Ecole des Sciences de l’Information
GESTION ELECTRONIQUE
DES DOCUMENTS (GED)
2023/2024
Anass MAMOUNY
amamouny@[Link]
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GED : Fonctionnalités
Intégration des documents nativement électroniques dans le
système de GED.
Acquisition des documents dans n'importe quel format.
Organiser, indexer et relier l'information.
Stocker les documents.
Fournir un accès rapide à tout moment, n'importe où.
Gérer le processus de modification du document, en veillant à
l’intégrité de l'information.
Communiquer les modifications à toutes les parties concernées.
Réguler l'accès en fonction des autorisations.
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Acquisition des documents
Intégration des documents dans
le système GED
Acquisition des documents
Acquérir des documents :
• par numérisation des documents sur format papier
•en intégrant des formats électroniques existants (format
bureautique, PDF...)
•par production de documents électroniques (intégration
avec une application tierce : bureautique)
•par échange de documents électroniques avec des
organismes extérieurs
Acquisition des documents
• La lecture automatique de documents (LAD) est un
ensemble de technologies qui permet de segmenter et
d'extraire des informations textuelles sur des documents
numérisés de type formulaires structurés ou semi-
structurés.
• La reconnaissance automatique de documents (RAD) est
une technique permettant de distinguer un type de
document d'un autre à partir de l'image numérique du
document.
Acquisition des documents
• La reconnaissance optique de caractères (ROC), en
anglais optical character recognition (OCR), ou
océrisation, désigne les procédés informatiques pour la
traduction d'images de textes imprimés ou
dactylographiés en fichiers de texte.
• La reconnaissance intelligente de caractères (abrégée
ICR pour Intelligent Character Recognition) est une
technique avancée de reconnaissance optique de
caractères (dit OCR). Comme l'OCR, l'ICR part d'une
image contenant du texte pour en extraire le contenu
textuel.
Traitement des documents
Classer les documents :
• L'indexation par type de document : les métadonnées
servent À indexer les documents (type, auteur, titre,
source, date, etc.) Pour que ceux-ci puissent être
recherchés.
•L'indexation manuelle : l'ajout de mots-clés permettent de
faciliter les opérations de recherches.
• Versionning
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Traitement des documents
L'indexation par type de document
[Link] fois le document numérisé, un composant logiciel réalise le nommage des
fichiers selon une norme unique, classement dans un plan, préparation pour le
stockage dans une base de données de la GED.
2.Récupération d’informations : informations issues du système de gestion de
fichiers. Certaines peuvent être pertinentes comme des métadonnées : le nom du
fichier, les dates de création et de modification, sa taille, son emplacement.
[Link] de données structurées : lorsque ces structures sont connues et
documentées, il est possible d’utiliser des automates pour extraire les
informations pertinentes directement depuis le fichier et les utiliser pour
alimenter une fiche d’indexation.
[Link] de métadonnées : certaines solutions, les plus avancées, permettent
de déterminer automatiquement des métadonnées pertinentes pour indexer un
document.
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Traitement des documents
Techniques (souvent combinées) :
Des outils de reconnaissance : permettent de retrouver dans un document les
chaînes de caractères présentes dans un référentiel pouvant être ajoutées à la
fiche d’indexation.
Des outils statistiques : analysent les chaînes de caractères les plus présentes
et donc potentiellement les plus représentatives.
Des outils sémantiques : capables d’extraire automatiquement les mots et
expressions les plus pertinents, voire de reconnaître s’il s’agit de mot-clé, de
date, du titre…
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Traitement des documents
Fichier
Propriétés
Définir les propriétés
des documents
bureautiques pour
faciliter
leur recherche
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Stockage des documents
• Mettre en place une solution de stockage adaptée à ses besoins
pour le bon fonctionnement des outils de gestion de documents.
• Pour le choix du support de stockage, Il faut tenir compte des
éléments suivants :
volume de stockage.
la fréquence de consultation.
l’importance des données.
l’organisation du stockage.
la durée de conservation.
Stockage des documents
Stocker des documents :
•en fonction du contenu des documents, de leurs
provenances, états, types, etc.
• archivage des documents anciens
• sauvegarde et restauration en cas de destruction
• destruction programmée
Diffusion des documents
Diffuser des documents :
via internet, un intranet, un client léger
On distingue les deux modes suivant :
Le mode pull : la mise à disposition des documents selon les
droits des utilisateurs qui consultent le référentiel de documents
après connexion. Les documents sont visualisables après
recherche et sélection.
Le mode push: la distribution et l'envoi des documents à des
destinataires désignés préalablement.
Quels sont les composants
matériels et logiciels nécessaires
pour mettre en place un système
GED ?
Composants matériels
Les Scanners de Production
Les supports de stockage
Les imprimantes
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Composants matériels
Les Scanners deProduction
Sont des périphériques d'acquisition de documents en vue de
leur transformation sous forme d'images numérisées.
Les critères principaux
Le format de numérisation des documents : A4, A3, A2, …
La problématique des volumes et des flux;
Vitesse de numérisation en nombre de pages/minute;
La qualité de l’image : résolution mesurée en dpi –
L’entraînement du papier
La facilité d’exploitation et d’entretien
Le coût d’achat et d’entretien
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Composants matériels
Les Scanners deProduction
Les principaux constructeurs de scanners de production :
CANON, FUJITSU, KODAK, BELL & HOWELL, etc.
Les principaux protocoles d’interface logicielle ou norme de
communication entre les applications et les scanners : TWAIN,
WIA, ISIS, Interface vidéo propriétaire.
Les Copieurs Numériques Multifonctions : connectés dans
les entreprises pouvant être utilisés comme imprimante et/ou
comme scanner en réseau. Des exemples de marque :
TOSHIBA, CANON, XEROX, RICOH, KYOCERA,
KONICA.
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Composants matériels
Les supports de stockage
Un(des)serveur(s) de données.
Un serveur d’applications, où le système sera installé.
Des stations de travail.
une passerelle liant le système aux logiciels métier de
l’entreprise.
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Composants logiciels
Logiciel de Numérisation
Logiciel de reconnaissance : OCR, LAD, RAD, …
Logiciel de Gestion Électronique de Documents
Antivirus pour la protection des menaces extérieures ou
intérieures (virus, mauvaises manipulations, ...)
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Composants logiciels
Logiciel de Numérisation
Permet de numériser les documents page par page, par lot, en
choisissant la résolution (ex 300 dpi) et le format de fichier (ex
PDF, TIFF, JPEG, …).
Il peut être fourni avec le scanner ou acheté séparément.
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Composants logiciels
Logiciel de reconnaissance
Les principaux moteurs OCR sur le marché :
FineReader (Abbyy)
OmniPage Pro (ScanSoft)
ReadIRIS Pro (IRIS)
Certains logiciels de reconnaissance de caractères comme
ReadIris Pro génèrent un texte éditable tout en conservant la
mise en page. Il recrée par exemple les tableaux et colonnes du
document original dans Word.
Préalable requis : qualité de l’image;
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Les solutions de GED
Pour les Administrations, Collectivités, Grands Groupes :
Docubase, Gedox, DocuShare, CanonFile, ZeDOC, ZyLabs, etc.
Pour les PME-PMI, TPE : Docubase, Gedox, Novaxel,
ArchiDoc,
AutoIndexIt, Documind Pro, Documentum,
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Les solutions de GED
