qui doit apparaître après
ligne » à la le titre de la ligne. Tout le texte s'affiche dans l'espace assigné aux titres
page 88.
de ligne. S'il est plus long que la largeur de ligne définie, la partie
excédentaire est reportée à la ligne suivante. Toutefois, si seul le dernier
mot est trop long, il est tronqué du nombre de caractères nécessaire.
Lignes à sauter. Ce champ vous permet d’entrer le nombre de lignes
blanches à imprimer après la ligne en cours de définition. Si la ligne est
éclatée, le nombre de lignes à sauter que vous définissez sera inséré
après la ligne Total.
90 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Création de lignes de données

Si vous avez spécifié le type D pour « Données » dans le deuxième écran de

la fonction MAINT des groupes de lignes, le cadre Détail interrogation
données s'affiche.
Fig. 4.12
Fonction
MAINT des
groupes de
lignes, Détail
interrogation
données

Code/Compte. Ce champ indique si l'interrogation est spécifiée au

moyen d'un code analyse ou d'un élément CG. Vous devez préciser un
élément CG ou un groupe d'éléments définis par un code analyse.
Code. Entrez le code de l'élément CG ou le code analyse.

Vent. Vous pouvez activer cet indicateur pour éclater (ventiler) le code
analyse correspondant. Si cet indicateur est désactivé, l'état synthétise
tous les éléments du code analyse sous un numéro unique. Un code
analyse éclaté affiche chaque élément sur une ligne distincte. Un
indicateur de ventilation peut être affecté par le paramétrage combiné
d'autres indicateurs de ventilation et du champ Ordre. Par exemple, si
un code analyse n'est pas éclaté dans une ligne, les indicateurs de
ventilation seront systématiquement désactivés pour les codes analyse
dont la valeur Ordre est inférieure.
Ordre. Vous pouvez définir dans ce champ un niveau de priorité si
plusieurs types d'éléments CG sont spécifiés pour la ligne considérée.

Lignes de données et types CG multiples

A l'intérieur de lignes de données, vous pouvez effectuer un tri avec une

combinaison de types CG. Par exemple, vous avez spécifié les comptes de
recettes de ventes pour le centre de coût 100 ou pour le projet 555, ou
encore pour les deux.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 91

Les résultats dépendent de l'ordre de tri défini par le champ Ordre dans le
cadre Détail interrogation données et de l'existence ou de l'absence de codes
analyse éclatés. Plus le numéro d'ordre est faible, plus le niveau est élevé.
Exemple Dans le cas d'un code analyse de compte de ventes et d'un centre
de coûts, l'ordre est le suivant :
Centre de coûts 100 Ordre 1
Code analyse du compte de ventesOrdre 2

Le centre de coûts est au-dessus du code analyse du compte de ventes. Le

système extrait les chiffres des comptes par centre de coûts. Si l'ordre est
inversé, le système extrait les chiffres associés au centre de coûts par
compte de ventes.
Le total de la ligne est identique dans les deux cas. La différence n'est
visible que si vous choisissez de ventiler les éléments dans le code analyse
des comptes de ventes.
Figure 4.13 illustre des éléments éclatés et une ligne ventilée. A gauche sont
indiquées les spécifications d'interrogation des données et les combinaisons
possibles entre les éléments précisés. A droite, les lignes de résultat dans
l'état représentent la ventilation d'une ligne.
92 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 4.13
Ventilation des Détail interrogation données
lignes Code Description Ventiler Ordre
Compte : A Comptes A1, A2, A3 Oui 3
CC : C Centres coûts C1, C2 Oui 2
S-comp. :
Projet :
Entité : E Entités E1, E2 Oui 1

Eléments éclatés Ligne ventilée

Entités Centres coûts Comptes Titre de la ligne

(Ordre 1) (Ordre 2) (Ordre 3) E1–Titre
C1–Titre
E1 A1
C1 A2
A1
A2 A3
A3 C1–Sous-total
C2–Titre
A1
C2
A1 A2
A2 A3
A3 C2–Sous-total
E1–Sous-total

E2 E2–Titre
C1
A1 C1–Titre
A2 A1
A3 A2
A3
C2 C1–Sous-total
A1 C2–Titre
A2 A1
A3 A2
A3
C2–Sous-total
E2–Sous-total
Total de la ligne

Pour afficher la ventilation des lignes dans un état, vous devez utiliser la
fonction Liste des contenus d'état ([Link]). Les retraits qui apparaissent
dans l'état final sont définis par les sous-retraits renseignés pour chaque
type CG dans les spécifications.
Si vous désactivez l'option de ventilation pour l'un des niveaux inférieurs, le
système synthétise ce niveau dans le niveau immédiatement supérieur. La
Figure 4.14 illustre l'état obtenu lorsque l'option de ventilation est
désactivée pour le code analyse des comptes.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 93

Fig. 4.14
Lignes non Détail interrogation données
ventilées Code Description Ventiler Ordre
Compte : A Comptes A1, A2, A3 Non 3
CC : C Centres coûts C1, C2 Oui 2
S-comp. :
Projet :
Entité : E Entités E1, E2 Oui 1

Eléments éclatés Ligne ventilée

Entités Centres coûts Comptes Titre de la ligne

(Order 1) (Order 2) (Order 3)
E1–Titre
E1 C1 (A1 + A2 + A3)
C1
A1 C2 (A1 + A2 + A3)
A2 E1–Sous-total
A3
E2–Titre
C2 C1 (A1 + A2 + A3)
A1
C2 (A1 + A2 + A3)
A2
A3 E2–Sous-total

Total de la ligne
E2
C1
A1
A2
A3

C2
A1
A2
A3

Si vous changez l'ordre de tri, vous obtenez un résultat différent, qu'illustre

la Figure 4.14. Dans ce cas, l'ordre entre compte et centre de coûts a changé
et ce sont les centres de coûts qui sont cumulés par compte.
Cette figure montre également ce qui se passe lorsqu'une combinaison
particulière d'éléments CG n'existe pas dans les paramètres CG (pas de
correspondance). L'état ne comprend pas les éléments qui ne présentent pas
une conformité suffisante.
94 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 4.15
Ordre de tri Détail interrogation données
différent
Code Description Ventiler Ordre
Compte : A Comptes A1, A2, A3 Oui 2
CC : C Centres coûts C1, C2 Oui 3
S-comp. :
Projet :
Entité : E Entités E1, E2 Oui 1

Eléments éclatés Ligne ventilée

Entités Comptes Centres coûts Titre de la ligne

(Ordre 1) (Ordre 3) (Ordre 2) E1–Titre
A1–Titre
E1 C1
A1 A1–Sous-total
C1 A2–Titre
C2 (pas de corres- C1
pondance) C2
A2 A2–Sous-total
C1
C2 A3–Titre
C1
A3 C2
C1 A3–Sous-total
C2 E1–Sous-total
E2

A1
C1 E2–Titre
C2 A1–Titre
C1
A2 C2
C1 (pas de corres- A1–Sous-total
pondance) A2–Titre
A3 C2
C2 A2–Sous-total
C1
C2 A3–Titre
C1
C2
A3–Sous-total
E2–Sous-total
Total de la ligne

Création d'une ligne de calcul

Si vous avez spécifié le type C pour « Calcul » dans le deuxième écran de la

fonction MAINT des groupes de lignes, le cadre Ligne de calcul s'affiche.
Fig. 4.16
Fonction
MAINT des
groupes de
lignes, ligne de
calcul
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 95

Conseil Formule. Vous devez entrer dans ce champ la formule du calcul. Par
Les formules exemple, vous pouvez calculer la somme des lignes 10 et 20 via la
acceptent
uniquement les formule R10 + R20.
opérateurs +, -, *
et /. Consrv signe. L’activation de cet indicateur permet de conserver la
valeur du signe même si l'indicateur Inverser signe est activé pour le
groupe de lignes dans le cadre Contrôle impression. Par exemple, les
soldes créditeurs sont mémorisés sous forme de nombres négatifs.
L'option d'inversion du signe est utile pour indiquer un solde créditeur
(par exemple une vente) sous forme de nombre positif dans l'état.
Le cadre Ligne de calcul est suivi du cadre Contrôle impression. Le cadre
Contrôle impression permet de configurer le format des lignes.

Contrôle d'impression en lignes

La dernière étape de la définition d'un groupe de lignes consiste à

renseigner le cadre Contrôle impression.
Dans la mesure où les lignes et les colonnes peuvent comprendre des calculs
et présenter des formats et des méthodes d'arrondi différents, vous devez
préciser quel calcul, quel format et quelle méthode d'arrondi le système doit
utiliser aux intersections entre ligne et colonne. S'il y a conflit entre la ligne
et la colonne, le système consulte le champ Préséance du cadre Contrôle
impression associé à la ligne pour savoir quelles spécifications adopter.
Fig. 4.17
Fonction
MAINT des
groupes de
lignes, contrôle
d'impression

Conseil Préséance. Vous devez configurer ce paramètre avec la valeur Ligne

Interdisez le pour que les paramètres et les calculs des lignes supplantent ceux des
remplacement
des paramètres colonnes. Si vous spécifiez Colonne, les paramètres et les calculs des
en affectant à colonnes vont supplanter ceux des lignes. Ce champ tire sa valeur par
l'indicateur
Remplaçable la défaut du fichier Paramétrage générateur états CG (25.21.24). Il peut se
valeur Non.
96 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

produire des conflits de format ou de méthode d'arrondi si le

remplacement est interdit à la fois pour la ligne et pour la colonne.
Inverser signe. Vous devez affecter à ce paramètre la valeur Oui pour
conserver le signe de la ligne. Si, par exemple, les soldes créditeurs sont
mémorisés sous forme de nombres négatifs, l'option d'inversion du
signe est utile pour indiquer un solde créditeur (par exemple une vente)
sous forme de nombre positif dans l'état. Les formules qui font
référence à une ligne pour laquelle le paramètre Inverser signe a la
valeur Oui vont agir sur le nombre portant le signe inverse.
Imprimer. Vous devez affecter la valeur Non à ce paramètre pour que la
ligne ne s'imprime pas.
Format. Ce champ vous permet de définir le format des valeurs
numériques imprimées dans la ligne. Ce champ accepte tout format
numérique valable défini dans le langage Progress. Sa valeur par défaut
est déterminée par le champ Format du fichier Paramétrage générateur
états CG (25.21.24). Vous pouvez imposer un autre format en affectant
au paramètre Remplaçable la valeur Non.
Remplaçable. Ce champ indique si les paramètres de définition de la
ligne peuvent ou non être remplacés par les valeurs définies dans la
fonction MAINT des états (25.21.9) ou Exécution d'état (25.21.17). En
général, il vaut mieux conserver la valeur par défaut de ce paramètre,
Oui, pour réutiliser les lignes et les colonnes dans différentes itérations
des états. Si le champ Remplaçable a la valeur Non à la fois pour la
ligne et la colonne, le système s'en remet au champ Préséance.
Avec symbole dev. Vous devez entrer Oui si vous souhaitez inclure le
symbole de la devise dans l'état pour la ligne considérée. Dans le cas de
lignes ventilées, le symbole de devise apparaît dans toutes les lignes de
l'état.
• Voir Arrondi. Ce champ permet d'identifier la méthode d'arrondi utilisée dans
« Méthode l'état. Le code indiqué est utilisé pour convertir des unités, par exemple
d'arrondi » à la
page 81. des millions en milliers, et arrondir les montants édités dans l'état. Les
codes unités d'édition sont définis dans la fonction MAINT codes unité
d'édition ([Link]).
Lignes à sauter. Ce champ permet d’entrer le nombre de lignes blanches
à imprimer après la ligne en cours de définition. Si la ligne est ventilée,
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 97

le nombre de lignes à sauter que vous spécifiez sera inséré après la ligne
Total. La valeur par défaut de ce paramètre est zéro.
Suppression zéro. Ce champ gère l'impression des lignes lorsque
chaque colonne de la ligne contient la valeur zéro et que le paramètre
Suppression zéro de la colonne laisse à l'état le soin de gérer
l'impression. Vous pouvez y entrer l'un des mnémoniques proposés dans
la fenêtre des paramètres détaillés de langue.
Saut page après total. Vous devez entrer Oui pour forcer un saut de
page après la ligne considérée. Si la ligne est ventilée, le saut de page
est inséré après la ligne du total.
Caractère début souligné et Caractère fin souligné. Vous pouvez entrer
dans ces champs le caractère à utiliser pour souligner les lignes Total et
Sous-total. Par défaut, ces champs sont vides et aucun soulignement
n'est appliqué. Comme l'option de soulignement est basée sur les
caractères, le système imprime une ligne supplémentaire contenant les
caractères de soulignement spécifiés.

Groupes de colonnes
Les colonnes se combinent aux lignes pour définir un état. Comme les
lignes, les colonnes définissent des critères de sélection de données et
peuvent utiliser des codes analyse pour extraire les données. Le groupe de
colonnes est réutilisable. Vous pouvez le combiner avec divers groupes de
lignes pour produire plusieurs états différents à l'aide de la fonction MAINT
des états (25.21.9).
Nous vous recommandons de planifier préalablement la structure générale
des colonnes, car une fois créées, vous ne pourrez plus les déplacer. Vous
pourrez toujours, en revanche, insérer ou supprimer des colonnes. Toute
modification apportée à un groupe de colonnes affecte les états qui
l'utilisent.
Vous pouvez définir des groupes de colonnes de trois types.
• Colonnes de réalisation. Ces colonnes définissent les spécifications
d'extraction des données. Par exemple, une colonne peut spécifier les
soldes en fin de période courante pour tous les centres de coûts.
98 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Colonnes de budget. Elles sont semblables aux colonnes de réalisation,

mais contiennent des données budgétaires a lieu de données réelles.
Vous avez la possibilité de définir une colonne de budget pour qu'elle
édite les données réelles si ces dernières sont disponibles.
• Colonnes de calcul. Les colonnes de calcul effectuent des opérations sur
d'autres colonnes ou cellules (intersections entre ligne et colonne) d'un
état.
Pour configurer les colonnes d'un état, vous devez faire appel à la fonction
MAINT des groupes de colonnes (25.21.7).
Fig. 4.18
Fonction
MAINT des
groupes de
colonnes
(25.21.7)

• Voir page 87. Le premier écran de la fonction MAINT des groupes de colonnes est
presque identique à celui de la fonction MAINT des groupes de lignes et les
champs communs fonctionnent de la même façon.
Fig. 4.19
Fonction
MAINT des
groupes de
colonnes,
deuxième écran

Colonne. Ce champ vous permet d'entrer une identification unique à

quatre caractères pour la colonne considérée.
Type. Ce champ vous permet d'indiquer la fonction de la colonne :
Réalisation, Budget ou Calcul. Une fois que vous avez terminé la
procédure de définition d'une colonne, vous ne pouvez plus en changer
le type.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 99

Largeur colonne. Vous pouvez entrer dans ce champ une valeur

numérique de 0 à 99 pour indiquer la largeur de la colonne dans l'état.
Cette valeur représente un nombre de caractères de largeur fixe.
Description. Vous pouvez entrer ici une brève description de la colonne.

Création d'une colonne de réalisation

Si vous choisissez de définir une colonne de type Réalisation dans le

deuxième écran de la fonction MAINT des groupes de colonnes, un cadre
Détail interrogation budget/réalisations s'affiche.
Fig. 4.20
Fonction
MAINT des
groupes de
colonnes, Détail
interrogation
budget/réalisatio
ns

Ces champs ne sont actifs que pour

les colonnes de budget.

Code/Compte. Ce champ indique si l'interrogation est spécifiée au

moyen d'un code analyse ou d'un élément CG. Les valeurs possibles
sont Elément et Code. Vous pouvez spécifier un élément CG unique ou
un groupe d'éléments définis par un code analyse.
Code. Vous pouvez entrer dans ce champ le code de l'élément CG ou le
code analyse.
• Voir « Périodes Exercice. Année dont les données sont extraites.
associées aux
colonnes de Période/A. Plage de périodes au sein de l'exercice défini par Exercice.
réalisation » à
la page 100.
Trimestre. Vous pouvez définir un trimestre au lieu de préciser une
plage de périodes dans les champs Période/A. La définition du trimestre
détermine quelles périodes sont utilisées. Vous ne pouvez utiliser ce
champ que si les champs Période/A sont vierges.
Activité. Vous devez entrer le type de solde utilisé par la colonne :
activité, début, fin, cumul exercice, période, débit, crédit, débit ACJ ou
100 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

crédit ACJ. Si vous avez défini une plage de périodes ou un trimestre,

vous devez utiliser le type Activité ou Période.
Les comptes de bilan affichent des données cumulées depuis le début de
la base de données. Les comptes de résultat affichent les soldes depuis
le début de l'exercice ou de la période.
• Voir page 102. Lorsque vous avez renseigné le cadre Détail interrogation
budget/réalisations, le cadre Contrôle impression s'affiche.

Périodes associées aux colonnes de réalisation

Vous avez le choix entre plusieurs méthodes pour définir la période

comptable. Vous pouvez entrer une année d'exercice et une période précises,
une année/période par rapport à l'année/période courante, une plage de
périodes ou des trimestres.
Pour éviter l'obsolescence du groupe de colonnes, nous vous
recommandons d'utiliser des périodes relatives plutôt que des définitions
fixes. Une période relative est définie par un certain nombre de périodes
avant ou après la période courante. La période courante est déterminée au
moment de l'exécution de l'état. Zéro correspond à la période courante, −n
indique une période antérieure et +n une période postérieure. Quelques
exemples sont présentés dans le Tableau 4.4.
Tableau 4.4
Exemple de Champ
définition de Exercice Champ
périodes Période (année) Période Champ A
Période courante 0 0 -
Période courante, 1990 1990 0 -
Sixième période, année 0 6 -
quelconque
Dernière période 0 −1 -
Période courante, dernière −1 zéro -
année
Année courante, périodes 1 à 6 0 1 6
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 101

Conseil Si vous devez spécifier une plage de périodes, vous devez utiliser les
Les trimestres champs Période/A ou le champ Trimestre. L'ordre des périodes dans la
doivent être
configurés dans plage n'est pas important. Par exemple, vous pouvez spécifier les périodes 1
la fonction à 3 ou 3 à 1.
MAINT des
trimestres.
En règle générale, vous devez préciser le type Activité (champ Activité)
pour les plages de périodes et les trimestres. Si vous choisissiez Fin, le
système trouverait le total des soldes de fin de chaque période de la plage.
Vous ne pouvez pas spécifier des périodes relatives dans une plage pour
exclure une plage de périodes comprenant plus d'une année. Vous pouvez
obtenir les mêmes informations en calculant la différence entre deux
colonnes. Dans le Tableau 4.5, la colonne 10 (période courante, année
précédente) et 20 (période courante, année courante) n'apparaissent pas
dans l'état parce que le champ Imprimer a la valeur Non. Seule la colonne
30 (colonne de calcul) s'affiche.
Tableau 4.5
Exemple de Colonne 10 Colonne 20 Colonne 30
données de
calcul Type A A C
Année relative −1 0 -
Période relative 0 0 -
Activité Fin Début -
Imprimer Non Non Oui
Oui/Non
Formule - - C10-C20

Création d'une colonne de budget

• Voir page 99. Si vous avez choisi le type B dans le deuxième écran de la fonction MAINT
des groupes de colonnes, le cadre qui s'affiche est le même que celui utilisé
pour définir une colonne de réalisation. Dans le cas d'une colonne de
budget, vous devez renseigner deux champs supplémentaires.
Conseil Code budget. Le code budget définit un ensemble précis de montants
Configurez les budgétaires associé à une entité ou à une année d'exercice donnée. Vous
codes budget
dans la fonction pouvez stocker plusieurs budgets dans le système en leur affectant des
MAINT des codes différents. La plupart des éditions et des interrogations peuvent
budgets (25.5.1).
être sélectionnées à l'aide du code budget. Il est nécessaire d'indiquer ce
code pour extraire l'ensemble de budgets désiré. Vous devez veiller à ce
102 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

que la valeur du champ Exercice (année) pour cette colonne

corresponde à l'année du code budget sélectionné.
Report budget. Vous devez entrer Oui pour que le système utilise les
chiffres réels dans cette colonne, s'ils sont disponibles. Par exemple, si
une colonne est configurée pour la période cinq et que vous traitez l'état
en période quatre, il n'existe pas de valeur réelle pour cette colonne et
l'état prend en compte les chiffres du budget. Lorsque vous exécutez le
même état en période cinq, cette colonne pourra alors incorporer des
chiffres réels.
Pour déterminer s'il existe des données réelles, le système utilise les
paramètres Exercice actuel et Période actuelle du fichier Paramétrage
générateur états CG (25.21.24).
Lorsque vous avez renseigné le cadre Détail interrogation
budget/réalisations, le cadre Contrôle impression s'affiche.

Création d'une colonne de calcul

Les colonnes de calcul permettent d'effectuer des opérations sur toutes les
colonnes qui précèdent.
• Voir « Création Si vous avez choisi ce type de colonne dans le deuxième écran de la
d'une ligne de fonction MAINT des groupes de colonnes, un cadre Colonne de calcul
calcul » à la
page 94. s'affiche. Par son aspect et son fonctionnement, ce cadre est identique au
cadre Ligne de calcul.

Contrôle d'impression des colonnes

• Voir « Contrôle A tous les types de colonne sont associées des instructions d'impression
d'impression définies dans le dernier cadre de la fonction MAINT des groupes de
en lignes » à la
page 95. colonnes : Contrôle impression. En cas de conflit entre une ligne et une
colonne, le système consulte le champ Préséance du cadre Contrôle
impression associé à la ligne pour déterminer quelle valeur utiliser.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 103

Fig. 4.21
Fonction
MAINT des
groupes de
colonnes,
Contrôle
impression

Imprimer. Vous devez laisser la valeur Oui dans ce champ pour que la
colonne s'imprime dans l'état. Si vous spécifiez Non, la colonne ne sera
pas imprimée et toutes les autres options d'impression sont inutiles.
• Voir Arrondi. Ce champ vous permet de préciser la méthode d'arrondi à
« Méthode utiliser dans l'état considéré. Vous pouvez entrer ce code sous forme de
d'arrondi » à la
page 81. code unité d'édition dans n'importe quel élément de la définition de
l'état : MAINT des états, Exécution d'état, MAINT des groupes de
lignes ou MAINT des groupes de colonnes. Ce code est utilisé pour
convertir des unités, par exemple des millions en milliers, et pour
arrondir les montants édités. Il est défini dans la fonction MAINT codes
unité d'édition ([Link]).
Format. Ce champ définit le format par défaut des valeurs numériques
imprimées dans la colonne considérée. Il tire sa valeur par défaut du
fichier Paramétrage générateur états CG (25.21.24). Il accepte n'importe
quel format numérique Progress valable. Pour permettre le
remplacement de la valeur par défaut dans la fonction MAINT des états
ou Exécution d'état, affectez la valeur Oui au paramètre Remplaçable.
Remplaçable. Vous devez choisir Oui pour permettre le remplacement
de la valeur par défaut de Format. Si le paramètre Remplaçable a la
valeur Non pour la ligne comme pour la colonne, le système utilise la
valeur par défaut de l'une ou de l'autre en fonction de la Préséance que
vous avez définie dans le cadre Contrôle impression associé à la ligne.
Devise. Vous devez entrer Base pour utiliser la devise du système
définie dans le fichier Paramétrage système/contrôle. Vous devez entrer
la valeur associée aux devises étrangères pour utiliser une devise
définie dans un compte CG donné.
La base de données du générateur d'états CG stocke les soldes des
comptes à la fois dans la devise de base et dans la devise configurée
104 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

pour le compte. Ce champ détermine laquelle des deux valeurs est

extraite de la base pour imprimer l'état.
Remarque Le système ne consulte pas les spécifications d'extraction de
données que vous avez définies pour vérifier que la devise est toujours la
même. Vous devez donc vous assurer que les spécifications d'édition sont
correctement configurées pour éviter de mélanger des devises différentes
dans les cellules de l'état.
Symbole devise. Vous pouvez, si vous le souhaitez, entrer le symbole
de devise à afficher dans la colonne considérée. Dans le cas des lignes
ventilées, le symbole spécifié apparaît sur chaque ligne produite par
l'état. La valeur par défaut est vide
Titre colonne. Vous pouvez entrer dans ce champ le texte du titre de
colonne qui sera imprimé en haut de chaque page où la colonne en
question apparaît. Par défaut, les titres de colonnes sont alignés à
gauche. Pour centrer le texte, placez-le entre crochets : [titre]. Pour
aligner le texte à droite, entrez-le sous la forme : [titre. Vous pouvez
également entrer un ou plusieurs mots clés. Le système les remplacera
par le texte réel. Par exemple, <BY> sera remplacé par l'année
d'exercice spécifiée pour la colonne.
Mot clé Valeur remplacée
<BP> Période
<BY> Année d'exercice de la colonne
<BP1> Limite inférieure de la plage de périodes
<BP2> Limite supérieure de la plage de périodes
<BQ> Trimestre de la colonne
<Fenêtre> Année d'exercice et période (ou plage de périodes ou
trimestre) de la colonne

Définition d'états
• Voir Configu- Pour commencer à définir un état, vous devez établir les codes analyse, les
ration des groupes de lignes et les groupes de colonnes. Ensuite, vous devez utiliser la
éléments d'un
état à la fonction MAINT des états (25.21.9) pour définir le contenu de l'état et son
page 81. aspect. Lorsque la définition est complète, vous pouvez exécuter l'état.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 105

Fig. 4.22
Fonction
MAINT des états
(25.21.9)

Etat. Entrez un nom d'état unique.

Copie code. Vous pouvez (facultatif) entrer le nom d'un état existant
dont vous voulez vous servir de modèle pour définir le nouvel état. Le
système copie la définition complète de l'ancien état. Vous pouvez alors
la modifier à votre guise.
Description. Entrez une description succincte de la fonction de l'état.
Statut. Entrez Test ou Réel. Choisissez d'abord Test, puis passez en
mode Réel une fois que vous avez généré correctement l'état. Ce
paramètre est purement indicatif ; il n'a aucune incidence sur le
traitement effectué par le système.
Comment. Entrez Oui pour ajouter des remarques.
Conseil Groupe sécurité gestion. Laissez ce champ vierge pour autoriser tous
Si vous les utilisateurs à modifier la définition de l'état. Ajoutez des groupes de
renseignez les
champs suivants, sécurité pour limiter l'accès.
veillez à
mentionner votre Groupes sécurité état. Laissez ce champ vierge pour autoriser tous les
propre ID
d'utilisateur. utilisateurs à exécuter l'état.. Ajoutez des groupes de sécurité pour
limiter l'accès.
106 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 4.23
Fonction
MAINT des
états, deuxième
cadre
Utilisez les
champs
suivants pour
configurer
une hiérarchie
de contrôle.

• Voir Les seuls champs obligatoires dans cet écran sont Groupe de lignes et
« Utilisation Groupe de colonnes. Les autres champs permettent de configurer une
des hiérarchies
de contrôle » à hiérarchie de contrôle pour l'état et de contrôler le format d'édition.
la page 107.
Contrôle état par. Entrez le type de code CG (compte, sous-compte,
centre de coût, projet ou entité) auquel vous souhaitez appliquer le code
analyse de la hiérarchie de contrôle. Ce champ active la fonction de
hiérarchie de contrôle et détermine le type de code analyse que vous
pourrez sélectionner dans Emploi code analyse.
• Voir « Codes Emploi code analyse. Code analyse utilisé pour configurer une
analyse » à la hiérarchie de contrôle.
page 82.
Pages continues. Entrez Non pour recommencer la numérotation des
pages à 1 pour chaque groupe de la hiérarchie de contrôle.
Groupe de lignes. Code identifiant de manière unique un groupe de
lignes.
Groupe de colonnes. Code identifiant de manière unique un groupe de
colonnes.
Titre ligne avant colonne. Entrez un numéro de colonne valide issu du
groupe de colonnes sélectionné pour spécifier l'emplacement des titres
de ligne. Les titres apparaîtront à gauche de cette colonne. Pour
imprimer les titres de lignes à droite de la dernière colonne du groupe,
entrez 9999. Pour aligner les titres à droite, entrez Dernier.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 107

Format. Entrez le format générique des cellules qui autorisent le

remplacement de format. Par défaut, il s'agit du format spécifié dans
Paramétrage générateur états CG.
Suppression zéro. Ce champ contrôle l'impression des lignes lorsque
chaque colonne de la ligne contient la valeur zéro et que le paramètre
Suppression zéro de la colonne permet à l'état de prendre le contrôle.
Entrez l'un des mnémoniques proposés dans la fenêtre des paramètres
détaillés de langue.
Arrondi. Méthode d'arrondi appliquée dans l'état

Marge haut et Marge bas. Entrez le nombre de lignes à laisser vide en

haut et en bas de chaque page.
Marge gauche et Marge droite. Entrez le nombre d'espaces à laisser
vides à gauche et à droite de chaque page.
• Voir Modif. spéc. inter. globale. Entrez Oui pour afficher l'écran facultatif
« Utilisation Spécifications interrogation globale. Si l'écran facultatif ne contient pas
des interroga-
tions de données, la valeur par défaut de ce paramètre est Non. Dans le cas
globales » à la contraire, la valeur par défaut est Oui.
page 109.

• Voir « Titres et Editer titre état, Pied page. Entrez Oui pour afficher les écrans de
pieds de page » définition du titre et du pied de page de l'état.
à la page 110.
Editer pied page. Entrez Oui pour afficher les écrans de pied de page de
l'état.
Modèle imprimante. Définition d'imprimante utilisée pour valider les
paramètres d'édition. Entrez une imprimante définie.

Utilisation des hiérarchies de contrôle

Une hiérarchie de contrôle est une spécification d'extraction de données
globale définie dans la fonction Groupe de lignes ou MAINT des états.
Cette technique produit plusieurs itérations d'un état, une pour chaque
élément CG du code analyse de la hiérarchie de contrôle. Elle produit
également des itérations résumées.
Les hiérarchies de contrôle permettent de trier les données d'un état en
plusieurs itérations différentes. Elles sont particulièrement utiles pour
108 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

produire des états consolidés concernant une hiérarchie de divisions

financières.
La structure d'une hiérarchie de contrôle est définie par un code analyse.
Pour chaque élément CG du code analyse, le système produit une itération
distincte qui inclut l'élément CG en question dans les spécifications
d'extraction des données. Le système produit également une ou plusieurs
itérations résumées en fonction de la structure du code analyse.
Exemple Dans Figure 4.24, le code analyse de la structure de contrôle
Tous lie les codes analyse West et East qui représentent respectivement les
entités Ouest et Est. Le code analyse West est supérieur hiérarchiquement
(parent) aux codes SW et NW. Le code analyse East est supérieur
hiérarchiquement (parent) aux codes SE et NE.
Le système imprime les itérations correspondant à chaque entité, plus une
itération pour les entités Ouest, une pour les entités Est et une pour toutes
les entités. Il faut souligner que pour chaque itération, il existe un nom de
groupe qui est l'élément CG ou le code analyse de contrôle. Il existe
également un nom de parent qui fait référence au nom de groupe de
l'itération de niveau suivant. Ces informations apparaissent dans le titre de
l'état si vous en faites la demande.
Fig. 4.24
Etat concernant
des entrées à Groupe = SW Groupe = NW Groupe = SE Groupe = NE
plusieurs niveaux Parent = West Parent = West Parent = East Parent = East

Groupe = West Groupe = East

Parent = Tous Parent = Tous

Groupe = Tous

La configuration d'une hiérarchie de contrôle se déroule en deux étapes.

 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 109

1 Créez un code analyse approprié.

Remarque Le système vous empêche d'utiliser un code analyse du même
type que ceux utilisés dans le groupe de lignes, le groupe de colonnes ou les
spécifications d'interrogation globale.
Conseil 2 Dans la fonction MAINT des états ou MAINT des groupes de lignes,
Utilisez la sélectionnez le type CG approprié dans le champ Contrôle état par et
fonction MAINT
des états pour sélectionnez le code analyse de la hiérarchie de contrôle dans le champ
pouvoir réutiliser Emploi code analyse.
le groupe de
lignes dans
d'autres états.
Utilisation des interrogations globales
Vous avez la possibilité (facultatif) d'entrer des spécifications de données
supplémentaires en choisissant Oui dans le champ Modif. spéc. inter.
globale de la fonction MAINT des états. Les spécifications que vous ajoutez
se combinent à celles du groupe de lignes et, le cas échéant, du groupe de
colonnes.
Cette option est utile notamment pour entrer un élément CG qui s'applique à
plusieurs comptes, une entité par exemple. Ainsi, vous pouvez délibérément
omettre l'entité dans les groupes de lignes et de colonnes pour pouvoir les
utiliser dans un grand nombre d'états. Les interrogations globales sont
également pratiques pour produire des variantes d'états existants.
Dans la fenêtre Spécifications interrogation globale (qui apparaît lorsque
vous avez validé le premier écran), entrez des éléments CG ou des codes
analyse comme vous le feriez pour des lignes de données. Le système vous
empêche d'entrer des spécifications concernant des types CG déjà utilisés
dans le groupe de lignes ou le groupe de colonnes.
Fig. 4.25
Fonction
MAINT des
états,
Spécifications
interrogation
globale
110 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Titres et pieds de page

Entrez ou modifiez les titres et les pieds de page de l'état en choisissant Oui
dans les champs Editer titre état, Editer pied page ou Editer pied état. Le
texte d'un pied de page apparaît en bas de chaque page de l'état tandis que le
texte du pied d'état apparaît uniquement sur la dernière page de l'état. Vous
pouvez également ajouter une ou deux lignes de remarques au titre et aux
pieds de page/d'état lorsque vous exécutez l'état.
Par défaut, le texte des titres et des pieds de page/d'état est aligné à gauche.
Pour centrer le texte, placez-le entre crochets : [titre]. Pour aligner le texte à
droite, entrez-le sous la forme : [titre.
Pour utiliser les mots clés du Tableau 4.6, entrez les codes correspondant.
Le système les remplacera par le texte réel.
Tableau 4.6
Mots clés pour Mot clé Texte remplacé
les titres et les
pieds de page <COMPANY> Nom de la société configuré pour les états standard.
<DATE> Date de création de l'état dans la fonction Exécution d'état.
<GDESC> Utilisé pour la hiérarchie de contrôle. Description du code analyse
associé à une itération donnée (voir aussi GROUP).
<GRIDPAGE> Numéros de page avec des tirets pour les pages secondaires (créées
lorsque les colonnes ne logent pas sur une seule page et sont
reportées à la page suivante).
<GROUP> Utilisé pour la hiérarchie de contrôle. Indique le nom d'identification
du code analyse associé à une itération donnée (voir aussi
PARENT).
<PAGE> Numéro de page.
<PAGES> Nombre total de pages
<PERIOD> Période courante spécifiée dans la fonction Exécution d'état.
<PARENT> Utilisé pour la hiérarchie de contrôle. Indique le nom d'identification
du code analyse de niveau suivant associé à une itération donnée
(voir aussi GROUP).
<RDESC> Description de l'état spécifiée dans la fonction MAINT des états.
<REPORT> Identification de l'état spécifiée dans la fonction MAINT des états.
<RUNID> Identification assignée lors de l'exécution de l'état.
<STATUS> Test ou Réel, spécifié dans la fonction MAINT des états.
<TIME> Heure à laquelle l'état a été créé dans Exécution d'état.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 111

Mot clé Texte remplacé

<UND*> Crée une ligne d'astérisques (ou autre caractère spécifié). Par
exemple, <UND-> crée une ligne de tirets (−).
<USERID> ID de l'utilisateur qui a créé l'état dans Exécution d'état.
<YEAR> Année de création de l'état dans Exécution d'état.

Fonction MAINT périodes de base d'état

Utilisez la fonction MAINT périodes de base d'état (25.21.15) pour mettre à
jour la période (de base) courante configurée dans le fichier Paramétrage
générateur états CG. Si vous avez besoin de modifier la période courante
mais n'avez pas accès au fichier Paramétrage générateur états CG
(25.21.24), cette procédure permet de mettre à jour le fichier de
paramétrage.
En règle générale, la période courante sert de référence pour les états qui
définissent des périodes relatives (comme la période précédente). Le
système utilise normalement la période et l'exercice courants spécifiés dans
Exécution d'état (25.21.17). Toutefois, les états par lots se basent sur le
fichier de paramétrage. Avant d'exécuter un lot d'états, il convient de
vérifier la période courante et de la modifier. La période et l'année
d'exercice courantes permettent au système de déterminer s'il doit utiliser
des chiffres réels ou les montants budgétés dans les colonnes configurées
avec des budgets glissants.
Le programme affecte les champs Exercice actuel et Période actuelle du
fichier Paramétrage générateur états CG. Les modifications apportées sont
également répercutées sur les valeurs par défaut dans la fonction Exécution
d'état.

Exécution d'états
La fonction Exécution d'état (25.21.17) génère un état sur la base de la
définition établie dans la fonction MAINT des états. Le processus extrait les
données, calcule les formules, arrondit les valeurs et applique une mise en
forme pour créer une image de l'état.
Important Après avoir imputé les écritures en comptabilité générale et
avant d'exécuter un état quelconque, veillez à appliquer la fonction
Synchronisation données CG.
112 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 4.26
Exécution d'état
(25.21.17)

Etat. Entrez le nom d'un état valide déjà défini.

ID exécution, Statut. Valeurs générées par le système en fonction de la

valeur du champ Etat. Il s'agit de l'état à exécuter.
• Voir Exercice actuel et Période actuelle. Entrez une année/période
« Fonction d'exercice dans ces champs ou, si vous exécutez l'état en mode différé,
MAINT
périodes de entrez la valeur zéro. Le système utilise ces champs pour déterminer
base d'état » à l'année et la période d'exercice des colonnes qui ont été définies par
la page 111.
rapport à l'année/période d'exercice actuelle.
Toutefois, dans le cas des états exécutés en mode différé, le système
utilise par défaut l'année et la période d'exercice définies dans le fichier
Paramétrage générateur états CG (25.21.24). Par ailleurs, ces champs
servent pour les colonnes définies avec un budget glissant, sauf si elles
sont configurées avec une année/période d'exercice précise.
Début période et Fin période. Date de début et de fin de la période
fiscale. Les écritures comptables sont créées avec une date d'effet. Le
système détermine la période fiscale à laquelle une écriture s'applique
en cherchant ces dates dans le calendrier comptable. Les périodes
fiscales ne peuvent pas se chevaucher.
Chaque période du calendrier commence et se termine à une date
précise. Les périodes peuvent être des mois, des trimestres ou toute
autre combinaison.. Les périodes mensuelles sont habituellement
numérotées de 1 à 12. Le numéro d'une période peut également
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 113

représenter le numéro de semaine ou de jour qui marque le début ou la

fin de la période. Par exemple, la période 1 peut s'étendre du 1er au 31
juillet ou du 15 juillet au 15 août. Si vous omettez des jours (comme le
29 février), le système ne vous laissera pas comptabiliser des écritures à
ces dates.
Format. Format générique des cellules de l'état qui acceptent le
remplacement de leur valeur. Les cellules numériques présentent ce
format si le paramètre Remplaçable a la valeur Oui à la fois dans la
définition de la ligne et de la colonne. Ce champ accepte tous les
formats numériques valides définis dans le langage Progress.
Arrondi. Méthode d'arrondi utilisée dans l'état.
Titre ligne avant colonne. Ce champ détermine où apparaissent les titres
des lignes par rapport à la colonne que vous spécifiez. Vous pouvez
définir le numéro de colonne ou spécifier la dernière colonne.
• Voir « Titres et Titre, Pied page, Frais. Vous avez la possibilité d'ajouter une ou deux
pieds de page » lignes de texte supplémentaires au titre, au pied de page ou à l'en-queue
à la page 110.
(section des frais) d'un état. Le texte que vous entrez sera imprimé au-
dessus du texte spécifié dans la fonction MAINT des états.
Export. Entrez Oui pour exporter l'état dans un fichier ASCII.
L'exportation est utilisée pour envoyer un état dans un fichier lisible par
n'importe quel programme capable de lire le format ASCII délimité.
Imprimer. Entrez Oui pour formater l'état en vue de l'imprimer sur votre
imprimante.
• Voir « Gestions Enreg. image. Entrez Oui pour enregistrer l'image de l'état après son
des images impression. Vous pouvez utiliser l'image de l'état pour reproduire l'état,
d'états » à la
page 116. en totalité ou en partie, sans l'exécuter à nouveau.
Largeur. Entrez la largeur de page prise en charge par l'imprimante (en
caractères). Le système utilise ce paramètre pour déterminer le nombre
de colonnes de l'état à imprimer sur une même page. Les colonnes qui
ne logent pas sur la page sont reportées à la page suivante. La valeur par
défaut de ce paramètre est 132 (caractères).
Sortie. La sortie peut être une imprimante, un terminal (caractères), une
fenêtre (GUI) ou un nom de fichier. Un état s'imprime normalement en
132 caractères de large. Sur un écran standard, l'état effectue des retours
à la ligne automatique. Si votre écran prend en charge le mode
114 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

d'impression compressé, modifiez les paramètres de l'imprimante dans

la fonction MAINT configuration imprimante (36.13.2).
ID lot. Entrez une identification de lot pour placer l'état en file d'attente
en vue d'un traitement ultérieur.
• Voir « Groupes Pour exécuter périodiquement les mêmes états, créez un lot permanent.
de colonnes » à Pour ce faire, il faut que les fenêtres de temps des colonnes contiennent
la page 97.
des références relatives. Utilisez Exécution d'état avec l'année et la
période d'exercice à zéro. Le générateur d'états CG va utiliser les
valeurs (année et période d'exercice) définies dans le fichier
Paramétrage comptabilité générale.

Vérification des erreurs

La fonction Exécution d'état vérifie que la définition de l'état ne contient ni
incohérences, ni erreurs. Si elle trouve des erreurs, un message d'erreur
s'affiche et l'état n'est pas exécuté. Utilisez les outils de vérification des états
pour identifier les erreurs.
• Liste des validations d'état ([Link])
• Liste des anomalies d'état ([Link])
• Liste des contenus d'état ([Link])

Formules non valides

Utilisez la fonction Liste des validations d'état ([Link]) pour mettre en
évidence les erreurs dans les calculs des lignes, des colonnes et des cellules.
Les formules non valides contiennent des références à des lignes, des
colonnes ou des cellules qui n'existent pas ou leur syntaxe n'est pas correcte.

Eléments redondants ou manquants

Utilisez la fonction Liste des anomalies d'état ([Link]) pour mettre en
évidence les extractions de données superflues et les éléments CG
manquants.
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 115

Fig. 4.27
Liste des
anomalies d'état
([Link])

Contrôle de redondance

Cette option dresse la liste des lignes qui contiennent exactement la même
combinaison d'éléments CG sous leur forme ventilée (compte, centre de
coût, sous-compte, projet et entité). Entrez Oui dans le champ Inclure
dupliqués pour effectuer un contrôle de redondance.

Contrôle des éléments manquants

Effectuez cette vérification pour trouver les éléments CG qui manquent

dans la définition d'un état. Vous avez le choix entre trois méthodes : utiliser
un code analyse principal, un type d'état ou une plage d'éléments CG (une
seule option à la fois). Entrez Oui dans le champ Imprimer omissions pour
effectuer un contrôle des éléments manquants.
Code analyse principal. Entrez un code analyse principal préalablement
défini dans la fonction MAINT des codes analyse. La liste indique les
éléments CG du code principal qui ne figurent pas dans la définition de
l'état.
Type d'état. Les bilans et les comptes de résultats sont vérifiés à l'aide
de cette option. Entrez 1 ou 2 dans le champ Type état. La procédure de
vérification décrite dans Tableau 4.7 utilise le type de compte CG défini
dans la fonction MAINT des numéros de compte.
116 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Tableau 4.7
Types d'états Type état Effet
1 (bilan) Indique les comptes de bilan du plan comptable qui
manquent dans la définition de l'état.
2 (compte de Indique les comptes de type I (recettes) et E (dépenses) qui
résultat) ne figurent pas dans la définition de l'état.

Eléments CG. Entrez une plage d'éléments CG et exécutez la liste. Le

résultat est une liste d'éléments CG absents de la définition de l'état.

Contenu détaillé
La fonction Liste des contenus d'état ([Link]) effectue un aperçu du
format du groupe de lignes complètement ventilé en affichant le total et les
différents niveaux de sous-total. Le système exécute le programme de
ventilation de la hiérarchie pour décomposer les codes analyse de tous les
groupes de lignes et groupes de colonnes.

Gestions des images d'états

Lorsque vous exécutez un état, le système stocke les résultats sous la forme
d'une image d'état. Entrez Oui dans le champ Enreg. image de la fonction
Exécution d'état (25.21.17) pour créer et mémoriser une image de l'état.
Enregistrez l'image de l'état si vous souhaitez imprimer ou exporter
ultérieurement l'état, en totalité ou en partie.
Le système associe une identification unique (ID exécution) à chaque image
d'état. Pour retrouver une image d'état particulière, notez le moment
d'exécution et l'ID d'exécution. Utilisez les programmes du MENU
gestionnaire de sortie (25.21.19) pour utiliser l'image de l'état.
• La fonction Impression image d'état ([Link]) permet d'imprimer
une image d'état. Pour imprimer quelques pages, spécifiez leurs
numéros. Si l'image d'état contient une hiérarchie de contrôle, utilisez la
fonction INTERRO numéros de page (25.21.19) pour trouver la suite de
numéros de page correspondant aux numéros de page du groupe.
• La fonction Exportation image d'état ([Link]) permet de copier une
image d'état dans un fichier de format ASCII. Vous pouvez utiliser ce
fichier pour importer les informations dans d'autres programmes,
 GÉNÉRATEUR D’ÉTATS DE LA COMPTABILITÉ GÉNÉRALE 117

notamment des tableurs. Pour effectuer l’exportation, entrez un nom de

fichier dans le champ Sortie. Le système enregistre ce fichier dans votre
répertoire de connexion d'utilisateur.
• La fonction INTERRO numéros de page ([Link]) affiche un
numéro de page équivalent pour les états dont les numéros de page se
répètent. Un état ne peut contenir des numéros de page identiques que
s'il met en oeuvre une hiérarchie de contrôle. La fonction MAINT des
états détermine si un état contient des numéros de page répétitifs. Si la
valeur du champ Pages continues est Non, les numéros de page
recommencent à 1 pour chaque itération imposée par la hiérarchie de
contrôle.
Le système calcule le numéro de page équivalent et l'affiche dans le
dernier champ (page d'état).
• La fonction Filtre de sortie d'état ([Link]) permet de supprimer
certaines colonnes, lignes ou itérations de l'état (groupes) dans une
image d'état avant de l'imprimer ou de l'exporter. Vous pouvez utiliser
cette fonction plusieurs fois pour générer différentes versions d'un
même état. Le système conserve l'image d'origine, de sorte que vous
pouvez ensuite resélectionner les parties supprimées.
Lorsque vous sélectionnez une image d'état, les lignes sélectionnées
s'affichent d'abord, puis les colonnes, et enfin les groupes de la
hiérarchie de contrôle. Au départ, tous les éléments sont sélectionnés
(repérés par des astérisques). Pour annuler une sélection, placez le
curseur au niveau de l'élément à supprimer et appuyez sur la barre
d'espace ou sur la touche Entrée. Pour ré-activer une sélection, appuyez
une seconde fois sur la barre d'espace.
• Utilisez la fonction SUPP/ARCH image ([Link]) pour supprimer
les images associées à des exécutions particulières d'un état. Identifiez
les images d'état par leur ID d'exécution. Affectez la valeur Oui au
paramètre Supprimer pour supprimer l'image de la base de données.
Lorsque le champ Supprimer a la valeur Oui, l'option Archiver est
activée. Affectez la valeur Oui à l'option Archiver pour mémoriser
l'image d'état dans un fichier ASCII avant de la supprimer de la base de
données.
Le fichier archivé est nommé [Link], où xx est le code du
module (25 pour le module Comptabilité générale) et AAMMJJ la date de
l'opération de suppression/archivage. Si le fichier d'archive n'existe pas,
il est créé automatiquement. Si le fichier a déjà été créé par une
118 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

opération de suppression/archivage antérieure, le système ajoute

l'image d'état à la précédente.
 CHAPITRE 5

Devises multiples
La fonctionnalité des devises multiples (Multi-devises) traite les
transactions en devises autres que la devise de base (devises
divergentes). Il vous permet de définir des devises, de gérer les taux de
change et de paramétrer des codes banque.
Introduction 120

Création de taux de change 120

Fluctuations du taux de change 121

Taux de change et banques 126

Conversion des devises 126

Révalorisation écritures import 128

120 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Introduction
Si vous utilisez la fonctionnalité Multi-devises de MFG/PRO, votre
système pourra traiter les montants exprimés soit dans la devise de base
du système, soit dans une devise autre que la devise de base (devise
étrangère). Les devises multiples sont traitées dans les ordres d'achats, les
offres de vente, les commandes clients, les comptes clients, les comptes
fournisseurs et la gestion du service/support. Dans la comptabilité
générale, vous pouvez utiliser toute devise définie lorsque vous saisissez
des transactions ou que vous paramétrez des comptes de bilan pour l'actif
et le passif.
Le module des devises multiples vous permet de définir des devises, de
gérer des taux de change et de paramétrer des codes banque. La fonction
MAINT des taux de change (26.1) vous permet de paramétrer les codes
des devises et les taux de change. Ceux-ci sont utilisés dans les ordres et
les commandes, les transactions et les comptes CG.

Création de taux de change

La fonction MAINT des taux de change (26.1) vous permet de créer des
taux de change.
Fig. 5.1
Fonction MAINT
des taux de change
(26.1)

Conseil Devise. Ce champ vous permet d’entrer un code unique identifiant

De nombreuses une devise étrangère. Si vous devez utiliser des taux d'achat et de
sociétés utilisent les
codes bancaires vente différents, vous devez définir des codes devises multiples et
internationaux. utiliser le code adéquat dans les transactions sur comptes fournisseurs
et comptes clients.
 DEVISES MULTIPLES 121

Compte gain/perte achat. Ce champ vous permet d’entrer le compte Conseil

CG affecté par les écarts de coûts des achats reflétant les fluctuations Vous pouvez suivre
les montants par
des taux de change. devise en leur
affectant un numéro
Les gains/pertes sur les achats sont calculés lors du traitement des de compte
pièces CF. Ils sont calculés comme la différence entre le coût de différent.
l'achat au taux de change applicable au moment de la réception de
l'ordre d'achat et le coût de l'achat au taux de change applicable à la
pièce.
Méthode arrondi. Vous pouvez entrer dans ce champ la méthode
d'arrondi des montants dans cette devise. MFG/PRO est livré avec
trois méthodes d'arrondi. Vous pouvez cependant en définir d'autres
via la fonction MAINT des méthodes d'arrondi (36.2.9).
Ent. Dev.. Par défaut, il s'agit de la devise de base du système. Le
champ identifie la devise pour laquelle le taux de change relatif à la
transaction est défini. Les taux de change peuvent uniquement être
définis entre :
• une devise d'entité et une devise de transaction ; Conseil
Les devises sont
• la devise de base du système indiquée dans le fichier Paramétrage associées à des
système/comptes et la devise d'une transaction ; entités par le biais
de la fonction
• une devise d'entité et la devise de base du système ; MAINT des entités
(25.3.1).
• deux devises d'entité.

Début le/Date fin. Vous devez entrer ici la date de début et de fin de
validité du taux de change correspondant. Lors du traitement des
transactions en devises étrangères, le système recherche des taux en
vigueur à la date de validité de le la transaction.
Taux change. Ce champ vous permet d'entrer le nombre d'unités de la
devise de la transaction correspondant à une unité de la devise de
l'entité.

Fluctuations du taux de change

La valeur des transactions à devises multiples fluctue en fonction de la
devise de base du système. Normalement, le taux de change correspond
par défaut au taux de cette date de validité saisi dans la fonction MAINT
des taux de change (26.1). Il arrive qu'un taux au comptant soit saisi
122 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

lorsqu'une transaction est négociée à un taux de change déterminé. Dans

la comptabilité générale, les comptes de bilan peuvent également être
associés à des devises autres que la devise de base.
Etant donné que les montants indiqués sur les états financiers sont
toujours exprimés dans la devise de base du système, avant de générer des
états financiers, vous devez réévaluer périodiquement les montants en
devises autres que la devise de base dans la devise de base. Vous devez
également tenir compte des gains et des pertes enregistrés aux divers
stades du traitement des transactions.
Tableau 5.1 présente la liste des domaines dans lesquels les fluctuations
de change affectent les comptes, les transactions et, finalement, les états
financiers.
Tableau 5.1
Effets des Module Effet
fluctuations de
change Comptabilité Les taux de change fluctuent entre la réception de l'OA et la date de la
fournisseurs pièce.
Le taux de change fluctue entre la date de la pièce et la date de
paiement de la pièce.
Comptabilité Le taux de change fluctue entre la date de la facture et la date de la
clients réception du paiement par le client.
Comptabilité Dans une base de données, les transactions sont imputées dans des
générale devises autres que la devise de base. Tout au long de l'année, la valeur
de ces transactions imputées peut fluctuer en fonction du taux de
change.

Lorsque des transactions sont importées depuis une autre base de

données, les devises des comptes ne correspondent pas systématiquement
d'une base de données à l'autre. La fonction Import d'écriture comptable
(25.19.15) permet au système de paramétrer le champ Conversion devise
à Oui si la devise d'entité est différente de la devise de base.
Lorsque les transactions sont importées à partir d'autres bases de données,
leur valeur peut fluctuer en fonction de la devise de base du système de la
base de données de consolidation. Ceci affecte les états des périodes
actuelles et futures.
 DEVISES MULTIPLES 123

Gains/pertes de change
Dans une base de données, les gains et les pertes entrent dans trois
catégories.
• Coût d'achat
• Réalisé
• Latent

Les gains/pertes de change affectent uniquement les devises autres que la

devise de base. Les gains/pertes sur le coût d'achat affectent uniquement
les comptes CF. Les gains/pertes réalisés et latents affectent d'abord la
devise autre que la devise de base des comptes CF, CC et de trésorerie.

Coût d'achat

Les gains/pertes sur coût d'achat naissent des fluctuations des devises
entre la date de réception de l'ordre d'achat et la date de la pièce. Le
montant de la facture dans une devise autre que la devise de base reste
constant, mais la valeur de la devise de base de la facture fluctue en
fonction du taux de change.
Exemple Une société américaine achète des articles à une société
française. A la date du traitement de l'ordre d'achat, le taux de change est
de 1 USD = 4 FRF et l'ordre d'achat s'élève à 200 FRF ou 50 USD. A la
date d'émission de la facture, le taux de change est de 1 USD = 5 FRF. Si
vous appliquez ce taux de change, vous dépensez uniquement 40 USD
pour payer les 200 FRF. Le système crée automatiquement une
transaction de gain de 10 USD.
Le système impute automatiquement les gains/pertes sur le coût des
achats au compte de gains/pertes de change dans la fonction MAINT des
taux de change (26.1). Normalement, ce compte apparaît dans le compte
de résultat.
Ce gain n'a pas encore été réalisé étant donné que le taux de change peut
encore fluctuer avant le paiement de la facture.
124 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Gains/pertes réalisés

Les gains réalisés affectent principalement les transactions de trésorerie

en comptabilité clients et fournisseurs, lorsque vous payez ou recevez des
montants plus ou moins élevés que prévu. En Comptabilité fournisseurs,
des gains/pertes réalisés apparaissent lorsque la valeur de la devise de
base de la facture du fournisseur varie entre la date de la pièce
justificative et la date de validité du paiement. En Comptabilité clients,
des gains/pertes réalisés apparaissent lorsque la valeur de la devise de
base de la facture du client varie entre la date de facturation et la date de
paiement.
Pour reprendre l'exemple précédent, vous payez la facture et le taux de
change est à nouveau de 1 USD = 5 FRF. Le gain réalisé sur la transaction
est nul étant donné qu'à la date de paiement, le taux de change est
identique à celui qui était applicable à la réception des articles. Si le taux
de change était resté à 1 USD = 4 FRF, vous auriez réalisé un gain de 10
USD.
Pour les gains/pertes réalisés, le système crée des écritures sur le compte
de gains/pertes de change identifié pour la banque dans la fonction
MAINT des banques (26.13). Normalement, ce compte figure dans le
compte de résultat.

Gains/pertes latents

Un certain temps s'écoule généralement entre la création d'une transaction

et la réalisation d'un gain ou d'une perte. Par conséquent, il doit exister un
moyen de comptabiliser les gains/pertes prévus (latents). Les gains/pertes
latents affectent uniquement les comptes en devises autres que la devise
de base, principalement ceux de la CC, de la CF et de trésorerie. Les
soldes de ces comptes sont maintenus à leur taux de change historiques. Il
n'y a pas de gain/perte réel sur ce compte avant la réalisation des
montants, c.-à.-d. jusqu'à ce que le montant correspondant est encaissé
dans le cas d'une créance ou lorsque le montant est versé dans le cas d'une
dette.
 DEVISES MULTIPLES 125

Exemple Une société allemande vend des articles à une société

américaine au taux de 1 USD = 2 DEM. Le montant de la facture est de
50 USD (ou 100 DM). L'échéance de cette facture tombe dans la période
fiscale suivante, mais la société allemande doit établir la facture au taux
de change actuel.
Lorsque la société allemande établit son état financier, le taux de change a
changé et est de 1 USD = 1,6 DEM. Cependant, le montant de la facture
qui doit apparaître dans l'état doit être de 80 DEM, c.-à.-d. sa valeur
actuelle. La société utilise la fonction Revalorisation opér. de change
(25.13.9) afin de calculer la valeur des transactions exprimées dans une
devise divergente dans la devise de base du système. Ce programme doit
être exécuté pour chaque période. La fonction Revalorisation opér. de
change convertit le montant de la facture de façon à atteindre 80 DEM et
crée une écriture CG de vente.
La fonction Revalorisation opér. de change calcule également les
gains/pertes latents : dans ce cas précis, il s'agit d'une perte de 20 DEM. Il
y a donc création d'une écriture afin de mettre à jour le compte de
gains/pertes latents indiqué dans le fichier Paramétrage comptabilité
(25.24). Ce compte figure normalement dans le compte de résultat.
Pendant la période suivante, lorsque le client paie la facture, il y a
réalisation d'une perte de 20 DEM et une écriture est créée pour la perte
réalisée. Cependant, le système comprend toujours une écriture relative à
la perte latente qui surévalue la valeur du gain/perte latent.
La fonction Revalorisation opér. de change est exécutée pour la seconde
période, ce qui permet de procéder aux ajustements adéquats. Une
écriture de perte est ainsi créée pour le compte de gains/pertes de change
identifié dans la fonction MAINT des banques (26.13). Cela permet
également de rapprocher la perte réalisée par référence à la transaction de
perte latente créée au cours de la période précédente. Pour éviter toute
surévaluation des gains/pertes latents, vous devez exécuter la fonction
Revalorisation opér. de change à chaque période, avant l'impression des
états financiers.

Paiements en devises multiples

Vous pouvez recevoir des paiements de facture et de notes de crédit/débit

dans des devises autres que la devise de base. Ces paiements peuvent être
126 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

reçus dans la devise de facturation ou dans la devise de base du système.

Vous ne pouvez toutefois recevoir un paiement dans une devise
divergente autre que la devise de facturation. Si votre devise de base est
l'USD, vous pouvez facturer un client dans une autre devise, par exemple
en FRF. Le client peut vous payer en FRF ou en USD, mais pas en SFR.
Si le fichier Paramétrage comptabilité clients (27.24) contient un
pourcentage de tolérance de change, le système marque les écritures de
gains/pertes de change inacceptables.

Taux de change et banques

La fonction MAINT des banques (26.13) permet de paramétrer les
comptes bancaires libellés dans une devise divergente et utilisés lors du
traitement des paiements CC et CF. La fonction MAINT des banques
permet les transferts bancaires par EDI et la gestion des effets. Pour
chaque banque, vous devez préciser un nom de banque, son adresse
légale, les comptes CG destinés aux paiements, les ID des taxes et les
informations EDI.
Les clients et les fournisseurs peuvent être définis par le code devise qu'ils
utilisent habituellement dans leurs transactions commerciales. Ceci
simplifie le traitement des devises autres que la devise de base des
commandes clients, offres de vente, ordres d'achat, comptes clients et
comptes fournisseurs.

Conversion des devises

Dans les sociétés comprenant des entités et bases de données multiples,
certaines devises peuvent être utilisées dans les transactions, le plan
comptable de chaque entité comprenant des comptes en devises autres
que la devise de base. Toutefois, en ce qui concerne l'état financier
consolidé, toutes les transactions doivent être exprimées dans une même
devise. C'est le cas dans MFG/PRO lorsque les transactions sont
importées par la base de données de consolidation.
Exemple Une société américaine a une filiale en France. Les bases de
données française et américaines gèrent des comptes dans des devises
autres que leur devise de base respective. Lorsque la base de données de
consolidation importe des transactions depuis les entités françaises et
 DEVISES MULTIPLES 127

suisses, elle convertit les montants en USD. Etant donné que les codes du
compte de la base de données américaine sont différents, cette base de
données procède d'abord à l'examen des références croisées des comptes
puis convertit la devise.
Tableau 5.2
Comptes Devise Comptes bancaires Devise Conversion Conversion de
devise
1000 FFR 1200 USD FFR en USD
2000 USD 2200 USD Néant (USD)
3000 FFR 3300 SFR FFR en USD
4000 SFR 4400 SFR SFR en USD
5000 DFL 5500 USD FFR en USD

Dans le cas des comptes dont la devise n'est ni la devise de base ni celle
du compte de retrait, le système convertit la valeur de la devise de base du
compte. Dans l'exemple précédent, lorsque le compte 4000 est convertit
en compte 4400, les SFR sont d'abord réévalués en FFR (la devise d'entité
de base) puis convertis de FFR en USD.
Les ajustements de conversion peuvent être imputés soit au bilan, soit au
compte des pertes et profits. L'état financier utilisé dans le rapport des
ajustements de transactions est indiqué dans la fonction MAINT des
entités (25.3.1). Le compte est indiqué dans le fichier Paramétrage
comptabilité (25.24). Les ajustements de transaction ne peuvent être
reportés par sous-compte ou centre de coût.
Les taux de change utilisés dans la conversion des devises sont
habituellement imposés par les exigences d'état du pays de l'entité qui
procède à la consolidation. Dans les bases de données de consolidation,
les transactions importées peuvent se voir attribuer une valeur en fonction
des cours historiques ou réévalués en fonction des taux de change actuel.
Lorsque vous exportez et importer des données entre des bases de
données à devises multiples, vous devez préciser l'un des indices de
conversion suivant à chaque compte par le biais de la fonction MAINT
des numéros de compte (25.3.13).
128 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Tableau 5.3
Indices de Indice Description
conversion de
devise Actuel (1) Le système recalcule la valeur des transactions basées sur les
taux de change actuels. Les transactions sont d'abord
réévaluées pendant Import d'écritures comptables puis mises à
jour périodiquement par le biais de la fonction Révaluation
écritures import.
Moyenne pondérée (2) Le système détermine une plage de valeurs pour une
transaction en déterminant un taux moyen pour toutes les dates
de la plage des dates de validité de la transaction. Par exemple,
si les transactions sont importées pour le mois de janvier, le
système additionne les taux de chaque date (1 janvier, 2 janvier,
etc.) puis divise par 31.
Moyenne simple (3) Le système détermine une plage de valeurs pour une
transaction en calculant la moyenne des taux des premières et
dernières dates de la plage des dates de validité de la
transaction. Par exemple, si les transactions sont importées
pour le mois de janvier, le système calcule la moyenne des taux
du 1 janvier au 31 janvier.
Historique (4) Le système importe les transactions au taux de change
applicable à la date de la transaction. Import d'écritures
comptables (25.19.15) calcule le taux de change sur la base de
la date de transaction initiale.
Personnalisé (5) Toutes les transactions importées sont réévaluées à un taux
déterminé pour la période comptable. Les taux personnalisés
appliqués aux transactions sont paramétrés par le biais de la
fonction MAINT taux change transfert (25.19.1).

Les indices de la transaction devise sont utilisés de deux façons

différentes.
• Pendant Export d'écritures comptables, l'indice dans la base de
données source détermine le taux de change qu'il convient d'utiliser
lors de la conversion des transactions pendant l'importation.
• Ils déterminent également si les transactions sont incluses dans la
fonction Révalorisation écritures import (25.19.17).

Révalorisation écritures import

Même après l'importation des transactions et leur imputation dans la base
de données de consolidation, les valeurs de certaines transactions
fluctuent. Ces comptes dont l'indice de conversion de devise (actuel) est
égal à 1 doit être réévalué à chaque période.
 DEVISES MULTIPLES 129

Révalorisation écritures import (25.19.17) vous permet de réévaluer les

transactions en devise autre que la devise de base importées par des
comptes en devises de base.
Exemple La devise de base et du compte de la base de données A est le
FFR. La devise de base et du compte de la base de données B est le USD.
Tableau 5.4 donne la liste d'une réévaluation de la transaction
traditionnelle.
Tableau 5.4
Date Action Réévaluation
d'écriture
15 mai Import/conversion de devise de FFR en USD, taux de change
4:1.
31 mai Imprimer les états de la base de données B.
20 juin Importer réévaluation de la transaction, taux de change 5:1.
30 juin Imprimer états de la base de données B.

Comme pour les transactions de devise, Révalorisation écritures import

crée également des transactions (de type XY) pour le bilan ou le compte
de résultat comme indiqué dans le fichier Paramétrage comptabilité
(25.24).
130 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES
 CHAPITRE 6

Comptabilité clients
Le module Comptabilité clients (CC) de MFG/PRO vous permet de
créer des notes de débit/crédit, de traiter les paiements, de calculer les
frais financiers, d'effectuer le suivi des soldes clients, d'émettre des
effets et d'envoyer des lettres de relance.
Introduction 132

Gestion des transactions CG 133

Emission de notes de débit/crédit 137

Traitement des règlements 139

Traitement des effets 145

Gestion des comptes ouverts 147

Utilisation des lettres de relance 150

Calcul des frais financiers 154

Purge des enregistrements d'historique 154

132 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Introduction
En comptabilité, une créance est tout droit financier que détient une
entreprise à l'égard d'une personne ou d'une autre société. La comptabilité
clients représentent donc les droits financiers émanant des transactions de
vente. Lorsqu'une société vend des biens ou des services, elle dispose
d'une créance de paiement à l'égard du client. Cette créance est
normalement communiquée au client sous la forme d'une facture
spécifiant quels sont les articles qui ont été vendus et quel est le montant
dû.
Généralement, le client effectue le paiement correctement et le montant
peut alors être enregistré au crédit de la facture. Cependant, il peut arriver
que le client règle un montant excessif ou insuffisant, puisse bénéficier de
remises en espèces, ou effectue le règlement tardivement et doive donc
acquitter des frais financiers.
Le module Comptabilité clients de MFG/PRO vous permet de créer des
notes de débit et de crédit (Db/Cr), de traiter les paiements, de calculer les
frais financiers, d'assurer le suivi des soldes clients, d'émettre des effets et
d'envoyer des lettres de relance relatives aux paiements tardifs.

Utilisation de plusieurs devises pour les paiements

• Voir Chapitre 5, Il est possible de recevoir le paiement de factures et de notes de
« Devises débit/crédit dans des devises divergentes, c.-à-d. différentes de la devise
multiples » à la
page 119. de base. La réception de ces paiements peut s'effectuer soit dans la devise
de facturation, soit dans la devise de base du système.

Banques
Conseil Vous devez utiliser la fonction MAINT des banques (27.6.1) afin de
Les codes banque définir au moins un compte bancaire pour la réception des paiements
définis dans la
fonction 27.6.1 sont clients. Un compte bancaire distinct doit être créé pour chaque devise
distincts des utilisée pour les paiements en espèces.
adresses bancaires
définies dans la
fonction MAINT Vous devez assigner un code à deux caractères à chaque banque. Il est à
banques noter que, lors du tri des codes banque, le système procède
client/fournisseur
(2.21.1). séquentiellement. Ceci signifie qu'au moment où vous enregistrez les
paiements, la banque proposée par défaut est la première banque définie
 COMPTABILITÉ CLIENTS 133

pour la devise de ce client. Certains états CC sont également triés par

code banque.
Les codes banque ne sont pas identiques aux comptes bancaires. Il est en
effet possible d'assigner plusieurs codes banque au même compte
bancaire. Si vous désirez tenir des soldes distincts pour chaque devise et
chaque compte, vous devez créer des codes comptes CG distincts pour les
paiements en espèce, les devises et les gains et pertes de change au niveau
de chaque banque.

Sites/entités multiples
Un site est une unité indépendante (en général un entrepôt ou un groupe
d'entrepôts situés à un emplacement physique donné) utilisée pour la
gestion et la planification des stocks. MFG/PRO associe un site à une
entité CG, qui représente en général une société ou un secteur d'activités.
Le site constitue une entité indépendante dans le cadre du contrôle
financier. Les transactions de comptabilité clients sont liées au site et à
l'entité par le biais du site spécifié sur la commande client.
Vous pouvez spécifier plusieurs comptes CG pour n'importe quelle
transaction CC. Le système calcule automatiquement les écritures de
compensation et les impute au compte inter-société spécifié dans le
fichier Paramétrage comptabilité clients (27.24).

Gestion des transactions CG

Toutes les transactions CC créent des écritures CG. Celles-ci peuvent être • Voir « Contrôle
créées sous forme de transactions détaillées (une écriture CG pour chaque batch » à la
page 136.
transaction CC) ou récapitulées par lot de la manière spécifiée dans le
fichier Paramétrage comptabilité clients (27.24).
134 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Tableau 6.1
Résumé des Expédition Paiements imputés
transactions CG
CBV Db Espèces Db
Stock Cr Remises ventes
Facturation Comptabilité clients Cr
Comptabilité clients Db Gain/perte de change
Ventes Cr Paiements - non imputés
Cr (taxes et autres frais) Espèces Db
Notes de débit/crédit Paiements - Non CC
Comptabilité clients Db Espèces Db
Comptes sélectionnés par l'utilisateur Cr Comptes sélectionnés par l'utilisateur Cr
Frais financiers Imputer paiements non imputés
Comptabilité clients Db Compte sélectionné par l'utilisateur Cr
Frais financiers vente Cr Compte sélectionné par l'utilisateur Db
Compte CC Cr depuis facture
Remises ventes Db
Gains/pertes de change Db/Cr

Comme dans les autres parties du logiciel MFG/PRO, les activités de

facturation et de comptabilité clients génèrent des transactions par site et
par entité.
• L'imputation des factures crédite les ventes, les taxes et les autres
frais et débite la comptabilité clients du site (entité) qui a expédié la
commande.
• Les notes de débit/crédit imputent le montant CC à l'entité saisie dans
la première partie de la fonction MAINT notes de débit/crédit (27.1).
Les autres comptes, par exemple les ventes, les frais et les taxes, sont
saisis sur les postes de répartition de paiement. Vous pouvez spécifier
une entité différente pour chaque poste. Le système crée
automatiquement les écritures inter-sociétés de compensation.
• Les frais financiers débitent le compte CC du client et créditent les
frais financiers de vente comme spécifié dans le fichier Paramétrage
système/comptes (36.1).
• Les paiements peuvent également faire référence à plusieurs entités.
Le système débite l'entité spécifiée du montant en espèce et crédite
l'entité indiquée sur la facture ou la note du montant CC. Ici aussi, des
écritures inter-sociétés sont créées.
 COMPTABILITÉ CLIENTS 135

Il existe également des situations dans lesquelles il est nécessaire de

traiter des paiements non imputés et des paiements non CC. Vous devez,
dans ces situations, spécifier le compte à créditer. Le règlement s'effectue
par défaut sur le compte CC du client ou sur le compte de ventes défini
dans le fichier Paramétrage système/comptes ; vous pouvez cependant
modifier ces valeurs par défaut.

Types de transactions
MFG/PRO enregistre toutes les transactions CC dans le même fichier en
utilisant un code type pour différencier les types de traitement à leur
appliquer. Le code type détermine quelles sont les informations qui
apparaissent sur les états et s'il est possible ou non de modifier une
transaction existante ou d'y ajouter de nouvelles informations. Les quatre
codes types sont :
• I (Facture)
• M (Note débit/crédit)
• F (Frais financiers)
• D (Effet)
Le code type P est un code générique assigné par le système à tous les • Voir « Traitement
paiements. Comme les règlements peuvent ou non être imputés aux des règlements »
à la page 139.
comptes clients, le système identifie les différents types de règlements à
l'aide de trois codes types supplémentaires.
Tableau 6.2
Code Description Codes types pour
les différentes
vide Paiement imputé à la comptabilité clients sortes
N Paiement non CC (par exemple un remboursement d'impôts) de règlements

U Paiement non imputé (par exemple le paiement anticipé d'une

facture future)

Lorsque qu'un paiement non encore imputé est imputé à un compte client,
le système crée automatiquement une écriture portant le code transaction
A (imputé).
136 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Contrôle batch
Les transactions sont généralement traitées sous forme de groupes
d'enregistrements tels que, par exemple, des factures imputées. Ces
groupes sont identifiés par un numéro d'ID de lot assigné par vous ou par
le système. MFG/PRO utilise l'ID de batch pour consolider les écritures
(transactions) lors de leur imputation en comptabilité générale. Vous
pouvez également utiliser des totaux de contrôle pour effectuer une
vérification supplémentaire des écritures. Ces totaux de contrôle sont
facultatifs.
Lors de la saisie de transactions dans les fonctions MAINT notes de
débit/crédit (27.1) ou MAINT des règlements (27.6.4), un message
d'erreur apparaît lorsque la somme des montants des postes de répartition
ne correspond pas au total de contrôle. Ce message indique le montant de
contrôle saisi, le total des montants des postes de répartition et l'écart
entre les deux. Vous pouvez alors choisir entre les décisions suivantes :
• Accepter. Le système affecte au champ de contrôle la somme des
montants des postes de répartition. Toutes les données sont
conservées et les fichiers sont mis à jour.
• Mettre à jour. Le système revient au premier cadre de la transaction.
Les données saisies sont conservées ; vous pouvez modifier le
montant de contrôle et/ou les montants des postes de répartition.
• Supprimer. Les données saisies sont perdues et aucun fichier n'est mis
à jour.
Le système enregistre pour chaque lot l'ID du lot, le total de contrôle, le
montant de lot saisi, l'ID utilisateur et la date. Le système met à jour ces
informations chaque fois qu'un utilisateur actualise le lot. Pour vérifier
l'exactitude des données saisies, vous pouvez imprimer le Registre notes
de débit/crédit (27.3) après chaque lot, soit de manière détaillée, soit sous
forme synthétique.
Le système assure également le suivi des lots non utilisés ou non soldés.
Vous pouvez utiliser la fonction EDIT lot CC (27.19) pour examiner
ceux-ci. Le fait qu'un lot ne soit pas équilibré signifie que le lot saisi ou le
total de contrôle est incorrect. Pour corriger un lot non soldé, vous devez
faire appel à la fonction MAINT notes de débit/crédit (27.1). Les lots
inutilisés apparaissent en général lorsqu'un lot a été ignoré ou
accidentellement égaré.
 COMPTABILITÉ CLIENTS 137

Procédures de fin de période

Le programme EDIT écritures CC-CG (27.21) liste toutes les transactions
CG non imputées créées par des activités CC. Il est indiqué d'imprimer
cet état avant d'imputer les transactions en comptabilité générale. Vous
pouvez exécuter les fonctions suivantes en fin de mois pour retrouver les
transactions correspondant à celles qui sont imprimées sur les états CG.
• Registre notes de débit/crédit (27.3)
• Registre des règlements (27.6.6)
• EDIT des imputations (27.6.10)

Lors de l'impression de ces états, vous devez donner à l'indicateur Impr

détail CG la valeur Oui. Les transactions CG s'impriment
séquentiellement par entité, par numéro de compte, numéro de sous-
compte, centre de coûts et projet.

Emission de notes de débit/crédit

Les notes de débit et de crédit (Db/Cr) sont utilisées pour enregistrer des
montants divers tels que des crédits ou pour passer aux pertes et profits les
dettes irrécouvrables. Les notes de débit/crédit peuvent également être
utilisées pour établir les soldes initiaux des clients lors de la première
mise en œuvre du système MFG/PRO. Les créances et les frais financiers
constituent des débits, tandis que les paiements et les remises constituent
des crédits. Les notes de débit/crédit ne mettent à jour les enregistrements
que dans les modules Comptabilité clients et Comptabilité générale.
Important N'utilisez pas les notes de débit/crédit pour enregistrer des
corrections ou des ajustements touchant le stock, l'historique des ventes
ou les commissions.
La fonction MAINT notes de débit/crédit (27.1) permet de créer une note
de débit ou de crédit ; celle-ci portera toujours le type de transaction M
(note).
138 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 6.1
Fonction MAINT
notes de
débit/crédit (27.1)

Vous pouvez spécifier une date de taxe pour que le système détermine le
taux imposable à appliquer à la transaction. Lorsque vous saisissez une
date de taxe, le système calcule les taxes sur la base du taux appliqué à
l'adresse d'expédition à la date de taxe. Si vous ne saisissez pas de date de
taxe, la taxe prend par défaut la valeur de la date de validité de la facture
(si celle-ci est référencée) ou de la note de débit/crédit. Le taux de taxe
prend par défaut la valeur de cette date.
Lors de la saisie d'une note de débit/crédit, il est possible d'enregistrer les
pourcentages de commissions de quatre représentants au maximum. Ces
informations apparaissent ensuite sur les états de commission de ces
représentants, mais ne mettent pas à jour l'historique des ventes.
Une date de paiement prévue peut être associée à chaque facture, note ou
frais financiers ; elle est spécifiée dans le champ Prévu le. Cette date
indique le moment où vous pensez recevoir effectivement le règlement,
non la date d'échéance de celui-ci. Elle peut être mise à jour ici ou dans la
fonction Analyse/MAJ du crédit client (27.10).
Conseil Pour chaque poste de répartition, vous devez saisir le compte, le centre de
Indiquez un coûts, l'entité, l'indicateur ou le code A taxer, la description et le montant.
montant négatif en
plaçant un signe Vous devez indiquer un montant négatif si vous saisissez une note de
moins devant la crédit. Les notes de crédit diminuent le solde client, mais restent ouvertes
valeur.
jusqu'à ce qu'elles soient imputées à une facture client spécifique ou à une
note de débit.
 COMPTABILITÉ CLIENTS 139

Le système calcule automatiquement les taxes. Si vous utilisez la Gestion • Pour plus d'infor-
globale des taxes (GGT), vous pouvez saisir des informations mations sur la
GGT, voir
supplémentaires au moyen de l'option Afficher/éditer détail taxe. Manuel de l’utili-
sateur,
Vous pouvez utiliser l'un des programmes suivants pour obtenir des Volume 6 :
Fichiers de
informations sur les notes de débit/crédit. référence.
• Registre notes de débit/crédit (27.3)
• EDIT notes de débit/crédit (27.4)
• IMPR notes de débit/crédit (27.15)

Traitement des règlements

Vous devez utiliser la fonction MAINT des règlements (27.6.4) pour
enregistrer les règlements clients et pour les imputer à un poste non soldé
(par exemple une facture) ou pour enregistrer d'autres types de rentrées de
fonds telles que des remboursements d'impôts. Il existe trois types de
règlements :
• Imputés. Vous devez utiliser cette option pour enregistrer les
paiements en espèce d'un client pour le règlement de factures, de
notes ou de frais financiers spécifiques.
• Non imputés. Vous devez utiliser cette option pour enregistrer des
paiements en espèces d'un client qui ne s'appliquent pas à des
factures, à des notes ou à des frais financiers spécifiques ; il peut
s'agir par exemple d'un règlement anticipé pour une facture future ou
d'un paiement excessif.
• Réception non CC. Vous devez utiliser cette option pour enregistrer
les règlements en espèces qui ne correspondent pas à une facture, à
une note ou à des frais financiers ; il peut s'agir par exemple d'un
remboursement d'impôts ou d'une remise.
140 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 6.2
Fonction MAINT
des règlements
(27.6.4)

Paiements imputés
Vous devez imputer un règlement client en saisissant les numéros de
référence des factures, des notes ou des frais financiers concernés dans le
champ Réf. du poste de répartition des paiements. Le champ T (type)
prend par défaut la valeur I (Facture).
Lorsque vous avez saisi le numéro de référence, vous êtes invité à saisir le
montant à imputer. Vous devez saisir la totalité du montant payé, y
compris toute remise éventuelle.
Vous pouvez également imputer un règlement unique à plusieurs factures,
notes et frais financiers en donnant au paramètre Imputer auto (dans le
premier cadre) la valeur Oui. Si ce paramètre vaut Oui, le système affiche
le cadre Sélection facture/note.
Fig. 6.3
Fonction MAINT
des règlements,
Sélection
facture/note
 COMPTABILITÉ CLIENTS 141

Cette fonction vous permet de retrouver des postes non soldés par plage
de références, de dates de transaction et d'échéances. Si vous laissez vides
tous les critères de sélection, le système extrait toutes les pièces ouvertes
pour cette adresse de facturation. Le système extrait des postes jusqu'au
moment où le total de contrôle de la transaction est atteint et impute
partiellement le dernier paiement si la somme des montants des postes
dépasse le total de contrôle.
Remarque Le total de contrôle doit être supérieur à zéro pour que le
système sélectionne des postes non soldés.
Le paramètre Tout inclure détermine le statut par défaut des postes non
soldés extraits. Vous devez donner à ce paramètre la valeur Oui si la
plupart ou la totalité des postes non soldés sont couverts par ce paiement.
Vous devez lui affecter la valeur Non si vous désirez sélectionner
manuellement les pièces pour ce paiement.
L'écran Sélection paiement automatique s'affiche ensuite. Le système
affiche dans celui-ci tous les postes non soldés extraits dans une fenêtre
défilante. Les postes sélectionnés sont marqués d'un astérisque (*) dans la
colonne Sél. Les postes non soldés les plus anciens sont affichés en
premier lieu. Les postes arrivant à échéance à la même date sont affichés
par ordre croissant de numéro de référence.
Fig. 6.4
Fonction MAINT
des règlements,
Sélection paiement
automatique

Vous pouvez faire défiler cette liste en déplaçant le curseur ou à l'aide des
touches de défilement de page. Pour sélectionner ou désélectionner un
poste, vous devez le mettre en évidence et appuyer sur la barre
d'espacement ou sur Entrée. Chaque fois que vous sélectionnez ou
désélectionnez un poste, le système met à jour les deux totaux
apparaissant dans le coin supérieur droit de l'écran. Le système affiche
dans le champ Total le montant actuellement imputé. Il affiche dans le
champ Non imputé le montant actuellement non imputé, dont la valeur est
égale au total de contrôle moins le total imputé.
142 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Lorsque les postes sont correctement sélectionnés, vous devez choisir OK

pour les traiter et passer à l'écran Détail imputation règlement.
Vous pouvez, si nécessaire, ajuster manuellement les postes non soldés
précédemment sélectionnés. Ceci peut être utile, par exemple, si le client
n'a pas complètement réglé le montant ouvert. Vous pouvez également
ajouter des pièces ouvertes, et enregistrer des paiements non imputés et
des montants non CC.

Règlements non imputés et réceptions non CC

La fonction MAINT des règlements peut être utilisée pour enregistrer des
paiements qui ne correspondent pas à une facture précise. Pour ce faire,
vous devez laisser vide le champ Réf. et entrer U (non imputé) ou N (Non
CC) dans le champ T (type). Les règlements non imputés ne reflètent pas
les remises.
Les règlements non imputés sont enregistrés avec le numéro du chèque et
la référence N/U. Il est possible de saisir plusieurs montants de
règlements non imputés ou non CC pour un seul chèque ; ces montants se
différencient par leur référence N/U. Chaque référence peut spécifier une
entité, un compte, un montant et une remise différents.
Les règlements non imputés diminuent le solde client. Le système ne
considère pas les transactions comme closes tant que vous n'imputez pas
le règlement à une facture, une note ou des frais financiers spécifiques.
Vous devez imputer les règlements non imputés à une facture, à une note
ou à des frais financiers spécifiques au moyen de la fonction
Rapprochement des non-soldés (27.6.9). Vous devez spécifier le numéro
de référence du règlement non imputé (Réf non imput) et saisir les
numéros de référence des postes (Référence) auxquels il s'applique. Le
système crée un fichier de contrôle en ajoutant une note de débit/crédit
portant un nouveau numéro de référence ainsi que le type de transaction
faisant l'objet de l'imputation. Le système crée également une transaction
CG enregistrant les éventuelles pertes ou gains de change.
Il peut être nécessaire d'accumuler les acomptes dans un compte CG de
dette potentielle. Pour ce faire, vous devez identifier le compte d'acompte
au moment où vous saisissez le règlement non imputé dans la fonction
MAINT des règlements. Lorsque vous imputez le règlement, le système
 COMPTABILITÉ CLIENTS 143

transfère le montant du compte d'acompte vers le compte CG de la

facture.

Règlements retournés
Si un règlement est retourné à un client dont le compte est clôturé, il sera
nécessaire d'ajuster la comptabilité client pour rouvrir le solde du compte.
MFG/PRO offre deux possibilités pour effectuer cette opération.
Si la période comptable n'est pas encore terminée, vous devez supprimer
le règlement au moyen de la fonction MAINT des règlements (27.6.4).
Ainsi, le système restaure le solde original et contre-passe l'écriture CG
incorrecte. Il est à noter cependant que le système ne conserve pas
d'historique de contrôle indiquant que vous avez supprimé le règlement.
Quand vous supprimez un règlement, la date du dernier règlement du
client prend la valeur de la date du dernier chèque ou de la dernière date
saisie pour ce client pour ses règlements antérieurs. Si vous supprimez la
seule date de règlement d'un client, la date du dernier règlement prend la
valeur ? (point d'interrogation) et elle sera mise à jour lors du prochain
règlement de ce client.
Il est également possible de traiter un règlement retourné en enregistrant
une note de débit/crédit dans la fonction MAINT notes de débit/crédit
(27.1) pour le montant retourné et en en saisissant la raison dans le champ
Remarque. Ceci permet au système de préserver l'historique de contrôle et
l'écriture CG pour ce client.

Règlements partiels
Lorsqu'un client n'effectue qu'un règlement partiel, vous pouvez soit
laisser le solde ouvert, soit le passer aux profits et pertes. Le montant peut
être passé aux profits et pertes au moyen de la fonction MAINT des
règlements (27.6.4).
1 Imputez le montant à la facture de la manière habituelle et saisissez le
montant impayé dans Remise. Effectuez cette opération sur le même
poste de répartition que le règlement.
2 Si vous disposez d'un compte CG pour les créances douteuses,
indiquez dans le champ Cpte rem le numéro de ce compte.
144 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Passer un montant de cette manière aux profits et pertes ne produit pas

d'historique de contrôle. Si vous désirez conserver un historique de
contrôle, vous devez faire appel à la fonction MAINT notes de
débit/crédit (27.1).

Règlements excessifs
Quand un client effectue un règlement excessif, vous devez saisir le
montant surpayé comme montant de type non imputé dans la fonction
MAINT des règlements (27.6.4). Au moment de la saisie du poste de
répartition pour le règlement excessif, vous devez laisser vide le champ
Réf et entrez U (pour non imputé) dans le champ T (type). Vous devez
saisir le règlement excessif comme poste de répartition distinct.
Le montant surpayé est maintenu au solde du client et dans son relevé
jusqu'au moment où vous l'imputez à une facture ou à une note future.

Imputation des crédits aux débits

Lorsqu'un client dispose d'un arriéré de crédit, il le soustrait en général du
montant total qu'il vous doit avant de régler les montants dus. Ce crédit
doit être imputé à la facture. Ceci ramène à zéro tant le solde du client que
le solde de la facture.
Exemple Un client vous doit 20 000 FRF. Comme il dispose d'un crédit
de 5 000 FRF, il ne vous règle que 15 000 FRF lors de son prochain
paiement. La manière dont vous procéderez dépendra de la manière dont
vous avez traité le crédit.
Si le crédit a été traité sous forme de paiement non imputé (c'est-à-dire
qu'il était le résultat d'un paiement excessif), procédez comme suit :
1 Imputez le règlement au poste non soldé dans la fonction MAINT des
règlements (27.6.4).
2 Utilisez la fonction Rapprochement des non-soldés (27.6.9) pour
imputer le crédit du client à la fraction subsistante du poste non soldé.
 COMPTABILITÉ CLIENTS 145

Si le crédit a été traité comme une note de débit/crédit, procédez comme

suit :
1 Saisissez dans la fonction MAINT des règlements (27.6.4) le montant
du chèque envoyé par le client.
Dans l'exemple ci-dessus, il s'agirait de 15 000 FRF.
2 Dans le cadre des postes de répartition, effectuez une recherche sur le
champ Réf pour sélectionner la note de crédit.
3 Traitez la note de crédit.
Ceci clôture la note de crédit et augmente le montant non imputé.
Dans l'exemple ci-dessus, le montant non imputé serait augmenté de 5
000 FRF.
4 Traitez la facture pour la totalité du montant.
Il peut arriver, dans certaines situations, que des clients ne vous doivent
rien (leurs montants au débit égalent leurs montants au crédit). Ceci peut
arriver si vous leur avez envoyé une facture par erreur ou s'ils ont retourné
un article contre remboursement. Pour clôturer les deux factures, vous
devez traiter un règlement d'un montant nul et l'imputer aux deux
factures, comme indiqué ci-dessous. Ceci fixe le montant ouvert à zéro
sur les deux factures.
Tableau 6.3
Action Réf. Type Montant Ouvert Chèque Paiement nul
Imputez la facture pour 20 10001 I 2000 0 6012
000 FRF.
Imputez une note de crédit 10002 I -2,000 0 6012
de 20 000 FRF pour les
articles retournés.
Traitez un règlement de 6012 P 0 0
zéro FRF et imputez-le
aux deux factures.

Traitement des effets

Les effets sont similaires à des chèques, mais au contraire de ceux-ci,
prévoient une date d'échéance. Un chèque est payable immédiatement,
alors qu'un effet n'est payable qu'à partir de l'échéance ou après celle-ci.
146 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Le traitement des effets s'effectue via le MENU règlements clients/effets

(27.6).
Fig. 6.5
Flux opératoire de
traitement d'un effet
Faire
Faireleletotal
totaldes
desfactures
facturesetet Recevoir
Recevoirl’approbation
l’approbationdu
du
des
desnotes
notespour
pourdéterminer
déterminerlala client
clientetetl’enregistrer.
l’enregistrer.
balance
balanceclient.
client.

Enregistrer
Enregistrerl’effet
l’effetetetdemander
demander Enregistrer
Enregistrerlelepaiement.
paiement.
l’approbation
l’approbationdu duclient.
client.

Imprimer
Imprimerl’effet.
l’effet. Annuler
Annulerl’effet.
l’effet.

Vous devez commencer le processus de traitement de l'effet en créant

l'effet dans la fonction MAINT des effets (27.6.13).
La consultation des informations relatives à l'effet peut s'effectuer via
l'une des fonctions suivantes :
• INTERRO des effets (27.6.14)
• EDIT des effets (27.6.15)
• Registre des effets - résumé (27.6.16)

Quand vous êtes prêt à envoyer l'effet au client, vous devez l'imprimer au
moyen de la fonction IMPR des effets (27.6.18). Le client examine l'effet
et l'approuve s'il est correct.
Conseil Vous devez ensuite enregistrer l’effet dans le programme Acceptation des
Si c’est le client qui effets (27.6.20). Le système crée une écriture CG pour transférer les
est à l'origine de
l'effet, enregistrez montants de la comptabilité clients vers un compte d'effets à recevoir. Le
d'abord ce dernier système clôture les factures auxquelles fait référence l'effet.
dans la fonction
MAINT des effets
(27.6.13). Si vous devez modifier un effet accepté ou si un client ne paye pas à
échéance, utilisez le programme Contre-passation effets acceptés
(27.6.24). Ce programme crée les transactions d'annulation CG
nécessaires et rouvre les factures auxquelles fait référence l'effet.
Lorsqu'un effet est revendu à un tiers avec une remise, vous pouvez
escompter l'effet au moyen de Remise sur effet (27.6.22). Cette
 COMPTABILITÉ CLIENTS 147

transaction enregistre la réception en espèces et le montant de la remise

mais ne clôture pas l'effet. Le système laisse le montant dans un compte
bancaire de cumul intermédiaire sous forme de dette potentielle dans
l'éventualité où le client ne paye pas à échéance.
Lorsque le client règle l'effet, le règlement doit être enregistré dans
MAINT des règlements (27.6.4). Ceci clôture l'effet. Vous pouvez
maintenant supprimer et/ou archiver l'effet et les factures associées.
Le système traite un effet ouvert comme une facture ou une note ouverte.
Les montants des effets apparaissent sur toutes les interrogations et sur
tous les états de comptabilité clients, y compris les pièces âgées. Les
effets apparaissent aussi dans les états de trésorerie prévue du module
Gestion de trésorerie.

Gestion des comptes ouverts

MFG/PRO dispose de plusieurs fonctions mutuellement liées pour la
gestion des comptes ouverts :
• Pièces âgées
• Analyse/MAJ du crédit client
• MAINT notes de débit/crédit
• EDIT des soldes clients

Pièces âgées
Vous pouvez utiliser les pièces âgées de MFG/PRO pour examiner
l'historique des règlements d'un client et effectuer le suivi des montants
encore impayés. Ces états peuvent être produits sous forme détaillée ou
sous forme résumée.
• Les états détaillés mentionnent toutes les pièces ouvertes, les totaux
sur la période et les solde totaux de chaque client sélectionné.
• Les états résumés ne mentionnent que les totaux sur la période choisie
et les soldes totaux de chaque client sélectionné.
Si plusieurs règlements ont été effectués pour une facture ou une note, le
système regroupe les montants par période et affiche le total dans la
148 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

devise choisie pour l'état. Des contrôles multiples dont la somme

correspond au total s'impriment sur des lignes distinctes sous le total.
• Utilisez EDIT pièces âgées par date éché.(27.16) pour établir les
pièces âgées par date d'échéance.
• Utilisez EDIT pièces âgées par date fact. (27.17) pour établir les
pièces âgées par date d'échéance.
Conseil • Utilisez EDIT pièces âgées par date effet (27.18) pour recréer une
L’impression de cet pièce âgée établie à une date antérieure. Le système examine chaque
état peut prendre un
temps relativement enregistrement et vérifie la date de validité. Si certains
long enregistrements ont été supprimés ou archivés, il ne pourra plus
recréer les soldes.
Si vos ordres prévoient toujours des conditions de crédit de 30 jours nets
après la date de facture, vous pouvez établir les pièces âgées par date
d'échéance ou par date de facture avec les mêmes résultats. L'échéance est
toujours de 30 jours après la date de facture.
• Voir Manuel de Si vous utilisez diverses conditions de crédit telles que fin de mois, fin de
l’utilisateur quinzaine ou fin de semaine, utilisez EDIT pièces âgées par date éché.
Volume 6 :
Fichiers de (27.16). Si, par exemple, les conditions de crédit sont de 30 jours nets fin
référence pour de mois, les dates d'échéance de toutes les factures tombent 30 jours après
plus d’informa-
tions sur les le dernier jour du mois, que le jour de facturation soit le 1er ou le 31 du
conditions de mois. Dans le programme EDIT pièces âgées par date éché., les montants
crédit.
soumis à des conditions de crédit prévoyant des échéances multiples sont
décomposés en fonction de la séquence de datation et placés dans les
groupes de dates de pièces âgées appropriés.

Analyse/MAJ du crédit client

Lorsque vous tentez de recouvrer des montants impayés, il peut être
nécessaire d'enregistrer des commentaires concernant des factures, notes
ou frais spécifiques.
Exemple Un client conteste un montant et vous désirez consigner les
détails de cette contestation. Ou bien un client est en retard de payement
et vous désirez enregistrer les raisons de ce retard. Ces informations
seront alors disponibles lors de votre prochain contact avec ce client.
Utilisez Analyse/MAJ du crédit client (27.10) pour saisir les
commentaires. Ces commentaires peuvent être imprimés sur les pièces
 COMPTABILITÉ CLIENTS 149

âgées pour vous aider dans vos démarches de recouvrement. Lorsque la

transaction est clôturée et supprimée/archivée, le système supprime
également les commentaires.

Montants contestés
Si un client conteste un payement, vous pouvez marquer la facture ou la
note de débit/crédit comme contestée. Cette opération s'effectue dans
MAINT notes de débit/crédit (27.1) en donnant la valeur Oui au champ
Contesté. Les montants contestés peuvent éventuellement être exclus des
pièces âgées. Ils sont inclus dans le solde ouvert du client, mais ne sont
pas soumis à des frais financiers.

Relevés
Utilisez EDIT des soldes clients (27.14) pour imprimer les relevés
concernant un client. Cependant, avant d'effectuer cette opération, donnez
la valeur Oui à Relevé dans MAINT des clients (2.1.1).
Les relevés énumèrent la totalité des factures, notes, frais financiers et
règlements ouverts. Spécifiez la valeur du champ Depuis le et donnez à
Solde arriéré la valeur Non pour imprimer les activités à partir de cette
date. Pour obtenir l'historique complet des factures ouvertes, laissez vide
le champ Depuis le.
150 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 6.6
Relevé de compte
client
Quality Products Company RELEVE
Manufacturing Division
9000 World Way Imprimé le : 04/20/XX Page : 1
Los Angeles, CA 98000
U.S.A.

Adr. Fac. : 10010002

Mississauga Hallmark
Square I Shopping Center
Mississauga, Ont. N0I H2E
Canada
Montant
Date Réf. Type Echéance Montant ouvert Dev.

02/15/XX 2201 Facture 03/31/XX 1,000.00 1,000.00 CDN

03/28/XX 2201 Paiement 03/31/XX 1,000.00 0.00 CDN
04/15/XX 3532 Facture 05/30/XX 2,500.00 2,500.00 CDN

Montant ouvert total: 2,500.00

Règlements non-imputés:
: 0.00
Total contesté : 0.00 Total CDN : 2,500.00

Actuel Retard 1 jr Retard 30 jrs Retard 60 jrs

2,500.00 0.00 0.00 0.00

Utilisation des lettres de relance

Lorsque des clients sont en retard de paiement, vous pouvez produire des
lettres de relance pour leur rappeler les montants restant dus.
Les lettre de relance sont de véritables lettres et non des relevés. Utilisez
MAINT des commentaires (2.1.12) pour établir le texte de ces lettres en
signalant le nombre de jours de retard du client. Assignez à chaque lettre
une référence. Au moment où vous désirez imprimer des lettres de
relance, il vous suffit de saisir les codes appropriés. Vous pouvez choisir
entre plusieurs lettres de relance en fonction du nombre de jours de retard.
Les lettres imprimées comprennent le nom et l'adresse du client, le texte
de fond et la totalité des factures, notes et frais ouverts. Les postes qui ne
sont pas en retard sont signalés par un délai de retard de 0 jours.
Cette fonction peut également placer les clients sélectionnés et tous leurs
ordres d'achat en blocage crédit sur la base du nombre de jours de retard.
 COMPTABILITÉ CLIENTS 151

Vous pouvez également exclure certains clients présentant des arriérés de

solde en spécifiant un nombre minimum de jours de retard.
Fig. 6.7
Lettre de relance
Quality Pencil Co. Quality Pencil Co.
9000 World Way 9000 World Way
Los Angeles, CA 89000 Los Angeles, CA 89000

Worldwide Business Supply Worldwide Business Supply

8000 Central Avenue 8000 Central Avenue
Anaheim, CA 98002 Anaheim, CA 98002

Attention : M. Axel Tummers Attention : M. Axel Tummers

*** PREMIER AVIS *** *** SECOND AVIS ***

Nous vous rappelons que le solde de Le solde de votre compte présente un

votre compte présente un retard de retard de plus de 60 jours. Si aucun
30 jours. Veuillez soumettre votre paiement n’est effectué dans les 10
paiement pour tous les articles échus jours qui suivent cet avis, nous nous
listés ci-dessous. Pour toutes verrons dans l’obligation de suspendre
questions, contactez Jane Foster au tout envoi. Pour toutes questions,
(805) 684-6614. contactez Jane Foster au (805) 684-
6614.
Retard Retard
Réf. Echu le (jours) Cde OA Montant Réf. Echu le (jours) Cde OA Montant
70231 25/8 35 2007 4615-2 10,000 70231 25/8 65 2007 4615-2 10,000
80089 30/8 30 4210 4731-5 200 80089 30/8 60 4210 4731-5 200

Total 10,200 Total 10,200

Imprimez les lettres de relance au moyen de IMPR lettres de relance

(27.11). spécifiez un client unique ou une plage de clients.
Important Le champ Lettre rel doit valoir Oui dans MAINT des clients
(2.1.1) pour qu'un client reçoive des lettres de relance. Si ce n'est pas le
cas, le système ne crée pas de lettre, mais si le client présente un arriéré.
152 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 6.8
IMPR lettres de
relance (27.11)

Niveaux de relance
Utilisez les niveaux de relance pour sélectionner la lettre de relance
appropriée et pour effectuer le suivi du nombre de lettres qui ont été
envoyées au client. Les niveaux de relance mémorisent le nombre de fois
où une pièce CC est apparue sur une lettre de relance. Vous pouvez
sélectionner une lettre de relance spécifique par nombre de jours de retard
CC seulement, par niveau de relance seulement ou par une combinaison
des deux.

Sélection par jours de retards et niveaux de relance

Le niveau de relance est l'un des critères de sélection des lettres de

relance. Le système examine le nombre de jours de retard pour les effets à
recevoir ouverts pris en considération pour la lettre de relance. Seuls les
effets à recevoir dont le nombre de jours de retard est inférieur au nombre
maximum de jours spécifié sont pris en compte.
Les effets à recevoir ouverts dont le nombre de jours de retard est
inférieur au délai maximal sont regroupés de la manière indiquée dans les
champs Jrs rtd du programme IMPR lettres de relance (27.11). Ces
groupes d'effets possèdent des valeurs par défaut, mais ces valeurs
peuvent être saisies par les utilisateurs. Il peut par exemple s'agir de
groupes de 30 45, 60, 75, 90 ou 120 jours de retard.
 COMPTABILITÉ CLIENTS 153

Les paiements non imputés sont imputés d'abord au groupe le plus ancien.
Ceci peut produire un solde client de 0 francs, amenant ainsi le
programme à utiliser le groupe suivant comme critère de sélection.
une fois les effets à recevoir regroupés par jours de retard, le niveau de
relance de chaque effet est ensuite validé par rapport au niveau de relance
du groupe. Si, par exemple, le niveau de relance pour le groupe "30 à 60
jours de retard" est 3, chaque effet à recevoir ouvert doit au moins avoir le
niveau de relance 3.
La lettre de relance standard est alors imprimée, à moins qu'une autre
lettre ne soit spécifiée dans le champ Comment. de IMPR lettres de
relance (27.11).

Sélection par niveaux de relance uniquement

Si vous désirez envoyer les lettres de relance sur la base du seul niveau de
relance, vous devez entrer 1 dans les tous les champs Jrs rtd de IMPR
lettres de relance. Le champ Jrs rtd doit également valoir 1 pour chaque
poste affecté de ce niveau. Laissez le champ Jours retard maxi pour
imprimer documents à sa valeur par défaut de 9999.
Remarque La valeur zéro n'est pas utilisée car elle est interprétée comme
fin des critères de sélection, provoquant l'arrêt de la génération de l'état.

Interaction entre niveaux de relance et états

Les niveaux de relance figurent sur différents états de MFG/PRO.
• EDIT pièces âgées par date éché. (27.16)
• EDIT pièces âgées par date fact.(27.17)
• EDIT pièces âgées par date effet (27.18)
• INTERRO crédit client (27.8)
• EDIT crédit client (27.9)
• Analyse/MAJ du crédit client (27.10)
• INTERRO notes de débit/crédit (27.2)
154 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Calcul des frais financiers

Utilisez Calcul des frais financiers (27.12) pour calculer les frais
financiers des clients dont les payements sont en retard.
Conseil Le système peut calculer les frais financiers pour un seul client ou pour
Ce programme ne une plage de clients. Vous pouvez également spécifier un seul cycle de
calcule les frais
financiers que pour relevés ou une plage de cycles. Le logiciel peut calculer les frais
les clients dont le financiers uniquement sur les factures et notes ouvertes, ou également sur
champ Frais fin
vaut Oui dans les frais financiers en retard si vous donnez au champ Inclure frais fin.
MAINT des clients précédents la valeur Oui. Le système applique le cours de change en
(2.1.1).
vigueur à la date du calcul.
Vous pouvez choisir entre un état détaillé et un état résumé. L'état détaillé
mentionne les informations de détail de toutes les transactions
sélectionnées pour les frais financiers. Le rapport résumé ne montre que
les totaux des transactions.
Le calcul des frais financiers ne vous permet pas de prévisualiser les frais
avant de les calculer et de les affecter effectivement.

Purge des enregistrements d’historique

MFG/PRO maintient toutes les informations de facturation et de
comptabilité clients accessibles en ligne pendant une période indéfinie.
Aucune purge automatique n'est prévue en fin de mois ou d'année. Pour
supprimer des informations de comptabilité clients, utilisez la fonction
SUPP/ARCH CC close (27.23).
Le système ne supprime que les transactions CC qui ont été complètement
réglées et les paiements qui ont été complètement imputés. Il supprime
également les règlements non CC. Le système ne supprime pas les
paiements non imputés.
Exécutez le programme sans supprimer effectivement les enregistrements
en donnant à Supprimer la valeur Non. Examinez ensuite l'état produit
avant de donner à ce paramètre la valeur Oui et de relancer le programme.
 CHAPITRE 7

Comptabilité
fournisseurs
Le module Comptabilité fournisseurs vous permet d’enregistrer les
montants dus aux fournisseurs. Il vous permet également de traiter et
d’imprimer le paiement de ces sommes. Ce module peut être utilisé de
manière indépendante ou conjointement à d’autres modules, tels que le
module Achats.
Introduction 156

Utilisation des pièces 164

Traitement des paiements 183

Gestion des effets CF 193

Utilisation des états CF 196

Suppression des historiques 201

156 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Introduction
Lorsque votre entreprise acquiert des biens ou des services, vous
contractez une obligation de payer le fournisseur. Le fournisseur vous
transmet une facture pour indiquer votre obligation de paiement. Ce
document indique les articles vendus et les montants dus. Il spécifie
également les conditions de paiement, telles que la date d’échéance du
règlement et les escomptes consentis par le fournisseur pour les paiements
anticipés.
Il n’est pas rare, plus particulièrement pour les articles onéreux, que vous
ne puissiez pas régler entièrement le montant de la facture par anticipation
ou lors de la livraison. Le fournisseur peut ainsi vous autoriser à acheter à
crédit, à réaliser des versements échelonnés ou à effectuer le versement du
solde à une date future convenue.
Vous contractez une dette chaque fois que vous achetez des biens ou des
services que vous payez ultérieurement. Dans la Comptabilité
fournisseurs MFG/PRO, la majorité des transactions traitées sont
considérées comme des dettes, qui résultent de transactions d’achat
réalisées avec les fournisseurs.
Afin d’optimiser votre trésorerie, vous avez fréquemment intérêt à
retarder les règlements autant que possible. En effet, lorsque vous achetez
à crédit, vous bénéficiez d’un emprunt sans intérêt jusqu'à la date du
paiement. Plutôt que régler le fournisseur, vous pouvez utiliser ces
liquidités à d'autres fins. Cependant, il est essentiel de payer les
fournisseurs à temps, afin d’éviter les frais qui incombent aux retards de
paiement et de préservez le crédit autorisé de votre entreprise.
En conclusion, la gestion efficace de votre comptabilité fournisseurs
optimise votre trésorerie et vous permet d’entretenir des relations
satisfaisantes avec vos créanciers. Les deux éléments qui facilitent cette
gestion sont les pièces comptables et les états d'échéances.
Les pièces ont pour effet d'autoriser le paiement d’une facture et
contiennent toutes les informations détaillées relatives à la nature de la
dette ainsi qu'au paiement. Ces informations sont particulièrement
importantes pour les factures issues d’ordres d’achat relatifs aux articles
du stock. La pièce permet de contrôler les articles facturés par rapport aux
ordres d’achat et aux enregistrements de réception, avant de réaliser le
règlement. MFG/PRO vous permet d’utiliser les pièces pour traiter toutes
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 157

les factures lorsqu’il est plus facile de générer les paiements dans le
système ou lorsque le solde n’est pas réglé immédiatement.
Les états d'échéances indiquent les montants arriérés et, ainsi, vous
permettent d’attribuer une priorité aux paiements, en fonction de la date
des pièces ou de la date d’échéance des factures.

Flux de la comptabilité fournisseurs

Vous pouvez utiliser le module Comptabilité fournisseurs pour traiter le
paiement des articles du stock, ainsi que d’autres types de paiements.

Articles du stock

En ce qui concerne les articles du stock, l’ordre d’achat constitue le point • Pour plus d’infor-
de départ du traitement des paiements. L’ordre d’achat correspond à un mations sur les
achats, voir
contrat qui confirme votre intention d’achat. Il énumère les articles, les Manuel de l’utili-
quantités et les prix, ainsi que les frais associés, tels que les taxes et les sateur, Volume 2 :
Distribution.
frais de transport.
Lors de la réception, votre service de réception émet un bon de réception
qui confirme les articles et les quantités réceptionnés, en référence à
l’ordre d’achat.
Le fournisseur vous transmet une facture qui confirme votre obligation de
paiement des articles, selon les conditions fixées dans l’ordre d’achat.
Avant de régler la facture, vous devez vérifier que les articles reçus
correspondent effectivement à la commande et que le montant de la
facture est correct. Pour ce faire, vous créez une pièce dans le module
Comptabilité fournisseurs.
La pièce référence simultanément l’ordre d’achat et la facture. Le système
recherche les bons de réception relatifs à l’ordre d’achat de telle sorte que
vous puissiez associer les postes individuels de la facture aux bons de
réception. Un bon de réception est clos si les articles et les quantités
facturés correspondent aux données du bon de réception.
Le système affiche un message d’avertissement s’il existe une différence • Pour plus d'infor-
entre les informations saisies sur la facture et celles saisies sur le bon de mations, voir
« Calcul des
réception et l’ordre d’achat, par exemple lorsque le fournisseur a facturé écarts » à la
un prix incorrect ou que vous n’avez pas réceptionné tous les articles page 178.
158 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

facturés. Dans MFG/PRO, ce type de différence est appelé un écart. Vous

devez analyser les écarts avant de régler le montant d'une facture.
Fig. 7.1
Mise en
correspondance CF
à trois niveaux

Ordre
d’achat

Pièce

Facture Réception
fournisseur OA

• Pour plus d'infor- Vous pouvez enregistrer la pièce comme étant non confirmée. Dans
mations, voir MFG/PRO, cette activité correspond à un enregistrement dans le registre
« Enregistrement
dans le registre des pièces et se produit lors de la réception de la facture. Vous pouvez
des pièces » à la confirmer la pièce ultérieurement, lorsque les postes individuels de
page 165.
l’ordre d’achat sont réceptionnés ou lorsque le paiement de la facture est
approuvé.

Autres types de paiements

Vous pouvez également utiliser le module Comptabilité fournisseurs pour

enregistrer des paiements non CF. Ceux-ci sont créés en dehors de
MFG/PRO et sont relatifs à des éléments tels que les frais généraux, les
frais bancaires et les frais de restauration. Ceci vous permet de réaliser le
suivi du paiement dans la comptabilité générale.
Le flux de la comptabilité fournisseurs est légèrement différent pour les
articles qui ne sont pas réceptionnés dans le stock. Certains paiements,
tels que ceux afférents aux intermédiaires en gros, disposent d’un ordre
d’achat et d’une facture, mais pas de bons de réception. D’autres, tels que
les billets d’avion, font uniquement l’objet d’une facture. Pour ce type
d’articles, vous pouvez créer une pièce pour traiter le paiement.
Cependant, vous devez utiliser des procédures externes à MFG/PRO pour
vérifier que les articles, les quantités et les prix sont corrects. Le registre
des pièces fournisseur est imprimé à la suite de chaque traitement par lots.
Vous pouvez ainsi contrôler les pièces saisies et apporter les corrections
nécessaires.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 159

Traitement des paiements

Les pièces sont ensuite sélectionnées en vue du paiement par date

d’échéance, date de remise ou manuellement. Généralement, vous
générez un état d'échéances pour identifier les montants les plus anciens.
Ensuite, vous imprimez le registre de sélection des paiements afin de
contrôler les paiements sélectionnés et apporter les corrections
nécessaires.
A la suite de la sélection des pièces, vous pouvez lancer le traitement des
paiements. Ceci consiste à imprimer des chèques, enregistrer des chèques
manuels, créer des états imprimés ou générer un fichier ASCII dans le cas
d'une transaction bancaire électronique. Le registre des règlements est
imprimé afin de conserver une trace des paiements réalisés. Pour
confirmer les transactions bancaires électroniques, vous pouvez imprimer
un état de spécifications de paiements et le transmettre au fournisseur.
Fig. 7.2
Flux opératoire de
Entrer la comptabilité
Entrerou
ouconfirmer
confirmerles
lespièces.
pièces.
fournisseurs

Rapprocher
Rapprocherou
ouannuler
annulerles
les
paiements.
paiements.
Sélectionner
Sélectionnerles
lespièces
piècesàà
payer.
payer.

Pour
Pourles
lespaiements
paiementsannulés,
annulés,
réouvrir
réouvrirles
lespièces.
pièces.
Traiter
Traiterles
lespaiements.
paiements.

Lorsque vous avez réalisé le paiement, le solde du fournisseur est

diminué, mais le paiement n’est pas clos immédiatement. Le système
conserve le paiement et la pièce originale jusqu'à ce que le paiement soit
compensé par la banque. Si, pour une raison quelconque, le paiement
n’est pas compensé ou doit être annulé, le système rouvre
automatiquement la pièce.
Généralement, la comptabilisation des pièces est réalisée
quotidiennement. Les paiements automatiques sont traités, le plus
souvent, selon un cycle hebdomadaire. Les paiements manuels sont
enregistrés selon les besoins. L’historique CF clos est purgé du système et
160 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

archivé (le cas échéant) de manière moins fréquente, généralement à la fin

de chaque exercice.

Effets sur la comptabilité générale

Conseil A l’exception des pièces non confirmées, toutes les transactions de la
Lorsque le champ comptabilité fournisseurs génèrent des écritures dans le journal CG. Vous
Cumul journal est
paramétré à Non, le pouvez générer des écritures détaillées ou cumulées quotidiennement, en
système crée une fonction du paramétrage du champ Cumul journal dans le fichier
écriture CG pour
chaque transaction Paramétrage comptabilité (28.24).
CF.
Dans MFG/PRO, vous pouvez retardez la mise à jour de votre compte de
trésorerie en comptabilisant les règlements dans un compte de paiements
en cours (PEC). Dans ce cas, le système ne comptabilise le paiement sur
votre compte de trésorerie que lorsqu’il a été compensé par la banque.
Vous pouvez également paramétrer cette option dans le fichier
Paramétrage comptabilité. Le système crédite automatiquement votre
compte de caisse CF lorsque vous réalisez le rapprochement des
paiements et des relevés bancaires à l’aide de la fonction MAINT
compensation de chèques (28.9.13).
Tableau 7.1
Synthèse des Pièces (confirmées
écritures CG uniquement)
Articles du stock/sous-traités DB Réception OA
Ecart prix OA
Gain/perte de change latent
Taxe sur les ventes
CR Comptabilité fournisseurs
Articles notes (hors stock) DB Achats
Taxe sur les ventes
CR Comptabilité fournisseurs
Articles divers (non CF) DB Achats
Taxes sur les ventes
CR Comptabilité fournisseurs
Paiements DB Comptabilité fournisseurs
Gain/perte de change réalisé
CR Trésorerie
Escomptes CF
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 161

Contrôle par lots

Généralement, vous traitez les transactions en groupes, comme les pièces
ou les paiements pour un ensemble de factures. Afin d’améliorer le
traitement, MFG/PRO affecte un numéro de lot à chaque groupe de
pièces, de paiements, de chèques annulés et de pièces annulées. Le
numéro de lot peut être défini par l’utilisateur ou attribué par le système,
en fonction du paramétrage du champ Pièce suivante dans le fichier
Paramétrage comptabilité (28.24).
Le numéro de lot permet de consolider les écritures lorsque vous réalisez
des imputations cumulées en comptabilité générale. Vous pouvez utiliser
des totaux de contrôle pour revérifier les montants des transactions. Le
système affiche un message d’avertissement lorsque la somme des
informations que vous saisissez ne correspond pas au total de contrôle.
Vous pouvez ainsi revenir en arrière et rechercher l’origine de l’erreur. Il
s’agit simplement d’un message d’avertissement. Vous pouvez poursuivre
le traitement même si les totaux des lots sont incorrects. Bien qu’ils soient
facultatifs, nous vous recommandons fortement d’utiliser les totaux de
contrôle. Afin de contrôler les données saisies, vous pouvez imprimer
l’état du registre à la suite de chaque lot.
Pour chaque lot, le système enregistre le numéro de lot, le total de
contrôle, le montant total du lot, l’ID utilisateur et la date. Toute mise à
jour du lot provoque automatiquement la mise à jour de ces informations.
Le système réalise également le suivi des lots inutilisés et des lots non
équilibrés. Généralement, les entreprises qui mettent en œuvre un
contrôle strict des lots impriment quotidiennement l’état généré par la
fonction EDIT des lots de pièces (28.19). Vous pouvez examiner les lots
qui ne sont pas équilibrés soit parce que le cumul des données du lot est
faux, soit parce que le total de contrôle est incorrect. Dans ce dernier cas,
vous pouvez modifier le total de contrôle dans la fonction MAINT des
pièces (28.1).
Vous devez également analyser les lots inutilisés. Lorsqu’un contrôle
strict des lots est mis en œuvre, un numéro de lot est attribué à chaque
ensemble de documents. Un numéro inexistant peut signifier que le lot a
été omis ou déplacé accidentellement.
162 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Données fournisseurs
La majorité des informations reprises dans les ordres d’achat sont
extraites des enregistrements de fournisseur. Ces informations sont gérées
à l’aide des fonctions MAINT des fournisseurs (2.3.1) et MAINT
adresses paiement fourn. (2.3.13). Elles comprennent notamment les
données suivantes :
• l’adresse de paiement ;
• les conditions de règlement ;
• les escomptes fournisseurs ;
• le statut de taxation ;
• les informations bancaires — banque, type de compte, numéro de
compte et dates d’effet.
Les enregistrements fournisseurs indiquent également si le fournisseur
fait l’objet d’un blocage de paiement, ainsi que le mode de paiement
généralement utilisé. Le système met à jour le champ Acompte lorsque
vous imprimez un acompte pour le fournisseur.

Banques
Le traitement de la comptabilité fournisseurs fait appel à deux comptes
bancaires : le compte bancaire de votre entreprise et celui de votre
fournisseur.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 163

Banques de la comptabilité fournisseurs

Pour traiter les paiements aux fournisseurs, vous devez définir au moins Conseil
un compte bancaire dans la fonction MAINT des banques (28.9.1). Vous Les codes banque
définis dans la
devez créer un compte bancaire distinct pour toutes les devises dans fonction 28.9.1 sont
lesquelles vous réaliser les paiements. différents des
adresses bancaires
définies dans la
Vous pouvez paramétrer plusieurs codes banque pour chaque compte. fonction MAINT
Ceci vous permet de différencier les paiements manuels, les paiements banques
client/fournisseur
automatiques, les transactions bancaires électroniques, etc. Lorsque vous (2.21.1).
enregistrez des pièces, le code banque par défaut correspond au premier
code banque défini dans la devise du fournisseur. Les fonctions de
sélection des paiements et certains états CF sont triés par banque.
Lorsque vous définissez des codes banque, vous devez garder à l’esprit le
fait que le système utilise un tri alphanumérique pour classer ces codes.
Une méthode efficace d’attribution des codes banque consiste à utiliser
une plage de numéros distincte pour chaque compte.

Banques fournisseurs

Pour chaque fournisseur, vous pouvez paramétrer un code banque par Conseil
défaut pour les paiements à l’aide de la fonction MAINT des fournisseurs Définissez les
banques
(2.3.1). Vous pouvez attribuer plusieurs codes banque à chaque client/fournisseur
fournisseur. dans la fonction
2.21.1.
La plupart des pays européens prennent en charge deux systèmes de
compensation :
• les banques commerciales ;
• les services postaux (comptes postaux).

La majorités des entreprises possèdent un compte dans chacun de ces

deux systèmes. Afin de réduire les temps de traitement, vous devez
attribuer au fournisseur un compte par défaut qui appartient au même
système de compensation que l’établissement bancaire que vous utilisez
pour réaliser les paiements.
Le système peut contrôler la pertinence des codes banque saisis lorsque
vous utilisez les transactions bancaires électroniques en Europe. Pour ce
faire, vous devez paramétrer à 11 le champ Validation bancaire dans le
fichier Paramétrage système/compte (36.1).
164 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Remarque Pour contrôler un numéro de compte, MFG/PRO additionne

tous les chiffres du numéro, puis divise le total par onze. Le numéro de
compte est correct si le reste de la division est nul.

Devises multiples
• Voir Chapitre 5, Si vous utilisez des devises multiples, vous pouvez traiter les pièces et les
« Devises paiements dans une devise différente de la devise de base du système. La
multiples » à la
page 119. devise de l’ordre d’achat est reportée dans la pièce. Lors du paiement,
vous pouvez utiliser soit la devise de la transaction, soit la devise de base
du système.

Sites/Entités multiples
Chaque site constitue une unité indépendante — généralement un
magasin ou un groupe de magasins localisés dans des emplacements
physiques distincts — utilisée pour la planification et les gestion des
stocks. MFG/PRO associe un site à une entité CG, qui représente
généralement une entreprise ou une activité commerciale. Ce site
représente une unité indépendante pour les états financiers. Les écritures
CF sont associées à un site et une entité via le site défini dans l’en-tête de
l’ordre d’achat. L’entité système correspond à l’entité par défaut pour les
pièces qui ne sont pas associées à un ordre d’achat.
Vous pouvez spécifier plusieurs entités CG dans les transactions CF. Le
système calcule automatiquement les écritures d'équilibrage et les
comptabilise dans le compte inter-société défini dans le fichier
Paramétrage comptabilité (28.24).

Utilisation des pièces

La plupart des pièces se rapportent aux factures des fournisseurs,
consécutives aux ordres d’achat. Dans un système basé sur des pièces, le
système contrôle les articles facturés par rapport aux ordres d’achat et aux
enregistrements de réceptions. Lorsque vous saisissez une pièce, vous
devez vous assurer que le paiement met à jour correctement les comptes
des fournisseurs et les comptes CG.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 165

Vous devez utiliser les pièces pour gérer les destinataires des paiements,
les montants réglés et les dates de paiement. Avant d’autoriser un
paiement, vous pouvez vérifier :
• si le montant de l’achat a été autorisé dans l’ordre d’achat ;
• si le fournisseur a expédié la quantité d’articles correcte ;
• si le fournisseur a facturé le montant correct.

Vous ne devez pas sélectionner une pièce pour paiement si l’un de ces
éléments n’est pas correct. Vous devez saisir les montants contestés sous
forme de montants bloqués dans la fonction MAINT des pièces (28.1).
Les montants bloqués ne font pas l’objet d’un paiement tant que
l’indicateur de blocage n’est pas supprimé dans les fonctions MAINT des
pièces ou Confirmation manuelle pièces (28.7).
Vous pouvez saisir votre propre numéro de pièce ou utiliser le numéro
séquentiel attribué par le système. Pour utiliser vos propres numéros de
pièces, vous devez paramétrer le champ Références pièce externe
autorisées à Oui dans le fichier Paramétrage comptabilité (28.24). Pour
utiliser les numéros attribués par le système, vous devez paramétrer ce
champ à Non.

Enregistrement dans le registre des pièces

De nombreuses entreprises enregistrent les pièces au fur et à mesure de
l’arrivée des factures, même lorsque les articles achetés n’ont pas été
réceptionnés. Ceci permet d’éviter les oublis et facilite le suivi. En
Europe, la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) due sur les factures peut être
déduite de la TVA collectée sur les ventes. Aussi, il est important
d’enregistrer les factures aussi rapidement que possible.
Une autre utilisation de l’enregistrement dans le registre des pièces
consiste à saisir de manière anticipée les pièces relatives aux frais fixes.
Par exemple, en début d'exercice, vous pouvez enregistrer les pièces qui
correspondent au montant annuel de vos loyers mensuels.
L’enregistrement dans le registre des pièces CF vous permet de réaliser
ceci sans conséquences indésirables sur la comptabilité générale.
Initialement, vous devez saisir les pièces en tant que pièces non
confirmées dans la fonction MAINT des pièces (28.1). Lorsque vous
recevez les postes individuels des ordres d’achat ou lorsque les factures
166 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

sont approuvées, vous pouvez enregistrer les lignes de détail des bons de
réception, si nécessaire, et confirmer la pièce.
• Vous devez utiliser la fonction Confirmation manuelle pièces (28.7)
pour confirmer les pièces individuellement.
• Vous devez utiliser la fonction Confirmation automatique pièces
(28.6) pour confirmer les pièces par lots.
Seules les pièces confirmées peuvent faire l’objet d’un paiement. Pour
identifier les pièces non confirmées, vous devez lancer la fonction
Registre des pièces fournisseur (28.3.1), et paramétrer les champs
Imprimer confirmé à Non et Imprimer non confirmé à Oui. Vous pouvez
également utiliser cet état pour totaliser la TVA due sur les achats.
L’enregistrement dans le registre des pièces est facultatif. Pour désactiver
cette fonctionnalité, vous devez paramétrer le champ Entrée pièces
confirmées à Oui dans le fichier Paramétrage comptabilité (28.24).

Avoirs fournisseurs
Conseil Les avoirs fournisseurs (ou pièces de débit) sont saisis sous la forme de
Utilisez des pièces pièces dont le montant est négatif. Le système déduit automatiquement
pour enregistrer le
solde initial des les avoirs du solde fournisseur ouvert et du montant du chèque
fournisseurs. automatique suivant.
Lorsqu’un fournisseur vous accorde un avoir en échange d’articles
retournés, vous devez saisir cet élément dans la fonction Retours
fournisseur (5.13.7). Ceci crée un bon de réception négatif qui crédite le
stock.
Le blocage des fournisseurs s’applique uniquement aux pièces de débit et
seulement si le blocage est supérieur au montant de la pièce dans la
fonction Confirmation manuelle pièces (28.7). Les pièces de crédit ne
font pas l’objet d’un contrôle des blocages de paiement des fournisseurs.

Frais divers
Vous pouvez également utiliser des pièces pour :
• l’enregistrement des frais divers, tels que les frais d'eau et d'énergie,
les commissions et les loyers ;
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 167

• la saisie des soldes fournisseurs au cours du paramétrage initial du

système ;
• le traitement des crédits, tels que les acomptes, les remises, les
escomptes et les bons de réception pour les retours fournisseurs.
Vous devez indiquer un code fournisseur pour traiter les pièces qui ne font
pas référence à un ordre d’achat. La majorité des entreprises créent au
moins un code fournisseur pour les paiements divers.

Gestion des pièces

Figure 7.3 présente trois formes de navigation dans la fonction MAINT • Voir « Sélect
des pièces (28.1). Le traitement réel dépend de la présence d’un ordre auto » à la
page 171.
d’achat et du paramétrage du champ Sélect auto dans l’en-tête de la
fonction.
Fig. 7.3
Flux des
Ecran
Ecran11 transactions dans la
(en-tête
(en-tête
de
fonction MAINT
depièce)
pièce)
des pièces
Sélect. auto = Oui,
Nº OA saisi Nº OA non saisi

Ecran
Ecran22
(sélection
(sélection auto
auto Sélect. auto = Non,
des Nº OA saisi
des réceptions)
réceptions)

Ecran
Ecran44
Ecran
Ecran33 Ecran
Ecran55
(détail
(détail
(réceptions
(réceptions (répartition
(répartition
correspondance
correspondance
ouvertes)
ouvertes) d’une
d’unepièce)
pièce)
réception)
réception)

Ecran
Ecran66
(fin
(fin de
depièce)
pièce)
168 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

En-tête de la fonction MAINT des pièces

L’en-tête de pièce vous permet de saisir plusieurs ordres d’achat et

plusieurs banques fournisseur.
Fig. 7.4
Fonction MAINT
des pièces (28.1)

Ordre. Lorsque vous avez saisi un numéro d’ordre d’achat, vous

pouvez appuyer sur Entrée ou sur la flèche vers le bas pour saisir le
numéro suivant. Quand vous avez saisi tous les numéros requis, vous
devez appeler la commande « Aller à » pour atteindre le cadre
suivant. Vous pouvez saisir un nombre d’ordres d’achat illimité. Le
cadre défile vers le haut à la suite de la saisie de chaque numéro. C’est
pourquoi, vous n’apercevez que les trois derniers numéros saisis.
Dates d’effet des taxes. Le champ Date taxe est facultatif. Si vous
saisissez une valeur dans ce champ, MFG/PRO calcule les taxes en
fonction du taux applicable à l’adresse de livraison à la date d’effet
des taxes, si ce taux est défini. Si vous laissez ce champ vide, le
système établit la date de taxe et le taux de taxe pour la pièce de la
manière suivante :
• si vous avez spécifié un ordre d’achat, la date de taxe est extraite
de cet ordre d’achat ;
• si vous n’avez pas spécifié d’ordre d’achat, la date de taxe
correspond à la date d’effet de la pièce.
Bq four. Vous devez saisir la banque du fournisseur. La valeur par
défaut correspond à la première banque définie pour ce fournisseur,
dans l’ordre alphabétique.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 169

Cond. Lorsque vous comptabilisez une facture, le système calcule la • Pour plus d’infor-
date de fin d’escompte, la date d’échéance et les montants en fonction mations sur les
conditions de
des conditions de règlement. Il génère également des enregistrements règlement, voir
d’échéance. Pour réaliser ces calculs, le système utilise la date de Manuel de l’utili-
sateur,
facturation, la date de fin de mois, la date de fin de quinzaine ou la Volume 6 :
date de fin de semaine. Vous pouvez également indiquer une date de Fichiers de
référence.
base. Le système utilise alors celle-ci en tant que date de début pour le
calcul des échéances.
Les échéances datées indiquent les intervalles auxquels une facture
doit être partiellement payée. Les pièces qui possèdent des échéances
datées sont sélectionnées pour paiement lorsque l’échéance de chaque
montant est atteinte.
Le système calcule automatiquement les escomptes pour paiement
anticipé si un montant est payé avant la fin de la période d’escompte
pour l’échéance datée. Les montants pour lesquels vous ne pouvez
pas bénéficier d’un escompte, tels que les frais de transport, font
l’objet d’un calcul au prorata et sont appliqués à chaque paiement,
jusqu'à ce qu’ils soient consommés.
Date, Fin esc. et Echéance. Vous pouvez soit saisir la date de
facturation reprise sur la facture du fournisseur, soit conserver la date
par défaut, qui correspond à la date du système.
Si vous saisissez la date de facturation réelle, le système utilise cette
information pour calculer la date d’escompte et la date d’échéance.
Cependant, si vous optez pour la date par défaut, vous devez calculer
et saisir manuellement les dates d'échéance et d'escompte en fonction
de la date de facturation réelle. Les fonctions de sélection des
paiements vous permettent de rechercher les pièces à régler par date
d’escompte ou par date d’échéance. Les fonctions qui génèrent des
états d'échéances peuvent également utiliser ces deux dates pour
calculer l’ancienneté des soldes fournisseurs.
Prévu le. Ce champ indique la date à laquelle vous comptez régler la • Voir Chapitre 11,
facture. Cette date est utilisée dans le module Gestion de trésorerie « Gestion de
trésorerie » à la
pour établir les prévisions des besoins de trésorerie, en fonction de page 281.
votre politique de paiement.
Type. Vous pouvez, si vous le souhaitez, classifier les pièces par type.
Dans ce cas, vous devez paramétrer les types de pièces dans la
fonction MAINT des paramètres généraux (36.2.13). Vous pouvez
170 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

utiliser les types de pièces pour sélectionner des groupes de pièces en

vue de la génération des états, afin de réaliser le suivi des besoins de
trésorerie des différents types de dépenses. Par exemple, vous pouvez
paramétrer le type EX pour les frais divers et le type PO pour les
achats de matières premières ou de composants.
Conseil Confirmée. Généralement, les pièces sont enregistrées lors de la
Paramétrez la réception des factures. Dans ce cas, les pièces saisies sont
valeur par défaut
dans le fichier normalement confirmées, afin qu’elles mettent à jour la comptabilité
Paramétrage générale et qu’elles puissent être sélectionnées en vue du paiement.
comptabilité
(28.24). Vous pouvez également saisir des pièces non confirmées. Cette
pratique est courante en Europe, car la TVA due sur les factures peut
être déduite de la TVA collectée sur les ventes.
Vous ne pouvez pas modifier le code fournisseur et le montant des
pièces confirmées si le champ Entrée pièces confirmées est paramétré
à Non dans le fichier Paramétrage comptabilité.
Form ch. Le code formulaire indique la méthode de paiement au
créancier. Le code formulaire par défaut est extrait des données du
fournisseur. Vous pouvez également réaliser des paiements par lots,
en fonction d’un code formulaire spécifique. Actuellement,
MFG/PRO prend en charge quatre types de formulaires :
• un format standard pour l’impression des chèques ;
• un format alternatif pour l’impression des chèques ;
• une demande de transaction bancaire électronique, imprimée et
transmise manuellement à la banque par voie postale, télécopie
ou téléphone ;
• une demande de transaction bancaire électronique, transmise à la
banque sous la forme d’un fichier ASCII.
Chq séparé. Vous devez paramétrer ce champ à Oui si cette facture
doit faire l'objet d'un règlement par chèque distinct, même s'il existe
d'autres montants à payer pour ce fournisseur.
Conseil Toute pièce. Vous pouvez paramétrer ce champ à Oui pour accélérer
Paramétrez la la saisie des données. Lorsque tous les postes individuels de l’ordre
valeur par défaut
dans le fichier d’achat sont facturés correctement, vous ne devez pas indiquer les
Paramétrage postes individuels des bons de réception dans la pièce. Vous devez
comptabilité
(28.24). traiter les bons de réception individuellement lorsque vous
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 171

paramétrez ce champ à Non ou lorsque vous apportez des

modifications aux quantités facturées.
Mnt acompt. Vous pouvez également enregistrer des pièces pour les
acomptes aux fournisseurs, même s’il n’existe pas encore de facture
correspondante. Pour comptabiliser un acompte, vous devez saisir un
montant positif dans le champ Mnt acompt et débiter le compte des
acomptes fournisseurs dans le module Distribution. Ultérieurement,
lorsque vous comptabilisez la facture, vous devez saisir un acompte
négatif correspondant et créditer le compte des acomptes
fournisseurs.
Au cours de la saisie de la pièce, le système affiche le solde total des
acomptes au fournisseur. Avant de saisir un acompte, vous devez
exécuter la fonction INTERRO acomptes fournisseurs (28.15) et
paramétrer le champ Acomp. seul à Oui pour déterminer le montant à
appliquer à une facture spécifique.
Sans escompte. Généralement, les escomptes pour paiement
anticipé s’appliquent uniquement aux postes individuels et non aux
frais divers, tels que les frais de transport, les droits de douane et les
taxes. Préalablement au calcul de l’escompte, le montant non soumis
à l'escompte est déduit du montant total de la pièce.
Comptes CG. Par défaut, dans l’en-tête de la pièce, le compte de
débit CF et le compte de crédit des escomptes pour paiements
anticipés sont extraits de l’ordre d’achat ou des données du
fournisseur.
Mont blq. Ce champ est en lecture seule. Il indique le montant bloqué • Voir « Section de
le plus récent. Pour modifier le montant bloqué ou pour supprimer le fin des pièces » à
la page 177.
blocage de paiement, vous devez saisir une valeur dans la section de
fin.
Sélect auto. Si vous paramétrez ce champ à Oui, vous avez accès à un
cadre de sélection automatique des réceptions, dans lequel vous
pouvez sélectionner automatiquement plusieurs bons de réception. Si
vous paramétrez ce champ à Non, vous évitez le cadre de sélection
automatique des réceptions et vous accédez directement au cadre
Détail correspondance réception. Dans ce cadre, vous pouvez
sélectionner les bons de réception à comptabiliser et vous pouvez
enregistrer les quantités et les prix facturés.
172 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Voir Chapitre 5, Pour affecter une pièce à plusieurs ordres d’achat, tous les ordres
« Devises d’achat doivent être associés au même fournisseur et à la même
multiples » à la
page 119. devise. Les ordres d’achat multidevises doivent également être
associés au même taux de change et posséder le même statut de taux
de change (taux fixe ou au comptant). Un message d’erreur apparaît
lorsqu’un ordre d’achat ne respecte pas ces critères.

Contrôle des documents

Le système affiche un message lorsque le cumul des montants des lignes

de répartition diffère du montant de contrôle de la transaction. Ce
message indique le montant de contrôle saisi, le total de distribution et
l’écart entre ces deux montants. Dans ce cas, vous pouvez choisir entre les
actions suivantes :
• Accepter. Le système inscrit le montant cumulé des lignes de
répartition dans le champ Contrôl. Toutes les données sont conservées
et les fichiers sont mis à jour.
• Modifier. Le système revient au premier cadre de la transaction. Vous
conservez les données saisies. Vous pouvez modifier le montant de
contrôle et/ou les montants des lignes de répartition.
• Supprimer. Vous perdez les données saisies et aucun fichier n’est mis
à jour.

Cadre Sélection automatique réception

Le cadre Sélection automatique réception apparaît lorsque le champ

Sélect auto est paramétré à Oui. Dans ce cadre, vous pouvez sélectionner
plusieurs bons de réception pour les comptabiliser. Vous disposez des
deux options de traitement suivantes :
Qté ouverte pièce. Si vous paramétrez ce champ à Oui, dans le cadre
Détail correspondance réception, le champ Qté fac indique par défaut
la quantité réceptionnée non facturée, tandis que le champ Coût fac
indique par défaut le coût unitaire net de l’ordre d’achat. Si vous
paramétrez ce champ à Non, la valeur des champs Qté fac et Coût fac
est nulle par défaut.
Tout inclure. Si vous paramétrez ce champ à Oui, tous les bons de
réception sont sélectionnés et désignés par un astérisque (*) dans le
cadre suivant. Si vous paramétrez ce champ à Non, les bons de
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 173

réception ne sont pas sélectionnés. Dans les deux cas, vous pouvez
modifier manuellement la sélection par défaut dans le cadre Gestion
sélection réception.
Vous devez appeler la commande « Aller à » pour sélectionner tous les
bons de réception qui correspondent aux critères spécifiés, puis
poursuivre le processus de sélection.

Cadre Réceptions ouvertes

Ce cadre présente les bons de réception sélectionnés dans une liste

déroulante. Les bons de réception courants sont mis en évidence.
Fig. 7.5
Fonction MAINT
des pièces, cadre
Réceptions
ouvertes

Vous pouvez parcourir cette liste à l’aide des touches fléchées haut et bas
et des touches Pg Préc et Pg Suiv. Pour sélectionner ou désélectionner un
bon de réception, vous devez mettre en évidence l’élément voulu, puis
appuyer sur la barre d’espacement ou la touche Entrée. Lorsque vous
sélectionnez ou désélectionnez un bon de réception, le système met à jour
le montant total des bons de réception sélectionnés. Ce montant total
apparaît dans le coin supérieur droit du cadre.
Vous devez appeler la commande « Aller à » pour traiter les bons de
réception sélectionnés et passer au cadre suivant.
174 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Cadre Détail correspondance réception

Ce cadre est lui-même composé de deux cadres. Le cadre inférieur vous

permet de parcourir les bons de réception sélectionnés pour ce
fournisseur, tandis que le cadre supérieur contient tous les bons de
réception que vous avez sélectionnés dans le cadre Gestion sélection
réception. Lorsque le champ Bon est actif, vous pouvez faire apparaître la
liste des bons de réception que vous pouvez sélectionner.
Fig. 7.6
Fonction MAINT
des pièces, cadre
Détail
correspondance
réception

Le bon de réception est clos lorsque vous comptabilisez la totalité de la

quantité reçue ou lorsque vous clôturez la ligne du bon de réception. Le
système affiche tous les écarts éventuels. Si le prix total facturé (quantité
de facture x prix unitaire) est supérieur au prix total de l’ordre d’achat,
vous pouvez indiquer que le montant excédentaire fait l’objet d’un
blocage de paiement.
Le cadre supérieur contient tous les bons de réception sélectionnés
lorsque vous accédez à ce cadre à la suite du cadre Gestion sélection
réception.
Le cadre Gestion correspondance réception vous permet de gérer les
quantités facturées et les informations relatives aux coûts pour les bons de
réception qui apparaissent dans le cadre Détail correspondance réception.
Ce cadre affiche la quantité de la liste de colisage associée à la réception
OA. Cette information vous permet d'éliminer tout écart entre la quantité
reçue et la quantité facturée.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 175

Remarque Il existe deux versions du cadre Gestion correspondance

réception — la première concerne les bons de réception pour les articles
du stock et les articles sous-traités, tandis que la seconde a trait aux bons
de réception pour les articles notes. Ces deux versions sont pratiquement
identiques. Cependant, pour les articles notes, les champs Coût CG et
EPA tot sont respectivement remplacés par les champs Cpte et Projet.

Cadre Distribution

Le système calcule et affiche également les montants de répartition pour

les comptes de cumuls et les écarts sur prix d’achat. Les lignes de
répartition sont enregistrées automatiquement en fonction des quantités
du bon de réception et des coûts de facture. Le type R (réception) est
attribué à ces lignes générées par le système. Généralement, elles sont
imputées aux comptes des réceptions OA et des écarts sur prix d’achat.
Vous ne pouvez pas modifier ces lignes. Plusieurs entités peuvent
apparaître si les articles ont été réceptionnés dans plusieurs sites associés
à différentes entités.
Les lignes de répartition peuvent référencer un code compte/centre de • Pour plus d’infor-
coûts ou un code allocation. Les codes allocations vous permettent mations, voir
« Codes
d’imputer des montants à un groupe de comptes en saisissant un seul allocation » à la
code. page 39.

Vous pouvez saisir manuellement des montants de répartition

supplémentaires pour les frais divers, tels que les frais de transport, les
droits de douane ou les services, car ces montants n’apparaissent pas
toujours sur les ordres d’achat. Vous devez saisir manuellement tous les
montants de répartition pour les pièces qui ne sont associées à aucun ordre
d’achat,.
Lorsque vous appuyez sur Fin, le système calcule automatiquement toutes
les taxes, puis affiche à nouveau le cadre Distribution, avant de
poursuivre en affichant la section de fin (frais divers).
176 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 7.7
Fonction MAINT
des pièces, cadre
Distribution

Répartition des taxes

Lorsque vous saisissez des lignes de répartition pour une pièce, le

système calcule les taxes applicables aux lignes à taxer. Les taux de taxes
par défaut sont extraits de l’ordre d’achat. Cependant, vous pouvez
modifier manuellement les montants de taxes, si nécessaire.
• Pour plus d’infor- Si vous utilisez la fonctionnalité de Gestion globale des taxes, vous
mations sur la pouvez enregistrer et modifier les informations relatives aux taxes en
Gestion globale
des taxes, voir paramétrant le champ Afficher/mettre à jour détail taxe à Oui.
Manuel de l’utili-
sateur, En ce qui concerne les Etats-Unis et la TVP du Canada, les taux de taxes
Volume 6 :
Fichiers de sont enregistrés dans l’en-tête de la pièce. Aux Etats-Unis, les taxes sont
référence. calculées en fonction de la ville, de l’état et du comté associés à l’adresse
de livraison. Le système ne calcule pas automatiquement les montants de
la TVP canadienne. Vous devez saisir ces montants manuellement.
Toute modification ultérieure d’une pièce ne fait l’objet d’aucune mise à
jour en ce qui concerne les montants de répartition des taxes. Si vous
modifiez les lignes d’une pièce, vous devez mettre à jour manuellement
les taxes.

Numéros d’identification de TVA

Le numéro d’identification de TVA du fournisseur apparaît dans la

fonction MAINT des pièces. Si vous utilisez une classe TVA avec un
compte de contre-passation, le système crée une ligne de taxes
supplémentaire lors du calcul des taxes. Celle-ci contre-passe le montant
de TVA et passe une écriture CG sur le compte de contre-passation.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 177

Section de fin des pièces

Fig. 7.8
Fonction MAINT
des pièces, section
de fin

Mont blq. Vous devez saisir dans ce champ le montant qui ne doit pas
être payé. Généralement, il s'agit d'un montant contesté occasionné,
par exemple, par une erreur de facturation. Le montant bloqué doit
être inférieur ou égal au montant total de la pièce.
Vous ne pouvez pas sélectionner ce montant pour paiement, ni
manuellement ni automatiquement. De même, vous ne pouvez pas
enregistrer de chèque manuel pour ce montant.
Pour débloquer ce montant, vous devez le mettre à zéro avant de
saisir à nouveau une pièce dans la même session. En effet, le montant
bloqué n’est pas mis à zéro automatiquement. Le montant bloqué est
défini automatiquement dans les deux cas suivants : le montant de la
facture fournisseur ne correspond pas au montant inscrit sur le bon de
réception ou le fournisseur fait l’objet d’un blocage de paiement.
Cependant, vous pouvez modifier le montant bloqué dans les deux
cas.
Affecté à. Vous devez saisir le code employé de la personne qui est Conseil
responsable de la confirmation de la pièce. Cet employé doit être Pour rendre
obligatoire le
défini dans la fonction MAINT des employés (2.7.1). Vous pouvez champ Affecté à,
utilisez la fonction Registre des pièces par employé (28.3.2) pour paramétrez à Oui le
champ Emploi
consulter les pièces affectées aux employés. Ce champ permet de champ affecté à
réaliser un suivi efficace des pièces non confirmées. dans le fichier
Paramétrage
comptabilité
(28.24).
178 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Calcul des écarts

Lors de la saisie d'une pièce, le système calcule un écart si les éléments
commandés ou reçus ne correspondent pas aux éléments facturés. Les
écarts sur prix d'achat sont calculés lorsque les ordres d'achat sont
réceptionnés. Les écarts sur taux et sur utilisation CF sont calculés
lorsque les bons de réception sont comptabilisés.
Si vous utilisez les coûts moyens dans la fonction MAINT des pièces
(28.1), le système intègre les taxes à la différence entre le prix d'achat et le
prix facturé lors du calcul des coûts d’un article.
Il est important d'effectuer le suivi des écarts sur les achats pour évaluer
les performances des acheteurs. Si votre entreprise paie régulièrement un
montant supérieur au coût CG d'un article, votre acheteur devrait négocier
des réductions de prix ou rechercher d'autres fournisseurs.
• Pour plus d'infor- Il est important d'effectuer le suivi des écarts CF pour évaluer les
mations, voir performances des fournisseurs. Ceci vous permet de savoir si un
« Comptes
d'achats » à la fournisseur vous surfacture systématiquement ou expédie régulièrement
page 249. des quantités incorrectes. Dans un tel cas, vous pouvez vous plaindre
auprès du fournisseur ou même chercher un autre fournisseur.
• Un écart sur prix d'achat correspond à la différence entre le coût
unitaire de l'ordre d'achat et le coût unitaire CG dans les données
article, en excluant de ce calcul le coût fixe. Cet écart n'est évalué que
pour les articles du stock.
Coût unitaire OA – (coût unitaire CG – coût fixe) x Qté reçue dans OA
• Un écart sur taux CF correspond à la différence entre les coûts
unitaires de l'ordre d'achat et ceux de la facture.
(Coût unitaire de la facture – coût unitaire de l'OA) x Quantité facturée
• Un écart sur utilisation CF correspond à la différence entre la
quantité inscrite dans l'ordre d'achat et la quantité facturée. Par
exemple, vous pouvez générer un tel écart lorsque vous clôturez un
bon de réception qui possède une quantité ouverte ou dont la quantité
facturée est supérieure à la quantité réceptionnée dans l'OA.
(Quantité facturée – Quantité réceptionnée dans l'OA) x Coût unitaire OA
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 179

Fig. 7.9
Ecarts sur les achats
Données article

Coût matières CG = 4,75

Ecart sur prix d’achat = +0,25

Ordre d’achat

Nº Qté Coût Coût

Ligne article T Echu le ouverte UM unitaire total
1 100 N 30/6 15 ea. 5,00 75,00

Ecart sur utilisation CF = -1,0 Ecart sur taux CF = +0,25

Facture fournisseur

Nº article UM Expédié Reste Taxe Prix Prix total

100 ea. 14 0 N 5,25 73,50

La fonction EDIT écart pièce/coût standard (28.11) vous permet

d'identifier les transactions dans lesquelles des écarts sur prix d'achat ont
été détectés. La fonction EDIT écart pièce/coût OA (28.12) vous permet
d'identifier les transactions dans lesquelles des écarts sur taux et sur
utilisation CF ont été détectés.
En ce qui concerne les pièces qui n'utilisent pas la devise de base, les
écarts sont calculés à l’aide du taux comptant de l'ordre d'achat ou du taux
de change par défaut à la date d'effet de la pièce. Tous les écarts sont
imputés en comptabilité générale dans la devise de base du système.
Les gains/pertes de change constituent un autre type d'écart. Celui-ci est • Pour plus d'infor-
calculé lorsque les paiements sont réalisés dans plusieurs devises. mations, voir
Chapitre 5,
« Devises
multiples » à la
Pièces à entités multiples page 119.

Dans certaines circonstances, la répartition d'une pièce référence

plusieurs entités. Dans un tel cas, le système crée automatiquement
l'écriture d'équilibrage appropriée dans le compte inter-société défini dans
le fichier Paramétrage comptabilité (28.24). L'entité dans l'en-tête de la
pièce doit toujours correspondre à celle du règlement.
180 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Modification d'une pièce

Si vous découvrez des erreurs de saisie, vous pouvez corriger une pièce
jusqu'à ce qu’elle soit payée ou sélectionnée en vue de son paiement.
Cependant, lorsque vous modifiez une pièce, vous devez retenir les points
suivants :
• Si vous modifiez les conditions de règlement, vous devez aussi
modifier l'échéance et la date d'escompte. Vous pouvez également
saisir un point d'interrogation (?) dans ces champs pour effacer leur
contenu et laisser le soin au système de les recalculer.
• Les coûts unitaires ne sont mis à jour que lors de la première saisie
d'une pièce. Ils ne sont pas recalculés lors de modifications
ultérieures.
• Si la période comptable est close, vous ne pouvez modifier que l'en-
tête d'une pièce.
• Le système ne recalcule pas automatiquement les taxes lorsque vous
modifiez les montants de répartition des lignes à taxer. Vous devez
modifier ces taxes manuellement.

Pièces récurrentes
Les pièces récurrentes simplifient le traitement des paiements réguliers,
tels que les loyers. A l'instar des ordres ouverts, les pièces récurrentes
constituent en fait des modèles. Elles n'ont d'effet que lorsqu’elles sont
lancées. Les pièces récurrentes possèdent les caractéristiques suivantes :
• Elles ne sont pas associées aux achats et ne peuvent pas être vérifiées
par rapport aux réceptions OA.
• Elles ne peuvent pas être payées.
• Elles n'apparaissent pas dans les états d'échéances.
• Elles ne génèrent pas d'écritures CG.

Cependant, une pièce créée en lançant une pièce récurrente est considérée
comme une pièce normale.
Vous devez utiliser la fonction MAINT des pièces récurrentes (28.8.1)
pour créer une pièce récurrente. Plusieurs champs de cette fonction
déterminent la durée de vie et la fréquence de lancement d'une pièce
récurrente.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 181

Fig. 7.10
Fonction MAINT
des pièces
récurrentes (28.8.1)

Cycle. Vous devez saisir la fréquence du paiement des montants Conseil

associés à cette pièce récurrente. Cette fréquence peut être mensuelle, Après le premier
lancement d'une
hebdomadaire ou quotidienne. pièce récurrente,
vous ne pouvez
Nombre/pièce. Vous devez saisir lenombre d’intervalles entre les plus modifier le
paramétrage des
lancements de la pièce — par exemple, 12 pour une fréquence champs Cycle,
mensuelle. Début et
Nombre/pièce.
Début. Vous devez saisir la première date à laquelle des pièces
peuvent être générées à partir de la pièce récurrente. Par défaut, ce
champ contient la date du système.
Expire. Vous devez saisir la dernière date à laquelle des pièces
peuvent être générées à partir de la pièce récurrente. Aucune pièce ne
peut être lancée après cette date. Vous ne devez pas laisser ce champ
vide.
Dern lancement. Vous devez saisir la date d'effet de la dernière pièce
à lancer à partir de la pièce récurrente.
Les pièces récurrentes sont associées à une écriture CF de type PR.

Confirmation des pièces récurrentes

De même que les pièces standard, les pièces récurrentes peuvent être Conseil
saisies sous la forme de pièces confirmées ou de pièces non confirmées. Paramétrez la
confirmation des
Vous pouvez utiliser la fonction Confirmation manuelle pièces (28.7) pièces récurrentes
pour confirmer une pièce récurrente. Vous ne pouvez pas utiliser la dans la fonction
28.24.
182 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

fonction Confirmation automatique pièces pour confirmer une pièce

récurrente.
Vous ne pouvez pas modifier le montant d'une pièce récurrente confirmée.
La confirmation de la pièce ne crée aucune écriture CG. Ces écritures sont
générées lorsque la pièce est simultanément lancée et confirmée.

Lancement des pièces récurrentes

Conseil Vous devez utiliser la fonction Lancement des pièces récurrentes (28.8.4)
Paramétrez le pour lancer une pièce récurrente.
champ Pièces
récurrentes
confirm. dans la Les pièces créées à partir d'une pièce récurrente peuvent également être
fonction 28.24. confirmées ou non confirmées.
Fig. 7.11
Fonction
Lancement des
pièces récurrentes
(28.8.4)

Lancer jusqu'à. Les pièces ne peuvent être lancées que si leur date
d'effet est antérieure ou égale à cette date. Vous pouvez lancer
plusieurs pièces à partir d'une même pièce récurrente, à condition que
toutes les dates d’effet soient antérieures à cette date.
Devise. Vous devez saisir un code devise dans ce champ pour lancer
les pièces associées à une devise particulière. Vous devez laisser ce
champ vide si les pièces doivent être lancées quelle que soit la devise.
Avec taux récurrent. Si ce champ est paramétré à Oui, toutes les
pièces lancées dans une devise différente de la devise de base utilisent
le taux de change de la pièce récurrente. Si ce champ est paramétré à
Non, le taux de change utilisé correspond au taux de change par
défaut à la date d'effet des pièces lancées. Ce taux de change est défini
dans la fonction MAINT des taux de change (26.1).
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 183

Lorsqu'une pièce récurrente est lancée, vous ne pouvez pas modifier le

cycle, le nombre d'intervalles par pièce et la date de début. Cependant,
vous pouvez modifier la date d'expiration à tout moment.
Lorsque la dernière pièce est lancée, la pièce récurrente est
automatiquement close. A ce moment, vous ne pouvez plus modifier la
pièce dans la fonction MAINT des pièces récurrentes.

Traitement des paiements

En fonction des circonstances et des conditions de paiement, une pièce
peut être réglée immédiatement ou ultérieurement. Vous pouvez
également enregistrer des paiements qui ne sont pas directement liés à une
pièce.
Le cas le plus simple de traitement d'un paiement consiste à sélectionner
les paiements, puis à rédiger personnellement les chèques ou les transferts
bancaires. Les paiements manuels peuvent s'appliquer à une ou plusieurs
pièces. Celles-ci sont closes une fois qu'elles sont totalement payées. Le
cas échéant, les escomptes peuvent également être enregistrés.
Une situation plus complexe se produit lorsque vous laissez le système
déterminer automatiquement les pièces à payer et qu'ensuite vous
imprimez les chèques correspondants aux fournisseurs et aux montants
sélectionnés par le système. Vous devez commencer par laisser le système
sélectionner automatiquement la plupart des pièces que vous souhaitez
payer. Ensuite, vous devez contrôler l'état des pièces sélectionnées et,
éventuellement, apporter des modifications. Avant de traiter les
règlements, vous devez utiliser la fonction Registre sélection paiement
(28.9.6) pour imprimer cet état — en particulier si vous avez lancé la
sélection automatique à plusieurs reprises.
Vous pouvez imprimer les paiements sur des formulaires de chèque
standard ou créer des fichiers pour les transactions bancaires
électroniques.
184 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 7.12
Flux des paiements
dans la comptabilité Entrer
fournisseur Entrer/ /confirmer
confirmerpièce.
pièce.

Sélectionner
Sélectionnerun
unpaiement
paiement Enregistrer
Enregistrerles
leschèques
chèques
automatique
automatiqueououmanuel.
manuel. manuels.
manuels.

Imprimer
Imprimerleleregistre
registrede
de
sélection
sélectiondes
despaiements.
paiements.

Imprimer
Imprimerles
leschèques
chèques
automatiques.
automatiques.

Imprimer
Imprimerleleregistre
registredes
des
règlements.
règlements.

Rapprocher
Rapprocherles
leschèques.
chèques. Annuler
Annulerles
leschèques.
chèques.

Sélection automatique des paiements

Vous devez utiliser la fonction Sélection paiement automatique (28.9.4)
pour sélectionner les pièces ouvertes par date d'échéance, code
fournisseur ou d'autres critères. Le système utilise ces critères pour
sélectionner les pièces à payer. Cette fonction génère un état qui énumère
toutes les pièces à payer. Il contient également les montants totaux.
Cette fonction permet d'afficher la liste des pièces échues ou des
escomptes que vous pouvez obtenir en effectuant les règlements
immédiatement.
Vous pouvez lancer la fonction de sélection automatique des paiements à
plusieurs reprises et sélectionner à chaque fois un ensemble de pièces à
payer. Par exemple, vous pouvez sélectionner toutes les pièces d'un
fournisseur spécifique, puis relancer la fonction pour toutes les pièces
associées à une date d'échéance particulière. Vous devez paramétrer le
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 185

champ Remplacer anc sélection à Non pour conserver les pièces à payer
sélectionnées.

Sélection manuelle des paiements

Vous devez utiliser la fonction Sélection paiement manuel (28.9.5) pour
sélectionner des pièces particulières ou pour modifier la liste des pièces
sélectionnées automatiquement par le système. Ceci est particulièrement
utile si vous ne pouvez pas régler toutes les pièces. Par exemple, vous
pouvez choisir de ne payer que vos fournisseurs les plus importants. La
sélection manuelle vous permet également de modifier le montant à
payer. Par exemple, vous pouvez effectuer un règlement partiel ou
sélectionner un escompte qui n'a pas été proposé par le système.

Registre de sélection des paiements

La fonction Registre sélection paiement (28.9.6) vous permet d'obtenir la
liste des pièces sélectionnées pour paiement. Elle totalise également les
paiements par fournisseur, devise et banque. Cette liste comprend
l'ensemble des pièces sélectionnées automatiquement ainsi que les
modifications et les ajouts effectués dans la fonction Sélection paiement
manuel. Vous devez lancer cette fonction avant d'imprimer les chèques.
Les pièces restent sélectionnées tant qu'elles ne sont pas payées.
Vous devez paramétrer le champ Trier pièces par montant à Oui pour trier
les pièces dans l'ordre décroissant des montants. Vous devez paramétrer
ce champ à Non pour effectuer un tri par fournisseur, selon le numéro de
séquence des pièces.
Un total de contrôle apparaît au bas de l'état. Ultérieurement, vous pouvez
comparer ce montant au total de contrôle de l'historique de contrôle,
généré par la fonction Paiements - chèques automatiques (28.9.9). Ceci
vous permet de vérifier que seuls les règlements approuvés ont été
imprimés.
Remarque Le total de contrôle est calculé à partir d'un algorithme qui
utilise des vérifications croisées pour contrôler si deux ensembles de
données sont bien identiques.
186 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Génération des paiements

Vous devez utiliser la fonction Paiements - chèques automatiques (28.9.9)
pour générer des paiements par chèque ou par transaction bancaire
électronique. Généralement, le système crée un paiement par fournisseur.
Ce paiement totalise tous les montants à payer. Cependant, ce paiement
exclut les pièces dont le champ Chèque séparé est paramétré à Oui.
Les chèques sont imprimés par code banque. Seuls les paiements des
pièces associées au code banque sélectionné sont imprimés. Le premier
numéro de chèque pour le code banque apparaît dans le champ Chèque
début. Vous devrez vérifier que le numéro du premier chèque chargé sur
l'imprimante correspond à ce numéro.
Vous pouvez saisir deux dates — la date de paiement et la date d'effet de
l'écriture du décaissement en comptabilité générale. Par défaut, ces dates
correspondent à la date du système.
Vous pouvez commencer par imprimer un chèque de test pour régler
l'alignement de l'imprimante. Vous devrez réinitialiser le premier numéro
de chèque avant de relancer l'impression. Vous pouvez annuler les
chèques mal imprimés depuis la fonction de paiement automatique.
Lorsque vous confirmez l’impression correcte des chèques, le système
met à jour le solde du fournisseur et clôt les pièces.
Le talon du chèque fournit la liste des toutes les pièces et de tous les
montants inclus dans le paiement. Le numéro de la facture fournisseur
apparaît également sur le talon du chèque. Ceci simplifie le traitement de
la réception du chèque par votre fournisseur. Si plusieurs talons de chèque
sont nécessaires, un deuxième chèque est généré. Dans ce cas, le premier
chèque est marqué comme annulé.
Si vous utilisez les transactions bancaires électroniques, vous pouvez
imprimer un état à l'aide du formulaire de chèque 3 ou vous pouvez
générer un fichier ASCII en utilisant le formulaire de chèque 4. Ce fichier
peut être transféré électroniquement à la banque.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 187

Fig. 7.13
Chèque type
MISSION BAY DISTRIBUTORS
800 South Bay Drive 5017000 MISSION BAY DISTRIBUTORS Nº 200222
San Diego, CA 90293

Pièce Facture Montant brut __Remise __Montant net

10000005 $10,300.00 ____$0.00 _$10,300.00
$10,300.00 $0.00 $10,300.00

200222

30/06/92 USD $10,300.00

DIX MILLE TROIS CENTS DOLLARS ET ZERO CENTS

Sélection de la banque du fournisseur

Après avoir sélectionné les pièces confirmées pour paiement, vous
pouvez utiliser la fonction Registre sélection paiement (28.9.6) afin de
vérifier si la banque du fournisseur indiqué sur une pièce possède un type
de compte bancaire compatible avec le type de compte du registre. Cette
fonction vérifie également que le type de compte est applicable à la date
du chèque. Ces vérifications vous empêchent, par exemple, de payer des
pièces par transaction bancaire électronique si aucune banque du
fournisseur n'accepte ce type de paiement.
Le système recherche un compte bancaire correspondant au paiement à
effectuer de la manière suivante :
• Si le système trouve un seul compte de banque dans l'enregistrement
du fournisseur pour le type de compte et la date de chèque spécifiés, il
utilise ce compte pour les transactions bancaires électroniques.
• Si le système trouve plusieurs comptes bancaires, il utilise le premier
compte de l’enregistrement de fournisseur.
• Si le système ne trouve aucun compte bancaire, il recherche un
compte de type 1 (Tous) pour cette banque.
• Si le système ne trouve aucun compte de type 1, il exclut le chèque
des paiements à réaliser et la pièce reste ouverte. Pour que ceci ne se
produise pas, nous vous recommandons de paramétrer au moins un
compte bancaire de type 1 par fournisseur.
Figure 7.14 synthétise la recherche par le système d'un compte bancaire.
188 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 7.14
Sélection d'un
compte bancaire Fournisseur : 5001000
pour le paiement
d’un fournisseur Type Compte Date Date
Banque compte EDI Agence bancaire début fin
BoA Tous 123-987-3214
City Tous 52-77-78-834
City EDI 52-77-79-99
Sanwa Tous 42-1064-389

Pièce
Pièce
Banque
Banque
fournisseur
fournisseur: :City
City Paiement
Paiement
Banque
Banquefournisseur
fournisseur: :City
City
Date
Datedu
duchèque
chèque: : 25/08/94
25/08/94
Paiements Type de compte : EDI
Paiements- - Type de compte :
Compte bancaire :
EDI
52-77-79-99
Chèques
Chèquesautomatiques
automatiques Compte bancaire : 52-77-79-99
Date
Datedu
duchèque
chèque: : 25/08/94
25/08/94
Type
Typede
decompte
compte: : EDI
EDI

La fonction Registre sélection paiement permet de connaître les

paiements associés à un compte bancaire incorrect. Ceci vous permet de
corriger ces informations avant de créer le fichier de transaction bancaire
électronique.
Lorsque vous utilisez la fonction Paiements - chèques automatiques
(28.9.9) pour créer un fichier de transaction bancaire électronique, vous
devez à nouveau spécifier le formulaire de chèque et le type de compte.
Vous pouvez également modifier la date du chèque, si nécessaire. A
nouveau, le système contrôle ces informations par rapport aux comptes
bancaires du fournisseur. Vous pouvez ne pouvez pas utiliser plusieurs
formulaires de chèques ou plusieurs types de comptes dans une même
session de paiements.
Cependant, vous devez paramétrer les fonctions Registre sélection
paiement (28.9.6) et Paiements - chèques automatiques (28.9.9) pour
générer un fichier de transaction bancaire électronique dans un format
accepté par votre banque.

Réimpression et annulation des paiements

Il arrive parfois que l'on s'aperçoive, après un traitement par lot de
paiements, que certains paiements sont incorrects. Pour recommencer un
paiement, vous devez d'abord utiliser la fonction MAINT annulation de
chèques (28.9.15) annuler le chèque. Ceci crée une contre-passation
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 189

d'écriture dan la comptabilité générale. La pièce est alors rouverte et vous

pouvez à nouveau la sélectionner dans le traitement des paiements.
La fonction MAINT annulation de chèques contrôle également la date
d'effet de l'annulation. Le système affiche un message d'erreur si la
période associée à la date d'effet spécifiée est close pour la banque.
Il est parfois nécessaire d'annuler un paiement qui a déjà été envoyé
au fournisseur Un paiement peut être annulé tant que les rapprochements
n'ont pas été réalisés. Un paiement annulé à l’aide de la fonction MAINT
annulation de chèques 28.9.15) est conservé dans le système. Son
montant est alors de zéro et son statut est Nul. Vous pouvez annuler les
paiements automatiques aussi bien que les paiements manuels.

Enregistrement des chèques manuels

Vous devez utiliser la fonction Paiements - chèques manuels (28.9.10)
pour enregistrer des paiements qui n'ont pas été traités par MFG/PRO. Par
exemple, vous pouvez enregistrer des chèques pour des factures qui ont
déjà été comptabilisées. Le système calcule l'escompte à appliquer, puis il
clôture la facture si elle est complètement réglée. Le système associe le
type VO à de tels paiements.
Pour les paiements comptabilisés, la valeur par défaut des champs
Compte CF et A imputer est extraite de la pièce. Le solde de la pièce est
diminué du montant du paiement. Le compte CF est débité, tandis que les
comptes d'escompte et de trésorerie sont crédités.
Lorsque vous saisissez des paiements, un message apparaît si le montant • Voir « Contrôle
total des postes individuels est différent du montant de contrôle par lots de des documents »
à la page 172.
la transaction. Ce message indique le montant de contrôle par lots saisi, le
montant de répartition et la différence entre ces deux montants. Pour
poursuivre le traitement, vous devez soit accepter, modifier ou supprimer
la transaction.
190 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 7.15
Fonction Paiements
- chèques manuels
(28.9.10)

Vous pouvez également utiliser cette fonction pour enregistrer des

paiements sans pièce correspondante. Il peut s'agir, par exemple, du
paiement de frais généraux. Le système attribue automatiquement le type
non CF à ces paiements. Pour ce type de paiement, vous devez saisir le
compte de charge à débiter.

Avoirs fournisseurs

Pour indiquer qu'un montant comptabilisé est couvert par un ou plusieurs

avoirs fournisseurs (c'est-à-dire, par des pièces dont le montant est
négatif), vous devez enregistrer un paiement d'un montant nul. Ceci
permet de mettre à jour le compte fournisseur et de clore la pièce.

Fonction MAINT compensation de chèques

La fonction MAINT compensation de chèques (28.9.13) permet de clore
un chèque ou un effet. Elle crée une écriture CG pour imputer le montant
du paiement. Cette écriture crédite le compte de trésorerie et débite le
compte des paiements en cours.
Remarque Vous pouvez modifier la date d'effet des lots qui n'ont pas été
imputés en comptabilité générale. Vous ne pouvez pas rouvrir ou modifié
un lot imputé.
Vous pouvez saisir des transactions en mode multi-ligne ou en mode ligne
à ligne. Pour saisir et effectuer le rapprochement d'un chèque ou d'un effet
individuel, vous devez paramétrer le champ Saisie mult à Non.
Le mode de saisie multi-ligne vous permet de réaliser le rapprochement
de plusieurs ensembles de paiements . Le cadre Sélection chèque/effet
apparaît lorsque le champ Saisie mult est paramétré à Oui. En mode
multi-ligne, vous devez saisir un total de contrôle par lots.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 191

Fig. 7.16
Fonction MAINT
compensation de
chèques (28.9.13)

Généralement, lorsque vous traitez des chèques compensés, vous

indiquez le numéro du premier et du dernier chèque inscrits sur votre
relevé bancaire. Tandis que lorsque vous traitez des effets compensés,
vous saisissez une plage de dates d'échéance appropriée pour les effets
compensés inscrits sur votre relevé bancaire.
Remarque La date d'effet n'apparaît que si le champ Utiliser gestion
effets est paramétré à Oui dans le fichier Paramétrage comptabilité
(28.24).
Si vous ne spécifiez aucun critère de sélection, le système recherche tous Conseil
les chèques et effets ouverts pour la banque en cours de traitement. Dans Le temps de
recherche dépend
le cas contraire, lorsque vous appuyez sur la touche Ok, le système des critères
recherche uniquement les documents qui correspondent aux critères de sélectionnés.
sélection spécifiés.
Lorsque le système a terminé la recherche des chèques et des effets, un
message vous propose d’afficher les chèques en cours de rapprochement.
Si vous répondez Non, le système compense immédiatement tous les
chèques et effets sélectionnés. Notez cependant, que le système compense
uniquement les paiements dont la somme de tous les chèques et effets à
compenser est égale au montant indiqué dans le champ Ctrl lot. Si vous
répondez Oui, le système affiche un cadre de sélection de chèque multi-
ligne.
Ce cadre présente dans une liste déroulante tous les chèques et effets
ouverts trouvés. Pour parcourir cette liste, vous pouvez utiliser le curseur
ou les touches Page-Haut/Bas.
Les chèques et effets sélectionnés sont désignés par un astérisque (*) dans
la première colonne de la liste déroulante. Pour
sélectionner/désélectionner un chèque ou un effet, vous devez mettre en
vidéo inverse l’élément voulu et, ensuite, appuyer sur la barre
d’espacement ou la touche Entrée. Lorsque vous
192 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

sélectionnez/désélectionnez un chèque ou un effet, le système met à jour

le total qui apparaît dans le coin supérieur droit du cadre.
Le système affiche un message d’avertissement, lorsque la somme des
montants des lignes de répartition est différente du montant de contrôle
par lots de la transaction. Ce message indique le montant de contrôle par
lots saisi, le montant de répartition et la différence entre ces deux
montants.
• Pour plus d'infor- Pour poursuivre le traitement, vous devez accepter, modifier ou supprimer
mations, voir la transaction. Lorsque la sélection correspond à vos besoins et que la
« Contrôle des
documents » à la valeur du champ Total est identique à la valeur du champ Ctrl lot, vous
page 172. pouvez appuyer sur la touche Ok pour confirmer la transaction.

Etat de spécification des paiements

Pour confirmer les transactions bancaires électroniques réalisées, vous
pouvez transmettre ce état à votre fournisseur. Les transactions bancaires
électroniques sont associées aux formulaires de chèques 3 et 4. Pour
imprimer cet état, vous devez paramétrer le champ Spécification paiement
à Oui dans la fonction MAINT des fournisseurs (2.3.1).

Rapprochement des chèques

Vous devez utiliser la fonction MAINT compensation de chèques
(28.9.13) pour enregistrer les chèques traités par la banque. Cette fonction
vous permet de clore le chèque et de lui attribuer le statut ENCAISSE.
Vous pouvez rapprocher rapidement des chèques en saisissant une plage
de numéros de chèques et un total de contrôle par lots. Si le total du lot et
le total saisi sont identiques, tous les chèques de la plage de numéros sont
compensés.
Vous devez régulièrement effectuer le rapprochement des chèques. Seuls
les chèques compensés ou rapprochés — et les pièces correspondantes —
peuvent être effacés à l’aide de la fonction de suppression et d’archivage.

Paiements en devises multiples

• Voir Chapitre 5, Vous pouvez payer les pièces dans la devise de base du système ou dans la
« Devises devise de la facture. Par exemple, un fournisseur en France vous envoie
multiples » à la
page 119. une facture libellée en francs français (FFR), alors que la devise de base
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 193

de votre système est le dollar américain (USD). Vous pouvez saisir la

pièce en francs français mais payer ultérieurement en francs ou en dollars.

Gestion des effets CF

MFG/PRO vous permet d'utiliser des effets pour payer les pièces. Les
effets sont similaires aux chèques. Cependant, contrairement aux chèques,
les effets contiennent une date d'échéance. Un chèque est endossable
immédiatement, tandis qu’un effet n'est payable qu'à sa date d'échéance.
Comme les effets et les chèques sont similaires, les effets CF sont mis en
œuvre dans MFG/PRO sous la forme de chèques standard associés à une
date d'échéance. Les effets sont associés aux formulaires de chèques 5, 6
et 7.
Remarque Actuellement, les caractéristiques de ces trois formulaires de
chèques sont identiques.
Vous pouvez réaliser les actions suivantes :
• créer des effets manuellement ou automatiquement ;
• personnaliser le format d’impression des effets ;
• rapprocher les effets de la même manière que les autres types de
paiement ;
• annuler les effets qui n'ont pas pu être rapprochés, si nécessaire ;
• effectuer le suivi du statut des effets, à partir d'une date d'effet
particulière.
Le système crée automatiquement les écritures au journal de comptabilité
générale pour les effets. Ceci permet d'enregistrer la dette dans le compte
effets à payer, jusqu'à ce que l'effet soit compensé. A ce moment, la
trésorerie est affectée par ce traitement.

Traitement
Pour traiter les chèques, vous devez utiliser les fonctions du module
Comptabilité fournisseurs. Tandis que pour traiter les effets, vous devez
utiliser les transactions bancaires électroniques. Certains champs ne sont
disponibles que si le champ Utiliser gestion effets est paramétré à Oui
dans le fichier Paramétrage comptabilité (28.24).
194 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Vous devez utiliser la fonction MAINT des pièces (28.1) pour

spécifier le code de la banque qui va payer l'effet et sélectionner les
formulaires de chèque 5, 6 ou 7. Par défaut, le code banque et le
formulaire de chèques sont extraits de l'enregistrement du fournisseur.
• Vous devez utiliser les fonctions Sélection paiement automatique
(28.9.4), Sélection paiement manuel (28.9.5) et Registre sélection
paiement (28.9.6) pour sélectionner les pièces à payer avec des effets.
• Vous devez utiliser la fonction Paiements - chèques automatiques
(28.9.9) pour payer les pièces sélectionnées. Vous devez spécifier le
formulaire de chèques 5, 6 ou 7. Pour créer un effet manuellement,
vous devez utiliser la fonction Paiements - chèques manuels (28.9.10)
et paramétrer le champs Effet à Oui. En ce qui concerne les effets, le
champ Echéance est obligatoire, car il indique la date à laquelle l'effet
doit être payé. L'échéance spécifiée dans la fonction de paiement
remplace celle de la pièce.
• Vous devez utiliser la fonction MAINT compensation de chèques
(28.9.13) pour effectuer le rapprochement des paiements réalisés à
l’aide d'effets, qui ont été compensés par la banque.
• Vous devez utiliser la fonction MAINT annulation de chèques
(28.9.15) pour annuler des arriérés de paiement d'effets.
• Les fonctions CONSUL des paiements (28.9.11) et Registre des
règlements (28.9.12) prennent également en charge le traitement des
effets. Vous pouvez utiliser la fonction EDIT statut des effets
(28.9.18) pour effectuer le suivi des effets à partir d'une date d'effet
spécifique. Cette fonction génère un état qui vous permet de
contrôler, en clôture de période, le solde du compte effets à payer en
comptabilité générale.
L'impression des effets est très proche de celle des chèques.
Actuellement, les effets sont imprimés au format français. Cependant,
vous pouvez personnaliser ce format d'impression.

Gestion comptable des effets

Tableau 7.2 synthétise les enregistrements au journal CG créés par le
système pour les effets.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 195

Tableau 7.2
Programme Enregistrement CG Enregistrements au
journal CG pour les
Fonction Paiements - chèques automatiques Comptes fournisseurs DB (depuis la effets
(28.9.9) pièce) Comptes effets à payer CR
(depuis la banque)
Fonction Paiements - chèques manuels Comptes fournisseurs DB (depuis la
(28.9.10) pièce) Comptes effets à payer CR
(depuis la banque)
Fonction MAINT compensation de chèques Comptes CR effets à payer (depuis
(28.9.13) un chèque)
Trésorerie CR (depuis la banque)
Fonction MAINT annulation de chèques Comptes DB effets à payer (depuis le
(28.9.15) chèque)
Comptes fournisseurs DB (depuis la
pièce)

Configuration du traitement des effets CF

Pour pouvoir mettre en œuvre le traitement des effets CF, vous devez
d'abord paramétrer le champ Utiliser gestion effets à Oui dans le fichier
Paramétrage comptabilité (28.24). Ce paramétrage active la date
d'échéance, ainsi que d'autres champs de gestion des effets dans la
comptabilité fournisseurs.
Ensuite, vous devez mettre à jour les paramètres de la fonction MAINT
des banques (28.9.1). Quatre champs de cette fonction sont liés à la
gestion des effets :
• Cpte effet à payer ;
• Chèq. suiv. ;
• Cpte banq 1 ;
• Description.

Vous pouvez utiliser un principe de numérotation différent pour les effets

et les chèques.
• Si votre entreprise n’utilise pas la fonction MAINT du journal de
caisse (31.13) pour effectuer le rapprochement des relevés bancaires,
vous devez définir un code banque distinct pour les effets et les
chèques.
196 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Si votre entreprise utilise la fonction MAINT du journal de caisse,

vous devez utiliser le même code banque pour les effets et les
chèques. Vous devez paramétrer la numérotation à utiliser pour le
type de paiement que vous utilisez le plus fréquemment — les effets
ou les chèques. Par la suite, ceci vous permet de traiter ces paiements
comme des paiements automatiques. L'autre type de paiement doit
alors être traité comme un paiement manuel. Le système ne vous
permet pas d'utiliser un même numéro de paiement pour un effet et un
chèque.
Vous pouvez utiliser la fonction MAINT des fournisseurs (2.3.1) pour
mettre à jour vos enregistrements fournisseurs. Si toutes les pièces sont
généralement payées à l’aide de la même banque et de la même méthode
de paiement, vous devez paramétrer les champs Code banque et
Formulaire pour chaque fournisseur. Ces valeurs correspondent alors aux
valeurs par défaut dans la fonction MAINT des pièces.

Utilisation des états CF

Etats des pièces âgées

Les états des pièces âgées sont généralement lancés à la fin de chaque
mois, avant la saisie des activités du mois suivant. Les états détaillés des
pièces âgées incluent toutes les pièces ouvertes. Les états résumés des
pièces âgées ne comprennent que les totaux de la période et les arriérés de
chaque fournisseur. Les montants bloqués sont toujours associés au statut
Blocage. Cependant, vous pouvez exclure ces montants des totaux
fournisseurs. Les pièces non confirmées n'apparaissent pas dans les états
des pièces âgées.
Pour générer un état, vous pouvez utiliser l’une des fonctions suivantes :
• la fonction EDIT pièces âgées par date pièce (28.16), qui vous permet
d'obtenir la liste des pièces âgées par date de pièce ;
• la fonction EDIT pièces âgées par date éché. (28.17), qui vous permet
d'obtenir la liste des pièces âgées par date d’échéance de paiement ;
• le temps de traitement de la fonction EDIT pièces âgées par date effet
(28.18) est beaucoup plus important. Ce fonction contrôle toute
l'activité enregistrée dans le système et vérifie la date de chaque
transaction pour sélectionner les transactions à inclure dans l'état.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 197

Vous pouvez lancer cette fonction si vous devez créer un état des
pièces âgées pour une période écoulée, alors vous avez déjà saisi des
activités pour la période en cours ou la période suivante.
Les périodes âgées variables vous permettent d’identifier vos besoins de
trésorerie futurs et de vérifier les comptes en retard. Par exemple, vous
pouvez saisir des périodes de –90, –60 et –30 jours.

Historiques de contrôle
Pour contrôler les transactions CF, vous pouvez générer des états à l’aide
des fonctions suivantes :
• la fonction EDIT écritures CF/CG non imput. (28.21) vous permet
d'obtenir la liste de toutes les écritures CG non comptabilisées qui ont
été générées par des activités CF. Vous pouvez imprimer cet état avant
de comptabiliser les écritures en CG ;
• la fonction Registre des pièces fournisseur (28.3.1) vous permet
d’établir une correspondance entre les pièces fournisseurs et les
transactions qui apparaissent dans les états CG. Nous vous conseillons
d’imprimer cet état en clôture d'exercice mensuel et de paramétrer le
champ Impr détail CG à Oui ;
• la fonction Registre des règlements (28.9.12) vous permet d’établir
une correspondance entre les paiements et les transactions qui
apparaissent dans les états CG. Nous vous conseillons d’imprimer cet
état en clôture d'exercice mensuel et de paramétrer le champ Impr
détail CG à Oui. Cet état comprend le compte et le montant des
gains/pertes. Il montre les écritures CG impactées par les paiements.
Le système utilise le montant de pièce saisi dans la fonction MAINT des
pièces (28.1) pour calculer les gains/pertes corrects lorsque le taux de
change de la pièce est différent de celui du paiement.
Deux codes identifient les types de paiements dans les états.
• MN : paiement manuel (paiement externe enregistré dans MFG/PRO)
• AU : paiement automatique (paiement comptabilisé et généré dans
MFG/PRO)
Trois codes sont utilisés pour identifier le statut des paiements.
198 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Vide : Paiements ouverts (paiements imprimés ou en cours dont les

rapprochements n'ont pas encore été effectués)
• ENCAISSE : chèques rapprochés
• ANNULE : chèques annulés

Etat 1099
Aux Etats-Unis, les entreprises doivent soumettre au fisc un formulaire
1099 tous les ans. Ce formulaire doit comprendre la plupart des montants
payés aux fournisseurs. Vous pouvez utiliser la fonction EDIT activités
fournis. (1099) (28.14) pour compléter le formulaire 1099. Pour imprimer
l'état 1099, vous devez paramétrer le champ 1099 requis à Oui dans la
fonction MAINT des fournisseurs (2.3.1).
Pour inclure l'ensemble des fournisseurs dans un état 1099, vous devez
paramétrer le champ Avec que fournisseurs 1099 à Non.

Etats et formulaire 1099-MISC

MFG/PRO vous permet de préparer le formulaire 1099-MISC. Vous

pouvez imprimer ce formulaire directement, l'enregistrer dans un fichier
ASCII à transmettre au fisc ou imprimer un état correspondant.
Cependant, avant de réaliser cette opération, vous devez paramétrer
correctement le fournisseur dans la fonction MAINT des fournisseurs
(2.3.1).
• Si vous désirez générer ce formulaire par type de fournisseur, vous
devez obligatoirement renseigner le champ Type (code type) du
fournisseur.
• Vous devez vous assurer que la première ligne de l'adresse du
fournisseur contient les informations postales nécessaires. Le
formulaire ne contient qu'une seule ligne pour l'adresse postale.
• L'identification de taxe doit être définie dans l’un des deux formats
suivants : le numéro de sécurité sociale ou l'identification de taxe
fédérale.
• Pour un fournisseur associé à un numéro de sécurité sociale, le nom
de tri doit posséder le format suivant :
<nom><virgule><espace><prénom>. La virgule et l'espace sont
obligatoires. Par exemple, Martin, Jeanne.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 199

Vous pouvez également établir des états 1099 triés par type de pièce. Vous Conseil
pouvez utiliser un code standard pour les pièces 1099. Spécifiez le type de
pièce dans la
fonction 28.1.
Vous devez utiliser les champs Type pièce et Bte pour sélectionner des
paiements particuliers à inclure dans le formulaire 1099-MISC. Le type
pièce correspond au code type spécifié dans la pièce. Le champ Bte
contient la catégorie du fisc américain associée aux paiements
fournisseurs. Vous pouvez inclure trois types de paiements fournisseurs
dans un formulaire 1099-MISC.
• Bte 1 - Loyers
• Bte 2 - Commissions
• Bte 7 - Honoraires

Lorsque vous incluez des paiements, vous devez garder à l’esprit les
points suivants :
• le champ Type pièce peut être vide, tandis le champ Bte est
obligatoire ;
• si le champ Bte contient une valeur alors que le type de pièce n'est pas
renseigné, tout paiement qui ne fait pas partie d'un autre type spécifié
est inclus dans cette boîte. Ceci comprend les paiements manuels et
les paiements non CF.
Si vous faîtes partie d'une multinationale, les fonctions d'établissement du
formulaire 1099-MISC ne prennent pas en considération les paiements
fournisseurs dans les cas suivants :
• votre entreprise est située en dehors des Etats-Unis mais effectue des
paiements à des fournisseurs américains ;
• votre entreprise est située aux Etats-Unis mais effectue des paiements
à des fournisseurs qui ne sont pas américains et qui ne disposent pas
d'un numéro de sécurité sociale ou d'une identification de taxe
fédérale américaine.

Etat 1099-MISC

L'état généré à l'aide de la fonction EDIT 1099-MISC (28.20.1) contient

toujours trois colonnes Bte. Ces colonnes apparaissent dans l'état même si
vous n'avez pas spécifié les trois types de paiement. Si vous spécifiez un
type de pièce, celui-ci apparaît au-dessus de la colonne.
200 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Formulaire 1099-MISC

Lorsque vous utilisez la fonction IMPR de l'état 1099-MISC (28.20.2),

vous devez tout d’abord enregistrer l'adresse et l'identification de taxe
fédérale de votre entreprise, telles qu’elles doivent apparaître sur
le formulaire imprimé.
Remarque L'entreprise Deluxe Business Forms and Supplies
(téléphone : 612-631-8500 ou, aux Etats-Unis seulement, 800-328-0304)
fournit des formulaires 1099-MISC conformes aux spécifications
d'impression de MFG/PRO.

Fonction EDIT fich. Magnétique 1099-MISC

Vous pouvez vous procurer auprès du fisc américain les informations

relatives aux procédures à suivre pour la transmission de fichiers
magnétiques. Il vous fournit également le code contrôle. Avant d'utiliser
la fonction-EDIT fich. Magnétique 1099-MISC, vous devez consulter
attentivement les informations fournies par le fisc américain.
La fonction EDIT fich. magnétique 1099-est composée de deux écrans.
Les paragraphes ci-dessous décrivent certains champs de ces écrans.
Créer fichier test. Vous devez paramétrer ce champ à Oui pour que le
fisc vérifie que votre système permet de traiter correctement les
formulaires 1099-MISC.
Données transmission. Ce champ contient des informations sur
l'entité responsable de la transmission des données (le service de
transmission ou votre entreprise).
NIT. Ce champ contient le numéro d'identification de taxe de votre
entreprise.
Contrôle nom. Ce champ contient un code contrôle fourni par le fisc
américain. Il apparaît sur l'étiquette postale du colis utilisé pour
envoyer le fichier magnétique.
 COMPTABILITÉ FOURNISSEURS 201

Vous n'avez pas besoin de spécifier un fichier de sortie. MFG/PRO envoie Conseil
automatiquement les données vers un fichier magnétique. Ce fichier est Le répertoire de
travail correspond
appelé IRSTAX et il est enregistré dans votre répertoire de travail. au répertoire dans
Lorsque le fichier est créé, le curseur se positionne dans le coin supérieur lequel vous vous
trouvez lorsque
gauche de l’écran. vous démarrez la
base de données.
Remarque A cet instant de la procédure, vous ne devez pas appuyer sur
la touche Ok. La procédure est relancée si vous appuyez sur la touche Ok.
Ceci entraîne une surévaluation des paiements fournisseurs, car les
enregistrements sont dupliqués dans le fichier IRSTAX. Si vous relancez
la procédure par inadvertance, vous devez quitter cette fonction, puis
recommencer la procédure depuis le début. Ceci permet de réécrire
entièrement l'ancien fichier.
Pour inclure plusieurs sélections de paiements fournisseurs dans ce
fichier, vous devez modifier les critères de sélection (type de pièce ou de
fournisseur, plage de fournisseurs, boîte) pour étendre la sélection des
fournisseurs, puis relancer la procédure en appuyant sur la touche Ok. Si
vous ne désirez pas inclure de fournisseurs ou de paiements
supplémentaires dans le fichier, appuyez sur la touche Ech.

Suppression des historiques

MFG/PRO conserve toutes les informations sur les réceptions et sur la
comptabilité fournisseurs pendant une durée illimitée. MFG/PRO ne
dispose pas de fonctions de suppression automatique en fin d’exercice
mensuel ou annuel.
Dans certaines situations, il est impossible d’associer une facture à un bon
de réception. Ceci peut se produire si le numéro d’ordre d’achat n'a jamais
été saisi dans la pièce. Ces bons de réception sont conservés dans le
système jusqu'à ce que vous les effaciez à l'aide de la fonction
SUPP/ARCH récept. non facturées (28.22). Après avoir effacé des bons
de réception, vous devez créer un enregistrement dans le journal CG pour
ajuster le compte de réceptions OA.
La fonction SUPP/ARCH pièces closes (28.23) vous permet de supprimer
les éléments dont le montant ouvert est nul. Ceux-ci correspondent à des
pièces totalement payées et à des paiements qui ont été totalement
imputées. Cette fonction supprime également les paiements manuels et
les paiements non CF.
202 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Vous pouvez établir une sélection par date, fournisseur, banque et numéro
de paiement. Ceci vous permet de n'effacer que les informations
obsolètes. Les informations effacées ne sont plus disponibles dans
MFG/PRO.
Nous vous conseillons de lancer une première fois ce programme en
paramétrant le champ Supprimer à Non. Ceci vous permet d'imprimer
l’état des suppressions et de vérifier les informations qu'il contient. Si les
informations contenues dans l'état sont correctes, vous pouvez lancer à
nouveau ce programme en paramétrant le champ Supprimer à Oui.
Nous vous recommandons de toujours effectuer une sauvegarde avant de
lancer une procédure de suppression/archivage. Vous pouvez enregistrer
les éléments à supprimer dans un fichier d'archivage avant la suppression.
Les fichiers d'archivage doivent être sauvegardés sur bande et stockés
dans un endroit sûr. Vous pouvez ultérieurement recharger dans votre base
de données les informations contenues dans ces fichiers depuis le lecteur
de bande.
La fréquence d’exécution du programme de suppression/archivage doit
dépendre du volume de données que vous pensez pouvoir avoir à
restaurer. Par exemple, si vous devez restaurer les informations
concernant un mois particulier, alors que vous avez archivé l’historique
de toute une année dans un même fichier, vous devrez restaurer
l’ensemble du fichier.
 CHAPITRE 8

Facturation
automatique des
entrées de
marchandises
La fonctionnalité Facturation automatique des entrées de marchandises
(FAEM) vous permet de saisir un paiement fournisseur en attente sans
facture fournisseur.
Introduction 204

Mise en œuvre de la FAEM 205

Traitement à l'aide de la FAEM 210

Création de pièces par la fonction Traitement système FAEM

216

Récapitulatif des champs de la FAEM 218

204 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Introduction
La fonctionnalité Facturation automatique des entrées de marchandises
(FAEM) vous permet de saisir un paiement fournisseur en attente sans
facture. Le système enregistre automatiquement les dettes envers le
fournisseur sur la base des quantités reçues au prix unitaire négocié avec
le fournisseur et établi dans le contrat d'achat.
Fig. 8.1
Traitement à l'aide
de la FAEM Entrer
Entrerl’ordre
l’ordred’achat.
d’achat.

Réception
Réceptionde
del’ordre.
l’ordre.

sans FAEM avec FAEM

Réception
Réceptiondedelalafacture
facture
fournisseur.
fournisseur.

Créer
Créerlalapièce.
pièce.

Entrer
Entrerlalapièce.
pièce.

Traiter
Traiterlalacomptabilité
comptabilité
fournisseurs.
fournisseurs.

La FAEM offre plusieurs avantages aux clients et aux fournisseurs : une

réduction de la charge de travail administratif ainsi qu'une diminution des
coûts et du nombre d'erreurs. Plusieurs facteurs permettent d'augmenter
encore l'efficacité d'un système de FAEM.
• Les partenaires doivent convenir d’un prix.
• Le client doit émettre une autorisation d'achat.
• Les fournisseurs doivent fournir des informations d'expédition
correctes.
• Les clients doivent saisir des reçus corrects.

Les services responsables de la fonction concernée — pas la comptabilité

fournisseurs ou clients — doivent résoudre aussi rapidement que possible
 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 205

tout problème qui se présente. Par exemple, le service

d'expédition/réception doit résoudre les problèmes de quantité, de numéro
de pièce ou de pièce défectueuse. Le service des achats doit résoudre les
problèmes relatifs aux erreurs de prix

Mise en œuvre de la FAEM

Pour mettre en œuvre la FAEM, vous devez configurer les fichiers de
paramétrage et ajouter les enregistrements nécessaires. S'il existe déjà des
ordres d'achat ouverts, vous devez également les convertir afin de
permettre le traitement de la FAEM. La Figure 8.2 synthétise ce
processus.
Fig. 8.2
Processus de mise
en œuvre de la
Configurer
Configurerles lesoptions
optionsde
de FAEM
De
Defaçon
façonfacultative,
facultative,convertir
convertir traitement
traitementpour pourlelefournisseur,
fournisseur,
les
lesordres
ordresd’achat
d’achatexistants
existants lelesite
siteetetl’article
l’articledans
dansMAINT
MAINT
pour
pourleletraitement
traitementde delalaFAEM.
FAEM. système
systèmeFAEM. FAEM.

Configurer
Configurerlesleschamps
champsErreur
Erreur Activer
Activerleletraitement
traitementFAEM
FAEM
bon
bonlivr.,
livr.,MAJ
MAJcoût
coûtmoyen
moyenCG
CG dans
danslelefichier
fichierdedeparamétrage
paramétrage
etetOption
Option date pièce danslele
date pièce dans des
des achats et spécifierl’option
achats et spécifier l’option
fichier
fichierde
deparamétrage
paramétrageCF.
CF. FAEM
FAEMpourpourles lesOA.
OA.

Conversion en vue de la FAEM

Cette étape n'est pas nécessaire si vous décidez de mettre en œuvre la
FAEM dans une nouvelle base de données. S'il existe des ordres d'achat
ouverts et que vous souhaitez leur appliquer le traitement de la FAEM,
vous devez exécuter un programme utilitaire qui configurera l'option de
traitement.
La fonction Conversion ordres d'achat FAEM (ERS Purchase Order
Conversion, 36.25.62) se trouve dans le menu Utilitaires trésorerie.
Dans cette fonction, le système vous permet d'activer ou de désactiver la
FAEM.
• Entrez E pour paramétrer l'option FAEM 0 — dans ce cas, la FAEM
est activée pour tous les ordres d'achats.
• Entrez D pour paramétrer l'option FAEM 1 — dans ce cas, la FAEM
est désactivée pour tous les ordres d'achat.
206 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Configuration du fichier de paramétrage CF pour la

FAEM
Le traitement de la FAEM est affecté par trois champs du fichier
Paramétrage comptabilité (28.24).
Fig. 8.3
Fichier
Paramétrage
comptabilité
(28.24)

Champs
de la
FAEM

Erreur bon livr. FAEM. Vous devez paramétrer l'option de traitement

qu'il convient d'utiliser lorsqu'un ordre de réception n'a pas de numéro
de bon de livraison. Si cet indicateur est paramétré à Oui, le système
ne crée pas de pièce lorsqu'il n'y a pas de bon de livraison. Si cet
indicateur est paramétré à Non, le système crée une pièce en utilisant
l'ID du bon de réception comme numéro de facture.
MAJ FAEM coût moyen CG. Vous devez paramétrer une option de
traitement afin de créer des pièces dans une méthode de coût moyen.
Si cet indicateur est paramétré à Oui, le système met à jour le coût
d'un article lors du traitement par la FAEM. Vous devez entrer Non
pour empêcher la mise à jour du coût.
Option date pièce FAEM . Vous devez paramétrer une option pour la
date de la pièce. La valeur 0 permet d'utiliser la date du reçu comme
date de la pièce. La valeur 1 permet d'utiliser la date d'expédition.
 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 207

Configuration de la FAEM pour les fournisseurs, les sites

et les articles
Lorsque vous déterminez l'option de la FAEM d'une ligne d'ordre d'achat,
le système recherche un enregistrement de gestion FAEM correspondant
ou une combinaison d'enregistrements de gestion FAEM dans l'ordre
suivant :
• Enregistrement de fournisseur/site/article
• Enregistrement de fournisseur/site
• Enregistrement de fournisseur/article et un enregistrement de site
distinct
• Enregistrement de fournisseur et un enregistrement de site distinct

Le système extrait l'option de la FAEM dans cet enregistrement ou dans

cette combinaison d'enregistrements. Si les options de la FAEM varient
dans une combinaison d'enregistrements, la valeur utilisée est celle
correspondant au plus petit chiffre. En l'absence d'enregistrement ou de
combinaison d'enregistrements, le système paramètre l'option de la
FAEM de la ligne d'ordre d'achat à 1, empêchant ainsi le traitement de la
FAEM.
La fonction MAINT système FAEM (28.10.1) vous permet d'activer ou
de désactiver le traitement de la FAEM pour toute combinaison suivante.
• Fournisseur, site et article
• Fournisseur et site (champ Article vide)
• Fournisseur et article (champ Site vide)
• Fournisseur (champs Site et Article vides)
• Site (champs Fournis. et Article vides)

Fig. 8.4
Fonction MAINT
système FAEM
(28.10.1)
208 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Option FAEM . Vous devez indiquer le type de traitement FAEM

autorisé pour cette combinaison fournisseur/site/article :
• 1 supprime l’autorisation de traitement FAEM pour cet
enregistrement.
• 2 permet la création d'une pièce non confirmée pour cet
enregistrement. Cette option augmente le niveau de protection
étant donné que la pièce créée est approuvée au cours d'un
processus distinct.
• 3 autorise la création d'une pièce confirmée pour cet
enregistrement.
Option tarif FAEM . Vous devez indiquer la date de validité qu'il
convient d'utiliser lors de la consultation d'un tarif :
• 1 pour la date de réception.
• 2 pour la date d'expédition.
• 3 pour la date de l’ordre, qui varie en fonction du type d’ordre.
Les ordres d’achat discrets utilisent la date normale de l’ordre.
Les ordres d’achat ouverts utilisent la date de lancement.
Les ordres d'achat programmés utilisent la date d'ordre de l'ordre
principal.
 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 209

Activation de la FAEM
Le fichier Paramétrage des achats (5.24) vous permet d'activer ou de
désactiver la FAEM et de paramétrer l'option de traitement par défaut.
Fig. 8.5
Fichier
Paramétrage des
achats (5.24)

Champs
FAEM

Traitement FAEM . Vous devez paramétrer ce champ à Oui pour

activer la FAEM. Vous pouvez désactiver la FAEM lorsque vous
paramétrez les relations fournisseur, site et article dans la fonction
MAINT système FAEM.
Lorsque la fonctionnalité FAEM est activée, les champs de la FAEM • Voir
apparaissent dans la plupart des écrans relatifs aux ordres d'achat, aux « Récapitulatif
des champs de la
ordres ouverts et aux ordres programmés. FAEM » à la
page 218.
Option FAEM . Ce champ permet de préciser quand le système
détermine l'option FAEM, paramétrée dans la fonction MAINT
système FAEM (28.10.1) :
• Vide. Le système détermine l'option FAEM lorsque la ligne
d'ordre d'achat est créée.
• 0. Le système détermine l'option FAEM lors du traitement de la
FAEM.
• 1. Le système empêche le traitement de la FAEM.
210 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Impression d'états FAEM

La fonction EDIT système FAEM (28.10.3) vous permet d'imprimer des
états sur les fournisseurs, les sites, les articles et les options FAEM.
Fig. 8.6
Fonction EDIT
système FAEM
(28.10.3)

Traitement à l'aide de la FAEM

Lorsque la FAEM est paramétrée et activée, elle affecte la manière dont
vous :
• Pour plus d'infor- • émettez un ordre d'achat ;
mations sur les
programmes et • émettez un ordre ouvert ;
les champs
affectés par la • émettez un ordre planifié ;
FAEM, voir
« Récapitulatif • réceptionnez des articles achetés.
des champs de la
FAEM » à la
page 218. Ordres d’achat et FAEM
• Pour plus d'infor- Trois champs de la fonction MAINT des ordres d’achat (OA) affectent le
mations sur les traitement de la FAEM :
ordres d'achat,
voir Manuel de • Prix fixe
l’utilisateur,
Volume 2 : • Option FAEM
Distribution.
• Option tarif FAEM

En-tête de l'ordre d'achat

Le champ Prix fixe fait partie de l'en-tête standard de la fonction MAINT

des ordres d'achat (OA) (5.7), mais il agit différemment si vous activez la
FAEM. Les champs Option FAEM et Option tarif FAEM s'affichent
 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 211

uniquement dans un cadre contextuel qui apparaît lorsque la FAEM est

activée.
Fig. 8.7
Paramétrage de
l'option FAEM de
l'en-tête de l'OA

Trois
champs
affectent le
traitement
de la
FAEM.

Option FAEM. Vous devez entrer le moment auquel le système doit

définir l'option FAEM pour cet ordre. Par défaut, la valeur provient
du champ Option FAEM du fichier Paramétrage des achats (5.24).
Cette valeur devient la valeur par défaut des postes individuels.
• Vide (par défaut). Le système détermine l'option FAEM au
moment de la création de la ligne d'ordre d'achat.
• 0. Le système détermine l'option FAEM au moment du traitement
de la FAEM.
• 1. Le système désactive le traitement de la FAEM.

Option tarif FAEM. Vous devez définir le moment auquel le système

doit définir l'option tarif FAEM pour cet ordre. La valeur par défaut
est 0. Cette valeur devient la valeur par défaut des postes individuels.
• 0. Le système détermine l'option tarif FAEM au moment du
traitement de la FAEM.
• 1. Cette valeur permet d'utiliser la date de réception comme date
de validité lorsque vous consultez un tarif,.
• 2. Cette valeur permet d'utiliser la date d'expédition.
• 3. Cette valeur permet d’utiliser la date de l’ordre.
212 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Prix fixe. Ce champ paramètre la valeur par défaut du champ Prix fixe
des postes individuels. Par défaut, cette valeur correspond à la valeur
de la fonction MAINT des fournisseurs (2.3.1).
• Si ce champ est paramétré à Oui, la fonction Traitement système
FAEM extrait le prix de l'ordre d'achat.
• Si cet indicateur est paramétré à Non, la fonction Traitement
système FAEM tente de définir un prix en recherchant un tarif
applicable. S'il n'existe pas de tarif applicable, le système
recherche une offre de prix fournisseur/article. S'il n'en trouve
pas, il recherche un prix d'article.

Lignes d’OA

Fig. 8.8
Paramétrage de
l'option FAEM de
la ligne

Trois champs
affectent le
traitement de la
FAEM.

Option FAEM. Vous devez indiquer le moment auquel le système doit

définir l'option FAEM pour ce poste individuel. La valeur du niveau
de la ligne par défaut provient du même champ que l'en-tête. Vous
pouvez changer cette valeur en une valeur inférieure ou égale à
l'Option FAEM paramétrée dans la fonction MAINT système FAEM.
• Si Option FAEM est vide dans l'en-tête, les champs de niveau de
ligne prennent leur valeur par défaut du champ Option FAEM
paramétré dans la fonction MAINT système FAEM pour cette
combinaison fournisseur/site/article — 1 correspond à une
absence de FAEM, 2 correspond à une pièce non confirmée, 3
correspond à une pièce confirmée.
• Si la valeur de l'en-tête est 0, la valeur au niveau de la ligne est
aussi égale à 0, ce qui indique que l'option FAEM doit être
déterminée au moment du traitement de la FAEM.
 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 213

• Si la valeur de l'en-tête est 1, la valeur au niveau de la ligne est

aussi égale à 1. Le traitement de la FAEM n'est pas autorisé.
La valeur d'une ligne que vous paramétrez s'affiche lorsque vous
consultez à nouveau l'ordre.
Remarque Si les paramètres de la fonction MAINT système FAEM
(28.10.1) qui affectent un ordre d'achat discret sont modifiés, vous devez
procéder à une mise à jour manuelle de l'ordre conformément aux
nouveaux paramètres, sauf si la valeur de l'option FAEM de la ligne de
l'ordre est égale à 0.
Option tarif FAEM. Vous devez définir le moment auquel le système
doit déterminer l'option tarif FAEM pour ce poste individuel.
Si le champ Option tarif FAEM de l'en-tête de la commande est
paramétré à 1, 2 ou 3, cette valeur devient la valeur par défaut de ce
champ.
Si la valeur de l'en-tête est égale à 0, le traitement se base sur le
champ Option FAEM de l'en-tête de la commande.
• Si le champ Option FAEM de l'en-tête de la commande est vide,
le champ Option tarif du poste individuel est paramétré par défaut
à partir du champ Option tarif de l'enregistrement de la fonction
MAINT système FAEM pour la combinaison
fournisseur/site/article.
• Si le champ Option FAEM de l'en-tête est paramétré à 0 ou à 1, la
valeur du champ Option tarif du poste individuel est égale à 0, c.-
à.-d. que l'option tarif doit être déterminée lors du traitement de la
FAEM.
La valeur que vous attribuez à une ligne provoque l'affichage de cette
ligne lors de votre prochaine consultation de l'ordre.
Prix fixe. Par défaut, la valeur de ce champ provient de l'en-tête ; vous • Voir page 212.
pouvez cependant modifier cette valeur pour chaque poste individuel.
214 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Ordres ouverts et FAEM

• Pour plus d'infor- Un ordre ouvert, ou commande ouverte, est un accord visant à acheter des
mations sur les articles à un prix déterminé pendant une période déterminée à des dates de
ordres ouverts,
voir Manuel de livraison précises qu'il conviendra de fixer ultérieurement. Le lancement
l’utilisateur, d'un article de l'ordre ouvert entraîne la création d'un ordre d'achat sur la
Volume 2 :
Distribution. base de l'ordre ouvert (celui-ci sert de modèle).
• Voir « Ordres La fonction MAINT des commandes ouvertes (5.3.1) vous permet de
d'achat et créer un ordre d'achat ouvert. Vous devez paramétrer les valeurs de la
FAEM » à la
page 210. FAEM d'un ordre ouvert comme vous le feriez avec un ordre d'achat
discret.
Lors du lancement d'articles d'un ordre ouvert la fonctionnalité FAEM
étant activée, les valeurs FAEM par défaut des ordres d'achat proviennent
de l'ordre ouvert.
Remarque En cas de modification des paramètres de la fonction MAINT
système FAEM (28.10.1) qui affectent un ordre ouvert, vous devez mettre
à jour manuellement l'ordre ouvert sur la base des nouveaux paramètres.
Les ordres d'achat basés sur des ordres ouverts doivent également être mis
à jour manuellement.

Ordres planifiés et FAEM

• Voir Manuel de Un ordre planifié est semblable à un ordre d'achat dont les postes
l’utilisateur, individuels présentent plusieurs dates de livraison. Les postes individuels
Volume 7 :
Administration sont également accompagnés de programmes d'expédition à court terme
lancement. précisant les quantités exactes et donnant des instructions de livraison,
ainsi que de programmes de planification à long terme indiquant les
prochains ordres.
• Voir « Ordres La fonction MAINT des ordres planifiés ([Link]) vous permet de créer
d'achat et un ordre planifié. Vous devez paramétrer les valeurs de la FAEM de
FAEM » à la
page 210. l'ordre programmé comme vous le feriez pour un ordre d'achat discret.
Remarque En cas de modification des paramètres de la fonction MAINT
système FAEM (28.10.1) d'un ordre programmé, vous devez mettre à jour
manuellement l'ordre programmé en fonction des nouveaux paramètres.
 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 215

Réception expédition adaptés à la FAEM

MAINT des expéditions OA (5.13.14 ou [Link]) ou Réception fiscale OA • Pour plus d'infor-
(5.13.16) vous permet de créer des expéditions d'ordres d'achat. Le mations sur les
expéditions, voir
traitement en FAEM n'est pas effectué avant la réception de l'expédition. Manuel de l’utili-
La fonction Réception expédition OA (5.13.20 ou [Link]) vous permet sateur Volume 2:
Distribution.
de réceptionner des expéditions créées dans la fonction MAINT des
expéditions OA ou Réception fiscale OA.
Fig. 8.9
MAINT des
expéditions OA
(5.13.14)

Expédié le. Entrez la date d'expédition des articles.

Remarque La fonction Réception fiscale OA n'a pas de champ Expédié

le. Si vous utilisez les dates d'expédition dans le traitement en FAEM, la
fonction MAINT des expéditions OA vous permettra de créer des
expéditions d'ordres d'achat.

Réception d'ordres d'achat par la FAEM

Réceptions achats (5.13.1) vous permet de réceptionner des ordres
d'achat.
Fig. 8.10
Réceptions achats
(5.13.1)

Expédié le. S’utilise lorsque Option tarif FAEM indique la date • Voir
d'expédition comme date de validité d'un tarif. Si cette option est « Configuration
de la FAEM pour
activée et que le champ est laissé vide, la date par défaut correspond à les fournisseurs,
la date de réception. les sites et les
articles » à la
page 207.
216 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Voir Bon livraison. La FAEM utilise le numéro de bon de livraison comme

« Configuration numéro de facture de la pièce créée par la fonction Traitement
du fichier de
paramétrage CF système FAEM. Si vous laissez ce champ vide, le traitement dépend
pour la FAEM » à du paramètre de Erreur bon livr. FAEM dans le fichier Paramétrage
la page 206.
comptabilité:
• Si ce champ est paramétré à Oui, la fonction Traitement système
FAEM ne crée pas de pièce et ajoute l'ordre à une liste d'erreurs.
• Si ce champ est paramétré à Non, la fonction Traitement système
FAEM crée une pièce dont l'ID du bon de réception est utilisé
comme numéro de facture.

Création de pièces par la fonction

Traitement système FAEM
Traitement système FAEM (28.10.13) vous permet de définir une plage
de fournisseurs, sites et articles reçus dont vous souhaitez créer des pièces
de paiement. La fonction Traitement système FAEM peut uniquement
procéder au traitement des saisies créées dans des sites auxquels vous
avez accès.
Fig. 8.11
Traitement système
FAEM (28.10.13)

Imprimer état contrôle. Si vous souhaitez que la fonction Traitement

système FAEM imprime un état de contrôle donnant le détail des
ordres d'achat pour lesquels une pièce a été créée, paramétrez ce
champ à Oui.
Créer pièces. Entrez Oui si vous souhaitez que la fonction Traitement
système FAEM crée des pièces en cours d'exécution. Entrez Non si
vous souhaitez que la fonction Traitement système FAEM effectue un
test sans création de pièce.
 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 217

La fonction Traitement système FAEM sélectionne tous les reçus de la

base de données actuelle qui n'ont pas été traités ou qui ont été traités
précédemment mais qui contenaient des erreurs. Elle détermine ensuite si
un reçu est un ordre d'achat et s'il est susceptible d'être traité en FAEM.
S'il n'est pas susceptible d'être traité en FAEM, il n'est ni traité ni
mentionné dans des états d'erreurs ou de contrôle.
Si le prix d'un article est fixe, la fonction Traitement système FAEM
utilise le prix indiqué dans l'ordre d'achat. Si le prix n'est pas fixe, la
fonction Traitement système FAEM tente d'établir un prix en recherchant
un tarif applicable. S'il ne trouve aucun tarif applicable, le système
recherche une offre de prix fournisseur/article. S'il n'en trouve pas, le
système recherche un prix d'article.
La fonction Traitement système FAEM ouvre un lot de pièce, crée les
saisies pièces indiquées et effectue les entrées journal adéquates, comme
si les pièces étaient saisies manuellement.
Lors de son exécution, la fonction Traitement système FAEM génère
systématiquement un état détaillé des erreurs de traitement.
• Aucun prix n’est disponible pour un article.
• Les formulaires sont incorrects.
• Une pièce a déjà été émise pour les ordres d'achat.
• Les conditions de paiement sont incorrectes.
• Aucun numéro de bon de livraison n'est saisi sur l'écran du reçu et le
champ Erreur bon livr. FAEM du fichier Paramétrage comptabilité
(28.24) est paramétré à Oui.

Affichage des informations relatives aux pièces

La fonction INTERRO des pièces (28.2) vous permet d'accéder aux
informations relatives aux pièces.
218 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 8.12
INTERRO des
pièces (28.2)

Oui signifie
que la pièce
a été créée
par la FAEM.

Registre des pièces fournisseur (28.3.1) vous permet d'afficher un état de

l'ensemble des pièces créées par la FAEM.
Fig. 8.13
Registre des pièces
fournisseur (28.3.1)

Oui permet
uniquement
d’afficher les
pièces de la
FAEM; Non
permet
d'afficher
l'ensemble
des pièces.

Récapitulatif des champs de la FAEM

Lorsque la FAEM est activée, les champs de la FAEM apparaissent sur la
plupart des écrans relatifs aux ordres d'achat, aux ordres ouverts, aux
ordres programmés et aux pièces. Tableau 8.1 donne la liste des nouveaux
champs qui s'affichent et des programmes affectés. En outre, certains
champs existants sont utilisés de manière particulière par la FAEM.
 FACTURATION AUTOMATIQUE DES ENTRÉES DE MARCHANDISES 219

Tableau 8.1
Champ N° de Menu Programme Récapitulatif des
champs de la
Articles de la FAEM 5.16 Purchase Receipt Report FAEM
uniquement
Uniquement la FAEM 28.3.1 Registre des pièces fournisseur
28.4 INTERRO pièces bloquées
28.5 EDIT pièces bloquées
CONS sites 1.1.14 CONS des fournisseurs
1.1.15 EDIT sites
2.3.2 CONS des fournisseurs
2.3.4 EDIT des fournisseurs
5.3.1 MAINT des commandes ouvertes
5.3.3 MAINT des commandes ouvertes par OA
[Link] MAINT des ordres planifiés
[Link] INTERRO des ordres planifiés
[Link] EDIT des ordres planifiés
[Link] EDIT des programmes détail
[Link] EDIT autorisations programme
5.7 MAINT des ordres d'achat (OA)
5.8 CONS des ordres d'achat
5.9.1 EDIT ordres d'achat par ordre
5.9.2 EDIT ordres d'achat par fournisseur
5.14 Purchase Receipt Document Print
5.15 Purchase Receipt Browse
5.16 Purchase Receipt Report
5.24 Paramétrage des achats
28.10.1 MAINT système FAEM
28.10.2 CONS système FAEM
28.10.3 EDIT système FAEM
36.24 Menu système d'exploitation
Erreur bon livr. FAEM 28.24 Paramétrage comptabilité
36.24 Menu système d'exploitation

Tableau 8.1 — Récapitulatif des champs de la FAEM — (1 de 2)

220 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Champ N° de Menu Programme

Option tarif FAEM 28.10.1 MAINT système FAEM
28.10.2 CONS système FAEM
28.10.3 EDIT système FAEM
5.3.1 MAINT des commandes ouvertes
5.3.3 EDIT commandes ouvertes
[Link] MAINT des ordres planifiés
[Link] INTERRO des ordres planifiés
[Link] EDIT des ordres planifiés
[Link] EDIT des programmes détail
[Link] EDIT autorisations programme
5.7 MAINT des ordres d'achat (OA)
5.8 CONS des ordres d'achat
5.9.1 EDIT ordres d'achat par ordre
5.9.2 EDIT ordres d'achat par fournis.
5.15 Purchase Receipt Browse
Traitement FAEM 5.24 Paramétrage des achats
36.24 Menu système d'exploitation
Pièce FAEM 28.1 MAINT des pièces
28.2 INTERRO des pièces
28.3 Registre des pièces fournisseur
Option date pièce FAEM 28.24 Paramétrage comptabilité
36.24 MENU système d'exploitation
Expédié le [Link] MAINT des expéditions OA
5.13.1 Réceptions achats
5.13.14 MAINT des expéditions
MAJ coût moyen CG 28.24 Paramétrage comptabilité
36.24 MENU système d'exploitation

Tableau 8.1 — Récapitulatif des champs de la FAEM — (2 de 2)

 CHAPITRE 9

Gestion de la paie
(Etats-Unis)
Ce chapitre apparaît uniquement dans la version en langue anglaise du
manuel.
222 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES
 CHAPITRE 10

Calcul du coût de
revient
Ce chapitre traite de l'imputation et de la comptabilisation des coûts
dans MFG/PRO.
Méthodes de calcul du coût de revient 224

Groupes de coûts 226

Processus de calcul du coût de revient d'un article 230

Coûts FGV et frais généraux 235

Gestion des coûts 240

Transactions 245

Comptes de coûts 248

Impact du calcul du coût de revient par module 255

Etats associés au calcul du coût de revient 258

224 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Méthodes de calcul du coût de revient

Les sociétés utilisent divers systèmes de calcul du coût de revient pour
gérer leurs activités, en fonction des exigences commerciales ou, dans
certains cas, législatives : méthode du coût standard, méthode du coût
moyen, méthode d'inventaire périodique ou méthode du coût réel.

Coût standard
Les coûts standard mesurent le prix que doit coûter un article. Ils sont
généralement utilisés pour les écritures CG et ne sont pas
automatiquement mis à jour par le système. Les charges réelles sont
suivies et mesurées par référence à ces valeurs standard. Toute différence
est indiquée et rapportée comme écart.

Coût moyen
Le calcul du coût de revient moyen met les coûts à jour par le biais d'un
simple calcul de moyenne pondérée. En ce qui concerne les articles
achetés, la quantité reçue est multipliée par le prix de l'ordre d'achat et
ajoutée à la quantité disponible multipliée par le coût actuel des matières.
Cette somme est divisée par la nouvelle quantité disponible afin de
déterminer le nouveau coût moyen actuel des matières.
Pour ce qui est des articles fabriqués, la main d'œuvre, la sous-traitance et
les coûts des frais généraux variables sont mis à jour lors de la transaction
de réception de l'ordre de fabrication ainsi qu'à la clôture comptable afin
qu'ils puissent inclure tous les coûts imputés après la réception du dernier
ordre de fabrication. Les coûts de chaque opération d'ordre de fabrication
sont calculés lors de chaque réception à l'aide de la logique illustrée dans
l'exemple suivant.
Exemple Une quantité de 20 est reçue pour un ordre d'assemblage A.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 225

Fig. 10.1
Calcul du coût de
revient de
Assemblage
AssemblageAA l'opération à la
réception de l'ordre
de fabrication

Composant
Composant Composant
Composant Composant
Composant
A1
A1 A2
A2 A3
A3

Tout d'abord, les catégories de coûts main-d'œuvre, frais généraux

variables et sous-traitance sont calculés. Le Tableau 10.1 illustre
l'exemple de la main-d'œuvre.
Tableau 10.1
Coût MO Réception ordre de Calcul du coût de
Qté cumul. EC fabrication revient de
Opération finie cumulé Calcul du coût de revient l'opération, main-
d'œuvre
10 100 $100 20/100 x 100 = 200
20 75 150 20/75 x 150 = 40
30 50 20 20/50 x 20 = 8
40 40 50 20/40 x 50 = 25

Ensuite, le coût des matières est calculé.

Tableau 10.2
Réception ordre de Calcul du coût de
Qté par Coût fabrication revient de
Composant assemblage unitaire Calcul du coût de revient l'opération,
matières
A1 1 $5.00 20 x 5,00 = 100
A2 1 1.00 20 x 1,00 = 20
A3 2 1.00 40 x 1,00 = 40

Le nouveau coût est de :

93 + 160/20 = $12.65

Pour une quantité de 10 en stock à 12,00 FRF la pièce, le nouveau coût

moyen de chaque composé (assemblage) A est de :
(10 x 12,00) + (20 x 12,65) / 10 + 20 = 12,43 FRF
226 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Le module Gestion des coûts vous permet de créer un groupe de coûts

moyens pour un site déterminé utilisable à des fins de CG plutôt que le
groupe de coûts standard.

Dernier coût
Cette option est uniquement disponible pour le groupe de coûts actuels.
Les coûts sont mis à jour chaque fois que l'article est reçu. Par exemple, le
coût des matières nécessaires à la fabrication d'un article est mis à jour
dans l'ordre d'achat (OA) chaque fois qu'un OA est reçu.

Aucun
Cette option est uniquement disponible pour le groupe de coûts actuels.
Le système ne met pas automatiquement les coûts à jour.

Groupes de coûts
• Voir « Gestion Dans MFG/PRO, un groupe de coûts est un ensemble de fichiers de coûts
des coûts » à la apparentés. Le système utilise les groupes de coûts à des fins diverses. La
page 240.
manière dont vous définissez un groupe de coûts dépend du fait que vous
utilisez le module Gestion des coûts ou non.
• Gestion des coûts articles de la Comptabilité générale. Les coûts
de la Comptabilité générale (CG) distinguent les coûts utilisés pour
évaluer la valeur du stock et déterminer le coût des marchandises
vendues des autres coûts tels que les coûts actuels ou de planification.
Les coûts CG sont généralement des coûts standard, bien que
certaines sociétés utilisent des coûts moyens. MFG/PRO permet
d'utiliser l'option des coûts standard et l'option des coûts moyens pour
les écritures CG.
• Gestion des coûts articles actuels. Le coût actuel d'un article est
normalement calculé sur la base de la production et/ou des achats
récents. MFG/PRO permet d'utiliser l'option des coûts standard et du
dernier coût afin de mettre automatiquement les coûts actuels à jour.
Vous pouvez modifier le coût actuel manuellement. Vous pouvez
également préciser si les écarts CC (comptabilité clients) doivent être
pris en compte dans l'option des coûts moyens ou du dernier coût.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 227

• Gestion des coûts articles historiques. Les coûts historiques

(standard ou actuels) sont des coûts appartenant à des périodes
précédentes utilisés à des fins de comparaison. Le module Gestion
des coûts vous permet de créer un nombre illimité de groupes de
coûts historiques.
• Elaboration de coûts articles simulés. Les coûts simulés sont
utilisés à des fins de planification. Le module Gestion des coûts vous
permet de créer un nombre illimité de groupes de coûts simulés.
• Gestion des coûts standard gelés. Contrairement aux coûts CG, les
coûts standard gelés ne varient pas en cours d'exercice. Au début de
l'exercice, les coûts gelés et CG sont identiques.
MFG/PRO permet d'utiliser des groupes de coûts CG et actuels par article
et par site. Si vous utilisez la Gestion des coûts, vous pouvez créer un
nombre illimité de groupes de coûts, mais seul un groupe de coûts CG et
actuels par site peut être actif.

Catégories de groupes de coûts

Le système gère les coûts CG et actuels de cinq catégories de groupes de
coûts pour les coûts de ce niveau (CN) et du niveau inférieur (NI). Le coût
de ce niveau correspond au coût nécessaire pour acquérir ou produire un
article. Ainsi, un article acheté s'accompagne de coûts de matière et,
éventuellement, de frais généraux de matière CN, mais pas de coûts NI.
Une pièce fabriquée comprend des coûts de main-d'œuvre, de sous-
traitance, de frais généraux variables et de frais généraux CN, mais,
normalement, pas de coûts de matière CN. L'article fabriqué comprend
des coûts de matière NI pour les composants et, éventuellement, des coûts
de main-d'œuvre, de matière, de sous-traitance, de frais généraux
variables et de frais généraux NI si la nomenclature comprend plus de
deux niveaux.
• Matière. Coût CN et total NI des matières achetées, sauf si vous
paramétrez Cum coûts inf dans coût mat du fichier Paramétrage
gestion des stocks (3.24) à Oui. La valeur Oui indique que tous les
coûts NI, y compris la main-d'œuvre, les frais généraux variables, les
frais généraux et la sous-traitance, sont considérés comme des coûts
de matière dans le calcul du coût des marchandises vendues et du coût
de l'historique des mouvements.
228 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Main-d'œuvre. Les coûts CN et total NI de la main-d'œuvre directe

déterminent et exécutent les opérations.
• Frais généraux variables. Coûts des frais généraux variables CN et
total NI d'un article.
• Frais généraux. Coûts des frais généraux variables CN et total NI d'un
article.
• Sous-traitance. Coût CN et total NI des opérations effectuées par un
sous-traitant.
Les fonctions MAINT des articles (1.4.1) et MAINT des coûts
articles/sites (1.4.18) vous permettent de gérer un ensemble de données de
coûts CG et actuels.

Types de groupes de coûts

Chaque groupe de coûts est associé à un type de coût et à une méthode de
calcul. En outre, chaque type de groupe de coûts est associé à plusieurs
options de méthode de calcul. Il existe trois types de groupes de coûts.
• Coût CG. Si le type de groupe de coûts est CG, la méthode de calcul
STD (standard) est la seule méthode possible, sauf si vous utilisez le
module Gestion des coûts. Dans ce cas, vous pouvez créer un groupe
de coûts CG moyens pour un site.
• Coûts actuels. Si le groupe de coûts est de type actuel, vous pouvez
sélectionner les méthodes de calcul du coût moyen, du dernier coût ou
aucune méthode.
• Coût simulé. Si le groupe de coûts est de type simulé, la méthode de
coût est automatiquement paramétrée à « aucune ».

Spécifications des groupes de coûts actuels et CG

Si vous n'utilisez pas le module Gestion des coûts, vous disposez
uniquement des groupes de coûts par défaut, standard et actuels pour
chaque site. Seuls les coûts standard peuvent être utilisés dans la CG.
Toutefois, trois méthodes de calcul sont disponibles pour les coûts
actuels. A cet égard, il convient d'utiliser la même méthode pour tous les
sites.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 229

Le module Gestion des coûts comprend également des groupes de coûts • Voir « Gestion
actuels et CG par défaut pour chaque site, mais le type ou la méthode des coûts » à la
page 240.
peuvent varier d'un site à l'autre. Vous pouvez également créer d'autres
groupes de coûts qui peuvent être indiqués comme CG ou actuels, pour
remplacer les groupes par défaut.
Sans le module Gestion des coûts. Vous devez sélectionner la méthode
de calcul pour les coûts actuels dans le fichier Paramétrage gestion des
stocks (3.24).
Avec le module Gestion des coûts. Vous pouvez préciser le groupe de
coûts qui doit être utilisé par défaut en tant que groupe de coûts CG ou
actuels d'un site. Vous pouvez également sélectionner la méthode de
calcul du coût moyen comme groupe de coûts CG au lieu de la méthode
du coût standard. Pour cela, vous devez utiliser la fonction Affectation
groupe coût à site (30.9).
La Gestion des coûts propose également des options d'interrogation qui
affichent les sites disposant d'un groupe de coûts particulier (30.10) et les
groupes de coûts CG et actuels en vigueur dans chaque site (30.11).

Gestion des groupes de coûts

La version standard de MFG/PRO offre les capacités minimales requises
pour transférer les données entre le groupe de coûts standard et le groupe
de coûts actuels. Si vous souhaitez utiliser d'autres noms que Actuel et
Standard, vous pouvez modifier le nom des groupes de coûts.

Modification des noms des groupes de coûts

Si vous n'utilisez pas la Gestion des coûts, vous devez utiliser le même
nom pour les groupes de coûts actuels et CG à tous les sites. Si le nom du
groupe de coûts CG est Standard, il doit également être Standard dans
tous les autres sites. Vous pourriez toutefois souhaiter remplacer le nom
par Comptabilité générale ou par un autre nom.
La fonction Modification nom groupe de coût (1.4.14) vous permet de
modifier le nom du groupe.
Si vous utilisez la Gestion des coûts, vous pouvez attribuer des noms
différents aux groupes de coûts actuels et CG de chaque site.
230 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Déplacement des groupes de coûts

Conseil La fonction Transf. groupe coût actuel à CG (1.4.22) vous permet de

Le programme ne copier des données du groupe de coûts actuels au groupe de coûts
déplace pas
réellement les standard et inversement. Vous pouvez déplacer tous les postes, des postes
données, mais il les individuels ou des groupes de postes. Eventuellement, vous pouvez
copie.
indiquer une plage de différences de pourcentage de coût dans laquelle la
copie est autorisée. Vous pouvez également empêcher la copie d'une ou de
plusieurs catégories de groupes.

Processus de calcul du coût de revient

d'un article
Le calcul du coût de revient de produits fabriqués est un processus en
deux étapes :
• Exécution de la fonction Calcul des coûts gamme (14.13.13), qui :
• additionne les heures et le coût de la main-d'œuvre/de
fonctionnement des machines, les coûts des sous-traitants et les
coûts des frais généraux variables ;
• calcule le rendement cumulé de l'opération pour une ou plusieurs
gammes ;
• impute, pour un groupe de coûts déterminé, les données de coût à
la main-d'œuvre et aux frais généraux variables de ce niveau
(CN).
• Exécution de la fonction Calcul des coûts nomenclature (13.12.13),
qui :
• reçoit du fichier articles les coûts des matières achetées ainsi que
les coûts de main-d'œuvre et de frais généraux variables de ce
niveau (CN) ;
• exécute le calcul des coûts des cinq catégories de groupes de
coûts par niveau.
La fonction Calcul des coûts nomenclature impute les coûts cumulés du
niveau inférieur (NI) de toutes les catégories à chaque niveau du
composé.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 231

Calcul du coût de revient d'une gamme

Fig. 10.2
Calcul du coût de
Créer
Créerou
ousélectionner
sélectionnerdes
des
revient d'une
opérations
opérationsstandards.
standards. gamme/Gamme
d'article à
opérations standard
Calculer
Calculerles
lescoûts.
coûts.
Créer
Créerou
ousélectionner
sélectionnerune
une
gamme
gammed’article.
d’article.

Création ou sélection d'opérations standard

La fonctionnalité des opérations standard dans MFG/PRO est un outil

particulièrement intéressant pour les fabricants. Dans de nombreuses
sociétés, même celles qui produisent sur commande, les opérations sont
effectuées selon plusieurs gammes.

Création ou sélection d'une gamme d'article

Lorsque vous avez créé des opérations ou que vous avez sélectionné des
opérations existantes, la fonction MAINT des gammes (14.13.1) vous
permet de créer des gammes. Le code gamme d'un article est souvent
identique au numéro de l'article. Vous pouvez indiquer un autre code pour
autant que vous le saisissiez dans le champ Gamme de la fonction
MAINT des articles (1.4.1). Si les mêmes opérations sont utilisées pour
différents articles, vous pouvez créer une gamme commune. La
Figure 10.3 illustre une gamme type.
Fig. 10.3
Gamme type

La gamme de la Figure 10.3 comprend deux opérations, dont une

opération d'inspection de la production dans le centre de charge 1030 dont
232 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

le rendement est de 100 %. Les coûts associés au centre de charge sont

présentés dans la Figure 10.4.
Fig. 10.4
Centre de charge
1030

Calcul des coûts de la gamme

Après avoir consulté les fichiers articles, le centre de charge, la gamme et

le fichier système pour y puiser des données, la fonction Calcul des coûts
gamme (14.13.13) exécute plusieurs calculs par opération.
1 Calcul des coûts unitaires de main-d'œuvre.
Coût de MO = (h. réglage/quantité ordre x taux réglage CC) + (h. exécution
par unité x taux MO CC)

2 Calcul du coût unitaire des FGV main-d'œuvre.

Coût FGV réglage = h. réglage/quantité ordre x (taux FGV MO CC + taux
réglage CC x % FGV MO/100)

Coût FGV exécution = h. exécution x (taux FGV MO CC + taux MO CC x %

FGV MO/100)

Coût total FVG MO = FGV réglage + FGV exécution

3 Calcul du coût unitaire des FGV machine.

Coût FGV machine = (h. réglage/quantité ordre + h. exécution par unité) x
machines par opération x taux FGV machine

4 Calcul de la MO et des FGV pour ce niveau (CN).

MO CN = opér. 10 MO/% rendement + opér. 20 FGV/% rendement + ...
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 233

FGV CN = opér. 10 FGV/% rendement + opér. 20 FGV/% rendement + ...

La fonction Calcul des coûts gamme calcule également le pourcentage de

rendement cumulé en multipliant les rendements des opérations de toutes
les opérations. Cette valeur est imputée au fichier articles et est utilisée
aux fins de la planification des besoins.
Exemple Les pourcentages de rendement d'une gamme à deux
opérations sont tous les deux de 90 %, de telle sorte que le pourcentage de
rendement cumulé imputé au champ % rend du fichier articles est de
81,00 %.

Coûts de matière
Selon que les données de coût de l'article sont gérés dans un site principal
ou dans un autre, vous pouvez ajouter les coûts des matières achetées via
les fonctions MAINT des coûts articles (1.4.9) ou MAINT des coûts
articles/sites (1.4.18).
Les coûts de matière des nomenclatures dépendent à la fois de la quantité
d'un composant utilisé lors du prochain assemblage et du pourcentage de
rebut, ainsi que du rendement cumulé de l'assemblage du composé. Le
traitement de l'opération peut rendre le rendement des produits inférieur à
100 %. Les données de planification des articles peuvent être paramétrées
de manière à reconnaître le rendement prévu. Si des composants sont
rejetés au cours du processus d'assemblage, la perte prévue peut être
identifiée par le facteur de rebut figurant dans la fonction MAINT des
nomenclatures (13.5).
La partie matière de la fonction EDIT des coûts nomenclature (13.12.4)
indique l'impact du coût des composants, le pourcentage de rebut et le
rendement.
Exemple Le coût d'achat standard d'un article est de 2,5 FRF, mais le
pourcentage de rejet de 5 % provoque un coût total des composants de
0,7777778 FRF (2,5 FRF/[100 %–2,5 %] ou 2,5/0,75). De même, la
somme de tous les composants (1,74159355) est divisée par le
pourcentage de rendement de contrôle (80 %) afin d'arriver au coût total
de matière (2,42699195).
234 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fonction Calcul des coûts nomenclature

L'exécution de la fonction Calcul des coûts nomenclature (13.12.13)
complète le processus de calcul du coût de revient.
Conseil Si vous essayez de calculer un groupe de coûts actuels moyens, un
Le système ne avertissement apparaît, mais vous pouvez poursuivre. Le calcul des coûts
permet pas de
calculer un groupe moyens intervient dans le processus de calcul de moyenne. Bien que vous
de coûts CG puissiez calculer un groupe de coûts actuels moyens, vous pouvez utiliser
moyens.
une copie du groupe de coûts moyens.
Vous pouvez ainsi exécuter un calcul portant sur tous les articles d'une
ligne de produits ou sur toutes les lignes de produits. Etant donné que
vous pouvez utiliser le même programme avec des groupes de coûts
simulés, vous disposez de nombreuses options.
Exemple Le seul but d'une simulation est de déterminer l'impact des
modifications des coûts de matière. Vous devez paramétrer les indicateurs
des catégories d'autres coûts à Non, de telle sorte que le calcul tienne
uniquement compte des modifications apportées aux coûts de matière.
Conseil En principe, vous n'exécutez un calcul que lorsque vous savez que le coût
Si vous utilisez la de matière, de main-d'œuvre, de frais généraux variables, de frais
méthode des coûts
moyens, calculez généraux ou de sous-traitance ont subi des modifications. Ceci n'est
une copie du toutefois pas toujours aisé à déterminer. Si vous souhaitez vous assurer
groupe de coûts
actuel. que les coûts des articles de niveau supérieur sont vraiment actuels, vous
pouvez par exemple exécuter régulièrement des calculs globaux pour le
groupe de coûts actuels. Cette précaution est particulièrement importante
si vous avez sélectionné les options du coût moyen ou du dernier coût
dans le fichier Paramétrage gestion des stocks (3.24) ou dans la fonction
MAINT groupe de coût (30.1).

Fonction MAINT des coûts articles

La version standard de MFG/PRO est livrée avec des fonctions de gestion
et d'édition pour les groupes de coûts actuels et CG.
Le site associé à un article dans la fonction MAINT des articles est
considéré comme le site principal. Vous pouvez toutefois créer différents
enregistrements de coûts pour chaque site. Les programmes articles-sites
vous permettent de saisir et de gérer les données relatives aux articles et
aux sites autres que le site principal.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 235

Le système impute automatiquement les coûts de main-d'œuvre, de frais

généraux variables et de sous-traitance aux champs de coûts de ce niveau
(CN) et du niveau inférieur (NI) lorsque vous exécutez les fonctions
Calcul des coûts gamme et Calcul des coûts nomenclature. Le système
calcule également le coût de matière CN en présupposant que le prix
d'achat actuel et standard d'un article ont été ajoutés en tant que coût de
matière CN.
La fonction MAJ article - FGV (1.4.20) vous permet de modifier
globalement les FGV et/ou les frais généraux d'un groupe de coûts. Vous
pouvez modifier les coûts FGV de postes individuels, de groupes de
postes ou de tous les postes.
Une simulation de modification des frais généraux variables ou des frais
généraux vous permet d'en tester les effets. Si vous utilisez le module
Gestion des coûts, vous pouvez créer une simulation des groupes de
coûts.
Pour ce faire, vous devez paramétrer le champ MAJ/Edition à Edition
dans la fonction MAJ article - FGV. Le système calcule les données de
coût à partir des paramètres indiqués et imprime un état, mais il ne met
aucun champ de coût à jour.
Important Lorsque vous procédez à une modification globale, veillez à
ce que seules les modifications que vous souhaitez soient effectuées.
L'imputation des FGV peut différer d'un article à l'autre.

Coûts FGV et frais généraux

Vous pouvez calculer les frais généraux et les frais généraux variables en
tant que pourcentage de coûts de niveau inférieur. Cette opération s'avère
utile pour les fabricants de matériel électronique et les autres sociétés qui
calculent les frais généraux et les frais généraux variables sur la base des
coûts de matière plutôt que sur la base du coût de la main-d'œuvre. Vous
pouvez procéder ainsi à l'aide du champ Avec coût ce niveau/inférieur
dans les fonctions :
• MAJ article – FGV (1.4.20)
• MAJ article FGV (1.4.21)
• Calcul coût article/élément (30.17.10)
236 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Vous devez calculer les frais généraux et les frais généraux variables en
trois étapes :
• Voir « Fonction 1 Calculez les coûts de nomenclature afin de vous assurer que vous
Calcul des coûts avez calculé les frais généraux sur la base des coûts de niveau
nomenclature » à
la page 234. inférieur adéquats.
2 Calculez les coûts des frais généraux de cet article pour les articles de
niveau inférieur (1.4.21).
3 Calculez à nouveau les coûts de nomenclature afin d'ajouter les frais
généraux calculés aux coûts de niveau inférieur.
L'exemple suivant illustre le calcul des frais généraux d'un article
composé comportant plusieurs composants.
Exemple La nomenclature de l'article A, illustrée à la Figure 10.5, se
compose des articles de niveau inférieur B et C. Les coûts de matière de
niveau inférieur proviennent des composants de B et C — les articles D,
E, F et G. Les frais généraux de ce niveau s'élèvent à 150 % des coûts de
matière du niveau inférieur. Les coûts de matière des niveaux inférieurs
sont :
• Article D = 1,00
• Article E = 2,00
• Article F = 3,00
• Article G = 4,00
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 237

Fig. 10.5
A Ce au au Nomenclature de A
ve ve
ni Ni inf.
Matière
Main-d'œuvre
FGV
FGF
Sous-traitance

u
B Ce au ea
u
C Ce au ivea
ve Niv f. ve N inf.
ni in ni
Matière Matière
Main-d'œuvre Main-d'œuvre
FGV FGV
FGF FGF
Sous-traitance Sous-traitance

Ce au eau Ce au eau Ce au eau Ce au ea

u
D ve Niv nf. E ni
ve Niv f. F ve Niv nf. G ve Niv nf.
ni i in ni i ni i
Matière 1,00 Matière 2,00 Matière 3,00 Matière 4,00
Main-d'œuvre Main-d'œuvre Main-d'œuvre Main-d'œuvre
FGV FGV FGV FGV
FGF FGF FGF FGF
Sous-traitance Sous-traitance Sous-traitance Sous-traitance

Le premier calcul des coûts de la nomenclature de l'article A tient compte

des coûts de matière du niveau inférieur qui s'élèvent à 3,00 pour l'article
B, 7,00 pour l'article C et 10,00 pour l'article A.
Fig. 10.6
Résultats du
A Ce au
ve
au premier calcul des
ve Ni inf.
ni coûts de la
Matière 10,00
Main-d'œuvre nomenclature
FGV
FGF
Sous-traitance

u u
B Ce au vea C Ce au ivea
ve Ni inf. ve N inf.
ni ni
Matière 3,00 Matière 7,00
Main-d'œuvre Main-d'œuvre
FGV FGV
FGF FGF
Sous-traitance Sous-traitance

Ce au vea
u Ce au au Ce au vea
u Ce au au
D ve Ni inf.
E ve ve
Ni inf.
F ve Ni inf.
G ve ve
Ni inf.
ni ni ni ni
Matière 1,00 Matière 2,00 Matière 3,00 Matière 4,00
Main-d'œuvre Main-d'œuvre Main-d'œuvre Main-d'œuvre
FGV FGV FGV FGV
FGF FGF FGF FGF
Sous-traitance Sous-traitance Sous-traitance Sous-traitance
238 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

La fonction MAJ article FGV (1.4.21) vous permet de paramétrer le

pourcentage de matière à 150 % et les autres pourcentages à zéro. Vous
devez paramétrer le champ Avec coût ce niveau/inférieur à la valeur
associée au niveau inférieur.
Fig. 10.7
Fonction MAJ
article FGV
(1.4.21)

Paramétré
au niveau
inférieur

Ce calcul génère des coûts de frais généraux de 4,50 (150 % de 3,00) pour
l'article B, 1,50 (150 % de 7,00) pour l'article C et 15,00 (150 % of 10,00)
pour l'article A. Les frais généraux des articles D, E, F et G sont nuls.
Fig. 10.8
Calcul des coûts A Ce au au
ve ve
des frais généraux ni Ni inf.
Matière 10,00
de l'article Main-d'œuvre
FGV
FGF 15,00
Sous-traitance

u u
B Ce au vea C Ce au vea
ni
ve Ni inf. ni
ve Ni inf.
Matière 3,00 Matière 7,00
Main-d'œuvre Main-d'œuvre
FGV FGV
FGF 4,50 FGF 10,50
Sous-traitance Sous-traitance

Ce au
u Ce au u Ce au eau Ce au au
D ea E ea F G ve
ve Niv nf. ve Niv f. ve Niv f. ve Ni inf.
ni i ni in ni in ni
Matière 1,00 Matière 2,00 Matière 3,00 Matière 4,00
Main-d'œuvre Main-d'œuvre Main-d'œuvre Main-d'œuvre
FGV FGV FGV FGV
FGF 0,00 FGF 0,00 FGF 0,00 FGF 0,00
Sous-traitance Sous-traitance Sous-traitance Sous-traitance
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 239

Le second calcul des coûts de la nomenclature additionne les coûts des

frais généraux de ce niveau des articles D et E à B, puis les coûts de F et G
à C, puis les coûts de B et C à A.
Remarque Vous ne pouvez calculer les coûts de ce niveau d'un élément
de coûts spécifique sur la base d'éléments de coûts de ce niveau et de
niveau inférieur en un même calcul. Vous devez d'abord calculer les coûts
de ce niveau pour le niveau inférieur, puis pour le niveau supérieur
suivant, etc. Etant donné que vous devez procéder séparément aux mises à
jour des coûts au niveau inférieur et à ce niveau, vous devez vérifier
chaque niveau avant de passer au niveau suivant.
Fig. 10.9
Ce au au Résultats du second
A ve ve
Ni inf.
ni calcul des coûts de
Matière 10,00
Main-d'œuvre
la nomenclature
FGV
FGF 15,00 5,00
Sous-traitance

u u
B Ce au ivea C Ce au ivea
ve N inf. ve N inf.
ni ni
Matière 3,00 Matière 7,00
Main-d'œuvre Main-d'œuvre
FGV FGV
FGF 4,50 0,00 FGF 10,50 0,00
Sous-traitance Sous-traitance

u u u
Ce au vea Ce au vea Ce au eau Ce au ea
D ve Ni inf. E ve Ni inf. F ve Niv nf. G ve Niv nf.
ni ni ni i ni i
Matière 1,00 Matière 2,00 Matière 3,00 Matière 4,00
Main-d'œuvre Main-d'œuvre Main-d'œuvre Main-d'œuvre
FGV FGV FGV FGV
FGF 0,00 FGF 0,00 FGF 0,00 FGF 0,00
Sous-traitance Sous-traitance Sous-traitance Sous-traitance

Considérations relatives au traitement

Avant d'exécuter le calcul, vous devez tenir compte des éléments
suivants :
• A quel niveau voulez-vous calculer les frais généraux ? Au niveau le
plus bas du composé ? Au niveau le plus haut du composé ? Au
niveau de la planification ? Cette décision varie d'une société à l'autre.
Il est particulièrement important de ne pas baser indirectement les
frais les uns sur les autres. L'exemple précédent illustre pourquoi vous
devez être prudent. Les frais généraux de niveau inférieur de l'article
240 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

A sont de 15,00 (4,50 + 10,50). La fonction MAJ article FGV a

toutefois également calculé des frais généraux de 15,00 (150 % de
10,00, le coût de matière de ce niveau).
Lorsque vous exécutez le calcul de l'article A, vous calculeriez des
frais généraux trop importants, sauf si vous souhaitez que les frais
généraux de A correspondent à 300 % de 10,00. Dans une
nomenclature à niveaux multiples, les erreurs seraient encore plus
frappantes. Pour éviter cette situation, vous devez calculer les coûts
d'un seul niveau.
• Quel pourcentage de frais généraux utiliserez vous à chaque niveau ?
Dans les fonctions de mise à jour des coûts des FGV et des frais
généraux, le pourcentage par défaut est de 100 %. Lors du calcul des
coûts de niveau inférieur, cette valeur passe généralement à 0 %.

Gestion des coûts

Vous pouvez utiliser la fonction Gestion des coûts pour créer et gérer un
nombre illimité de groupes de coûts. Vous pourrez ainsi :
• créer et gérer divers groupes de coûts CG et actuels pour chaque site
et utiliser diverses méthodes de calcul des coûts de revient CG et
actuels ;
• déterminer des groupes de planification de coûts qui seront
automatiquement activés aux dates indiquées afin d'identifier les
matériaux prévus et les autres modifications des coûts ;
• conserver les groupes de coûts inactifs à des fins de comparaisons
historiques.

Création de coûts CG
La Gestion des coûts offre un grand nombre d'options de création de coûts
CG. Vous pouvez ainsi effectuer les opérations suivantes :
Conseil 1 Saisie directe des données relatives aux coûts.
Les coûts des
articles sont La fonction MAINT des coûts articles (1.4.9) vous permet de saisir
généralement directement des données de coûts à ce niveau (CN), telles que les
calculés plutôt que
saisis directement. coûts de matières achetées dans les groupes de coûts CG ou actuels.
Voir étapes 2 et 3. Vous devez utiliser la fonction MAINT des coûts articles/sites
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 241

(1.4.18) si vous gérez plusieurs sites. Vous pouvez également saisir

les coûts de matière, de main-d'œuvre et de FGV lorsque les
nomenclatures ou les gammes n'ont pas été saisies.
2 Calcul des coûts des gammes.
La fonction Calcul des coûts gamme (14.13.13) vous permet de
calculer les coûts de main-d'œuvre, de FGV et de sous-traitance des
articles.
3 Calcul des coûts des nomenclatures.
La fonction Calcul des coûts nomenclature (13.12.13) vous permet de
calculer les coûts actuels. Vous devez vérifier ces coûts avant de
poursuivre le traitement, afin de repérer toute anomalie dans la
nomenclature ou dans la gamme.
Remarque Si vous n'utilisez pas le module Gestion des coûts, le
processus du calcul du coût de revient s'achève ici. Vous devez ensuite
utiliser la fonction Transf. groupe coût actuel à CG (1.4.22) afin de
déplacer le groupe des coûts actuels approuvés vers le groupe des coûts
CG.
4 Création d'une simulation d'un groupe de coûts.
La fonction MAINT groupe de coût (30.1) vous permet de définir un
groupe de coûts simulé dont le champ Type groupe coût est paramétré
à SIM.
5 Copie de coûts dans le groupe de simulation.
La fonction COPIE groupes de coût (30.3) vous permet de copier des
données de coûts définies par l'utilisateur pour chaque élément de
coût dans le groupe de coûts de simulation. Vous devez entrez un
point d'interrogation (?) dans le champ Changement % permis afin de
désactiver le contrôle de la différence de pourcentage entre les deux
groupes de coûts.
6 Copie des données relatives à la gamme et au centre de charge.
La fonction COPIE article/gamme à simulation (30.13.23) vous
permet de copier des taux de main-d'œuvre, de FGV et de sous-
traitance des centres de charge depuis une gamme indiquée par
l'utilisateur dans le groupe de coûts simulés.
242 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Ce programme crée des coûts d'article directs relatifs aux matières, à

la main-d'œuvre, aux FGV, à la sous-traitance et aux frais généraux.
La fonction MAINT groupe de coût (30.1) vous permet de faire varier
ces coûts selon un pourcentage positif ou négatif.
7 Modification des éléments de coûts.
Dans le processus de simulation, vous pouvez séparer les matières et
les frais généraux en plusieurs sous-éléments. Vous pouvez ainsi
diviser les coûts d'achats en deux éléments, matières et frais
d'expédition, dont les coûts peuvent être additionnés et gérés
séparément.
Le coût de tout sous-élément sera additionné aux coûts de matière
directs existants. Ainsi, vous devez d'abord mettre à zéro tous les
coûts de matière existants. Vous pouvez ensuite utiliser la fonction
MAINT élément de coût simulé (30.13.1) pour créer les deux
nouveaux éléments de matière. Vous devez entrer les coûts de ces
éléments en utilisant la fonction MAINT coût art/élément simulé
(30.13.5).
8 Modification des coûts d'article directs.
La fonction MAJ coût article/élément simulé (30.13.8) vous permet
de modifier directement les coûts des éléments ou des sous-éléments
selon un pourcentage positif ou négatif.
Exemple Vous identifier TRANS en tant que sous-élément du coût de
matière. Vous pouvez à présent étudier l'impact d'une augmentation de 10
% des coûts de transport en saisissant 10 % dans le champ Modification.
9 Modification des taux des centres de charge.
Conseil La fonction MAINT taux centre charge simulé (30.13.13) vous
Si vous souhaitez permet de modifier les taux de main-d'œuvre, des FGV MO ou des
examiner l’impact
d’une augmentation FGV des machines. Vous pouvez, par exemple, évaluer l'impact d'une
de rendement sur amélioration de 15 % des coûts de main-d'œuvre en multipliant le
une opération, vous
devez créer une taux de main-d'œuvre existant par 1,15 et en saisissant cette valeur
autre gamme comme élément de coût de main-d'œuvre.
comportant d'autres
heures standard
plutôt que de 10 Modification des coûts de sous-traitance.
modifier le taux de La fonction MAINT coût sous-traitance simulé (30.13.10) vous
la main-d'œuvre.
permet de modifier les coûts de sous-traitance de la gamme.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 243

11 Calcul des coûts simulés.

La fonction Calcul des coûts simulés (30.13.18) vous permet de
combiner des sous-éléments avant de procéder au calcul du coût de la
nomenclature.
12 Calcul des coûts simulés de la nomenclature.
La fonction Calcul coût simulé nomenclature (30.13.19) vous permet
de calculer les coûts du groupe de coûts de la simulation.
13 Examen des données relatives au groupe de coûts de simulation.
Vous pouvez effectuer cette tâche à plusieurs reprises, selon le
nombre de modifications que vous avez apportées aux taux des coûts
et des centres de charge.
14 Copie des coûts de centre de charge et de sous-traitance dans la base
de données de production.
La fonction COPIE simulation à CC/gamme (30.13.22) vous permet
de copier les coûts de centre de charge et de sous-traitance dans la
base de données de production. Vous devez entrer un point
d'interrogation (?) dans le champ Changement % permis afin de
permettre toutes les modifications.
Le programme copie le taux de réglage du centre de charge, le taux de
main d'œuvre, le taux des FGV MO, le taux des FGV des machines
dans des enregistrements de centre de charge indiqués par l'utilisateur.
Cette fonction permet également de copier les coûts de sous-traitance
dans les gammes indiquées. Les fonctions EDIT des centres de charge
(CC) (14.7) et EDIT des coûts gammes (14.13.14) vous permettent de
vérifier si les modifications prévues ont été effectuées.
15 Copie de coûts simulés dans le groupe de coûts de la CG.
La fonction COPIE groupes de coût (30.3) vous permet de copier les
données de simulation dans le groupe de coûts de la CG. Les
fonctions EDIT groupes de coût (30.21) ou EDIT des coûts articles
(1.5.6) vous permettent d'examiner ces données. La fonction EDIT
des coûts articles présente à la fois les données relatives au coût
actuel et CG des articles.
244 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Planification des coûts

Vous pouvez introduire les différents groupes de coûts CG par date. Vous
pouvez, par exemple, modifier les coûts CG de manière à ce qu'ils
reflètent les fluctuations saisonnières des prix des matières premières.
1 Création de nouveaux groupes de coûts.
Dans le cas où votre société connaît une augmentation des coûts de 10
% au cours du premier trimestre, vous devez créer un groupe de coûts
dont les coûts sont supérieurs de 10 % à la normale et l'appeler 1er
Trim ou tout autre nom qui vous semble adéquat. De même, si vous
estimez que les coûts du troisième trimestre seront moins élevés que
d'habitude, vous pouvez souhaiter créer un groupe de coûts pour ce
trimestre (3e Trim).
2 Création d'un plan de coût.
La fonction MAINT plan. des coûts par site (30.15.1) vous permet de
saisir les noms des groupes de coûts et les dates de début d'activation
du groupe de coût. La Figure 10.10 présente le plan des coûts
spéciaux pour le premier trimestre. Les coûts standard s'affichent
lorsque le champ Groupe est paramétré à Standard.
Fig. 10.10
Fonction MAINT
plan. des coûts par
site (30.15.1)

Remarque Le même groupe de coûts peut apparaître plusieurs fois, tout

comme le groupe de coûts standard. La configuration d'un plan de coûts
n'active pas de groupe de coûts pour les écritures CG. Elle fournit
uniquement au MRP et au MPS les coûts qui doivent apparaître dans les
états de valorisation.
3 Activation d'un groupe de coûts.
La fonction MAJ plan. des coûts par site (30.15.3) vous permet
d'activer le groupe de coûts conformément au plan des coûts. Ce
programme modifie également le stock de manière à refléter les
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 245

nouveaux coûts et à imputer le montant de la revalorisation des coûts

dans la comptabilité générale.
4 Revalorisation des en-cours (EC).
Partant du principe qu'il existe des en-cours, vous pouvez les
revaloriser grâce aux groupes de coûts nouvellement activés par le
biais de la fonction Revalorisation en-cours OF (16.22).

Groupes de coûts historiques

Vous pouvez comparer les groupes de coûts CG actifs aux groupes de
coûts simulés ou aux groupes de coûts CG précédemment actifs. Par
exemple, vous pouvez comparer Trim 1/96 à Trim 2/97. Le système peut
conserver un nombre illimité de groupes de coûts inactifs et procéder à
des comparaisons entre eux ou entre ces groupes et des groupes de coûts
simulés. La fonction EDIT comparaison groupes de coût (30.22) vous
permet de comparer des groupes de coûts.

Transactions
Le système utilise des codes transaction et des ID de numéros/références
de transaction afin d'établir un historique de contrôle pour les stocks, la
main-d'œuvre et les écritures CG.

Types et ID de transactions
Le système identifie automatiquement trois types de transactions (les
transactions sont aussi appelées mouvements, opérations ou écritures,
selon le cas) :
• Stock
• Ordres de fabrication/activités de main-d'œuvre répétitives
• Ecritures CG

Chacune de ces catégories de transactions se voit affecter un code type et

un numéro de séquence différent.
246 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Mouvements de stock

Tableau 10.3 présente la liste des types de mouvements de stock affectés

par le système.
Tableau 10.3
Types de Type de transaction Description
mouvements de
stock CST-ADJ Ajustement de coûts
CYC-CNT Ajustement inv. tournant
CYC-ERR Erreur inv. tournant
CYC-RCNT Recompte inv. tournant
ISS-CHL/RCT-CHL Modifier détail stock
ISS-PRV Sortie RF/OF
ISS-RV Retour de stock au fournisseur
ISS-SO Expédition CC
ISS-TR/RCT-TR Transfert de stock
ISS-UNP/RCT-UNP Sortie/réception non planifiée
ISS-WO/RCT-WO Sortie/réception ordre de fabrication
ORD-SO Enregistrement CC
RCT-PO Réceptions achats
RCT-RS Retour en stock
RCT-SOR Retour de commande client en stock
RJCT-WO Rejet ordre
TAG-CNT Mise à jour inventaire physique
WIP-ADJ Revalorisation coût en-cours matériaux

Lorsque le système crée un mouvement de stock, il identifie la transaction

par un numéro séquentiel à huit chiffres. Deux mouvements de stock de
quelque nature que ce soit ne peuvent porter le même numéro. Les
numéros de transaction vont de 1 à 99999999, numéro après lequel le
système réinitialise le compteur à 1.
Les fonctions INTERRO des mouvements – détail (3.21.1) ou CONSUL
mouvements par article (3.21.2) vous permet de consulter les
informations sur les transactions.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 247

Transactions relatives à la main-d'œuvre

Tableau 10.4 présente la liste des types de transactions de main-d'œuvre

affectées par le système. Le système attribue un nombre séquentiel de huit
chiffres aux transactions.
Tableau 10.4
Type de transaction Description Types de
transactions de
DOWN Imputation de LO non productive main-d'œuvre
MAIN-D'ŒUVRE Imputation de MO directe
MOVE Déplacé à l'opération suivante
OP-CLOSE Opération clôturée
SCRAP Imputation compte rejets
VAR-POST Imputation écart de main-d'œuvre
WO-CLOSED Imput. clôture comptable OF

Ecritures comptables

Tableau 10.5 présente la liste des types d'écritures CG affectées par le

système.
Tableau 10.5
Type de Types d'écritures
transaction Description CG
AP Comptabilité fournisseurs (pièces, paiements, annulations de chèque)
AR Comptabilité clients (notes, charges financières, paiements)
FX Revalorisation taux de change en CG
IC Gestion des stocks (lancements/expéditions, réceptions, retours, MAJ
inventaire)
JL Gestion des écritures CG standard
RA Gestion des écritures CG rétroactives
RV Gestion des écritures CG contre-passées
SO Commandes clients/factures (factures)
WO Ordres de fabrication (état main-d'œuvre)
YR Clôture des écritures CG de fin d'exercice

Le code de référence des écritures CG est un numéro à 14 caractères qui

identifie une écriture CG de manière unique.
248 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 10.11
Code de référence
d'écriture CG 1cyymmdd000037

Type de taxation CG Date Nº de séquence

Un numéro de ligne définit en outre la référence CG. De nombreuses

transactions impliquent uniquement deux comptes et comptent
uniquement deux lignes — une ligne de débit et une ligne de crédit. Les
transactions qui impliquent plus de deux comptes comportent un nombre
de lignes plus important.

Suppression et archivage des transactions

Selon le volume des transactions, vous pouvez souhaitez gérer
uniquement un à trois mois d'historique en ligne. De nombreux
programmes de suppression/d'archivage d'anciennes transactions vous
permettent de les archiver et de les supprimer de la base de données :
• SUPP/ARCH des mouvements (3.21.23) pour les mouvements de
stock
• SUPP/ARCH historique opérations (17.23) pour les transactions
relatives à la main-d'œuvre
• SUPP/ARCH des écritures CG (36.23.2) pour les écritures CG

Veillez à utiliser prudemment ces programmes afin d'éviter de supprimer

ou d'archiver des données qui sont nécessaires en ligne. Si la récupération
ou l'archivage des données est relativement aisée, il est impossible de
récupérer des donnes supprimées qui n'ont pas été archivées.

Comptes de coûts
Les transactions de MFG/PRO crée des écritures CG pour les comptes
impliqués dans le calcul du coût de revient d'articles.

Comptes de stock
Revalorisation des coûts. Ce compte permet d’enregistrer l’impact CG
des modifications du coût des articles sur le stock. Lorsque vous modifiez
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 249

les coûts CG d'articles par le biais des fonctions MAINT des coûts articles
(1.4.9) ou MAINT des coûts articles/sites (1.4.18), le système crée
automatiquement des écritures de régularisation. Une augmentation des
coûts provoque la création d'un débit du compte de stock et de crédit sur
le compte de revalorisation des coûts.
Remarque Les modifications apportées aux coûts d'article CG
n'entraînent pas automatiquement une revalorisation des matières dans les
en-cours. La fonction Revalorisation en-cours OF (16.22) vous permet de
revaloriser ces matières.
Stock. Ce compte permet de gérer la valeur du stock. Il peut être différent
pour chaque ligne de produits, site et emplacement au sein de chaque site.
Si des comptes de stock site/emplacement sont indiqués, ils sont utilisés
par l'ensemble des mouvements de stock. Sinon, ce sont les comptes de
stock de la ligne de produits qui sont utilisés.
Les transactions qui affectent les comptes de stock comprennent les
réceptions d'ordre d'achat, les lancements/réceptions de commandes
clients, les expéditions de commandes clients, les inventaires de stock
physique et les mouvements de stock manuels. Chaque transaction affecte
le stock par la création d'une écriture CG qui entraîne le débit ou le crédit
de la valeur correspondante de/sur ce compte.
Ecart de stock. Ce compte permet d'imputer la valeur de l'inventaire
tournant ou les écarts d'inventaire physique. Les ajustements d'inventaire
positifs entraînent un débit sur le compte de stock et un crédit sur le
compte d'écart de stock. Les ajustements d'inventaire négatifs entraînent
des opérations inverses.

Comptes d’achats
Ecarts de taux des comptes fournisseurs. Il s'agit de l'écart entre la
facture fournisseur et le prix de l'ordre d'achat. Si le montant de la facture
est supérieur, ce compte est débité en plus du compte client des réceptions
d'ordre d'achat afin de compenser le crédit en comptabilité fournisseurs.
Ecarts d’utilisation des comptes fournisseurs. Il s'agit des écarts entre
la quantité figurant sur une facture fournisseur et la quantité reçue. Un
écart positif (quantité de facture supérieure à la quantité reçue multipliée
par le prix unitaire facturé) est débité de ce compte afin de compenser le
montant de la facture supérieur au compte fournisseur.
250 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Frais généraux imputés. Dès que le coût standard inclut des frais
généraux, cette transaction s'applique à la fois aux réceptions des ordres
d'achat et des ordres de fabrication Lorsque des transactions de réception
sont passées, le système crédite ce compte et débite le stock du montant
des frais généraux de ce niveau.
Réceptions d'ordres d'achat. Il s'agit des réceptions d'ordres d'achat qui
précèdent la réception d'une facture fournisseur. Le compte de stock est
débité des coûts CG de l'article moins le montant des frais généraux
multiplié par la quantité reçue. Ce compte est crédité du prix de l'ordre
d'achat multiplié par la quantité reçue.
Ecart de prix d’achat. Il s'agit de l'écart entre le coût CG d'un article
moins les frais généraux et le prix de l'ordre d'achat. Lorsque l'article de
l'ordre d'achat est reçu, le système crée un écart prix débité/acheté en plus
d'un écart débit/stock si le prix de l'OA est plus élevé. Cette opération
permet de compenser le crédit des réceptions d'ordres d'achat.

Comptes de ventes
Cinq comptes comprennent la partie standard du coût des marchandises
vendues (CDMV).
• CDMV FGV
• CDMV MO
• CDMV matières
• CDMV frais généraux
• CDMV sous-traitance

Lors de chaque expédition, le compte de stock est crédité du coût CG total

de l'article multiplié par la quantité expédiée et débité de la partie du
CDMV.

Comptes d’ordres de fabrication

Main-d'œuvre. Il s'agit du coût de la main-d'œuvre d'un service calculé
sur la base des heures standard imputées au taux des heures de main-
d'œuvre du centre de charge. Lorsque la main-d'œuvre est imputée dans
les modules Production répétitive et Gestion d'atelier, les types de
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 251

transactions suivants sont exécutés à partir des heures standard gagnées

multipliées par le taux MO du CC ou le taux de réglage.
Tableau 10.6
Temps Ecritures CG
Main-d'œuvre de réglage et d'exécution mort générées par l'état
de la main-d'œuvre
Débit : En-cours (MO standard + Débit : Coût de production (MO
FGV) standard + FGV)

Ecart de taux de main-d'œuvre. Il s'agit des écarts provenant d'une

différence entre le taux de salaire réel des employés géré par le module
Gestion de la paie et le taux MO standard du centre de charge. Cet écart
est calculé comme suit :
(Taux MO réel – Taux MO CC) x h. réelles.

Lors de l'imputation, un écart positif (défavorable) est débité du compte

d'écart de taux MO et crédité sur le compte des en-cours.
Ecarts d'utilisation de main-d'œuvre. Il s'agit des écarts résultant d'une
différence entre les heures réelles nécessaires pour effectuer une opération
et les heures standard. Cet écart est calculé comme suit :
(h. réelles. – h. standard) x taux MO CC
où :
H. standard. = h. exécution/unité x nombre d'unités finies

Lors de l'imputation, un écart positif (défavorable) est débité du compte

d'écarts d'utilisation de main-d'œuvre et crédité sur le compte des en-
cours.
Remarque Le taux de main-d'œuvre et les écarts d'utilisation sont
normalement imputés au même moment que la main-d'œuvre. Toutefois,
si le champ Ecart à réception OF est paramétré à Non dans la fonction
MAINT ordres de fabrication (16.1), l'imputation de l'écart est reporté
jusqu'à la réception de l'ordre de fabrication. Le report de l'imputation
peut s'avérer utile lorsque des opérations nécessitent l'intervention de
plusieurs équipes.
FGV. Il s'agit des frais généraux variables associés aux opérations de
production. Le compte FGV permet de cumuler les frais généraux
variables d'un service. Toute opération peut s'accompagner de frais
généraux variables et/ou de frais généraux de machine, suivant la manière
252 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

dont les frais généraux sont imputés. Les FGV machine sont imputés en
tant que taux horaire machine. Les FGV main-d'œuvre peuvent toutefois
être imputés soit en tant que taux FGV MO, soit en tant que coût de main-
d'œuvre direct.
Les heures standard rapportées sont multipliées par le taux MO ou FGV
du centre de charge.
• FGV MO avec taux FGV MO :
FGV MO = (h. réglage std/qté ordre + h. exécution std) x taux FGV MO CC
• FGV machine avec taux FGV machine :
FGV machine = (h. réglage std x nbre machines + h. exécution std) x taux
FGV MO machine CC

Remarque Cette option suppose que le taux horaire machine s’applique

au réglage et à l'exécution. Si ce n'est pas le cas, vous devez créer une
opération de réglage séparée comportant un nombre d'heures d'exécution
unitaire nul.
• % MO FGV
FGV MO = (h. réglage std x taux réglage CC x % FGV MO) + (h. exécution
std x taux MO CC x % FGV MO)

Ecarts de taux de FGV. Ce compte s’applique aux imputations de FGV

réalisées avec un pourcentage de taux de FGV. Il exige le taux de main-
d'œuvre employé réel ; le calcul est uniquement effectué si vous utilisez le
module Gestion de la paie.
Ecart de taux FGV = % FGV MO (taux MO réel – taux MO CC) x heures
réelles.

Ecarts d’utilisation de FGV. Ce compte s'applique aux FGV calculés par

l'une des trois méthodes d'allocation (taux FGV, % FGV ou heures
machines).
Ecart d'utilisation de FGV = (h. réelles – heures std) x FGV standard

Remarque Vous pouvez utiliser une ou toutes les méthodes d'imputation

de FGV pour calculer les FGV standard.
En-cours (EC). Ce compte enregistre le coût des ordres de fabrication
ouverts. Il comprend le coût des composants, de la main-d'œuvre, des
frais généraux variables et de la sous-traitance.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 253

Lorsque la main-d'œuvre est rapportée, les en-cours sont débités et le

compte de main-d'œuvre est crédité des heures réelles multipliées par le
taux de main-d'œuvre réel. Lors de l'imputation, des montants positifs
(défavorable) de taux MO et d'écart d'utilisation MO sont débités du
compte d'écart de taux MO et crédité sur le compte d'en-cours. Ces
transactions laissent EC à standard.
Coût de production (COP). Il s'agit des coûts de matière ou de sous-
traitance associés à un ordre de fabrication et de la MO non associée à un
ordre de fabrication ou à un programme répétitif.
• Matières et sous-traitance. Le compte COP est le compte par défaut
des transactions non planifiées et des réceptions d'ordres d'achat de
sous-traitance lorsque l'ordre d'achat ne précise pas de numéro d'ordre
de fabrication et d'opération.
• MO. Les heures de main-d'œuvre nécessaires à la gestion, au
nettoyage, aux réunions et aux autres postes de main-d'œuvre
indiqués dans la fonction Déclaration MO non productive (17.4) sont
imputées au compte COP. Le système crée une écriture CG qui débite
le compte COP des heures réelles du centre de charge et du taux de
FGV et crédite le compte d'absorption de main-d'œuvre et de FGV.
Stock atelier. Il s'agit d'un compte de compensation pour les articles
sortis de façon globale qui font partie de la nomenclature, mais qui ne
sont pas sortis normalement. Ces articles sont définis dans la fonction
MAINT des articles (1.4.1), le champ Liste servir étant paramétré à Non.
Ils sont sortis en atelier par une transaction de sortie non planifiée.
Toutefois, le compte COP par défaut est déplacé vers le compte Stock
atelier, de sorte que les matières ne sont pas dépensées. La transaction de
sortie génère une écriture de débit sur le compte Stock atelier et une
écriture de crédit sur le compte Stock. Lorsqu'un ordre de fabrication est
clôturé, le coûts des articles en sortie globale sont automatiquement
crédités sur le compte Stock atelier et débité du compte d'en-cours.
Ecart de taux de matière Il s'agit des écarts entre les coûts d'un
composant sorti en ordre de fabrication et le coût indiqué sur la
nomenclature de l'ordre de fabrication. Cet écart peut se produire lorsque
des matières sont sorties du site d'une autre société dont les coûts diffèrent
des coûts du site qui utilise ces matières.
Remarque Cet écart n'est pas un écart de prix d'achat. Ce dernier est
imputé au compte Ecart de prix d'achat.
254 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

L'écart est calculé lorsque les matières sont sorties en ordre de fabrication.
Ecart d'utilisation de matières. Il s'agit des écarts de coûts entre la
quantité réelle des composants sortis et la quantité standard nécessaire.
Etant donné que cet écart est fonction de la quantité de l'ordre réalisée, il
n'est pas calculé ni imputé avant l'exécution de la fonction Clôture ordres
de fabrication (16.21). Le système crédite alors le compte d'en-cours d'un
écart positif et débite le compte d'écart d'utilisation de matières.
Ecart de taux de sous-traitance. Il s'agit de l'écart entre le prix de l'ordre
d'achat et le coût standard de la sous-traitance pour une opération de
gamme. Une différence de taux positive est multipliée par la quantité
reçue à la réception de l'ordre d'achat, puis créditée aux en-cours et
débitée du compte d'écart de taux de sous-traitance.
Ecart d’utilisation de sous-traitance. Il s'agit des écarts entre la quantité
d'une opération d'ordre de fabrication facturée par le sous-traitant et la
quantité réalisée au moment de la clôture de l'ordre de fabrication. Une
quantité positive est multipliée par le coût de l'opération de sous-traitance,
puis débitée du compte d'utilisation de sous-traitance et créditée aux en-
cours.
Ecart de méthode. Cet écart n'est pas calculé directement, mais il est
déduit après le calcul de tous les écarts attribuables à des causes connues.
Un écart de méthode peut provenir de plusieurs facteurs différents, tels
que l'utilisation d'un centre de charge, d'une gamme ou d'une
nomenclature différente. Il est uniquement calculé après la clôture d'un
ordre de fabrication et utilisé afin de mettre à zéro les en-cours de l'ordre
de fabrication. Tout solde positif d'en-cours est crédité et débité du
compte Ecart de méthode.
Rebut. Il s'agit du coût des articles signalés comme rejetés à la réception
de l'ordre de fabrication. Le coût standard total de ces articles multiplié
par la quantité rejetée est débité du compte des rebuts et crédité sur le
compte d'en-cours.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 255

Impact du calcul du coût de revient par

module
Le calcul du coût de revient interagit étroitement avec plusieurs modules
de MFG/PRO. Cette section présente succinctement ces différentes
relations.
Articles/Sites. Ce module contient des données du fichier articles utilisé
lors de certains calculs.
• Quantité ordre/lot
• Pourcentage de rendement
• Code site
• Code gamme
• Code nomenclature
• Données du groupe de coûts CG
• Données du groupe de coûts actuels
• Données ligne de produits/compte

La quantité d'ordre ou de lot et le pourcentage de rendement interviennent

dans le calcul des coûts. Le code gamme et code de nomenclature
représentent des champs facultatifs dans lesquels vous pouvez indiquer
une gamme et une nomenclature par défaut différentes de celles du code
de l'article correspondant.
Vous pouvez attribuer des caractéristiques différentes à une même pièce
appartenant à des sites différents par le biais des programmes de gestion
des articles et des sites (1.4.16, 1.4.17, 1.4.18).
Le champ Articles/sites gère également les enregistrements des lignes de
produits qui précisent les comptes CG par défaut —stock, ventes, achats
et ordres de fabrication — pour chaque ligne de produits d'un site.
Le système fournit divers programmes permettant de distinguer les
comptes de stock et de ventes avec plus de précision. Par exemple, la
fonction MAINT comptes de stock (1.2.13) vous permet de préciser
différents comptes de stock, de rebut, d'écart de stock et de revalorisation
des coûts par emplacement dans un site. De même, la fonction MAINT
comptes de ventes (1.2.17) vous permet de préciser différents comptes de
256 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

vente, de remises à la vente et de comptes CDMV par type de client et

canal de vente.
Produits configurés. Ce module fonctionne avec le module Commandes
clients/factures afin de créer une nomenclature unique pour les
commandes clients individuelles. Lorsqu'un article configuré est fabriqué
pendant la saisie d'une commande, le système consulte les données du
fichier articles et de la ligne de produits afin de définir et de gérer le coût
de l'article configuré pour le CDMV.
Gestion des coûts. La Gestion des coûts vous permet de créer des
groupes de coûts multiples en plus du groupe de coûts CG et du groupe de
coûts actuels fournis dans la version standard de MFG/PRO. Ces groupes
de coûts peuvent être des groupes CG, des groupes de coûts actuels ou des
groupes de coûts simulés. Lors de la définition de divers groupes de coûts,
le système peut accéder aux données des enregistrements d'article-site, de
nomenclature et de gamme/centre de charge.
Formules/processus. Ce module définit le contenu des articles de
formule comme les nomenclatures définissent les articles fabriqués et
assemblés. Le système utilise des informations de contenu, traite les
données de définition et du centre de charge afin de calculer les coûts par
niveau.
Comptabilité générale. Ce module gère les écritures CG générées dans
d'autres modules MFG/PRO afin d'établir les états financiers requis.
Gestion des stocks. Ce module crée des enregistrement CG pour les
réceptions, les sorties et les ajustement d'inventaire tournant. Le système
utilise les données de coût d'article/site afin de déterminer le coût de
revient associé à une écriture CG de débit ou de crédit.
Inventaire physique. Ce module utilise les inventaires de stock physique
afin de déterminer les nouveaux soldes d'en-cours et d'emplacement de
stockage. Les inventaires des articles dont le coût est établi permettent de
déterminer les montants CG initiaux pour l'inventaire ainsi que les
comptes de produits finis et d'écarts de stock.
Nomenclatures. Ce module crée et gère les relations à niveaux multiples
existant entre les composés et les composants de produits fabriqués. Le
calcul du coût de revient d'une nomenclature détermine le coût de l'article
(CG, actuel ou simulé) en additionnant les coûts de matières achetées et la
main-d'œuvre de gamme ainsi que les frais généraux de chaque niveau
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 257

d'assemblage. Le programme impute les données relatives au coût aux

groupes de ce niveau et de niveau inférieur des cinq catégories de coûts
du groupe de coûts indiqué dans le calcul.
Achats. Ce module fournit les prix utilisés afin de déterminer les écarts
de prix d'achat. Les coûts d'articles réels permettent de calculer les
montants moyens des articles de stock. Les utilisateurs du module
Comptes fournisseurs peuvent inclure l'écart entre le coût sur facture et le
prix d'achat dans le calcul du coût moyen.
Production répétitive. Ce module vous permet de facturer les coûts de
main-d'œuvre, de matière et de FGV d'un article régulièrement planifié et
de cumuler des données relatives sur les comptes d'en-cours et d'écarts.
Les fonctionnalités associées aux ordres de fabrication et à la gestion de
l'atelier effectuent les mêmes opérations, mais pour les ordres de
fabrication.
Gammes/centres de charge. Ce module gère les heures standard de
réglage et le temps standard d'exécution des opérations de fabrication ou
de sous-traitance nécessaires à la fabrication d'un article. Il gère
également les taux MO et frais généraux des centres de coûts où une
opération est exécutée. Ces données permettent de déterminer les coûts
actuels et CG ainsi que de créer des coûts simulés.
Commandes clients/factures. Ce module fournit les données relatives
aux transactions d'expédition entraînant des écritures CG qui affectent les
comptes de stock, fournisseurs, de coût des marchandises vendues et de
ventes.
Suivi d’atelier. Ce module, aussi appelé Gestion de l'atelier, permet de
cumuler des coûts MO réels par référence aux ordres de fabrication ou
aux temps morts du compte d'en-cours et des comptes d'écarts .
Ordres de fabrication. Ce module vous permet de facturer les coûts de
main-d'œuvre, de matière et de FGV d'un article régulièrement planifié et
de cumuler des données relatives aux comptes d'en-cours et d'écarts. Le
module Production répétitive exécute les mêmes fonctions pour les
articles planifiés de manière répétitive.
258 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Etats associés au calcul du coût de revient

MFG/PRO fournit de nombreux états de coûts facilitant leur analyse.
Cette section décrit ces états par module.

Comptabilité fournisseurs
EDIT écart pièce/coût standard (28.11). Cet état indique l'écart entre le
coût d'un article sur la facture fournisseur et le coût standard. L'état
présente les données suivantes, dans l'ordre des ordres d'achat et des
numéros séquentiels, par numéro d'article :
• ID fournisseur
• Numéros des ordres d'achat et des pièces
• Type des postes individuels des ordres d’achat
• Indicateur Oui/Non de conversion depuis une devise autre que la
devise de base
• Coût unitaire standard
• Coût unitaire facture
• Quantité sur facture
• Coût standard total
• Coûts total facture
• Facture – écart unité standard
• Facture – écart total standard

EDIT écart pièce/coût OA (28.12). Cet état illustre l'écart entre le coût
sur la facture fournisseur et le coût de l'ordre d'achat. Il présente les
données suivantes, dans l'ordre des ordres d'achat et des numéros
séquentiels, par numéro d'article :
• ID fournisseur
• Numéros des ordres d'achat et des pièces
• Type des postes individuels des ordres d’achat
• Indicateur Oui/Non de conversion depuis une devise autre que la
devise de base
• Coût unitaire des postes individuels des ordres d'achat
• Coût unitaire facture
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 259

• Quantité sur facture

• Total des coûts OA
• Total des coûts facture
• Coût unitaire facture – écart des coûts unitaires OA
• Coût de la facture – écart total des coûts OA

Comptabilité générale
Solde de compte - résumé (25.15.2). Fournit des détails aux transactions
imputées sur le compte ou les comptes sélectionnés pour un horizon de
date de validité déterminé. L'état mentionne pour chaque compte les
éléments suivants :
• Le solde de début suivi de données relatives aux écritures CG
individuelles
• Le total de la période précisée
• Le total de l’ACJ
• Le solde de fin
• La description du sous-compte (précédée d'un astérisque)
• La description du centre de coût (précédé de deux astérisques)

Les données relatives aux transactions comprennent les données

suivantes.
• L'ID écriture CG
• La date de la transaction
• Le type de transaction
• Le montant des transactions

Si Imprimer détail document est paramétré à Oui, l'état affiche les

éléments suivants :
• L’adresse du client/fournisseur
• Le numéro de lot
• Le type de document
• Le numéro de document
260 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Si cet indicateur est paramétré à Non, l'état affiche la description de la

transaction.
Centres de coût – activités (25.15.18). Affiche l'activité du compte de
centre de coût conformément à des paramètres définis par l'utilisateur.
L'état donne la liste des éléments suivants pour chaque centre de coût de
la séquence.
• I'ID et la description du centre de coût
• Le compte de coûts et sa description
• Le montant total de l'activité pour la période
• Le total du centre de coûts de l'ensemble des activités de compte
• Le total du rapport de tous les centres de coût

Centres de coût - compar. activités (25.15.19). Indique les différences

dans les activités de comptes imputées entre les périodes des centres de
coûts, conformément à des paramètres déterminés par l'utilisateur. L'état
donne la liste des éléments suivants pour chaque centre de coûts de la
séquence :
• le compte de coûts et sa description
• L'activité coûts de la première période de comparaison
• L'activité coûts de la seconde période de comparaison
• L'écart entre les périodes et le pourcentage de différence
• Les totaux du centre de coût et le pourcentage de différence
• Les totaux de l'état et le pourcentage de différence

Activité projet. Trois états montrent l'activité du compte imputée des

projets, conformément aux paramètres précisés par l'utilisateur.
• Activités projets – résumé (25.15.21)
• Activités projets – détail (25.15.22)
• Activités projets – comparaison (25.15.23)

L'état indique les projets par séquence, présentant l'ID et la description du

projet, les dates de début et de fin du projet et la date d'achèvement. Pour
chaque projet, l'état présente les éléments suivants.
• Le numéro de compte et sa description
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 261

• L'ID de référence des écritures CG, le code de type et le montant

(Activités projets – état détail uniquement)
• La période d'activité du compte
• L'activité totale de la période

Si l'indicateur Imprimer détail document est paramétré à Oui dans l'état

Activités projets – détail, l'état affiche également :
• L’adresse du client/fournisseur
• Le numéro de lot
• Le type et le numéro de document

Si cet indicateur est paramétré à Non, le rapport affiche la description de

la transaction.

Gestion de stock
EDIT/MAJ statut ABC articles (1.5.9). ABC est un terme utilisé afin de
décrire la classification des articles d'une société en termes de coûts et
d'emploi.
• Le groupe d'articles A représente habituellement 10–20 % des articles
et 50–70 % des ventes ou sorties d'une société.
• Le groupe B peut représenter environ 20 % des articles et 20 % des
ventes.
• Le groupe C peut représenter 60–70 % des articles pour environ
10-30 % des ventes.
Ainsi, les principaux articles en termes de contrôle des coûts sont des
articles A et les moins importants sont des articles C.
Vous pouvez choisir la manière dont le calcul est effectué dans quatre
combinaisons de deux variables. Vous pouvez choisir un calcul avec les
ventes ou sorties et avec les coûts ou la marge brute.
Le programme utilisé afin d'exécuter le rapport peut également mettre les
enregistrements à jour. Vous pouvez mettre à jour les codes de classement
ABC, l'emploi moyen de l'article et les intervalles d'inventaires tournant
par classement. Vous pouvez également modifier les pourcentages de
classement ABC par défaut.
262 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Selon le paramètre sélectionné, l'état donne la liste des articles par ordre
décroissant des ventes ou des sorties.
• Ancien classement ABC
• Nouveau classement ABC
• Numéro d'article
• Pourcentage cumulé des articles
• Description de l’article
• Coûts CG
• Marge brute
• Emploi annuel
• Montant annuel
• Pourcentage du total annuel des montants du rapport
• Pourcentage cumulé du total annuel des montants du rapport

EDIT surplus stock actuel (3.6.8). Donne la liste des quantités en

surplus actuelles et la valeur CG des articles de la séquence par ligne de
produit d'un site. Le surplus est déterminé par absence d'activité de sortie
après une date passée déterminée par l'utilisateur. Pour chaque article,
l'état donne la liste des éléments suivants :
• Le numéro et la description de l'article
• La dernière date de sortie de l'article
• Le code achat/fabrication
• Le statut de l’article
• La quantité périmée
• La valeur périmée
• La quantité disponible
• La valeur disponible

Les totaux de la valeur périmée et de la valeur disponible sont présentés

par site et pour cet état.
EDIT surplus stock projeté (3.6.9). Donne la liste des surplus de stock
projetés à une date de validité future sur la base des exigences MRP ou de
l'emploi moyen. Pour le calcul du coût du surplus, choisissez le coût
actuel ou le coût CG. A des fins de calcul, la date d'expiration des articles
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 263

correspond à la date système, pas à la date de validité. Pour chaque

article, l'état donne la liste des éléments suivants :
• Le numéro et la description de l'article
• La quantité à la commande (uniquement pour référence)
• Le code acheté/fabriqué
• Le statut de l’article
• La quantité et la valeur périmées
• La quantité et la valeur de fin

Il existe des totaux d'état de la valeur périmée et de la date de fin des

articles par ligne de produit et par site.
EDIT valorisation stock (3.6.13). Donne la liste des éléments suivant
de(s) la ligne(s) de produit indiquée(s).
• Le numéro de l'article
• Le code de classement de stock ABC
• L’ID du site
• La quantité disponible
• L'unité de mesure
• Le coût CG par unité
• Le coût CG total
• Le coût unitaire actuel
• Le coût total
• Le % d'écart [(coût CG – coût actuel)/coût CG x 100]

Les totaux sont affichés par ligne de produit et par état.

EDIT valor stock par emplacement (3.6.14). Donne la liste des
éléments suivants des sites et emplacements indiqués.
• Le numéro et la description de l'article
• Le code de classement ABC
• La quantité disponible
• L'unité de mesure
• Le coût unitaire CG
• Le coût CG total
264 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Le coût unitaire actuel

• Le coût actuel total
• Le % d'écart [(coût CG – coût actuel)/coût CG x 100]

Les totaux de l'état de l'emplacement, du site et de l'état sont affichés.

EDIT valor stock par date (3.6.15). Donne la liste des éléments suivant
des lignes de produits et dates de validité indiquées.
• Le numéro d'article et sa description
• L’ID du site
• Le code de classement de stock ABC
• La quantité disponible
• L'unité de mesure
• Le coût CG unitaire
• Le coût CG total

Les totaux de chaque ligne de produit et état sont affichés.

EDIT valor stock par emplacement (3.6.16). Donne la liste des
éléments suivants des emplacements et dates de validité indiqués.
• Le numéro et la description de l'article
• Le code de classement de stock ABC
• La quantité disponible
• Le coût CG unitaire
• Le coût CG total

EDIT des mouvements par ordre (3.21.13). Présente les éléments

suivants de chaque ordre —commande client, ordre de fabrication, etc.—
sélectionné suivant des paramètres définis par l'utilisateur.
• Le numéro de l'ordre
• L’ID du site
• Le numéro et la date de la transaction (date système)
• Date de validité (date CG)
• Le type de transaction
• L'unité de mesure
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 265

• La quantité nécessaire de l'ordre

• La modification de quantité (quantité de la transaction)
• Le numéro de vente/d'ordre de travail
• Le type d'expédition, de sortie ou de reçu
• Le code de l’adresse client ou fournisseur
• Remarques

EDIT des mouvements par article (3.21.14). Donne des informations

sur les transactions de chaque numéro d'article sélectionné conformément
à des paramètres définis par l'utilisateur. L'état donne la liste des éléments
suivants.
• Le numéro d'article, de site et la description de l'article
• La date de la transaction
• La date de validité (date CG)
• Le numéro et le type de transaction
• La quantité nécessaire
• La modification de quantité de l'emplacement (quantité de la
transaction)
• Le type d'expédition, de sortie ou de reçu
• Le solde de fin
• Le numéro d'ordre
• Le code de l’adresse client ou fournisseur

EDIT intég-compta. mouvements (3.21.16). Indique les écritures CG

dont le coût est calculé et qui sont créées pour chaque transaction
sélectionnée conformément à des paramètres déterminés par l'utilisateur.
Pour chaque article, l'état donne la liste des éléments suivants.
• Date de validité (date CG)
• Le numéro et la date de la transaction (date système)
• Le numéro d'ordre
• L'ID de la référence CG
• La quantité de la transaction et le coût unitaire CG
• Le numéro de compte de débit
• Le numéro de compte de crédit
266 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Montant total

EDIT comptabilité coûts moyens (3.21.17). Donne la liste des

transactions qui impliquent un calcul du coût moyen et qui sont
sélectionnées sur la base de paramètres définis par l'utilisateur. Des
données relatives à la quantité, au coût unitaire et à la valeur de stock sont
affichées pour les données du solde initial, du solde intermédiaire et du
solde final de chaque numéro d'article de la séquence. L'état indique
également les éléments suivants :
• L’ID du site
• Le type de transaction
• Le numéro de la transaction
• L'ID de référence CG
• Le numéro du compte de crédit

Articles /Sites
EDIT des coûts articles (1.5.6). Indique les données du coût de l'article
des groupes de coût actuels et CG ainsi que d'autres groupes créés par le
module Gestion des coûts. Conformément à des paramètres définis par
l'utilisateur, l'état donne la liste des éléments suivants pour chaque site et
chaque ligne de produit.
• Le nom du groupe de coût
• Le coût de matière
• Le coût de la main-d'œuvre
• Le coût des FGV
• Le coût des frais généraux
• Le coût de la sous-traitance
• Le coût total
• La date de la dernière mise à jour du groupe de coûts

Inventaire physique
EDIT valorisation stock gelé (4.16). Présente les soldes de stock évalués
avant de procéder à un inventaire physique. L'état donne la liste des
éléments suivants pour chaque emplacement par site.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 267

• Le numéro de l'article
• L’ID du site
• L’ID de l’emplacement
• L'ID de lot/série
• La référence du lot
• La date du gel
• La quantité gelée
• Le coût CG unitaire
• Le coût CG total
• Des avertissements

Remarque Un code d'avertissement [V] (détection d'une variation dans

les dates de gel) s'imprime dans un enregistrement d'emplacement lorsque
la date de gel de l'enregistrement du stock est différente de
l'enregistrement précédent.
Les totaux de chaque emplacement, de chaque site et un total général de
tous les sites apparaissent.
EDIT valorisation stock étiqueté (4.17). Illustre la valeur du stock
inventorié. L'état donne la liste des éléments suivants pour chaque article
par emplacement et par site :
• Le numéro d'article
• L’ID du site
• L’ID de l’emplacement
• L'ID lot/série
• La référence du lot
• La quantité inventoriée
• Le coût unitaire CG
• Le coût CG total

L'état indique un total par article par emplacement et par site ainsi qu'un
total général.
EDIT écart d'inventaire (4.18). Illustre l'écart entre l'inventaire
physique et la quantité gelée. Pour chaque emplacement de site d'un
article, l'état indique :
268 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• ID du site et de l’emplacement
• Le numéro de l'article et l'ID lot/série
• L'unité de mesure
• La date de gel et la référence du lot
• Le numéro d'étiquette
• L’indicateur d’inventaire (O/N)
• La quantité inventoriée ou réinventorée
• La quantité gelée
• % d'écart de la quantité disponible [(quantité gelée – quantité
inventaire) x 100/ quantité gelée]
• Ecart d'utilisation annuel (écart QES /emploi annuel x 100)
• Montant de l'écart (écart QES x Coût unitaire CG)
• Avertissements

Un code d’avertissement s’imprime pour un site lorsqu’une ou plusieurs

des situations suivantes sont détectées.
• C – La date d'inventaire/de réinventorisation précède la date de gel
• N – Il n'existe pas de quantité gelée
• O – L'écart n'est pas tolérable
• V – Le système a détecté une variation dans les dates de gel

Les totaux sont indiqués pour l'emplacement, le site, l'article et le total

général.

Nomenclature
EDIT des coûts nomenclature (13.12.4). Illustre les coûts d'un article et
ses composants par niveau de structure. Si vous utilisez le module
Gestion des coûts, vous pouvez sélectionner n'importe quel groupe de
coûts existant. Sinon, vous pouvez sélectionner uniquement des groupes
de coûts actuels ou CG. Conformément à des paramètres déterminés par
l'utilisateur, l'état présente les assemblages du composé suivants.
• Le numéro de l'article, sa description et l'unité de mesure
• La date de modification
• Les pourcentages de rejet et de rendement
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 269

• L'unité de mesure
• Ce niveau, niveau inférieur et coûts totaux de l'unité des catégories de
groupes de coûts et de coûts totaux
Pour chaque composant, l'état indique les éléments suivants :
• Le numéro de l'article, sa description et son unité de mesure
• Quantité par assemblage
• Modification de date
• Ce niveau, niveau inférieur, total des unités et coûts totaux des
catégories de groupes de coûts et du coût total

Achats
EDIT des engagements/OA (5.9.4). Indique l'engagement envers les Conseil
fournisseurs des postes individuels des ordres d'achat ouverts. Imprime le Les ordres ouverts
ne sont pas inclus.
montant des engagements en huit colonnes (groupes) conformément à des
paramètres précisés par l'utilisateur. Le premier groupe —périodes
précédentes— correspond à un total des engagements précédant la date de
début. Les six groupes suivants sont destinés à des périodes ultérieures à
la date de début et le dernier groupe correspond au total des engagements
au-delà du sixième groupe. Les périodes peuvent couvrir des jours, des
semaines, des mois ou des périodes calendrier CG et une colonne peut
comprendre plus d'une période.
Pour chaque fournisseur, l'état dresse la liste des ID et des noms
fournisseurs, l'ID acheteur et l'adresse d'expédition. Pour chaque OA,
l'état dresse la liste des éléments suivants.
• Le numéro d'ordre d'achat
• L'indicateur de devise étrangère
• Le montant de l'engagement du groupe précédent
• Les montants de l’engagement de chacun des six groupes depuis la
date de début
• Le cas échéant, le montant de l'engagement après le sixième groupe
• Le total du montant de l’engagement ouvert de l’OA

Les totaux du fournisseur de tous les OA ainsi qu’un total global sont
indiqués.
270 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Répétitif
EDIT temps mort par cause (18.21.6). Dresse la liste des transactions
de temps mort de chaque code de raison de la séquence, conformément
aux indications de l'utilisateur. Pour chaque transaction, l'état dresse la
liste du numéro d'article (le cas échéant), L'ID et le nom de l'employé, la
description de l'opération (le cas échéant) et le nombre des heures de
temps mort.
Le système facture les temps morts au compte Coût production. EDIT
opérations intégr. compta. (17.10) vous permet de dresser la liste des
détails des écritures CG du compte COP.
Etat de performance. Le MENU états production répétitive (18.21)
comprend des rapports de rendement et de productivité. Vous pouvez les
exécuter par employé, par article ou par centre de charge.
Les états d'efficacité indiquent les éléments suivants par rapport aux
paramètres utilisateur.
• La date et le numéro de la transaction
• Le numéro d'article
• Le numéro et le nom de l'employé
• L'équipe
• Le numéro et la description de l'opération
• L’ID centre de charge et machines
• La quantité exécutée
• Les heures d'exécution standard
• Les heures d'exécution réelles
• Ecart
• Pourcentage d'exécution

Les états de productivité montrent les éléments suivants des paramètres

définis par l'utilisateur.
• Le numéro et la description de l'article
• Les ID centre de charge et machine
• Le numéro et la description de l'opération
• Les pièces terminées
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 271

• Le taux standard et réel

• Les heures standard
• Le total des heures
• Les heures de temps mort
• Les heures de production
• % de productivité
• % d’utilisation
• % présence
• Date de la transaction

EDIT suivi opérations intégr. compta. (18.21.10). Indique les écritures

CG de chaque transaction d'ordre de fabrication répétitif dans une
séquence de transaction classée par date des centres de charge,
conformément aux paramètres définis par l'utilisateur. Pour chaque ordre
de fabrication, l'état dresse la liste des éléments suivants :
• Le numéro et la description de l'article
• La date et le numéro de la transaction
• Le numéro et l'ID de l'ordre de fabrication
• L'ID de la référence CG et sa description
• Le numéro de compte débit
• Le numéro de compte crédit
• Le montant de la transaction

EDIT coûts en-cours répétitif (18.21.12). Indique la valeur en-cours

conformément aux paramètres déterminés par l'utilisateur. Pour chaque
numéro d'article d'une ligne de produit et d'un site, l'état dresse la liste des
éléments suivants :
• La description de l’article
• L'inventaire des pièces en cours
• L'unité de mesure
• Le coût unitaire CG
• La valeur en-cours
• La valeur des produits finis

Pour chaque opération, l'état indique les éléments suivants.

272 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Le numéro et la description de l'opération

• L'inventaire de la pièce
• Le coût CG
• La valeur en-cours

Les totaux sont indiqués par ligne de produit, par site et pour l'état.
EDIT productivité par article (18.21.17). Résume les écritures des
transactions de l'historique et fournit des sous-totaux lorsqu'une
interruption de séquence apparaît dans l'un des éléments suivants :
• La date
• Le centre de charge
• Le numéro d'employé

Commandes clients /factures

Revalorisation commandes clients (7.1.12). Le système utilise le coût
CG applicable lors de l'expédition d'un poste de commande client; il
modifie également le coût de la saisie du poste individuel de la commande
client. Toutefois, les coûts CG d'un article de commande client ouverte
saisis avant la modification du coût ne sont pas automatiquement mis à
jour en même temps que les coûts CG. La situation pourrait avoir un
impact sur tous les états qui présentent une marge. Par conséquent, vous
pouvez utiliser Revalorisation commandes clients afin de modifier le coût
CG de ces enregistrements de sorte que les états de marge brute reflètent
la différence correcte entre le coût CG et le prix de vente.
L'état qui en résulte indique les éléments suivants par commande client de
chaque article de commande client ouverte.
• La quantité ouverte de l'article
• Le prix total (quantité fois prix par unité)
• L'ancien coût et l'ancienne marge du coût total
• Le nouveau coût total, la marge et le pourcentage de marge

L'état présente également les totaux de chaque commande client.

Etant donné que le système détermine le coût des articles relatifs aux
CDMV au moment de l'expédition, toute facture non imputée doit être
imputée avant l'exécution du programme Revalorisation.
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 273

EDIT commandes (marge brute) (7.15.5). Indique la marge brute de

toutes les quantités des articles commandes clients ouvertes par poste
individuel et par ordre. Pour chaque ordre, l'état affiche l'ID client, le nom
du client, la date de l'ordre, le statut et les ID du représentant. Pour chaque
poste individuel, l'état indique les éléments suivants :
• Le numéro et la description de l'article
• L'unité de mesure
• Les quantités commandées, expédiées et ouvertes
• Le prix unitaire
• Le prix total
• Le montant des marges des quantités ouvertes

Les totaux des ordres des prix globaux et de la marge brute sont indiqués.

Contrôle atelier
EDIT opérations intégr. compta. (17.10). Indique les écritures CG qui
proviennent des temps morts de fabrication discrets et des transactions de
main-d'œuvre. Veillez noter qu'un état identique est disponible pour les
temps morts répétitifs et les transactions relatives à la main-d'œuvre. Pour
chaque transaction effectuée dans la séquence de date, l'état dresse la liste
des éléments suivants :
• Le numéro d'article et la description d'ordre de fabrication
• Le numéro de transaction
• L'ordre de fabrication et (le cas échéant) l'ID
• L'ID de référence CG
• Les comptes débit et crédit de la main-d'œuvre
• Les comptes débit et crédit des FGV
• Limite

EDIT temps mort centre charge (17.16). Dresse la liste des transactions
de chaque centre de charge/machine dans une séquence de transaction
classée par date, conformément aux paramètres définis par l'utilisateur. Le
total des temps morts est indiqué par centre de charge de la période
indiquée. Pour chaque transaction, l'état indique les éléments suivants.
• Le code de raison temps mort
274 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• Le département
• L'équipe
• L'ID employé
• L'ID projet (le cas échéant)
• L’ordre de fabrication et l’ID
• L'opération
• Le numéro d'article
• Le nombre d’heures

EDIT temps mort par cause (17.17). Dresse la liste des transactions de
temps mort de chaque code de raison de la séquence, conformément aux
spécifications de l'utilisateur. Pour chaque transaction, l'état dresse la liste
des éléments suivants :
• Le numéro de l'article (le cas échéant)
• L'ID et le nom de l'employé
• La description de l'opération (le cas échéant)
• Le nombre d’heures de temps mort

Le système impute les temps morts au compte Coût production. EDIT

opérations intégr. compta. (17.10) vous permet de dresser la liste des
détails des écritures CG des transactions du compte COP.
EDIT rendement par centre charge (CC) (17.19). Dresse la liste des
éléments suivants dans la séquence des transactions par centre de charge.
Les totaux de réglage et d'exécution sont fournis par centre de
charge/machine et pour l'état.
• Le numéro et la date de la transaction
• Le numéro d'ordre de fabrication
• L'opération
• Le numéro et le nom de l'employé
• Le type de main-d'œuvre (réglage ou exécution)
• La quantité exécutée
• Les heures standard, réelles et les écarts
• Les pourcentages de rendement de réglage et d'exécution
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 275

EDIT rendement par ordre (17.20). Si vous remontez le numéro d'ordre

de fabrication, vous pourrez consulter les informations relatives au
réglage et à l'exécution par opération. Dresse la liste des éléments
suivants.
• Le numéro et la description de l'ordre de fabrication
• La quantité commandée
• La quantité ouverte
• La quantité en EC
• La quantité exécutée
• La quantité rejetée
• La quantité retravaillée
• Le statut d’ordre de fabrication
• Les heures réelles de réglage et d'exécution
• Les heures standard de réglage et d'exécution
• Les écart d'heures de réglage et d'exécution
• Les pourcentages de rendement de réglage et d'exécution

Les totaux sont fournis par ordre de fabrication et pour l'état.

EDIT rendement par employé (17.21). Présente le rendement de
l'ensemble des transactions de réglage et d'exécution d'un employé
pendant la période sélectionnée par l'utilisateur. L'état indique la séquence
des ordres de fabrication par date.
• Le numéro et la date de la transaction
• Le numéro et l'ID de l'ordre de fabrication
• L'opération et le centre de charge
• Le type de main d'œuvre (réglage ou exécution)
• La quantité exécutée
• Les heures standard, réelles et les écarts
• Les pourcentages de rendement de réglage et d'exécution

Ordres de fabrication
EDIT valorisation des OF (16.3.4). Fournit un enregistrement détaillé
du coût d'un ordre de fabrication alors qu'il est en cours et après sa
276 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

fermeture. Indique le détail des coûts de matière par composant et par

détail d'opération de main d'œuvre, de FGV main-d'œuvre et de coûts de
sous-traitance.
EDIT valorisation des OF (16.3.5). Indique le coût de matière, de la
main d'œuvre, des FGV et de la sous-traitance de cet ordre de fabrication
cumulés jusqu'à présent pour chaque en-cours. Les totaux du compte en-
cours et l'état du total sont indiqués. L'état indique également ce qui suit.
• La quantité exécutée y compris les rejets
• La quantité ouverte qui reste pour qu'elle soit complète
• Le coût unitaire moyen (coût total cumulé /quantité terminée)
• Le coût complet (quantité terminée x coût CG unitaire)
• Le coût en-cours (quantité ouverte x coût unitaire CG)

EDIT OF – historique (16.3.6). Indique le statut actuel de l’ordre en

termes de programme, de matériaux consommés et de main-d'œuvre
utilisée. Pour chaque ordre sélectionné conformément aux paramètres
définis par l'utilisateur, l'état présente les éléments suivants.
Données relatives à l'ordre :
• Le numéro et l'ID de l'ordre de fabrication
• Le numéro de l'article
• L’ID des ventes/du travail
• La quantité de l'ordre de fabrication commandée, achevée et rejetée
• La date de l'ordre, la date de lancement et la date d'échéance
• L’ID fournisseur
• Statut

Données relatives aux matériaux :

• Le numéro d'article et sa description
• L'unité de mesure
• La quantité nécessaire
• La quantité sortie
• Le coût unitaire
• Le coût total
• Le total du coût total
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 277

Données relatives à l'opération :

• Le numéro de séquence de l'opération
• Le numéro et la description de l'opération standard
• Le numéro du centre de charge
• La quantité terminée
• La quantité standard
• Le taux standard
• Le coût standard
• La quantité réelle
• Le taux réel
• Le coût réel
• L'opération standard et le coût réel
• La gamme standard et le coût réel
• Le coût total de l'ordre de fabrication

Revalorisation en-cours OF (16.22). Permet de modifier le coût de

matière dans en-cours lorsque les coûts CG en vigueur sont modifiés.
Vous pouvez contrôler le processus de revalorisation par une plage de
compte, de centres de coût, de projets, d'ordres de fabrication ou de
numéros d'articles. Précisez la date des écritures CG créées ou utilisez le
système de date par défaut.
La sortie du programme revalorisation consiste en un état divisé en deux
parties. La première partie présente les données avant/après de tous les
composants des ordres de fabrication, indépendamment de l'exécution de
modifications des coûts. La seconde partie présente le détail des écritures
CG résultant de la revalorisation.
Données de la partie 1
• Les données de l'ordre de fabrication
• Le numéro et la description de l'article
• La quantité reçue de l'ordre de fabrication
• Les données des composants
• La quantité sortie
• La quantité restante en en-cours
278 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

• La quantité de l'ancienne nomenclature gelée par assemblage

• La quantité de la nouvelle nomenclature gelée par assemblage
• Le coût de l'ancienne nomenclature gelée par assemblage
• Le coût de la nouvelle nomenclature gelée
• Le taux d'écart des matériaux imputé

Les données relatives à la nomenclature peuvent s'avérer nécessaires

lorsque la quantité des composant est modifiée après la création de l'ordre
de fabrication. Ces modifications créent un écart d'utilisation lorsque la
comptabilité de l'ordre de fabrication est clôturé. L'écart de taux est
calculé comme suit :
Ecart matériaux/taux = (coût nouveaux mat. gelé – coût anciens mat. gelés) x
quantité en en-cours

Données relatives à la partie 2

• Le numéro et l'ID de l'ordre de fabrication
• Le numéro de l'article
• Le numéro du compte débit
• L’ID du projet
• Le numéro du compte crédit
• Le montant du débit/crédit

Gestion des coûts

EDIT élément de coût simulé(30.13.3). Indique les éléments de coûts
des groupes de coûts sélectionnés conformément aux paramètres indiqués
par l'utilisateur. L'état dresse la liste de l'ID du groupe de coût, de l'ID de
l'élément de coût, de la description de l'élément de coût et de la catégorie
d'élément de coût.
EDIT coût article/élément simulé (30.13.7). Indique les coûts directs de
l'article par numéro de pièce des groupes de coûts sélectionnés
conformément à des paramètres définis par l'utilisateur. L'état dresse la
liste de l'ID du groupe de coût, du numéro et de la description de l'article,
de l'élément du groupe de coût et du montant des coûts directs.
EDIT coût sous-traitance simulé (30.13.12). Indique les coûts de sous-
traitance par code de gamme et d'opération des groupes de coûts
 CALCUL DU COÛT DE REVIENT 279

sélectionnés conformément à des paramètres définis par l'utilisateur.

L'état dresse la liste de l'ID du groupe de coûts, du code de gamme, de la
séquence d'opération, des éléments de coût et du montant.
EDIT taux centre charge simulé (30.13.15). Indique les taux du centre
de charge des éléments de coût FGV et MO relatifs au réglage et à
l'exécution par centre de charge, conformément à des paramètres définis
par l'utilisateur. L'état dresse la liste de l'ID du groupe de coûts, de l'ID du
centre de charge, de l'ID machine, de l'ID de l'élément, le taux de réglage,
le taux de la main-d'œuvre et des frais généraux variables relatifs au
réglage et la catégorie d'élément de coût.
EDIT groupes de coût (30.21). Dresse la liste des coûts ce niveau et
niveau inférieur par catégorie et du coût total de l'article des numéros
d'articles des groupes de coûts de sites sélectionnées conformément à des
paramètres définis par l'utilisateur.
EDIT comparaison groupes de coût (30.22). Dresse la liste des coûts
par catégories d'éléments de coûts et du coût total de chaque numéro de
pièce dans un groupe de coûts sélectionné conformément à des
paramètres définis par l'utilisateur. Le pourcentage de différence est
indiqué par élément et pour le coût unitaire total.
280 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES
 CHAPITRE 11

Gestion de trésorerie
Le module Gestion de trésorerie vous permet de contrôler la trésorerie
et de veiller ainsi à ce que les niveaux de trésorerie disponibles
correspondent aux besoins de votre société.
Introduction 282

Utilisation du journal de caisse 284

Utilisation de la trésorerie 290

282 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Introduction
Les gestionnaires comptables contrôlent la trésorerie afin d'éviter tout
manque ou surplus de liquidités. L'insuffisance des liquidités disponibles
peut placer votre société dans l'incapacité de payer ses créanciers à temps
ou de payer les salaires et, ainsi, porter atteinte au degré de solvabilité de
la société. Un surplus de liquidité peut signifier que les liquidités ne sont
pas correctement investies.
Le module Gestion de trésorerie de MFG/PRO vous permet d'assurer une
meilleure visibilité de vos liquidités et de mieux gérer votre solde de
trésorerie.
Tableau 11.1 présente la liste des fonctions du module Gestion de
trésorerie. Ces fonctions prennent en charge deux fonctionnalités :
• Flux de trésorerie : options de menu 31.1 à 31.8
• Journal de caisse : options de menu 31.13 et 31.14

Tableau 11.1
Menu Gestion de N° Intitulé Programme
trésorerie
31.1 MAINT trésorerie – OD cmcn001.w
31.2 CONSUL trésorerie – OD cmbr001.p
31.3 EDIT trésorerie – OD cmcfmrp.p
31.5 MAINT dates de rentrées prévis. cmcfxmt.p
31.8 Plan de trésorerie cmpcfrp.p
31.13 MAINT du journal de caisse cmbkmt.p
31.14 IMPR relevé compte trésorerie cmbkrp.p
31.24 Paramétrage de la trésorerie cmcmpm.p

Journal de caisse
La fonction MAINT du journal de caisse (31.13) vous permet
d'enregistrer les flux de liquidités entrants et sortants par compte bancaire
dans des systèmes utilisant fréquemment les transferts électroniques.
Lorsque les paiements sont reçus ou créés sous la forme de chèques
imprimés, chaque paiement est directement enregistré dans MFG/PRO.
Le système utilise cette information pour mettre automatiquement à jour
les enregistrements système, y compris les soldes fournisseurs et clients,
et le compte de trésorerie CG.
 GESTION DE TRÉSORERIE 283

Toutefois, les sociétés de nombreux pays traitent les paiements par

transferts électroniques plutôt que par chèques imprimés. Comme les
transferts électroniques sont traités par la banque et non par la société, il
convient de trouver un moyen d'enregistrer les paiements afin de mettre à
jour les enregistrements système.
MFG/PRO assure cette fonctionnalité en gérant les relevés de compte
dans un journal de caisse en ligne. Lorsque la banque envoie un relevé de
compte, souvent quotidiennement, les paiements et les autres montants
tels que les commissions ou les intérêts sont enregistrés dans le journal de
caisse. L'information sur le relevé de compte met ainsi à jour les
enregistrements système.

Flux de trésorerie
Les fonctions de trésorerie vous permettent d'établir des projections de
vos liquidités futures sur la base des sources de liquidités prévues par le
système (ventes, CC, service et support, liquidités diverses) et des
emplois de liquidités (achats, CF, liquidités diverses) :
• Vous devez calculer les liquidités disponibles pour les
investissements à court terme.
• Vous devez déterminer s'il est nécessaire d'obtenir des crédit afin de
financer l'extension des activités de la société ou d'autres activités.
• Vous devez prévoir les risques liés aux fluctuations monétaires en
projetant les sources et en utilisant des liquidités en devises
déterminées.
Pour estimer le flux de trésorerie, les emplois de liquidités sont déduits • Voir « Plan de
des sources de liquidités. Les informations détaillées de la fonction Plan trésorerie » à la
page 293.
de trésorerie (31.8) vous permettent de prévoir et d'expliquer les
modifications de la position financière de la société. Cet état contient
plusieurs options d'échéances, et vous pouvez inclure ou exclure des
sources ou des emplois de liquidités déterminés de la projection. Vous
pouvez également inclure les pièces payées par effet.
284 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Flux de traitement de la gestion de trésorerie

Avant d'utiliser le journal de caisse ou les fonctions de trésorerie, veillez à
achever tout traitement qui met à jour les enregistrements système relatifs
aux sources et aux emplois de liquidités :
• Traitement des paiements entrants et sortants.
• Lancement des contrats de service en facturation et création des
factures d'appel.
• Facturation des expéditions et exécution de la fonction Imputation
des factures (7.13.4).
• Saisie et réception des ordres d'achat.

Exemple Une commande client est expédiée et facturée. Si vous

exécutez les fonctions de Gestion de trésorerie avant d'imputer la facture
aux comptes clients (7.13.4), le montant de la facture apparaîtra dans le
Plan de trésorerie comme commande client plutôt que comme créance de
compte client. Si le client a déjà effectué le paiement de la facture, vous
ne pourriez l'imputer dans le journal de caisse. Les paiements peuvent
uniquement être imputés aux factures comptabilisées.
Si vous utilisez à la fois le journal de caisse et le flux de trésorerie, vous
devez d'abord exécuter les fonctions associées au flux de trésorerie.

Utilisation du journal de caisse

Le journal de caisse implique deux étapes de traitement :
• Enregistrez le relevé de compte dans la fonction MAINT du journal
de caisse (31.13).
• Imprimez le relevé de compte de trésorerie (31.14) afin de vérifier si
le solde du système et du relevé de compte sont identiques.

Enregistrement des relevés de compte

La fonction MAINT du journal de caisse (31.13) vous permet de gérer
vos propres relevés de compte dans le système.
 GESTION DE TRÉSORERIE 285

Fig. 11.1
Flux du traitement
Enregistrer
Enregistrerles
lespaiements
paiementsàà des relevés
partir
partirdu
durelevé
relevéde
decompte.
compte. bancaires

Enregistrer
Enregistrerles
lesopérations
opérationsde
de
liquidité
liquiditédiverses.
diverses.
Imputer
Imputerles
lespaiements
paiements
entrants
entrantsaux
auxmontants
montantsCC.
CC.

Comparer
Comparerleletotal
totalde
decontrôle
contrôle
Traiter aux
auxmontants
montantsdudurelevé
Traiterles
lespaiements
paiementssortants
sortants entrés.
relevé
dans
danslalaCF
CFetetrapprocher
rapprocher entrés.
dans
dans MAINT du journalde
MAINT du journal de
caisse.
caisse.

Lorsque vous recevez le relevé de la banque, vous enregistrez

simultanément les paiements entrants et les paiements sortants.
• Les paiements sortants sont toujours sélectionnés et traités dans la
Comptabilité fournisseurs, mais vous pouvez les rapprocher dans la
fonction MAINT du journal de caisse.
• Les paiements entrants sont saisis et imputés simultanément aux • Voir « Traitement
montants CC suivant un processus similaire à celui de la fonction des règlements »
à la page 139.
MAINT des règlements (27.6.4).
• Vous pouvez directement enregistrer les opérations de liquidité
diverses qui ne sont pas liées aux CC et CF, telles que les intérêts
bancaires ou les frais de traitement des transferts. L'enregistrement
met à jour les soldes CG de la même manière que les écritures CG
standard (type JL).
Fig. 11.2
Fonction MAINT
du journal de caisse
(31.13)

Numéro lot. Les numéros de lot identifient un groupe de transactions

sur un même relevé. Dès que vous entrez le journal de caisse, vous
devez saisir le code banque, l'année et le numéro du relevé. Ce
numéro devient le numéro de lot de toutes les écritures CC, CF et CG
286 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

créées. La plupart des utilisateurs saisissent comme numéro de relevé

le mois et le jour. La date du relevé devient ainsi la date de validité de
toutes les écritures CG créées.
Statut. Lors de la saisie du relevé, le champ Statut reste généralement
vierge, pour signifier qu'il est « ouvert ». Si vous revenez à cet écran
afin de corriger un relevé non équilibré, le statut de l'enregistrement
est UB. Un relevé au statut Clos (C) ne peut être modifié. Si vous
créez un enregistrement de relevé sans saisir de données, le système
considère que le numéro de lot n'est pas utilisé (NU).

Totaux de contrôle

Les totaux de contrôle sont utilisés afin de vérifier la saisie des données.
Par défaut, le solde du journal correspond au solde du compte de
trésorerie CG pour ce code banque. Vous devez alors saisir le solde du
compte bancaire imprimé sur le relevé de compte. Par défaut, le total de
contrôle de lot correspond à la différence entre le solde du journal et le
solde bancaire. Si le relevé bancaire indique des liquidités inférieures à
celles dont vous disposez dans votre journal à ce jour, le total de contrôle
de lot sera négatif.
Le système gère deux ensembles de totaux de contrôle relatifs au journal
de caisse :
• D’abord, lorsque vous saisissez des paiements CC, annulez des
chèques CF et traitez des transactions de liquidité diverses, le système
gère un total de contrôle d'exécution. Lorsque vous quittez chaque
transaction, le système compare ce total de contrôle au total de lot que
vous avez saisi dans l'écran des postes du journal de caisse. Si les
totaux ne correspondent pas, la ligne de relevé est supprimée.
• Ensuite, le système gère un total de contrôle de toutes les transactions
indiquées sur le relevé. Lorsque vous quittez la fonction MAINT du
journal de caisse, ce total est comparé au total de contrôle de lot du
relevé. Le relevé ne peut être clôturé avant que ces deux totaux
correspondent.
Lorsque les totaux ne correspondent pas, le relevé est considéré comme
non équilibré (statut UB). Bien que ceci n'affecte pas le statut des
écritures CC, CF ou CG, les transactions présentant le statut « non
équilibré » doivent être corrigées. Tant que cette correction n'est pas
 GESTION DE TRÉSORERIE 287

effectuée, les transactions seront indiquées comme telles sur le relevé de

compte (31.14).
Dans la moitié inférieure de l'écran, vous saisissez les postes individuels
du relevé bancaire. Après la saisie de la ligne, les écrans affichés
dépendent du type des transactions saisies.

Paiements sortants

L'option Ecritures multiples vous permet de saisir une série de chèques. Conseil
Lorsque vous saisissez le numéro de chèque, les autres informations Entrez les dettes
sous forme de
s'affichent. Vous pouvez remplacer la date de compensation par défaut numéros négatifs.
ainsi que le montant du paiement. Après la saisie de la transaction, vous
devez vérifier les totaux de contrôle.
Fig. 11.3
Fonction MAINT
du journal de
caisse, Paiement

Paiements entrants

Les autres écrans fonctionnent exactement comme la fonction MAINT

des règlements (27.6.4) dans la Comptabilité fournisseurs. MFG/PRO
utilise le numéro de chèque à des fins de suivi interne. Le champ
Remarque peut être utilisé pour saisir le numéro de paiement du client.
Vous devez entrer un code de facturation. S'il n'apparaît pas sur le relevé,
vous pouvez accéder à une consultation de recherche depuis le champ Adr
fac.
Vous pouvez enregistrer des paiements comme étant non imputés (par
exemple des acomptes) ou imputés à une facture, à une note de
crédit/débit, à un virement ou à des frais financiers (champ Réf.).
288 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 11.4
Fonction MAINT
du journal de
caisse, Créance

Montants divers

Le système affecte automatiquement un numéro de référence en vue

d'assurer le suivi en CG. A l'invite, vous devez saisir le compte, le sous-
compte et le centre de coûts CG. Ces deux dernières données sont
facultatives.
La fenêtre Informations compte s'affiche dans le coin inférieur gauche.
Après l'enregistrement de la transaction, vous devez contrôler à nouveau
les totaux de contrôle.
Vous ne devez pas saisir de ligne de journal pour le montant en espèces.
Le système crée automatiquement l'entrée de compensation du montant
en espèces de la banque.
Fig. 11.5
Fonction MAINT
du journal de
caisse, Montants
divers CG
 GESTION DE TRÉSORERIE 289

Clôture du relevé

Après la saisie de toutes les opérations et la réception de la confirmation

que le total du relevé du lot correspond au total du contrôle du relevé,
vous pouvez clôturer le relevé.
Dans certains cas, la clôture d'un relevé constitue une étape distincte. Par
exemple, votre société peut demander à un directeur d'examiner et
d'approuver les totaux avant la clôture du relevé.
Le champ Solde journal n'est pas mis à jour avant l'exécution de la
fonction Comptabilisation des écritures (25.13.7) qui met à jour le compte
de trésorerie CG. Le système calcule le solde du journal à partir d'une
combinaison de compte, de sous-compte et de code centre de coûts.

Traitement de devises multiples

Dans le cas de paiements en devises différentes de la devise de base du • Voir Chapitre 5,

système, vous devez enregistrer la devise et le montant en devise « Devises
multiples » à la
divergente dans l'écran des postes individuels du journal de caisse. Le page 119.
système calcule le taux de change en divisant le montant en devise
divergente par le montant en devise de base.
Le système utilise la devise de base afin de vérifier le total de lot des
postes du relevé par référence au total de contrôle du relevé. Toutefois,
dans chaque opération, il utilise la devise de l'opération afin de vérifier le
total de lot de l'opération par référence au total de contrôle du relevé.
Lorsque vous enregistrez le paiement, les totaux de contrôle sont
exprimés dans la seconde devise. Vous êtes également invité à saisir le
compte de la CG pour enregistrer les gains et pertes de change. Sinon, le
traitement est identique à celui des écritures en devise de base.
Lorsque vous retournez à l'écran principal du journal de caisse, le système
vérifie les totaux de contrôle des postes du relevé exprimés dans la devise
de base.
290 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Impression du relevé de compte

La fonction IMPR relevé compte trésorerie (31.14) est souvent utilisée
pour générer un historique de contrôle du journal de caisse. L'état en
question peut également être consulté avant la clôture des relevés. Le
relevé ne doit pas être clôturé avant l'impression du relevé de compte.
Le relevé de compte présente le statut du relevé, chaque poste du relevé,
les débits et les crédits au compte de trésorerie et tous les numéros de
référence associés à la transaction.

Utilisation de la trésorerie
Le traitement de la trésorerie génère le Plan de trésorerie (31.8), qui
présente les sources et les emplois prévus des liquidités. Il contient
également les pièces payées par effet.
• Voir « Plan de Généralement, le Plan de trésorerie est imprimé chaque semaine, bien que
trésorerie » à la vous puissiez l'imprimer chaque fois que vous en avez besoin pour
page 293.
vérifier si les liquidités disponibles sont suffisantes. Outre l'affichage des
sources de liquidité, de leur emploi et des pièces payées par effet, il
calcule également un total net. Selon les options sélectionnées, cet état
comprend diverses informations.
Avant d'exécuter les fonctions de trésorerie, vous devez exécuter la
fonction Comptabilisation des écritures (25.13.7) de la Comptabilité
Générale afin de mettre à jour le compte de trésorerie CG et les autres
enregistrements système.
Vous devez estimer et enregistrer manuellement les montants des sources
et des emplois divers de trésorerie, tels que la charge salariale prévue, le
revenu des investissements et les remboursements d'impôt. Ces montants
ne proviennent pas des transactions de vente et d'achat. Le système ne
peut donc les projeter à partir des informations existantes.
Vous devez également ajouter ou modifier la date de paiement prévue sur
certaines transactions. Il s'agit de la date à laquelle vous attendez un
paiement ou à laquelle vous allez l'effectuer ; cette date peut être
différente de la date d'échéance de la facture. La spécification de dates
prévues peut affiner les projections de trésorerie et les états d'échéances,
car ces dates apportent une précision supplémentaire sur le moment du
paiement ou de la réception de liquidités.
 GESTION DE TRÉSORERIE 291

Fig. 11.6
Flux de traitement
du flux de trésorerie
Exécuter
Exécuterlalafonction
fonction Examiner
Examinerles
lesdates
datesde
de
Comptabilisation
Comptabilisationdesdesécritures
écritures paiement
paiementprévues.
prévues.
dans
danslalaCG.
CG.

Enregistrer
Enregistrerles
lessources
sourcesou ou Imprimer
Imprimerleleplan
plande
detrésorerie.
trésorerie.
emplois
emploisdivers
diversdedeliquidités.
liquidités.

Enregistrement de sources ou d’emplois divers de

liquidités
La fonction MAINT trésorerie – OD (31.1) vous permet d'enregistrer
diverses sources de liquidités, dont les intérêts bancaires, les
remboursements d'impôt et les emprunts de l'entreprise. Ces éléments
sont indiqués comme Source. Les emplois divers de liquidités
comprennent des éléments tels que les charges salariales prévues par
période ou le montant mensuel de la taxe sur les ventes. Ils sont indiqués
comme Emploi.
Fig. 11.7
Fonction MAINT
trésorerie – OD
(31.1), Description

Vous pouvez établir une distinction entre la date d'échéance et la date

prévue des liquidités, bien qu'elles soient souvent identiques.
• La date d'échéance indique le moment où le paiement doit être
effectué ou reçu.
• La date prévue indique le moment où le paiement devrait être effectué
ou reçu.
292 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Si vous modifiez la date d'échéance, le système affiche la date précédente

d'échéance comme dernière date d'échéance. L'écran affiche également la
date initiale de saisie de l'enregistrement ainsi que la date et l'ID
utilisateur de la dernière édition.
Fig. 11.8
Fonction MAINT
trésorerie – OD
(31.1), Montant dû

• Voir Chapitre 5, Si vous utilisez le module Multi-devises de MFG/PRO, vous pouvez

« Devises définir la devise et le taux de change des liquidités diverses en devises
multiples » à la
page 119. autres que la devise de base. Le taux de change par défaut est le taux à la
date système. Les liquidités diverses en devises autres que la devise de
base n'apparaissent pas dans le Plan de trésorerie (31.8), sauf si la devise
est sélectionnée dans l'écran des options de l'état.
Fig. 11.9
Fonction MAINT
trésorerie – OD
(31.1), Banque

Addition/modification de dates prévues

Vous pouvez attribuer une date prévue de paiement à certaines sources et
certains emplois de liquidités. Cette date peut être utilisée lors du calcul
des échéances dans l'élaboration des projections de liquidités. La date
prévue peut être indiquée:
• Dans la fonction MAINT des pièces (28.1)
• Dans la fonction MAINT notes de débit/crédit (27.1)
 GESTION DE TRÉSORERIE 293

• Analyse/MAJ du crédit client (27.10)

• Dans MAINT trésorerie – OD (31.1)

MAINT dates de rentrées prévis. (31.5) vous permet d'ajouter ou de

modifier les dates prévues de tous les éléments précédents. Les exemples
suivants illustrent les raisons qui justifient l'ajout ou la modification des
dates prévues:
• La date officielle d'échéance d'une facture tombe le 10 mai, mais la
date du jour est le 20 mai et le client n'a pas encore procédé au
paiement. Leur historique des paiements vous indique que le
paiement ne sera vraisemblablement pas effectué avant le 1 juin. Si
vous saisissez la date prévue du 1 juin, le Plan de trésorerie place ce
montant dans le groupement de dates adéquat.
• Afin de réduire la charge fiscale de l'exercice, vous souhaitez régler
maintenant certaines pièces dues l'exercice prochain. Pour indiquer
précisément le moment où les pièces seront payées, entrez les dates
prévues dans l'exercice en cours.
• Lorsque vous enregistrez des appels pendant Analyse/MAJ du crédit
client (27.10), vous pouvez mettre à jour la date prévue sur la base
des intentions de paiement du client.
Les dates prévues sont facultatives. Si vous ne les utilisez pas, les dates
prévues sont fixées par défaut à la date d'échéance de toutes les fonctions.

Plan de trésorerie
La fonction Plan de trésorerie (31.8) vous permet de prévoir si la
trésorerie de votre société est positive ou négative pendant une période
déterminée. L'état détermine la prochaine source (trésorerie positive) ou
le prochain emploi (trésorerie négative) en additionnant les sources et les
emplois de liquidité et en soustrayant les emplois des sources.
L'état comprend plusieurs options de personnalisation de la sortie.
294 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Fig. 11.10
Plan de trésorerie
(31.8)

Projections par entité/code banque

La trésorerie peut être projetée par entité ou par code banque. Vous
pouvez procéder de la sorte afin de projeter des soldes de trésorerie et de
savoir si vous avez suffisamment de liquidité sur un compte afin
d'assumer une dépense inattendue. Si les CC, CF et divers constituent les
uniques sources/emplois de liquidités sélectionnés pour l'état, la
projection sera toujours correcte.
Il se peut qu'une projection effectuée par entité ou compte banque ne soit
pas correcte à 100% si les ordres d'achat ou les commandes clients sont
inclus.
• Les états imprimés par entité comprennent des ordres si le site précisé
dans l'en-tête de l'ordre est alloué à cette entité. Les postes individuels
de l'ordre peuvent cependant être associés à différents sites. Si le site
de l'en-tête est alloué à l'entité faisant l'objet du rapport, MFG/PRO
inclus tout l'ordre dans la projection de trésorerie, même si certains
postes sont associés à des sites appartenant à d'autres entités.
• Sur les états imprimés par les banques, le système ne distingue pas les
ordres par banque. Tous les ordres qui répondent aux critères d'âge et
aux autres critères sont inclus. Il en est ainsi car les ordres ne sont pas
associés à des comptes bancaires déterminés avant le traitement des
paiements qui leurs sont destinés en CC et CF.
 GESTION DE TRÉSORERIE 295

Sources et emplois de trésorerie

La fonction Paramétrage de la trésorerie (31.24) vous permet de

paramétrer les sources et emplois de liquidités de ce rapport. Vous pouvez
supprimer ces sources et emplois de l'écran de rapport. Les opérations
individuelles de chacune des sources et de chacun des emplois suivant
peut être détaillé ou résumé par période.
Tableau 11.2
Commandes client Commandes clients, programmes client (fermes et planifiés), Sources de
factures d'appel et factures non imputées. Ne peut être exécuté trésorerie
que pour les commandes clients confirmées. Peut être
sélectionné par code banque.
Comptabilité clients Factures ouvertes, notes de débit et de crédit, charges
financières et virements.
Service et support Contrats de service lancés pour facturation (factures ouvertes
mais pas de montants de contrats futurs). Peut être sélectionné
par code banque.
Sources de trésorerie Remboursement de taxe, revenus de location, intérêts
diverses bancaires, investissements.

Tableau 11.3
Commandes client Les commandes clients et programmes fournisseurs. Seuls les Emploi de
lancements de commandes clients associées à des ordres trésorerie
ouverts sont inclus. Peut être sélectionné par code banque.
Comptabilité Pièces. Peut être exécuté uniquement pour les pièces
fournisseurs confirmées. Comprend les pièces payées par virement.
Emplois divers de Charge salariale, salaires, investissements, loyer, équipements.
trésorerie

La plupart des sociétés qui souhaitent obtenir un aperçu réaliste de leur

trésorerie sélectionnent uniquement CC, CF et liquidités diverses étant
donné que ces éléments représentes les engagements de paiement les plus
fermes. Toutefois, les autres options sont souvent utilisées en vue:
• d’examiner les engagements par ordres de vente pour pouvoir
déterminer la demande de trésorerie.
• d’examiner les commandes client afin de projeter les effets de
trésorerie des expéditions de commandes client.
• d'examiner les liquidités prévues par les facturations de contrat de
service.
• de prévoir les risques entraînés par les fluctuations monétaires.
296 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Montants des opérations âgées

Il existe trois options d'échéance des montants des opérations:

• Par moyenne de jour de retard
• Date prévue
• Conditions de paiement de l'opération

Cet échéance permet au système de projeter le moment du paiement ou de

la réception du paiement de montants de trésorerie. Vous pouvez
sélectionner plusieurs options sur un même rapport. Chaque option
d'échéance supporte des opérations à dates d'échéance multiples.
Age by Avg Days Late. Attribue les sources de liquidité CF à un
groupement de dates sur la base du nombre moyen de jours de retard
de ce paiement. Par exemple, la facture d'un client qui paie
généralement avec 30 jours de retard arrive à échéance le 10 avril. Le
système considère que cette facture ne sera pas payée avant le 10 mai.
Agé par date prévue. Les montants sont affectés à un groupement de
dates par date prévue plutôt que par date d'échéance. Par exemple,
une facture arrive à échéance le 10 avril, mais le paiement n'est pas
prévu avant le 15 avril.
Agé par conditions. Les montants sont affectés à un groupement de
dates sur la base des conditions de paiement. Par exemple, une facture
arrive à échéance le 30 avril et les conditions de paiement sont de 30
jours net. Le paiement est prévu pour le 30 mai. Le système ne
calcule pas les dates de remise et les montants en fonction des
conditions de crédit. Si les conditions de paiement de l'exemple
étaient de 2/10 30, tout le montant serait affecté au 30 mai.

Périodes de temps

La projection de trésorerie peut s'exprimer en jours, semaines, mois ou

périodes de CG. Les montants des périodes de temps multiples se
résument dans chaque colonne.
 GESTION DE TRÉSORERIE 297

Devises multiples

Vous pouvez utiliser les projections de trésorerie afin de prévoir les • Voir Chapitre 5,
risques de fluctuation des taux de change auxquels la société est « Devises
multiples » à la
confrontée. Par exemple, si la devise de base de votre société est le FRF, page 119.
mais que des ordres d'achat et des commandes client sont rédigés en
GBP, vous devez régulièrement exécuter une projection de trésorerie des
ordres d'achat et des commandes client en GBP afin de projeter la valeur
des opérations dans cette devise.
Remarque Contrairement à de nombreux états dans MFG/PRO, vous ne
pouvez laisser le champ Devise vierge afin d'imprimer la projection de
trésorerie dans une série de devises.
298 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES
 CHAPITRE 12

Immobilisations
Ce chapitre apparaît uniquement dans la version en langue anglaise du
manuel.
300 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES
 Index

1.4.9 233, 240 18.21.6 270

1.4.14 229 18.21.10 271
1.4.18 233, 240 18.21.12 271
1.4.20 235 18.21.17 272
1.4.21 235 25.2.23 70
1.5.6 243, 266 25.3.1 29
2.3.1 192, 212 25.3.4 31
3.6.8 262 25.3.7 32
3.6.9 263 25.3.11 38
3.6.14 263 25.3.13 35, 127
3.6.15 264 25.3.17 37
3.6.16 264 25.3.20 37
3.21.1 246 25.3.23 39
3.21.13 264 25.5.1 60
3.21.14 265 25.5.5 61
3.21.16 265 25.5.23 61
3.21.17 266 25.8.1 45
3.21.23 248 25.8.4 45
4.16 266 25.8.13 47
4.17 267 25.8.14 47
4.18 267 25.8.16 48
5.9.4 269 25.8.17 48
7.1.12 272 25.13 62
7.15.5 273 25.13.1 52
13.12.4 268 25.13.2 71
13.12.13 230, 234, 241 25.13.3 54
14.13.13 230, 232, 241 25.13.4 56
16.3.4 276 25.13.7 55, 289
16.3.5 276 25.13.9 125
16.3.6 276 25.13.11 70
16.22 245, 249, 277 25.13.12 48, 69
17.10 273 25.13.13 49, 53
17.16 273 25.13.14 49
17.17 274 25.13.17 56
17.19 274 25.13.18 57
17.20 275 25.13.20 60
17.21 275 25.15 62
17.23 248 25.15.2 259
302 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

25.15.12 34 27.23 154

25.15.18 260 27.24 133
25.15.19 260 28.1 166, 194
25.15.22 261 28.3.1 166
25.17 62, 63 28.6 166
25.17.1 63 28.7 166
25.19 62 28.8.1 180
25.19.4 66 28.8.4 182
25.19.13 68 28.9.1 163
25.19.14 65 28.9.4 184
25.19.15 66, 122 28.9.5 185
25.19.17 129 28.9.6 185, 187
25.21.1 83 28.9.9 186
25.21.5 87 28.9.10 189
25.21.9 104 28.9.13 190, 192
[Link] 81 28.9.15 189
[Link] 80 28.10.1 207
[Link] 79 28.10.3 210
[Link] 86 28.10.13 216
[Link] 79 28.11 179, 258
[Link] 114 28.12 179, 258
[Link] 92, 114, 116 28.14 198
[Link] 114 28.19 161
25.21.15 111 28.20.1 199
25.21.17 111, 116 28.20.2 200
25.21.21 77 28.20.3 200
25.21.23 79 28.21 197
25.21.24 76 28.22 201
25.24 40 28.23 201
26.1 120 28.24 206
27.6.20 146 30.1 241, 242
27.6.22 147 30.3 241, 243
27.6.24 146 30.13.1 242
26.13 125, 126 30.13.3 278
27.1 137, 292 30.13.5 242
27.3 136, 139 30.13.7 278
27.4 139 30.13.8 242
27.6 146 30.13.10 242
27.6.1 132 30.13.12 279
27.6.4 139 30.13.13 242
27.6.9 142 30.13.15 279
27.6.13 146 30.13.18 243
27.6.14 146 30.13.19 243
27.6.15 146 30.13.22 243
27.6.16 146 30.13.23 241
27.10 149, 293 30.15.1 244
27.11 151 30.15.3 244
27.12 154 30.17.10 235
27.14 149 30.21 243, 279
27.15 139 30.22 245, 279
27.19 136 31.1 293
27.21 137 31.5 293
 INDEX 303

31.8 283, 290, 293 MENU générateur états CG 101

31.13 284 multiples 61
31.14 290 suppression 70
31.24 295
36.1 13 C
36.3.8 76 Calcul des coûts nomenclature 241
36.23.2 248 Calcul des frais financiers 154
Etat 1099 (Etats-Unis) 198 calcul du coût de revient
fonction EDIT 1099-MISC 199 achats 257
fonction EDIT fich. Magnétique 1099-MISC article CG 226
champ Contrôle nom 200 articles/sites 255
champ Créer fichier test 200 avec le module gestion des coûts 229
champ Données transmission 200 calcul 224
Champ NIT 200 calcul des frais généraux 236
fonction EDIT fich. magnétique 1099-MISC 200 calcul des frais généraux variables 236
fonction IMPR de l'état 1099-MISC 200 commandes clients/factures 257
comptabilité générale 256
A coûts CG 240
Acceptation des effets 146 dernier coût 226
achat formules/processus 256
comptes de coûts 249 gamme d'article 231
EDIT des engagements/OA 269 gammes/centres de charge 257
acompte gestion des stocks 256
pièces 171 impact par module 255
Administration système 22 inventaire physique 256
affectation à des journaux 45 matières 225, 233
agrégats 32 méthodes 224
bilan 34 moyen 224
Analyse/MAJ du crédit client 149 nomenclatures 257
date de trésorerie prévue 293 opération main-d'œuvre 225
annulation d’écritures CG 54 ordres de fabrication 257
annulation des paiements 189 production répétitive 257
articles produits configurés 256
calcul du coût de revient 226, 230 sans le module gestion des coûts 229
coût de la gamme 231 standard 224
Facturation automatique des entrées de suivi d'atelier 257
marchandises (FAEM) 207 calculs des coûts
avoirs considérations relatives au traitement 239
fournisseur 190 calendriers
comptabilité générale (CG) 30
B CC. Voir comptabilité clients (CC)
banques centres de charge
comptabilité clients 132 modification des taux 242
comptabilité fournisseurs 163 Centres de coût - activités 260
comptes postaux 163 Centres de coût - compar. activités 260
enregistrement des relevés 284 CF. Voir comptabilité fournisseurs (CF)
validation des comptes 18 Champ Ecart à réception OF 251
banques fournisseurs Champ Option FAEM 208
comptabilité fournisseurs (CF) 163 en-tête de l'ordre d'achat 211
bases de données niveau de ligne de l'ordre d'achat 212
sauvegarde 69, 202 Champ Option tarif FAEM
budgets 60 date d'expédition 208
304 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

date de réception 208 effets 146

date ordre 208 montants contestés 149
en-tête de l'ordre d'achat 211 notes de débit/crédit 136, 137
niveau de ligne de l'ordre d'achat 213 impression 139
champ Utiliser gestion effets 193 pièces âgées 147
charge à payer/produit à recevoir procédures de fin de période 137
comptabilité 54 règlements imputés 140
chèques règlements partiels 143
codes formulaires 170 règlements retournés 143
enregistrement manuel 189 relevés 149
paiements automatiques 186 sites/entités multiples 133
principes de numérotation des effets 195 Supprimer/archiver 154
rapprochement 192 types de transactions 135
clients comptabilité fournisseurs (CF) 155–202
examen du crédit 148 annulation d'un paiement 190
frais financiers 154 annulation des paiements 189
clôture avoirs fournisseur 190
périodes comptables 31 avoirs fournisseurs 166
clôture d'exercice 69 banques 163
Clôture d’exercice 69 banques fournisseurs 163
clôture de période chèques automatiques 186
comptabilité générale (CG) 67 chèques manuels 189
codes allocation 39 contrôle par lots 161
codes analyse (CG) correspondance à trois niveaux 158
changement de nom 86 devises multiples 164
création 83 données fournisseurs 162
principal 115 écart sur taux
codes analyse (GL) pièces 178
combinaison 85 effets
codes projets configuration 195
comptabilité générale (CG) 38 gestion 193
commandes clients effets sur la comptabilité générale 160
EDIT commandes (marge brute) 273 Etat 1099 (Etats-Unis) 198
Revalorisation commandes clients 272 Etat de spécification des paiements 192
comptabilisation états des pièces âgées 196
écritures CG 55 flux des paiements 184
Comptabilisation des écritures flux opératoire 159
effet du journal de caisse 289 Fonction Registre sélection paiement 185
effets du flux de trésorerie 290 historiques de contrôle 197
comptabilité clients 154 paiements en devises multiples 192
comptabilité clients (AR) pièces 164
Analyse/MAJ du crédit client 148 rapprochement des chèques 192
lettres de relance 151 Réimpression des paiements 189
règlements 139 sélection automatique des paiements 184
règlements excessifs 144 sélection manuelle des paiements 185
règlements non imputés 142 traitement des paiements 183
types de transactions 135 types de paiements 197
comptabilité clients (CC) 131 Comptabilité générale (CG)
banques 132 transactions
Calcul des frais financiers 154 comptabilité clients (CC) 134
contrôle batch 136 comptabilité générale (CG) 23–71
écritures CG 134 Activités des centres de coût 63
 INDEX 305

agrégats, vierges 34 états consolidés 67

balance de vérification 62 états personnalisés 63
Balance de vérification de budget 63 états standard 62
Bilan 63 Fonction Proforma état financier 34
budgets 60 gains/pertes de change 123
Centres de coût - activités 260 gains/pertes réalisés 124
Centres de coût - compar. activités 260 journaux 42
clôture d'exercice 69 écritures CG 45
clôture de période 31 fonctionnement 43
comptabilisation des écritures 48 système 45
Compte de résultats 63 MAINT transaction rétroactive 71
comptes de dette 143 niveaux de rapport 33
comptes des pièces 171 plans comptables multiples 66
comptes par défaut 18 procédures de clôture de période 67
configuration 28–42 Révalorisation écritures import 128
agrégats 32 sécurité 42
calendriers 30 séparation des débits et des crédits 56
centres de coûts 37 totaux de contrôle 51
codes allocation 39 transactions
entités 29 code de référence 247
fichier de paramétrage 40 types 247
longueur du sous-compte 16 comptabilité générale (GL)
plan comptable 35 compte pour créances douteuses 143
procédure 28 compte d'écart de méthode 254
projets 38 compte d'en-cours (EC) 252
conversion de devise 126 compte de coût de production (COP) 253
conversion des devises 28 compte frais financiers vente 134
correction des opérations comptables 52 comptes
coûts 240 définition (CG) 35
coûts articles 226 valeurs systèmes par défaut 18
déroulement des opérations 26 comptes de coûts 248
Détail solde compte 259 achat 249
devise de base 30 ordre de fabrication
écritures 45 coût de production 253
codes types 31, 49 EC 252
comptabilisation 55 écart d'utilisation de FVG 252
contre-passation 54 écart d'utilisation de matières 254
copie 56 écart d'utilisation de sous-traitance 254
correction 53 écart de méthode 254
états 62 écart de taux de matière 253
traitement 48 écart de taux de sous-traitance 254
zoom 60 écart de taux FGV 252
écritures comptables écarts d'utilisation de main-d'œuvre 251
consolidation 70 écarts de taux de main-d'œuvre 251
écritures non comptabilisées 49 FGV 252
écritures non équilibrées 64 main-d'œuvre 251
écritures standard 51 rebut 254
effets CF 160 stock atelier 253
entités multiples 27, 64 stock 249
base de données unique 64 ventes 250
bases de données multiples 65 comptes fournisseurs (CF)
états comparatifs 63 compte des écarts d'utilisation 249
306 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

compte des taux d'écart 249 D

Etat d'écart des coûts pièces/standard 258 date expédition
états d'écart des coûts 258 Facturation automatique des entrées de
conditions de règlement marchandises (FAEM) 206
pièces 169 date pièce
Consolidation d'écritures 70 Facturation auto. des entrées marchandises
Contre-passation effets acceptés 146 (FAEM) 206
Contrôle atelier date reçu
EDIT opérations intégr. compta. 273 Facturation automatique des entrées de
EDIT rendement par employé 275 marchandises (FAEM) 206
contrôle atelier dates
EDIT rendement par centre charge (CC) 274 pièce 169
EDIT rendement par ordre 275 prévues de trésorerie 292
EDIT temps mort centre charge 273 dates de paiement prévues
EDIT temps mort par cause 274 pièces 169
contrôle batch dernier coût 226
comptabilité clients (CC) 136 devise
journal de caisse 286 compte bancaire destiné aux devises autres que les
contrôle de stock devises de base 126
EDIT comptabilité coûts moyens 266 conversion 28, 126
EDIT des mouvements par article 265 entité 121
EDIT des mouvements par ordre 264 fluctuations 122
EDIT intég-compta. mouvements 265 multiple 119
EDIT surplus stock actuel 262 devise de base
EDIT surplus stock projeté 263 comptabilité générale (CG) 30
EDIT valor stock par date 264 Fichier Paramétrage système/comptes 16
EDIT valor stock par date/emplac 264 devise étrangère
EDIT valor stock par emplacement 263 comptes bancaires 126
EDIT/MAJ statut ABC articles 261 devises multiples 119–130
contrôle par lots comptabilité fournisseurs (CF) 164
comptabilité fournisseurs (CF) 161 conversion 126
conversion effet du journal de caisse 289
devise 126 paiements en 126, 192
Facturation automatique des entrées de Plan de trésorerie 297
marchandises (FAEM) 205 projection des liquidités 292
Copie des budgets 61 taux de change 120
COPIES d’écritures 56 divers
Correction comptable. Voir comptabilité générale (CG) frais 166
correction des opérations comptables
correction des opérations comptables 52 E
coût d'achat écart
effet du taux de change 123 calcul des pièces 178
coût de ce niveau prix d'achat 178
calculs 239 taux CF 178
coût du niveau inférieur utilisation CF 178
calculs 239 écart sur prix d'achat
coûts moyens 224 pièces 178
Facturation automatique des entrées de écart sur utilisation comptabilité fournisseurs (CF)
marchandises (FAEM) 206 pièces 178
coûts standard 224 écarts de prix d'achat
compte 250
Echange de données informatisé (EDI)
 INDEX 307

transfert bancaire 126 configuration 195

écritures enregistrements CG 194
CG non équilibrée 64 principes de numérotation des chèques 195
CG standard 51 règlements 146
codes types CG 49 traitement 146, 193
comptabilité générale (CG) 48 éléments de coût
régularisation rétroactive 71 calcul de niveaux multiples 239
types éléments de coûts
comptabilité générale (CG) 247 modification 242
écritures comptables employés
consolidation 70 affectés aux pièces 177
écritures non équilibrées 64 en cours de clôture
EDIT commandes (marge brute) 273 périodes comptables 67
EDIT comparaison groupes de coût 279 En-cours
EDIT comptabilité coûts moyens 266 revalorisation 245
EDIT coût article/élément simulé 278 entité système 16
EDIT coût sous-traitance simulé 279 entités
EDIT coûts en-cours fabrication 276 comptabilité générale (CG) 27, 29
EDIT coûts en-cours répétitif 271 Fichier Paramétrage système/comptes 16
EDIT des coûts articles 266 entités multiples
EDIT des coûts nomenclature 268 base de données unique 64
EDIT des engagements/OA 269 bases de données multiples 65
EDIT des mouvements par article 265 comptabilité générale (CG) 27
EDIT des mouvements par ordre 264 pièces 179
EDIT des soldes clients 149 traitements CG 64
EDIT écart d'inventaire 267 Escompte des effets 147
EDIT élément de coût simulé 278 Etat Activités projets – détail 261
EDIT groupes de coût 279 Etat d'écart des coûts des pièces OA 258
EDIT intég-compta. mouvements 265 Etat de spécification des paiements 192
EDIT OF – historique 276 état des coûts
EDIT opérations intégr. compta. 273 article/sites 266
EDIT pièces âgées par date éché. 148 comptes fournisseurs 258
EDIT pièces âgées par date effet 148 Contrôle atelier 273
EDIT pièces âgées par date fact. 148 gestion des coûts 278
EDIT productivité par article 272 inventaire physique 266
EDIT rendement par centre charge (CC) 274 nomenclature 268
EDIT rendement par employé 275 répétitif 270
EDIT rendement par ordre 275 Etat des soldes de comptes 62
EDIT suivi opérations intégr. compta. 271 états consolidés
EDIT surplus stock actuel 262 comptabilité générale (CG) 67
EDIT surplus stock projeté 263 états des coûts
EDIT taux centre charge simulé 279 achat 269
EDIT temps mort centre charge 273 commandes clients 272
EDIT temps mort par cause 270, 274 comptabilité générale (CG) 259
EDIT valor stock par date 264 contrôle de stock 261
EDIT valor stock par date/emplac 264 ordres de fabrication 276, 277
EDIT valor stock par emplacement 263 états des performances 270
EDIT valorisation des OF 276 états des pièces âgées 196
EDIT valorisation stock étiqueté 267 états personnalisés
EDIT valorisation stock gelé 266 comptabilité générale (CG) 63
EDIT/MAJ statut ABC articles 261 Exécution d'état 111
effets enregistrement d'images d'états 116
308 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

Export d'écritures comptables 65 Fichier Paramétrage gestion des stocks

méthode de calcul du coût de revient 229
F Fichier Paramétrage système/compte
Facturation auto. des entrées marchandises (FAEM) codes entités 29
date d'expédition 206 devise de base 30
date reçu 206 Fichier Paramétrage système/comptes 13
pièces audits 18
date 206 comptabilité clients (CC) 134
Facturation autom. des entrées marchandises (FAEM) comptes par défaut 18
articles 207 devise de base 16
fournisseurs 207 longueur ss-compte 15
sites 207 méthodes d'arrondi 16
Facturation automatique des entrées de marchandises modification des valeurs 14
(FAEM) 203–220 validation des comptes bancaires 18
activation 209 Fonction Affectation groupe coût à site 229
conversion 205 Fonction Calcul coût article/élément 235
coûts moyens 206 Fonction Calcul coût simulé nomenclature 243
défini 204 Fonction Calcul des coûts gamme 230, 232, 241
Fichier Paramétrage comptabilité 206 Fonction Calcul des coûts nomenclature 230, 234
numéro de bon de livraison 206 Fonction Calcul des coûts simulés 243
ordres d'achat planifiés 214 Fonction Changement libellé code analyse 86
ordres d’achat Fonction Comptabilisation des écritures 55
réception 215 comptabilité générale 48
pièces Fonction Confirmation automatique pièces 166
confirmées 208 Fonction Confirmation manuelle pièces 166
non confirmées 208 pièces récurrentes 182
récapitulatif des champs 218 Fonction COPIE article/gamme à simulation 241
FAEM. VoirFacturation automatique des entrées de Fonction COPIE groupes de coût 241, 243
marchandises (FAEM) Fonction COPIE simulation à CC/gamme 243
FGV fonction EDIT activité fournis. (1099) 198
calcul 235 Fonction EDIT comparaison groupes de coût 245
compte 252 Fonction EDIT des coûts articles 243
écart d'utilisation 252 Fonction EDIT des coûts nomenclature 233
écart de taux 252 Fonction EDIT des effets 146
fichier de paramétrage Fonction EDIT des lots de pièces 161
Comptabilité clients 133 Fonction EDIT écart pièce/coût OA 179
Comptabilité générale 40 Fonction EDIT écart pièce/coût standard 179, 258
Gestion de trésorerie 295 Fonction EDIT écritures CC-CG 137
MENU générateur états CG 76 fonction EDIT écritures CF/CG non imput. 197
Système/comptes 13 Fonction EDIT groupes de coût 243
Fichier Paramétrage comptabilité 40 Fonction EDIT journaux - brouillon 47
Champ Cumul journal 160 Fonction EDIT journaux - courrier 47
Champ Entrée pièces confirmées 166 Fonction EDIT journaux centraux - brouil. 48
Champ Références pièce externe autorisées 165 Fonction EDIT journaux centraux - cour. 48
compte inter-société 164, 179 Fonction EDIT lot CC 136
Facturation automatique des entrées de Fonction EDIT notes de débit/crédit 139
marchandises (FAEM) 206 fonction EDIT pièces âgées par date éché. 196
fichier Paramétrage comptabilité 193 fonction EDIT pièces âgées par date effet 197
Fichier Paramétrage comptabilité clients 133 fonction EDIT pièces âgées par date pièce 196
Fichier Paramétrage des achats Fonction EDIT système FAEM 210
Facturation automatique des entrées de Fonction Générateur d'états CG
marchandises (FAEM) 209 codes analyse
 INDEX 309

liaison 85 Fonction MAINT des codes analyse 83

colonnes de calcul 102 Fonction MAINT des codes projets 38
colonnes de réalisation 100 Fonction MAINT des commandes ouvertes
définition d'un état 81 Facturation automatique des entrées de
flux des informations 74 marchandises (FAEM) 214
groupes de lignes 86 Fonction MAINT des coûts articles 233, 240
lignes de calcul 94 Fonction MAINT des coûts articles/sites 233, 240
lignes de données et types CG multiples 90 Fonction MAINT des effets 146
lignes de données non ventilées 93 Fonction MAINT des entités 17, 29
méthodes d'arrondi 81 Fonction MAINT des états 104
mise en œuvre Fonction MAINT des fournisseurs
codes langue 79 Champ Prix fixe 212
définition des trimestres 79 Fonction MAINT des groupes de colonnes
initialisation de la base de données 77 colonnes de budget 101
méthodes d'arrondi 81 colonnes de calcul 102
synchronisation 77 Contrôle impression 102
unités d'édition 80 périodes associées aux colonnes de réalisation 100
planification d'un état 82 Fonction MAINT des groupes de lignes 87
types de groupes de colonnes 97 contrôle d'impression 95
ventilation des lignes 92 lignes de calcul 94
Fonction Import d'écriture comptable 122 lignes de données 90
Fonction IMPR notes de débit/crédit 139 lignes de texte 89
Fonction IMPR relevé compte trésorerie 290 Fonction MAINT des journaux 45
Fonction Imputation des factures Fonction MAINT des journaux par défaut 45
effets du flux de trésorerie 284 Fonction MAINT des méthodes d'arrondi 81
Fonction INTERRO des effets 146 Fonction MAINT des numéros de compte 35
Fonction INTERRO des mouvements – détail 246 comptes du générateur d'états CG 76
Fonction INTERRO écritures non compta. 49, 53 Fonction MAINT des ordres d'achat (OA)
Fonction Lancement des pièces récurrentes 182 Facturation automatique des entrées de
Fonction Liste des contenus d'état 92 marchandises (FAEM) 210
fonction MAINT annulation de chèques 189 Fonction MAINT des pièces 167
effets 194 articles du stock et sous-traités ou articles notes 175
Fonction MAINT calendrier comptable 31 cadre d’en-tête 168
Fonction MAINT code affectation 39 cadre de la section de fin 177
Fonction MAINT codes centres de coût 37 cadre détail correspondance réception 174
Fonction MAINT codes unité d'édition 80 cadre distribution 175
fonction MAINT compensation de chèques 190, 192 cadre réceptions ouvertes 173
effets 194 cadre sélection automatique réception 172
Fonction MAINT comptes de stock flux des transactions 167
comptes de coûts 256 fonction MAINT des pièces
Fonction MAINT comptes de ventes effets 194
comptes de coûts 256 Fonction MAINT des pièces récurrentes 180
Fonction MAINT contre-passations 54 Fonction MAINT des règlements 139
Fonction MAINT coût art/élément simulé 242 Réceptions non CC 142
Fonction MAINT coût sous-traitance simulé 242 règlements excessifs 144
Fonction MAINT des agrégats 32 règlements non imputés 142
Fonction MAINT des banques 125, 163 règlements partiels 143
comptabilité clients 132 Fonction MAINT des taux de change 120
compte de gains/pertes de change 124 Fonction MAINT des trimestres 79
taux de change 126 Fonction MAINT détail langue utilisateur 79
fonction MAINT des banques Fonction MAINT du journal de caisse 282
traitement des effets 195 clôture des relevés 289
310 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

enregistrement des relevés de compte bancaire 284 Fonction Revalorisation en-cours OF 245, 249
numéro lot 285 Fonction Revalorisation opér. de change 125
paiements entrants 287 Fonction Sélection paiement automatique 184
paiements sortants 287 fonction Sélection paiement automatique
traitement de devises multiples 289 effets 194
fonction MAINT du journal de caisse Fonction Sélection paiement manuel 185
numérotation des effets 195 fonction Sélection paiement manuel
Fonction MAINT écriture standard 52 effets 194
Fonction MAINT élément de coût simulé 242 Fonction SUPP/ARCH des écritures CG 248
Fonction MAINT groupe de coût 241, 242 avant la mise en œuvre de la comptabilité
Fonction MAINT notes de débit/crédit 137 générale 50
Fonction MAINT des règlements 136 Fonction SUPP/ARCH des mouvements 248
Gestion globale des taxes 139 Fonction SUPP/ARCH historique opérations 248
règlements retournés 143 fonction SUPP/ARCH pièces closes 201
transactions CG 134 fonction SUPP/ARCH récept. non facturées 201
utilisation 137 fournisseurs
Fonction MAINT numéros sous-comptes 37 comptabilité fournisseurs (CF) 162
Fonction MAINT périodes de base d'état 111 Facturation autom. des entrées marchandises
Fonction MAINT plan. des coûts par site 244 (FAEM) 207
Fonction MAINT sécurité des comptes CG frais généraux
MENU générateur états CG 76 calcul 235, 236
Fonction MAINT sécurité des entités compte imputé 250
comptabilité générale (CG) 42 frais généraux variables
Fonction MAINT système FAEM 207 calcul 236
Fonction MAINT taux centre charge simulé 242
Fonction MAJ article – FGV 235 G
Fonction MAJ article FGV 235 gains/pertes réalisés 124
Fonction MAJ coût art/élément simulé 242 gamme
Fonction MAJ plan. des coûts par site 244 calcul des coûts 232
Fonction Modification entité actuelle 17 Générateur d'états CG 118
Fonction Modification nom groupe de coût 229 code analyse principal 115
Fonction Modification sécurité gestion 79 colonnes de budget 101
Fonction Paiements - chèques automatiques 186 éléments redondants 114
fonction Paiements - chèques automatiques états 104
effets 194 contenu détaillé 116
fonction Paiements - chèques manuels 189 éléments manquants 114
effets 194 erreurs 114
Fonction Paramétrage générateur états CG 76 formules non valides 114
Fonction Proforma état financier 34 génération 111
Fonction Rapprochement des non-soldés 142 hiérarchies de contrôle 108
Fonction Registre des effets - résumé 146 interrogations globales 109
Fonction Registre des pièces fournisseur 166 pieds de page 110
fonction Registre des pièces fournisseur titres 110
historiques de contrôle 197 types 115
fonction Registre des règlements validation 114
effets 194 Fonction MAINT périodes de base d'état 111
historique de contrôle 197 Introduction 73
Fonction Registre notes de débit/crédit 136, 139 mise en œuvre
Fonction Registre sélection paiement 185, 187 comptes CG requis 75
fonction Registre sélection paiement paramétrage 76
banques 188 Générateur d'états de la comptabilité générale 73
effets 194 Gestion de trésorerie
 INDEX 311

dates de paiement prévues 169 FAEM 217

gestion de trésorerie 281–297 INTERRO des soldes de comptes 56
flux de trésorerie 283 INTERRO écritures par compte 57
flux de traitement 291 inventaire physique
imputation des factures 284 EDIT écart d'inventaire 267
journal de caisse 282 EDIT valorisation stock étiqueté 267
relevé de compte 290 EDIT valorisation stock gelé 266
transferts électroniques 283
trésorerie J
dates prévues 292 journal système 45
échéance des montants des opérations 296 journaux
sources et emplois 295 affectation des écritures 45
gestion des coûts 240 journal système 45
EDIT coût article/élément simulé 278 présentation 42
EDIT coût sous-traitance simulé 279
EDIT élément de coût simulé 278 L
EDIT groupes de coût 279 lettres
EDIT taux centre charge simulé 279 de relance 150
gestion des plages de numéros (GPN) lettres de relance 150
utilisation dans les journaux 44 niveaux 152
Gestion des règlements Liste des anomalies d'état 114
contrôle batch 136 Liste des contenus d'état 114, 116
Gestion globale des taxes (GGT) Liste des validations d'état 114
pièces 176
groupes de coûts M
activation 244 main-d'œuvre
catégories 227 compte des écarts d'utilisation 251
frais généraux 228 compte des écarts de taux 251
frais généraux variables 228 types de transactions 247
main-d'œuvre 228 MAINT correspondance compte orig 66
matière 227 MAINT dates de rentrées prévis. 293
sous-traitant 228 MAINT des budgets 60
historique 245 MAINT des clients
méthodes 229 Champ Lettre rel 151
modification du nom 229 champ Relevés 149
planification 244 MAINT des commentaires
simulation 241 lettres de relance 150
transfert 230 MAINT des expéditions OA
types 228 Facturation automatique des entrées de
actuel 228 marchandises (FAEM) 215
coût simulé 228 MAINT des numéros de compte
coûts CG 228 indices de conversion de devise 127
MAINT des ordres planifiés
H Facturation automatique des entrées de
hiérarchies de contrôle marchandises (FAEM) 214
utilisation 108 MAINT des pièces
date de trésorerie prévue 292
I MAINT notes de débit/crédit
Import d'écritures comptables 66 date de trésorerie prévue 292
IMPR lettres de relance 151 montants contestés 149
INTERRO comptes par anal. vert. 60 MAINT transaction rétroactive 71
INTERRO des pièces MAINT trésorerie – OD
312 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

dates prévues 293 Paramétrage comptabilité

matières Champ Erreur bon livr. FAEM 216
compte d'écart d'utilisation 254 comptes d'ajustement de transaction 127
compte d'écart de taux 253 Paramétrage de la trésorerie 295
coûts 233 pièce
MENU états personnalisés 63 blocage 171
MENU gestionnaire de sortie (25.21.19) 116 pièces 164
MENU règlements clients/effets 146 acompte 171
méthode d'arrondi affectation de factures multiples 172
Fichier Paramétrage système/comptes 16 avoirs fournisseurs 166
méthodes d'arrondi calcul des écarts 178
Fonction MAINT des taux de change 121 calcul des escomptes 169
MO Champ Affecté à 177
% FGV 252 chèques séparés 170
modification comptes CG 171
coûts d'article directs 242 conditions de règlement 169
Module Gestion de trésorerie 281 confirmation 166
montants de contrôle 185 confirmées 170
mouvements Facturation automatique des entrées de marchan-
stock 246 dises (FAEM) 208
contrôle des documents 172
N dates d’échéance 169
notes de débit/crédit 137 dates de paiement prévues 169
date de taxe 138 dates de taxes 168
pourcentages de commission 138 écart sur prix d'achat 178
écart sur taux CF 178
O écart sur utilisation CF 178
ordres d'achat planifiés effets 146, 193
Facturation automatique des entrées de entités multiples 179
marchandises (FAEM) 214 frais divers 166
ordres d’achat lignes de répartition 175
Effet de la Facturation automatique des entrées de modification 180
marchandises (FAEM) 210 montants non soumis à l'escompte 171
ordres de fabrication non confirmées
comptes de coûts 251 Facturation automatique des entrées de marchan-
EDIT coûts en-cours fabrication 276 dises (FAEM) 208
EDIT OF – historique 276 récurrentes
EDIT valorisation des OF 276 confirmation 182
Revalorisation en-cours OF 277 création 180
lancement 182
P répartition des taxes 176
paiement sélection de toute pièce 171
sélection automatique 184 sélection pour paiement 166
paiements taxe sur la valeur ajoutée (TVA) 165, 176
annulation 189, 190 Traitement système FAEM 216
chèques automatiques 186 transactions bancaires électroniques 187
devise multiple 126 types 170
devises multiples 192 pièces âgées
réimpression 189 comptabilité clients (CC) 147
sélection manuelle 185 plan comptable 35
traitement 183 Plan de trésorerie 283, 290, 293
types 197 devises multiples 292, 297
 INDEX 313

entité/code banque 294 comptabilité générale (CG) 42

options d'échéance 296 simulation de groupes de coûts 241
périodes de temps 296 Sites
procédures de fin de période Facturation automatique des entrées de
comptabilité clients (CC) 137 marchandises (FAEM) 207
produits configurés sites multiples
calcul du coût de revient 256 comptabilité clients (CC) 133
comptabilité fournisseurs (CF) 164
R sous-comptes 37
rebut comptabilité générale 37
compte 254 sous-traitance
Réception fiscale OA compte d'écart d'utilisation 254
Facturation automatique des entrées de compte d'écart de taux 254
marchandises (FAEM) 215 sous-traitant
Réceptions achats catégorie de groupe de coûts 228
Facturation automatique des entrées de stock
marchandises (FAEM) 215 comptes de coûts
Réceptions d'ordres d'achat écart 249
compte 250 revalorisation des coûts 249
réévaluation stock 249
écritures importées 128 mouvements 246
Registre des pièces fournisseur stock atelier
Facturation automatique des entrées de compte 253
marchandises (FAEM) 218 SUPP/ARCH CC close 154
règlements Suppression des budgets 61, 70
effets 146 Suppression/archivage
imputation à plusieurs pièces 140 comptabilité fournisseurs (CF) 201
imputés 140 Supprimer/archiver
règlements excessifs 144 comptabilité clients (CC) 154
règlements partiels 143 supprimer/archiver
retournés 143 transactions 248
suppression 143 Synchronisation données CG 77
traitement 139
règlements non imputés 142 T
régularisation rétroactive taux
comptabilité générale (CG) 71 change 120
relevés taux de change 120, 127
comptabilité clients (CC) 149 fluctuations 122
journal de caisse 284 gains 123
répétitif gains/pertes 123
EDIT coûts en-cours répétitif 271 gains/pertes réalisés 124
EDIT suivi opérations intégr. compta. 271 pertes 123
EDIT temps mort par cause 270 pièces récurrentes 182
états des performances 270 taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Revalorisation commandes clients 272 pièces 176
Revalorisation des opérations de change taxes
pendant la clôture d'une période comptable 68 Fichier Paramétrage système/comptes 18
Révalorisation écritures import 129 répartition des pièces 176
Revalorisation en-cours OF 277 taxes d'achat américaines
état 1099 198
S Traitement système FAEM 216
sécurité transaction bancaire électronique
314 MFG/PRO 8.6 MANUEL UTILISATEUR — FINANCES

paiement des pièces 186 transferts électroniques

Transactions gestion de trésorerie 283
réévaluation des importés 128 types
transactions écritures CG 49
historiques de contrôle 245 pièces 170
suppression et archivage 248 transaction 245
types transactions CC 135
comptabilité clients (CC) 135 types de transactions
main-d'œuvre 247 comptabilité clients (AR) 135
stock 245