SYDONIA WORLD NOUAKCHOTT -RIM

GUIDE UTILISATEUR
MODULE DECLARATION

I-INTRODUCTION
II-COMMENT ACCEDER AU MODULE DECLARATION
III-CHARGEMENT DES PARAMETRES DE LA DECLARATION

III.1 Segment général

III.2 Segment article

2.1 : Saisie des données

2.2 : Chargement des feuillets de la déclaration
a- Note de valeur
b- Page d’information
c- Documents joints
d- Documents scannés
e- Conteneurs
f- Document précédent
g- Liste de chargement

IV- LES OPERATIONS SUR LA DECLARATIONS

IV.1 Vérification du document

IV.2 Stockage d’un document
IV.3 Récupération d’une déclaration stockée
IV.4 Valider une déclaration
IV.5 Liquider une déclaration
IV.6 Paiement d’une déclaration
IV.7 Bon à enlever (BAE)
IV.8 Récupérer une déclaration sélectionnée
IV.9 Bon de sortie
IV.10 Sortie du territoire

I-INTRODUCTION
1
ASYCUDA WORLD EQUIPE FONCTIONNELLE
Avec la coopération technique de la CNUCED les
administrations douanières se sont toujours intéressées à
l’automatisation des procédures et à l’ouverture de leurs
systèmes d’information aux usagers afin que soit mise en
œuvre la facilitation du commerce. De la version une de
Sydonia à la version world, le souci a toujours été de créer les
conditions de célérité et de sécurisation des procédures en
limitant l’intervention humaine et en réduisant les procédures
manuelles.

Le passage de la culture manuelle à la dématérialisation,

ensuite à la mutualisation par l’interfaçage des systèmes
nécessite un apprentissage sérieux et soutenu.

Les difficultés d’apprentissage vont croissant avec les progrès

réalisés. C’est ainsi qu’il est devenu plus professionnel de saisir
une déclaration dans l’environnement de Sydonia world que
dans l’environnement de la version ++.

Pour faciliter la tâche aux utilisateurs du système, il leur sera

proposé des guides utilisateurs pour rendre simple et
didactique l’établissement d’une déclaration en douane. Le
présent guide qui retrace les étapes à suivre pour établir une
déclaration dans le système world est un véritable effort
pédagogique pour aider à la familiarisation avec l’application.
La réussite de la migration dépend de l’assimilation par les
usagers du contenu des modules qui leur seront consacrés et
surtout de l’optimisation de l’utilisation de l’ensemble des
fonctionnalités du système. D’où la nécessité de mettre au
point une procédure d’apprentissage digeste et instructive.

Le présent guide se propose de répondre à l’ensemble de ces

exigences et à donner plus d’autonomie aux utilisateurs.

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II- COMMENT ACCEDER AU MODULE DECLARATION

 Il faut d’abord accéder à l’application SYDONIA WORLD via

le navigateur internet en introduisant l’adresse du serveur de
la douane dans la plage http de votre poste client
exemple :[Link]
La validation de cette adresse permet ainsi de se connecter au
serveur.
 Après connexion au serveur, L’image ci-après s’affiche.
Elle représente une bibliothèque des documents qui s’ouvre
suivant le profil de l’utilisateur;

Chaque rubrique correspond à un module décliné en opération

sous forme d’arborescence
 On accède au module « Déclaration en détail » en
cliquant successivement sur SYDONIA → Dédouanement
→Déclaration→ Déclaration en détail

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(4)
 Pour ouvrir un formulaire de déclaration prêt à remplir, on
fait un clic droit sur « Déclaration en Détail » les options ci-
haut s’affichent, on sélectionne l’option« Création » et la forme
de la déclaration « DDU » prête à être complétée s’affiche (voir
image ci-dessous)

Dans SYDONIA World, le formulaire (DDU) de la déclaration en

détail est composé principalement du segment général, des
segments articles et autres pages connexes qui sont :

 Note de valeur ;
 Bulletin de liquidation ;
 Page information ;
 Documents joints ;
 La page conteneur si les marchandises sont transportées
dans un conteneur.
Ces différentes pages s’affichent au pied de page de la
déclaration en détail (D.D.U). Un clic sur l'onglet permet son
ouverture et on peut soit y mettre les données nécessaires soit
lire celles qui s’y trouvent.

III- CHARGEMENT DES PARAMETRES DE LA

DECLARATION

III.1 Segment général

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La partie segment général est numérotée de la case 1 à [Link]
contient toutes les informations d’ordre général de la
déclaration notamment ;
 Le bureau de dédouanement ;
 Le modèle de la déclaration ;
 Les codes du destinataire pour les déclarations d’import ou
de l’expéditeur pour les déclarations d’export ;
 Les codes du déclarant, du pays d’importation ou
d’exportation ;
 Les identités et nationalité du moyen de transport à
l’arrivée etc.…….. , tous ces éléments sont à compléter.

Le premier élément à charger est le bureau de dédouanement

suivi du modèle de la déclaration dans la case n°1.
o En cliquant sur le petit triangle de la case 1, on peut
sélectionner le bureau dans lequel l’opération de
dédouanement de la marchandise importée ou exportée va
être réalisée (bureau de dédouanement) ;

o De la même manière, on sélectionne le modèle de la

déclaration.

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o Après sélection du bureau de dédouanement, le système
numérote automatiquement la première forme (page1) de la
déclaration qui contient les éléments du segment général et du
premier article.
Il est très important de bien choisir le modèle de la déclaration
car c’est à partir de ce modèle que le système détermine les
données à compléter pour le type de la déclaration.
III.2 Segment article

Après avoir complété les données du segment général, il faut

continuer à charger la déclaration en remplissant les éléments
du premier article
Pour l’ajout d’un article ou plus, il faut cliquer sur l’icône
« Ajouter article » à travers la barre d’outils de la déclaration, ce
qui permettra l’affichage d’une page qui permettra la
saisie de 3 articles
La suppression d’article s’effectue aussi à travers la barre
d’outils de la déclaration en cliquant sur l’icône
« Supprimer article ».

a. : Saisie des données

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Les données à remplir sont entre autre la nomenclature
tarifaire, le poids, le régime douanier à attribuer aux
marchandises etc.…

 Il est à préciser :

 Pour servir la case 33concernant le code des

marchandises, deux possibilités sont permises :
- Soit on saisit le code Nomenclature tarifaire à 10
caractères de la marchandise à dédouaner
- Soit à travers le module Tarif intégré qui s’affiche à travers
la démarche suivante :
 On se positionne dans la case 33;
 On appuie sur F3 (fonction de recherche) ;
 Un écran s’affiche permettant l’opération de recherche qui
se réalise, soit par la saisie d’un numéro de nomenclature
(n’importe quel niveau : 2, 4, 6…etc. caractères), soit par la
saisie d’un mot clé et ce dans la case « Mot-clé/Code Tarif »
 en cliquant sur le bouton «Rechercher », le système
affiche la liste des nomenclatures selon les critères de
recherche saisis, on clique par niveau jusqu’à arriver à la
position tarifaire sollicitée.
 On sélectionne la position tarifaire applicable sur la
marchandise à dédouaner

1 3

 Une fois qu’on est sur la rubrique tarifaire nationale avec

10 chiffres, on clique sur le bouton vert et on a le message ci-
dessous qui nous permet d’exporter le code nomenclature vers
la déclaration.

7
 La case 49 de la déclaration « Identification de l’entrepôt »
doit être servie dans le cas de mise en entrepôt privé ou
spécial, elle doit comporter le code entrepôt et le délai de
séjour des marchandises et ce pour les régimes suivants :

 IM70 00: Entrée en entrepôt privé

 IM72 00 : Entrée en entrepôt spécial

 La case relative au « Code du précédent entrepôt » doit

être obligatoirement servie au moment de l’établissement des
déclarations de sortie d’entrepôt (les déclarations d’apurement
des stocks d’entrepôt).

1) Apurement du stock suite à l’entrée en entrepôt spéciale

IM7 :

L’apurement du stock des entrepôts spéciaux (IM7200) peut

être effectué suite à des déclarations d’apurement réalisées au
nom du même entrepositaire ou suite à des déclarations
d’apurement réalisées au nom d’un autre entrepositaire ou d’un
autre acquéreur. Dans ce dernier cas : où les NIF sont
différents : l’établissement de la déclaration d’apurement doit
être précédé par l’opération du « Changement de
propriétaire».

Pour la validation de cette opération on procède comme suit :

 Saisie du code NIF de l’entrepôt

 Saisie du code de l’entrepôt
 Cliquer sur l’icône « Recherche dans l’entrepôt » ; le
système affiche la liste des produits existant dans l’entrepôt
 Sélectionner le produit à décharger en positionnant le
curseur sur une ligne de la liste, un clic droit sur cette ligne fait
8
afficher l’option « Sélectionner un produit », en cliquant sur
cette option, le système génère les données dans les cases
« produit sélectionné »
 Saisie du code NIF du nouveau propriétaire
 Saisie de la quantité (US ou poids) à décharger du stock de
l’entrepôt
 Détermination du délai (nombre de jours) requis pour
l’établissement de la déclaration d’apurement

La validation de cette opération fait afficher le message

suivant et permet par la suite à l’acquéreur (nouveau
propriétaire) l’établissement de la déclaration d’apurement tout
en assignant au produit acquis le régime sollicité (XX72) :

2) Apurement du stock suite à l’entrée en entrepôt privé

IM7 :
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 L’apurement du stock des entrepôts privés (IM7000) peut être
effectué suite à des déclarations d’apurement réalisées au nom
du même entrepositaire ou suite à des déclarations
d’apurement réalisées au nom d’un autre entrepositaire ou d’un
autre acquéreur. Dans ce dernier cas où les NIF sont différents :
l’établissement de la déclaration d’apurement en question doit
être précédé par la déclaration de cession suite à l’entrée en
entrepôt IM9070 qui doit être effectuée par le premier NIF qui
est l’entrepositaire de la marchandise objet de la déclaration
IM7 et ce pour le compte du deuxième NIF.

b. : Chargement des feuillets de la déclaration

a- Note de valeur

 La saisie de la note de valeur- segment

général
Pour pouvoir saisir les éléments de la note de valeur, on
sélectionne le feuillet « Note de Val. » qui se trouve au pied de
page de la déclaration en détail comme indiqué ci-dessous.

On saisit dans la case « Montant facturé » la valeur facture

globale en devise de facturation et autres données comme le
fret, l’assurance et tous les autres frais tout en tenant compte
des conditions de livraison convenues (Incoterms) et du mode
de travail choisi :

 Le choix du mode de travail « Répartition en valeur » ou

« Répartition en poids », permet de rendre les cases autres
données actives et les valeurs saisies seront réparties sur les
articles de la déclaration d’une manière automatique en
fonction de la valeur ou du poids
 Le choix du mode de travail « Sans répartition » nécessite
la répartition des valeurs autres données sur les articles de la
déclaration manuellement et la saisie pour chaque article le
montant approprié

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 Saisie de la note de valeur article
Après avoir saisi la valeur facture globale en devise de la
déclaration, on complète le montant facture en devise de(s)
article(s), tout en tenant compte du mode de travail sélectionné
et de l’Incoterms saisi
Un contrôle système se déclenchera au moment de la
vérification des données saisies de la déclaration et permettra
de vérifier la concordance entre la somme des valeurs articles
avec la valeur globale de la déclaration

b- Page information

Cet écran peut servir pour des informations complémentaires à

transmettre à l’agent des douanes vérificateur de la
déclaration, l’accès à cet écran s’effectue par un clic sur l’onglet
« Page Info. » qui se trouve au pied de page du « D.D.U ».

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c- Documents joints

Cet écran permet la saisie des références des documents à

joindre à la déclaration :
 On clique sur l’onglet « Doc. Joints » qui se trouvent au
pied de page du « D.D.U » ;
 On sélectionne le code du document à joindre, puis on note
son numéro de référence et la date de l’émission ;
 Et enfin on l’ajoute en cliquant sur l’icône
« Ajout ».

d- : Documents scannés

Le système permet de rattacher à la déclaration et de visualiser

les documents qui sont exigés pour la vérification, et pour
permettre la réalisation de cette opération, il faut procéder
comme suit :

 Cliquer sur l’icône « Création » le système

affiche un écran de recherche à partir du quel on sélectionne le
document à rattacher à la déclaration
Ce document doit être scanné au préalable et enregistré dans
un répertoire sur la machine de l’utilisateur
 en cliquant sur le document choisis, le système génère la
référence du document sur une ligne de l’écran

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 Cliquer sur l’icône « Télécharger » afin de
permettre au système de rattacher le document à la déclaration
 Cliquer sur l’icône « Afficher » afin de
visualiser le document rattaché à la déclaration

1
2

3 4

e- : Conteneurs

Si les marchandises ont été transportées dans un conteneur et

que le conteneur va être déclaré sur la déclaration de
dédouanement des marchandises :
 On coche la case 19 de la déclaration (D.D.U) pour pouvoir
compléter les références du conteneur ;
 on clique sur l'onglet « Conteneur » qui se trouve au pied
de page du « D.D.U », un écran s’affiche permettant la saisie
des références du conteneur, du nombre de colis, du poids et
des produits;
 Enfin on clique sur le bouton « Ajouter le conteneur », le
système génère une ligne comportant les données saisies par
article de la déclaration

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f- Document précédent

Pour toutes les déclarations d’apurement (comportant un code

régime précédent au niveau de la case 37 de la déclaration), un
onglet appelé « Document précédent » s’affiche ;

Un clic sur cet onglet permet l’affichage d’un écran qui doit
obligatoirement être servit par les données suivantes :

 Saisie des références de la déclaration précédente ; code

bureau de dédouanement, année, série et n° d’enregistrement
de la déclaration précédente. La détermination de l’article qui
va faire l’objet de l’apurement génère les données relatives à
cet article et ce à partir de la déclaration précédente
sélectionnée (Code SH, origine, quantité …)

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 Saisie du n° d’article de la déclaration en cours, ce qui
permettra la génération des données relatives à cet article à
partir de la déclaration en cours (Code SH, origine, quantité …)
 Un clic sur l’icône « Ajout intrant » permet
de générer les données saisies dans une ligne ce qui permettra
au moment de la liquidation de la déclaration d’exécuter
l’opération d’apurement du stock de l’entrepôt

g- Liste de chargement

Cet onglet s’affiche pour les déclarations de transit IM8, il

permet le chargement des données relatives au moyen de
transport, conteneur et contenu (nombre de colis, poids…) et ce
par article de la déclaration
Il est à préciser que toutes les données servies dans cet écran,
seront générées sur le T1 et ce au moment de la réalisation de
l’opération « Générer T1 »

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IV- LES OPERATIONS SUR LA DECLARATION

IV.1-Vérification du document

Après avoir complété toutes les données nécessaires de la

déclaration, le système offre l’option de pouvoir procéder, à
partir de la barre d’outils de la déclaration et à travers l’icône
« Vérifier le document », à la vérification de l’exactitude et de la
cohérence des données du document et au calcul des droits et
taxes.

En cas d’erreur(s), le système affiche les la liste de(s) erreur(s)

constaté(s), et en cliquant sur l’une des erreurs, le système
ramène le curseur à la case comportant la donnée à corriger
S’il n’y a aucune erreur, le système envoie un message
confirmant que le document est vérifié.

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IV.2 Stockage d’un document

Après vérification, le déclarant peut stocker la déclaration afin

de pouvoir la récupérer ultérieurement pour d’éventuels ajouts
ou modifications ;
Deux méthodes de stockage sont offertes par le système :

 Stockage sur le serveur

Cette opération s’effectue en cliquant sur l’icône « stocker» qui
se trouve dans la barre d’outils de la déclaration,
Le système affiche un écran ci-dessous indiquant que le
stockage a été réalisé.

 Stockage local
Ce type de stockage s’effectue à travers l’icône « Exporter dans
un fichier XML » qui se trouve dans la barre d’outils de la
déclaration,
Il permet de stocker la déclaration sur la machine de l’opérateur
afin qu’il puisse l’importer plus tard pour servir de futures
opérations requises.

IV.3 Récupérer une déclaration stockée

 Pour retrouver une déclaration stockée sur le serveur, on

clique sur le module déclaration en détail de la Bibliothèque des
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documents et avec un clic droit, on sélectionne l’opération
« rechercher »

Après cette opération, un écran de recherche s’affiche et après

avoir mis les critères de recherche, on clique sur le bouton
« rechercher » se trouvant en bas dans l’écran de recherche.

On se positionne sur la ligne contenant le document voulu, puis

avec un clic droit on sélectionne l’opération « Récupérer » pour
permettre l’affichage de la déclaration et l’introduction des
modifications nécessaires

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 La récupération d’une déclaration stockée localement
s’effectue comme suit :
 On ouvre une déclaration à saisir à travers l’opération
« Création »
 On clique sur l’icône « Importer un fichier sous format
XML » qui se trouve dans la barre d’outils de la déclaration
 Le système génère les données de la déclaration stockée
dans les cases de la déclaration à saisir, ce qui permet par la
suite leur modification si nécessaire et accomplissement des
opérations requises sur la dite déclaration

IV.4 Valider une déclaration

Une fois que la déclaration est ouverte et qu’on n’a pas de

modification à y apporter on clique sur le bouton « valider »pour
enregistrer la déclaration dans le système et on reçoit un
message du serveur comme le montre l’image ci-dessous.

19
Après confirmation de l’opération de validation à travers le
message ci haut, le système donne le numéro d’enregistrement
de la déclaration

Et informe immédiatement l’utilisateur par le biais de la boîte

de messagerie de l’action effectuée.

IV.5 Liquider une déclaration

La liquidation consiste à confirmer le montant de droits et taxes

à [Link] fois la déclaration liquidée, le déclarant ne peut
plus la récupérer pour y effectuer des modifications.
La liquidation peut se faire :

 Soit à partir de la barre d’outils de la déclartion en

cliquant, directement après avoir terminé la saisie de la
déclaration et sa vérification, sur l’icône « Valider et liquider »
 Soit à partir de la boîte de messagerie qui s’affiche après
enregistrement de la déclaration.

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 Soit à travers le module déclaration et à partir de l’écran
de recherche de la déclaration.

IV .6 Orientation d’une déclaration dans un couloir

La demande de liquidation permet d’orienter la déclaration dans

le circuit rouge et d’affecter en même temps la déclaration à un
vérificateur et à un chef vérificateur.

– Circuit rouge : Contrôle physique – visite des

marchandises

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Lorsqu’une déclaration est sélectionnée en circuit rouge cela
signifie que les marchandises déclarées sont soumises à la visite
et au control physique.

IV.7-Récupérer une déclaration sélectionnée

Quand une déclaration est sélectionnée au rouge, le vérificateur

accède à la déclaration à travers l’opération « Récupérer » pour
modifier les éléments de la déclaration.

Une fois que les modifications nécessaires sont terminées, il

enregistre les modifications en cliquant sur le bouton « Contre-
écriture » normalement utilisé pour valider une action voir
image ci-dessous.

Une fois la contre écriture enregistrée, le système affiche un

acte d’inspection dans lequel le vérificateur doit indiquer d’une
manière succincte et précise sa reconnaissance suite au
contrôle documentaire de la déclaration et / ou physique des
marchandises, il doit aussi qualifier l’infraction constatée s’il y a
lieu.
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Aussi, l’acte d’inspection affiche le montant représentant la
perte des recettes engendrée suite à une modification qui
touche à la valeur telque indiqué sur l’image ci-dessous.

NB : Cette perte de recette doit obligatoirement faire l’objet

d’un paiement avant la libération de la déclaration et l’édition
du BAE
Aussi, il est à préciser que pour les déclaration établies au
crédit (comportant la référence d’un compte de crédit dans la
case 48 « Report de paiement »), le paiement des pertes de
recettes constatées après paiement de la déclaration doit être
effectué à travers l’opération « Déclaration au comptant »

IV.8 Bon à Enlever (BAE- Sélection) :

Après avoir accompli les étapes de la liquidation et du

paiement, en ce moment là, le système permet l’émission de
bon à enlever.

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IV.9 Bon de sortie (Agent constat sortie) :

Après l’émission du bon à enlever par la section de

comptabilité, l’agent des douanes chargé du constat de sortie
de la marchandise délivre le bon de sortie.

Cette opération valable pour tous les régimes douaniers à

l’exception de ceux de l’export (remplacée par sortie du
territoire).

IV.10 Sortie du territoire

Cette opération s’affiche uniquement pour les déclarations

d’export, elle permet l’affichage d’un écran sur lequel doivent
être saisies les données relatives à la sortie d’une marchandise
du territoire douanier

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La validation de cette opération permet par la suite la
consultation des données saisies et validées et ce à travers un
onglet appelé « info export » qui s’affiche au pied de page de la
déclaration d’export en question.

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26