Chương 6:

Kiểm soát dự án
Giảng viên: Nguyễn Văn Hòa
Khoa CNTT - ĐH An Giang

1
Nội dung
◼ Các khái niệm
◼ Giám sát
◼ Kiểm soát
◼ Các kỹ thuật giám sát và kiểm soát

2
Giám sát & kiểm soát
◼ Giám sát (Monitoring) – ghi nhận và báo cáo các
thông tin về hoạt động của dự án cho người quản
lý dự án và những người quan tâm đến dự án
◼ Kiểm soát (Controlling) – sử dụng dữ liệu từ hoạt
động giám sát để đảm bảo các hoạt động thực tế
của dự án diễn ra đúng theo kế hoạch đã vạch ra

3
Giám sát dự án
◼ Tại sao phải giám sát? (Why)
◼ Chúng ta giám sát cái gì? (What)
◼ Thực hiện giám sát khi nào? (When)
◼ Chúng ta giám sát như thế nào? (How do)

4
Tại sao phải giám sát?
◼ Thực tế không luôn luôn diễn ra theo kế hoạch dù
chúng ta có chuẩn bị kỹ đến đâu đi nữa
❑ Simply because we know that things don’t always go
according to plan (no matter how much we prepare)
◼ Nhằm phát hiện và có phản ứng phù hợp khi có sự
lệch hướng hoặc thay đổi so với kế hoạch ban đầu
❑ To detect and react appropriately to deviations and
changes to plans

5
Cần giám sát cái gì?
Inputs Outputs
▪ Time ▪ Progress
▪ Money ▪ Costs
▪ Resources ▪ Job starts
▪ Material Usage ▪ Job completion
▪ Tasks ▪ Engineering/Design
▪ Quality/Technical changes
Performance ▪ Variation order (VO)

6
Giám sát vào thời gian nào?
▪ Khi kết thúc dự án - End of the project
▪ Liên tục - Continuously
▪ Thường xuyên - Regularly
▪ Hợp lý - Logically
▪ Khi còn có thể khắc phục - While there is still time
to react
▪ Càng sớm càng tốt - As soon as possible
▪ Khi hoàn thành một tác vụ - At task completion
▪ Ở một điểm mốc - At pre-planned decision points
(milestones)
7
Giám sát diễn ra ở đâu?
◼ Ở văn phòng chính (At head office)?
◼ Ở nơi thực hiện dự án (At the site office)?
◼ Ngay lập tức (On the spot)?
◼ Phụ thuộc vào “cái gì” cần giám sát (Depends on
situation and the ‘whats’)

8
Các cách giám sát
◼ Thông qua gặp gỡ khách hàng, những người tham
gia vào dự án (nhà thầu, người cung cấp,….)
◼ Theo lịch biểu : biểu đồ PERT, Gantt
◼ Sử dụng phân tích EV (Earned Value Analysis)
◼ Tính các tỷ lệ tới hạn (Critical Ratios)
◼ Các điểm mốc
◼ Các báo cáo
◼ Kiểm tra, thanh tra (Tests and inspections)

9
Một số vấn đề giám sát
◼ Bạn đang đối mặt với những vấn đề gì và bạn đã làm gì
để giải quyết chúng?
◼ Những vấn đề gì bạn dự đoán có thể sắp xảy ra?
◼ Bạn có cần tài nguyên gì mà bạn chưa có sẵn?
◼ Bạn đang cần thêm thông tin gì?
◼ Bạn đang gặp khó khăn gì về lịch biểu không?
◼ Có khả năng nào ở đó công việc sẽ hoàn thành sớm/trễ?
◼ Công việc sẽ được hoàn thành thừa/thiếu/vừa đủ ngân
sách?
10
Kiểm soát dự án
◼ Kiểm soát: thực hiện các hoạt động cần thiết để
điều chỉnh các lệch hướng so với kế hoạch đã đề
ra
◼ Kiểm soát bộ ba ràng buộc:
❑ Thời gian (lịch biểu)
❑ Giá thành (ngân sách, chi phí,….)
❑ Tiến độ (các đặc tả, kết quả kiểm thử,….)

11
Chu trình kiểm soát dự án
Kế hoạch
Các đặc tả
Lịch biểu
Hành động Ngân sách
Điều chỉnh các Tài nguyên Giám sát
lệch hướng so với Ghi nhận hiện trạng
kế hoạch và lập kế Báo cáo tiến độ
hoạch lại nếu cần So sánh hiện Báo cáo chi phí
thiết trạng với kế
hoạch
-Lịch biểu
-Chi phí 12
Các kỹ thuật giám sát và kiểm soát
◼ Phân tích EV (Earned Value Analysis)
◼ Tỷ lệ tới hạn (Critical Ratio)

13
Phân tích EV (Earned Value)
◼ Một cách đánh giá hiệu năng của toàn bộ dự án là sử
dụng một phép đo hiệu năng tập hợp – giá trị đạt
được (Earned Value)
◼ Giá trị đạt được của công việc đã và đang thực hiện
được tính bằng cách nhân ước lượng phần trăm công
việc của mỗi tác vụ với chi phí đã hoạch định cho tác
vụ đó.
◼ Kết quả là chi phí đã sử dụng cho dự án đến thời điểm
hiện tại. Giá trị này có thể so sánh với chi phí thực tế.

14
Các PP ước lượng % hoàn thành
◼ Ước lượng 50-50: 50% được giả sử khi tác vụ bắt
đầu và 50% còn lại khi tác vụ hoàn thành
◼ Quy tắc 0-100%: Quy tắc này không đánh giá công
việc khi nó chưa hoàn thành (DA luôn bị trễ hạn cho
đến khi kết quả cuối cùng xuất hiện)
◼ Quy tắc đầu vào tới hạn: Quy tắc này đánh giá dựa
vào số lượng đầu vào đã được sử dụng
◼ Quy tắc cân đối: chia thời gian thực hiện/chi phí theo
kế hoạch hay thực tế cho tổng lịch biểu/tổng chi phí
để tính phần trăm hoàn thành. Đây là quy tắc thường
được sử dụng nhất
15
Biểu đồ EV
◼ Biểu đồ EV (earned value chart) là cơ sở cho việc
đánh giá chi phí và hiệu năng
◼ Nếu tổng giá trị công việc được hoàn thành cân
bằng với chi phí đã hoạch định (đường cơ sở) và
chi phí thực tế thì không cần phải phân tích chi
tiết các tác vụ riêng lẻ
◼ Khái niệm giá trị đạt được kết hợp báo cáo về chi
phí và báo cáo hiệu năng toàn bộ vào một biểu đồ
dễ hiểu
16
Biểu đồ EV (Earned Value Chart)

17
Biểu đồ EV
◼ Các đường cơ sở :
❑ BAC (Budget At Completion)
❑ EAC (Estimated cost At Completion)
◼ Xác định nhiều thông số dựa vào hai hướng dẫn
1. Một phương sai âm là không tốt
2. Các phương sai chi phí và thời gian được tính bởi giá
trị đạt được từ một số phép đo khác

18
Phân tích EV-Các phép đo cơ bản
1. BCWS (Budget Cost of Work Scheduled): chi phí
dự tính của công việc theo kế hoạch. Đây là số đo về
những gì dự kiến đã hoàn thành.
2. BCWP (Budget Cost of Work Performed): chi phí
dự tính của công việc đã hoàn tất. Giá trị tương
đương của những việc đã hoàn thành so với kế
hoạch cơ sở (Earned value).
3. ACWP (Actual Cost of Work Performed): chi phí
thực sự của công việc đã hoàn tất. Đã thanh toán bao
nhiêu các công việc đã hoàn tất (Actual cost)
19
Phân tích EV: Các phương sai
1. Phương sai chi phí (CV):
CV = BCWP – ACWP
(âm – vượt quá ngân sách)
2. Phương sai lịch biểu (SV):
SV = BCWP – BCWS
(âm – trễ so với kế hoạch; dương cũng không tốt)

20
Phân tích EV-Các chỉ số hiệu năng
◼ Chỉ số hiệu năng chi phí (Cost Performance Index)
CPI = BCWP/ACWP
◼ Chỉ số hiệu năng lịch biểu (Schedule Performance
Index)
SPI = BCWP/BCWS

21
Phân tích EV – Ví dụ
Một dự án phát triển ước tính hoàn tất trong 2 tháng
với chi phí 30.000$. Khi dự án còn một tháng để kết
thúc, 60% công việc của dự án đã hoàn tất, 17.000$
đã dùng cho các công việc
BCWS= 15.000 $
BCWP= 18.000 $
ACWP= 17.000 $

22
 Phân tích EV – Ví dụ
Giả sử một gói công việc được cấp chi phí là 1.500 và đã đến
hạn kết thúc theo lịch. Ở thời điểm này, chi phí đã sử dụng là
1.350. Giả sử rằng các công việc đã hoàn thành được 2/3. Tính
các phương sai chi phí + lịch biểu các chỉ số hiệu năng chi phí
và lịch biểu.
- CV = BCWP – ACWP = 1500 (2/3) – 1350 = - 350
- SV = BCWP – BCWS = 1500 (2/3) – 1500 = - 500
- CPI = BCWP/ACWP = 1500(2/3)/1350 = 0.74
- SPI = BCWP/BCWS = 1500(2/3)/1500 = 0.67
Kết luận: Sử dụng quá ngân sách (kết quả đạt được chưa tương
23
xứng với chi phí bỏ ra)
6 khả năng của phân tích EV
◼ Khả năng có một chỉ số đạt được còn các chỉ số
khác không đạt
◼ Có khả năng hoàn thành sớm với chi phí ít hơn kế
hoạch
◼ Sáu khả năng có thể xảy ra: (next slide)
❑ Các đường ACWP, BCWP và Baseline là kết quả của
4 giá trị +SV, -SV, +CV, -CV.

24
6 khả năng của phân tích EV

25
Bài tập
Một dự án có chi phí thực tế (ACWP) ở tháng
17 là $350,000, chi phí theo kế hoạch (BCWS)
$475,000, và giá trị đã hoàn thành (BCWP) là
$300,000. Tìm phương sai chi phí + lịch biểu và
các chỉ số hiệu năng.
$
Planned (Baseline) – 475,000 BCWS
Actual cost – 350,000 ACWP
Value completed – 300,000
BCWP
Time t Month 17 26
Giải
CV = BCWP – ACWP = 300,000 – 350,000 = -50,000
(Âm – Vượt quá chi phí)
SV = BCWP – BCWS =300,000 – 475,000 = -175,000
(Âm – Trễ so với kế hoạch)
CPI = BCWP/ACWP = 300/350 = 0.86
SPI = BCWP/BCWS = 300/475 = 0.63

27
Tỷ lệ tới hạn - Critical ratio
◼ Đối với các dự án lớn, việc tính toán một tập
các tỷ lệ tới hạn cho mọi hoạt động của dự án là
cần thiết
Actual progress Budgeted cost
◼ Tỷ lệ tới hạn = x
Schedule progress Actual cost
◼ Nếu tỷ lệ tới hạn là 1 thì có nghĩa là dự án đang
đi đúng hướng
◼ Tỷ lệ tới hạn càng khác 1 thì cần phải chú ý
hơn đến hoạt động của dự án
28
Tỷ lệ tới hạn – Ví dụ
Tính các tỷ lệ tới hạn cho các hoạt động sau và chỉ ra
hoạt động nào đang đi đúng hướng và hoạt động nào cần
phải xem xét lại.
Hoạt Thời gian Thờigian Ngân Chi phí Tỷlệ tới
động thực hiện theo lịch sách thực sự hạn
A 4 ngày 4 ngày 60 40
B 3 ngày 2 ngày 50 50
C 2 ngày 3 ngày 30 20
D 1 ngày 1 ngày 20 30
E 2 ngày 4 ngày 25 25

29
Tỷ lệ tới hạn – Ví dụ
◼ Hoạt động A: Đúng lịch và dưới hạn mức kinh phí.
◼ Hoạt động B: Đúng kinh phí và trễ so với kế hoạch
◼ Hoạt động C: Sớm hơn lịch và dưới hạn mức kinh
phí
◼ Hoạt động D: Đúng lịch nhưng chi phí cao hơn hạn
mức kinh phí
◼ Hoạt động E: Đúng hạn mức kinh phí nhưng kết
thúc sớm hơn kế hoạch
30
Kết luận
◼ Cần có các cơ chế giám sát và kiểm soát dự án
thích hợp
◼ Có sẵn các công cụ hỗ trợ các hoạt động giám sát
và kiểm soát
◼ Ngoài ra còn có các khía cạnh quản lý và kiểm
soát chưa được đề cập ở đây

31