Ecole des Sciences de l’Information
GESTION ELECTRONIQUE
DES DOCUMENTS (GED)
2023/2024
Anass MAMOUNY
[email protected]
La gestion électronique
des documents
Définitions
• La Gestion Électronique des Documents ( GED ) :
• Il désigne le processus de gestion de l’ensemble du cycle de
vie d’un document électronique.
• Il désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer
des informations et des documents électroniques au sein
d'une organisation.
• Le terme GED désigne également les logiciels permettant la
gestion de ces contenus documentaires.
• Le terme GED apparaît au milieu des années 80, avec une volonté de
transformer les documents papier en données numériques
Définitions
GEIDE : Gestion Électronique d’Informations et de
Documents Existants.
La GEIDE couvre donc un domaine plus large que la GED et
s’apparente à l’ECM.
La première apparition du mot GEIDE remonte à 1994. Elle a
été approuvée par l’association APROGED.
Définitions
GEIDE : Gestion Électronique d’Informations et de
Documents Existants.
La GEIDE couvre donc un domaine plus large que la GED et
s’apparente à l’ECM.
La première apparition du mot GEIDE remonte à 1994. Elle a
été approuvée par l’association APROGED.
Définitions
• Enterprise Content Management : ECM
• La gestion de contenu d'entreprise vise à gérer
l'ensemble des contenus d'une organisation.
• Il s'agit de prendre en compte sous forme électronique les
informations qui ne sont pas structurées, comme les
documents électroniques, par opposition à celles déjà
structurées dans les bases de données.
• Elle comprend les phases de création/capture, stockage,
indexation, gestion, nettoyage, distribution, publication,
recherche et archivage, en faisant le lien du contenu avec
les processus métier.
Historique
32
Document : Révisions
33
Document : Responsabilités
34
Document : Partage
Les Objectifs
• Réduire les VOLUMES et les COÛTS de stockage
1
• STRUCTURER et HARMONISER l’organisation des informations
2
• Permettre une RECHERCHE simple pour avoir un accès à l’information
RAPIDE
3
• GAGNER DU TEMPS qui est souvent perdu dans la recherche des
documents mal classés
4
Les Objectifs
• Faciliter le TRANSFERT DE CONNAISSANCES au sein de l’entreprise
5
• Permettre l’INTÉGRATION des informations financières,
administratives, techniques dans des SYSTÈMES cohérents
6
• TRANSMETTRE facilement les bonnes informations aux bonnes
personnes
7
• CENSERVER et SÉCURISER les documents
8
Les Principaux Avantages
Accès rapide et à distance aux documents
• Le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet l’accès à la base de
GED et rend possible une consultation immédiate des documents.
Base unique pour l’ensemble des documents de
l’entreprise
• Les documents produits dans l’entreprise sont tous stockés dans
une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion des
documents.
Conservation des documents
• Le système de GED garantit la conservation des documents
produits dans l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux
documents.
Les Principaux Avantages
Amélioration du service à la clientèle
• Disposer de l’information pertinente est important dans la qualité du
service rendu à la clientèle. En offrant un accès aux données du client,
le système de GED permet d’offrir un service personnalisé pour le
client dans un objectif de fidélisation.
Réduction des risques d’erreur et augmentation du
niveau d’expertise
• Un système de GED par la gestion, le partage et la diffusion de l’actif
documentaire permet de capitaliser sur la connaissance et le savoir
faire de l’entreprise et participe activement à l’augmentation globale de
la performance.
Amélioration de la qualité
• Le système GED s’intègre dans le processus de gestion de la qualité.
Les Problématiques des entreprises
L’ESPACE
• L’information devient de plus en plus
croissante sur tous les supports, en
particulier le support papier qui pose
problème aux entreprises.
• Les entreprises cherchent à libérer leur
espace physique qui devient de plus en
plus encombré par la paperasse. Cette
contrainte conduit à la perte des documents
qui ne sont pas stockés et classés comme
ils devraient l’être.
Les Problématiques des entreprises
L’ORGANISATION
• Toute entreprise dispose d’un nombre
non négligeable de documents ce qui
est généralement problématique par
rapport à leur gestion.
• La solution GED va permettre la mise en
place d’un système de classement
normé et efficace accompagné d’un
certain nombre de fonctionnalités pour
une meilleure gestion en interne.
Les Problématiques des entreprises
LA REGLEMENTATION
• Cette problématique à laquelle font face les
entreprises concerne beaucoup plus l’aspect
réglementaire de la gestion de la qualité et des
documents qui lui sont relatifs.
• Actuellement, beaucoup d’entreprises entreprennent
des démarches de certification, ISO 9001 notamment.
• Une fois certifiée, l’entreprise est tenue de répondre
aux exigences des normes qualité qui demandent une
certaine traçabilité de tous les processus d’une
organisation. Ce qui engendre bien évidemment une
multitude de documents relatifs qui devraient être
disponibles à tous.
Les Problématiques des entreprises
LAREGLEMENTATION
• Ici encore la GED peut s’avérer précieuse face
à cet enjeu. Elle permet donc de :
• Répondre aux exigences des normesqualité
• Créer et gérer des documents qualité
• Classer rigoureusement des documents
du processus qualité
• Mettre à disposition des collaborateurs
la documentation nécessaire
• Assurer la traçabilité des documentsqualité
• Améliorer le processus qualité
Les Réponses de laGED
Maîtrise des flux de documents papiers
et électroniques
• Historique, suivi et traçabilité des flux
documentaires
• Echanges documentaires sécurisés etinstantanés
Traitement de l’information
• Automatisation du traitement grâce aux workflows
Recherche des documents
• Accès instantané et efficace à l’information.
Les Réponses de laGED
Rationalisation et réduction des espaces de
stockages
• Classement normé et gestion cohérente
Réponses aux exigences règlementaires
• Protection des documents
• Droits d’accès paramétrables
• Sauvegardes
Amélioration de la qualité
• Facilite la conformité avec les exigences ISO 9001 et
14001
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Types de GED
La GED administrative
Consiste à numériser puis classer les divers documents
administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande,
formulaire, devis…). Ces fichiers numérisés pourront être
classés et conservées sur différents supports numériques
(éventuellement diffusés via le réseau interne de l’entreprise).
46
Types de GED
La GED bureautique
Permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format
d’origine (notamment à partir des logiciels de suites
bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables
voire modifiables par tout le personnel depuis n’importe quel
poste de travail
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Types de GED
La GED documentaire
Consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types
(texte, image, son..) selon des critères définis par et pour
l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de
puissants moteurs de recherche. La GED Documentaire permet
l’accès efficace et à l’information et aux fichiers pour tous les
salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires…).
